Loading....

Editorial

80 millions de factures pour Chorus Pro en 2023

Il est de tradition en début d’année d’effectuer un bilan de l’année écoulée.

Soulignons la croissance de Chorus Pro, qui a traité et envoyé 78 millions de factures provenant de plus de 910 000 entreprises, affichant ainsi une croissance annuelle de 5,4%. https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/?p=49518&preview=true

Par ailleurs, il est essentiel, en ce début d’année, de vous alerter de la recrudescence de courriels frauduleux liés à Chorus Pro et la facturation électronique. Soyez extrêmement vigilants. https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/?p=49826&preview=true

Alerte d’une toute autre nature et à destination uniquement des fournisseurs de l’administration d’Etat (les ministères) qui concerne la fermeture du système d’information budgétaire et comptable de l’Etat (Chorus Cœur) début mai, fermeture qui impactera les fonctions et services de Chorus Pro pour l’Etat et ses fournisseurs. https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/?p=49584&preview=true

Nous vous informons de l'ouverture de la campagne de remboursement des accises sur les produits énergétiques au titre des produits acquis en 2023  depuis le 1er février 2024.https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/?p=49815&preview=true

Cette newsletter est aussi l’occasion de partager ou de rappeler certaines bonnes pratiques ou évolutions. Au programme ce mois-ci :

Rubrique habituelle de notre newsletter, la fenêtre sur l’international, avec un focus sur l’obligation de facturation électronique en Roumanie, un pays confronté à des niveaux très élevés de fraude à la TVA. https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/?p=49680&preview=true

Enfin, notre traditionnel témoignage nous permet momentanément de nous éloigner de Chorus Pro et de la facturation électronique, afin d’évoquer certains enjeux de la Transformation de la Commande Publique (TNCP), avec le témoignage de la Métropole de Lyon. https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/?p=49523&preview=true

 

Bonne lecture à toutes et à tous de cette lettre d’information et n’hésitez pas à partager vos remarques et suggestions concernant cette lettre d’information. https://www.galileo.finances.gouv.fr/index.php/482366?lang=f

L’équipe éditoriale

Webinaires Chorus Pro

Notre équipe accompagnement continue de dispenser des formations en ligne à destination des utilisateurs du portail de services pour les entités publiques et privées.

Vous pouvez d’ores et déjà vous inscrire à ces formations sur notre rubrique dédiée sur la Communauté Chorus Pro (dates et inscriptions). Vous pourrez par ailleurs y consulter dès maintenant les enregistrements des webinaires et supports de formation mis à disposition.

Témoignage de Séverine DERLOT

                         Responsable du patrimoine applicatif de la Métropole de Lyon

 

AIFE : « Pouvez-vous présenter la métropole de Lyon et vos responsabilités en son sein ?

Séverine Derlot : « La Métropole de Lyon est née le 1er janvier 2015 : c'est une collectivité territoriale unique en France créée par la fusion de la Communauté urbaine de Lyon et du Conseil général du Rhône sur les 59 communes qui composent le territoire du Grand Lyon. Au sein de la Métropole de Lyon, je suis responsable de patrimoine applicatif. J’ai notamment sous ma responsabilité plusieurs applications de dématérialisation : Gestion Électronique de documents (GED), signature électronique, archivage électronique, orchestrateurs de flux, etc. »

 

AIFE : « Quelle est votre politique, votre stratégie en matière d’applications ? »

Séverine Derlot : « Notre politique applicative est d’éviter au maximum tout développement spécifique et d’utiliser des progiciels du marché, prioritairement en open source s’ils existent et nous satisfont. Ainsi nous utilisons plusieurs applications de la suite open source de Libriciel : le parapheur électronique, le système d’archivage électronique (asalae) et l’orchestrateur (pastell). Pour la GED, nous utilisons le logiciel d’Alfresco qui reste un open source, même si nous utilisons la version propriétaire.  Et pour ce qui est télétransmission, nous utilisons les outils propriétaires de Docapost. »

 

AIFE : « Il y a quelques mois la Métropole de Lyon a souhaité tester le service de vérification automatique de signature électronique proposé par l’AIFE sur sa plateforme API PISTE dans le cadre de la signature des contrats de sa commande publique : quels étaient votre besoin et vos objectifs à la genèse de ce test ? »

Séverine Derlot : « Il faut d’abord rappeler que dans une collectivité territoriale comme la métropole de Lyon, nous avons une obligation de dématérialiser tous nos marchés publics de plus de 40 000 euros. Nous avons fait, de plus, le choix d’aller jusqu’à la signature électronique dans le cadre de la commande publique, même si cette signature électronique n’est pas obligatoire. Ainsi, nous recevons des documents des entreprises qui candidatent à nos marchés publics signés électroniquement, avec un certain type de signature, essentiellement au format « PadES », avec soit une signature intégrée, c’est-à-dire imbriquée dans le fichier PDF signé, ou bien détachée, c’est-à-dire embarquée dans un fichier distinct du fichier PDF signé. Mais ce sujet est assez complexe techniquement, et beaucoup d’utilisateurs sont malheureusement un peu perdus.

 

L’objectif de notre projet était donc double : d’une part, fiabiliser ce système de signature électronique, et d’autre part accompagner les utilisateurs internes de la Métropole afin de ne pas les laisser seuls face à une technologie que la plupart d’entre eux ne maîtrisent pas forcement.

 

Ainsi, nous avons décidé d’intégrer plusieurs outils. Nous sommes partis de notre système de GED, sur lequel sont déposés les documents des marchés auquel nous avons connecté le parapheur électronique. Tous les documents qui doivent être signés (ex : l’acte d’engagement) sont ainsi déposés dans la GED. L’utilisateur déclenche manuellement l’envoi en signature. Le choix du circuit de signature électronique sur le parapheur est fait automatiquement via un script basé sur les données du marché (montant, délégation de rattachement …). Une fois que le document est signé, il revient automatiquement dans la GED. Ceci nous permet de s’assurer que tous les documents signés sont correctement récupérés depuis le parapheur électronique (rappelons que cet outil, comme un parapheur papier ne stocke pas les documents, une fois signés et récupérés, les documents signés sont supprimés) et pourrons être archivés dans un système d’archivage électronique dans le futur.

 

Il restait une étape à automatiser : la vérification des signatures électroniques (bon type de signature avec des certificats qualifiés - pas de signatures « simplifiées » par exemple) et la génération du bordereau de vérification (demandé par certains organismes publics et que nous souhaitons joindre aux documents signés dans notre système d’archivage électronique).

 

Dans un premier temps l’interface web de chorus vérification de signature a été utilisée par les utilisateurs de façon manuelle. Cependant cette action ne présente qu’une tâche supplémentaire « rébarbative » et sans valeur ajoutée pour les utilisateurs.

 

Et c’est là qu’interviennent les API proposées par l’AIFE sur la plateforme PISTE de vérification automatique de signature électronique que nous avons découvertes, un peu par hasard je dois bien l’avouer, et que nous avons décidé d’utiliser et d’intégrer à nos systèmes, car elles correspondaient parfaitement à notre besoin.

 

AIFE : « Concrètement, comment cela se déroule-t-il ?»

Séverine Derlot : « Concrètement, nous avons développé un automatisme, qui prend tous les documents signés électroniquement, qui sont donc tous centralisés dans notre GED, et les envoie sur les API PISTE. La vérification se déroule et le bordereau de vérification nous revient, généré automatiquement par l’API de l’AIFE. Ce qui fait que pour chacun des documents signés électroniquement, nous avons un bordereau de vérification associé, qui nous indique deux informations : que le document est bien signé, et que le niveau de signature est correct. Cela nous permet de s’assurer que 100% de nos documents sont signés électroniquement et de façon correcte. Et cela nous permet aussi de respecter la réglementation en matière d’archivage électronique puisque nous pouvons archiver de manière conjointe les documents signés et leurs bordereaux de vérification. »

 

AIFE : « Depuis quand avez-vous démarré votre phase de test de cet outil et quel est le pourcentage de signatures invalides détectées par l’API qu’il faut refaire ? »

Séverine Derlot : « Cela fait un an que nous avons proposé ce système « GED – parapheur – vérification automatique de la signature électronique », sur la base du volontariat, afin de le tester. Après cette phase qui nous a pleinement satisfaites, nous avons décidé tout récemment, depuis début novembre 2023, d’imposer ce système à tous nos agents concernés. C’est pourquoi nous n’avons pas encore beaucoup de recul. Néanmoins, après quelques semaines d’utilisation, nous avons constaté que sur 175 documents signés depuis début novembre, 3 présentent une anomalie (qui est en fait un mauvais niveau de signature).

 

AIFE : « Quelles ont été les principales difficultés que vous avez rencontrées lors de la mise en place de ce nouveau système »

Séverine Derlot : « La réponse est dans la question ! C’est un nouveau système, mais c’est surtout un nouveau process, donc la principale difficulté a été classiquement la conduite du changement des utilisateurs qui avaient pour certains l’habitude d’aller directement sur le parapheur électronique ou papier. Donc, par exemple, il a fallu interdire la signature papier et l’accès direct au parapheur électronique, non couplé avec notre système de GED. Le métier de nos utilisateurs, c’est de piloter les marchés publics. Avec l’utilisation du parapheur « en direct », on leur demandait de vérifier que les documents du marché étaient bien signés électroniquement, intégrés ou détachés, prioritairement au format PadES plutôt que XadES, et avec un certificat qualifié ! Il y a donc de quoi les perdre et cela génère pour eux beaucoup de stress, car le risque en cas d’erreur est un rejet du marché public. D’où la nécessité d’automatiser et de fiabiliser au maximum cette phase de vérification. Cette solution est donc in fine un soulagement pour les agents qui n’ont plus à se préoccuper de ces questions. Mais pour que cela fonctionne, il faut imposer l’utilisation d’une GED, ce qui les oblige désormais à catégoriser les documents en amont, et ce qui est une charge nouvelle pour eux. Pour les entreprises titulaires des marchés, la problématique est la même, car ils ne comprennent pas toujours les contraintes imposées en termes de signature électronique, même si elles sont parfaitement expliquées dans les documents des marchés, et signent parfois avec des formats non valides voire sans certificat…

 

AIFE : « En conclusion je crois que vous mettez votre service à disponibilité d’autres collectivités : lesquelles et comment cela s’organise-t-il ?

Séverine Derlot : « Avec l’aide de l’AIFE nous avons présenté à Libriciel notre façon d’exploiter les API PISTE afin de procéder à la vérification de signature. Libriciel s’est montré très intéressé et étudie la possibilité d’intégrer de façon centralisée les API PISTE à leur parapheur électronique. Ainsi d’autres collectivités devraient pouvoir, dans le futur, profiter de cette automatisation. Les modalités et le calendrier restent toutefois à confirmer par Libriciel. »

Vous êtes gestionnaire principal d’une ou plusieurs structure(s) ? Transférez votre rôle si vous changez d’affectation

Un utilisateur créant une nouvelle structure dans Chorus Pro obtient automatiquement les droits « Organisation modification » pour chaque structure créée et en devient le gestionnaire principal. Ces droits lui permettent de modifier ces structures et de gérer les rattachements et droits des autres utilisateurs sur celles-ci.

La présence d’un gestionnaire principal en mesure d’assurer ces tâches est indispensable pour garantir une utilisation fluide de Chorus Pro à l’ensemble des utilisateurs de sa structure.

Si vous êtes gestionnaire principal sur Chorus Pro et que vous êtes prochainement amené(e) à ne plus effectuer de manipulations dans l’outil (changement de poste, d’emploi, départ à la retraite…), il conviendra de transférer votre rôle de gestionnaire principal à un autre utilisateur avant de quitter votre poste.

Pour ce faire, accédez au domaine « Organisation », puis à l’application « Structures ». Une fois dans l’application « Structures », accédez à l’application « Transférer le gestionnaire principal » (cf. ci-dessous).

 

Il vous sera ensuite proposé de choisir le type de transfert que vous souhaitez effectuer :

  • « Transfert d’une partie de vos structures » : si vous êtes gestionnaire de plusieurs structures, vous pouvez choisir de transférer une partie de vos structures à un autre utilisateur. Ce choix est plus indiqué si vous devez continuer à gérer une partie de vos structures.
  • « Transfert de toutes vos structures vers un seul gestionnaire » : si vous êtes gestionnaire d’une ou de plusieurs structures pour lesquelles vous transférez le rôle à un seul utilisateur.
  • « Transfert de toutes vos structures vers plusieurs gestionnaires » : si vous êtes gestionnaire d’une ou de plusieurs structures pour lesquelles vous transférez le rôle à des utilisateurs différents. Exemple : je gère 4 structures (A, B, C et D), je peux transférer le rôle pour A et B à un utilisateur 1 d’une part et C et D à un utilisateur 2 d’autre part.

Dans ces trois cas, vous devez ensuite sélectionner le ou les utilisateurs auxquels vous transférez le rôle (et éventuellement les structures concernées par le transfert). Ces utilisateurs doivent être déjà rattachés aux structures pour lesquelles vous donnez le rôle de gestionnaire principal.

 

Les utilisateurs désignés recevront instantanément le rôle de gestionnaire principal pour les structures choisies dès que vous aurez soumis votre demande.

 

Retrouvez au lien suivant le pas-à-pas dédié au transfert du rôle de gestionnaire principal (lien vers guide utilisateur « Gérer les structures » - https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/gerer-les-structures/#1531378422058-817eab2c-8f40)

 

Dans le cas où un gestionnaire principal a quitté votre organisation sans avoir transféré son rôle au préalable, vous pouvez demander le transfert de rôle au support. Pour prendre connaissance de la procédure, sollicitez l’assistante virtuelle ClaudIA, posez la question « Comment transférer le gestionnaire principal » puis sélectionnez la suggestion « Demander un transfert de Gestionnaire principal (GP parti) ».

Entités publiques : Attention aux rejets abusifs

Entités publiques, ne rejetez plus les factures de vos fournisseurs si vous pouvez l’éviter. Le rejet entraîne obligatoirement l’émission d’une nouvelle facture par le fournisseur, processus long et coûteux.

Comment faire pour éviter de rejeter une facture ?

  • Si vous constatez une erreur sur les données d’acheminement (SIRET, code service ou numéro d’engagement) mentionnées sur la facture : vous devez alors employer le statut dédié « à recycler ». Dès lors que ce statut est apposé à la facture, le fournisseur devra modifier l’une des trois informations. Il pourra ensuite renvoyer sa facture tout en conservant le même numéro.

 

  • Lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes: vous devez appliquer le statut « suspendue ». Dans ce cas, une confirmation est attendue du fournisseur qui peut ensuite compléter les pièces jointes et renvoyer la facture pour un nouveau traitement de votre part.

 

En dernier recours (données de facturation erronées, erreur dans les montants, etc), vous pouvez utiliser le statut «rejeté ».

Création de compte : un nouveau parcours utilisateur en deux étapes

Chorus Pro continue d’évoluer avec la mise en production le 24 janvier de la version 3.8.1. Cette nouvelle version impacte le parcours de création des comptes utilisateurs.

 

Jusqu’ici, la création du compte utilisateur et la création d’une nouvelle structure ou la demande de rattachement à une structure existante étaient effectuées en une seule étape. Désormais, un nouvel utilisateur de Chorus Pro créera son compte utilisateur dans un premier temps, puis se connectera au portail pour créer une nouvelle structure ou demander un rattachement à une structure existante.

 

Ce nouveau parcours utilisateur contribue à faciliter la distinction entre :

- le compte utilisateur qui vous identifie en tant que personne dans Chorus Pro,

- la structure qui est l’organisme au nom duquel vous agissez dans Chorus Pro.

 

Rappel : un compte utilisateur doit obligatoirement être rattaché à une structure pour avoir accès aux applications de dépôt de factures, mémoires de frais de justice et demandes de remboursement TICPE.

 

Vous trouverez ci-dessous l’enchaînement des étapes de création du compte avant et après la version 3.8.1 de Chorus Pro :

 

Avant - Création de compte et rattachement à une structure en une étape :

Après – Création de compte utilisateur et de rattachement à une structure en deux étapes :

Si vous souhaitez rattacher votre compte utilisateur à une structure existante, il est nécessaire qu’un gestionnaire de la structure valide votre demande de rattachement. Cette règle reste inchangée avec le nouveau parcours de création de compte.

 

Vous pouvez prendre connaissance du détail des manipulations pour créer un nouveau compte utilisateur dans notre guide utilisateur dédié (lien vers le guide utilisateur « Créer un compte utilisateur » - https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/creer-un-compte-utilisateur-et-sauthentifier/).

2023 : toujours plus de factures pour Chorus Pro !

Le nombre de factures envoyées et traitées par Chorus Pro continue de croître puisque c’est tout près de 78 millions de factures qui ont été reçues par Chorus Pro en 2023. La croissance annuelle reste importante même si elle ralentit quelque peur (5,4% contre 8,8% en 2022) ce qui est normal car la solution est obligatoire pour tous les fournisseurs de la sphère publique depuis déjà 4 années.

 

On constate toutefois une progression légèrement plus importante (+7%) des factures de marchés de travaux, avec 1,7 million de factures de travaux reçues par Chorus Pro en 2023 contre 1,59 million en 2022.

 

Dans le détail, ce sont plus de 910 000 entreprises (contre 850 000 en 2022), fournisseurs de la sphère publique, qui ont émis une facture en 2023 via Chorus Pro, soit un peu moins des deux tiers des presque 1,5 millions d’entreprises possédant un compte sur Chorus Pro.

 

Ces factures ont été reçues par 130 000 structures publiques actives en 2023 (chiffre stable).

 

15% des factures émises l’ont été en mode API (c’est-à-dire concrètement à travers un logiciel de gestion le plus souvent), chiffre en légère augmentation, 48% en EDI (Echange de Données Informatisé) et 37% directement par envoi sur le portail Chorus Pro.

Néanmoins, cette répartition des différents modes d’envoi de factures est à rapprocher de la répartition de ces mêmes modes en fonction du nombre d’entreprises. Car l’EDI (près d’une facture sur deux) ne concerne en fait que 1% des entreprises (majoritairement les plus grandes, notamment les grands fournisseurs de fluides ou de services, comme EDF ou ORANGE par exemple) alors que 97% des entreprises (toutes les TPE et micro-entreprises notamment) ont envoyé leurs factures via le portail Chorus Pro !

 

Le support a quant à lui été fortement sollicité en 2023, avec plus de 939 200 demandes d’aides, dont la majorité, 77%, honorées par l’intelligence artificielle ClaudIA. Le livechat et l’envoi d’un ticket représentant quant à eux respectivement 15% et 8% des demandes.

 

 

« Message important à destination uniquement des fournisseurs des ministères »

Nous vous informons que dans le cadre d’une montée de version majeure, le système d’information budgétaire et comptable de l'État (Chorus Cœur) sera fermé du vendredi 26 avril au soir jusqu’au lundi 13 mai matin.

A ce titre, vous trouverez ci-dessous les impacts sur les fonctions et services de Chorus Pro entre le 26/04 et le 13/05 :

Factures, mémoires ou demandes de remboursement à destination de l’Etat

  • Les factures transmises à Chorus Pro pendant la période de fermeture seront mises à disposition des services ministériels progressivement à compter du lundi 13 mai 13h00.
  • Pendant la durée de la fermeture, les informations sur le statut des factures ministérielles ne seront pas mises à jour sur le portail (paiement, rejet, recyclage, etc.)

ChatBot ClaudIA

  • La consultation des informations relatives aux factures via ClaudIA ne sera pas opérationnelle pendant la période de fermeture.

Espace engagement

  • L’application Chorus Cœur étant fermée, aucun bon de commande ne sera mis à disposition dans l’espace engagement pendant la période de fermeture.

 

Cette communication sera ajoutée sur la page d’accueil du portail CPRO courant avril, avec l’indication des horaires précis de fermeture et d’ouverture du SI budgétaire et comptable de l’Etat.

Séparation des flux factures simples, factures de travaux

Pour anticiper l’arrivée du Portail Public de Facturation, une évolution a été mise en place pour permettre aux fournisseurs de déposer des flux dédiés aux factures de travaux en EDI, API ou portail.

3 formats de flux seront proposés :

  • FSO1130A : UBL invoice structuré
  • FSO1131A : UBL invoice minimal
  • FSO1137A : Factur-X

 

Ecran des abonnements aux codes interfaces EDI

Le cadre de facturation devra être parmi les suivants : A4, A5, A6, A7, A8, A10, A13, A14 ou A22 sinon la facture sera être rejetée.

Cette évolution a été mise en œuvre dans la version V3.7.3 de décembre 2023.

 

Back To Top