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Illustration article Recette allégée Chorus Pro

La recette allégée de l'été : gagnez du temps lors du dépôt de vos factures !

Vous envoyez beaucoup de factures ? Suivez cette recette pour gagner du temps lors du dépôt de vos factures :

 

  • Rédigez des factures claires et lisibles par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à récupérer les données directement de votre facture PDF afin de pré-remplir  le formulaire de dépôt.

 

Pour profiter de ces capacités de reconnaissance automatique de données de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scan, ni d’image)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Pour le SIRET du destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère », etc.
    • Pour le numéro d'engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture
  4. Evitez couleurs et effets, et privilégiez le noir sur fond blanc

 

Pour connaître le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Votre fichier doit être un PDF natif (pas de scan, pas d'image). Pour ce faire, accédez à votre facture et cliquez « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format PDF à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture PDF

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures PDF sans signature électronique.

 

fenetre pop-up lors du dépôt d'une nouvelle facture

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

 

Ces bonnes pratiques vous permettront de déposer rapidement votre facture !

Illustration article Chiffres clés

Connaissez-vous les chiffres clés de Chorus Pro ?

Êtes-vous un expert des chiffres clés de Chorus Pro ? N'attendez plus et faîtes ce test pour savoir !

 

A/ Depuis le 1er janvier 2020 combien de factures ont été émises sur Chorus Pro ?

  1. Plus de 23 millions
  2. Plus de 50 millions
  3. Moins de 10 millions

 

B/ Et depuis l’ouverture de Chorus Pro en 2016 ?

  1. 1 milliard de factures
  2. 100 millions de factures
  3. 50 millions de factures

 

C/ Combien d'utilisateurs sont actifs sur Chorus Pro ?

  1. 2 millions
  2. 500 000
  3. 900 000

 

D/ Combien de comptes on été créés sur Chorus Pro en 2019 ?

  1. 230 000
  2. 150 000
  3. 70 000

 

E/ 58% des factures envoyées à l’État le sont via le portail ?

  1. Vrai
  2. Faux

 

F/ 58% des factures envoyées aux autres entités publiques le sont via l’EDI ?

  1. Vrai
  2. Faux

 

Réponses : 

image illustrant le jeu des status Chorus Pro

Qui êtes-vous dans l’univers Chorus Pro ?

Pour savoir qui vous êtes dans l'univers Chorus Pro, répondez à ce quizz !

 

Chaque année, vous envoyez ?

  1. Moins de 50 factures
  2. Entre 50 et 500 factures
  3. Plus de 500 factures
  4. Je reçois plus de factures que j’en envoie

 

Le CCAG travaux, ça vous parle ?

  1. Kesasko ?
  2. C’est ma lecture du soir
  3. Je ne pense pas être concerné
  4. Oui, j’en connais une grande partie

 

J’utilise Chorus Pro depuis ?

  1. 2019 ou 2020, je suis un nouveau arrivé
  2. 2018, je maîtrise plutôt bien l’outil
  3. 2017, un vrai expert !
  4. Si vous saviez…

 

Mon espace préféré est ?

  1. Factures émises
  2. Factures de travaux
  3. Raccordements EDI et API
  4. Factures reçues

 

Pour m’approprier Chorus Pro j’ai ?

  1. Suivi un accompagnement personnalisé sous forme de classes virtuelles
  2. Une formation en ligne dédiée aux marchés de travaux
  3. Bénéficié d’un accompagnement personnalisé au raccordement
  4. Eté aidé par la DGFiP

 

Mon réflexe sur la Communauté Chorus Pro ?

  1. Les fiches pratiques et les tutoriels : idéal pour maîtriser les bases de Chorus Pro
  2. Télécharger la fiche d’identité du marché, pour formaliser le processus de facturation entre les différents acteurs du marché
  3. Les exemples de flux
  4. Gérer les factures reçues

 

RESULTATS : 

 

J’ai une majorité de « 1 », je suis une micro-entreprise ou une TPE/PME.

J’ai une majorité de « 2 », je suis titulaire (sous-traitant, cotraitant, etc.) d'un marché public ou une MOE et je dépose des factures de travaux.

J’ai une majorité de « 3 », je suis une grande entreprise qui est raccordée à Chorus Pro.

J’ai une majorité de « 4 », je suis une entité publique.

mots croisés chorus pro

Les mots croisés de l'été

Profitez de l'été pour tester vos connaissances sur Chorus Pro !

 

 

Vertical : 

1/ Je permets d'identifier le service destinataire de votre facture au sein du client public

4/ Je suis votre assistante virtuelle disponible 24h/24h

6/ Je suis l’espace qui permet de consulter le bon de commande d'une entité publique

7/ Je suis un numéro à 14 chiffres qui permet d'identifier les entreprises et les entités publiques

10/ Lorsqu'il manque une pièce jointe, la facture est mise au statut...

 

Horizontal :

2/ Je détiens tous les droits d’administrateur sur la/les structures

3/ Si je suis utilisateur simple, avant d'émettre ma première facture au nom de l'entreprise, je dois effectuer un…

5/ Les factures sont stockées 10 ans dans cet espace

8/ Si je souhaite contacter le support Chorus Pro, je dois émettre une...

9/ Où devez-vous aller pour retrouver les factures qui requièrent une action de votre part ?

 

Réponses :

Illustration article donnez votre avis

Donnez votre avis sur Chorus Pro !

Vous avez à présent la possibilité de donner votre avis sur Chorus Pro !

A cet effet, un bouton intitulé "Je donne mon avis" est disponible sur l'écran récapitulatif qui est affiché après la soumission d’une facture, d’un mémoire de frais de justice ou d’une demande de remboursement.

Cliquez sur ce bouton pour être redirigé vers le site voxusagers.numerique.gouv.fr et remplissez le formulaire d’évaluation.

 

Illustration article changement gestionnaire principal

Gestionnaire principal des entités publiques : anticipez vos mutations !

Avant de quitter l'entité publique, le gestionnaire principal doit transférer son rôle à un autre utilisateur. Cet article vous explique comment faire.

 

Si vous quittez bientôt votre entité publique, pensez à transférer le rôle de gestionnaire principal à un nouvel utilisateur. Ce dernier doit obligatoirement disposer d’un compte PIGP et être rattaché à l’entité publique. Si l’utilisateur désigné ne dispose pas d’un compte PIGP , il convient d’en faire la demande à votre comptable public ou au correspondant dématérialisation de votre département.

 

Voici les 4 étapes à suivre pour transférer le rôle de gestionnaire principal : 

 

Étape 1 : Tout d'abord, connectez-vous à Chorus Pro et accédez à l'espace Mon Compte

Espace mon compte

 

Étape 2 : Dans le bloc Mes rattachements aux structures , cliquez sur l'icône  en prenant garde de bien sélectionner la structure sur laquelle vous souhaitez opérer cette action

bloc mes rattachements aux structures

 

Étape 3 : Une fenêtre de confirmation apparaît à l'écran. Sélectionnez la structure concernée puis cliquez sur Valider

Fenêtre de confirmation apparaissant lors du transfert du rôle de gestionnaire principal

 

Etape 4 : Renseignez l'identifiant de connexion de votre successeur ou utilisez la fonction Rechercher un utilisateur puis cliquez sur Valider

Ecran de sélection d'un nouveau gestionnaire principal

 

Votre successeur est dès à présent le nouveau gestionnaire principal de la structure !

 

Si jamais le gestionnaire principal a déjà quitté l'entité publique sans transférer au préalable son rôle, voici la démarche à adopter :

 

Il convient de demander à votre comptable public ou au correspondant de dématérialisation de votre département, la désactivation du compte PIGP de l'ancien gestionnaire principal. Cette désactivation entraîne automatiquement la désignation d'un nouveau gestionnaire principal. Il s'agira du gestionnaire secondaire ayant la date de dernière connexion la plus récente.

 

Illustration article gagner du temps dépôt de factures

Comment gagner du temps lors du dépôt de ma facture PDF ?

Le dépôt de factures au format PDF sur le portail est aujourd’hui le mode privilégié par les PME/TPE et micro-entreprises sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures PDF pour gagner du temps lors de leur dépôt.

 

  • Rédigez des factures claires et lisibles par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à récupérer les données directement de votre facture PDF afin de pré-remplir  le formulaire de dépôt.

 

Pour profiter de ces capacités de reconnaissance automatique de données de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scan, ni d’image)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Pour le SIRET du destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère », etc.
    • Pour le numéro d'engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture
  4. Evitez couleurs et effets, et privilégiez le noir sur fond blanc

 

Pour connaître le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Votre fichier doit être un PDF natif (pas de scan, pas d'image). Pour ce faire, accédez à votre facture et cliquez « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format PDF à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture PDF

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures PDF sans signature électronique.

 

fenetre pop-up lors du dépôt d'une nouvelle facture

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

 

Ces bonnes pratiques vous permettront de déposer rapidement votre facture !

Illustration valider demande de rattachement

Ma demande de rattachement est en cours de validation, que faire ?

Sur Chorus Pro, lorsque vous êtes utilisateur simple vous devez demander un rattachement à votre structure afin de pouvoir déposer des factures. Cette demande de rattachement doit être validée par le gestionnaire principal de votre structure. Par défaut, c'est l'utilisateur qui a créé la structure sur Chorus Pro, qui en devient le gestionnaire principal.

 

Que faire si votre demande de rattachement est toujours en cours de validation ?

 

Rattachement en cours de validation

 

Plusieurs situations sont possibles. Vous trouverez ci-dessous les démarches à effectuer selon votre cas de figure :

 

Cas 1 : Je contacte mon gestionnaire principal

 

Si vous connaissez le gestionnaire principal de votre structure, nous vous invitons à le contacter afin qu'il valide votre demande de rattachement en quelques clics. Depuis son espace "Activités du gestionnaire" > premier bloc "Les demandes de rattachement à une structure", il peut valider votre demande de rattachement.

Pour plus d'informations concernant l'administration des utilisateurs, le gestionnaire principal peut consulter cette fiche pratique.

 

Cas 2 : Je ne peux pas contacter mon gestionnaire principal

 

Si le gestionnaire principal a quitté votre entité sans avoir au préalable transféré son rôle à un autre utilisateur, il faut d'abord attribuer le rôle de gestionnaire principal à un autre utilisateur, afin que celui-ci valide la demande de rattachement. Seul le support Chorus Pro est en mesure de positionner un nouveau gestionnaire principal.

L’utilisateur auquel on souhaite attribuer le rôle de gestionnaire principal doit impérativement disposer d’un compte actif dans Chorus Pro.

 

Comment solliciter le support pour un transfert de rôle de gestionnaire principal ?

  1. Il faut envoyer une sollicitation depuis l’espace « Sollicitations émises», onglet « Saisir sollicitation» en sélectionnant la catégorie « Gestion des structures et utilisateurs» et la sous-catégorie  « Modification des droits des utilisateurs ».
  2. Il est nécessaire de joindre à la sollicitation un certificat administratif autorisant le support à procéder au transfert de GP. Ce certificat doit être signé par le responsable de la structure attestant la demande.

 

Cas 3 : Je suis auto-entrepreneur ou le seul à travailler sur Chorus Pro

 

Si vous êtes auto-entrepreneur ou seul à travailler sur Chorus Pro, à la création de votre compte vous êtes de facto gestionnaire principal. Dans ce cas, vous n'avez pas à demander un rattachement à votre entité.

Néanmoins, beaucoup d'auto-entrepreneurs nous ont sollicités car ils ont créé un premier compte, dont ils ont oublié l'adresse mail. Lors de la création d'un deuxième compte avec le même SIRET, ce compte est utilisateur simple et donc en attente de la validation de rattachement.

Si vous pensez être dans ce cas de figure et si vous vous rappelez de l'adresse mail utilisée pour le premier compte, vous pouvez demander à ClaudIA de vous renvoyer le lien d'activiation. Tout est expliqué ici. Avec ce compte activé, vous pouvez envoyer vos factures.

Si vous ne vous rappelez pas de l'adresse mail utilisée pour ce premier compte, il faut solliciter le support comme expliqué dans le cas 2.

LA PAROLE AUX UTILISATEURS (1)

La parole aux utilisateurs

Depuis le 1er janvier 2020, conformément à la législation et au calendrier relatif au développement de la facturation électronique, les micro-entreprises ont rejoint la communauté d’utilisateurs de Chorus Pro.

 

Sophie Bretnacher travaille pour la micro-entreprise PSB et partage, aujourd'hui, avec vous, son expérience de dématérialisation, le chemin à parcourir et les atouts de cette nouvelle forme d’échange entre entités publiques et entreprises.

La société PSB est spécialisée dans les prestations de service ainsi que dans la vente de produits chimiques et biologiques. Outre de nombreuses entreprises du secteur privé, elle facture à la fois l’Etat et les collectivités territoriales.

 

Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai découvert Chorus Pro via une assistante commerciale en charge de la facturation d’une entreprise pour laquelle nous travaillons.

Depuis le 1er janvier 2020, ma micro-entreprise est à son tour concernée par l’obligation de dématérialisation des factures. Je dois donc déposer mes factures à destination de mes clients publics sur Chorus Pro.

 

Quel mode de dépôt utilisez-vous et qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Le mode de dépôt privilégié est le mode portail (dépôt de facture au format PDF).

J’ai profité de plus de disponibilité durant le confinement pour me former à Chorus Pro. J’ai suivi les deux modules d’accompagnement individualisé (Volet A et volet B) proposés en live et en ligne avec un expert Chorus Pro de l’AIFE, d’une durée d’environ 1h30 à chaque fois.

La formatrice était très patiente et à l’écoute de chaque participant. Elle a pris le temps de traiter toutes les difficultés afin que tous les participants s’approprient correctement Chorus Pro. C’était super !

J’ai également consulté des tutoriels vidéo disponibles sur la Communauté Chorus Pro, concernant la création d’espaces par exemple.

 

Quels sont les apports réels pour votre entreprise ?

Le fondement de Chorus Pro est une bonne idée car il permet de faire circuler les factures entre les entreprises et les entités publiques. Mais il est important de bien comprendre tout le vocabulaire et l’environnement de Chorus Pro avant de se lancer.

 

Quels conseils donneriez-vous aux autres micro-entreprises et auto-entrepreneurs qui n’utilisent pas encore Chorus Pro ?

Ils n’auront pas le choix s’ils facturent des entités publiques (rires). Je les encourage à faire comme moi : suivre les formations gratuites proposées par l’AIFE. Cela permet d’avoir un expert de Chorus Pro qui répond à vos questions et vous aide dans vos difficultés. Avec une formation, n’importe qui peut utiliser Chorus Pro !

 

Comme Sophie Bretnacher, bénéficiez d'un accompagnement personnalisé gratuit à Chorus Pro en remplissant le formulaire disponible ici.

 

Découvrez d'autres témoignages sur la communauté Chorus Pro en cliquant ici.

Signature électronique

Un nouvel outil de vérification des signatures électroniques

Avec la dématérialisation des marchés publics de plus de 25 000 €, l’usage de la signature électronique est appelé à rapidement se développer. Tous les documents qui devaient jusque-là être signés de façon manuscrite par les soumissionnaires (candidats au marché) doivent être signés dorénavant électroniquement.

Une signature électronique ne s’improvise pas. Il ne s’agit pas d’un simple scan de signature manuscrite mais d’un certificat électronique spécifique et nominatif. Il est à acquérir auprès d’un éditeur de logiciels spécialisé ou dans certains cas, du profil d'acheteur sur lequel l'entreprise candidate.

 

Comment s’assurer que les documents transmis sont correctement signés ?

 

Depuis mai 2020, l'AIFE met à disposition un outil de vérification de signature électronique pour remplir cette fonction.

Ouvert à tous et adapté à tous les documents dès lors qu'ils comportent une signature électronique, cet utilitaire permet de vérifier l’acceptabilité technique de la signature et de télécharger un rapport au format PDF.
Cette vérification est conforme aux standards européens et à l’arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique.

 

Comment procède-t-on à la vérification d'une signature électronique ?

 

Il existe 2 moyens de vérifier une signature électronique, directement via le site ou en mode API :

1/ Via le site

L'outil, à disposition du grand public, est disponible via ce lien : https://esignature.chorus-pro.gouv.fr/#/verifier

Pour plus d'information sur les modalités d'utilisation de ce mode de vérification, veuillez consulter la documentation mis à votre disposition en cliquant ici.

 

2/ Mode API

La vérification de signature est aussi proposée par API aux profils d’acheteurs raccordés à PISTE, avec des fonctionnalités élargies, telles que la possibilité de récupérer le rapport de vérification sous un format XML exploitable par des outils de vérification « métiers ».

Si vous souhaitez  implémenter la solution de l’API de vérification de signature électronique,, contactez l'équipe en charge de ce projet via l'adresse courriel : commandepubliquenumerique.aife@finances.gouv.fr.

 

 

Dans les mois à venir, un deuxième volet de cette offre se portera sur la mise à disposition d'un outil de signature électronique.

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