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Webinaires du mois d’avril

Inscrivez-vous aux prochains rendez-vous du mois d’avril en cliquant sur l’un des liens suivants :

Les webinaires du 10 avril et du 19 avril dédiés aux entités publiques aborderont les thèmes suivants :

  • Créer une fiche structure
  • Gérer son compte utilisateur
  • Paramétrer ses informations et accès

 

Le webinaire du 05 avril dédié aux fournisseurs vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 25 avril explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Retrouvez l’ensemble des webinaires sur la Communauté Chorus Pro.

L’AIFE à votre rencontre

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE)  se déplace pour y répondre.

 

Une présentation sur les marchés de travaux en partenariat avec la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) est prévue :

  • À Versailles, le 05/04

 

Une présentation sur les marchés de travaux en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment (FFB) est prévue :

  • À Rodez, le 10/04

 

Une présentation générale d’information de Chorus Pro et du service DUME en partenariat avec la Confédération de l’artisanat et des petites entreprises du bâtiment (CAPEB) est prévue :

  • À Metz, le 17/04

 

Une présentation sur les marchés de travaux en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment (FFB) est prévue :

  • À Annecy, le 27/04

 

 

Au programme de ces rencontres :

  1. Les origines du projet Chorus Pro et calendrier d’obligation
  2. Le périmètre et les cibles
  3. Les grands principes de fonctionnement
  4. Les atouts du portail pour les entreprises
  5. Démonstration commentée de l’outil
  6. Séance de questions/réponses

 

Pour participer à ces réunions d’information, vous pouvez vous rapprocher des organisateurs.

Marchés de travaux : qu’est-ce qu’un dossier de facturation ?

Suite à l’ouverture de l’espace “Marchés de travaux” dans Chorus Pro, un groupe de suivi piloté par l’AIFE a été constitué pour mener une phase référente. Les objectifs ont été atteint : Le portail de la facturation électronique est opérationnel pour les factures de travaux. L’utilisation de Chorus Pro est dorénavant obligatoire pour les entreprises soumises à l’obligation.

 

Chorus Pro permet la transmission et la validation des pièces concourant à l’exécution financière des marchés de travaux. L’ensemble des pièces, concourant à un même processus de facturation, constitue un même dossier de facturation qui se décompose ainsi :

 

 

 

Le titulaire du marché est, le plus souvent celui qui démarre la facturation en cours ou en fin de marché. Il effectue donc un dépôt initial.

Les acteurs suivants procéderont à un dépôt de leur propre document (état d’acompte ou état d’acompte validé, par exemple) par association, dans ce cas il faut :

  1. Ouvrir la pièce précédente.
  2. Cliquer sur « Sélectionner la pièce suivante du dossier de facturation ».

 

Processus de facturation sur Chorus Pro en cours de marché

 

Les pièces qui composent le dossier de facturation peuvent être consultées par tous les acteurs dans l’espace « Factures de travaux » de la solution.

Le dossier de facturation permet la traçabilité des dates de dépôt des différentes pièces et regroupe l’ensemble des pièces jointes associées :

Dates de dépôt des différentes pièces et présence de pièces jointes du dossier de facturation

Les notifications, comment ça marche ?

Comment suivre l’activité de sa structure ?

 

Afin de proposer un suivi régulier des factures et des sollicitations sur Chorus Pro, l’utilisateur reçoit par défaut des notifications par mail.

Au travers des statuts de cycle de vie, ces messages informent les utilisateurs :

  • des nouveaux événements (ex : abonnement, rattachement, sollicitation, mandat, compte utilisateur)
  • de la réception et de l’avancement du traitement de ses factures (ex : demande de paiement, rejets)

 

Un utilisateur simple est notifié selon les espaces auxquels il est abonné. Seuls les gestionnaires reçoivent des notifications relatives aux demandes de rattachement et d’abonnement. Un récapitulatif hebdomadaire des mouvements effectués au niveau de la structure lui est également envoyé.

 

 

Comment paramétrer la réception de notifications ?

 

En cochant la case « Recevoir des notifications périodiques d’activité » dans l’espace « Mon compte », l’utilisateur recevra quotidiennement, sur son adresse électronique de contact des mails de notification. L’utilisateur peut changer l’adresse de contact si besoin ou décocher la case « Recevoir des notifications périodiques d’activité » s’il ne souhaite plus être informé automatiquement par mail.

 

 

Point d’attention : Lorsqu’une facture est rejetée, l’utilisateur de la structure émettrice reçoit une notification immédiate l’invitant à se rendre sur son espace Chorus Pro afin d’attester en avoir pris connaissance.

Les modalités d’accès à l’annuaire des structures publiques

L’annuaire des structures publiques regroupe l’ensemble des informations des entités publiques destinataires de factures.

 

L’annuaire est accessible :

  • Sous le portail, en mode déconnecté, sous forme de moteur de recherche pour les informations élémentaires. En le téléchargeant, sous forme de fichier .csv;
  • Sur la Communauté Chorus Pro, sous forme de fichier XML ou XLS (mise à jour hebdomadaire);
  • En EDI, par un système d’abonnement au flux FAR37 via l’espace « Raccordements EDI et API » sur Chorus Pro ;
  • En API, grâce aux services permettant de télécharger ou consulter l’annuaire, détaillés dans les Annexes API des Spécifications externes.

 

Point d’attention : En tant qu’émetteurs de factures, il est important de consulter les informations obligatoires pour la facturation de vos clients publics : identifiant, destinataire, service et code service, statut, paramètres obligatoires (engagement et code service).

 

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter le guide d’utilisation de l’annuaire des structures publiques sur la Communauté Chorus Pro.

 

Comment réussir son projet de dématérialisation de factures sur Chorus Pro ?

Le 26 juin 2014, le ministre des Finances et des Comptes publics présentait une ordonnance relative au développement de la facturation électronique. Cette ordonnance, vise à la dématérialisation progressive de l’ensemble des échanges de factures entre les personnes publiques – État, collectivités locales et établissements publics – et leurs fournisseurs.

 

Afin d’assurer le succès de votre projet de dématérialisation de factures, voici les étapes à respecter.

 

Étape 1 : Analysez votre situation actuelle

  • Évaluez les coûts et les temps de traitement de vos factures
  • Comprenez les dysfonctionnements de votre processus de facturation et de validation
  • Mesurez vos volumétries actuelles de factures à destination de la sphère publique et recensez vos clients

 

Étape 2 : Préparez-vous à dématérialiser

  • Définissez votre mode de raccordement et d’organisation sur Chorus Pro
  • Organisez une phase d’intégration et de tests
  • Formez vos équipes métier à son utilisation
  • Identifiez un partenaire Chorus Pro pour émettre vos premières factures

 

Profitez de l’offre de services de l’AIFE pour vous aider à mieux appréhender ces étapes (sollicitations, annuaire, documentation, webinaires, newsletter).

 

Vous êtes fournisseurs de la sphère publique ? Dématérialisez sans plus attendre sur Chorus Pro, une solution sécurisée, officielle et gratuite.

 

Rejoignez les :

  • 53 000 fournisseurs ayant dématérialisé leurs factures avec Chorus Pro
  • 328 003 utilisateurs actifs (publics et privés) sur Chorus Pro

Le Service DUME arrive

En Avril, Chorus Pro s’enrichit d’une nouvelle fonctionnalité : « Le Service DUME ».

 

Le Service DUME vous permet de créer et déposer des DUME (Dossiers Uniques de Marché Européen) dématérialisés à l’appui de toute candidature à des marchés publics, dans l’ensemble de l’Union européenne.

 

Le DUME est un formulaire normalisé permettant aux entreprises d’attester de leur compétence, de leur situation financière ainsi que de leurs capacités lorsqu’elles répondent à un marché public.

 

Simple et modulable, le DUME produit par le Service DUME est réutilisable à volonté dans toute l’Union européenne. Cela évite de rédiger une nouvelle déclaration sur l’honneur à chaque nouvel acte de candidature et de rapatrier automatiquement toutes les informations publiques et attestations demandées par l’acheteur dans sa procédure de consultation. Pour les entreprises et les acheteurs, utiliser le Service DUME, c’est gagner du temps et fiabiliser ses réponses.

 

Le DUME suppose également des gains pour les acheteurs publics. Grâce au Service DUME, définissez en quelques clics vos critères de sélection, puis identifiez aisément les réponses des entreprises conformes à vos critères de sélection.

 

Les acheteurs ont l’obligation de recevoir un DUME transmis par voie électronique à compter du 1er avril 2018. Alors n’attendez plus pour découvrir le Service DUME !

 

Pour en savoir plus au sujet du DUME, rendez-vous sur la Communauté Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/

Découvrez les grandes fonctionnalités de l’application mobile

Depuis mars, la consultation de factures simples est accessible depuis l’application Chorus Pro – Mobile en complément de celle disponible dans le portail Chorus Pro.

 

Très simple d’utilisation, l’application propose aux émetteurs de visualiser l’ensemble de leurs factures dématérialisées déposées ou transmises, en les distinguant par statut d’avancement : brouillon, déposée, mise à disposition, service fait, rejetée, supprimée, mandatée, mise à disposition comptable, mise en paiement.

 

L’utilisateur peut également accéder aux informations détaillées de chacune de ses factures : numéro de la facture, statut, destinataire, fournisseur, date de la facture, montant HT et TTC, historique des statuts; ainsi qu’aux statistiques mensuelles ou annuelles : factures mises en paiement, détail des factures à traiter et en cours, stock de factures au global. En cas de besoin d’information, une fonctionnalité d’aide est à votre disposition.

 

En détail, l’application mobile Chorus Pro offre :

 

L’ACCÈS A SES PRÉFÉRENCES

  • Définir l’affichage de l’espace par défaut (factures ou statistiques) à l’ouverture de l’application
  • Définir la langue (français ou anglais)
  • Définir le statut des factures à afficher par défaut (à traiter, en cours, payées, rejetées, tous) et l’ordre de tri (date, montant)
  • Activer ou désactiver les notifications, préciser pour quel statut on souhaite être notifié

 

 

 

LA CONSULTATION DE SES FACTURES

  • Être notifié du changement de statut de vos factures à l’ouverture de l’application
  • Suivre le traitement des factures transmises
  • Rechercher par statut, par destinataire, par numéro de bon de commande
  • Filtrer par statut et trier par date
  • Consulter des statistiques de ses factures

 

 

 

UNE AIDE A L’UTILISATION DE L’APPLICATION MOBILE 

  • Connaître et comprendre les différents statuts de ses factures
  • Savoir lire les graphiques des statistiques
  • Poser une question ou signaler un dysfonctionnement

 

 

L’application mobile Chorus Pro devrait s’enrichir de nouvelles fonctionnalités pour répondre au double défi de l’extension des usages mobiles et de la généralisation de la facturation électronique aux fournisseurs de la sphère publique.

L’application fonctionne aussi bien sous Android qu’avec Apple (iOS), et est désormais disponible gratuitement sur Google Play et l’App Store.

L’AIFE à votre rencontre

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE)  se déplace pour y répondre.

 

Une présentation sur les marchés de travaux en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment est prévue :

  • À Valence, le 06/03

 

Une présentation générale de Chorus Pro en partenariat avec le Conseil Départemental de Seine et Marne et l’Office Public de l’Habitat de Seine et Marne est prévue :

  • À Melun le 27/03

 

Pour participer à ces réunions d’information, vous pouvez vous rapprocher des fédérations organisatrices.

Webinaires du mois de mars

Inscrivez-vous aux prochains rendez-vous du mois de mars en cliquant sur l’un des liens suivants :

Les webinaires du 6 mars et du 21 mars dédiés aux entités publiques aborderont les thèmes suivants :

  • Créer une fiche structure
  • Gérer son compte utilisateur
  • Paramétrer ses informations et accès

 

Le webinaire du 07 mars dédié aux fournisseurs vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 29 mars explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Retrouvez l’ensemble des prochains webinaires ici.

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