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Les rencontres de l’AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre. Voici nos prochains rendez-vous pour la rentrée :

 

  • Une présentation sur les marchés de travaux est prévue  dans le Nord-Pas-de-Calais le 11/09, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment du NORD-PAS-DE-CALAIS (FFB).

 

  • Une présentation sur les marchés de travaux est prévue  à Saint-Etienne le 18/09, en partenariat avec la Fédération des Bâtiments et des Travaux Publics de la LOIRE (FBTP).

 

  • Une présentation sur la facturation électronique/dématérialisation est prévue à Bordeaux le 18/09, en partenariat avec la Fédération Nationale des Travaux Publics (FNTP)

 

  • Une présentation sur les marchés de travaux au lieu à Clermont-Ferrand le 20/09, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment du Puy De Dôme (FFB).

 

  • L’AIFE interviendra le 25/09 dans le cadre d’une réunion d’information des marchés de travaux à Rennes en partenariat avec la Fédération Régionale des Travaux Publics de Bretagne (FRTP).

 

  • Une présentation sur les marchés de travaux est prévue  à Tours le 27/09, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment de Tours.

 

Pour participer à ces réunions d’information, vous pouvez vous rapprocher des organisateurs en remplissant le formulaire de demande de rencontre ici.

Attention : Ne confondez pas « enregistrement » et « envoi » de factures !

Régulièrement, des entreprises sollicitent le Support Chorus Pro pour savoir pourquoi des factures qu’elles n’ont jamais envoyé n’ont toujours pas été payées. Pour éviter de tomber dans ce travers, ne confondez pas « enregistrement » et « envoi » de factures.

Lorsque vous déposez une facture sur Chorus Pro, l’outil vous propose dans un premier temps de l’enregistrer en tant que brouillon en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

 

 

Les factures enregistrées au statut « brouillon » restent dans votre bannette de travail (onglet « synthèse ») et vous pouvez reprendre la main dessus à tout moment pour les modifier. Tant qu’il s’agit de « brouillons », ces factures ne sont pas envoyées  à leur destinataire.

Pensez bien à cliquer sur le bouton « Valider et envoyer » une fois que votre facture est prête. C’est ce bouton qui déclenchera l’envoi de votre facture à son destinataire. L’outil vous demandera d’ailleurs de confirmer votre demande d’envoi.

 

 

Vous n’êtes pas bien sûr d’avoir suivi le processus et d’avoir envoyé votre facture ?  

Pas de panique : Rendez-vous sur l’onglet « Synthèse » de Chorus Pro. Cet onglet incarne votre « liste de travail » : n’y apparaissent que les factures sur lesquelles vous devez intervenir. Aussi, si votre facture y apparaît avec un statut « brouillon », c’est qu’elle n’a pas été envoyée. Cliquez dessus pour l’afficher, puis cliquez sur le bouton « valider et envoyer » en bas de page pour la transmettre. Après confirmation de votre part, votre facture sera transmise à son destinataire et disparaitra de l’onglet « Synthèse ».

 

Chorus Pro au service des marchés publicitaires

Dans le cadre du déploiement progressif de Chorus Pro à l’ensemble des fournisseurs de la sphère publique, nous vous proposons ce mois-ci un focus sur une expérimentation en cours menée en partenariat avec l’association interprofessionnelle EDIPUB. Cette expérimentation débutée au mois de juillet vise à formaliser les modalités de prise en compte des marchés publicitaires par Chorus Pro.

 

Quels sont les acteurs ?

  • L’annonceur, qui est une structure publique, est à l’origine de la campagne de communication, dont l’objectif est de promouvoir ses services ou sa marque.
  • L’agence média, structure privée qui a la mission de conseiller l’annonceur sur sa stratégie publicitaire. Elle peut également jouer le rôle de mandataire auprès de la régie publicitaire.
  • La régie publicitaire, qui commercialise des supports et des espaces publicitaires.

 

Pourquoi une telle expérimentation ?

Certains marchés publicitaires entre les trois acteurs cités précédemment place l’agence média dans un rôle de mandataire du marché. La Direction des Affaires Juridiques (DAJ), consultée sur ce cas spécifique de marché public, a indiqué qu’en tant que mandataire d’un marché, l’agence média héritait de l’obligation de réception des factures dématérialisées à laquelle était soumis l’annonceur public. Les agences médias mandataires doivent donc être en capacité de recevoir par Chorus Pro des factures émises par les différentes régies publicitaires.

 

Quelle est la solution envisagée et testée lors de l’expérimentation ?

La solution envisagée repose sur la création d’un service, au sein d’un SIRET de l’annonceur, qui sera dédié aux utilisateurs de l’agence média mandataire. L’utilisateur de l’agence média sera donc rattaché à au moins deux structures sur Chorus Pro : celle de l’agence média afin d’intervenir en tant que fournisseur, et celle de la structure de l’annonceur afin de pouvoir réceptionner des factures émises par la régie publicitaire. Cette modélisation, permets de mettre en œuvre l’obligation légale et maintenir l’étanchéité de périmètre entre toute les factures reçues par une entité publique et les factures reçues dans le cadre d’un marché publicitaire – qui doivent être consultées uniquement par les utilisateurs de la régie publicitaire.

 

Où en sommes-nous ?

Deux catégories d’annonceurs doivent être testées dans le contexte de l’agence média mandataire :

  • Un premier cas, où l’annonceur est un ministère ou un service de l’Etat, rattaché au SIRET unique et sur lequel il n’est pas possible de créer un nouveau service. Dans ce cas, l’annonceur doit utiliser un SIRET différent pour créer le nouveau service allant héberger les utilisateurs de l’agence média.
  • Un second cas, où l’annonceur est une collectivité publique, un établissement public national ou service public local, et il dispose de son propre SIRET sur lequel il sera créé un nouveau service dédié à l’agence média.

 

Actuellement, l’expérimentation porte sur le cas annonceur Etat avec la coopération du Ministère des Armées (annonceur) et des sociétés Dentsu Aegis Network (agence média), JC Decaux et NRJ (régies publicitaires).

 

A la fin de l’expérimentation, l’AIFE en partagera les conclusions et les modalités d’utilisation de Chorus Pro par les acteurs de la facturation des marchés publicitaires.

Les 4 étapes essentielles pour saisir votre demande de remboursement TIC/TICGN sur Chorus Pro

Depuis le 1er juin, plus de 52 000 demandes de remboursement TIC/TICGN ont été saisies sur Chorus Pro. Vous êtes concerné par ce dispositif et venez d’arriver sur Chorus Pro ? Trouvez ici les 4 étapes vous permettant de saisir votre première demande de remboursement.

Vous êtes inscrit(e) sur Chorus Pro et souhaitez saisir une demande de remboursement TIC/TICGN ?

Pour ce faire, assurez-vous d’effectuer les étapes suivantes :

  1. Rattacher votre compte utilisateur à votre exploitation (action à faire une fois, uniquement à la création du compte)

Votre exploitation doit être créée dans Chorus Pro.

Accédez à l’onglet Mon compte puis au bloc Mes rattachements aux structures d’où vous pourrez créer votre exploitation en indiquant son numéro SIRET.

 

2. Configurer votre exploitation sur Chorus Pro (action à faire une fois, uniquement à la création du compte)

Accédez à l’onglet Activités du gestionnaire vous permettant de configurer votre exploitation.

Pour attacher vos coordonnées bancaires, accédez au bloc Coordonnées bancaires. Ajoutez vos coordonnées en joignant votre RIB et en inscrivant ses coordonnées.

 

 

Ensuite, vous devez ajouter au menu de Chorus Pro l’onglet Demande de remboursement TIC. Accédez au bloc Espaces, puis ajoutez un nouvel espace. Sélectionnez l’espace Demande de remboursement TIC en modification.

 

 

Votre compte est configuré. Vous pourrez déposer directement vos prochaines demandes en vous connectant à Chorus Pro

3. Saisir votre demande de remboursement TIC

Accédez à l’espace Demande de remboursement TIC puis à l’onglet Saisir demande de remboursement TIC.

Complétez les données d’en-tête du formulaire de saisie puis ajoutez les lignes de demande à votre demande de remboursement (une ligne = une facture). Joignez la facture associée à chaque ligne de demande.

 

 

Vous pouvez également joindre des pièces justificatives à l’appui de votre demande.

4. Suivre le traitement de votre demande

Vous pouvez suivre le traitement de votre demande à partir de l’onglet Rechercher de l’espace Demande de remboursement TIC.

 

 

Indiquez les critères de la demande que vous recherchez. Vous pourrez ensuite visualiser le tableau des demandes correspondant à vos critères de recherche. Les statuts présents dans la colonne Etat courant du tableau vous indiquent l’avancement du traitement de votre demande par l’administration (« Mise à disposition », « Mise en paiement », « Refusé »…).

Webinaires du mois d’Août

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois d’août en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Le webinaire du 16 août dédié aux entités publiques abordera les thèmes suivants :

  • Créer une fiche structure
  • Gérer son compte utilisateur
  • Paramétrer ses informations et accès

 

Le webinaire du 20 août dédié aux fournisseurs vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 30 août explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Retrouvez l’ensemble des webinaires ici.

Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les factures de ses fournisseurs ? (entités publiques)

16 août de 10h00 à 11h30

 

Cette formation est gratuite.

Ce webinaire s’adresse aux structures publiques et portera sur les principes de création et de mise à jour des comptes.
Il sera également l’occasion de présenter les principales manipulations à réaliser dans l’outil pour télécharger et traiter les factures reçues dans Chorus Pro.

Comment créer mon compte utilisateur et déposer mes factures sur Chorus Pro ? (pour les entreprises)

20 août de 15h00 à 16h30

 

Cette formation est gratuite.

Ce webinaire s’adresse en priorité aux fournisseurs.

Il présente les prérequis et procédure de création de compte dans l’outil Chorus Pro.

Il sera également l’occasion de présenter les manipulations à réaliser dans l’outil pour déposer une facture en format PDF et saisir des factures dans le portail.

Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les fournisseurs

21 août de 15h00 à 16h30

 

Cette formation est gratuite.

Ce webinaire s’adresse aux entreprises, fournisseurs des entités publiques, réalisant des marchés de travaux soumis au CCAG travaux.

L’objectif est de présenter les principes de fonctionnement de Chorus Pro ainsi que les spécificités de la fonctionnalité « Factures de travaux ».

Le déroulé comporte une partie théorique et des  manipulations dans l’outil (ouverture de l’espace Factures de travaux, envoi de situations mensuelles/projets de décomptes, suivi des factures transmises…).

Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOE

28 août de 15h00 à 16h30

 

Cette formation est gratuite.

Ce webinaire s’adresse en priorité aux entreprises et structures publiques intervenant en tant que maîtrise d’œuvre dans le cadre de la facturation des marchés soumis au CCAG travaux.
Il sera l’occasion de présenter les principes de fonctionnement de la nouvelle fonctionnalité ainsi que les manipulations à réaliser dans l’outil pour télécharger et traiter la ou les pièces adressées à la maîtrise d’œuvre dans Chorus Pro.

 

Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOA

30 août de 10h00 à 11h30

 

Cette formation est gratuite

Ce webinaire s’adresse en priorité aux structures publiques intervenant en tant que maîtrise d’ouvrage dans le cadre de la facturation des marchés soumis au CCAG travaux.
Il sera l’occasion de présenter les principes de fonctionnement de la nouvelle fonctionnalité ainsi que les manipulations à réaliser dans l’outil pour télécharger et traiter la ou les pièces adressées à la maîtrise d’ouvrage dans Chorus Pro.

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