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Facturation electronique mode d'emploi

Facturation électronique : mode d’emploi pour les PME

Dessin page d'accueil Chorus

 

L’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique dispose que les factures adressées par les fournisseurs aux structures du secteur public doivent être dématérialisées.

Pour les émetteurs de factures à destination du secteur public, le calendrier de mise en œuvre de cette obligation est progressif :

Calendrier des entreprisesz concernées par la dématérialisation des factures

 

Depuis le 1er janvier 2017, et quelle que soit la taille de votre entreprise, il est possible d’envoyer des factures électroniques à la sphère publique. Une solution informatique gratuite appelée « Chorus Pro » accueille les factures des fournisseurs et se charge de les acheminer vers le bon destinataire. Cet outil est le seul reconnu par la réglementation pour la transmission des factures dématérialisées

https://chorus-pro.gouv.fr

Le service est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, hors opérations ponctuelles de maintenance ou d'une impossibilité de fonctionnement résultant d'un cas de force majeure.

Il est accessible sur le réseau Internet, à partir de tout type de terminal équipé des différents systèmes d'exploitation Windows 8 et supérieur, Mac OS (X 10.3 et supérieur), Android ou Linux.

Liste des navigateurs pris en charge et leurs versions minimum

S’inscrire sur le portail ne vous prendra que quelques minutes. Avant de vous inscrire, veuillez vérifier que vous disposez bien des informations suivantes :

  • Votre adresse courriel (qui vous servira à vous connecter)
  • Le numéro SIRET de votre entreprise

 

La création de votre compte se fera en 2 étapes :

1ère étape : Renseignez  dans le champ « adresse électronique de connexion » votre adresse courriel  ainsi que le numéro SIRET de votre entreprise

Bloc de connexion Chorus Pro

 

2nde étape : Complétez vos informations personnelles (Nom, prénom …) ainsi que celle de votre société. En tant que créateur de votre structure dans Chorus Pro, vous devenez « gestionnaire principal » de cette structure. Vous pouvez donc la mettre à jour ou autoriser d’autres utilisateurs à émettre ou suivre vos factures.

Formulaire de création de compte Chorus Pro

 

Une fois cette étape finalisée, vous pourrez déposer vos factures sur Chorus Pro !

Afin d’avoir les détails de la procédure de création de compte, vous pouvez consulter la fiche pratique dédiée à ce sujet.

L’annuaire des structures publiques constitue l’outil incontournable vous permettant d’acheminer vos factures dans Chorus Pro vers votre client public. Vous y trouverez l’ensemble des données de facturation du destinataire :

  • Le numéro SIRET (donnée obligatoire)
  • Le code service, qui permet d’identifier les différents services présents au sein de la structure (donnée obligatoire ou non en fonction du choix de votre destinataire)
  • Le numéro d’engagement, qui peut soit être le numéro du bon de commande, soit le numéro du marché (donnée obligatoire ou non en fonction du choix de votre destinataire)

 

Nous vous recommandons d’opérer une correspondance entre votre base de clients publics et l’annuaire des structures publiques de Chorus Pro. Lorsque vous constatez que vous ne disposez pas de l’ensemble des éléments vous permettant d’envoyer votre facture, contactez l’entité publique en question afin de lui demander les éléments manquants.

 

Une fiche pratique et un guide d’utilisateur sont mis à votre disposition pour obtenir le détail de l’utilisation de l’annuaire.

Il existe trois principaux modes d’émission de factures :

Tableau descriptif des trois modes de dépôt possible (mode portail, mode API, mode EDI)

Le mode Portail :

Connectez-vous sur Chorus Pro; vous avez alors deux possibilités : dépôt ou saisie de la facture.

1. Dépôt de factures

- Accédez à l'espace de dépôt en cliquant sur "Factures émises" puis sur "Dépôts factures"

Espaces

- Choisissez votre format de dépôt

Lorsque vous déposez votre facture en PDF, vous avez le choix entre un PDF signé électroniquement et un PDF non signé. Pour rappel : vous pouvez déposer votre facture sans signature électronique si vous avez mis en place des contrôles documentés et permanents permettant d’établir une piste d’audit fiable.

Dépôt d'une nouvelle facture

 

- Sélectionnez le cadre de facturation

Cadres de facturation (A1, A2, A, A)

 

- Déposez votre fichier et complétez les informations manquantes :

Plus votre PDF sera lisible par Chorus Pro, moins vous aurez d’informations à remplir manuellement. Veuillez-vous référer au guide utilisateur pour retrouver les règles de nommage des champs de votre facture.

Choix du fichier à importer

 

Une fois votre facture dûment complétée, cliquez sur Valider et envoyer pour la transmettre à votre client public.

Panneau ATTENTION Attention : Le dépôt de vos factures en marché de travaux doit se faire à partir de l’espace « Factures de travaux »

 

Vous retrouverez une fiche pratique synthétique pour tout savoir sur le dépôt de facture.

Vous disposez d’un guide explicatif qui vous permettra d’approfondir les différentes étapes d’un dépôt de factures

 

2. Saisie de factures (Attention, la souscription à un mandat de facturation est un prérequis obligatoire)

Pour créer une facture à partir de zéro, cliquez sur le menu « Factures émises » puis « Saisir facture »

Espace

 

Renseignez les informations concernant le destinataire, le fournisseur, le cadre de facturation ainsi que les références de la facture puis enregistrez (tous les champs comportant un astérisque sont obligatoires).

Formulaire de saisie d'une facture

 

Pour terminer votre saisie, cliquez Valider et envoyer puis Confirmer et envoyer. Votre facture est bien transmise.

Bouton

 

Message de confirmation d'envoi

 

La fiche pratique vous donnera toutes les informations clés pour réussir à saisir votre facture sur Chorus Pro.

Le guide utilisateur Saisir une facture est disponible pour vous expliquer de façon détaillée le processus complet d’une saisie de factures sur Chorus Pro.

Chorus Pro vous permet de suivre l’état du traitement de vos factures en temps réel.

Grâce aux notifications, vous êtes informés par courriel à chaque changement de statut de votre facture. Pour les recevoir, vous devez paramétrer votre compte utilisateur (dans l’espace « Mon compte »).

 

En plus des notifications, vous pouvez suivre l’avancement de vos factures à partir votre espace personnel. Pour cela, vous disposez de 2 onglets (Tableau de bord, Rechercher) que vous trouverez sous l’espace « Factures émises » :

Copie d'écran du menu Chorus Pro - factures émises

 

  • Tableau de bord: Vous avez l’ensemble des statuts correspondant à l’état d’avancement de vos factures ; ce qui permet d’avoir une vision globale.
  • Rechercher: Vous permet d’affiner vos recherches de factures en saisissant les critères que vous aurez définis au préalable.

 

Cette traçabilité est possible grâce à l’affichage de statuts pour chaque facture émise. Ces statuts sont mis à jour par le destinataire au fil du traitement des factures reçues.

Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés à l’émission d’une facture, sa réception et son rejet :

Tableau des statuts liés à l’émission d’une facture, sa réception et son rejet

 

A noter : les destinataires ont le choix de renvoyer tous ces statuts ou seulement une partie. Le choix effectué par la structure de mettre à jour le statut « mise en paiement » est indiqué dans l’annuaire des structures publiques disponible sur le site de la Communauté Chorus Pro.

 

Cas particulier : si une facture est rejetée ou suspendue, une fenêtre apparaîtra dans l’écran d’accueil afin de vous en avertir dès votre connexion.

Enfin, pour suivre l’état d’avancement de votre facture, vous disposez également de l’application mobile Chorus Pro – Mobile, disponible sur IOS et Android :

Très simple d’utilisation, l’application propose aux émetteurs de visualiser l’ensemble de leurs factures dématérialisées déposées ou transmises, en les triant par statut d’avancement (brouillon, déposée, mise à disposition, service fait, rejetée, supprimée, mandatée, mise à disposition comptable, mise en paiement).

Application mobile Chorus Pro

 

A. ClaudIA

ClaudIA est une assistance virtuelle qui répond en ligne à vos questions et propose des réponses contextualisées en fonction de votre profil et de vos données de chacun.

 

Où trouver ClaudIA ?

Sur votre page d'accueil Chorus Pro, le robot ClaudIA se trouve en haut à droite de votre écran

2cran d'accueil Chorus Pro

 

Quelques bonnes pratiques :

  • Si vous disposez d’un compte, connectez-vous au préalable sur Chorus Pro
  • Privilégiez les options proposées par ClaudIA
  • Soyez précis dans la formulation des questions :
    • Utilisez des phrases complètes
    • Posez des questions courtes
    • Veillez à l’orthographe
  • N’hésitez pas à évaluer les réponses de ClaudIA grâce aux icônes :

Boutons pouce en l'air et pouce en bas

 

B. Saisir une sollicitation

Si ClaudIA n’est pas en mesure de répondre à vos interrogations, vous avez la possibilité de créer une sollicitation. Vous serez alors recontacté pour que l’on réponde à vos demandes.

Vous pouvez également visualiser, sur le site de la communauté Chorus Pro, le processus complet pour saisir une sollicitation, la consulter et suivre son traitement

Image d'une homme serein

 

A. La documentation sur le site de la Communauté Chorus Pro

- Les guides utilisateurs

Ils vous présentent dans le détail chaque thématique. Complets, ils seront votre source principale d’information sur tous les sujets.

- Les fiches pratiques

Synthétiques et concrètes, les fiches pratiques vous permettent d’avoir un aperçu immédiat concernant les étapes primordiales de votre processus de facturation.

 

B. Les formations gratuites en ligne (webinaires)

Pour vous accompagner dans votre utilisation de Chorus Pro, il est mis à votre disposition des séances de formation en ligne gratuites pendant lesquelles vous pouvez poser vos questions à un expert Chorus Pro.

Pour prendre connaissance des prochaines sessions, cliquez sur la thématique souhaitée dans la liste ci-après :

 

C. Tutoriels

Les tutoriels vous expliquent pas à pas les principales fonctionnalités de Chorus Pro. Vous pouvez dès à présent les visionner sur notre chaîne Youtube et Dailymotion et vous plonger dans l’univers Chorus Pro.

Ci-dessous l’ensemble des tutoriels mis à votre disposition :

 

D. Les accompagnements thématiques

Pour répondre à toutes vos interrogations, nous avons créé des groupes d’accompagnement permettant de répondre à vos questions de façon précise tout au long de vos démarches.

  1. Pour toutes les problématiques liées à votre interface EDI ou API, vous pouvez être accompagnés de façon individualisée grâce à des rendez-vous téléphoniques qui permettront de répondre à vos questions tout au long de votre processus de raccordement.
  2. Si vous souhaitez utiliser uniquement le dépôt en format PDF, nous avons créé un groupe d’accompagnement reprenant toutes les étapes de l’utilisation du portail en 4 ateliers pratiques.
  3. Si vous êtes émetteurs de factures dans le cadre des marchés de travaux et vous faites face à des difficultés spécifiques, nous pourrons répondre à vos questions grâce aux accompagnements pour les fournisseurs de travaux et les MOE. 5 ateliers permettront de revoir tout le processus de facturation et seront l’occasion de répondre précisément à vos questions.

 

Pour bénéficier d’un accompagnement, inscrivez-vous en remplissant le formulaire de demande d’accompagnement ici ou en vous rendant sur le site la Communauté Chorus Pro.

La Roche-sur-Yon

11 mars 2019

 

L’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) interviendra en Vendée en partenariat avec la Fédération nationale des Travaux publics.

 

Au programme

  • Les origines du projet Chorus Pro et calendrier d’obligation
  • Le périmètre et les cibles
  • Les grands principes de fonctionnement
  • Les atouts du portail pour les entreprises
  • Démonstration commentée de l’outil
  • Séance de questions/réponses

Paris

14 mars 2019

 

L’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) interviendra à Paris en partenariat avec la Direction des Finances de la Ville de Paris.

 

Au programme

  • Les origines du projet Chorus Pro et calendrier d’obligation
  • Le périmètre et les cibles
  • Les grands principes de fonctionnement
  • Les atouts du portail pour les entreprises
  • Démonstration commentée de l’outil
  • Séance de questions/réponses

Lyon

19 mars 2019

 

L’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) interviendra à Lyon en partenariat avec le Centre National de la Fonction Publique Territoriale.

 

Au programme

  • Les origines du projet Chorus Pro et calendrier d’obligation
  • Le périmètre et les cibles
  • Les grands principes de fonctionnement
  • Les atouts du portail pour les entreprises
  • Démonstration commentée de l’outil
  • Séance de questions/réponses

Paris

28 mars 2019

 

L’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) interviendra en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment de Paris.

 

Au programme

  • Les origines du projet Chorus Pro et calendrier d’obligation
  • Le périmètre et les cibles
  • Les grands principes de fonctionnement
  • Les atouts du portail pour les entreprises
  • Démonstration commentée de l’outil
  • Séance de questions/réponses

Formations en ligne gratuites du mois de février

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois de février en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les formations en ligne du 14 février et du 28 février dédiées aux fournisseurs vous montreront comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des formations en ligne consacrées aux marchés de travaux auront lieu :

 

La formation en ligne du 18 février explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne sur la Communauté Chorus Pro.

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre.

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…), afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur, vous trouverez l’information, cliquez ici.

Si vous souhaitez organiser une présentation Chorus Pro par un expert de l’AIFE, veuillez remplir le formulaire de demande ici.

 

Voici notre prochain rendez-vous du mois de février :

  • Strasbourg le 07/02, en partenariat avec la CRCC de Colmar

Marchés de travaux, pensez à la fiche d'identité du marché

Avant d'utiliser Chorus Pro, les contractants d’un marché sont invités à remplir une fiche identité du marché.

Cette fiche permet de  formaliser le processus de facturation entre les différents acteurs du marché : qui dépose quoi et quelles sont les informations à saisir (SIRET, numéros d’engagement juridique, codes services, cadres de facturation…) :

 

 

Un modèle est disponible sur la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

 

Des services pour faciliter l'utilisation de Chorus Pro

Votre premier réflexe, La Communauté Chorus Pro.
Le site Communauté Chorus Pro est là pour vous apporter toute l'information dont vous avez besoin pour utiliser Chorus Pro en toute autonomie.

 

ClaudIA, votre assistante personnelle

L'assistante virtuelle Claudia répond à vos questions de façon immédiate.

 

Pour cela, il vous faut :

  • Cliquez sur le bouton Besoin d'aide ? Posez une question (de préférence lorsque vous êtes connecté pour des réponses plus adaptées à votre contexte)
  • Saisissez votre question ou utilisez les options proposées par ClaudIA

Soyez précis dans la formulation de vos questions (Privilégiez des phrases concises)

Disponible 24h sur 24 sur le site https://chorus-pro.gouv.fr , n'hésitez pas à vous y référer !

 

ClaudIA n'a pas répondu de façon satisfaisante ?

Vous pouvez être mis directement en relation avec un conseiller support en LiveChat. Il faut ainsi :

  • Saisir une question et indiquer à ClaudIA via le pousse rouge que la réponse apportée n'est pas satisfaisante
  • Un message apparait alors, vous demandant de précisez le dysfonctionnement rencontré
  • ClaudIA vous propose alors d'être mis en relation avec un agent en LiveChat

Votre question requiert une analyse plus approfondie ? Le conseiller LiveChat vous proposera une rendez-vous téléphonique.

 

Vous avez un problème technique bloquant ?

Vous devrez émettre une sollicitation au support.
Les opérateurs supports sont à votre disposition pour résoudre le problème rencontré.

Tout comme dans le cas de notre assistante virtuelle ClaudIA, 2 modes s'offrent alors à vous :

  • Le mode connecté, dans l'espace Sollicitations émises du portail Chorus Pro (vous avez donc saisi votre adresse électronique de connexion ainsi que votre mot de passe)
  • Le mode non connecté, à travers le lien Nous contacter en bas de la page d’accueil de Chorus Pro, en remplissant le formulaire proposé.

 

Bilan 2018 de l'activité sur Chorus Pro

2018, une année riche et pleine de nouveautés !
Focus sur les éléments marquants qui ont rythmé la vie de la plateforme.

 

L'activité principale de Chorus Pro, la dématérialisation des factures :

Première donnée marquante, le nombre de factures sur Chorus Pro a doublé entre 2017 et 2018 : on constate un passage de 11 114 675 factures émises en 2017 à 27 418 436 factures émises en 2018.
Ceci s'explique notamment par la bonne adhésion à Chorus Pro des grandes entreprises et des entreprises de taille intermédiaire, mais aussi par une anticipation des petites et moyennes entreprises.

 

 

L'objectif en 2019 est d'atteindre 50 millions de factures dématérialisées via Chorus Pro.

 

Les utilisateurs de plus en plus nombreux sur la plateforme en 2018

 

L'AIFE à votre rencontre

Les experts AIFE animent des ateliers de présentation de Chorus Pro dédiés au secteur public et au secteur privé en fonction de vos besoins.

2018 a été une année riche en déplacement :

  • 56 ateliers en présentiel 
  • Plus de 4 000 personnes formées.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Réunions, ateliers, séminaires, colloques... Nous participons à vos évènements.

Si vous souhaitez qu’un expert de l’AIFE vienne à votre rencontre, nous vous invitons à remplir le formulaire de demande en cliquant ici.

 

Un accompagnement à travers nos formations gratuites en ligne

93 sessions avec nos experts ont pu permettre à 6 947 participants d'utiliser Chorus Pro et l'ensemble de ses fonctionnalités.

 

Retrouvez en détails les 8 thématiques proposées mensuellement et leurs sessions en cliquant ici.

Claudia, votre assistance virtuelle toujours à l'écoute

 

L’assistance aux utilisateurs de Chorus Pro couverte par les opérateurs du support technique a été renforcée avec les technologies de l’intelligence artificielle depuis fin 2017.

Tout comme votre plateforme Chorus Pro, Claudia est en constante évolution. Elle a traité 78 % des demandes des utilisateurs en 2018, ce qui représente 515 886 sollicitations.

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