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Communiquez vos données de facturation sur les bons de commande envoyés à vos fournisseurs

Les structures publiques doivent communiquer leurs  codes services et/ou numéros d’engagement sur les bons de commande envoyés à leurs fournisseurs.

Les structures publiques ont la possibilité de rendre obligatoire le renseignement du code service et/ ou du numéro d’engagement sur les factures émises par les fournisseurs.  Cette option est paramétrée dans la fiche structure. Le cas échéant, il est nécessaire de communiquer ces informations aux fournisseurs.

Les émetteurs de factures peuvent identifier les clients publics qui exigent le renseignement des paramètres de facturation  (code service et/ou numéro d’engagement juridique) dans l’annuaire des structures publiques de Chorus Pro.

 

Webinaires du mois de février

Inscrivez-vous aux prochains rendez-vous du mois de février en cliquant sur l’un des liens suivants :

Les webinaires du 13 février et du 21 février dédiés aux structures publiques aborderont les thèmes suivants :

  • Créer une fiche structure
  • Gérer son compte utilisateur
  • Paramétrer ses informations et accès

 

Le webinaire du 07 février dédié aux fournisseurs vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 27 février explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Retrouvez l’ensemble des prochains webinaires ici.

L’AIFE à votre rencontre

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE)  se déplace pour y répondre.

 

Des présentations sur les marchés de travaux en partenariat avec les Fédérations Régionales des Travaux Publics sont prévues :

  • À Bourg-en-Bresse, le 06/02
  • À  Fréjus, le 13/02

 

Pour participer à ces réunions d’information, vous pouvez vous rapprocher des fédérations organisatrices.

Recycler ou suspendre une facture : une alternative au rejet pour les entités publiques

Entités publiques, ne rejetez plus les factures de vos fournisseurs si vous pouvez l’éviter. Le rejet entraîne obligatoirement l’émission d’une nouvelle facture par le fournisseur, processus long et coûteux.

Comment faire pour éviter de rejeter une facture ?

  • Si vous constatez une erreur sur les données d’acheminement (SIRET, code service ou numéro d’engagement) mentionnées sur la facture : vous devez alors employer le statut dédié « à recycler ». Dès lors que ce statut est apposé à la facture, le fournisseur devra modifier l’une des trois informations. Il pourra ensuite renvoyer sa facture tout en conservant le même numéro.

 

  • Lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes: vous devez appliquer le statut « suspendue ». Dans ce cas, une confirmation est attendue du fournisseur qui peut ensuite compléter les pièces jointes et renvoyer la facture pour un nouveau traitement de votre part.

 

En dernier recours (données de facturation erronées, erreur dans les montants, etc), vous pouvez utiliser le statut «rejeté ».

La documentation à disposition des prestataires de justice

Depuis le 18 décembre 2017, tous les prestataires de justice utilisent la solution Chorus Pro. Pour les mémoires de frais de justice, elle offre des fonctionnalités de dépôt, de saisie, de recherche et de consultation. Afin de faciliter sa prise en main, une documentation est disponible sur la Communauté Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/pour-les-prestataires-de-justice/

 

Celle-ci contient des modes opératoires, guides utilisateurs, documents d’information et vidéos. Trois documents sont notamment dédiés au démarrage des prestataires de justice sur Chorus Pro :

  • Chorus Pro en bref: ce guide utilisateur présente les principes de fonctionnement, et introduit les principales notions utilisées sur Chorus Pro (plus particulièrement les notions de structure, d’espace, et de gestionnaire).
  • Premiers pas des utilisateurs migrés: ce document accompagne les anciens utilisateurs de Chorus Portail Pro pour leurs premiers pas sur Chorus Pro, depuis la réception du mail d’activation de leur compte jusqu’à la création de leur fiche structure.
  • Saisie et gestion des mémoires de frais de justice: Ce mode opératoire détaille les étapes de création et de suivi d’un mémoire de frais de justice sur Chorus Pro.

 

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ?
3 possibilités s’offrent à vous pour contacter le support Chorus Pro :

  • Poser votre question à l’avatar Claude
  • Émettre une sollicitation dans l’espace « sollicitations émises » du portail ou cliquer sur « nous contacter » en bas de page
  • Contacter la Hotline au n° 04 77 78 39 57, ouverte du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30

Des webinaires pour vous aider à bien utiliser Chorus Pro

L’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) propose aux utilisateurs de Chorus Pro des formations interactives en ligne sous la forme de webinaires.

 

Vous souhaitez (re)découvrir les principes de base de Chorus Pro ? Nous vous invitons à participer aux webinaires présentant la procédure à suivre pour la création de votre compte ainsi que les principales manipulations à réaliser dans l’outil :

 

Vous êtes acteur d’un marché de travaux ? Dans le cadre de la facturation des marchés soumis au CCAG travaux, les principes de fonctionnement de Chorus Pro sont présentés dans les webinaires suivants :

 

Vous envisagez de vous raccorder à Chorus Pro pour émettre des factures en EDI ou en API ? Un webinaire permet de vous guider aux différentes étapes d’un projet de raccordement à Chorus Pro EDI ou API, et de bien comprendre les différents concepts à appréhender pour pouvoir dématérialiser en masse les factures à destination des clients publics :

Fournisseurs en mode Portail ou API : optimisez votre organisation dans Chorus Pro

Dans Chorus Pro, chaque entreprise, association ou structure publique est matérialisée sous la forme d’une fiche structure selon la règle : 1 fiche structure = 1 SIRET. Pour certaines raisons (existence de filiales, utilisation de plusieurs SIRET), il est possible pour une même organisation de disposer de plusieurs fiches structures sur Chorus Pro.

Pour plus de détails, accéder au guide “Créer une fiche structure“.

 

Chaque individu qui souhaite utiliser Chorus Pro peut créer son propre compte utilisateur. Il peut ensuite demander des droits d’accès à une structure, soit à s’y « rattacher ». Plusieurs utilisateurs peuvent être rattachés à chaque fiche structure pour notamment :

  • déposer ou consulter des factures émises dans le cas des fournisseurs
  • consulter et traiter des factures reçues dans le cas des destinataires publics.

 

Ces utilisateurs peuvent être hiérarchisés au sein de la structure Chorus Pro selon 3 profils : utilisateur simple, gestionnaire secondaire et gestionnaire principal. Les gestionnaires peuvent accéder à des fonctions complémentaires d’administration de la structure.

Pour plus de détails, accéder au guide “Activité du gestionnaire“.

 

Afin de modéliser votre organisation interne dans Chorus Pro (ex : secteur RH, secteur comptabilité, etc.), vous pouvez segmenter votre structure en créant des départements appelés « Services ». Les services sont un bon moyen de compartimenter votre structure et d’assurer une imperméabilité entre les différents émetteurs de factures. Par exemple, les utilisateurs du service A ne pourront pas consulter les factures émises par le service B*. Ce cloisonnement permis par les services se traduit également dans les notifications envoyées par Chorus Pro sur le traitement en cours des factures émises ou reçues : les utilisateurs ne seront notifiés que pour les factures les concernant.

 

*Un utilisateur peut être habilité à un ou plusieurs services (ex : afin de ne lui donner de la visibilité que sur certaines factures)

Bilan des actions d’accompagnement en 2017

 

En soutien aux utilisateurs de Chorus Pro, l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) a mené plusieurs types d’actions :

L’AIFE à la rencontre des fournisseurs

L’AIFE s’est déplacée à la rencontre des utilisateurs de Chorus Pro dans de nombreuses villes françaises. Avec un total de 30 déplacements et plus de 900 participants, ces rencontres ont été l’occasion de présenter les fonctionnalités du portail Chorus Pro et de répondre aux questions des utilisateurs.

En réponse aux difficultés les plus fréquentes, l’AIFE a  choisi d’orienter une grande partie des thèmes de ses formations sur les principes d’utilisation de Chorus Pro, ainsi que sur le traitement des factures de marchés de travaux. La carte de France présentée ci-dessous récapitule les déplacements de l’AIFE en 2017.

 

 

 

Les webinaires

L’AIFE a proposé tous les mois cinq webinaires, suivis par plus de 11 500 utilisateurs de Chorus Pro.

Les thèmes présentés :

  • Premiers pas sur Chorus Pro pour les structures publiques
  • Premiers pas sur Chorus Pro pour les fournisseurs 
  • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOA
  • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOE
  • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les fournisseurs

 

L’accompagnement ciblé

Un accompagnement personnalisé est également proposé et assure un suivi opérationnel aux entreprises concernées par l’obligation légale de dématérialisation. Ainsi 71 entités ont été accompagnées dont 44 Grandes Entreprises, 18 Entreprises de Taille Intermédiaire, et 9 structures publiques.

Cet accompagnement d’une durée indicative de trois mois permet aux entités accompagnées de dématérialiser l’ensemble des factures à destination de la sphère publique. L’AIFE intervient pour aider la structure accompagnée dans son processus de collecte des données de facturation et dans la mise en œuvre de son raccordement à Chorus Pro.

 

 

L’AIFE à votre rencontre

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE)  se déplace pour y répondre.

Une présentation générale de Chorus Pro en partenariat avec le Comité Interprofessionnel des Fournisseurs du laboratoire est prévue :

  • À Paris le 31/01

 

Des présentation sur les marchés de travaux en partenariat avec les Fédérations Régionales des Travaux Publics sont prévues :

  • À Grenoble le 09/01
  • À Aix-en-Provence le 11/01
  • À Châlons-en-Champagne le 16/01
  • À Nantes le 18/01
  • À Nancy le 23/01
  • À  Paris le 23/01

 

Pour participer à ces réunions d’information, vous pouvez vous rapprocher des fédérations organisatrices.

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