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Prestataires de frais de justice, un meilleur accès à la documentation

Prestataires de frais de justice, vous avez été nombreux à nous faire des retours sur l'organisation de la documentation sur le site "Communauté Chorus Pro".

Afin de faciliter votre navigation, nous avons pris en compte vos remarques et refondu entièrement la page dédiée à votre documentation :

La nouvelle architecture est concentrée autour de deux rubriques clefs :

  • Les fondamentaux de Chorus Pro, avec notamment des éléments sur la création de compte utilisateur, la saisie d'un mémoire ainsi que le référentiel des tarifs et des prestations de frais de justice.
  • Pour aller plus loin, avec notamment la règlementation applicable aux mémoires de frais de justice, des modèles de documents, des bordereaux récapitulatifs pour la saisie des mémoires groupés et de la documentation technique sur le dépôt en masse de mémoires.

 

Ces modifications vous permettront d'accéder rapidement aux informations essentielles de la documentation et de faciliter votre accès à Chorus Pro.

 

Retrouvez l'ensemble de la documentation frais de justice en cliquant ici

 

Illustration validation des factures de vos sous-traitants

Comment valider les factures de vos sous-traitants ?

Vous êtes titulaire d'un marché et vous souhaitez valider les factures de vos sous-traitants ? Voici la démarche à effectuer en 3 étapes.

 

Étape 1 - Accéder à l'espace Factures à valider > Synthèse puis cliquer sur le numéro de la facture pour y accéder.

 

Étape 2 - Vérifier l'ensemble des éléments de la facture, télécharger si besoin les pièces jointes disponibles dans le bloc pièces jointes puis cliquer sur le bouton valider en bas de votre écran.

 

 

Étape 3 - Cocher vous êtes titulaire, dans le champ Complément d'information, ajouter votre message de validation puis cliquer sur Enregistrer.

 

Vous avez à présent validé la facture de votre sous-traitant. Celle-ci est automatiquement envoyée à la structure publique destinatrice.

Pour plus d'informations sur la sous-traitance, cliquer ici.

 

Envoyer vos factures en mode brouillon

Comment envoyer vos factures restées en mode Brouillon ?

Vous avez envoyé votre facture mais votre client public ne l'a pas reçu ? Elle est restée en mode brouillon.

Pour rappel, Chorus Pro prévoit l’enregistrement, la confirmation puis l’envoi de votre facture.

Si vous êtes concernés par cette problématique, voici la démarche à effectuer en 2 étapes :

Étape 1 - Accéder à l'espace Factures émises > Synthèse > cliquer sur le numéro pour accéder à l'écran de dépôt de votre facture

 

Étape 2 - En bas de votre écran, cliquer sur Valider et envoyer

 

  • Une fenêtre apparaît Confirmation d'envoi. Vérifier l'ensemble des informations et cliquer sur Confirmer et envoyer

 

 

Votre facture est à présent envoyée, le récapitulatif de dépôt s'affiche à votre écran et la phrase suivante indique que votre facture est en cours de transmission :

Exemple : "La facture n° 17052019 est validée, elle est en cours de transmission au service concerné"

Ecran récapitulatif lors de l'envoi d'une facture

Lien d'activation perdu ? ClaudIA vous aide à le régénérer !

Afin de finaliser votre inscription sur Chorus Pro, vous devez cliquer sur le lien d'activation reçu par mail sur votre adresse électronique de connexion.

Pour commencer à déposer vos factures sur Chorus Pro, il est indispensable d'avoir cliqué préalablement sur ce lien. Pensez à vérifier vos courriers indésirables ou spams.

 

En cas de non réception, d'expiration ou en cas de perte du mail contenant le lien, vous pouvez le recevoir à nouveau en effectuant la manipulation suivante :

 

Étape 1 - Accéder à Chorus Pro en cliquant ici

Cliquer sur Besoin d'aide ? Posez une question afin que ClaudIA apparaisse , saisir la phrase suivante dans le chat :

Bonjour, je ne trouve pas le mail avec le lien pour activer mon compte

 

Étape 2 - ClaudIA vous renvoie le mail dans lequel se trouve le lien d'activation :

 

Le mail est renvoyé sur l’adresse de connexion saisie lors de la création de votre compte

Les formations en ligne gratuites du mois de mai

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois de mai en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les webinaires du 09 mai et du 23 mai dédiés aux fournisseurs vous montreront comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 16 mai dédié aux entités publiques se concentrera principalement sur :

  • La création et la gestion d'un compte utilisateur
  • La gestion d'une fiche structure

 

La seconde partie de la formation en ligne dédiée aux entités publiques qui aura lieu le 28 mai vous permettra de savoir comment :

  • Rechercher les factures transmises par vos fournisseurs
  • Les traiter
  • Transmettre une facture
  • Suivre le traitement des factures transmises

 

Le webinaire du 16 mai dédié aux prestataires de justice a pour objectif de présenter :

  • Les principes de fonctionnement de Chorus Pro
  • Les spécificités de l'espace "Mémoires de frais de justice"

 

Le webinaire du 15 mai dédié au DUME (Document Unique de Marché Européen), qui s'adresse en priorité aux entreprises, vous montrera comment :

  • Répondre à des consultations publiques avec le e-DUME
  • Gagner du temps dans les réponses des appels d'offres publics dématérialisés en utilisant le formulaire

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

visuel Rencontre AIFE

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre.

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…), afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur, vous trouverez l’information, cliquez ici.

Si vous souhaitez organiser une présentation Chorus Pro par un expert de l’AIFE, veuillez remplir le formulaire de demande ici.

 

Voici nos prochains rendez-vous du mois de mai :

  • Chessy le 23/05, en partenariat avec le Service Départemental d'Incendie et de Secours de Seine et Marne.
  • Évry-Courcouronnes le 23/05, en partenariat avec la Direction Départementale des Finances Publiques de l’Essonne.
  • Épinal, le 27/05, organisé par la Confédération de l'Artisanat et des Petites Entreprises du Bâtiment.
Visuel d'illsutration ajout rejet de factures

Amélioration gestion des avoirs sur factures rejetées

Afin d'améliorer l'utilisation de Chorus Pro, une évolution pour faciliter la gestion des avoirs a été apportée.

 

Son objectif est de ne plus mettre à disposition des entités publiques les avoirs liés à des factures préalablement rejetées, afin d'éviter que ces avoirs ne soient également rejetés.

Les avoirs liés aux factures rejetées ne sont donc plus considérés comme des factures à traiter :

  • Ils ne sont pas envoyés aux destinataires raccordés en EDI
  • Ils ne sont pas visibles sur le portail dans la liste des factures à traiter de l'espace "Factures reçues"
  • Ils ne sont pas restitués par les API de recherche de demandes de paiement reçues à traiter
  • Ils passent automatiquement à l'état "prise en compte par le destinataire". ce nouveau statut est transmis aux émetteurs de factures abonnés aux flux cycles de vie (FEN1200A, FEN1201A)

 

Il existe des conditions de filtre pour limiter l’envoi des avoirs :

  • L’avoir doit faire référence à une facture au statut ‘Rejetée’ dans Chorus Pro via le N° de facture d’origine.
  • L’émetteur de l’avoir doit être identique à l’émetteur de la facture rejetée
  • Le « montant HT global » de l’avoir en valeur absolue doit correspondre au « montant HT global » de la facture.

 

Retrouvez le détails de cette évolution en cliquant ici.

visuel rejet de facture

Comment traiter les factures rejetées ?

Depuis la dernière version de Chorus Pro (avril 2019), deux évolutions liées aux factures rejetées ont été mises en œuvre.

Acquittement facilité des factures rejetées et suspendues

L’écran d’acquittement des factures  qui apparaît sur le portail aux utilisateurs habilités n’est plus bloquant pour poursuivre les traitements. Toutefois, tant qu’il reste des factures à acquitter, il apparaît à la connexion suivante.

D’autre part, cet écran affiche de nouveaux champs qui permettent d’avoir une meilleure compréhension sur la facture rejetée.

Les champs ajoutés sont les suivants :

  • Désignation SIRET destinataire
  • Libellé service destinataire
  • Montant TTC
  • Mél contact utilisateur à l’origine du rejet ou de la suspension
  • Coche ‘Acquitté’

 

Traitement des factures rejetées

Comment traiter les factures rejetées ?

Il est possible pour les émetteurs de factures, via le portail ou via API de traiter les factures rejetées. De ce fait, elles disparaissent de l’espace ‘factures à traiter’. La liste de travail est ainsi nettoyée des factures sur lesquelles il n’y  a plus d’action à réaliser.

Dans les écrans de synthèse des espaces ‘Factures émises’ et ‘Factures de travaux’, il est ajouté une coche ‘traitée’. Celle-ci n’est accessible que pour les factures au statut ‘Rejeté’. Il est possible de traiter une facture unitairement ou sur une sélection de factures.

 

Comment afficher les factures rejetées traitées ou non ?

Dans les écrans de recherche des espaces ‘Factures de travaux’ et Factures émises’, au niveau des critères avancés, deux nouveaux champs sont proposés :

  • Afficher les factures rejetées déjà traitées : il est possible de rechercher toutes les factures qui ont été traitées (via l'onglet de synthèse - factures à traiter)
  • Afficher les factures rejetées non traitées : Recherche des factures

 

Comment connaître l’utilisateur qui a traité la facture rejetée ?

Dans le suivi des actions de l’utilisateur ‘Consultation facture’ > ‘Suivi de traitement’, il est tracé l’utilisateur qui a traité la facture.

 

La documentation détaillée de cette évolution est accessible en cliquant ici.

visuel prestataires de frais de justice

Des tutoriels pour les prestataires de frais de justice

Vous êtes intervenu suite à une prescription d’un magistrat ou sous son contrôle, dans le cadre d’une procédure judiciaire ?

Vous souhaitez maintenant demander le paiement de votre mémoire de frais de justice?

C'est désormais possible en 6 minutes en suivant nos tutoriels en ligne.

 

En plus de ceux déjà présents sur les chaînes Dailymotion et Youtube de l'AIFE, deux nouvelles vidéos sont spécialement mises à disposition des prestataires de frais de justice :

 

Comment saisir un mémoire de frais de justice sur Chorus Pro ?

Retrouvez directement notre tutoriel sur Dailymotion en cliquant ici ou sur Youtube en cliquant ici.

 

Comment saisir une sollicitation dans le cadre des mémoires de frais de justice ?

Retrouvez directement notre tutoriel sur Dailymotion en cliquant ici ou sur Youtube en cliquant ici.

 

 

Nanterre

25 juin 2019

 

L’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) interviendra en partenariat avec la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) pour une présentation du portail Chorus Pro et d'une démonstration commentée de l'outil.

 

Au programme

  • Les origines du projet Chorus Pro et calendrier d’obligation
  • Le périmètre et les cibles
  • Les grands principes de fonctionnement
  • Les atouts du portail pour les entreprises
  • Une Démonstration commentée de l’outil
  • Une Séance de questions/réponses
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