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Visuel RGPD

Chorus Pro et la règlementation RGPD

Chorus Pro évolue constamment, et toujours dans le sens de l'utilisateur.
C'est pourquoi il est question aujourd'hui de RGPD et de son application concrète.

Le Règlement Général pour la Protection des Données est un texte de l'Union Européenne qui constitue la référence en matière de protection des données à caractère personnel. En d'autres termes, ce règlement renforce et unifie la protection des données pour les individus membres de l'Union Européenne.

 

C'est dans ce sens que nous appliquons ce règlement à Chorus Pro, en mettant en place une solution de consentement de l'utilisateur quant à l'utilisation de ses données personnelles.

  • Une case à cocher a été ajoutée à l'écran d'inscription de l'utilisateur à Chorus

Cocher cette case permet à l'utilisateur d'accepter ou refuser qu'un certain nombre d'informations (nom, prénom et adresse mail) soient utilisées par le Ministère de l'Action et Comptes publics dans le cadre d'enquêtes de satisfaction.

écran d'inscription mode déconnecté

 

  • L'utilisateur peut, à tout moment, exercer son droit de retrait en décochant cette option sur l'écran de modification de son espace "Mon compte".

A noter que cette modification n'est possible que si l'utilisateur courant  est l'utilisateur titulaire du compte à modifier.

écran mon compte

 

Les formations en ligne gratuites du mois d'avril

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois d'avril en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les webinaires du 4 avril et du 25 avril dédiés aux fournisseurs vous montreront comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 15 avril expliquera comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre.

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…), afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur, vous trouverez l’information, cliquez ici.

Si vous souhaitez organiser une présentation Chorus Pro par un expert de l’AIFE, veuillez remplir le formulaire de demande ici.

 

Voici nos prochains rendez-vous du mois d'avril :

  • Toulouse le 04/04, en partenariat avec la Fédération du Bâtiment et des Travaux Publics de la Haute Garonne
  • Dammarie-les-Lys 18/04, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment Ile-de-France Est
déclarer ses frais de déplacement

Prestataires de frais de justice : Comment déclarer les frais de déplacement et d’affranchissement ?

Vous êtes intervenu suite à une prescription d’un magistrat ou sous son contrôle, dans le cadre d’une procédure judiciaire ?

Dans le cas où le remboursement des frais de déplacement est possible, il est nécessaire de déclarer le montant total de ces frais. Ces derniers regroupent les indemnités de mission (repas, hébergement, frais kilométriques) et les remboursements de frais de transport (titre de transport, péage…). Les frais d’affranchissement sont également à inclure dans les frais de déplacement. L'ensemble est appelé "frais divers" dans Chorus Pro et un bordereau vous permet de calculer le montant total à déclarer lors de la saisie de votre mémoire.

Ce bordereau se présente sous forme d'outil de type tableur et vous permet de renseigner le récapitulatif de vos frais divers.

 

Prérequis : Se doter d’un logiciel de tableur

Le fichier fourni est au format « xls », il s’ouvre avec la plupart des logiciels de bureautique offrant une fonctionnalité de tableur, notamment :

 

Étape 1 : Connectez-vous à Chorus Pro

Identifiez-vous sur Chorus Pro et allez dans "Mémoires de frais de justice" => "Saisir mémoire" :

 

Etape 2 : Accéder au bordereau récapitulatif des frais divers

Après avoir renseigné l'en-tête du mémoire, il est nécessaire de remplir la ligne de prestation. L’écran suivant s’affiche, cliquez alors sur "Détail des frais divers" :

Renseigner le bordereau récapitulatif des frais divers

 

Ouvrez le fichier sur votre ordinateur :

Fenetre window d'ouverture de fichier

 

Etape 3 : Remplissez le bordereau

Le fichier ci-après s'ouvre alors à l'écran. Saisissez les données relatives à vos frais :

bordereau-rempli

Relevez le montant figurant en case « F30 : MONTANT TOTAL (à reporter dans la case « Frais divers ») » et enregistrez le fichier sur votre ordinateur. Vous devrez par la suite le joindre à votre mémoire.

 

Etape 4 : Reporter le montant des frais divers sur Chorus Pro

Retournez sur l’écran de Chorus Pro et remplissez la case « Frais divers » avec le montant relevé dans le fichier.

 

Il vous reste ensuite à aller dans « Lier pièce jointe » pour joindre le fichier à la ligne de prestation.

 

 

Réunion en régie publicataire

Chorus Pro et les régies publicitaires

En tant que mandataires des annonceurs au sein d'un marché de l’espace publicitaire, les agences médias héritent de l’obligation de réception des factures dématérialisées à laquelle est soumis les annonceurs publics.

Elles doivent donc être en capacité de recevoir via Chorus Pro les factures émises par les différentes régies publicitaires.

Vous trouverez ci-après les informations à retenir ainsi que les modes opératoires  à mettre en place pour la réception de ces factures.

 

Les acteurs du processus

  • L’Annonceur (entité publique) qui est à l’origine de la campagne de communication et qui en est le donneur d’ordre
  • L’Agence Média (entité privée) qui a pour mission de conseiller l’annonceur sur sa stratégie publicitaire et qui est souvent mandatée auprès de la Régie Publicitaire pour opérer l’achat d’espace pour le compte de l’Annonceur.
  • La Régie Publicitaire (entité privée) qui commercialise les espaces publicitaires des supports qu’elle a en régie.

 

La solution mise en place dans Chorus Pro

A la demande de l’association  de l’interprofession publicitaire EdiPub, une expérimentation sur la transmission des factures des supports média vers l’annonceur public  a été menée sur l’année 2018 via Chorus Pro.

La solution testée et validée pendant cette expérimentation consiste à permettre à un gestionnaire de l’Agence Média  d’accéder à Chorus Pro via un service dédié à la réception des factures. Ce service doit être  créé au sein d’un SIRET de l’annonceur, selon 2 modalités possibles :

  • un seul SIRET de réception pour tout type de facture avec création de services pour les agences média (1 service par agence, cf. nomenclature GLN en annexe des modes opératoires)

 

Processus d'échange siret unique/service dédié aux factures de régie

 

  • un SIRET dédié aux factures de la régie avec création de services pour les agences média (1 service par agence, cf. nomenclature GLN en annexe des modes opératoires)

NB : les ministères et services de l’Etat utiliseront uniquement cette deuxième modalité.

Processus d'échange siret unique/service dédié aux factures de régie

 

Dans Chorus Pro, l’utilisateur de l’agence média sera rattaché à une structure de l’annonceur public afin de pouvoir réceptionner les factures émises par la régie publicitaire.

Cette modélisation, permet de mettre en œuvre l’obligation légale et maintenir l’étanchéité de périmètre entre toutes les factures reçues.

Les factures reçues pour une entité publique et les factures reçues dans le cadre d’un marché publicitaire – qui doivent être gérées uniquement par les utilisateurs de la régie publicitaire.

Les bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la solution :

  • Indiquer, dès l’attestation de mandat, les informations nécessaires à la facturation via Chorus Pro : SIRET, code service, numéro d’engagement (commande)
  • Modifier les libellés des SIRET dédiés à la réception exclusive des factures de régie afin d’éviter la transmission par d’autres fournisseur sur ce SIRET. Vous pouvez utiliser par exemple : « Réservé aux marchés de régie publicitaire ([Annonceur])»
  • Créer les services en respectant la nomenclature proposée: chaque agence à son propre code, il sera identique au sein de chaque structure annonceur. Cette nomenclature peut également être utilisée pour ajouter des règles d’exclusion dans le système de gestion des entités publiques, raccordée en EDI ou API. En effet, dans la mesure où ces factures seront gérées et payées par l’agence média, elles ne doivent pas arriver dans le SI de l’annonceur.

 

La documentation disponible 

Afin de faciliter la mise en œuvre de la réception des factures de régie publicitaire, vous trouverez sur la Communauté Chorus Pro :

  • Le mode opératoire pour le traitement des factures en régie lorsque l’annonceur est une entité publique relevant du périmètre État
  • Le mode opératoire pour le traitement des factures en régie lorsque l’annonceur est une entité publique relevant du périmètre hors État (collectivités, établissements publics…)
  • Les spécifications externes de Chorus Pro mises à jour
  • Un modèle d’attestation de mandat est inséré dans chaque mode opératoire.
Les évolutions Chorus Pro

Gestion des évolutions de Chorus Pro – Finalisation du troisième cycle

Le troisième cycle des évolutions a été finalisé lors de l’IPM du 13 mars 2019.  Des axes d’améliorations ont  été proposés. Dans ce cadre, le processus de gouvernance des évolutions a été revu selon le principe suivant :

Le cycle des évolutions Chorus PRO devient un processus continu sur l’année.

In fine, l’Instance de Pilotage Mutualisé (IPM) se tient pour définir quelles seront les évolutions mises en œuvre dans les livraisons à venir.

 

Les ateliers thématiques retenus pour le cycle 2019/2020 sont :

  • Facture de travaux
  • Flux entrants et flux pivot

 

Les évolutions actées dans le troisième cycle

 

Espace engagement :

Un espace engagement est aujourd'hui disponible dans Chorus Pro pour permettre aux fournisseurs de consulter les engagements juridiques émis par les services de l'Etat.

 

Une étude a été réalisée pour étendre cet espace aux engagements des entités publiques hors état. Lors de cet IPM, il a été décidé :

  • la mise en place d’un référentiel engagement ouvert à toutes les structures publiques
  • la création d’API pour qu’une structure publique puisse transmettre ses engagements
  • l’ouverture d’un espace ‘Engagement émis’ pour qu’une structure publique puisse consulter/créer ses engagements.
Claudia desktop

ClaudIA et ses nouvelles fonctionnalités

ClaudIA, votre assistante virtuelle, évolue !

De nouvelles fonctionnalités ont été mises en œuvre afin de faciliter son utilisation et votre navigation sur Chorus Pro.

Ensemble des fonctionalités ClaudIA

 

Afin de limiter la gêne lors de la lecture ou de la saisie sur Chorus Pro,

  • la fenêtre conversationnelle peut être réduite sans perte de la conversation en utilisant le bouton de réduction. La fenêtre apparait alors sous la forme d’une pastille ClaudIA. Il vous suffira de cliquer dessus de nouveau afin d'agrandir la fenêtre.
  • Elle peut être déplacée, qu’elle soit au format réduit ou non.
  • Elle peut également être agrandie via la double flèche dynamique apparaissant en bordure de la fenêtre.

Claudia réduite agrandie ou déplacée

 

Pour faciliter l'accessibilité de l'ensemble des utilisateurs, ClaudIA transpose de façon automatique le langage écrit en langage parlé et inversement

Bouton son  : Le texte en voix  via le haut-parleur situé dans le haut de la fenêtre conversationnelle

Bouton micro : La voix en texte via le micro situé en bas de la fenêtre conversationnelle . Cette fonctionnalité n’est disponible que sur le navigateur Chrome.

 

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance Chorus Pro.

La chaine Youtube de l'AIFE fait peau neuve

La chaine Youtube de l'AIFE fait peau neuve en vous proposant des playlists !

 

Disponible et accessible autant sur mobile et tablette que sur ordinateur, l'AIFE met à votre disposition divers contenus, dont des témoignages d'utilisateur de Chorus Pro, leurs retours d'expérience mais aussi et surtout des tutoriels.

 

Vous retrouvez ainsi 4 playlists, se déclinant ainsi :

  • Tutoriels: des vidéos décrivant précisément les fonctionnalités de Chorus Pro (Saisir une facture, une sollicitation, etc.)
  •  Motion design: des vidéos décrivant les activités principales de l'AIFE (Chorus Pro, Dume, etc.)
  • Témoignages: des entretiens d'utilisateurs de Chorus Pro et leurs appréciations quant aux avantages mis à la disposition du public visé
  • Institutionnel: des rapports d'activités portant sur la mobilité, l'agilité ou l'Intelligence Artificielle mises en place par l'AIFE

Playlists Youtube de l'AIFE

 

N'hésitez pas à vous rendre sur notre chaîne vous abonner pour être au courant des dernières actualités.

Vous pouvez aussi retrouver ces contenus sur Dailymotion.

 

Utilisateurs API : Comment changer votre mot de passe technique ?

Rien de plus facile que de changer son mot de passe technique.
Mais avant tout, rappelons les fondamentaux !

 

Qu'est ce qu'un utilisateur technique ?

C'est l'utilisateur qui permet aux systèmes d'information externes de se connecter au système Chorus Pro en mode API. C'est donc à travers ce compte utilisateur que vous pourrez utiliser les services API, que ce soit pour envoyer vos factures, les consulter ou accéder aux nombreux autres appels de services disponibles via API.

 

Quand est ce qu'il y a nécessité à changer de mot de passe technique?

Le mot de passe de l'utilisateur technique doit être modifié tous les 424 jours, soit tous les 14 mois afin de garantir la sécurité des échanges de données effectués en API.

Pour rappel, seul le gestionnaire principal de la structure est habilité à modifier ce mot de passe.

 

Comment procéder ?

Une fois connecté sur Chorus Pro, rendez-vous dans l'espace Activité du gestionnaire :

  • Choisissez la structure pour laquelle vous devez changer le mot de passe.
  • Cliquez sur l'utilisateur technique (dans la liste des utilisateurs rattachés à la structure).
  • Réinitialisez le mot de passe utilisateur technique
  • Confirmez la modification apportée.

Nous conseillons ensuite d'exporter les informations de connexion afin d'avoir toujours ces données à portée de main. Le gestionnaire principal recevra quoiqu'il arrive l'information par mail et pourra la transmettre à l'opérateur dématérialisation pour ses appels API.

 

Pour plus de détails sur la réinitialisation du mot de passe, ou simplement sur la création d'un compte technique, rendez-vous sur la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

 

Assistance ClaudIA pour activation désactivation structure publique

Comment activer/inactiver une entité publique via ClaudIA ?

Nous avons simplifié la procédure d'activation/inactivation des entités publiques dans Chorus Pro.

Il est aujourd'hui possible de passer directement par l'assistante virtuelle ClaudIA.

Pour cela, il est nécessaire :

  • D'être gestionnaire principal ou secondaire de la structure à activer ou à inactiver
  • De disposer des données de connexion afin d'accéder à Chorus Pro

 

En mode connecté, ClaudIA vous propose son aide  à travers l'option "Je veux activer/inactiver ma structure publique". Il faut ensuite suivre les indications données en fonction du cas rencontré.
A noter que dans le cas d'une demande d'inactivation de structure, deux cas peuvent être distingués :

  • Le SIRET est inactif en base SIRENE
  • Le SIRET est actif en base SIRENE

 

Deux procédures sont alors proposées. Vous pouvez en retrouver le détail en cliquant ici ou en vous rendant à l'adresse suivante.

En fin de processus, il vous est demandé d'évaluer la prestation de ClaudIA en cliquant sur le pouce vert ou rouge en fonction de votre niveau de satisfaction.

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