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Prestataire de frais de justice, Comment traiter vos mémoires de frais de justice ?

Votre mémoire a été refusé par le service centralisateur ? Ce guide vous présente la démarche à suivre dans cette situation.

Pourquoi un mémoire est-il refusé ?

Le service centralisateur peut rejeter un mémoire lorsqu’il constate une erreur sur les données du mémoire ou si une pièce jointe y est manquante. Un mémoire à l’état “refusé” ne sera donc pas mis en paiement.

Que faire ?

Il faut consulter le motif de rejet précisé sur le  mémoire.

Vous pouvez accéder au mémoire en cliquant sur l’espace Mémoire de frais de Justice, ensuite sur l’onglet « Synthèse », puis sur le numéro du mémoire refusé :

Schéma des actions possibles après le refus d'un mémoire - dupliquer - abandonner
Schéma des actions possibles après le refus d'un mémoire - dupliquer - abandonner

Deux actions vous sont alors proposées : soit vous choisissez d'abandonner ce mémoire, soit vous choisissez de dupliquer ce mémoire.

  • Vous choisissez d'abandonner ce mémoire si vous ne souhaitez pas y donner suite. Exemples : il s’agit d’un doublon créé par erreur, la prestation ne relève pas des frais de justice,...
  • Dans l'onglet "Synthèse", dans le bloc "mémoire à traiter", vous pouvez cliquer sur la croix présente dans la colonne "Actions"

Le statut du mémoire rejeté passera alors de “refusé” à “abandonné”.

  • Vous choisissez de dupliquer pour créer un nouveau mémoire identique en tous points à celui qui a été refusé (champs et pièces jointes). Vous modifiez tout ce qui doit l’être, ajoutez les pièces jointes manquantes, etc (en fonction du motif du refus) et envoyez ce nouveau mémoire, qui portera un n° propre. Le statut du mémoire qui avait été rejeté passera alors de “refusé” à “dupliqué post-refus”.
  • Dans l'onglet "Synthèse", dans le bloc "mémoire à traiter", vous pouvez cliquer sur le logo dupliquer présent dans la colonne "Actions".

Vous pourrez ensuite modifier tout ce qui doit l’être en fonction du motif du refus et y ajouter les pièces jointes manquantes, et renvoyer ce nouveau mémoire, qui portera un nouveau numéro (différent du refusé).

Le statut du mémoire rejeté passera alors de “refusé” à “dupliqué post-refus”.

 

Ci-dessous un schéma présentant ce processus :

Schéma des actions possibles après le refus d'un mémoire
Schéma des actions possibles après le refus d'un mémoire

le  nouveau mémoire ne doit pas être identique en tous points au précédent, il doit tenir compte des demandes faites lors du rejet.

La balance - symbole de la Justice

Mémoires de frais de justice : Vous disposez d’un délai d’un an pour déposer vos mémoires de frais de justice

Les services du Ministère de la Justice nous informent de nouvelles modalités pour le dépôt des mémoires.

Pour toutes vos prestations réalisées à compter du 31 décembre 2020, vous disposez d'un délai d’an à compter de l'achèvement de la mission pour adresser votre mémoire de frais de justice à la juridiction compétente via Chorus Pro.

 

Vous pourrez obtenir plus de détails sur le site du Ministère de la Justice à partir du lien suivant : http://www.justice.gouv.fr/organisation-de-la-justice-10031/frais-de-justice-12698/frais-de-justice-retablissement-dun-delai-de-forclusion-34052.html  

 

N.B. : Pour les prestations achevées avant le 31 décembre 2020, vous n'êtes pas soumis au nouveau délai d'un an pour déposer vos mémoires de frais.

Image de présentation de l'article "Annuaire des structures publiques

Rappel sur l’annuaire des services publics

 

L’AIFE met à votre disposition un annuaire des services publics mis à jour chaque semaine et qui vous permet de retrouver des informations précises sur vos clients publics.

L’annuaire est disponible sur le site de la communauté chorus pro, sous l’onglet « Factures et demandes de paiement », dans le bloc « Facturation électronique », le sous-bloc « Emetteur ».

 

Ecran d'information pour retrouver la rubrique "Annuaire"

 

Avec l’annuaire vous pouvez récupérer un certain nombre d’informations sur votre client, notamment le SIRET, l’adresse postale, le courriel du service.

 

Ecran de présentation de la rubrique "Annuaire des structures publiques"

 

En cliquant sur le petit bouton « + » dans la colonne « Statut », vous pourrez obtenir des informations supplémentaires vous permettant de faciliter votre demande de paiement.

  • Vous saurez si le Siret est actif ou non pour le dépôt
  • Vous verrez si le numéro d’engagement et/ou le code service doivent être obligatoirement renseignés lors du dépôt des factures.
  • Vous saurez si la structure publique est une MOA ou non.
  • Vous pourrez savoir si l’entité publique renvoie ou non le statut « mise en paiement » au moment de la mise en paiement par le comptable.

 

Autant d’informations qui peuvent vous permettre de gagner du temps lors du dépôt de votre facture.

 

Ecran de présentation des services dans l'annuaire des structures publiques

 

En cliquant sur « + Service », vous pourrez obtenir la liste de l’ensemble des services de la structures publiques avec les codes services et différents éléments d’adresse.

Illustration du transfert des droits du gestionnaire principal

Comment réagir en cas de non-transfert des droits de gestionnaire principal ?

Vous venez de prendre un nouveau poste dans lequel vous devez utiliser Chorus Pro, et vous vous rendez compte que votre prédécesseur ne vous a pas transféré les droits de gestionnaire principal ?

Voici  la démarche à suivre dans une telle situation.

Pour commencer, connectez-vous à votre compte Chorus Pro.

Si vous ne disposez pas de l’espace « Sollicitations émises »

  1. Déconnectez-vous de votre compte Chorus Pro
  2. A partir de la page d’accueil, descendez en bas de l’écran et cliquez sur « Nous contacter » dans le bloc « Nous connaître »
  3. Cliquez sur « Saisir sollicitation »
  4. Remplissez le formulaire et décrivez votre situation dans le champ « Description »

Une fois la sollicitation reçue, le support vous demandera de remplir ce certificat administratif (la version anglaise du présent document est disponible en bas de page) l’autorisant à procéder au transfert des droits de gestionnaire principal. Celui-ci devra être signé par le responsable de votre entreprise. Lorsque le certificat dûment complété aura été transmis au support, les droits de gestionnaire principal pourront vous être transférés.

Si vous disposez de l’espace « Sollicitations émises »

  1. Cliquez sur l’espace « Sollicitations émises »
  2. Cliquez sur « Saisir sollicitation »
  3. Remplissez le formulaire et décrivez votre situation dans le champ « Description »
  4. Cliquez sur « Enregistrer »
  5. Remplissez un certificat administratif autorisant le support à procéder au transfert des droits de gestionnaire principal. Celui-ci doit être signé par le responsable de votre entreprise. Le modèle du certificat est disponible ici.
  6. Cliquez sur « + Gestion des pièces-jointes »
  7. Cliquez sur l’icône de téléchargement dans le champ « Sélection de la pièce-jointe » et sélectionnez le certificat administratif préalablement rempli
  8. Sélectionnez le type de pièce-jointe
  9. Cliquez sur « Ajouter » puis sur « Retour »
  10. Cliquez sur « Valider et envoyer »

Une fois la sollicitation reçue, le support pourra traiter votre demande et vous transférer les droits de gestionnaire principal.

La version anglaise du certificat administratif de transfert de droit est accessible ici.

Image d'illustration - rappel sur les webinaires

C’est la rentrée, participez à nos webinaires et classes virtuelles pour mieux appréhender Chorus Pro

Pour cette rentrée, les équipes de Chorus Pro reprennent leurs différentes offres d’accompagnement pour vous permettre d’effectuer plus sereinement vos opérations de dépôt et/ou de réception de factures et pièces de facturation.

 

Que vous soyez entreprises ou administrations publiques, nous disposons de webinaires thématiques (MOE, MOA, création de compte, dépôt de factures simples, entités publiques…) vous permettant de développer les bonnes pratiques et de poser vos questions afin d’avoir des éclairages sur l’utilisation de Chorus Pro.

Vous pourrez aussi vous inscrire aux classes virtuelles, où vous pourrez prendre la parole et échanger avec l’expert Chorus Pro en charge de la présentation. Les classes virtuelles sont conseillées pour des problèmes spécifiques que vous n’arriveriez pas à résoudre par vous-même.

 

Pour vous inscrire webinaires ou aux classes virtuelles c’est par ici

 

Enfin, le site de la communauté chorus pro vous donne accès à une base de données documentaire importante qui vous permettra de vous auto-former mais aussi d’organiser des formations pour vos équipes.

 

Bon courage et à bientôt sur nos offres d’accompagnement Chorus Pro.

Illustration article - La parole aux utilisateurs

La parole aux utilisateurs

Ce mois-ci, Anne E., assistante gestion comptable dans la fonction publique territoriale, nous partage son ressenti sur l’utilisation de Chorus Pro.

 

- Bonjour Anne, vous utilisez Chorus pro depuis un moment, qui sont vos clients publics ?

 

Nous travaillons essentiellement avec des mairies et des sociétés d’économie mixte.

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

 

J’ai découvert Chorus Pro à l’occasion de ma première prise de poste en tant que compte, en 2016.

 

 - Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

 

J’ai pu m’appuyer sur mes collègues qui m’ont partagé leurs connaissances de l’outil ainsi que leurs bonnes pratiques. J’ai également utilisé la documentation présente sur le site de la Communauté Chorus Pro.

 

- Avez-vous eu l’occasion de participer à des classes virtuelles ? Que vous ont – elle apportées ?

 

Les classes virtuelles m’ont permis de bien comprendre le processus global et d’apprendre des astuces pour optimiser l’utilisation de Chorus Pro.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

 

Chorus Pro permet d’avoir un suivi de l'avancement des factures du marché, d’assurer la rapidité de la réception des factures. Enfin, Chorus Pro offre la possibilité de correspondre avec les différents acteurs lors du traitement des factures.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutant sur Chorus Pro ?

 

Je leur conseillerais de profiter du dispositif d’accompagnement mis en place par l’AIFE : participer aux webinaires et aux classes virtuelles, et consulter la documentation sur la Communauté Chorus Pro.

Illustration article remboursement DEMATIC

DémaTIC : Début de la campagne de remboursement 2021 au titre des achats 2020 éligibles

Depuis juillet 2021, vous pouvez demander le remboursement partiel de la taxe intérieure de consommation sur les produits énergétiques (TICPE) et de la taxe intérieure de consommation du gaz naturel (TICGN) sur vos dépenses de carburant et de gaz naturel de 2020 via Chorus Pro.

 

Les produits éligibles au remboursement partiel de ces taxes sont les suivants : gazole non routier (GNR), fioul lourd, gaz de pétrole liquéfié (GPL) et gaz naturel.

Le gaz naturel à usage carburant (également appelé « gaz naturel véhicule » ou GNV) s’ajoute à la liste des produits ouverts au remboursement partiel de la TICGN pour les achats effectués à partir du 1er janvier 2020. Son remboursement est fixé à 4,69 euros/MWh.

 

Faites votre demande via le portail Chorus Pro en remplissant le formulaire dédié depuis l'espace "Demande de remboursement TIC".

Vous devrez, à l'appui de votre demande :

  • Enregistrer sur votre compte, le RIB sur lequel vous souhaitez être payé ;
  • Joindre les factures indiquant vos dépenses de carburant de l'année ;
  • Joindre, le cas échéant, les pièces justificatives nécessaires en fonction de la situation de votre entreprise (liste ici)

Si vous avez besoin de plus de renseignements pour compléter votre demande sur Chorus Pro, consultez les guides utilisateurs dédiés ici.

Comment traiter les factures reçues et émettre des factures vers une autre entité publique sur Chorus Pro

Cette formation est gratuite. Elle s'adresse aux entités publiques.

Cette formation en ligne a pour objectif de comprendre le fonctionnement du portail Chorus Pro et maîtriser les fonctionnalités suivantes :
• Rechercher, consulter et traiter les factures transmises par vos fournisseurs
• Transmettre une facture (facturation intra sphère publique)
• Suivre le traitement des factures transmises

 

Vous pouvez télécharger ici le support de la session  «Comment traiter les factures reçues et émettre des factures vers une autre entité publique sur Chorus Pro». Ce document vous permettra de revenir sur les notions et les démonstrations abordées au cours du webinaire.

 

Vous trouverez ci-dessous les dates des prochaines sessions de formation proposées ainsi que leurs liens d'inscription :

20 janvier 2022 de 10h00 à 11h30

 

Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les paramètres des entités publiques

Cette formation est gratuite.

 

Ce webinaire s’adresse aux structures publiques. Il présente les prérequis et procédures de création de compte dans l’outil Chorus Pro.

Vous pouvez télécharger ici le support de la session  «Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les paramètres des entités publiques». Ce document vous permettra de revenir sur les notions et les démonstrations abordées au cours du webinaire.

Vous trouverez ci-dessous les dates des prochaines sessions de formation proposées ainsi que leurs liens d'inscription :

18 janvier 2022 de 14h00 à 15h30

 

Illustration article top 5 questions

MOE – Comment prendre en compte les factures des sous-traitants de vos fournisseurs

Dans les marchés de travaux, les sous-traitants de 1er rang (admis au paiement direct) déposent leurs factures sur Chorus Pro en vue de leur paiement. Ces demandes de paiement des sous-traitants sont adressées au titulaire du marché pour qu’il les incorpore dans son projet de décompte mensuel ou final.

Une fois les demandes de paiement validées par le fournisseur, Chorus Pro les achemine vers la MOE pour une « prise en compte ».

La MOE reçoit donc les factures des sous-traitants des titulaires du marché dans l’onglet synthèse de l’espace « Factures de travaux ».

Illustration MOE - Prendre e ncompte les factures des sous traitants de vos fournisseurs

 

Il devra alors cliquer sur le numéro de facture dans la synthèse. Il sera redirigé vers l’écran de consultation avec toutes les informations de la demande de paiement.

 

MOE cycle de vie de factures 2

 

Tout en bas de cet écran, la MOE trouvera des possibilités d’actions. Si la demande de paiement est conforme à la prestation du sous-traitant, la MOE n’aura qu’à cliquer sur le bouton « Prendre en compte ».

 

MOE Cycle de vie de facture 3

 

Pour rappel, c’est bien le titulaire de marché lors de son dépôt de projet de décompte mensuel qui initie le dossier de facturation qui aboutira au paiement des acteurs du marché de travaux. La transmission de la demande de paiement du sous-traitant est un préalable dans les marchés où il y a des sous-traitants, mais celle-ci n’entraîne pas automatiquement le paiement du sous-traitant.

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