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Comment changer votre SIRET dans Chorus Pro ?

Chaque entité, publique ou privée, se voit attribuer, lors de son immatriculation, un numéro de SIRET composé du :

  • code SIREN (9 chiffres) qui désigne l’entreprise
  • code NIC (5 chiffres) permettant l’identification géographique de chacun des établissements d’une entreprise

 

Le SIREN désignant l’entreprise n’a pas vocation à évoluer entre l’immatriculation et la cessation d’activité. En cas de déménagement, de changement d’adresse ou de transfert du siège social, c’est donc sur les cinq derniers chiffres correspondant au NIC que s’effectuera la modification du numéro de SIRET.

Dans Chorus Pro, que ce soit pour une structure privée ou publique (hors collectivités locales), il n’est pas nécessaire de passer par une sollicitation pour effectuer ce changement. En effet, si vous êtes le gestionnaire principal ou secondaire, vous avez la possibilité d’intervenir immédiatement sur la structure pour procéder à la modification.

 

A partir de l’espace « Activités du gestionnaire », dans le bloc « Mes structures » cliquez sur l’icône (crayon) vous permettant d’accéder à la fiche de la structure concernée.

1. Cliquez ensuite sur sur le bouton « Modifier l’identifiant »

2. Une fenêtre vous informe que la structure initiale sera désactivée. Une nouvelle structure sera alors créée par recopie.

Toutes les informations de la structure inactivée seront reprises sur la nouvelle structure (données de la structure, services, utilisateurs… ) à l’exception des éléments suivants : le mandat de facturation, le compte utilisateur technique, les informations de raccordement et le numéro PACAGE pour les agriculteurs.

 

Cliquez sur « Confirmer » :

cliquer sur modifier identifiant et fenetre de confirmation

 

Saisissez le nouveau numéro de SIRET dans le champ « Identifiant » puis cliquez sur « Continuer »

Saisie du nouvel identifiant SIRET

 

Une nouvelle information apparaît dans l’écran de consultation de la fiche structure : il s’agit de l’identifiant de la structure d’origine permettant ainsi de faire le lien avec la structure dupliquée.

Message expliquant la duplication de cette structure

 

Cliquez enfin sur le bouton « Valider » en bas de votre écran afin de confirmer le changement de SIRET.

 

Les rattachements des utilisateurs ainsi que leurs accès aux espaces restent inchangés. Si certains d’entre eux utilisent le mode « saisie » pour l’envoi de leurs factures à leurs destinataires, pensez à souscrire un mandat de facturation pour votre nouvelle structure. Cette action n’est à effectuer qu’une seule fois afin d’autoriser Chorus Pro à transmettre des pièces de facturation en votre nom.

L’ancienne structure est en revanche désactivée. Les factures émises ou reçues avant la désactivation peuvent toutefois être consultées et traitées.

Je suis gestionnaire principal de ma structure, comment transférer mon rôle ?

Vous êtes gestionnaire principal de votre structure et vous souhaitez transférer ce rôle à l'un de vos collaborateurs ? Voici la marche à suivre en 4 étapes.

 

Etape 1 : J'accède à l'espace Mon compte

Espace mon compte

Etape 2 : Au niveau du bloc Mes rattachements aux structures , je clique sur l'icône suivant  

bloc mes rattachements aux structures

 

Etape 3 : Une fenêtre de confirmation apparaît à l'écran, je sélectionne la structure concernée puis je clique sur Valider

Fenêtre de confirmation apparaissant lors du transfert du rôle de gestionnaire principal

 

Etape 4 : Je nomme un nouveau gestionnaire principal pour ma structure en renseignant l'identifiant de connexion de l'utilisateur ou en utilisant la fonction Rechercher un utilisateur. Je clique sur Valider

Ecran de sélection d'un nouveau gestionnaire principal

 

Voila, le transfert est effectué !

Comment ouvrir un espace ?

L'ouverture des espaces se fait lors de la création du compte utilisateur. Cependant, il est possible d'ajouter des espaces supplémentaires en fonction de votre activité.
Ci-après les étapes à réaliser selon votre profil.

 

Pour rappel, un espace dans Chorus Pro est un ensemble de fonctionnalités. Les espaces sont affichés dans le menu en haut de votre écran.

 

En tant que Gestionnaire Principal ou Secondaire :

Etape 1 : J'accède à l'espace "Activités du Gestionnaire"

Espace activités du gestionnaire

 

 

 

 

Etape 2 : Dans le bloc "Mes structures" , je clique sur le stylo

Bloc mes structures au sein de l'espace Activités du gestionnaire

 

Etape 3 : Dans le bloc "Liste des espaces de la structure" je clique sur "Ajouter des espaces"

Liste des espaces de la structure pointant vers le bouton "Ajouter des espaces"

 

Etape 4 : Je sélectionne les espaces dont j'ai besoin pour utiliser Chorus Pro puis je clique sur "Valider"

Liste de l'ensemble des espaces disponible dans Chorus Pro

 

Etape 5 : J'arrive à nouveau sur la page "Modification de la structure", je valide en bas de la page puis je me déconnecte et me reconnecte pour voir apparaître le nouvel onglet correspondant à cet espace.

Retour à la page modification de la structure pointant vers le bouton "Valider"

 

En tant qu'utilisateur simple :

Votre gestionnaire principal ou votre/vos gestionnaire(s) secondaire(s) doit au préalable ouvrir l’espace sur la structure

 

Etape 1 : J'accède à l'espace "Mon compte"

Espace mon compte

 

Etape 2 : Au niveau du bloc "Mes abonnements aux espaces" je clique sur Ajouter un abonnement

Tableau présentant les abonnenements aux différents espaces

 

Etape 3 : Je sélectionne ma structure, je sélectionne l'espace que je souhaite ouvrir ainsi que le mode Consultation ou Modification puis je clique sur Valider

 

Pour que les espaces ajoutés apparaissent, je me déconnecte puis je me reconnecte.

Adresse de connexion ou adresse de contact?

Vous avez eu l'occasion de rencontrer lors de la création de votre compte Chorus Pro ces deux termes, sans parfois pouvoir les distinguer.

Comment distinguer l'adresse de connexion de l'adresse de contact ?

Zone "Je complète les informations personnelles" pointant vers l'adresse de connexion et l'adresse de contact

 

L'adresse de connexion (1) est l'adresse électronique qui vous avez renseigné lors de la création de votre compte. Elle vous permet de vous connecter à Chorus Pro. C'est votre identifiant, unique et personnel, qui vous identifie en tant qu'utilisateur. Il est conseillé d'utiliser votre adresse électronique professionnelle.

Une fois créée, l'adresse de connexion est définitive et ne peut être modifiée.

 

L'adresse de contact (2) est l'adresse électronique par laquelle vous recevrez les notifications, vous permettant d'avoir une information régulière de l'avancement de vos factures et sollicitations.

Par défaut, Chorus Pro renseigne automatiquement l'adresse de contact avec l'adresse de connexion que vous pouvez modifier. A titre d'exemple, vous pouvez utiliser une adresse mail commune afin de partager les informations au sein d'une même structure et/ou d'un même service.

 

 

Illustration validation des factures de vos sous-traitants

Comment valider les factures de vos sous-traitants ?

Vous êtes titulaire d'un marché et vous souhaitez valider les factures de vos sous-traitants ? Voici la démarche à effectuer en 3 étapes.

 

Étape 1 - Accéder à l'espace Factures à valider > Synthèse puis cliquer sur le numéro de la facture pour y accéder.

Ecran présentant la synthèse des factures à valider

 

Étape 2 - Vérifier l'ensemble des éléments de la facture, télécharger si besoin les pièces jointes disponibles dans le bloc pièces jointes puis cliquer sur le bouton valider en bas de votre écran.

 

Boutons disponible lors de la validation d'une facture de sous traitant ou co traitant

 

Étape 3 - Cocher vous êtes titulaire, dans le champ Complément d'information, ajouter votre message de validation puis cliquer sur Enregistrer.

Consultation de la facture à valider, 2 champs à remplir et cliquer sur le bouton enregistrer

 

Vous avez à présent validé la facture de votre sous-traitant. Celle-ci est automatiquement envoyée à la structure publique destinatrice.

Pour plus d'informations sur la sous-traitance, cliquer ici.

 

Envoyer vos factures en mode brouillon

Comment envoyer vos factures restées en mode Brouillon ?

Vous avez envoyé votre facture mais votre client public ne l'a pas reçu ? Elle est restée en mode brouillon.

Pour rappel, Chorus Pro prévoit l’enregistrement, la confirmation puis l’envoi de votre facture.

Si vous êtes concernés par cette problématique, voici la démarche à effectuer en 2 étapes :

Étape 1 - Accéder à l'espace Factures émises > Synthèse > cliquer sur le numéro pour accéder à l'écran de dépôt de votre facture

 

Étape 2 - En bas de votre écran, cliquer sur Valider et envoyer

Boutons disponible pour l'envoi de la facture

 

  • Une fenêtre apparaît Confirmation d'envoi. Vérifier l'ensemble des informations et cliquer sur Confirmer et envoyer

 

Fenêtre de confirmation d'envoi

 

Votre facture est à présent envoyée, le récapitulatif de dépôt s'affiche à votre écran et la phrase suivante indique que votre facture est en cours de transmission :

Exemple : "La facture n° 17052019 est validée, elle est en cours de transmission au service concerné"

Ecran récapitulatif s'affichant après l'envoi de la facture

Lien d'activation perdu ? ClaudIA vous aide à le régénérer !

Afin de finaliser votre inscription sur Chorus Pro, vous devez cliquer sur le lien d'activation reçu par mail sur votre adresse électronique de connexion.

Pour commencer à déposer vos factures sur Chorus Pro, il est indispensable d'avoir cliqué préalablement sur ce lien. Pensez à vérifier vos courriers indésirables ou spams.

 

En cas de non réception, d'expiration ou en cas de perte du mail contenant le lien, vous pouvez le recevoir à nouveau en effectuant la manipulation suivante :

 

Étape 1 - Accéder à Chorus Pro en cliquant ici

Cliquer sur Besoin d'aide ? Posez une question afin que ClaudIA apparaisse , saisir la phrase suivante dans le chat :

Bonjour, je ne trouve pas le mail avec le lien pour activer mon compte

 

Étape 2 - ClaudIA vous renvoie le mail dans lequel se trouve le lien d'activation :

 

Le mail est renvoyé sur l’adresse de connexion saisie lors de la création de votre compte

Des services pour faciliter l'utilisation de Chorus Pro

Votre premier réflexe, La Communauté Chorus Pro.
Le site Communauté Chorus Pro est là pour vous apporter toute l'information dont vous avez besoin pour utiliser Chorus Pro en toute autonomie.

 

ClaudIA, votre assistante personnelle

L'assistante virtuelle Claudia répond à vos questions de façon immédiate.

Image pointant vers Claudia votre assistante virtuelle

 

Pour cela, il vous faut :

  • Cliquez sur le bouton Besoin d'aide ? Posez une question (de préférence lorsque vous êtes connecté pour des réponses plus adaptées à votre contexte)
  • Saisissez votre question ou utilisez les options proposées par ClaudIA

Soyez précis dans la formulation de vos questions (Privilégiez des phrases concises)

Disponible 24h sur 24 sur le site https://chorus-pro.gouv.fr , n'hésitez pas à vous y référer !

 

ClaudIA n'a pas répondu de façon satisfaisante ?

Vous pouvez être mis directement en relation avec un conseiller support en LiveChat. Il faut ainsi :

  • Saisir une question et indiquer à ClaudIA via le pousse rouge que la réponse apportée n'est pas satisfaisante
  • Un message apparait alors, vous demandant de précisez le dysfonctionnement rencontré
  • ClaudIA vous propose alors d'être mis en relation avec un agent en LiveChat

Votre question requiert une analyse plus approfondie ? Le conseiller LiveChat vous proposera une rendez-vous téléphonique.

 

Vous avez un problème technique bloquant ?

Vous devrez émettre une sollicitation au support.
Les opérateurs supports sont à votre disposition pour résoudre le problème rencontré.

Tout comme dans le cas de notre assistante virtuelle ClaudIA, 2 modes s'offrent alors à vous :

  • Le mode connecté, dans l'espace Sollicitations émises du portail Chorus Pro (vous avez donc saisi votre adresse électronique de connexion ainsi que votre mot de passe)
  • Le mode non connecté, à travers le lien Nous contacter en bas de la page d’accueil de Chorus Pro, en remplissant le formulaire proposé.

 

Gagnez du temps lors du dépôt de votre facture pdf

Le dépôt de factures au format pdf sur le portail est aujourd’hui le premier mode de dépôt utilisé par les fournisseurs sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures pdf pour faciliter leur dépôt.

 

  • Faites des factures « lisibles » par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à ce que le logiciel rapatrie automatiquement dans le formulaire de dépôt les données qu’il reconnait.
À noter que 3 pages sont concernées au maximum, la première, la dernière ainsi que l'avant-dernière.

Retenez simplement que pour profiter des capacités de reconnaissance automatique de caractères de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scans, ni d’images)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère »,
    • Engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture.
  4. Evitez couleurs et effets. Privilégier le noir sur fond blanc.

 

Pour connaitre le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Ne perdez pas de temps à imprimer vos factures pour les scanner : enregistrez-les directement au format pdf.

Pour ce faire, accédez à votre facture une fois préparée et faites « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format pdf à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture pdf

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures pdf sans signature électronique. Le format de votre dépôt est automatiquement reconnu par l'outil.

 

fenetre pop-up lors du dépôt d'une nouvelle facture

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

visuel difference facture simple facture travaux

Quelle est la différence entre Factures émises et Factures de travaux ?

 

L'espace Factures émises de Chorus Pro doit être utilisé uniquement pour les factures de fournitures et services.

Pour les paiements relevant d'un marché de travaux publics cadré par le CCAG de travaux, les documents doivent être déposés via l'espace Factures de travaux.

Les deux espaces apportent un suivi différent. L'espace factures de travaux permet à chaque acteur du marché (sous-traitant, cotraitant, titulaire, MOE, MOA) de déposer les documents dont il est responsable tout le long du processus. Cet espace assure la traçabilité du délai global de paiement et la transparence de l'action de chaque acteur.

 

En effet, le dossier de facturation, présent uniquement dans l’espace Factures de travaux permet d'avoir une vision partagée des pièces qui ont pu être déposées par les différents acteurs du marché et de suivre l'évolution tout au long du processus de facturation.
Pour rappel, les pièces attendues sont :

visuel presentant l'ensemble des pièces de facturation en cours et fin de marché

 

Les factures seront catégorisées par type ou cadre de facturation et diffèrent entre les Factures émises et les Factures de travaux.

Visuel présentant les différents cadre de facturation

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