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Comment créer mon compte utilisateur et déposer mes factures sur le portail de services Chorus Pro (pour les entreprises)

Ces formations sont gratuites.

Ces webinaires s'adressent en priorité aux fournisseurs. Ils présentent les prérequis et procédure de création de compte dans l’outil Chorus Pro. Ils seront également l’occasion de présenter les manipulations à réaliser dans l’outil pour déposer une facture en format PDF et saisir des factures dans le portail.

Vous pouvez télécharger ici le support des sessions  «Comment créer mon compte utilisateur et déposer mes factures sur Chorus Pro». Ce document vous permettra de revenir sur les notions et les démonstrations abordées au cours du webinaire.

Vous trouverez ci-dessous les dates des prochaines sessions de formation proposées ainsi que leurs liens d'inscription.

 

10 octobre 2022 de 14h30 à 16h30

08 novembre 2022 de 10h00 à 12h00

déclarer ses frais de déplacement

Prestataires de frais de justice : Comment déclarer les frais de déplacement et d’affranchissement ?

Vous êtes intervenu suite à une prescription d’un magistrat ou sous son contrôle, dans le cadre d’une procédure judiciaire ?

Dans le cas où le remboursement des frais de déplacement est possible, il est nécessaire de déclarer le montant total de ces frais. Ces derniers regroupent les indemnités de mission (repas, hébergement, frais kilométriques) et les remboursements de frais de transport (titre de transport, péage…). Les frais d’affranchissement sont également à inclure dans les frais de déplacement. L'ensemble est appelé "frais divers" dans Chorus Pro et un bordereau vous permet de calculer le montant total à déclarer lors de la saisie de votre mémoire.

Ce bordereau se présente sous forme d'outil de type tableur et vous permet de renseigner le récapitulatif de vos frais divers.

 

 

Prérequis : Se doter d’un logiciel de tableur

Le fichier fourni est au format « xls », il s’ouvre avec la plupart des logiciels de bureautique offrant une fonctionnalité de tableur, notamment :

 

 

Étape 1 : Connectez-vous au portail Chorus Pro

Cliquez sur le domaine « Facturation », puis cliquez sur l’application « Frais de justice ».

Vous êtes redirigé vers Chorus Pro. Cliquez sur l’onglet « Saisir mémoire »

 

 

 

 

Etape 2 : Accéder au bordereau récapitulatif des frais divers

Après avoir renseigné l’en-tête du mémoire, il est nécessaire de remplir la ligne de prestation. L’écran suivant s’affiche, cliquez alors sur « Détail des frais divers ».

 

Ouvrez le fichier sur votre ordinateur :

Fenetre window d'ouverture de fichier

 

 

Etape 3 : Remplissez le bordereau

Le fichier ci-après s'ouvre alors à l'écran. Saisissez les données relatives à vos frais :

bordereau-rempli

Relevez le montant figurant en case « MONTANT TOTAL (à reporter dans la case « Frais divers ») » et enregistrez le fichier sur votre ordinateur. Vous devrez par la suite le joindre à votre mémoire.

 

Etape 4 : Reporter le montant des frais divers sur Chorus Pro

Retournez sur l’écran de Chorus Pro et remplissez la case « Frais divers » avec le montant relevé dans le fichier.

Il vous reste ensuite à aller dans « Lier pièce jointe » pour joindre le fichier à la ligne de prestation.

Retrouvez la liste les pièces justificatives à ajouter dans la foire aux questions, au chapitre « J’ai une question concernant les pièces justificatives ».

La parole est à vous !

La lettre d’information Chorus Pro est la vôtre. Nous l’adaptons et la faisons évoluer pour répondre au mieux à vos attentes. C’est pourquoi nous vous proposons de vous mettre à contribution.

 

N’hésitez pas à nous proposer librement une idée d’article ou de rubrique récurrente que vous souhaiteriez voir dans notre newsletter. Toutes vos suggestions seront étudiées par notre comité de rédaction et vous aurez peut-être ainsi la surprise de lire dans un prochain numéro, l’article ou la rubrique vous nous avez suggéré.

 

Nous vous en remercions par avance.

 

Le comité de rédaction

 

Envoyez-nous vos suggestions d’article en cliquant sur le lien : exprimez vos attentes

Vu sur le web

Annoncé début juin sur le site « compta-on-line » (https://www.compta-online.com/emission-un-expert-en-or-ao5779) un éditeur de logiciel comptable lance une campagne de sensibilisation aux problématiques comptables numériques du moment pour le moins originale et décalée, avec une première vidéo sur la facturation électronique : https://www.youtube.com/watch?v=0vnUJP130xQ

 

Toute ressemblance avec un célèbre jeu télévisé récemment remis au-devant de la scène télévisuelle serait bien évidemment fortuite…

La bonne pratique pour les factures de travaux pour les maitrises d’œuvre

Lors de la validation du projet de décompte mensuel du titulaire, la maitrise d’œuvre constate souvent une différence de montant entre son état d’acompte et le montant édité par le titulaire sur Chorus Pro. Dans une logique d’acompte, les différences de montant ne constituent pas des motifs de refus. La maitrise d’œuvre doit renseigner les bons montants. Ils seront ainsi pris en compte par la maitrise d’ouvrage. Attention, un refus de validation du projet de décompte mensuel par la maitrise d’œuvre arrête systématiquement le circuit de facturation.

 

La transmission des documents dans Chorus Pro est une obligation qui s’impose  à l’ensemble des acteurs concourant à l’exécution  des marchés publics de travaux conformément au Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) travaux.

 

Dans ce cadre,  le maître d’œuvre (MOE), en charge du contrôle des factures liées aux marchés de travaux est  tenu de  récupérer  les demandes de paiement des entreprises dans Chorus pro et de les déposer, avec son visa , dans ce circuit dématérialisé, sous peine de ne pas permettre le traitement des factures et d’être tenu pour responsable du non-respect des délais de paiement qui en résulterait .

 

Ainsi, le MOE « récupère »  en cours de marché le projet de décompte mensuel, transmis par le fournisseur  et envoie à la maitrise d’ouvrage (MOA) son  état d’acompte mensuel pour paiement des sommes validées. Le délai de paiement court à compter de la réception de la demande de paiement par le MOE telle qu’elle est horodatée par Chorus pro. Ainsi, le MOE dispose de 7 jours pour traiter cette demande.

 

Lorsque   le MOE  constate un écart de montant avec le projet d’acompte du  fournisseur, il rectifie le montant et dépose alors son  décompte avec les sommes qu’il a admises pour paiement. De fait, les demandes de paiement mensuelles n’engageant pas les parties, une différence de montant ne constitue  pas un motif de refus du projet de décompte mensuel du fournisseur.

Il est toutefois possible de rejeter un projet de décompte mensuel  si les données d’adressage des destinataires (MOE et/ou MOA) ne sont pas correctes ou de suspendre son traitement  lorsqu’il manque des pièces justificatives.

 

Pour aller plus loin, vous pouvez vous inscrire à l’un de nos webinaires sur la gestion des factures de travaux par la MOE, en cliquant sur « webinaire Gérer les factures de travaux pour les maitrises d’œuvre  ».

Les canaux à privilégier

Au cours de votre utilisation du portail Chorus Pro, vous pouvez avoir besoin d’une aide technique ou métier. Pour cela, l’outil dispose de trois modalités de support que vous retrouverez en cliquant sur « Nous contacter » dans la rubrique « Support » de la barre supérieure sur le portail de services Chorus Pro.

 

Visuel du bouton Nous contacter

 

Vous y retrouverez les trois modalités pour contacter le support :

    • Discuter avec notre agent virtuel ClaudIA. Disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ClaudIA vous aide dans la résolution de vos difficultés notamment si vous avez oublié votre mot de passe, ou si vous souhaitez suivre une facture, ou vous inscrire à un accompagnement, etc. Vous pouvez la retrouver en cliquant sur « Accéder à ClaudIA » ou directement sur l’icône   présente en bas à droite sur le portail de services Chorus Pro.
  • Visuel Accéder à Claudia
    • Echanger en ligne avec un agent, qui vous permet d’échanger par message instantané avec un opérateur de notre support technique. Les opérateurs sont disponibles du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30 en dehors des jours fériés. Pour échanger avec eux, il vous suffit de cliquer sur « Discuter avec un agent ».
  • Visuel discuter avec un agent
    • Envoyer une demande d’aide au support en cliquant sur « Compléter le formulaire de demande ». Vous serez redirigé automatiquement vers l’application de demande d’aide. Vous pourrez remplir un formulaire pour détailler votre problématique. Enfin, un opérateur du support métier ou technique répondra à votre question dans les meilleurs délais.Visuel Compléter le formulaire de demande

 

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur l'assistance du portail de services Chorus Pro. La fiche pratique Faire appel à l’assistance Chorus pro est aussi disponible.

 

Témoignage de Julien CESARO

Témoignage de Julien CESARO, responsable service client et logistique de Smith & Nephew, grande entreprise britannique, fournisseur de matériel médical et utilisateur Chorus Pro.

 

AIFE : pouvez-vous nous présenter Smith & Nephew et votre rôle ?
Julien Cesaro : en France nous sommes 250 salariés, avec principalement un réseau commercial et le support technique médical. Au niveau mondial, Smith & Nephew réalise 5 milliards de dollars Chiffre d’Affaires et compte 16 000 salariés, ce qui la classe comme l’une des plus grandes entreprises du domaine.

Nous utilisons Chorus Pro depuis son lancement, ayant de nombreux clients au sein de l’administration hospitalière. À titre plus personnel, j’ai rejoint assez récemment Smith & Nephew après avoir mis en place puis utilisé Chorus Pro au sein d’un autre très grand fournisseur de ce même secteur médical.

 

AIFE : comment est utilisé Chorus Pro chez Smith & Nephew ?

J.Cesaro : compte tenu de nos volumes importants de commandes (plus de 10 000 par mois), nous envoyons nos factures à Chorus Pro en EDI, via les services de l’un des grands opérateurs de dématérialisation du marché.

 

AIFE : vous avez personnellement plus de 5 années de recul sur l’utilisation de Chorus Pro. Pour vous qu’est-ce que Chorus Pro a changé le plus ?
J.Cesaro: Chorus Pro a fortement contribué à fluidifier les échanges entre les clients publics et les fournisseurs. Chorus Pro apporte, au-delà du service technique d’échange de factures, une garantie en étant un « tiers de confiance » entre clients et fournisseurs. Par exemple, la réception des factures et plus généralement toute la traçabilité permise par le service sont des éléments qui sont devenus incontournables, grâce à Chorus Pro. La relation avec nos clients s’en trouve donc grandement améliorée.

De plus, la facturation électronique permet une baisse des coûts et un gain de temps dans la transmission, ce qui contribue à diminuer les besoins en fonds de roulement et à renforcer notre compétitivité.

Enfin la facture électronique a aussi un impact environnemental positif en supprimant le besoin d’impression des papiers.

 

AIFE : vous avez accepté de co-animer le collège "fournisseurs" du club Chorus Pro lancé par l’AIFE fin 2020. (lien : https://lab.chorus-pro.gouv.fr) puis de représenter ce même club au sein de l’Instance de Pilotage Mutualisé (IPM), l’instance de gouvernance des évolutions de Chorus Pro. Pour quelles raisons et avec quels objectifs ?
J.Cesaro : même si Chorus Pro apporte déjà beaucoup aux entreprises, il est possible aller plus loin et d’améliorer encore la qualité de la relation entre clients et fournisseurs. C’est la raison de mon investissement personnel au sein du club Chorus Pro.

Le travail fait actuellement au sein de l’IPM sur l’amélioration de la gestion des rejets en est une parfaite illustration. La prochaine version de Chorus Pro introduira plus de flexibilité dans les échanges entre clients et fournisseurs quand une facture est jugée non conforme (mis en statut « rejeté » dans la plateforme) et une meilleure compréhension de la cause du rejet.

 

AIFE : l’obligation de facturation électronique va s’étendre en 2024 à vos clients privés à travers la facturation électronique B2B. Quels sont votre regard et votre degré de préparation à cette évolution ?
J.Cesaro : au sein de Smith & Nephew, la facturation auprès de clients privés et publics est à peu près équivalente. On a donc déjà fait en quelque sorte 50% du chemin avec Chorus Pro. L’objectif est d’avoir un seul process unique de facturation, quel que soit le client. La fluidification des échanges avec nos clients et tous les avantages que nous avons déjà constatés avec le secteur public grâce à Chorus Pro sera naturellement étendue à tous nos clients. Nous sommes donc tout à fait satisfaits de la mise en place de cette réforme et nous allons bien entendu continuer plus que jamais à fonctionner en EDI.

 

AIFE : l’obligation de facturation électroniqueB2B inclut aussi une nouvelle dimension, le e-reporting. Quel est votre regard sur le sujet ?
J.Cesaro : le e-reporting est pour moi un grand point positif de la réforme. Le passage à l’EDI permet de générer des données structurées et très détaillées par typologie de clients et de produits.

La collecte de ces données va pousser les entreprises qui ne l’ont pas encore fait à réfléchir à leur exploitation dans une approche de « big data ».

Réunion en régie publicataire

La gouvernance des évolutions Chorus Pro se poursuit

Les travaux concernant les prochaines évolutions de Chorus Pro se poursuivent avec le cycle 5 de l’IPM (Instance de Pilotage mutualisée).

 

Ce cycle est basé sur les deux thématiques principales retenues lors de l’IPM n°4 en novembre 2020, la gestion des rejets et la facturation intra-sphère publique, ainsi que sur un atelier « évolutions diverses » permettant de traiter les autres demandes.

 

Lancé en décembre 2020, ce 5ème cycle d’évolutions a permis d’identifier 26 demandes qui ont été débattues dans des ateliers de travail lors du premier semestre 2022. Ces demandes, qui ont toutes fait l’objet d’un chiffrage par les équipes de l’AIFE, seront ensuite priorisées par les groupes de travail, au moyen d’un questionnaire dédié à distance, qui sera mis à disposition à l’issue de la réunion de synthèse prévue le 8 septembre prochain.

 

Chacun des 5 groupes qui constituent l’IPM (SNP – Structure Nationale Partenariale représentant les collectivités locales, EPN – Etablissements Publics Nationaux, ministères, FNFE-MPE – Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics-, Club Utilisateurs Chorus Pro) réalisera sa priorisation et mettra en avant les évolutions qu’il souhaite voir mises en œuvre.

Schéma de gouvernance de l'IPM Chorus Pro

Forts de la synthèse de cette priorisation et de l’enveloppe allouée aux évolutions, la réunion d’arbitrage de l’IPM qui se tiendra le 13 octobre prochain permettra de conclure ce cycle avec la liste des évolutions retenues et les priorités à retenir sur le prochain cycle. Les résultats vous seront alors communiqués. A suivre donc…

La Transformation Numérique de la Commande Publique (TNCP) : des premières réalisations concrètes

Le projet de Transformation Numérique de la Commande Publique (TNCP) vise à dématérialiser totalement la chaîne de la commande publique. Ce projet est porté conjointement par la Direction des affaires juridiques (DAJ) du ministère de l’Economie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, la Direction des achats de l’État (DAE) et l’AIFE, en concertation avec l’ensemble des acteurs de la commande publique, privés (éditeurs, opérateurs économiques) comme publics (acheteurs publics).

 

Le projet TNCP a pour objectif de simplifier la vie des acheteurs publics et des entreprises, notamment dans les démarches administratives et réglementaires, et de faciliter l’accès aux marchés publics aux entreprises, notamment les plus petites d’entre elles. Il a également pour objectifs d’optimiser les performances achat des entités publiques et de garantir la traçabilité et la sécurité des opérations et des échanges via un socle d’interopérabilité.

 

Pour cela, une offre de services numériques permettant une dématérialisation de bout en bout de la chaîne de la commande publique, en interconnectant les profils acheteurs utilisés par les acheteurs publics et les opérateurs économiques, sera mise en œuvre. À terme, l’ambition est également d’interconnecter les profils d’acheteur avec les autres systèmes d’information de la chaîne de la commande publique (ex : gestion financière, contrôles, archivage…).

 

Schéma décrivant la valeur ajoutée de la TNCP

 

Une FAQ pour mieux comprendre les services de la TNCP

 

En tant qu’acheteur, comment augmenter la visibilité de mes marchés ? En tant qu’entreprise, comment répondre plus facilement à des marchés publics ? Qu’est-ce que l’interopérabilité entre profils d‘acheteurs ? Quels sont les derniers produits et services développés autour de la dématérialisation de la commande publique ? C’est pour répondre aux interrogations des acheteurs et des entreprises, notamment celles recensées lors de ses récents webinaires, que le site de la commande publique numérique s’est doté d’une FAQ (foire aux questions) (Lien https://www.economie.gouv.fr/commande-publique-numerique/faq).

 

Cette FAQ, publiée par la DAJ, comprend une soixantaine de questions/réponses, regroupées autour de trois thèmes : généralités sur la commande publique numérique, fonctionnalités et services pour les acheteurs, fonctionnalités et services pour les entreprises. Mise à jour en mai 2022, cette FAQ sera régulièrement actualisée pour intégrer la mise à disposition des nouveaux services liés à la TNCP.

 

Pour compléter son information en matière réglementaire, des Guides très pratiques de la dématérialisation des marchés publics, édités par la Direction des affaires juridiques en deux versions : une pour les acheteurs publics et une pour les opérateurs économiques sont également disponibles :

(Lien https://www.economie.gouv.fr/daj/nouvelle-edition-des-guides-tres-pratiques-de-la-dematerialisation-des-marches-publics )

Notre newsletter fait peau neuve !

Chers abonnés, vous aurez sûrement remarqué que votre lettre d’information Chorus Pro a profité de cet été pour prendre de nouveaux habits. Mais si la forme a beaucoup changé, s’adaptant à la charte de communication de l’État, son positionnement éditorial et ses rubriques également, marquant ainsi une évolution beaucoup plus en profondeur.

 

En effet, désormais ce n’est plus seulement la lettre d’information de Chorus Pro dont il s’agit, mais aussi celle, plus globalement de l’ensemble de la problématique de la facturation électronique ainsi que de la dématérialisation de la commande publique. Seul son lectorat ne change pas, car elle s’adresse toujours prioritairement aux utilisateurs de Chorus Pro, structures publiques comme entreprises et privées.

 

Chorus Pro est terminé de déployer déjà depuis deux ans et demi, mais il continue d’évoluer, de s’améliorer (voir l’article sur l’IPM dans ce numéro de notre Newsletter). Surtout il va s’inscrire dans un contexte plus large de la généralisation de la facturation électronique interentreprises qui se prépare pour 2024 à 2026. Il s’agit donc pour chacune et chacun d’entre vous de bien s’y préparer.

 

Par ailleurs, la dématérialisation de la commande publique continue en parallèle d’avancer à grands pas et ce sujet devrait vous intéresser (voir l’article TNCP de ce mois) et vous donner envie d’aller plus loin dans ce domaine.

 

Pour répondre à cette nouvelle ligne éditoriale plus large, de nouvelles rubriques viennent compléter celles que vous connaissez déjà : un éditorial, des témoignages systématiques, et pas uniquement d’utilisateurs Chorus Pro (voir le témoignage de Julien Cesaro dans ce numéro), une rubrique pour essayer de vous surprendre « le saviez-vous ? » et une rubrique plus décalée « vu sur le web ». Autant de rubriques nouvelles qui viennent s’ajouter à celles que vous connaissiez déjà : le chiffre du mois, les articles d’actualités, les évènements à venir et les bonnes pratiques Chorus Pro pour les experts. Nouveauté également, vous pourrez désormais vous exprimer afin de nous suggérer des idées d’articles ou de rubriques pour les numéros à venir.

 

Nous vous souhaitons une excellente lecture de cette nouvelle lettre d’information.

L’équipe éditoriale

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