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Ensemble des activités du gestionnaire

Les comptes utilisateurs

Le périmètre d’intervention des utilisateurs est défini par les structures auxquelles ils sont rattachés, ainsi que par les espaces et les services auxquels ils sont habilités par le gestionnaire.

Le périmètre d’intervention de l’utilisateur peut être, selon les cas :

  • Saisir et/ou traiter des factures, des sollicitations ;
  • Gérer son compte utilisateur ;
  • Faire des demandes de rattachement à des services/structures.

Les étapes de gestion d'une fiche structure

Pour gérer ses activités, l’utilisateur doit cliquer sur Activités du gestionnaire dans l’écran d’accueil.

L’écran de synthèse ci-dessous s’affiche. Cet écran permet, en tant que gestionnaire principal ou secondaire, d’accéder aux fonctionnalités suivantes :

  1. Gérer les demandes de rattachement à des structures/services.
  2. Gérer les demandes d’abonnement à des espaces.
  3. Rechercher et modifier des structures.
  4. Rattacher un utilisateur à la structure.
  5. Obtenir l’historique des actions exécutées par le gestionnaire.
  6. Gérer et rechercher des utilisateurs par structure (en particulier en cas de demande de renvoi du courriel d’activation par un utilisateur en dehors de CPP).

Chaque entité publique ou privée est identifié de manière unique dans Chorus Pro au travers d’une fiche structure.

Afin de pouvoir accéder aux différentes fonctionnalités de Chorus Pro, l’utilisateur doit être rattaché à la structure sur laquelle il doit intervenir.

Chaque structure est gérée et paramétrée par un gestionnaire principal qui a la charge de valider les demandes de rattachements de ses utilisateurs.

Dans le bloc Les demandes de rattachement à une structure :

Il est possible de :

Consulter la liste des services associés à la structure auxquels l’utilisateur souhaite être habilité (s’il existe des services dans la structure) ;

Accéder à la demande et la valider ;

Refuser la demande ;

 

ou en sélectionnant les cases à cocher, il est possible de valider/refuser plusieurs demandes à la fois.

Après avoir cliqué sur l’icône Valider, l’écran ci-dessous s’affiche. Il s’agit d’une demande de rattachement dans le cas d’une structure sans service.

Le gestionnaire peut alors consulter la demande de rattachement qui comprend :

  • Les informations sur la structure et sur l’utilisateur demandeur.
  • Le commentaire saisi par l’utilisateur.

Après avoir consulté la demande, le gestionnaire a la possibilité de modifier le rôle de l’utilisateur, dans le bloc Utilisateur (gestionnaire secondaire ou utilisateur simple).

Une fois son choix effectué, le gestionnaire peut :

Valider la demande ;

Valider la demande;

Revenir vers l'écran synthèse de l'espace Activité du gestionnaire.

 

Dans le cas d’une structure avec des services, la demande présente la liste des services actifs de la structure :

La colonne Statut des rattachements permet de visualiser l'état de la demande de rattachement de l'utilisateur à la structure :

- En cours de validation permet d’identifier les services auxquels l’utilisateur souhaite se rattacher ;
- Validé rappelle les services auxquels l’utilisateur est déjà rattaché ;
- Désactivé indique les services pour lesquels le rattachement de l’utilisateur a été désactivé;
- Refusé précise les services pour lesquels la demande de rattachement a été refusé.

L’absence de statut précise les services auxquels l’utilisateur n’est pas rattaché et pour lesquels il n’a pas demandé de rattachement.

Coche sélectionLes coches activées précisent les services auxquels l’utilisateur sera habilité si la demande est validée.

Par défaut, les coches sont activées pour les services aux statuts En cours de validation et Validé.

Si l’utilisateur a choisi de cliquer sur l’icône Refuser, la fenêtre ci-dessous s’affiche :

L’utilisateur renseigne le motif du refus et clique sur le bouton   pour confirmer le refus de la demande de rattachement.

Définition : Un espace représente un ensemble de fonctionnalités (ex : factures reçues, factures émises). L’accès aux espaces dépend du statut de l’utilisateur (gestionnaire principal, secondaire ou utilisateur simple).

Principe : Le rattachement à une structure permet d’accéder aux espaces par défaut suivants :

Point d’attention : Les espace factures reçues et  sollicitations reçues ne concerne que les structures publiques.

On distingue deux niveaux de manipulation :

  • à l’échelle de la structure (pour un ou plusieurs services de la structure);
  • à l’échelle des utilisateurs de la structure (pour un utilisateur particulier).

 

Une demande d’abonnement peut être émise :

  • automatiquement suite au paramétrage de la structure par le gestionnaire ;
  • manuellement par l’utilisateur s’il souhaite avoir accès à un espace spécifique.

Dans le bloc Les demandes d’abonnement aux espaces ci-dessous :

Le gestionnaire peut :

Consulter la liste des espaces auxquels l’utilisateur souhaite avoir accès ;

Accéder à la demande et la valider ;

Refuser la demande ;

En sélectionnant les cases à cocher, il est possible de valider plusieurs demandes à la fois.

Les actions « Valider » et « Refuser » (unitaires ou en masse) déclenchent un courriel de notification pour informer l’utilisateur du changement d’état de sa demande d’abonnement à un espace sur la structure ou le service.

Après avoir cliqué sur l’icône Valider, l’écran ci-dessous s’affiche :

Le gestionnaire peut alors consulter la demande d’abonnement qui comprend :

A - Les informations sur la structure concernée et l’utilisateur demandeur.

B - La liste des espaces demandés avec le service. Pour chaque espace est précisé si :

C - La demande porte sur tous les services ou un service en particulier;

D - L’utilisateur souhaite un accès en consultation (pour visualiser les factures, sollicitations..) ou en modification (pour créer et modifier les factures, sollicitations..);

E - Les commentaires éventuellement saisis par l’utilisateur.

 

Point d’attention : Si l’onglet Factures émises n’est pas accessible, sélectionner les colonnes Consultation ou Modification.

Une fois la demande consultée, le gestionnaire a la possibilité de :

  • modifier si besoin  les droits d’accès aux espaces demandés en cochant ou en décochant « Consultation » ou « Modification » ;
  • ajouter un commentaire.

Cliquer sur Valider pour confirmer la demande.

Si l’utilisateur a choisi de cliquer sur l’icône Refuser, la fenêtre ci-dessous s’affiche :

L’utilisateur renseigne le motif du refus et clique sur le bouton pour valider le refus de la demande de rattachement.

Deux solutions permettent de procéder au rattachement d’un utilisateur sur la structure :

  • Depuis le bloc « Mes structures»
  • Depuis le bouton « Rechercher Utilisateur »

 

 

a) Depuis le bloc « Mes structures » :

Dans le bloc Mes structures ci-dessous :

Cliquez sur   afin de consulter/modifier la structure souhaitée.

La page de consultation de la structure s’ouvre. L’utilisateur doit accéder au bloc Utilisateurs rattachés à la structure ci-contre :

Cliquez sur le bouton afin de rattacher un nouvel utilisateur à la structure.

La page de recherche d’un utilisateur s’affiche :

L’utilisateur doit saisir au moins un critère pour lancer la recherche ou plusieurs critères afin d’effectuer une recherche plus précise.

Cliquez sur le bouton Rechercher afin de faire apparaître les résultats de la recherche.

Cochez la case pour sélectionner l’utilisateur à rattacher à la structure.

Cliquer sur le bouton Valider. L’écran de demande de rattachement s’affiche alors :

Le gestionnaire doit alors :

A. Sélectionner le rôle de l’utilisateur : Gestionnaire secondaire, utilisateur simple.

B. Saisir la date de début de validité du rattachement.

C. Saisir un commentaire.

Gérer les habilitations aux service :

D. Soit en cochant Rattacher à la structure si l’utilisateur intervient sur toute la structure.

E. Soit en cochant uniquement les services concernés si l’utilisateur n’intervient que sur une partie de la structure.

Cliquer sur Valider pour confirmer la demande de rattachement.

 

b) Depuis le bouton « Rechercher Utilisateur »

A partir de l’écran de synthèse de l'espace « Activités du gestionnaire », le gestionnaire peut rechercher des utilisateurs par structure.

Cliquez sur le bouton ,la fenêtre ci-dessous s’affiche :

Il est alors possible de renseigner des critères de recherche :

- Concernant l’utilisateur : Nom, Prénom, Adresse de connexion, Statut.

      - Concernant la structure : Désignation et service.

Cliquez ensuite sur le bouton « Rechercher ».

L’utilisateur peut également effectuer une nouvelle recherche en cliquant sur le bouton "Réinitialiser"

Après avoir cliqué sur le bouton « Rechercher », le résultat de la recherche s’affiche dans le tableau ci-dessous :

Pour chaque utilisateur de cette liste il est possible de :

  • Afficher la liste de toutes les structures pour lesquelles l’utilisateur est rattaché.
  • Modifier l’utilisateur
  • Accéder à la demande de rattachement pour la traiter  
  • Envoyer un courriel d’activation de compte aux utilisateurs dont le statut est « En cours d’activation » .
  • Renvoyer un second courriel d’activation de compte aux utilisateurs sélectionnés dont le statut est « En cours d’activation » .
  • Exporter un fichier CSV contenant les principales informations des utilisateurs sélectionnés

Le gestionnaire de la structure peut créer lui-même le compte de la personne qu’il souhaite rattacher à sa structure.

  • Depuis l’écran de recherche de l’utilisateur :

    Cliquez sur le bouton Créer le compte utilisateur.

  • Depuis l’accueil déconnecté :

Cliquez sur le bouton Créer votre compte  pour créer le compte d’une autre personne.

Activation du compte utilisateur :

- Suite à l’opération effectuée ci-dessus, l’utilisateur recevra un mail d’activation;

- Il doit cliquer sur le lien indiqué afin de pouvoir accéder à son compte sur Chorus Pro.

 

Saisissez l’adresse électronique de l’utilisateur.

Attention, comme dans le cas d’un compte de gestionnaire ou d’utilisateur simple, l’adresse électronique de connexion peut différer de l’adresse électronique de contact.

Contactez votre éditeur de solution informatique afin de connaître les informations à renseigner.

 

Cliquez sur « Exporter les informations de connexion » afin de valider la création du compte

 

Certaines structures ont fait le choix de raccorder leur système d’information à Chorus Pro en utilisant le mode API.

Afin de rendre le raccordement effectif, le gestionnaire principal doit créer et rattacher ce nouvel utilisateur, appelé utilisateur technique, à la structure.

Dans l’onglet Mon Compte, se rendre sur le bloc Utilisateurs rattachés à la structure.

Cliquez sur le bouton  Créer un utilisateur technique.

 

Saisissez l’adresse électronique de l’utilisateur et cliquez sur le bouton Créer l'utilisateur technique.

Attention, l’adresse électronique de connexion peut différer de l’adresse électronique de contact.

Contactez votre éditeur de solution informatique afin de connaître les informations à renseigner.

Cliquez sur Exporter les informations de connexion afin de valider la création du compte.

 

Réinitialiser son mot de passe

Si le compte utilisateur du système d’information est déjà créé, le gestionnaire principal a la possibilité de réinitialiser son mot de passe dans le bloc Utilisateurs rattachés à la structure de l’onglet Mon Compte.

Cliquer sur Réinitialiser le mot de passe de l’utilisateur technique.

Un message de confirmation apparait. Cliquez sur Confirmer.

Point d’attention : Veillez à prévenir son système d’information avant la réinitialisation du mot de passe.

A- Le gestionnaire souhaite conserver son accès à Chorus Pro

Le gestionnaire va supprimer le rattachement à la structure et choisir le nouveau gestionnaire principal : le gestionnaire restera rattaché à la structure, mais en tant qu’utilisateur simple.

Il doit se rendre dans l’onglet Mon compte puis au bloc Mes rattachements aux structures.

Cliquez sur l’un des 2 boutons ci-contre ou    

Une page de confirmation s’affiche :

Sélectionnez la structure concernée en cochant la case correspondante, puis cliquer sur le bouton Valider .

La page ci-dessous s’ouvre :

Vous devez alors désigner le gestionnaire principal en renseignant l’identifiant de connexion de l’utilisateur.

Il est possible d’effectuer une recherche en cliquant sur Rechercher un utilisateur

Cliquez sur le bouton Valider afin de confirmer ce choix.

 

B- Le gestionnaire ne souhaite pas conserver son accès à Chorus Pro (uniquement pour les structures privées et les structures publiques ne passant pas par le PIGP)

Le gestionnaire va désactiver le gestionnaire principal et choisir le nouveau gestionnaire principal de sa (ses) structure(s).

Dans l’onglet Mon compte, cliquer sur le bouton Désactiver mon compte.

Le message de confirmation s’affiche pour informer l’utilisateur :

  • Qu’il pourra réactiver son compte dans un délai de 60 jours,
  • Qu’il doit désigner un nouveau gestionnaire principal pour toutes les structures dont il est gestionnaire principal.

Cliquez sur le bouton Désigner un nouveau gestionnaire principal.

Lorsqu’une entité privée change de SIRET, le gestionnaire doit dupliquer la structure associée sur Chorus Pro. Dans l’espace « Activités du gestionnaire », modifiez la structure en question en cliquant sur le crayon.

Cliquez ensuite sur le bouton "Modifier l’identifiant". Une pop-up apparaît invitant alors à confirmer l’action, cliquez sur « Continuer ».

Toutes ces données seront reprises excepté le mandat de facturation et le compte utilisateur technique.

La structure d’origine est alors désactivée empêchant alors de saisir et recevoir de nouvelles factures ou d’ajouter de nouveaux utilisateurs. Les factures peuvent être traitées et restent consultables.

 

Point d’attention:
– Pour les collectivités locales : les changements sont gérés automatiquement par transfert d’information de CCL/Bambou
– Pour les autres entités publiques : la procédure est identique à celle des entités privées (ci-dessus)

L’historique liste l’ensemble des actions réalisées sur la structure (liste des abonnements traités, liste des rattachements traités).

En cliquant sur le bouton loupe l’utilisateur peut consulter le détail d’une demande de rattachement à une structure ou des services.

La colonne Commentaires précise l’action effectuée par le gestionnaire :

  • Validée : demande de rattachement ou d’abonnement validée ;
  • Refusée : demande de rattachement refusée ;
  • Désactivée : demande d’abonnement refusée ;
  • Supprimé : rattachement supprimé.

Aller plus loin

Pour vos prochaines actions sur Chorus Pro nous vous invitons à utiliser les guides utilisateurs ci-dessous:

Intitulé du guide Contenu du guide
Gérer son compte utilisateur Comment modifier les informations de son compte, se rattacher à des structures et s‘abonner à des espaces
Créer une fiche structure Comment créer une fiche structure et compléter les informations nécessaires (uniquement pour les structures privées).
Paramétrer une fiche structure Comment modifier et compléter les informations de la fiche structure.

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