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Ecran d'accueil Chorus Pro avec fenêtre ClaudIA ouverte

Suivez vos factures à travers votre assistante virtuelle ClaudIA

ClaudIA, l’assistance conversationnelle de Chorus Pro propose aux utilisateurs de Chorus Pro une offre de fonctionnalités riche et variée, parmi lesquelles le suivi des factures.

Ainsi, un utilisateur peut obtenir en quelques clics une information sur le traitement de sa facture déposée dans Chorus Pro, quel que soit le statut de celle-ci. Le suivi des factures via l’assistant virtuel ClaudIA est disponible pour tous les types de factures : factures, factures de travaux, mémoires de frais de justice et demande de remboursement des taxes sur les carburants non routiers par les agriculteurs.

 

Pour pouvoir en bénéficier :

  • Connectez-vous à votre compte Chorus Pro
  • Ouvrez la fenêtre de chat de ClaudIA en cliquant sur l'avatar
  • Cliquez sur " Je veux des informations sur une facture ou un virement reçu"
  • Cliquez ensuite sur la bulle "le suivi d'une facture, d'un mémoire ou d'une demande de remboursement TIC"

 

Capture d'écran 1 pour l'article nouvelles fonctionnalités ClaudI

 

Il ne vous reste plus qu'à saisir exclusivement le numéro de votre facture (sans ajout de caractère complémentaire).

Après quelques instants, elle vous affichera une succession d'information dont :

  • Le destinataire
  • Le statut de la facture
  • La date à laquelle elle a changé de statut

Plusieurs options vous seront ensuite proposées par ClaudIA, à savoir :

  • Contacter le service destinataire
  • Afficher le détail de la facture recherchée
  • Afficher le commentaire laissé par le service destinataire à votre attention le cas échéant, lors d’un rejet par exemple

xemples de recherches de factures par ClaudIa

 

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance Chorus Pro.

illustration de l'article la parole aux utilisateurs

La parole aux utilisateurs

Après avoir suivi les sessions d’accompagnement (classes virtuelles avec un petit nombre d’utilisateurs pour adresser des problématiques précises – Voir lien), Mme Pascale Blanchet, urbaniste indépendante revient sur son usage de Chorus Pro.

 

  • Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai découvert Chorus Pro au mois de mars 2020, par le biais de la communauté de commune du Diois dans l’Ardèche, au moment de la transmission de ma facture à leur service de paiement. Ils m’ont informé des nouvelles obligations de transmission des factures à destination des clients publics via Chorus Pro pour tous les types d’entreprises depuis le 1er janvier 2020.

 

  • Qu'est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Une fois que j’ai été informé de cette obligation, j’ai passé beaucoup de temps sur le portail Chorus Pro pour mieux le comprendre. Cela n’a pas toujours été facile.

J’ai fini par découvrir les sessions d’accompagnement qui m’ont beaucoup aidé à prendre en main le portail et à résoudre les problématiques que je rencontrais.

 

  • Quels sont les apports réels pour votre entreprise ?

Etant une petite entreprise, j’ai d’abord perçu Chorus Pro comme une contrainte dans mon processus d’envoi de facture. Mais avec du recul, Chorus Pro me permet d’assurer le suivi de mes demandes paiement, du dépôt jusqu’au paiement effectif, en un seul endroit.  Ce qui est un avantage considérable.

 

  • Quels conseils donneriez-vous aux autoentrepreneurs qui n'utilisent pas encore Chorus Pro ?

Je leur dirai de s’y mettre le plus vite possible. C’est de toute façon une obligation légale. Plus vite on s’y met, plus vite on maîtrise les principes de Chorus pro. N’hésitez pas à vous faire aider par les webinaires et les sessions d’accompagnements proposés sur le site de la communauté Chorus Pro.

illustration de la bonne pratique sous traitance cotraitance

Cotraitants, Sous-traitants, déposez vos factures simples sur Chorus Pro

La sous-traitance ou la cotraitance sont des dispositifs qui permettent de répondre ou d'exécuter une commande publique à plusieurs.

 

Dans la sous-traitance, une entreprise confie à une autre l'exécution d'une partie de ses prestations. Il est a noter que seul le sous-traitant de 1er rang peut prétendre au paiement direct par le service financier, à condition d'avoir la validation du titulaire.

En revanche, dans la cotraitance, plusieurs entreprises mutualisent leurs moyens professionnels, techniques et financiers pour exécuter le marché cible. On parle de groupement « conjoint » lorsque chaque cotraitant dépose ses propres factures dans Chorus Pro, avec validation obligatoire de chacune d'elle par le mandataire.
On parle de groupement solidaire lorsque le mandataire dépose les factures pour le compte de l'ensemble des entreprises du groupement.

 

Prérequis au dépôt de facture

Pour pouvoir déposer une facture, toute entreprise doit avoir une « structure » dans Chorus Pro. Pour valider les factures des sous-traitants et cotraitants, les titulaires et mandataires doivent ajouter l’espace « Factures à valider » à leurs structures. En effet, c’est dans cet espace qu’ils recevront les factures des sous-traitants et cotraitants qu’ils devront viser.

 

Circuit d’une facture avec validation

Une fois la facture envoyée au fournisseur par le sous-traitant ou le cotraitant via l'espace facture émise, celle-ci doit être validée par le fournisseur titulaire ou mandataire selon qu'il s'agisse d'une sous-traitance ou une cotraitance. Le fournisseur la transmet ensuite à son tour au service financier afin que la facture soit mise en paiement.

Schéma descriptif du circuit de validation d'une facture émise par un sous-traitant ou un cotraitant

 

Pour déposer une facture de sous-traitance / cotraitance :

  1. Cliquer sur l’onglet « Facture émise » puis sur l’onglet « Dépôt de facture »Présentation de l'espace "Facture émise" et de l'onglet "Dépôt facture"
  2. Importer votre facture dans Chorus Pro à l’aide de l’icône « Télécharger»
  3. Choisir le cadre de facturation correspondant à votre demande de paiement :
    • A9 : Dépôt d’une facture par un sous-traitant
    • A12 : Dépôt de facture par un cotraitant

 

Ecran descriptif des cadres de facturation lors d'un dépôt de facture par un sous-traitant ou un cotraitant

 

Après l'analyse de votre fichier PDF, le système pré-alimente les champs pour lesquelles les informations sont reconnues. Vous pouvez ensuite compléter ou modifier ces données si nécessaire.

  • Pour une facture de sous-traitance ou cotraitance, vous devrez saisir, en plus du SIRET du destinataire de la facture (entité publique), le SIRET du mandataire ou titulaire selon le cas
  • Rajouter les pièces jointes nécessaires au paiement de votre facture
  • Une fois que toutes les vérifications sont faites, cliquer sur « Valider et envoyer »

 

Ecran descriptif des champs du destinataire de la facture

 

Pour envoyer une facture de sous-traitance / cotraitance :

Cliquer sur « confirmer et envoyer » sur la fenêtre de « Confirmation d’envoi ». Vous avez réussi votre dépôt !

Un page de récapitulatif confirme que votre facture a bien été envoyée au titulaire ou mandataire de votre choix.

Vous pouvez y exporter le certificat de dépôt, visualiser la facture, ou suivre l’avancement de son traitement dans Chorus Pro.

 

Si vous souhaitez de plus amples informations sur la gestion des factures simples dans le cadre des marchés de cotraitance ou sous-traitance, rendez-vous sur la page dédiée de la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

Illustration de l'article espace mes messages

Découvrez "Mes messages", un nouvel espace sur Chorus Pro

Vous souhaitez communiquer des informations aux entités avec lesquelles vous échangez des factures ? Découvrez la fonctionnalité « Mes messages », le nouvel espace de Chorus Pro.

 

Cette fonctionnalité permet de diffuser largement des informations aux acteurs avec lesquels vous avez des échanges contractuels.

Par exemple, en tant qu’entité publique, vous pouvez utiliser « Mes messages » pour informer vos fournisseurs qu’un numéro d’engagement doit impérativement être indiqué lorsqu’ils vous déposent des factures. De même, en tant qu’entité privée, vous pouvez passer par cet espace pour informer vos  différents interlocuteurs d’un changement de votre numéro de SIRET.

« Mes messages » est un canal de diffusion d’informations à sens unique : il est uniquement possible de diffuser ou consulter des messages, aucun échange ne peut être réalisé via cet espace. Par ailleurs, il ne s’agit pas d’un outil de support : si vous rencontrez un problème technique avec Chorus Pro, nous vous invitons à utiliser l’espace « Sollicitations émises », qui reste le point de contact privilégié dans ce type de cas.

 

Pour plus d’informations sur ce nouvel espace, vous pouvez accéder au guide utilisateur dédié ici.

illustration de l'article de rentrée Chorus Pro

Une rentrée en fanfare pour Chorus Pro

Ce mois de septembre 2020 aura été un véritable mois « record » pour Chorus Pro. En effet, la plateforme a enregistré le plus grand nombre de factures reçues sur un mois depuis sa mise en production, 4 950 724 au total. Voir graphique ci-dessous.

graphique portant sur le nombre de factures reçues par mois sur les 3 dernières années

 

Cette rentrée en fanfare peut s’expliquer par la reprise globale des activités économiques, tirées par l’annonce de «France Relance », le plan de relance gouvernemental.

Cette rentrée est aussi marquée par l’augmentation du nombre de structures (entreprises et entités publiques) inscrites sur Chorus Pro ainsi que par l’augmentation du nombre d’utilisateurs actifs.

 

Par ailleurs, le mois de novembre marquera la reprise des instances de gouvernance de Chorus Pro, IPM (Instance publiques mutualisées), après leur suspension du fait du COVID et des mesures de confinement du printemps dernier.

Les ateliers décidés lors de la dernière réunion de gouvernance ont tous été menés. Les évolutions abordées ont porté sur des sujets variés comme les marchés de travaux, les flux, ou encore l’ajout d’une nouvelle étape de validation des factures simples.

Ce quatrième cycle des évolutions Chorus Pro se terminera le 19 novembre 2020. De futures évolutions y seront donc décidées. Nous ne manquerons pas de vous informer du résultat !

 

illustration de l'article page mémoire de frais de justice

Un accès à la documentation simplifié pour les prestataires de justice

Pour vous accompagner dans la saisie de vos mémoires suite à une prestation de justice, nous avons repensé le contenu de la page de documentation dédiée à la saisie et à la gestion des mémoires de frais de justice sur le site de la communauté Chorus Pro.

 

Cette simplification comprend une meilleure organisation des rubriques et un parcours utilisateur plus linéaire et ergonomique.

Ce nouveau parcours débute par une définition des mémoires de frais de justice, puis par un accompagnement à la prise en main de Chorus Pro pour les prestataires de justice. Par ailleurs, il inclut des guides et tutoriels pour améliorer votre expérience.

Nous vous invitons dès à présent découvrir cette rubrique en cliquant ici.

 

Pour aller plus loin, des formations gratuites sont organisées à l’intention des prestataires de frais de justice. Nous vous invitons à vous inscrire aux prochaines sessions ici.

Illustration de la bonne pratique changement de SIRET

Comment modifier votre SIRET dans Chorus Pro ?

Dans Chorus Pro, le numéro de SIRET est un identifiant attribué à chaque entité, qu’elle soit publique ou privée.

Il est composé de 14 chiffres, correspondant à deux codes :

  • Le code SIREN (9 chiffres), qui permet d’identifier l’entreprise,
  • Le code NIC (5 chiffres), qui permet l’identification géographique de chacun des établissements d’une entreprise.

Le code SIREN d’une entreprise ne change jamais, mais le code NIC peut évoluer suite à un déménagement, un changement d’adresse, un transfert du siège social… Tous ces événements impliquant un changement de la situation géographique d’une entreprise entraînent une modification du code NIC, et par conséquent, du numéro de SIRET.

 

Ce changement doit être répercuté dans Chorus Pro. Voici comment procéder :

1. Accédez au bloc « Mes structures» de l’espace « Activités du gestionnaire», et cliquez sur l’icône Crayon sur la ligne de la structure que vous souhaitez modifier. Vous accédez alors à sa fiche structure.

 

2. Cliquez ensuite sur le bouton « Modifier l’identifiant».

Cliquer sur "Modifier l'identifiant"

 

Une fenêtre vous informe que la structure initiale sera désactivée. Une nouvelle structure sera créée, en reprenant l’ensemble des informations de l’ancienne structure (données de la structure, services, utilisateurs, espaces…).

3. Cliquez sur « Confirmer» dans le pop-up.

Cliquer sur "Confirmer"

 

4. Saisissez le nouveau numéro de SIRET dans le champ « Identifiant» puis cliquez sur « Continuer».

Saisir le nouveau SIRET de la structure

 

5. Cliquez sur le bouton « Valider» en bas de votre écran afin de confirmer le changement de SIRET. Une nouvelle information apparaît dans l’écran de consultation de la fiche structure : il s’agit de l’identifiant de la structure d’origine permettant ainsi de faire le lien avec la nouvelle structure portant le SIRET mis à jour.

Nouvelle mention indiquant que la nouvelle structure est issue d'une duplication de l'ancienne

 

Après la désactivation de votre ancienne structure, vous pourrez toujours traiter les factures que vous avez reçues avant la modification de votre numéro de SIRET.

Par exemple, si vous avez changé votre numéro de SIRET le 1er août 2020, au mois de septembre 2020 vous pourrez toujours valider une facture reçue le 17 juillet 2020, même si celle-ci était destinée à votre ancien numéro de SIRET.

 

Point d’attention : Si vous utilisez le mode « Saisie » pour l’envoi de vos factures, vous devrez souscrire un mandat de facturation pour votre nouvelle structure.

 

illustration de l'article parole aux utilisateurs

La parole aux utilisateurs

Après avoir suivi les webinaires proposés par l'AIFE sur le thème de la création de compte et de la saisie des mémoires de frais de justice sur Chorus Pro, Ludmila Tuca, traductrice interprète, assermentée, nous livre son témoignage sur son usage de Chorus Pro.

 

  • Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai découvert Chorus Pro au contact à l’occasion de ma prestation d’interprète au sein d’un commissariat. Les officiers de police judiciaire m’ont informée de la procédure à suivre pour déposer mes mémoires de frais de justice  via Chorus Pro et être payée.

En tant que traductrice interprète libérale, je suis concernée par l’obligation d'émettre et de gérer les mémoires de frais de justice via Chorus Pro depuis le 1er janvier 2018.

 

  • Qu'est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Les webinaires m'ont été très utiles pour prendre en main l’outil et créer mon compte, et la documentation sur le site Communauté Chorus Pro est complète.

 

  • Quels sont les apports réels pour votre entreprise ?

L’utilisation de Chorus Pro dans le cadre de mon activité professionnelle de traductrice interprète m'apporte un gain de temps important dans le traitement de mes mémoires. Cela permet aussi de suivre l'avancement du traitement et du paiement à travers les notifications reçus directement dans ma boîte mail.

 

  • Quels conseils donneriez-vous aux autoentrepreneurs qui n'utilisent pas encore Chorus Pro ?

Outre le fait que ce soit une obligation légale, Chorus Pro permet de nombreux avantages, que ce soit dans le cadre d’activités liées aux mémoires de frais de justice ou l'émission de factures à destination des entités publiques. Mon conseil serait de profiter de l'accompagnement gratuit mis à leur disposition pour utiliser efficacement l'outil.

illustration de la bonne pratique sur les notifications Chorus Pro

Comment fonctionnent les notifications sur Chorus Pro ?

Comment suivre l'activité de sa structure ?

 

Une aide au suivi du cycle de vie des factures de son entité (publique ou privée)

Les notifications sur Chorus Pro vous aident à suivre l’état d’avancement de vos factures jusqu’au paiement de celles-ci par les services comptables.

Pour pouvoir bénéficier de cette fonctionnalité, vous devez paramétrer la réception de notifications dans le bloc « Mes paramètres » de l’espace « Mon compte », en cochant simplement le coche « Recevoir les notifications périodiques d’activités » (Voir écran ci-dessous).

capture d'écran de mes paramètres dans l'espace mon compte

 

Les mails de notifications informent l’utilisateur :

  • De la réception et de l’avancement du traitement de ses factures à travers la mise à jour de leurs statuts (mise à disposition, suspension, rejet, mise en paiement…)
  • De nouveaux événements le concernant (demandes de rattachement à sa structure pour les gestionnaires, demande d'abonnement à de nouveaux espaces, sollicitations, mandats…).

Pourquoi cette logique d’activation des notifications?

La logique d’activation des notifications permet de laisser le choix aux utilisateurs de recevoir ou non les notifications, et ainsi d’éviter de remplir la boîte mail des utilisateurs qui gèrent un nombre élevé de factures et qui ne souhaitent pas recevoir de notifications quotidiennes.

Ainsi, vous restez maître de ce que vous souhaitez et pouvez activer ou désactiver les notifications autant de fois que vous le souhaitez pour répondre à vos impératifs. Ceci en cochant ou décochant la case « recevoir les notifications périodiques d’activité » (Voir écran ci-dessus).

 

Point d'attention : Si vous ne recevez pas de notifications en dépit du fait que vous ayez paramétré la réception de ceux-ci, pensez à vérifier vos courriers indésirables.

Illustration article formation

Nouveau sur Chorus Pro ? Formez-vous gratuitement !

Vous débutez sur Chorus Pro ? Vous ne savez pas comment paramétrer votre compte ? Vous souhaitez être guidé dans votre premier envoi de facture ? Vous souhaitez maîtriser les différents statuts "à recycler", "suspendue" et "rejetée" ?

Bénéficiez d'un accompagnement personnalisé gratuit, sous forme de classes virtuelles en petit groupe.

 

Ces accompagnements se découpent en 2 séances d'1h30 durant lesquelles vous pourrez interagir directement avec un expert de Chorus Pro.

 

Deux thèmes sont disponibles :

  • Envoi de factures simples
  • Envoi de factures de travaux (CCAG Travaux) pour les fournisseurs et les MOE

 

Pour participer à l'une de ces sessions, n'hésitez plus, choisissez une thématique et inscrivez en cliquant ici.

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