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La balance - symbole de la Justice

Mémoires de frais de justice : Vous disposez d’un délai d’un an pour déposer vos mémoires de frais de justice

Les services du Ministère de la Justice nous informent de nouvelles modalités pour le dépôt des mémoires.

Pour toutes vos prestations réalisées à compter du 31 décembre 2020, vous disposez d'un délai d’an à compter de l'achèvement de la mission pour adresser votre mémoire de frais de justice à la juridiction compétente via Chorus Pro.

 

Vous pourrez obtenir plus de détails sur le site du Ministère de la Justice à partir du lien suivant : http://www.justice.gouv.fr/organisation-de-la-justice-10031/frais-de-justice-12698/frais-de-justice-retablissement-dun-delai-de-forclusion-34052.html  

 

N.B. : Pour les prestations achevées avant le 31 décembre 2020, vous n'êtes pas soumis au nouveau délai d'un an pour déposer vos mémoires de frais.

Image de présentation de l'article "Annuaire des structures publiques

Rappel sur l’annuaire des services publics

 

L’AIFE met à votre disposition un annuaire des services publics mis à jour chaque semaine et qui vous permet de retrouver des informations précises sur vos clients publics.

L’annuaire est disponible sur le site de la communauté chorus pro, sous l’onglet « Factures et demandes de paiement », dans le bloc « Facturation électronique », le sous-bloc « Emetteur ».

 

Ecran d'information pour retrouver la rubrique "Annuaire"

 

Avec l’annuaire vous pouvez récupérer un certain nombre d’informations sur votre client, notamment le SIRET, l’adresse postale, le courriel du service.

 

Ecran de présentation de la rubrique "Annuaire des structures publiques"

 

En cliquant sur le petit bouton « + » dans la colonne « Statut », vous pourrez obtenir des informations supplémentaires vous permettant de faciliter votre demande de paiement.

  • Vous saurez si le Siret est actif ou non pour le dépôt
  • Vous verrez si le numéro d’engagement et/ou le code service doivent être obligatoirement renseignés lors du dépôt des factures.
  • Vous saurez si la structure publique est une MOA ou non.
  • Vous pourrez savoir si l’entité publique renvoie ou non le statut « mise en paiement » au moment de la mise en paiement par le comptable.

 

Autant d’informations qui peuvent vous permettre de gagner du temps lors du dépôt de votre facture.

 

Ecran de présentation des services dans l'annuaire des structures publiques

 

En cliquant sur « + Service », vous pourrez obtenir la liste de l’ensemble des services de la structures publiques avec les codes services et différents éléments d’adresse.

Illustration du transfert des droits du gestionnaire principal

Comment réagir en cas de non-transfert des droits de gestionnaire principal ?

Vous venez de prendre un nouveau poste dans lequel vous devez utiliser Chorus Pro, et vous vous rendez compte que votre prédécesseur ne vous a pas transféré les droits de gestionnaire principal ?

Voici  la démarche à suivre dans une telle situation.

Pour commencer, connectez-vous à votre compte Chorus Pro.

Si vous ne disposez pas de l’espace « Sollicitations émises »

  1. Déconnectez-vous de votre compte Chorus Pro
  2. A partir de la page d’accueil, descendez en bas de l’écran et cliquez sur « Nous contacter » dans le bloc « Nous connaître »
  3. Cliquez sur « Saisir sollicitation »
  4. Remplissez le formulaire et décrivez votre situation dans le champ « Description »

Une fois la sollicitation reçue, le support vous demandera de remplir ce certificat administratif (la version anglaise du présent document est disponible en bas de page) l’autorisant à procéder au transfert des droits de gestionnaire principal. Celui-ci devra être signé par le responsable de votre entreprise. Lorsque le certificat dûment complété aura été transmis au support, les droits de gestionnaire principal pourront vous être transférés.

Si vous disposez de l’espace « Sollicitations émises »

  1. Cliquez sur l’espace « Sollicitations émises »
  2. Cliquez sur « Saisir sollicitation »
  3. Remplissez le formulaire et décrivez votre situation dans le champ « Description »
  4. Cliquez sur « Enregistrer »
  5. Remplissez un certificat administratif autorisant le support à procéder au transfert des droits de gestionnaire principal. Celui-ci doit être signé par le responsable de votre entreprise. Le modèle du certificat est disponible ici.
  6. Cliquez sur « + Gestion des pièces-jointes »
  7. Cliquez sur l’icône de téléchargement dans le champ « Sélection de la pièce-jointe » et sélectionnez le certificat administratif préalablement rempli
  8. Sélectionnez le type de pièce-jointe
  9. Cliquez sur « Ajouter » puis sur « Retour »
  10. Cliquez sur « Valider et envoyer »

Une fois la sollicitation reçue, le support pourra traiter votre demande et vous transférer les droits de gestionnaire principal.

La version anglaise du certificat administratif de transfert de droit est accessible ici.

Image d'illustration - rappel sur les webinaires

C’est la rentrée, participez à nos webinaires et classes virtuelles pour mieux appréhender Chorus Pro

Pour cette rentrée, les équipes de Chorus Pro reprennent leurs différentes offres d’accompagnement pour vous permettre d’effectuer plus sereinement vos opérations de dépôt et/ou de réception de factures et pièces de facturation.

 

Que vous soyez entreprises ou administrations publiques, nous disposons de webinaires thématiques (MOE, MOA, création de compte, dépôt de factures simples, entités publiques…) vous permettant de développer les bonnes pratiques et de poser vos questions afin d’avoir des éclairages sur l’utilisation de Chorus Pro.

Vous pourrez aussi vous inscrire aux classes virtuelles, où vous pourrez prendre la parole et échanger avec l’expert Chorus Pro en charge de la présentation. Les classes virtuelles sont conseillées pour des problèmes spécifiques que vous n’arriveriez pas à résoudre par vous-même.

 

Pour vous inscrire webinaires ou aux classes virtuelles c’est par ici

 

Enfin, le site de la communauté chorus pro vous donne accès à une base de données documentaire importante qui vous permettra de vous auto-former mais aussi d’organiser des formations pour vos équipes.

 

Bon courage et à bientôt sur nos offres d’accompagnement Chorus Pro.

Illustration article - La parole aux utilisateurs

La parole aux utilisateurs

Ce mois-ci, Anne E., assistante gestion comptable dans la fonction publique territoriale, nous partage son ressenti sur l’utilisation de Chorus Pro.

 

- Bonjour Anne, vous utilisez Chorus pro depuis un moment, qui sont vos clients publics ?

 

Nous travaillons essentiellement avec des mairies et des sociétés d’économie mixte.

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

 

J’ai découvert Chorus Pro à l’occasion de ma première prise de poste en tant que compte, en 2016.

 

 - Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

 

J’ai pu m’appuyer sur mes collègues qui m’ont partagé leurs connaissances de l’outil ainsi que leurs bonnes pratiques. J’ai également utilisé la documentation présente sur le site de la Communauté Chorus Pro.

 

- Avez-vous eu l’occasion de participer à des classes virtuelles ? Que vous ont – elle apportées ?

 

Les classes virtuelles m’ont permis de bien comprendre le processus global et d’apprendre des astuces pour optimiser l’utilisation de Chorus Pro.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

 

Chorus Pro permet d’avoir un suivi de l'avancement des factures du marché, d’assurer la rapidité de la réception des factures. Enfin, Chorus Pro offre la possibilité de correspondre avec les différents acteurs lors du traitement des factures.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutant sur Chorus Pro ?

 

Je leur conseillerais de profiter du dispositif d’accompagnement mis en place par l’AIFE : participer aux webinaires et aux classes virtuelles, et consulter la documentation sur la Communauté Chorus Pro.

Illustration article remboursement DEMATIC

DémaTIC : Début de la campagne de remboursement 2021 au titre des achats 2020 éligibles

Depuis juillet 2021, vous pouvez demander le remboursement partiel de la taxe intérieure de consommation sur les produits énergétiques (TICPE) et de la taxe intérieure de consommation du gaz naturel (TICGN) sur vos dépenses de carburant et de gaz naturel de 2020 via Chorus Pro.

 

Les produits éligibles au remboursement partiel de ces taxes sont les suivants : gazole non routier (GNR), fioul lourd, gaz de pétrole liquéfié (GPL) et gaz naturel.

Le gaz naturel à usage carburant (également appelé « gaz naturel véhicule » ou GNV) s’ajoute à la liste des produits ouverts au remboursement partiel de la TICGN pour les achats effectués à partir du 1er janvier 2020. Son remboursement est fixé à 4,69 euros/MWh.

 

Faites votre demande via le portail Chorus Pro en remplissant le formulaire dédié depuis l'espace "Demande de remboursement TIC".

Vous devrez, à l'appui de votre demande :

  • Enregistrer sur votre compte, le RIB sur lequel vous souhaitez être payé ;
  • Joindre les factures indiquant vos dépenses de carburant de l'année ;
  • Joindre, le cas échéant, les pièces justificatives nécessaires en fonction de la situation de votre entreprise (liste ici)

Si vous avez besoin de plus de renseignements pour compléter votre demande sur Chorus Pro, consultez les guides utilisateurs dédiés ici.

Entreprise Servieu Houlle

La parole aux utilisateurs

Florence C., secrétaire comptable dans une imprimerie, nous partage son retour d’expérience sur Chorus Pro, qu’elle a été amenée à utiliser pour facturer la formation d’un de ses salariés.

- Quel est votre métier ?

Je suis secrétaire-comptable dans une imprimerie spécialisée dans les étiquettes adhésives en bobines. Nous travaillons essentiellement pour la viticulture et un peu dans l'agro-alimentaire.

- Quels sont vos clients publics ?

Nous ne travaillons pas de façon régulière avec des clients publics. Notre usage de Chorus Pro se limite aujourd’hui à la facturation de Pôle Emploi lorsque nous formons des salariés en pré embauche.

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

Nous avons embauché un salarié. Avant son embauche, il y a eu une période de formation que nous assurions et qui était facturable à Pôle Emploi Occitanie. Ils nous ont alors indiqué qu’il faudrait leur transmettre notre facture via le portail Chorus Pro.

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Nous avons bénéficié de quelques conseils de notre contact au Pôle Emploi. J’ai alors créé mon compte, mais je rencontrais des difficultés lors du dépôt de facture. Notre expert-comptable m’a alors conseillé de m’inscrire à une classe virtuelle de l’AIFE, grâce à laquelle j’ai pu finaliser mon dépôt.

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

La classe virtuelle à laquelle j’ai participé m’a permis de comprendre la procédure pour pouvoir transmettre ma facture au Pôle Emploi.

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

De ne surtout pas hésiter à s'inscrire à des classes virtuelles et surtout à les suivre avec un double écran si possible. Cela permet de suivre la formation sur un écran et de faire de la pratique en même temps sur un autre. On peut alors poser des questions en temps réel si on rencontre des difficultés.

 

Démarrage du cycle 5 des évolutions

Démarrage du Cycle 5 des évolutions Chorus

Suite à l’instance de pilotage mutualisée numéro 4 (IPM N° 4) du 19 novembre 2020, il a été décidé dans le cadre du cinquième cycle des évolutions de travailler sur les thématiques suivantes :

  • La facturation intra-sphère publique
  • La gestion des motifs de rejets

 Le dépôt des expressions de besoins a été lancé le 15 janvier 2021 et il a été clôturé le 16 avril 2021.

35 expressions de besoins ont été émises réparties comme suit :

  • Facturation intra-sphère publique : 5
  • Gestion motifs de rejets : 22
  • Demandes d’évolutions hors thématique: 5

 

Les prochaines échéances sont les suivantes :

Cycle des évolutions de Chorus Pro

Circuit de facturation en fin de marché

Cotraitance en marchés de travaux : quel circuit de facturation pour les différents groupements ?

La cotraitance ou « groupement » est le dispositif par lequel plusieurs entreprises mutualisent leurs moyens professionnels, techniques et financiers pour exécuter un même marché.

Dans les marchés publics de travaux, un mandataire est nommé pour représenter l’ensemble des membres du groupement vis-à-vis du maître d'ouvrage et du maître d'œuvre pour l'exécution du marché. Il convient de noter qu’il existe deux formes de groupements : groupement solidaire et groupement conjoint.

Cet article présente le circuit de facturation pour les deux types de groupement et les démarches à suivre dans Chorus Pro pour chacun d’eux.

Situation 1 : Groupement solidaire

On parle de groupement solidaire lorsque chacun des membres du groupement est engagé financièrement pour la totalité du marché. Dans cette situation, le mandataire seul se charge du dépôt des pièces de facturation dans Chorus Pro pour l’ensemble du groupement, ce qui implique que les cotraitants non-mandataires envoient préalablement leurs factures aux cotraitants mandataires hors Chorus Pro.

En ce qui concerne le paiement, les acteurs du marché peuvent s’accorder contractuellement pour mettre en place des paiements individualisés pour chaque cotraitant, ou un paiement global sur un compte unique ouvert au nom des membres du groupement.

Le dépôt du projet de décompte se fait à partir de l’onglet « Déposer » dans l’espace « Factures de Travaux ». Après avoir importé la pièce de facturation dans Chorus Pro, choisissez le cadre de facturation « A4 : Dépôt d’un projet de décompte mensuel par un fournisseur »

Cadre de facturation

Cliquez sur « Continuer ». Vous devrez alors renseigner les numéros de SIRET du maître d’œuvre et de la maîtrise d’ouvrage, ainsi que les informations essentielles de la facture. Cliquez sur « Valider et envoyer » pour finaliser le dépôt.

 

Situation 2 : Groupement conjoint

Le groupement conjoint est un type de groupement dans lequel l’ensemble des fournisseurs cotraitants gardent leur autonomie administrative malgré la mise en commun de leurs moyens techniques pour l’exécution de leur marché.

Dans ce type de groupement, chaque cotraitant dépose dans Chorus Pro le projet de décompte correspondant à sa part du marché. Les pièces déposées par les cotraitants non-mandataires doivent être impérativement validées par le mandataire du groupement avant d’arriver à la MOE.

Dans ce cadre, le mandataire agit deux fois dans le circuit de facturation : 1) pour valider les pièces déposées par les cotraitants non-mandataires, et 2) pour déposer sa propre pièce de facturation.

 

Actions réalisées par les cotraitants non-mandataires

Le dépôt des pièces de facturation se fait toujours à partir de l’onglet « Déposer » dans l’espace « Factures de Travaux ». En tant que cotraitant non-mandataire, vous devez importer votre projet de décompte à l’aide de l’icône « télécharger » et choisir le cadre de facturation « A13 – Projet de décompte mensuel déposé par un cotraitant » :

A13 cadre de facturation pour les cotraitants

Vous devez ensuite renseigner les numéros de SIRET du maître d’ouvrage, de la maîtrise d’œuvre, et du mandataire du marché. Cette dernière action permet de transmettre votre document au mandataire pour validation.

Formulaire de dépôt CP

 

Votre démarche est terminée une fois que vous avez validé et envoyé la pièce de facturation.

Actions réalisées par les cotraitants mandataires

Le mandataire se charge de valider les documents déposés par ses cotraitants ainsi que de déposer son propre projet de décompte pour sa part du marché.

Les documents envoyés par les cotraitants arrivent dans l’espace « Factures à Valider ». Pour traiter ces documents, ouvrez l’onglet « Synthèse » de cet espace et cliquez sur le numéro du document pour l’afficher.

Espace facture à valider

Les options de traitement se trouvent en bas de page. Cliquez sur « Valider » si les informations sont exactes. Si les informations ne sont pas exactes, vous pouvez choisir l’option « Refuser » en précisant le motif de refus :Options de traitement des factures

Lorsque vous êtes prêt à déposer votre propre projet de décompte, rendez-vous dans l’onglet « Déposer » de l’espace « Factures de Travaux ». Ensuite, suivez la démarche détaillée dans la Situation 1 de cet article, en choisissant le cadre de facturation « A4 : Dépôt d’un projet de décompte mensuel par un fournisseur ».

NB : Le mandataire du marché doit impérativement avoir accès à l’espace « Factures à Valider » afin de recevoir et valider les documents transmis par les cotraitants non-mandataires.

Pour plus d’information concernant la rémunération en cotraitance, vous pouvez consulter les différents cas prévus dans l’article 10.7 du CCAG Travaux sur le site du Code de la Commande Publique.

Illustration bilan newsletter 50ème édition

Comment traiter une facture rejetée sur le portail?

Des factures peuvent être rejetées par des destinataires pour des erreurs dans les données de facturation (mauvais destinataire, montant erroné…). Si votre facture est rejetée, vous recevrez une fenêtre de notification du rejet.

Vous devrez vous acquitter de la facture rejetée afin de notifier à l’ensemble des acteurs que vous avez bien pris en compte le rejet de la facture concernée. Pour vous acquitter de la facture rejetée, cliquer sur le bouton "Acquitter les factures sélectionnés" situé sur la fenêtre de notification, en dessous des lignes de factures.

Toutefois, même après l’acquittement, la facture apparaîtra dans l’onglet « Synthèse » de l’espace « Factures émises », à l’état courant « rejetée ».

Pour faire disparaître cette facture, cliquez sur le bouton « Traiter le rejet » en dessous des lignes de factures.

Si vous souhaitez traiter plusieurs factures à l’état « rejetée », vous pouvez toutes les sélectionner et effectuer le traitement en une fois.

 

Traiter les rejets

Après avoir cliqué sur « Traiter le rejet », les factures rejetées disparaissent de votre synthèse.

NB : La fonctionnalité « Traiter le rejet » ne s’applique qu’aux factures au statut « rejetée ».

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