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La parole aux utilisateurs

La parole aux utilisateurs

Angela Margat, comptable dans une association déclarée de garde d’enfants à domicile, nous livre son témoignage sur son utilisation de Chorus Pro.

 

- Bonjour Mme MARGAT, à la première vue de votre profession on ne pense pas forcément à des clients publics. Pouvez-vous nous indiquer quels sont-ils s’il vous plaît ?

Nous travaillons avec un PLIE (Plan Local pour l’Insertion et l’Emploi). Il s’agit d’un dispositif dont l’objectif est de permettre à des personnes exclues du marché du travail d’accéder à des emplois durables, en leur proposant notamment un accompagnement individualisé et des formations.

 

- Dans quel cadre le PLIE fait-il appel à vous ?

Le PLIE fait appel à nous pour des services de garde ponctuels, afin d’aider les parents bénéficiant d’un accompagnement du PLIE confrontés à une difficulté temporaire pour faire garder leurs enfants ; ces derniers ne nous sont pas confiés à l’année comme ça peut être le cas dans une crèche par exemple.

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’utilise Chorus Pro depuis 2020, c’est-à-dire un an maintenant. J’ai découvert Chorus Pro suite à la recommandation de notre client public qui nous a fait part de l’obligation de transmission des factures via ce canal.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

J’ai suivi le webinaire présentant la création de compte et le dépôt de factures simples, et cela m’a beaucoup aidé à prendre en main Chorus Pro. La formation a présenté les bases des manipulations à effectuer dans l’outil pour transmettre nos factures à nos clients publics, ce qui permet de voir concrètement ce que nous devons faire.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

Les classes virtuelles sont un bon complément aux formations « magistrales » des webinaires et m’ont permis d’approfondir sa maîtrise de l’outil.

 

- Quels conseils donneriez-vous aux utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

Je leur conseillerais de prendre le temps de lire la documentation présente sur la Communauté Chorus Pro, qui permet d’avoir un premier éclairage, et de participer aux formations proposées par l’AIFE, qui sont bénéfiques pour s’approprier l’outil.

 

MOE : Comment gérer les révisions de montants dans les marchés de travaux ?

Dans le processus de facturation des marchés de travaux, la MOE peut être en désaccord avec le montant du projet de décompte mensuel ou final du titulaire du marché.

Dans cette hypothèse, nul besoin de rejeter la pièce de facturation du titulaire. La MOE a la possibilité d’établir son état d’acompte en révisant le montant figurant sur le projet de décompte mensuel et en y inscrivant le montant qu’elle a validé à la suite du contrôle des travaux effectués.

 

L’état d’acompte ainsi établi sera envoyé à la MOA et sera disponible dans le dossier de facturation, à la disposition de tous les acteurs du marché.

Conformément à l’article 8.2 du CCAG travaux, la MOE notifie au titulaire du marché toute modification effectuée sur le montant à payer. Le titulaire notifié a 30 jours pour signifier son désaccord à la MOE. Passés ces 30 jours, le titulaire est réputé avoir accepté la modification.

Comment utiliser efficacement la fonction recherche avancée sur CP?

Vous recherchez des documents sur Chorus Pro ? Notre fonctionnalité de recherche propose l’utilisation de critères avancés vous permettant de faire des recherches toujours plus efficaces. Voici nos préconisations pour utiliser au mieux ces critères.

Pour accéder aux critères avancés, il vous suffit de cliquer sur l’icône « + » en bas à droite, à côté de « Critères avancés », lorsque vous êtes dans l’onglet « Recherche » de l’espace dans lequel vous souhaitez faire la recherche.

Cette fonctionnalité est accessible quel que soit l’espace dans lequel vous vous trouvez, qu’il s’agisse de « Factures émises », « Factures à valider », ou encore « Mémoires de frais de justice ».

 

Ecran de recherche des critères avancées

Vous accédez alors à une liste variée de critères supplémentaires, qui vous permettnt de faire des recherches sur les montants, les coordonnées bancaires utilisées lors de la transmission de la facture, le mode de règlement choisi, le mode de dépôt…

D’autres critères spécifiques s’ajoutent en fonction de l’espace dans lequel vous vous trouvez lorsque vous faites la recherche, comme les critères MOA ou  MOE si vous faites une recherche sur des factures de travaux.Ecran de reccherche des critères avancées

De manière pratique, lorsque vous faites des recherches et que vous souhaitez filtrer un intervalle de temps, nous vous recommandons d’utiliser le critère avancé « Période date de dépôt » plutôt que le critère « Période de date fournisseur » directement accessible dans la recherche « simple ».

En effet, la date fournisseur correspond à la date figurant sur le document déposé sur Chorus Pro, saisie par le fournisseur dans le champ « Date » du bloc « Références » au moment du dépôt de la facture, tandis que la date de dépôt correspond au jour où la facture a été déposée dans Chorus Pro.

 

Par ailleurs, si vous faites une recherche sur une plage temporelle longue (par exemple une période de 12 mois), veillez à définir en complément un ensemble de critères limitants pour mieux cibler votre recherche et affiner les résultats. L’intérêt de ce critère limitant est de permettre des extractions complètes de vos résultats de recherche. En effet, des résultats trop larges peuvent impacter les extractions et vous restituer des résultats incomplets.

 

Une fois vos critères avancés définis, vous n’avez plus qu’à cliquer sur « Rechercher »afin d’obtenir vos résultats à analyser ou à extraire en fonction de vos besoins. Bonnes recherches sur Chorus Pro !

 

Comment traiter une facture rejetée 

Votre facture a été rejetée par votre client public ? Ce guide vous présente la démarche à suivre dans cette situation.

Pourquoi une facture est-elle rejetée ?

Un client public peut rejeter une facture lorsqu’il constate une erreur sur les données de facturation, comme le cadre de facturation par exemple.

Que faire ?

Lorsqu’une facture est rejetée la bonne pratique est de suivre les trois étapes ci-dessous :

  • Prendre connaissance du motif du rejet et s’acquitter de la facture rejetée

Lorsque vous vous connectez à Chorus Pro après le rejet d’une facture, une fenêtre apparaît à l’écran, vous indiquant les principaux éléments concernant la facture rejetée, entre autres : la date de dépôt, le numéro de la facture, le destinataire, le motif du rejet, et le commentaire du client public si celui-ci en a indiqué un.

Après avoir pris connaissance du motif du rejet, vous devez cliquer sur « Tout acquitter et fermer » ou sélectionner la facture et cliquer sur « Acquitter les factures sélectionnées ».

Comment traiter une facture rejetée

 

  • Traiter le rejet pour faire disparaître la facture de l’onglet « Synthèse »

L’acquittement ne fait pas disparaître la facture rejetée de l’onglet « Synthèse » dans l’espace « Factures émises ». Pour cela, vous devez accéder à cet onglet, sélectionner la facture concernée en cliquant sur la petite case à droite de l’écran, et cliquer sur « Traiter le rejet ».

Comment traiter les factures rejetées

Une fois la facture traitée, celle-ci disparaîtra de votre synthèse.

Les opérations d’acquittement et de traitement apparaissent dans le suivi du traitement de la facture, dans le bloc « Historique des actions utilisateurs ».

 

Comment traiter une facture rejetée

 

  • Emettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro

Une fois que vous vous êtes acquitté de la facture et que le rejet est traité, vous êtes prêt à renvoyer une facture à votre destinataire. Assurez-vous de corriger les éléments ayant conduit votre client public à rejeter votre facture, et à saisir un numéro différent de celui de la facture rejetée dans le champ « Numéro » du bloc « Références ».

« Club Chorus Pro : faites entendre votre voix !»

Nous vous l’annoncions il y a tout juste un an, le club Chorus Pro a été mis en place officiellement à l’automne dernier et il compte déjà près de 1 400 membres !

Le club Chorus Pro est réservé prioritairement aux entreprises fournisseurs des entités publiques et leurs intermédiaires, et a pour objectif d’être à l’écoute au plus près des besoins de ces utilisateurs.

Afin de représenter au mieux les besoins et les intérêts des fournisseurs utilisateurs de Chorus Pro, dans leur diversité d’utilisation, le club est structuré autour de 3 collèges :

  • Les utilisateurs émetteurs de factures vers Chorus Pro, quel que soit le moyen d’émission de ces factures (directement via le portail ou indirectement via un logiciel de gestion, en API ou en EDI);
  • Les éditeurs de logiciels et les opérateurs de dématérialisation, concernés aussi bien par l’émission des factures que par leur réception par les entités publiques ;
  • Les tiers intermédiaires institutionnels (experts-comptables, fédérations professionnelles, chambres consulaires…).

Au-delà de ces 3 collèges, un groupe « plénière – sujets transverses » permet des échanges entre toutes les entités.

 

Un rôle actif et concret dans l’instruction et l’arbitrage des demandes d’évolutions de Chorus Pro

L'instance de gouvernance des évolutions de Chorus Pro, baptisée Instance de Pilotage Mutualisée (IPM) a acté en novembre dernier l’accueil de 6 représentants (2 par collège) du Club Chorus Pro en son sein.

Cette participation permettra de renforcer la représentativité des fournisseurs et de leurs intermédiaires lors des phases d’instruction et d’arbitrage des demandes d’évolutions.

 

Un rôle plus large… comme tout club utilisateurs

Le club Chorus Pro porte également les objectifs « classiques » de tout club utilisateurs :

  • Devenir un réseau convivial de partage d’expériences, d’idées et de savoir-faire ;
  • Constituer une source privilégiée pour obtenir des informations de toutes natures ;
  • Organiser des réflexions avec l’AIFE sur des problèmes communs ;
  • Permettre l’opportunité d’être pilote de certaines évolutions de Chorus Pro.

L’animation du club se fait aujourd’hui uniquement sous forme numérique, via un espace collaboratif dédié (le Lab Chorus Pro). Il sera sans doute organisé, lorsque la situation sanitaire le permettra, des réunions en présentiel.

La participation au club est gratuite et facultative.

 

Attention, ne pas confondre !

Pour rappel, il faut bien distinguer :

  • Le portail Chorus Pro lui-même, qui permet de créer votre compte Chorus Pro, puis ensuite d’envoyer vos factures à vos clients publics, soit directement à travers ce portail, soit à travers un autre moyen (logiciel de gestion, opérateur de dématérialisation, EDI, etc.) ;
  • Le site de la communauté Chorus Pro où vous trouverez toute la documentation nécessaire pour bien utiliser Chorus Pro, de nombreux tutoriels, ainsi que l’accès à l’offre d’accompagnement proposée par l’AIFE ;
  • Et le club utilisateurs Chorus Pro pour échanger avec d’autres utilisateurs et participer à différents travaux et notamment au recueil des idées en matière d’amélioration et d’évolution de Chorus Pro.

 

BILAN GLOBAL DU DEPLOIEMENT DE CHORUS PRO

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises souhaitant envoyer des factures aux entités publiques, quelle que soit leur taille, sont dans l’obligation d’envoyer leurs factures via Chorus Pro.

Après 4 années de déploiement, le temps est venu pour l’équipe accompagnement de faire un bilan de son activité.

Depuis le lancement, on dénombre près de 145 millions de factures qui ont transité par Chorus Pro dont 54 millions pour l’année 2020. Pour faire face à cette montée en charge, et accompagner les entreprises dans leurs démarches d’envoi de facture, l’AIFE a mis en place différents outils de communication, de formation ou d’accompagnement qui ont montré leur efficacité.

 

  • Newsletter

La newsletter est le moyen de communication privilégié des équipes de Chorus Pro à destination des utilisateurs de la solution.

Elle compte à ce jour 300 000 abonnés et un taux d’ouverture mensuel d’environ 20% (60 000 lecteurs mensuels).

Elle nous permet de vous communiquer les évolutions et actualités sur Chorus Pro au moins une fois par mois. Depuis 2018, 159 articles ont été publiés à travers 26 newsletters.

Illustration du bilan du déploiement de Chorus Pro

 

 

  • Webinaires et classes virtuelles

Nous vous accompagnons depuis 2017 à travers des webinaires hebdomadaires, mensuels ou bimensuels. Depuis 2017, 28 755 personnes ont participé à ces formations, soit une moyenne de 7 000 participants par an.

 

Ces formations sont pour 66% à destination des entités du secteur privé et 34% à destination du secteur public.

Elles recueillent un taux de satisfaction globale de 75%.

Les 25% d’insatisfaits nous font remonter leur manque d’assurance quant à la reproduction des manipulations et leur insatisfaction quant à l’adéquation durée/contenu du webinaire. Ces deux sujets ont été pris en compte par nos équipes dans l’amélioration de nos contenus. Pour preuve de cette montée en qualité, le taux d’insatisfaction a été réduit, ce qui a permis d’atteindre un taux de satisfaction de 91% à la fin de l’année 2020. Dénotant ainsi une nette amélioration du ressenti des utilisateurs vis-à-vis des formations.

 

Nos formations adressent 6 thématiques à savoir :

  • Création de compte et dépôt de facture ;
  • Gérer les factures de travaux pour les fournisseurs ;
  • Gérer les factures de travaux pour les MOE ;
  • Gérer les factures de travaux pour les MOA ;
  • Connexion et paramétrage de Chorus Pro pour les entités publiques ;
  • Traiter et émettre des factures via Chorus Pro pour les entités publiques ;
  • Saisir les mémoires de frais de justice ;
  • Répondre à des consultations publiques avec e-DUME.

Les classes virtuelles, à la différence des webinaires, permettent aux participants d’échanger en direct avec un expert Chorus Pro. Ces sessions en groupe restreints nous permettent d’accompagner les utilisateurs qui souhaitent parachever leur formation après avoir assisté à un webinaire. Depuis le lancement de cette modalité de formation en 2019, nous avons accompagné 2 695 utilisateurs, soit 1 041 personnes en 2019 et 1 654 en 2020. Ce sont principalement des PME qui envoient leurs factures via le portail Chorus Pro. Le taux de satisfaction pour ces accompagnements atteint de 90 à 95% en fonction des thématiques abordées (création de compte, dépôt de factures de travaux, dépôt de factures simples).

 

  • Les accompagnements individualisés

Depuis 2017, les équipes d’accompagnement de Chorus Pro proposent des accompagnements individualisés pour aider les structures qui rencontrent des problèmes spécifiques ne pouvant pas être traités au cours de webinaires ou classes virtuelles. Les entreprises nous contactent par exemple pour être accompagnés dans la mise en place d’un raccordement de leur système d’information à Chorus Pro. Nous avons accompagné 222 structures au cours des quatre années de déploiement. Ces accompagnements concernent pour 31% les entreprises de tailles intermédiaires, pour 28% les grandes entreprises, pour 26% les PME/TPE, pour 11% les entités publiques et pour 1% les microentreprises et associations.

 

  • L’AIFE à la rencontre des utilisateurs

Par ailleurs, les équipes de l’AIFE se déplacent aussi à la demande, auprès des structures publiques ou privées pour des formations en présentiel ou pour participer à des manifestations (séminaires, salons.). Entre 2017 et 2020, 132 présences ont été assurées avec 6 198 participants. En 2020, du fait des restrictions de déplacement dues à la pandémie, seuls 6 déplacements ont pu être effectués, contre 40 en 2019 et 56 en 2018.

Illustration du bilan des déplacements de l'équipe accompagnement de l'AIFE

  • La communauté Chorus Pro

La communauté Chorus Pro est le site documentaire de référence de Chorus Pro. Il a pour objectif d’autonomiser autant que possible les utilisateurs en mettant à leur disposition les ressources nécessaires à leurs autoformation (Fiches pratiques, guides utilisateurs, vidéos tutoriels, sources réglementaires…).

 

Ce site permet aussi aux utilisateurs de s’inscrire à nos formations, de consulter l’annuaire des structures publiques et de suivre l’actualité de Chorus Pro.

Entre 2017 et 2020, 2,7 millions de personnes se sont connectés à Chorus et ont vu 16,4 millions de pages.

Illustration du bilan des déplacements de l'équipe accompagnement de Chorus Pro

Avec les autres dispositifs du projet Chorus Pro, l’accompagnement et ses différentes modalités ont permis de faire de l’adoption de Chorus Pro par ses utilisateurs une réussite, permettant ainsi à l’Administration de centraliser efficacement la réception de ses factures et aux fournisseurs de bénéficier d’un outil sûr de transmission de ces dernières.

Illustration de l'article "La parole aux utilisateurs"

La parole aux utilisateurs

Cadre administrative dans une entreprise de travaux spécialisée dans la charpente, la couverture et la zinguerie, Roselyne Didier partage son retour d’expérience sur Chorus Pro, qu’elle utilise depuis quelques années dans le cadre de la facturation des travaux réalisés pour des entités publiques.

 

Quels sont vos clients publics ? 

Nos clients publics sont pour la plupart des collectivités territoriales, à savoir des mairies, des départements, et des régions.

 

Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

Nous avons été informés de l’obligation d’utiliser Chorus Pro début 2018 grâce à une communication de la fédération du bâtiment. Cela fait donc maintenant un peu plus de trois ans que nous utilisons la plateforme pour transmettre nos factures à nos clients publics.

 

Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

La fédération du bâtiment avait organisé une formation pour nous présenter Chorus Pro ; cette introduction nous a permis de prendre en main l’outil. Par la suite, nous avons approfondi notre apprentissage grâce à l’offre d’accompagnement proposée par l’AIFE.

 

Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ? 

J’ai participé à une classe virtuelle sur la facturation de travaux, qui m’a permis de découvrir le fonctionnement de la partie maîtrise d’œuvre. Ce format d’accompagnement en groupe réduit m’a aussi permis d’être accompagnée dans la résolution d’un problème spécifique que je rencontrais.

 

Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

Chorus Pro permet une réelle traçabilité des échanges : la date de début du délai de règlement est connue et transparente pour tous les acteurs. De plus, Chorus Pro nous offre une visibilité sur le suivi du traitement de nos factures, ce qui est très appréciable.

 

Quels sont les impacts de la crise sanitaire dans votre utilisation de Chorus Pro ?

La crise sanitaire n’a eu aucun impact sur notre utilisation de Chorus Pro.

 

Avez-vous profité du télétravail pour vous former à Chorus Pro ?

Je n’en ai pas eu besoin ; étant utilisatrice depuis quelques années, et ayant déjà participé à des accompagnements au moment de ma découverte de Chorus Pro, j’ai une bonne maîtrise de l’outil.

 

Quels conseils donneriez-vous aux utilisateurs débutants sur Chorus Pro ? 

Je leur recommanderais de suivre au moins deux formations en ligne en fonction de leur contexte d’utilisation ; dans le cas des acteurs de marchés de travaux, je pense qu’il est judicieux de participer à un webinaire et à une classe virtuelle pour assurer une bonne appropriation de l’outil avant de passer à la pratique.

 

Illustration article "comment fonctionne l'affacturage sur Chorus Pro"

L’affacturage sur Chorus Pro, comment ça marche ?

L'affacturage est une opération par laquelle une personne ou une entreprise cède sa créance commerciale à un professionnel appelé « factor », « entreprise d’affacturage » ou « affactureur » afin de réduire les effets des délais de paiements.

Le transfert de créances à un factor se fait dans le cadre d'une subrogation.

La mention subrogative suivante doit être précisée sur les mémoires, factures, et situations de travaux :

« Règlement à l'ordre de (indication de la société de factoring) à lui adresser directement (adresse, numéro de téléphone, numéro du compte courant bancaire ou postal). Elle le reçoit par subrogation dans le cadre du contrat de factoring. Elle devra être avisée de toute demande de renseignements ou réclamations. »

 

En mode portail :

Les coordonnées bancaires du factor sont à renseigner sur la fiche structure du fournisseur en cochant la case « Affactureur ».

Illustration de l'article "Affacturage"

 

Lors de la saisie de la facture, si ce sont les références bancaires du factor qui sont sélectionnées, les coordonnées de ce dernier apparaissent dans le cadre « factor ». Le renseignement de la mention subrogative doit se faire directement au niveau du champ « Commentaire ».

 

En mode EDI :

Les modalités d’affacturage sont dépendantes du format de la facture à transmettre :

  • En format structuré, les références bancaires et la raison sociale de l’affactureur doivent être renseignées dans la facture XML. Pour les factures transmises au format UBL, la mention subrogative doit apparaître dans une balise <Note>, soit dans le bloc PaymentTerms, soit dans le bloc PayeeParty/Contact, cette deuxième option ayant l’avantage de faire apparaître la mention subrogative directement dans le bloc Encaisseur sur le lisible HTML ou PDF généré par Chorus Pro.
  • En format mixte, seule la raison sociale doit être renseignée. La mention subrogative doit apparaître sur la facture originale au format PDF.

 

Dans tous les cas, les coordonnées bancaires du factor doivent être indiquées dans le bloc XML PaymentMeans, faute de quoi l’existence d’un factor sera ignorée dans le fichier pivot transmis au client final.

 

Les référentiels sémantiques du flux structuré (E1) et du flux mixte (E2) sont consultables dans les spécifications fonctionnelles (Specifications_Externes_Annexe_EDI_V4.00). Cette annexe vous permet d’identifier le bloc Invoice/PayeeParty (encaisseur) dans lequel vous devez renseigner les informations relatives à l’affactureur, selon le flux utilisé (E1, E2).

 

En mode service :

Un fournisseur peut utiliser 3 services exposés pour déposer une facture avec affactureur :

  • DeposerFluxFacture : La mention subrogative avec les coordonnées du factor est à porter dans la facture XML. Pour un fichier au format UBL, les modalités d’affacturage doivent être indiquées comme précisé ci-dessus.
  • DeposerPDFacture : La mention subrogative avec les coordonnées du factor doit apparaître sur le PDF de la facture,
  • SoumettreFacture : Le fournisseur renseigne les coordonnées bancaires de l’affactureur en faisant appel à l’API « RecupererCoordonneesBancairesValides ». Il est nécessaire qu’elles aient été ajoutées précédemment sur la fiche structure du fournisseur. La mention subrogative doit être renseignée dans le champ « commentaire » de la requête API.

 

 

Illustration de l'article "choix des structures publiques"

Quels sont les impacts du paramétrage de la structure de l’entité publique sur le circuit de validation des factures de travaux ?

Dans le cadre des marchés de travaux, les entités publiques doivent paramétrer leur(s) structure(s) dans Chorus Pro.

Une structure publique peut être paramétrée :

  • Sans MOA ;
  • Avec MOA ;
  • Exclusivement MOA.

 

  1. Où choisir son paramétrage ?

 

Pour paramétrer votre structure publique, vous devez vous rendre dans l’espace « Activités du gestionnaire » puis dans le bloc « Mes structures ». En cliquant sur l’icône « stylo » vous affichez l’écran « Modification de la structure ». Dans le bloc « Paramètres » en bas de l’écran, vous avez la possibilité de choisir le paramètre « Présence MOA ».

Vous pouvez retrouver la documentation correspondante au lien suivant : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/administrer-les-structures-publiques-et-les-comptes-utilisateurs/#1528457743735-4b0555ef-dafc

 

  1. Les trois options et leurs impacts sur le circuit de validation des factures de travaux dans Chorus Pro

 

  • Paramétrage « Structure sans MOA » : la MOA n’est pas présente dans Chorus Pro

 

Dans ce cas, seul le service financier est présent dans Chorus Pro. Il n’y a pas d’utilisation de l’espace « Factures de travaux » par l’entité publique. Cette dernière reçoit directement les factures de travaux dans l’espace « Factures reçues ».

 

Circuit pour une facturation en cours de marché avec le paramétrage « Structure sans MOA » :

  • Le fournisseur dépose un projet de décompte (A4) qui est réceptionné par la MOE dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOE dépose un état d’acompte (A15) qui est réceptionné par le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Dans cette configuration avec le paramétrage « Structure sans MOA » :

  • Il n’y a que 2 étapes dans Chorus Pro ;
  • La structure publique n’a pas besoin d’ouvrir l’espace « Factures de travaux » ;
  • Tous les échanges avec la MOA se font hors Chorus Pro.

 

  • Paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA » : la MOA est présente dans Chorus Pro

 

Dans ce cas, la MOA et le service financier sont tous les deux présents dans Chorus Pro.

Si ces deux acteurs sont sur la même structure, alors la structure publique sera paramétrée « Structure avec MOA ». Si les deux acteurs sont sur des structures distinctes, alors la structure de la MOA sera paramétrée « Structure exclusivement MOA » et celle du service financier « Structure sans MOA ».

Dans tous les cas, la MOA travaille dans l’espace « Factures de travaux » et le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Circuit pour une facturation en cours de marché avec le paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA » :

  • Le fournisseur dépose un projet de décompte (A4) qui est réceptionné par la MOE dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOE dépose un état d’acompte (A15) qui est réceptionné par la MOA dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOA dépose un état d’acompte validé (A19) qui est réceptionné par le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Dans cette configuration avec le paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA », il y a dans Chorus Pro :

  • Un acteur de plus: la MOA
  • Une étape en plus: le dépôt de l’état d’acompte validé (A19) par la MOA
  • L’utilisation obligatoire par la MOA de l’espace « Factures de travaux » qui n’est pas ouvert par défaut sur une structure publique.

 

Par ailleurs dans le cas où l’entité publique a recours à un éditeur de logiciel financier interfacé à Chorus Pro par API, il convient de vérifier si cet éditeur a développé les services API du domaine « Facture de travaux » Si ce n’est pas le cas, les actions de la MOA, comme la réception d’un état d’acompte (A15) et le dépôt d’un état d’acompte validé (A19), doivent être effectuées dans le portail Chorus Pro via l’espace « Factures de travaux » de la structure représentant la MOA.

 

 

  1. Obligation de réception et information des fournisseurs

 

Depuis le 01 janvier 2020 l’ensemble des fournisseurs de la sphère publique est dans l’obligation de passer par Chorus Pro pour l’envoi des factures. Ainsi, les factures de travaux sont directement concernées et notamment les documents produits par les fournisseurs et la MOE. L’utilisation du module facture de travaux est largement déployée et les entreprises habituées à déposer leur documents via cette espace. C’est pourquoi, il est important que les entités publiques :

  • Vérifient que le paramétrage mis en place est bien adapté à leur organisation pour la réception de ce type de facture.
  • Mettent en place avec les différents acteurs, une fiche d’identité du marché permettant d’identifier précisément chaque acteur (SIRET, code service…) ainsi que le circuit à mettre en place avec les cadres de facturation dédiés. Vous avez le modèle de la fiche disponible ici : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/modele-de-fiche-identite-marches-de-travaux/

 

Illustration article "facture électronique en France"

La facturation électronique en France : une nouvelle échéance pour les entreprises

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination de la sphère publique en format électronique.

L’ensemble de ces factures transite via Chorus Pro, pour un total de près de 140 millions de factures échangées depuis 2017.

 

L’article 153 de la loi de finances pour 2020, introduit les échanges interentreprises assujettis à la TVA dans l’obligation de la facturation électronique. Cette obligation sera mise en place entre le 1 er janvier 2023 et le 1 er janvier 2025. Elle poursuit plusieurs objectifs dont :

- améliorer la compétitivité des entreprises (réduction de la charge de gestion des factures, sécurisation des délais de paiement, etc.) ;

- lutter contre la fraude et réduire l’écart de TVA au moyen de recoupements automatisés entre factures émises et factures reçues ;

- suivre en temps réel l’activité des secteurs économiques afin de mieux ajuster la politique économique à la conjoncture ;

- améliorer le service à l’usager en permettant à terme le pré-remplissage de certaines données des déclarations de la TVA.

 

Afin de préparer la mise en œuvre de ce nouveau périmètre de la dématérialisation, l’AIFE et la DGFiP travaillent en concertation, depuis le printemps 2020, avec les parties prenantes (représentants des entreprises, opérateurs de dématérialisation, experts-comptables, etc.) afin d’approfondir l’analyse sur les différents aspects de cette obligation et de recenser les impacts pour les entreprises. Le résultat des premiers travaux a été consolidé dans un rapport remis au parlement à l’automne 2020.

La mise en œuvre de la facturation électronique interentreprises sera accompagnée d’une transmission complémentaire de données (« e-reporting ») afin de pouvoir contrôler les transactions réalisées par les entreprises, disposer systématiquement d’un suivi du traitement de la facture  et lutter efficacement contre la fraude.

 

Ainsi, la France est l’un premier des pays de l’Union Européenne à généraliser la facturation électronique interentreprises après l’Italie et le Portugal.

Le calendrier de déploiement de cette obligation est envisagé selon les phases suivantes

Calendrier de mise en oeuvre de l'obligation de transmission de factures électronique BtoB

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