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La parole aux utilisateurs

En cette fin d’année, Sandra H., responsable de pôle dans un centre de formation, nous livre son retour d’expérience sur Chorus Pro.

 

 

- Bonjour Sandra, Quels sont vos clients publics ?

 

Nous travaillons avec des collectivités territoriales.

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

 

J’ai découvert Chorus Pro lors de ma prise de poste au début d’année 2021.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

 

C’est essentiellement la pratique qui m’a permis d’appréhender Chorus Pro, ainsi que les formations proposées par l’AIFE.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

 

Les classes virtuelles m’ont permis de mieux comprendre le cycle de vie des factures, et de connaître la démarche pour traiter les factures rejetées par les clients publics.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

 

J’utilise principalement l’outil pour me conformer aux dispositions du Code la Commande Publique, mais cela me permet également d’avoir une meilleure vision sur le suivi des factures.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

 

Les webinaires permettent de découvrir les fondamentaux et de se constituer de solides bases sur l’utilisation de Chorus Pro, je recommanderais donc aux débutants de les suivre avant de s’auto-former.

 

Illustration article bonnes pratiques fiches pratiques et tutoriels

Qu’est-ce que le compte technique sur Chorus Pro ?  

Le compte technique sur Chorus Pro est le compte qui permet aux systèmes d'information externes de se connecter à Chorus Pro en mode API. C’est-à-dire, de permettre à des outils de facturation spécifiques aux acteurs d’avoir accès aux fonctionnalités de Chorus Pro à partir de leurs propres interfaces.

C'est donc à travers ce compte que vous pourrez utiliser les services API, que ce soit pour envoyer vos factures, les consulter ou accéder aux nombreux autres services mis à disposition via les API.

Il est à noter que le compte technique sert exclusivement à passer des appels API, il n’est donc pas possible de se connecter au portail Chorus Pro avec les identifiants associés.

 

Seul le gestionnaire principal de la structure a la capacité de créer un compte technique pour les besoins d’un raccordement en API. Si vous n’êtes pas dans ce cas de figure, le compte technique ne vous servira pas.

 

Vigilance sur le mot de passe du compte technique

 

Le mot de passe du compte technique est généré automatiquement pas Chorus Pro lors de la création du compte. Veillez à bien le noter car il ne sera mis à votre disposition qu’à ce moment.

Il faut noter que le mot de passe de l'utilisateur technique doit être modifié tous les 424 jours, soit tous les 14 mois, afin de garantir la sécurité des échanges de données effectués en API.

Pour rappel, seul le gestionnaire principal de la structure est habilité à modifier ce mot de passe.

 

Comment procéder pour modifier le mot de passe du compte technique?

Une fois connecté sur Chorus Pro, rendez-vous dans l'espace Activité du gestionnaire :

  • Choisissez la structure pour laquelle vous devez changer le mot de passe.
  • Rendez-vous sur la rubrique Compte Technique (qui n'apparait évidemment que si vous avez déjà créé un utilisateur technique)
  • Cliquez sur le bouton "Réinitialiser le mot de passe (utilisateur technique)"
  • Confirmez la modification apportée.

 

Pour plus de détails sur le compte technique ou la réinitialisation du mot de passe, rendez-vous sur la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

 

 

Image d'illustration - Comment réagir aux réponses à vos sollicitations

Factures émises, factures reçues, factures à valider, quelles différences ?

Sur Chorus Pro, les espaces offrent aux utilisateurs des fonctionnalités qui leur permettent de travailler sur différents périmètres : factures simples, factures de travaux, mémoires de frais de justice…

 

Il existe plusieurs espaces dans l’outil, mais trois d’entre eux font l’objet d’une confusion récurrente. Il s’agit des espaces « Factures émises », « Factures reçues » et « Factures à valider ».

 

L’espace « Factures émises » permet d’envoyer et de recevoir les factures de fournitures et de services, par exemple des factures de livraisons de biens matériels et immatériels, ou encore de prestations intellectuelles comme les notes d’honoraires déposées par les maîtrises d’œuvre

 

L’espace « Factures à valider » permet aux mandataires ou aux titulaires de contrats de traiter les factures transmises par leurs cotraitants ou sous-traitants. En effet, dans ces cas spécifiques, les factures des sous-traitants ou des cotraitants doivent être validées dans un premier temps par le titulaire ou le mandataire avant d’être transmise au client public.

Cet espace s’adresse donc exclusivement aux mandataires ou aux titulaires chargés de valider des factures simples.

 

Enfin, l’espace « Factures reçues » est l’espace dans lequel les entités publiques reçoivent et traitent les factures de fournitures ou de services et les factures de travaux de leurs fournisseurs. Cet espace n’est pas accessible par une structure privée.

 

Il est primordial de faire la différence entre les différents espaces pour avoir une utilisation optimale de Chorus Pro.

 

 

Image d'illustration - rappel sur les webinaires

Gestionnaire principal – Comment s’abonner à un espace ?

Qui est le Gestionnaire principal ?

Le gestionnaire principal est le gérant d’une structure. Le rôle de gestionnaire principal de la structure est attribué de manière automatique à la première personne qui créée un compte avec le SIRET de la structure.  Il aura pour rôles :

  • Autoriser les demandes de rattachement.
  • Valider les demandes d’abonnement.
  • Définir le gestionnaire secondaire, voire son successeur comme gestionnaire principal si besoin.

En cas de départ du gestionnaire principal d’une structure, celui-ci doit transférer son rôle.

Pour savoir si je suis le gestionnaire : l’espace « Activités du gestionnaire » se trouve en haut de mon écran, comme ci-après :

Ecran d'illustration de l'article Gestionnaire principal

 

 

Si je ne dispose pas de l’espace « Activités du gestionnaire », alors je suis un « Utilisateur ». Je peux alors me rendre sur https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/comment-ouvrir-un-espace/ afin de réaliser une demande d’abonnement à un espace.

 

Qu’est-ce qu’un espace ?

Un espace correspond à un ensemble de fonctionnalités. On les retrouve en haut de l’écran, comme ci-après :

illustration de l'article Gestionnaire principale

 

Lors de la création du compte, plusieurs espaces seront déjà à disposition.

Détails des espaces initiaux :

Libellé espace Fonctions
Mon compte Cet espace permet à tous les utilisateurs de gérer leurs informations personnelles et de réaliser des demandes d’habilitations à des structures, des services ou des espaces
Mes factures émises Cet espace permet à un utilisateur de saisir, déposer ou transmettre des factures. Il est possible de rechercher une facture, de la consulter avec son historique ainsi que de la télécharger
Mes factures reçues Cet espace n’est accessible qu’aux structures publiques. Il est possible de rechercher une facture, de la consulter en détail et de la traiter
Sollicitations émises Cet espace permet à un utilisateur de rechercher et consulter les sollicitations qu’il a soumises ainsi que leur historique. Il est possible de soumettre une sollicitation en direction du support de Chorus Pro ou des services destinataires de la facture
Sollicitations reçues Cet espace n'est accessible qu'aux structures publiques. Il permet aux structures publiques de consulter les sollicitations qui leur ont été adressées
Activités du gestionnaire (uniquement pour les profils de gestionnaire) Cet espace n'est accessible qu'aux gestionnaires principaux ou secondaires. Ils peuvent apporter des modifications, consulter les structures et les utilisateurs sur lesquels ils sont habilités. Ils valident ou non les rattachements demandés par les utilisateurs

 

Ensuite, la liste des espaces pouvant être ajoutés :

Libellé espace Fonctions
Factures de travaux Cet espace permet à un utilisateur de saisir, consulter, déposer ou transmettre des factures de travaux
Factures à valider Cet espace permet à un utilisateur de consulter et traiter les factures dont il est le valideur dans le cadre de cotraitance et sous-traitance
Demande de remboursement TIC Cet espace permet à un utilisateur professionnel agricole de saisir et gérer les demandes de remboursement des Taxes intérieures sur les carburants
Mémoires de frais de justice Cet espace permet à un utilisateur prestataire de justice de déposer, saisir et gérer les mémoires de frais de justice
Engagements Cet espace permet à un utilisateur de rechercher et consulter les bons de commande adressés par un service de l’État exclusivement
Suivi et qualification des flux Cet espace permet à un utilisateur d’analyser des flux de test pour vérifier leur conformité, de demander un raccordement en qualification et en production (en API ou en EDI) et d’effectuer le suivi des flux
Raccordement EDI et API Cet espace permet de demander un raccordement technique de vos outils de gestion à Chorus Pro de sorte à pouvoir émettre des factures en masse par EDI ou par API

 

Comment ajouter un espace ?

Si l’un de ces espaces complémentaires est nécessaire à l’activité de ma structure :

1/ Je me rends sur l’onglet « Activités du gestionnaire ».

 

Illustration de l'article Gestionnaire principal

 

 

3/ Je descends jusqu’au bloc « Liste des espaces de la structure », et je sélectionne « Ajouter des espaces ».

Illustration de l'épisode Gestionnaire principal

 

4/ Je sélectionne les espaces dont j'ai besoin dans la colonne « Modification » (cf. liste présentée plus haut) puis je clique sur « Valider ».

Illustration de l'article Gestionnaire principal

Image d'illustration cycle de vie de facture

Votre nouveau portail de qualification est disponible

Dans le cadre de montée en qualité de votre outil de facturation des entités publiques, une nouvelle version du portail de service Chorus pro est en train d’être testée au sein des équipes Chorus Pro.

Pour préparer la mise en production future de ce nouveau portail de service Chorus Pro, une nouvelle version du portail de qualification a été mise à la disposition des utilisateurs de Chorus Pro.

Le portail de qualification est une version de test de Chorus Pro, identique à la version de production, qui permet aux utilisateurs de s’assurer de leur compréhension de l’outil avant d’envoyer ou de recevoir des factures en situation réelle.

Elle permet aussi aux utilisateurs techniques de tester les manipulations de raccordement des outils de facturation des collectivités à Chorus Pro.

 

Pour en savoir plus sur le portail de qualification et son utilisation, veuillez vous rendre sur le site de la communauté Chorus Pro en cliquant ici

Illustration de l'article "La parole aux utilisateurs"

La parole aux utilisateurs

Sophie L, comptable en cabinet d’expertise comptable nous partage son expérience d’utilisation de Chorus Pro.

- Quels sont vos clients publics ?

Nous travaillons avec des communautés de communes, des mairies, des associations, des campings municipaux…

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai connu Chorus Pro par le biais de ma famille qui travaille dans les services administratifs de plusieurs instituts de recherche. Ils m’ont sensibilisée au sujet depuis plusieurs mois.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

J’ai été sollicitée par mon employeur pour aider à envoyer les factures de nos différentes entités car je suis très à l’aise avec l’outil informatique. Partant de cette demande, je me suis investie pour maîtriser l’outil, avec en ligne de mire la future intégration de la facturation électronique pour le secteur privé.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

La possibilité de poser des questions directement à un interlocuteur et d’accentuer les explications sur un point en particulier. Par ailleurs, le fait de pouvoir échanger sur différentes problématiques et de bénéficier de l’expérience des autres participants a été très appréciable. Il est plus aisé de discuter avec un nombre restreint de personnes que dans la « foule » des utilisateurs sur un webinaire.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

Une plongée dans le futur car, une fois n’est pas coutume, l’administration a été pionnière dans la mise en place de la facturation électronique, et l’outil est à mon sens plutôt réussi ! Le secteur privé pourra suivre un process similaire pour mettre en place ce mode de transmission des factures. Les cabinets d’expertise comptable devront, à mon sens, accompagner encore davantage leurs clients, souvent peu à l’aise avec l’informatique.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

Je recommanderais de participer aux webinaires et aux classes virtuelles, et de chercher sur le site de la Communauté Chorus Pro. Tous les tutoriels et supports sont très bien faits.

 

Image d'illustration - Comment réagir aux réponses à vos sollicitations

Comment choisir vos numéros de facture dans Chorus Pro ?

Lors du dépôt d’une facture dans Chorus Pro, il est nécessaire de remplir le champ « Numéro de facture » dans le bloc « Références ». Ce numéro correspond à l’identifiant de la demande de paiement dans Chorus Pro.

Nos conseils pour remplir le champ « Numéro de facture » :

  • Vous pouvez bien sûr remplir le champ « Numéro de facture » avec le numéro que vous avez attribué à votre facture dans votre système comptable afin de faciliter le suivi, mais vous pouvez également saisir librement un numéro de votre choix, même si celui-ci ne correspond pas exactement à celui indiqué sur la facture : aucun contrôle bloquant n’est opéré dans ce sens.
  • En ce qui concerne l’espace « Facture émise », le champ « Numéro de facture » peut être renseigné automatiquement grâce à la reconnaissance de caractères réalisée lors du dépôt du fichier PDF. Néanmoins, il est important de vérifier l’exactitude des informations scannées et de les modifier si besoin.
  • Il n’est pas possible d’envoyer deux factures portant le même numéro sur une même année. Deux demandes de paiement ne peuvent pas porter le même numéro sur une même année. Ainsi, si une facture est rejetée et que vous devez en déposer une nouvelle, il sera nécessaire d’attribuer un numéro différent à cette nouvelle facture lors du nouveau dépôt.
Image d'illustration - rappel sur les webinaires

Comment créer des services sur Chorus Pro?

Avec les utilisateurs, les structures et les espaces, les services font partie des notions principales de Chorus Pro.

Les services sont une fonctionnalité présente dans Chorus Pro qui permet aux structures de représenter leur organisation telle qu’elle est réellement, dans Chorus Pro. C’est-à-dire avec son organisation interne par service.

En effet, une grande mairie, ou un grand établissement public peut avoir différents services qui gèrent les factures. Certains services peuvent être spécialisés dans le traitement des factures de fournitures et de services et d’autres dans des factures de travaux.

A noter que la fonctionnalité service est pertinente dans le cadre des grandes structures et qu’elle peut être superflue dans le cadre de petite structure. Par ailleurs, la création des services impose des contraintes aux fournisseurs qui doivent disposer impérativement des codes services afin de pouvoir faire des envois de factures aux fournisseurs.

En tant que client disposant de services sur Chorus Pro, je dois m’assurer de bien mettre à disposition de mes fournisseurs mes différents codes services.

 

Pour créer un ou plusieurs services, cliquez sur l’espace « Mon compte ».

Illustration - comment créer des services dans CP

Dans l’écran « Mon compte », descendez jusqu’au bloc « Mes rattachements aux structures ».

Illustration comment créer des services

 

Cliquez ensuite sur l’icône « Stylo » devant le numéro de Siret de la structure sur laquelle vous souhaitez agir.

Illustration - Comment créer des services

Vous arriverez alors sur l’écran « Modification des structures ». Dans cet écran, descendez jusqu’au bloc  « Services ». Cliquez sur le bouton « Ajouter des services ».

Vous serez redirigé sur l’écran de « Créer des services » :

Illustration - Créer un service

Vous pourrez ensuite saisir les informations de création de service. Les rubriques devant lesquels se trouve un astérisque doivent impérativement être renseignées.

Une fois les informations enregistrées vous pourrez rattacher des utilisateurs à ce service nouvellement créé et valider votre création de service.

Illustration créer des services

Image d'une facturation entre deux professionnels

Nouvelle fonctionnalité: Colonne instructeur, répartition du travail au sein de vos équipes

Depuis le 29 octobre 2021, une nouvelle fonctionnalité est disponible dans Chorus Pro. Il s’agit de la « colonne instructeur » qui permet au gestionnaire principal d’une structure de pouvoir partager le traitement des factures dans l’onglet synthèse des différents espaces.

Illustration Colonne Instructeur

 

La colonne instructeur donne la possibilité à chaque gestionnaire principal de désigner une pièce de facturation dans la synthèse par un nombre compris entre 00 et 99 et d’attribuer des numéros aux utilisateurs dans la structure afin d’organiser le travail de traitement et de désigner des responsables pour chaque pièce.

Un utilisateur qui se verra alors attribuer un numéro, sera responsable des factures dans la synthèse qui seront taguées avec le même numéro.

A noter qu’il s’agit bien d’une possibilité qui est offerte et non d’une obligation. Si votre structure a déjà une méthode d’organisation du travail, elle pourra bien sûr être maintenue sans qu’il ne soit besoin de saisir d’information dans les colonnes instructeur.

Image d'illustration article initialisation du projet BtoB

Groupement conjoint ou solidaire en marché de travaux ? Quels cadres de facturation pour déposer vos factures ?

Un groupement, dans le cadre de la réalisation des marchés publics, est une mise en commun des capacités de travail de plusieurs entreprises afin de réaliser ensemble un même marché. Il existe deux types de groupement pour les marchés de travaux : les groupements conjoints et des groupement solidaires.

 

Selon l’article R 2142-20 du code de la commande publique, « le groupement est conjoint lorsque chacun des opérateurs économiques membres du groupement s'engage à exécuter la ou les prestations qui sont susceptibles de lui être attribuées dans le marché ». En revanche, le groupement est dit solidaire « lorsque chacun des opérateurs économiques membre du groupement est engagé financièrement pour la totalité du marché ».

En cas de groupement conjoint, l'acte d'engagement est un document unique qui indique le montant et la répartition détaillée des prestations que chacun des membres du groupement s'engage à exécuter.

En cas de groupement solidaire, l'acte d'engagement est un document unique qui indique le montant total du marché et l'ensemble des prestations que les membres du groupement s'engagent solidairement à réaliser.

 

Il revient que cette différence d’engagement a des répercussions dans Chorus Pro lors du dépôt de vos pièces de facturation.

 

1 - Le processus de facturation en cas de groupement conjoint

Si vous vous situez dans le cadre d’un groupement conjoint, chaque co-traitant a l’obligation de déposer lui-même ses pièces de facturation sur Chorus Pro. Les co-traitants non-mandataires déposeront leurs factures sous le cadre de facturation A13 « Dépôt d’un projet de décompte mensuel par le co-traitant ». La pièce de facturation sera alors acheminée vers le mandataire du groupement afin d’avoir sa validation avant de continuer le processus nominal de facturation (MOE – MOA – Service financiers – Comptable public). La validation par le mandataire est une étape sine qua non du processus. Sans la validation du mandataire, le processus ne pourra pas suivre son cours normal et donc le co-traitant ne sera pas payé.

En revanche, le co-traitant mandataire devra déposer sa facture avec le cadre de facturation « A4 – Dépôt de projet de décompte mensuel par un fournisseur ». Sa facture sera alors directement acheminée vers la MOE et suivra un parcours nominal de facturation. Il n’aura pas besoin de la validation des autres co-traitants. Qu’en est-il pour les groupements solidaires ?

 

2 - Processus de facturation en cas de groupement solidaire

Dans un groupement solidaire, l’ensemble des co-traitants non-mandataires envoient leurs factures au co-traitants mandataire hors Chorus Pro pour validation. Une fois la validation effectuée hors Chorus Pro, le co-traitant mandataire va déposer son projet de décompte mensuel ou final dans Chorus Pro avec la cadre de facturation A4 – Projet de décompte mensuel déposé par un fournisseur. Il devra mettre l’ensemble des demandes de paiement des autres co-traitants non-mandataires en pièces jointes de sa demande de paiement sur Chorus Pro.

En fonction de leurs choix, les co-traitants seront payés soit sur le compte unique du groupement, a charge pour le mandataire de repartir les fonds, soit directement sur les comptes de chacun des co-traitants.

 

 

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