Loading....
Image d'illustration pour modifier les paramètres

Entités publiques, rappel sur le paramétrage des structures publiques et ses conséquences

Dans le cadre des marchés de travaux, les entités publiques doivent paramétrer leur(s) structure(s) dans Chorus Pro.

Une structure publique peut être paramétrée :

  • Sans MOA ;
  • Avec MOA ;
  • Exclusivement MOA.

 

  1. Où choisir son paramétrage ?

 

Pour paramétrer votre structure publique, vous devez vous rendre dans l’espace « Activités du gestionnaire » puis dans le bloc « Mes structures ». En cliquant sur l’icône « stylo » vous afficherez l’écran « Modification de la structure ». Dans le bloc « Paramètres » en bas de l’écran, vous avez la possibilité de choisir le paramètre « Présence MOA ».

Vous pouvez retrouver la documentation correspondante au lien suivant : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/administrer-les-structures-publiques-et-les-comptes-utilisateurs/#1528457743735-4b0555ef-dafc

 

  1. Les trois options et leurs impacts sur le circuit de validation des factures de travaux dans Chorus Pro

 

  • Paramétrage « Structure sans MOA » : la MOA n’est pas présente dans Chorus Pro

 

Dans ce cas, seul le service financier est présent dans Chorus Pro. Il n’y a pas d’utilisation de l’espace « Factures de travaux » par l’entité publique. Cette dernière reçoit directement les factures de travaux dans l’espace « Factures reçues ».

 

Circuit pour une facturation en cours de marché avec le paramétrage « Structure sans MOA » :

  • Le fournisseur dépose un projet de décompte (A4) qui est réceptionné par la MOE dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOE dépose un état d’acompte (A15) qui est réceptionné par le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Dans cette configuration avec le paramétrage « Structure sans MOA » :

  • Il n’y a que 2 étapes dans Chorus Pro ;
  • La structure publique n’a pas besoin d’ouvrir l’espace « Factures de travaux » ;
  • Tous les échanges avec la MOA se font hors Chorus Pro.

 

  • Paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA » : la MOA est présente dans Chorus Pro

 

Dans ce cas, la MOA et le service financier sont tous les deux présents dans Chorus Pro.

Si ces deux acteurs sont sur la même structure, alors la structure publique sera paramétrée « Structure avec MOA ».

Si les deux acteurs sont sur des structures distinctes, alors la structure de la MOA sera paramétrée « Structure exclusivement MOA » et celle du service financier « Structure sans MOA ».

Dans tous les cas, la MOA travaille dans l’espace « Factures de travaux » et le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Circuit pour une facturation en cours de marché avec le paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA » :

  • Le fournisseur dépose un projet de décompte (A4) qui est réceptionné par la MOE dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOE dépose un état d’acompte (A15) qui est réceptionné par la MOA dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOA dépose un état d’acompte validé (A19) qui est réceptionné par le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Dans cette configuration avec le paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA », il y a dans Chorus Pro :

  • Un acteur de plus: la MOA
  • Une étape en plus: le dépôt de l’état d’acompte validé (A19) par la MOA
  • L’utilisation obligatoire par la MOA de l’espace « Factures de travaux »qui n’est pas ouvert par défaut sur une structure publique.

Ces éléments permettent de fluidifier la gestion des factures de travaux en évitant des manœuvres de redirection des factures au sein d’une même structure. En effet, l’espace « Facture de travaux », permet aux  services MOA de récupérer les pièces de facturation qui leurs sont destinées, de les valider et de les envoyer ensuite au service financier (avec le cadre de facturation A19).

Par ailleurs dans le cas où l’entité publique a recours à un éditeur de logiciel financier interfacé à Chorus Pro par API, il convient de vérifier si cet éditeur a développé les services API de l'espace « Facture de travaux ». Si ce n’est pas le cas, les actions de la MOA, comme la réception d’un état d’acompte (A15) et le dépôt d’un état d’acompte validé (A19), doivent être effectuées dans le portail Chorus Pro via l’espace « Factures de travaux » de la structure représentant la MOA.

Rappel, comment traiter vos factures rejetées sur Chorus Pro en mode portail?

Votre facture a été rejetée par votre client public ?

 Ce guide vous présente la démarche à suivre dans cette situation.

Pourquoi une facture est-elle rejetée ?

Un client public peut rejeter une facture lorsqu’il constate une erreur sur les données de facturation, comme le cadre de facturation par exemple.

Que faire ?

Lorsqu’une facture est rejetée la bonne pratique est de suivre les trois étapes ci-dessous :

  • Prendre connaissance du motif du rejet et s’acquitter de la facture rejetée

Lorsque vous vous connectez à Chorus Pro après le rejet d’une facture, une fenêtre apparaît à l’écran, vous indiquant les principaux éléments concernant la facture rejetée, entre autres : la date de dépôt, le numéro de la facture, le destinataire, le motif du rejet, et le commentaire du client public si celui-ci en a indiqué un.

Après avoir pris connaissance du motif du rejet, vous devez cliquer sur « Tout acquitter et fermer » ou sélectionner la facture et cliquer sur « Acquitter les factures sélectionnées ».

 

Image d'illustration - acquitter les factures

 

  • Traiter le rejet pour faire disparaître la facture de l’onglet « Synthèse »

L’acquittement ne fait pas disparaître la facture rejetée de l’onglet « Synthèse » dans l’espace « Factures émises ». Pour cela, vous devez accéder à cet onglet, sélectionner la facture concernée en cliquant sur la petite case à droite de l’écran, et cliquer sur « Traiter le rejet ».

Image d'illustration - Traiter le rejet

 

Une fois la facture traitée, celle-ci disparaîtra de votre synthèse.

Les opérations d’acquittement et de traitement apparaissent dans le suivi du traitement de la facture, dans le bloc « Historique des actions utilisateurs ».

Image d'illustration - traiter le rejet

 

  • Emettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro de facture 

Une fois que vous vous êtes acquitté de la facture et que le rejet est traité, vous êtes prêt à renvoyer une facture à votre destinataire. Assurez-vous de corriger les éléments ayant conduit votre client public à rejeter votre facture, et à saisir un numéro différent de celui de la facture rejetée dans le champ « Numéro » du bloc « Références ».

 

Image d'illustration article initialisation du projet BtoB

Généralisation de la facturation électronique interentreprises entre 2024 et 2026 : publication de l’ordonnance

L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, publiée au Journal officiel du 16 septembre 2021, précise le cadre juridique de la généralisation de la facturation électronique dans les transactions domestiques interentreprises (B2B) et de la transmission de données de transactions (B2B international, B2C et données relatives au paiement).                                                                                                                                                                     

Rappelons que la généralisation de la facturation électronique a déjà été mise en œuvre, entre 2017 et 2020, pour les fournisseurs de la sphère publique, avec la mise en œuvre de Chorus Pro, opéré par l’AIFE.

Cette nouvelle obligation concernera désormais, d’ici 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA. Plus précisément, la facturation électronique sera imposée à compter du 1er juillet 2024 en réception à l’ensemble des assujettis et, en transmission, aux grandes entreprises à compter de la même date, aux entreprises de taille intermédiaire à compter du 1er janvier 2025, puis aux petites et moyennes entreprises et microentreprises à compter du 1er janvier 2026. Le déploiement des obligations relatives aux autres données de transaction (e-reporting) suivra le même calendrier.

 

Cette obligation a pour principaux objectifs de :

  • Simplifier la vie des entreprises et renforcer leur compétitivité. Le passage à la facturation électronique représentera un gain pour l’économie d’au moins 4,5 milliards d’euros ;
  • Simplifier, à terme, leurs obligations déclaratives en matière de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations.
  • Améliorer la détection de la fraude, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi ;
  • Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.

 

Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site de la DGFIP en cliquant ici.

 

Illustration article - La parole aux utilisateurs

La parole aux utilisateurs

Ce mois-ci, Estelle H., assistante administrative dans un bureau d’études du bâtiment, a accepté de nous partager son témoignage sur l’utilisation de Chorus Pro.

 

- Quels sont vos clients publics ?

Nous travaillons avec différents types de clients publics : des établissements publics de santé, des collectivités (communes, départements et régions), des bailleurs sociaux…

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

Nous avons commencé à utiliser Chorus Pro il y a moins d’un an, suite à une communication de l’un de nos clients publics qui nous a indiqué qu’il était nécessaire de passer par cet outil pour le facturer.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

J’ai participé à plusieurs webinaires qui m’ont permis de bien appréhender le fonctionnement de Chorus Pro, et bien sûr, la pratique sur l’outil me permettra de parfaire mon appropriation.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

Je n’ai pas encore eu l’occasion d’en suivre une pour l’instant mais je prévois de le faire prochainement afin de pouvoir échanger en direct avec un formateur et poser mes questions.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

Chorus Pro permet un gain de temps non négligeable pour les fournisseurs. Il permet aussi de disposer d’une procédure simplifiée pour la facturation, et le fait de pouvoir suivre le traitement des factures dans l’outil est un réel plus.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

Je leur conseillerais de s’inscrire aux webinaires, qui offrent une bonne première approche de cet outil.

 

Image d'illustration - Comment réagir aux réponses à vos sollicitations

Comment réagir à une réponse à votre "Sollicitations émises"?

Lorsque vous déposez une sollicitation via l’espace « Sollicitations émises », le destinataire de cette sollicitation peut au choix :

  • apporter directement une réponse et la sollicitation passe au statut "Répondue";
  • solliciter un complément d’information, la sollicitation passe alors au statut « Informations complémentaires requises »;

Dans les deux cas,  la réponse apparait dans le tableau des sollicitations à traiter (onglet « Synthèse » l’espace Sollicitations émises).

Une action est alors attendue de votre part.

  • Lorsque la sollicitation est au statut « Répondue », vous avez deux possibilités :
  • La clôturer si la réponse apportée vous parait satisfaisante ;
  • La renvoyer lorsque vous avez besoin de précisions ou que la réponse ne vous convient pas.

 

Dans les 2 cas, il convient d’utiliser le bouton « Clôturer » situé en bas de la page de consultation de la sollicitation

Illustration pour clôturer une sollicitation lorsque la réponse est satisfaisante

Il suffit de « Valider » après avoir cliqué sur le bouton « Clôturer » :

 

Image d'illustration - clôturer une sollicitation

Illustration pour renvoyer une sollicitation

Après avoir cliqué sur le bouton « Clôturer », il convient d’effectuer les choix présentés ci-dessous et de motiver la raison du renvoi dans le champ « Commentaire » avant de valider.

 

Image d'illustration clôturer une sollicitation 2

 

  • Lorsque la sollicitation est au statut « Informations complémentaires requises », vous devez apporter les informations demandées en utilisant le bouton « Ajouter le complément d’information » (en bas de la page de consultation de la sollicitation).

 

 

Dans le champ « Mise à jour de la sollicitation », il convient de supprimer la question posée par le destinataire pour la remplacer par les informations demandées.

Si besoin, il est également possible d’ajouter des pièces justificatives.

Enfin, pour renvoyer la sollicitation au destinataire, il faut cliquer sur le bouton « Valider et envoyer »

  • Point d’attention relatif aux notifications

Tant que les actions de clôture (pour une sollicitation au statut « Répondue ») ou de transmission des informations demandées (pour une sollicitation au statut «  Informations complémentaires requises  ») ne sont pas effectuées, ces dernières restent affichées dans le tableau des sollicitations à traiter.

En conséquence de quoi, vous recevrez quotidiennement un mail de notification faisant état des sollicitations à traiter.

Prestataire de frais de justice, Comment traiter vos mémoires de frais de justice ?

Votre mémoire a été refusé par le service centralisateur ? Ce guide vous présente la démarche à suivre dans cette situation.

Pourquoi un mémoire est-il refusé ?

Le service centralisateur peut rejeter un mémoire lorsqu’il constate une erreur sur les données du mémoire ou si une pièce jointe y est manquante. Un mémoire à l’état “refusé” ne sera donc pas mis en paiement.

Que faire ?

Il faut consulter le motif de rejet précisé sur le  mémoire.

Vous pouvez accéder au mémoire en cliquant sur l’espace Mémoire de frais de Justice, ensuite sur l’onglet « Synthèse », puis sur le numéro du mémoire refusé :

Schéma des actions possibles après le refus d'un mémoire - dupliquer - abandonner
Schéma des actions possibles après le refus d'un mémoire - dupliquer - abandonner

Deux actions vous sont alors proposées : soit vous choisissez d'abandonner ce mémoire, soit vous choisissez de dupliquer ce mémoire.

  • Vous choisissez d'abandonner ce mémoire si vous ne souhaitez pas y donner suite. Exemples : il s’agit d’un doublon créé par erreur, la prestation ne relève pas des frais de justice,...
  • Dans l'onglet "Synthèse", dans le bloc "mémoire à traiter", vous pouvez cliquer sur la croix présente dans la colonne "Actions"

Le statut du mémoire rejeté passera alors de “refusé” à “abandonné”.

  • Vous choisissez de dupliquer pour créer un nouveau mémoire identique en tous points à celui qui a été refusé (champs et pièces jointes). Vous modifiez tout ce qui doit l’être, ajoutez les pièces jointes manquantes, etc (en fonction du motif du refus) et envoyez ce nouveau mémoire, qui portera un n° propre. Le statut du mémoire qui avait été rejeté passera alors de “refusé” à “dupliqué post-refus”.
  • Dans l'onglet "Synthèse", dans le bloc "mémoire à traiter", vous pouvez cliquer sur le logo dupliquer présent dans la colonne "Actions".

Vous pourrez ensuite modifier tout ce qui doit l’être en fonction du motif du refus et y ajouter les pièces jointes manquantes, et renvoyer ce nouveau mémoire, qui portera un nouveau numéro (différent du refusé).

Le statut du mémoire rejeté passera alors de “refusé” à “dupliqué post-refus”.

 

Ci-dessous un schéma présentant ce processus :

Schéma des actions possibles après le refus d'un mémoire
Schéma des actions possibles après le refus d'un mémoire

le  nouveau mémoire ne doit pas être identique en tous points au précédent, il doit tenir compte des demandes faites lors du rejet.

La balance - symbole de la Justice

Mémoires de frais de justice : Vous disposez d’un délai d’un an pour déposer vos mémoires de frais de justice

Les services du Ministère de la Justice nous informent de nouvelles modalités pour le dépôt des mémoires.

Pour toutes vos prestations réalisées à compter du 31 décembre 2020, vous disposez d'un délai d’an à compter de l'achèvement de la mission pour adresser votre mémoire de frais de justice à la juridiction compétente via Chorus Pro.

 

Vous pourrez obtenir plus de détails sur le site du Ministère de la Justice à partir du lien suivant : http://www.justice.gouv.fr/organisation-de-la-justice-10031/frais-de-justice-12698/frais-de-justice-retablissement-dun-delai-de-forclusion-34052.html  

 

N.B. : Pour les prestations achevées avant le 31 décembre 2020, vous n'êtes pas soumis au nouveau délai d'un an pour déposer vos mémoires de frais.

Image de présentation de l'article "Annuaire des structures publiques

Rappel sur l’annuaire des services publics

 

L’AIFE met à votre disposition un annuaire des services publics mis à jour chaque semaine et qui vous permet de retrouver des informations précises sur vos clients publics.

L’annuaire est disponible sur le site de la communauté chorus pro, sous l’onglet « Factures et demandes de paiement », dans le bloc « Facturation électronique », le sous-bloc « Emetteur ».

 

Ecran d'information pour retrouver la rubrique "Annuaire"

 

Avec l’annuaire vous pouvez récupérer un certain nombre d’informations sur votre client, notamment le SIRET, l’adresse postale, le courriel du service.

 

Ecran de présentation de la rubrique "Annuaire des structures publiques"

 

En cliquant sur le petit bouton « + » dans la colonne « Statut », vous pourrez obtenir des informations supplémentaires vous permettant de faciliter votre demande de paiement.

  • Vous saurez si le Siret est actif ou non pour le dépôt
  • Vous verrez si le numéro d’engagement et/ou le code service doivent être obligatoirement renseignés lors du dépôt des factures.
  • Vous saurez si la structure publique est une MOA ou non.
  • Vous pourrez savoir si l’entité publique renvoie ou non le statut « mise en paiement » au moment de la mise en paiement par le comptable.

 

Autant d’informations qui peuvent vous permettre de gagner du temps lors du dépôt de votre facture.

 

Ecran de présentation des services dans l'annuaire des structures publiques

 

En cliquant sur « + Service », vous pourrez obtenir la liste de l’ensemble des services de la structures publiques avec les codes services et différents éléments d’adresse.

Illustration du transfert des droits du gestionnaire principal

Comment réagir en cas de non-transfert des droits de gestionnaire principal ?

Vous venez de prendre un nouveau poste dans lequel vous devez utiliser Chorus Pro, et vous vous rendez compte que votre prédécesseur ne vous a pas transféré les droits de gestionnaire principal ?

Voici  la démarche à suivre dans une telle situation.

Pour commencer, connectez-vous à votre compte Chorus Pro.

Si vous ne disposez pas de l’espace « Sollicitations émises »

  1. Déconnectez-vous de votre compte Chorus Pro
  2. A partir de la page d’accueil, descendez en bas de l’écran et cliquez sur « Nous contacter » dans le bloc « Nous connaître »
  3. Cliquez sur « Saisir sollicitation »
  4. Remplissez le formulaire et décrivez votre situation dans le champ « Description »

Une fois la sollicitation reçue, le support vous demandera de remplir ce certificat administratif (la version anglaise du présent document est disponible en bas de page) l’autorisant à procéder au transfert des droits de gestionnaire principal. Celui-ci devra être signé par le responsable de votre entreprise. Lorsque le certificat dûment complété aura été transmis au support, les droits de gestionnaire principal pourront vous être transférés.

Si vous disposez de l’espace « Sollicitations émises »

  1. Cliquez sur l’espace « Sollicitations émises »
  2. Cliquez sur « Saisir sollicitation »
  3. Remplissez le formulaire et décrivez votre situation dans le champ « Description »
  4. Cliquez sur « Enregistrer »
  5. Remplissez un certificat administratif autorisant le support à procéder au transfert des droits de gestionnaire principal. Celui-ci doit être signé par le responsable de votre entreprise. Le modèle du certificat est disponible ici.
  6. Cliquez sur « + Gestion des pièces-jointes »
  7. Cliquez sur l’icône de téléchargement dans le champ « Sélection de la pièce-jointe » et sélectionnez le certificat administratif préalablement rempli
  8. Sélectionnez le type de pièce-jointe
  9. Cliquez sur « Ajouter » puis sur « Retour »
  10. Cliquez sur « Valider et envoyer »

Une fois la sollicitation reçue, le support pourra traiter votre demande et vous transférer les droits de gestionnaire principal.

La version anglaise du certificat administratif de transfert de droit est accessible ici.

Image d'illustration - rappel sur les webinaires

C’est la rentrée, participez à nos webinaires et classes virtuelles pour mieux appréhender Chorus Pro

Pour cette rentrée, les équipes de Chorus Pro reprennent leurs différentes offres d’accompagnement pour vous permettre d’effectuer plus sereinement vos opérations de dépôt et/ou de réception de factures et pièces de facturation.

 

Que vous soyez entreprises ou administrations publiques, nous disposons de webinaires thématiques (MOE, MOA, création de compte, dépôt de factures simples, entités publiques…) vous permettant de développer les bonnes pratiques et de poser vos questions afin d’avoir des éclairages sur l’utilisation de Chorus Pro.

Vous pourrez aussi vous inscrire aux classes virtuelles, où vous pourrez prendre la parole et échanger avec l’expert Chorus Pro en charge de la présentation. Les classes virtuelles sont conseillées pour des problèmes spécifiques que vous n’arriveriez pas à résoudre par vous-même.

 

Pour vous inscrire webinaires ou aux classes virtuelles c’est par ici

 

Enfin, le site de la communauté chorus pro vous donne accès à une base de données documentaire importante qui vous permettra de vous auto-former mais aussi d’organiser des formations pour vos équipes.

 

Bon courage et à bientôt sur nos offres d’accompagnement Chorus Pro.

Back To Top