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La parole aux utilisateurs

Ce mois-ci, Anne E., assistante gestion comptable dans la fonction publique territoriale, nous partage son ressenti sur l’utilisation de Chorus Pro.

 

- Bonjour Anne, vous utilisez Chorus pro depuis un moment, qui sont vos clients publics ?

 

Nous travaillons essentiellement avec des mairies et des sociétés d’économie mixte.

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

 

J’ai découvert Chorus Pro à l’occasion de ma première prise de poste en tant que compte, en 2016.

 

 - Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

 

J’ai pu m’appuyer sur mes collègues qui m’ont partagé leurs connaissances de l’outil ainsi que leurs bonnes pratiques. J’ai également utilisé la documentation présente sur le site de la Communauté Chorus Pro.

 

- Avez-vous eu l’occasion de participer à des classes virtuelles ? Que vous ont – elle apportées ?

 

Les classes virtuelles m’ont permis de bien comprendre le processus global et d’apprendre des astuces pour optimiser l’utilisation de Chorus Pro.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

 

Chorus Pro permet d’avoir un suivi de l'avancement des factures du marché, d’assurer la rapidité de la réception des factures. Enfin, Chorus Pro offre la possibilité de correspondre avec les différents acteurs lors du traitement des factures.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutant sur Chorus Pro ?

 

Je leur conseillerais de profiter du dispositif d’accompagnement mis en place par l’AIFE : participer aux webinaires et aux classes virtuelles, et consulter la documentation sur la Communauté Chorus Pro.

Illustration article remboursement DEMATIC

DémaTIC : Début de la campagne de remboursement 2021 au titre des achats 2020 éligibles

Depuis juillet 2021, vous pouvez demander le remboursement partiel de la taxe intérieure de consommation sur les produits énergétiques (TICPE) et de la taxe intérieure de consommation du gaz naturel (TICGN) sur vos dépenses de carburant et de gaz naturel de 2020 via Chorus Pro.

 

Les produits éligibles au remboursement partiel de ces taxes sont les suivants : gazole non routier (GNR), fioul lourd, gaz de pétrole liquéfié (GPL) et gaz naturel.

Le gaz naturel à usage carburant (également appelé « gaz naturel véhicule » ou GNV) s’ajoute à la liste des produits ouverts au remboursement partiel de la TICGN pour les achats effectués à partir du 1er janvier 2020. Son remboursement est fixé à 4,69 euros/MWh.

 

Faites votre demande via le portail Chorus Pro en remplissant le formulaire dédié depuis l'espace "Demande de remboursement TIC".

Vous devrez, à l'appui de votre demande :

  • Enregistrer sur votre compte, le RIB sur lequel vous souhaitez être payé ;
  • Joindre les factures indiquant vos dépenses de carburant de l'année ;
  • Joindre, le cas échéant, les pièces justificatives nécessaires en fonction de la situation de votre entreprise (liste ici)

Si vous avez besoin de plus de renseignements pour compléter votre demande sur Chorus Pro, consultez les guides utilisateurs dédiés ici.

Entreprise Servieu Houlle

La parole aux utilisateurs

Florence C., secrétaire comptable dans une imprimerie, nous partage son retour d’expérience sur Chorus Pro, qu’elle a été amenée à utiliser pour facturer la formation d’un de ses salariés.

- Quel est votre métier ?

Je suis secrétaire-comptable dans une imprimerie spécialisée dans les étiquettes adhésives en bobines. Nous travaillons essentiellement pour la viticulture et un peu dans l'agro-alimentaire.

- Quels sont vos clients publics ?

Nous ne travaillons pas de façon régulière avec des clients publics. Notre usage de Chorus Pro se limite aujourd’hui à la facturation de Pôle Emploi lorsque nous formons des salariés en pré embauche.

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

Nous avons embauché un salarié. Avant son embauche, il y a eu une période de formation que nous assurions et qui était facturable à Pôle Emploi Occitanie. Ils nous ont alors indiqué qu’il faudrait leur transmettre notre facture via le portail Chorus Pro.

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Nous avons bénéficié de quelques conseils de notre contact au Pôle Emploi. J’ai alors créé mon compte, mais je rencontrais des difficultés lors du dépôt de facture. Notre expert-comptable m’a alors conseillé de m’inscrire à une classe virtuelle de l’AIFE, grâce à laquelle j’ai pu finaliser mon dépôt.

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

La classe virtuelle à laquelle j’ai participé m’a permis de comprendre la procédure pour pouvoir transmettre ma facture au Pôle Emploi.

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

De ne surtout pas hésiter à s'inscrire à des classes virtuelles et surtout à les suivre avec un double écran si possible. Cela permet de suivre la formation sur un écran et de faire de la pratique en même temps sur un autre. On peut alors poser des questions en temps réel si on rencontre des difficultés.

 

Démarrage du cycle 5 des évolutions

Démarrage du Cycle 5 des évolutions Chorus

Suite à l’instance de pilotage mutualisée numéro 4 (IPM N° 4) du 19 novembre 2020, il a été décidé dans le cadre du cinquième cycle des évolutions de travailler sur les thématiques suivantes :

  • La facturation intra-sphère publique
  • La gestion des motifs de rejets

 Le dépôt des expressions de besoins a été lancé le 15 janvier 2021 et il a été clôturé le 16 avril 2021.

35 expressions de besoins ont été émises réparties comme suit :

  • Facturation intra-sphère publique : 5
  • Gestion motifs de rejets : 22
  • Demandes d’évolutions hors thématique: 5

 

Les prochaines échéances sont les suivantes :

Cycle des évolutions de Chorus Pro

Circuit de facturation en fin de marché

Cotraitance en marchés de travaux : quel circuit de facturation pour les différents groupements ?

La cotraitance ou « groupement » est le dispositif par lequel plusieurs entreprises mutualisent leurs moyens professionnels, techniques et financiers pour exécuter un même marché.

Dans les marchés publics de travaux, un mandataire est nommé pour représenter l’ensemble des membres du groupement vis-à-vis du maître d'ouvrage et du maître d'œuvre pour l'exécution du marché. Il convient de noter qu’il existe deux formes de groupements : groupement solidaire et groupement conjoint.

Cet article présente le circuit de facturation pour les deux types de groupement et les démarches à suivre dans Chorus Pro pour chacun d’eux.

Situation 1 : Groupement solidaire

On parle de groupement solidaire lorsque chacun des membres du groupement est engagé financièrement pour la totalité du marché. Dans cette situation, le mandataire seul se charge du dépôt des pièces de facturation dans Chorus Pro pour l’ensemble du groupement, ce qui implique que les cotraitants non-mandataires envoient préalablement leurs factures aux cotraitants mandataires hors Chorus Pro.

En ce qui concerne le paiement, les acteurs du marché peuvent s’accorder contractuellement pour mettre en place des paiements individualisés pour chaque cotraitant, ou un paiement global sur un compte unique ouvert au nom des membres du groupement.

Le dépôt du projet de décompte se fait à partir de l’onglet « Déposer » dans l’espace « Factures de Travaux ». Après avoir importé la pièce de facturation dans Chorus Pro, choisissez le cadre de facturation « A4 : Dépôt d’un projet de décompte mensuel par un fournisseur »

Cadre de facturation

Cliquez sur « Continuer ». Vous devrez alors renseigner les numéros de SIRET du maître d’œuvre et de la maîtrise d’ouvrage, ainsi que les informations essentielles de la facture. Cliquez sur « Valider et envoyer » pour finaliser le dépôt.

 

Situation 2 : Groupement conjoint

Le groupement conjoint est un type de groupement dans lequel l’ensemble des fournisseurs cotraitants gardent leur autonomie administrative malgré la mise en commun de leurs moyens techniques pour l’exécution de leur marché.

Dans ce type de groupement, chaque cotraitant dépose dans Chorus Pro le projet de décompte correspondant à sa part du marché. Les pièces déposées par les cotraitants non-mandataires doivent être impérativement validées par le mandataire du groupement avant d’arriver à la MOE.

Dans ce cadre, le mandataire agit deux fois dans le circuit de facturation : 1) pour valider les pièces déposées par les cotraitants non-mandataires, et 2) pour déposer sa propre pièce de facturation.

 

Actions réalisées par les cotraitants non-mandataires

Le dépôt des pièces de facturation se fait toujours à partir de l’onglet « Déposer » dans l’espace « Factures de Travaux ». En tant que cotraitant non-mandataire, vous devez importer votre projet de décompte à l’aide de l’icône « télécharger » et choisir le cadre de facturation « A13 – Projet de décompte mensuel déposé par un cotraitant » :

A13 cadre de facturation pour les cotraitants

Vous devez ensuite renseigner les numéros de SIRET du maître d’ouvrage, de la maîtrise d’œuvre, et du mandataire du marché. Cette dernière action permet de transmettre votre document au mandataire pour validation.

Formulaire de dépôt CP

 

Votre démarche est terminée une fois que vous avez validé et envoyé la pièce de facturation.

Actions réalisées par les cotraitants mandataires

Le mandataire se charge de valider les documents déposés par ses cotraitants ainsi que de déposer son propre projet de décompte pour sa part du marché.

Les documents envoyés par les cotraitants arrivent dans l’espace « Factures à Valider ». Pour traiter ces documents, ouvrez l’onglet « Synthèse » de cet espace et cliquez sur le numéro du document pour l’afficher.

Espace facture à valider

Les options de traitement se trouvent en bas de page. Cliquez sur « Valider » si les informations sont exactes. Si les informations ne sont pas exactes, vous pouvez choisir l’option « Refuser » en précisant le motif de refus :Options de traitement des factures

Lorsque vous êtes prêt à déposer votre propre projet de décompte, rendez-vous dans l’onglet « Déposer » de l’espace « Factures de Travaux ». Ensuite, suivez la démarche détaillée dans la Situation 1 de cet article, en choisissant le cadre de facturation « A4 : Dépôt d’un projet de décompte mensuel par un fournisseur ».

NB : Le mandataire du marché doit impérativement avoir accès à l’espace « Factures à Valider » afin de recevoir et valider les documents transmis par les cotraitants non-mandataires.

Pour plus d’information concernant la rémunération en cotraitance, vous pouvez consulter les différents cas prévus dans l’article 10.7 du CCAG Travaux sur le site du Code de la Commande Publique.

Illustration bilan newsletter 50ème édition

Comment traiter une facture rejetée sur le portail?

Des factures peuvent être rejetées par des destinataires pour des erreurs dans les données de facturation (mauvais destinataire, montant erroné…). Si votre facture est rejetée, vous recevrez une fenêtre de notification du rejet.

Vous devrez vous acquitter de la facture rejetée afin de notifier à l’ensemble des acteurs que vous avez bien pris en compte le rejet de la facture concernée. Pour vous acquitter de la facture rejetée, cliquer sur le bouton "Acquitter les factures sélectionnés" situé sur la fenêtre de notification, en dessous des lignes de factures.

Toutefois, même après l’acquittement, la facture apparaîtra dans l’onglet « Synthèse » de l’espace « Factures émises », à l’état courant « rejetée ».

Pour faire disparaître cette facture, cliquez sur le bouton « Traiter le rejet » en dessous des lignes de factures.

Si vous souhaitez traiter plusieurs factures à l’état « rejetée », vous pouvez toutes les sélectionner et effectuer le traitement en une fois.

 

Traiter les rejets

Après avoir cliqué sur « Traiter le rejet », les factures rejetées disparaissent de votre synthèse.

NB : La fonctionnalité « Traiter le rejet » ne s’applique qu’aux factures au statut « rejetée ».

illustration de la bonne pratique cotraitance soustraitance

Processus de facturation en fin de marché – dépôt du décompte général signé par le fournisseur

Dans les marchés de travaux, le circuit de facturation et les pièces relatives à chaque paiement sont différentes en fonction de l’avancement du marché.

Le circuit de facturation en fin de marché est initié lorsque les travaux sont terminés. Il convient de noter que le fournisseur agit deux fois dans ce processus :

Dans un premier temps pour déposer le Projet de décompte final (A7) et ensuite à la fin du circuit pour transmettre le Décompte général signé (A8) au Service Financier.

Veuillez cliquer ici  pour avoir accès à la fiche pratique qui présente le circuit de facturation en fin de marché et les actions à réaliser dans Chorus Pro par chaque acteur (fournisseur, MOE et MOA).

Illustration de l'article "La parole aux utilisateurs"

Témoignage d'un agent financier au sein d'une entité publique

Anne-Marie Bourgeais, agent financier au sein d’une entité publique, partage ses impressions sur Chorus Pro, qu’elle utilise depuis quatre ans pour le traitement des factures de ses fournisseurs.

 

- Quel est votre métier ?

Je travaille en tant qu’agent financier au sein du service finances d’une Communauté d’Agglomération.

 

- Quels sont vos clients publics ? 

Nous travaillons avec d’autres collectivités territoriales (communes, départements, régions…), ainsi qu’avec l’Etat et ses établissements.

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai découvert Chorus Pro lors d’une réunion de présentation de la Direction Générale des Finances Publiques en septembre 2016. La collectivité a par la suite commencé à utiliser Chorus Pro au printemps 2017, et m’a confié la gestion et le paramétrage de l’outil (nous avons aujourd’hui 26 structures/budgets).

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Je me suis appuyée sur les guides utilisateurs et les fiches pratiques mis à disposition sur la Communauté Chorus Pro. J’ai également participé à des webinaires, qui m’ont permis d’avoir une vision pratique des manipulations à réaliser dans l’outil, et de mieux appréhender son fonctionnement.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

Les avantages sont multiples. Chorus Pro nous permet de faciliter la réception et la répartition des factures entre les 26 budgets que nous gérons et permet ainsi d’assurer le routage des factures vers les bons gestionnaires de budgets, ce qui représente un gain de temps considérable. De plus, cet outil nous permet de faciliter le traitement des factures pour les budgets qui ont plusieurs services.

 

 - Avez-vous profité du télétravail pour vous former à Chorus Pro ?

Oui, j’ai notamment profité du premier confinement pour suivre des tutoriels vidéo et relire quelques guides, notamment sur les factures de travaux, qui sont gérées différemment des factures simples. J’ai également suivi quelques webinaires, qui m’ont beaucoup aidée.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ? 

Je leur conseillerai de découvrir les guides mis à disposition sur l’application et de ne pas hésiter à s’inscrire aux webinaires. Par ailleurs, il est possible d’être mis en relation avec un agent du support technique Chorus Pro, ce qui peut être très utile en cas de blocage.

 

 

 

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Témoignage d'une maitrise d'œuvre (agence d'architecture)

Edwige Marchiset, secrétaire d’agence d’architecture, partage son expérience sur Chorus Pro, qu’elle utilise depuis plus d’un an.

 

- Quel est votre métier ?

Je suis secrétaire dans une agence d’architecture.

 

- Quels sont vos clients publics ? 

Nos clients publics sont des mairies, des communautés de communes et le Service Départemental d’Incendie et de Secours (SDIS).

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai découvert Chorus Pro à mon embauche, en juin 2020.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Le compte Chorus Pro avait déjà été créé par mon employeur, j’ai donc pu m’intéresser rapidement au dépôt et au suivi des factures. Pour cela, j’ai pris connaissance de la documentation laissée par la précédente secrétaire et j’ai demandé à d’autres professionnels comment s’en servir. J’ai aussi participé à des classes virtuelles et à des webinaires.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ? 

La classe virtuelle m’a confortée dans mon utilisation de Chorus Pro et m’a donné des informations et conseils pratiques que je ne connaissais pas.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

La traçabilité. Je dirais que Chorus Pro offre un suivi précis du traitement des factures qui est tout simplement impossible à obtenir avec une facturation papier.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ? 

Je leur conseillerais de s’inscrire aux sessions de formations, qui sont très variées, avec des thématiques adaptées à chaque acteur. Récemment, j’ai pu aider une communauté de communes par rapport à l’utilisation de Chorus Pro et en les informant qu’il existait des sessions de formation pour les MOA.

Illustration article nouveautés utilisateur technique

Un compte unique pour accéder à l’ensemble de vos établissements

Votre entreprise ou votre administration peut détenir plusieurs SIRET actifs sur lesquels vous pouvez réaliser différentes actions dans Chorus Pro.

Dans ce cas, un seul compte utilisateur suffit pour utiliser vos différents Siret.

Pour cela, vous devez rattacher votre compte utilisateur à ces différents SIRET (structure).

« Se rattacher » à une structure est le terme consacré dans Chorus Pro pour avoir les droits d’utilisation des fonctionnalités attachées à un SIRET.

Pour rajouter un SIRET à votre compte, rendez-vous sur l’onglet « Mon compte » de Chorus pro :

Illustration "Mon compte"

 

Descendez ensuite jusqu’à l’onglet « Mes rattachements aux structures » et cliquez sur « Demande de rattachement » :

Rattachement aux structures

 

Vous serez alors redirigé sur l’écran « Demander un rattachement à une structure ».

  • Si vous effectuez votre recherche à partir du SIRET (1), vous devrez saisir tout ou partie (minimum 3 caractères) du numéro SIRET de l’entité dans le champ « Identifiant » de l’écran.
  • Si vous effectuez la recherche à partir de la raison sociale (2) vous devrez saisir entièrement et sans erreur la raison sociale de l’entité recherchée.

 

Une fois les résultats affichés, vous devez « sélectionner » la (ou les) structure(s) concernée(s), puis valider votre choix.

Si vous êtes utilisateur simple sur la structure, il sera nécessaire que le gestionnaire principal de cette dernière valide votre demande de rattachement.

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