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Entités publiques : Rejet ou recyclage, que choisir ?

Le statut rejeté ne doit être attribué que lors du constat d'une erreur dans les montants ou dans les données de facturation. Le rejet entraîne obligatoirement l'émission d'une nouvelle facture. S'il n'est pas nécessaire que le fournisseur en édite une nouvelle, privilégiez le recyclage de celle-ci.

 

Si une facture vous a été transmise et comporte des erreurs sur le code service et/ou le numéro d'engagement, surtout ne la rejetez pas. Il convient de la traiter en lui attribuant le statut "A recycler".  En effet, ce statut permet au fournisseur de modifier ces informations directement dans le Portail Chorus Pro.

 

Si vous êtes un service de l’État (ministères et leurs services déconcentrés), le motif recyclage n'existe pas. Pour cela, il convient de rejeter la/les facture(s) dans Chorus Cœur sous le motif "SE Incorrect" et/ou "EJ incorrect ou inexistant" afin de permettre aux fournisseurs de modifier ces informations.

Pour rappel, Chorus Cœur vous permet de transférer directement la facture sur le service destinataire en cas d'erreur sur le code service présent sur la facture du fournisseur.

 

Pour les services ne disposant pas d'une application de gestion transmettant ce motif à Chorus Pro, passez par le Portail Chorus Pro suivez les 4 étapes ci-dessous :

Etape 1 : Accédez à l'espace "Factures reçues"

 

Etape 2 : Dans l'onglet synthèse, cliquez sur le numéro de la facture à traiter

 

Etape 3 : Vérifiez les éléments de la facture puis, en bas de page, cliquez sur le bouton "Traiter"

Etape 4 : Une fenêtre pop-in s'affiche alors sur votre écran, sélectionnez le statut "A recycler" ou "Rejetée" en pensant à renseigner le complément d'information puis cliquez sur enregistrer.

 

Pour plus d'informations concernant le statut des factures sur Chorus Pro, cliquez ici

Pour plus d'informations concernant le traitement des factures sur Chorus Pro, cliquez ici

 

 

Mode d'emploi pour les micro entreprises

Facturation électronique : Mode d'emploi pour les micro entreprises

Le portail Chorus Pro répond à l'obligation de dématérialisation des factures à destination des clients publics. La mise en œuvre de cette obligation est progressive.

 

Calendrier de l'obligation de dématérialisation

 

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises sont soumises à cette obligation. 

Chorus Pro est la solution mutualisée,  permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques.

Cet outil gratuit est le seul reconnu par la règlementation pour la transmission des factures dématérialisées.

Le service est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Il est accessible à partir des systèmes d'exploitation Windows 8 et supérieur, Mac OS (X 10.3 et supérieur), Android ou Linux.

Afin de vous aider dans la prise en main et l'utilisation de Chorus Pro, des formations en ligne gratuites (webinaires) vous sont proposées :

 

Retrouvez l'ensemble des formations en ligne en cliquant ici.

En complément de ces formations en ligne, retrouvez également les fiches pratiques et tutoriels disponibles sur la Communauté Chorus Pro.

Quelques conseils pour utiliser Chorus Pro...

S'inscrire sur le Portail ne prend que quelques minutes. Avant de vous inscrire, veuillez vérifier que vous disposez bien des informations suivantes :

  • N° SIRET de votre entreprise
  • Votre adresse courriel, qui vous servira à vous connecter
  • L'adresse postale de votre entreprise

 

Une fois ces informations en votre possession, vous êtes prêt à commencer votre inscription en vous rendant sur le portail Chorus Pro et en cliquant sur la rubrique "Créer votre compte".

Vous pouvez retrouver l'aide pour la création de votre compte sous forme de fiche pratique en cliquant ici et sous forme de tutoriel en cliquant ici.

Trois grands modes d'émission de factures sont disponibles sur Chorus Pro : Portail, EDI et API.

Le mode Portail consiste à déposer ou saisir vos factures directement sur le Portail Chorus Pro.

Il existe des tutoriels et fiches pratiques sur les modalités de dépôt ou de saisie des factures en mode Portail sur le site de la Communauté Chorus Pro.

Dépôt de factures :

Saisie de factures :

 

Il existe deux autres modes d'émission vous permettant également d'envoyer vos factures de façon dématérialisée : le mode EDI ou le mode API.
Ces deux modes permettent d'automatiser l'émission de factures. Pour ce faire, il vous faudra faire appel à un opérateur de dématérialisation.

Chorus Pro vous permet de prendre connaissance de l'état du traitement de vos factures en temps réel. Cette traçabilité est permise par l'affichage de statuts pour chaque facture émise.

Ces statuts sont mis à jour par le destinataire au fil du traitement des factures reçues via l'onglet Tableau de bord. L'onglet Synthèse vous permet de voir les factures qui sont à traiter, elles nécessitent une action de votre part.

Pour connaître en détail les statuts de suivi du traitement d'une facture, cliquez ici.

Vous rencontrez encore des difficultés dans l'utilisation de Chorus Pro ? On vous explique quelles solutions s'offrent à vous !

  • Contacter l'assistante virtuelle ClaudIA :

    ClaudIA,
    votre assistante virtuelle, peut répondre à vos questions liées à l’utilisation de Chorus Pro 24h/24. Elle peut également vous aider dans les difficultés rencontrées. Vous pouvez retrouver la fiche pratique « Faire appel à l’assistance Chorus Pro » ici.

 

  • Être mis en relation avec un agent :

    Les opérateurs Chorus Pro
    vous répondent par échange de messages instantanés (Live Chat) sur la tranche horaire 8h30 – 18h30. Il suffit de demander à ClaudIA.

 

Bénéficiez d'un accompagnement personnalisé, sous forme de classes virtuelles en petit groupe.

Ces accompagnements se découpent en 2 séances d'1h30 durant lesquelles vous pourrez interagir directement avec les participants et les experts de Chorus Pro.

Pour vous y inscrire, cliquez ici.

 

 

Retrouvez l'ensemble de nos tutoriels en cliquant ici

Retrouvez l'ensemble de nos fiches pratiques en cliquant ici

Retrouvez notre kit de communication à destination des micro entreprises en cliquant ici

formation en ligne du mois de juin

Les rencontres de l'AIFE

Conformément aux mesures prises par le Gouvernement en matière de lutte contre le Covid 19, l’AIFE tient à vous informer que ses équipes ne sont pas en mesure d’intervenir dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités, etc.).

 

Cependant, nous vous informons que toutes les sessions de formation en ligne sont maintenues.

Gratuites et organisées tout au long de l’année, elles vous permettent d’acquérir l’ensemble des connaissances nécessaires à l’utilisation de Chorus Pro.

 

À titre d’information, une session de formation en ligne dure sur 1h30min.
Elle comporte une partie théorique et des manipulations dans l’outil en fonction de la thématique que vous aurez sélectionnée. Pour participer à ces formations, il vous suffit de :

  • Vous rendre sur la page Communauté Chorus Pro dédiée aux webinaires
  • Sélectionner une thématique
  • Remplir le formulaire

 

Vous recevrez alors un mail de confirmation dans lequel vous trouverez un lien qui vous permettra de rejoindre la session de formation.

 

Il est possible de participer aux formation :

  • Par téléphone: en utilisant les numéros et codes indiqués dans votre invitation;
  • Avec un ordinateur connecté à internet: en suivant les informations de connexion contenues dans votre invitation.

 

Vous pouvez également télécharger le support de la session sélectionnée. Il vous permettra de revenir sur les notions et les démonstrations abordées au cours du webinaire.

 

En cas de difficulté, n'hésitez pas à vous inscrire à une session ultérieure : toutes les sessions prévues auront bien lieu aux dates et horaires indiquées.

 

LA PAROLE AUX UTILISATEURS (1)

La parole aux utilisateurs

La société AU DIAPASON est dirigée par M.Nguyen, micro-entrepreneur dans le domaine de la musique. Spécialisé dans l'organisation et la mise en place d'animations musicales dans les maisons de retraite et résidences séniors, une partie de son activité concerne le secteur public, dont le CASVP (Centre d'Action Sociale de la Ville de Paris).

 

  • Comment avez-vous découvert Chorus Pro et qu'est ce qui vous a poussé à anticiper l'obligation de dématérialisation ?

J'ai découvert Chorus Pro via les informations envoyées par mail par le Service Facturier auquel j'envoie mes factures papier. Ce qui m'a poussé à anticiper l'utilisation de Chorus Pro est l'obligation de dématérialiser mes factures à compter du 1er janvier 2020, et m'assurer que je serai prêt pour cette date.

 

  • Quel mode de dépôt utilisez-vous et qu'est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Le mode de dépôt privilégié est le mode portail (dépôt de facture au format PDF). Je me suis approprié Chorus Pro en me documentant sur internet via la Communauté Chorus Pro et surtout via les deux modules d'accompagnement proposés en live et en ligne avec un expert Chorus Pro de l'AIFE, d'une durée d'environ 1h30 à chaque fois.

 

  • Quels sont les apports réels pour votre entreprise ?

Rapidité de transmission des factures, certitude que les factures soient bien reçues (contrairement au traitement postal classique avec risques de perte du courrier), suivi du traitement des factures et économie de papier, enveloppes, timbres.

 

  • Quels conseils donneriez-vous aux autres micro-entreprises qui n'utilisent pas encore Chorus Pro ?

La transmission des factures en dématérialisé sera obligatoire au 1er janvier 2020. Il est utile de s'inscrire auprès de Chorus Pro afin d'être prêt à cette date et même de pouvoir utiliser ce service dès maintenant puisqu'il est accessible sur une simple inscription et proposé gratuitement.

D'autres témoignages sont à votre disposition sur la communauté Chorus Pro en cliquant ici.

Fusion avec absorption d'entité : suivez le guide

Votre entité (entreprise ou entité publique) en absorbe une autre.
Vous gardez votre numéro SIRET et accueillez les salariés de l'entité absorbée.

Cette démarche s'effectue en 3 étapes :

Schéma décrivant les étapes pour absorber une structure

 

Vous trouverez ci-dessous la méthode à suivre pour mettre à jour votre entité sur Chorus Pro.

 

1-  Identification du gestionnaire principal des deux entités

En fonction du choix organisationnel, vous identifierez le gestionnaire principal de l'entité finale.

En cas de changement, il faut suivre les 4 étapes ci dessous :

Etape 1 - Se connecter à Chorus Pro et accédez à l'espace Mon compte.

Espace mon compte

 

Etape 2 - Dans le bloc Mes rattachements aux structures, cliquer sur l'icône .

bloc mes rattachements aux structures

 

Etape 3 - Une fenêtre de confirmation apparaît à l'écran. Le gestionnaire principal doit sélectionner l'entité concernée puis cliquer sur Valider.

Fenêtre de confirmation lors du transfert du rôle de GP

 

Etape 4 - L'ancien gestionnaire principal doit renseigner l'identifiant de connexion du nouveau gestionnaire puis cliquer sur Valider.

écran de selection d'un gestionnaire principal

 

NB : L'ex gestionnaire principal de l'entité devient Utilisateur simple de celle-ci.

Il est important que le futur gestionnaire principal identifié soit également habilité sur l'entité amenée à disparaître.

 

2 - Transfert des utilisateurs vers l'entité finale

Afin de pouvoir transférer les utilisateurs d'une entité à une autre, il est nécessaire d'être habilité sur les 2 entités.

Dans Chorus Pro, pour mettre en œuvre cette opération, vous utiliserez la fonctionnalité "Dupliquer les droits d'un utilisateur".

 

Accédez à l'espace Activités du gestionnaire, et cliquez sur le bouton Dupliquer les droits d'un utilisateur Dupliquer les droits d'un utilisateur.

Ecran de duplication des droits

 

Une nouvelle page apparaît :

1. Il faut saisir le nom de l'utilisateur source à dupliquer. Cet utilisateur est l'utilisateur modèle de l'entité absorbante (profil d'utilisateur ayant toutes les habilitations nécessaires sur l'entité finale).
La liste de ses rattachements valides s'affiche.

2. Il faut saisir le nom de l'utilisateur cible (un utilisateur de l'entité absorbée).

illustration de la recherche d'un utlisateur

 

3. Inactiver l'ancienne entité

Vous devez maintenant inactiver l'ancienne entité afin de ne plus recevoir ni envoyer de factures.

Pour cela, accédez à l'espace Activités du gestionnaire.

Au niveau du bloc Mes structures, identifiez l'entité à inactiver puis cliquez sur   Le stylo

 

Modifiez le statut en "Inactif"

Modification de la structure

 

Cliquez sur le bouton Valider en bas de page.

L'entité est maintenant inactive.

bloc mes structures

 

NB : Toutes les factures resteront consultables. Les gestionnaires devront traiter les factures en cours.

illustration MEP DUME

Acheteurs publics : récupérez automatiquement les attestations sociales et fiscales des entreprises

A partir de décembre 2019, le Service DUME propose à tous les acheteurs publics un nouvel outil pour récupérer les attestations fiscales et sociales des entreprises.

 

En effet, pour tous les candidats qui ont déjà transmis ces informations, elles sont recensées dans la base de données "API Entreprise". Grâce à cela et en un seul clic, l'acheteur peut récupérer automatiquement toutes les attestations déjà connues de l'administration (KBIS, Attestations sociales, fiscales, QUALIBAT, AGEFIPH, OPQIBI, cotisation MSA, cotisation retraite proBTP).

L'acheteur public réalise cette demande via le Service DUME mis en place sur son profil d'acheteur et récupère les attestations le lendemain.

NB : Afin d'utiliser le nouveau Service DUME, celui-ci doit être implémenté par l'éditeur.

 

Le déploiement de cette toute nouvelle fonctionnalité du Service DUME permet de franchir un nouveau pas dans la logique du "Dites-le Nous une Fois" engagée par l'administration depuis quelques années dans le but de facilité les échanges avec le secteur privé. Ce nouveau service présente deux avantages majeurs :

  • Pour les acheteurs publics : elle reste accessible après la phase de candidature. A tout instant, il est possible de récupérer les attestations à jour d'une entreprise et de s'en servir pour la mise à jour périodique des attestations des titulaires de marchés publics. Plus besoin de réclamer d'attestations à ses titulaires tous les six mois !

 

  • Pour les entreprises : lorsque l'acheteur opte pour ce service, l'entreprise n'a plus besoin de transmettre ses attestations en pièce jointe à sa réponse ou à son DUME.

 

Retrouvez la documentation DUME sur la Communauté Chorus Pro.

 

Pour un accès toujours plus simple et rapide aux marchés publics, en janvier 2019, la règlementation a simplifié la liste des pièces justificatives à fournir pour répondre à un appel d'offre (pour en savoir plus, se référer au Décret n° 2019-33 du 18 janvier 2019).

 

Enrichissement du bordereau de suivi et du suivi de traitement

Vous êtes sous-traitant et avez envoyé votre facture sous les cadres de facturation suivants :

  • A9 : Dépôt d'une facture par un sous-traitant
  • A10 : Demande de paiement d'un sous-traitant dans le cadre d'un marché de travaux

 

Le titulaire doit valider votre facture dans les 15 jours suivant l'envoi. Passé ce délais, Chorus Pro transfère automatiquement la facture à l'acteur suivant et vous informe via les outils de suivi. Vous aurez également une précision supplémentaire : l'identité de l'entreprise titulaire (n° de SIRET et raison sociale).

 

Il apparait dans le suivi du traitement de cette manière :

 

Du coté du bordereau de suivi, le commentaire s'affiche de cette manière :

Illustration article PISTE

API Chorus Pro & PISTE - Nouvelles modalités de fonctionnement

L’AIFE met en place une Plateforme d’Intermédiation des Services pour la Transformation de l’Etat. Celle-ci mutualise les services API (Application Programming Interface) de l’Etat et de la sphère publique.

PISTE se substitue à la plateforme API actuelle de Chorus Pro.

Cette nouvelle plateforme offre de nouvelles fonctionnalités telles que :

  • Amélioration des fonctionnalités d’exposition des API
  • Remplacement du mode d’authentification via certificat par Oauth 2.0
  • Gestion de version des API
  • Maintien du service pendant les maintenances ou les déploiements
  • Mise à disposition d’un catalogue et de la documentation des API
  • Mise à disposition de comptes développeurs pour tester les API

 

Dès mi-décembre, les API Chorus Pro seront disponibles sur PISTE et sur le portail de Qualification Chorus Pro. Vous les retrouverez sur l'environnement de production à la mi-janvier.

 

Le présent guide décrit les opérations à réaliser obligatoirement dans PISTE et Chorus Pro pour pouvoir déclarer son raccordement API.

1. Réaliser les prérequis suivants :

  • Disposer d'un compte Chorus Pro
  • Être rattaché à une structure
  • Avoir l'espace "Raccordement EDI & API" ouvert en modification
  • Avoir un compte technique

2. Création compte et application sur PISTE

  • Création d’un compte en sélectionnant l'organisation "UNIVERSELLE" sur laquelle se trouvent les API Chorus Pro.
  • Création d’une application dans PISTE

 Toutes ces étapes sont décrites dans le guide utilisateur PISTE disponible sur la plateforme PISTE.

3. Création raccordement dans Chorus Pro

Etape 1 - Accédez à l'espace Raccordement EDI & API, cliquez sur le sous-onglet Gérer raccordement API.

 

Etape 2 - Cliquez sur Déclarer un raccordement PISTE situé en bas de page.

 

Etape 3 - Renseignez l'ensemble des données. Il est important d'être attentif au champ "Nom de l'application PISTE". Il doit bien correspondre au nom de l'application saisi dans PISTE. Le respect de la sensibilité à la casse est important car déterminant pour le succès des appels API à venir.

 

Etape 4 - Renseignez le type d'utilisation en le sélectionnant parmi une liste déroulante. Si vous indiquez être utilisateur d'une solution éditeur ou opérateur, il vous est demandé d'indiquer le nom de l'éditeur/opérateur.

 

Etape 5 - Après avoir saisi l'ensemble des données, validez le raccordement qui passe à "ACTIF".

 

L'opération est maintenant achevée, vous pouvez maintenant procéder à un appel API Chorus Pro depuis SoapUI en mode OAuth2 !

Retrouvez toute la documentation sur le mode API sur la Communauté Chorus Pro.

 

Quelle est la différence entre "Activités du gestionnaire" et "Mon compte" ?

Vous êtes gestionnaire ou utilisateur de votre structure et vous souhaitez modifier ses paramètres ou simplement ceux de votre compte.

Vous avez accès, du fait de votre statut, aux espaces "Activités du gestionnaire" et "Mon compte".

Voici donc les clefs qui vous permettront de mieux comprendre à quoi servent ces deux espaces.

 

1. L'espace "Activités du gestionnaire"

Cet espace est uniquement accessible aux gestionnaires principaux et secondaires des structures.
Il vous permet de gérer toutes les informations relatives à la structure dont vous êtes le gestionnaire.

A travers cet espace, vous pouvez valider ou refuser les demandes de rattachement à votre structure (lorsqu'un nouveau collaborateur rejoint votre société par exemple) ou encore les demandes d'abonnement aux espaces (lorsqu'un collaborateur doit pouvoir traiter exclusivement les factures de travaux par exemple).

Pour plus d'informations concernant les espaces, consultez la fiche pratique en cliquant ici.

 

Vous y retrouvez également toutes les structures dont vous êtes le gestionnaire principal ou secondaire.
En cliquant sur le Le stylo, accédez à la page "Modification de la structure" et

  • Ajoutez l'adresse postale du siège,
  • Ajoutez les coordonnées bancaires de la structure,
  • Ajoutez/supprimez des services au sein de votre structure,
  • Ouvrez ou fermez des espaces,
  • Consultez la liste des utilisateurs rattachés à la structure,
  • Générez un mandat de facturation et ajoutez des pièces jointes.

 

Enfin, vous trouverez dans cet espace l'historique des actions effectuées au niveau des blocs " Les demandes de rattachement à une structure" et "Les demandes d'abonnement aux espaces" (création ou suppression de rattachement, refus de l'abonnement, etc.)

 

2. L'espace "Mon compte"

Contrairement à l'espace précédent, celui-ci est accessible à tous. Il vous est propre et vous concerne directement en tant qu'utilisateur Chorus Pro.
Il vous permettra d'accéder à vos informations personnelles (nom, prénom, adresse électronique de contact).

 

Le bloc Mes paramètres vous permet de retrouver les informations relatives aux dates de création et l'état de votre compte.
Vous pouvez aussi, si vous le souhaitez, choisir de paramétrer Chorus Pro en anglais.

C'est également ici que vous indiquez si vous souhaitez ou non recevoir les notifications périodiques d'activité par mail à l'adresse électronique de contact que vous avez renseigné lors de la création de votre compte (à différencier de votre adresse électronique de connexion vous permettant d'accéder à votre compte Chorus Pro).

Ces notifications vous permettront d'être tenus au courant de l'avancée du traitement de vos factures.

 

Cet espace vous permet enfin de

  • Gérez votre mot de passe (modifiez le si besoin)
  • Ajoutez une question secrète (utile en cas d'oubli ou de perte de votre mot de passe)
  • Consultez la liste des structures auxquelles vous êtes rattachés
  • Consultez la liste des espaces sur lesquels vous êtes habilités

 

A noter que si vous avez un profil utilisateur simple, vous avez accès uniquement à l'espace "Mon compte".

Image illustrant l'évolution sur le cadre de facturation A2

Le cadre de facturation A2 évolue !

Le cadre de facturation A2 est le cadre utilisé dans Chorus Pro pour les factures déjà payées.

 

Il concerne notamment l'utilisation de cartes achat par des entités publiques.
Afin d'améliorer son suivi dans Chorus Pro, une évolution prend désormais en compte automatiquement le caractère déjà payé de ces factures.
Ainsi, les factures auront directement le statut "Mise en paiement".

 

En effet, ce cadre de facturation permet de transmettre à un destinataire public une facture ne donnant pas lieu à une opération financière ou comptable (liquidation, création de titre, opération de trésorerie, décaissement, reversement, etc.).

De fait, il n'est pas nécessaire de créer une demande de paiement pour prendre en charge la facture du fournisseur.

 

Pour plus d'informations sur les cadres de facturation, rendez-vous sur la Communauté Chorus Pro.

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