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article BtoB raccordement EDI

Raccordement EDI : Un onglet dédié à l'expérimentation BtoB

L'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) et la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) ont lancé en janvier 2020 l'expérimentation de la facturation électronique inter-entreprises.

Cette expérimentation a pour objectif de tester la réception des factures par les entreprises privées via la plateforme de dématérialisation Chorus Pro. Pour plus d'informations cliquez ici.

 

Afin d'expérimenter la reception des factures par les entreprises raccordées en mode EDI, l'espace « Raccordement EDI et API» du portail Chorus Pro a été modifié :

 

  • Le sous-onglet « Créer Fiche EDI Récepteur » a été ajouté.

 

Il permet de mettre en place le raccordement spécifique à la réception des factures. Il est uniquement destiné aux entreprises participant à l'expérimentation de la facturation électronique inter-entreprises.

 

 

  • Le sous-onglet « Créer Fiche EDI » a été renommé par « Créer Fiche EDI Emetteur ».

 

Cet onglet reste dédié aux émetteurs de factures via Chorus Pro.

 

L'utilitaire DUME fait peau neuve

Après deux ans d’existence, l’utilitaire DUME de Chorus Pro (accessible sur https://dume.chorus-pro.gouv.fr), qui permet aux entreprises d’attester de leur capacité à répondre à un marché public, fait peau neuve.

 

Si les fonctionnalités de l’outil restent inchangées, son ergonomie évolue pour donner à l’utilisateur, qu’il soit acheteur public ou opérateur économique, une meilleure visibilité sur l’avancement de la complétion de son formulaire. Avec un vocabulaire simplifié et des icônes plus claires, le nouvel utilitaire DUME a vocation à simplifier encore davantage l’accès à la réponse dématérialisée aux marchés publics.

 

Vous ne connaissez pas encore le DUME ? Pour en savoir plus à ce sujet, rendez-vous sur la Communauté Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/introduction-au-document-unique-de-marche-europeen

Illustration article formation

En télétravail ? Profitez-en pour vous former à Chorus Pro !

Dans le contexte actuel de crise sanitaire liée au COVID-19, nous vous rappelons que Chorus Pro ainsi que l'assistance et les formations fonctionnent normalement. 

 

Votre activité est ralentie ? Profitez-en pour bénéficier d'un accompagnement individualisé à Chorus Pro !

 

Vous débutez sur Chorus Pro ? Vous ne savez pas comment paramétrer votre compte ? Vous souhaitez être guidé dans votre premier envoi de facture ? Vous ne comprenez pas bien la différence entre les statuts "à recycler", "suspendue" et "rejetée" ?

Bénéficiez d'un accompagnement personnalisé gratuit, sous forme de classes virtuelles en petit groupe.

 

Ces accompagnements se découpent en 2 séances d'1h30 durant lesquelles vous pourrez interagir directement avec un expert de Chorus Pro.

 

Deux thèmes sont disponibles :

  • Envoi de factures simples
  • Envoi de factures de travaux (CCAG Travaux) pour les fournisseurs et les MOE

 

Pour vous y inscrire, remplissez le formulaire disponible ici.

traiter une facture

Comment traiter une facture qui m'est renvoyée ?

Sur Chorus Pro, vos factures peuvent vous être renvoyées par vos clients publics pour trois raisons, qui correspondent chacune à un statut de facture différent :

  • S'il y a une erreur dans les données du  destinataire, la facture sera « à recycler »
  • Si des pièces justificatives sont manquantes, la facture sera « suspendue »
  • Si certaines données de facturation sont erronées, la facture sera « rejetée ».

 

Cet article vous explique la marche à suivre pour traiter ces factures.

Les factures qui vous sont renvoyées et qui nécessitent une action de votre part, se trouvent dans l’onglet « Synthèse » de l’espace « Factures émises ».

 

 

Pour accéder à la facture afin de la traiter, cliquez sur son numéro.

La facture n'a pas pu être traitée car elle comporte une erreur dans les données du destinataire. Vous pouvez modifier ces données et renvoyer la même facture.

 

Facture recyclée, avec les champs du motif du destinataire et du numéro d'engagement de sélectionnés

 

1. Le motif pour lequel la facture a été recyclée est indiqué dans le pavé correspondant.

bouton du suivi de traitementVous pouvez également consulter   les commentaires associés au rejet s'ils sont présents en cliquant sur le bouton « Suivi de la facture » en bas de votre écran.

 

2. Vous pouvez, sans avoir à changer le numéro de votre facture d’origine, modifier les données suivantes :

  • le SIRET du destinataire,
  • le code service du destinataire,
  • le numéro d’engagement

 

Cliquez ensuite sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre à nouveau la facture.

Le destinataire a suspendu le traitement de votre facture parce qu'il lui manque une pièce jointe.

facture au statut suspendu avec le motif de suspension

 

Le motif pour lequel la facture a été suspendue est indiqué dans le pavé correspondant.

bouton du suivi de traitement

Vous pouvez également consulter les commentaires associés au rejet s'ils sont présents en cliquant sur le bouton « Suivi du traitement » en bas de votre écran.

 

 

Dans le bloc « Pièces jointes », cliquez sur le bouton « Ajouter une pièce jointe ».

cadre des pièces jointes

 

 

Cliquez sur le bouton pour récupérer la pièce à ajouter stockée dans le répertoire de votre poste de travail.

Renseignez les champs « Désignation » et « Type de pièce » puis cliquez sur le bouton « Ajouter ».

Recommencez autant de fois que de documents à joindre à votre envoi puis cliquez sur le bouton « Retour ».

 

Cliquez ensuite sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre votre facture avec les documents requis par le destinataire. Votre facture passe alors au statut « Complétée ».

Le destinataire a rejeté votre facture car certaines données de facturation sont erronées, telles que le montant de la facture ou le taux de TVA par exemple.

Une nouvelle facture doit alors être émise avec un nouveau numéro.

Si vous souhaitez avoir le détail du motif de rejet, accédez à la facture en cliquant sur son numéro.

Vous pouvez traiter le rejet afin que la facture rejetée n'apparaisse plus dans votre onglet "Synthèse". Pour ce faire, depuis l'onglet "Synthèse", sélectionnez les factures à traiter et cliquez sur "traiter le rejet".

 

Chorus Pro tout est accessible en ligne

Chorus Pro : tout est accessible en ligne !

Dans le contexte actuel de crise sanitaire du COVID-19, nous vous rappelons que Chorus Pro ainsi que l'assistance et les formations fonctionnent normalement. 

Ainsi, même en télétravail, vous pouvez continuer à émettre vos factures ainsi que suivre leur traitement, fonction également disponible depuis l'application mobile Chorus Pro.

 

L'assistance Chorus Pro

 

L'assistance Chorus Pro reste disponible via les outils habituels.

Si vous avez des questions, pensez à contacter ClaudIA, l'assistance virtuelle.

Vous pouvez également être mis en contact avec un agent via le live chat. Les services sont ouverts pendant la période de confinement tous les jours de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h.

 

Les formations et accompagnements

 

Toutes les formations en lignes (webinaires) ainsi que les accompagnements individualisés sont maintenus aux dates et horaires habituels. 

 

Formations en ligne

 

Afin de vous aider dans la prise en main et l'utilisation de Chorus Pro, des formations en ligne gratuites (webinaires) vous sont proposées :

Retrouvez l'ensemble des formations en ligne en cliquant ici.

 

Accompagnement individualisé

 

Bénéficiez d'un accompagnement personnalisé, sous forme de classes virtuelles en petit groupe.

Ces accompagnements se découpent en 2 séances d'1h30 durant lesquelles vous pourrez interagir directement avec les participants et les experts de Chorus Pro.

Pour vous y inscrire, cliquez ici.

Illustration article top 5 questions

Top 5 des questions les plus posées

L'AIFE (L'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat) a recensé les 5 questions les plus posées par les utilisateurs de Chorus Pro lors des webinaires, accompagnements individualisés et formulaires de demande d'aide.

 

N°1 : Comment créer mon compte Chorus Pro ?

 

Pour créer votre compte, rendez-vous sur le portail Chorus Pro  et descendez jusqu'au bloc "Vous êtes nouveau sur Chorus Pro ?", muni de votre adresse mail, du numéro de SIRET de votre entreprise et d'un mot de passe.

Pour plus d'informations, une fiche pratique ainsi qu'une vidéo tutoriel sont à votre disposition pour vous guider dans la création de compte.

Chaque utilisateur doit se rattacher au SIRET de sa propre entreprise. Cette vidéo tutoriel vous explique comment se rattacher à sa structure.

 

N°2 : Comment récupérer mon lien d'activation, nécessaire à la finalisation de mon inscription sur Chorus Pro ?

 

Rien de plus simple, saisissez la phrase suivante dans le chat avec ClaudIA, l'assistante virtuelle : "je ne trouve pas le mail avec le lien pour activer mon compte" et renseignez l'adresse mail utilisée lors de votre inscription. Le lien d'activation vous sera alors renvoyé.

Pour aller plus loin, cliquez ici.

 

N°3 : Comment ajouter des espaces (fonctionnalités) à mon compte Chorus Pro ?

 

Lorsque vous êtes gestionnaire principal ou secondaire rendez-vous sur l'espace "Activités du gestionnaire", descendez jusqu'au bloc "Mes structures", modifiez la structure en cliquant sur le stylo. Ensuite, dans le bloc "Liste des espaces de la structure" cliquez sur "Ajouter des espaces".

 

Si vous êtes utilisateur simple, votre gestionnaire principal ou votre/vos gestionnaire(s) secondaire(s) doit au préalable ouvrir l’espace sur la structure.

Puis vous devez vous rendre sur l'espace "Mon compte", au niveau du bloc "Mes abonnements aux espaces" vous devez cliquer sur "Ajouter un abonnement".

Votre gestionnaire principal ou votre/vos gestionnaire(s) secondaire(s) devra ensuite valider la demande d'abonnement à l'espace.

 

Pour les procédures détaillées cliquez ici.

 

N°4 : Comment transférer le rôle de gestionnaire principal de ma structure ?

 

Si le gestionnaire est encore présent

 

Si le gestionnaire est encore présent, il peut réaliser la procédure lui-même. Retrouvez ici la marche à suivre en 4 étapes.

 

Si le gestionnaire a quitté la structure

 

Lorsque le gestionnaire principal a quitté l'entreprise sans avoir au préalable transféré son rôle à un autre utilisateur, seul le support Chorus Pro est en mesure de nommer un nouveau gestionnaire principal.

Un utilisateur doit envoyer une sollicitation depuis l’espace « Sollicitations émises », onglet « Saisir sollicitation » en sélectionnant la catégorie « Gestion des structures et utilisateurs » et la sous-catégorie  « Modification des droits des utilisateurs ». Il doit ensuite expliquer la situation et donner les identifiants du nouveau gestionnaire principal.

 

N°5 : Quel est le processus pour les factures de sous-traitance et co-traitance ?

 

Les factures des sous-traitants et co-traitants peuvent également être transmises via Chorus Pro. Elles ont un processus particulier avec une étape obligatoire de validation par le titulaire ou le mandataire. Tout ce que vous devez savoir se trouve ici.

Illustration article PISTE

Chorus Pro & PISTE : Comment réussir son raccordement API Oauth2 ?

L’AIFE a mis en place une Plateforme d’Intermédiation des Services pour la Transformation de l’Etat en janvier 2020. Celle-ci mutualise les services API (Application Programming Interface) de l’Etat et de la sphère publique.

 

PISTE se substitue à la plateforme API de Chorus Pro.

 

Le raccordement à Chorus Pro doit obligatoirement se faire d'abord dans l'environnement de qualification, afin d'effectuer tous les tests nécessaires, puis il faudra réitérer les étapes dans l'environnement de production.

 

Cet article vous guide dans les 3 étapes nécessaires pour réussir votre raccordement :

  • Etape 1 : création d'un compte PISTE, génération automatique de l'application SANDBOX et création de votre application de production
  • Etape 2 : raccordement à l'environnement de qualification
  • Etape 3 : raccordement à l'envrionnement de production

 

NB : La seule différence entre le raccordement à l'environnement de qualification et celui à l'envrionnement de production réside dans le nom des applications que vous allez déclarer.

 

1/ Création d'un compte PISTE et d'une application de production

 

La création d’un compte PISTE est nécessaire pour se raccorder à Chorus Pro. Le portail PISTE est destiné aux développeurs de solution interfacée à Chorus Pro (éditeurs de solution, concentrateurs, DSI pour les applications internes).

 

La première étape consiste à créer un compte sur PISTE, pour cela vous devez remplir les champs obligatoires suivants et accepter les CGU :

  • Nom
  • Adresse e-mail
  • Mot de passe
  • Nom de l’organisation : choisir « Universelle »

 

1 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Une fois votre compte créé, PISTE génère automatiquement une application SANDBOX qui sera uniquement utilisée pour le raccordement à l'environnement de qualification de Chorus Pro.

Le nom de l’application Sandbox est toujours : APP_SANDBOX_EmailUtilisateur

Exemple pour le compte PISTE « api-choruspro.aife@finances.gouv.fr », l’application SANDBOX générée par PISTE a pour nom d’application « APP_SANDBOX_api-choruspro.aife@finances.gouv.fr »

 

Ensuite, vous devez ajouter les API Chorus Pro à votre application Sandbox. Pour cela vous devez sélectionner votre application, puis cliquer sur le bouton « Modifier l’application ».

 

8 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Cocher les CGU des API qui vous intéressent, puis sélectionner ces API. Cliquer sur le bouton « Valider mes choix CGU » puis cliquer sur « Sauvegarder l’application » pour finaliser.

 

9 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

 

Pour se raccorder en production, il faut créer une application dédiée en cliquant sur le bouton « créer une application ».

 

2 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Les champs ci-dessous doivent être complétés :

  • Nom de l’application : ce nom doit être unique et sera utilisé lors de la création du raccordement API sur le portail Chorus Pro
  • Email : email du responsable de l’application
  • Le responsable de l’application : une personne que l’équipe Chorus Pro ou PISTE peuvent contacter
  • Information sur la structure : renseigner le SIRET de la structure

 

Cocher les CGU des API qui vous intéressent, puis sélectionner ces API. Cliquer sur le bouton « Valider mes choix CGU » puis cliquer sur « Sauvegarder l’application » pour finaliser.

 

3 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

2/ Créer son raccordement API Chorus Pro en qualification

Pré requis :

  • Avoir une application SANDBOX sur PISTE
  • Avoir un matelas de données de qualification

 

Pour finaliser votre raccordement API à Chorus Pro en qualification, vous devez déclarer votre raccordement PISTE.

Pour cela, une fois connecté, vous devez accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Gérer raccordement API ». Pour créer le raccordement, veuillez cliquer sur le bouton « Déclarer un raccordement PISTE ».

 

4 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Compléter le formulaire de création de raccordement PISTE :

  • Structure : Choisir la structure
  • Nom de l’application : saisir le nom de l’application SANDBOX qui a été créée sur PISTE, exemple : APP_SANDBOX_api-choruspro.aife@finances.gouv.fr
  • Type d’utilisation : vous permet d’identifier votre type d’utilisation
  • Information du contact technique : saisir les informations du contact technique.

 

5 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Une fois le raccordement créé, vous devez créer un compte technique (cliquer ici pour consulter le guide de création d’un compte technique) pour faire vos appels API pour la structure.

 

3/ Créer son raccordement API Chorus Pro en production

Pré requis :

  • Avoir une application production sur PISTE
  • L’espace « raccordement EDI / API » ouvert pour la structure qui souhaite se raccorder
  • Avoir les habilitations sur l’espace « raccordement EDI / API »

 

Pour finaliser votre raccordement API à Chorus Pro en production, vous devez déclarer votre raccordement PISTE.

Pour cela, une fois connecté, vous devez accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Gérer raccordement API ». Pour créer le raccordement, veuillez cliquer sur le bouton « Déclarer un raccordement PISTE ».

 

6 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Compléter le formulaire de création de raccordement PISTE :

  • Structure : Choisir la structure à raccorder
  • Nom de l’application : saisir le nom de l’application qui a été créée sur PISTE, exemple : MON_APPLICATION_CHORUS_PRO. Attention, il est impossible de saisir une application SANDBOX.
  • Type d’utilisation : vous permet d’identifier votre type d’utilisation
  • Information du contact technique : saisir les informations du contact technique.

 

7 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Une fois le raccordement créé, vous devez créer un compte technique (cliquer ici pour consulter le guide de création d’un compte technique) pour faire vos appels API pour la structure.

 

Annexe

Pour aller plus loin, veuillez consulter :

 

Article formations en ligne

Les formations en ligne

COVID-19 : Toutes les formations en lignes (webinaires)  sont maintenues aux dates et horaires habituels. 

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les webinaires dédiés aux fournisseurs auront lieu :

Au programme :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Les webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

La formation en ligne dédiée aux entités publiques qui aura lieu le 20 avril vous permettra de savoir comment :

  • Rechercher les factures transmises par vos fournisseurs
  • Les traiter
  • Transmettre une facture
  • Suivre le traitement des factures transmises

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

Illustration article formation

Les formations en ligne

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous en cliquant sur l’un des liens suivants :

Les webinaires dédiés aux fournisseurs auront lieu :

Il vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Les webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 2 avril dédié aux mémoires de frais de justice vous permettra de savoir comment:

  • Saisir vos mémoires de frais de justice
  • Faire le suivi de ces mémoires

 

Le webinaire du 6 avril dédié aux entités publiques se concentrera principalement sur :

  • La création et la gestion d'un compte utilisateur
  • La gestion d'une fiche structure

 

La seconde partie de la formation en ligne dédiée aux entités publiques qui aura lieu le 20 avril vous permettra de savoir comment :

  • Rechercher les factures transmises par vos fournisseurs
  • Les traiter
  • Transmettre une facture
  • Suivre le traitement des factures transmises

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

Image article régies publicitaires

Les régies publicitaires et Chorus Pro : mode d'emploi

En tant que mandataires des annonceurs au sein d'un marché de l’espace publicitaire, les agences médias héritent de l’obligation de réception des factures dématérialisées à laquelle est soumis les annonceurs publics.

Elles doivent donc être en capacité de recevoir via Chorus Pro les factures émises par les différentes régies publicitaires.

Vous trouverez ci-après les informations à retenir ainsi que les modes opératoires  à mettre en place pour la réception de ces factures.

 

Les acteurs du processus

  • L’Annonceur (entité publique) qui est à l’origine de la campagne de communication et qui en est le donneur d’ordre
  • L’Agence Média (entité privée) qui a pour mission de conseiller l’annonceur sur sa stratégie publicitaire et qui est souvent mandatée auprès de la Régie Publicitaire pour opérer l’achat d’espace pour le compte de l’Annonceur.
  • La Régie Publicitaire (entité privée) qui commercialise les espaces publicitaires des supports qu’elle a en régie.

 

La solution mise en place dans Chorus Pro

A la demande de l’association  de l’interprofession publicitaire EdiPub, une expérimentation sur la transmission des factures des supports média vers l’annonceur public a été menée sur l’année 2018 via Chorus Pro.

La solution testée et validée pendant cette expérimentation consiste à permettre à un gestionnaire de l’Agence Média  d’accéder à Chorus Pro via un service dédié à la réception des factures. Ce service doit être  créé au sein d’un SIRET de l’annonceur, selon 2 modalités possibles :

  • Un seul SIRET de réception pour tout type de facture avec création de services pour les agences média (1 service par agence, cf. nomenclature GLN en annexe des modes opératoires)

 

Processus d'échange siret unique/service dédié aux factures de régie

 

  • Un SIRET dédié aux factures de la régie avec création de services pour les agences média (1 service par agence, cf. nomenclature GLN en annexe des modes opératoires)

NB : les ministères et services de l’Etat utiliseront uniquement cette deuxième modalité.

Processus d'échange siret unique/service dédié aux factures de régie

 

Dans Chorus Pro, l’utilisateur de l’agence média sera rattaché à une structure de l’annonceur public afin de pouvoir réceptionner les factures émises par la régie publicitaire.

Cette modélisation, permet de mettre en œuvre l’obligation légale et maintenir l’étanchéité de périmètre entre toutes les factures reçues.

Les factures reçues pour une entité publique et les factures reçues dans le cadre d’un marché publicitaire – qui doivent être gérées uniquement par les utilisateurs de la régie publicitaire.

Les bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la solution : Les acteurs du processus

  • Indiquer, dès l’attestation de mandat, les informations nécessaires à la facturation via Chorus Pro : SIRET, code service, numéro d’engagement (commande)
  • Modifier les libellés des SIRET dédiés à la réception exclusive des factures de régie afin d’éviter la transmission par d’autres fournisseur sur ce SIRET. Vous pouvez utiliser par exemple : « Réservé aux marchés de régie publicitaire ([Annonceur])»
  • Créer les services en respectant la nomenclature proposée: chaque agence à son propre code, il sera identique au sein de chaque structure annonceur. Cette nomenclature peut également être utilisée pour ajouter des règles d’exclusion dans le système de gestion des entités publiques, raccordée en EDI ou API. En effet, dans la mesure où ces factures seront gérées et payées par l’agence média, elles ne doivent pas arriver dans le SI de l’annonceur.

 

La documentation disponible 

Afin de faciliter la mise en œuvre de la réception des factures de régie publicitaire, vous trouverez sur la Communauté Chorus Pro :

  • Le mode opératoire pour le traitement des factures en régie lorsque l’annonceur est une entité publique relevant du périmètre État
  • Le mode opératoire pour le traitement des factures en régie lorsque l’annonceur est une entité publique relevant du périmètre hors État (collectivités, établissements publics…)
  • Les spécifications externes de Chorus Pro mises à jour
  • Un modèle d’attestation de mandat est inséré dans chaque mode opératoire.
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