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Communiquez vos données de facturation sur les bons de commande envoyés à vos fournisseurs

Les structures publiques doivent communiquer leurs  codes services et/ou numéros d’engagement sur les bons de commande envoyés à leurs fournisseurs.

Les structures publiques ont la possibilité de rendre obligatoire le renseignement du code service et/ ou du numéro d’engagement sur les factures émises par les fournisseurs.  Cette option est paramétrée dans la fiche structure. Le cas échéant, il est nécessaire de communiquer ces informations aux fournisseurs.

Les émetteurs de factures peuvent identifier les clients publics qui exigent le renseignement des paramètres de facturation  (code service et/ou numéro d’engagement juridique) dans l’annuaire des structures publiques de Chorus Pro.

 

Recycler ou suspendre une facture : une alternative au rejet pour les entités publiques

Entités publiques, ne rejetez plus les factures de vos fournisseurs si vous pouvez l’éviter. Le rejet entraîne obligatoirement l’émission d’une nouvelle facture par le fournisseur, processus long et coûteux.

Comment faire pour éviter de rejeter une facture ?

  • Si vous constatez une erreur sur les données d’acheminement (SIRET, code service ou numéro d’engagement) mentionnées sur la facture : vous devez alors employer le statut dédié « à recycler ». Dès lors que ce statut est apposé à la facture, le fournisseur devra modifier l’une des trois informations. Il pourra ensuite renvoyer sa facture tout en conservant le même numéro.

 

  • Lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes: vous devez appliquer le statut « suspendue ». Dans ce cas, une confirmation est attendue du fournisseur qui peut ensuite compléter les pièces jointes et renvoyer la facture pour un nouveau traitement de votre part.

 

En dernier recours (données de facturation erronées, erreur dans les montants, etc), vous pouvez utiliser le statut «rejeté ».

Fournisseurs en mode Portail ou API : optimisez votre organisation dans Chorus Pro

Dans Chorus Pro, chaque entreprise, association ou structure publique est matérialisée sous la forme d’une fiche structure selon la règle : 1 fiche structure = 1 SIRET. Pour certaines raisons (existence de filiales, utilisation de plusieurs SIRET), il est possible pour une même organisation de disposer de plusieurs fiches structures sur Chorus Pro.

Pour plus de détails, accéder au guide “Créer une fiche structure“.

 

Chaque individu qui souhaite utiliser Chorus Pro peut créer son propre compte utilisateur. Il peut ensuite demander des droits d’accès à une structure, soit à s’y « rattacher ». Plusieurs utilisateurs peuvent être rattachés à chaque fiche structure pour notamment :

  • déposer ou consulter des factures émises dans le cas des fournisseurs
  • consulter et traiter des factures reçues dans le cas des destinataires publics.

 

Ces utilisateurs peuvent être hiérarchisés au sein de la structure Chorus Pro selon 3 profils : utilisateur simple, gestionnaire secondaire et gestionnaire principal. Les gestionnaires peuvent accéder à des fonctions complémentaires d’administration de la structure.

Pour plus de détails, accéder au guide “Activité du gestionnaire“.

 

Afin de modéliser votre organisation interne dans Chorus Pro (ex : secteur RH, secteur comptabilité, etc.), vous pouvez segmenter votre structure en créant des départements appelés « Services ». Les services sont un bon moyen de compartimenter votre structure et d’assurer une imperméabilité entre les différents émetteurs de factures. Par exemple, les utilisateurs du service A ne pourront pas consulter les factures émises par le service B*. Ce cloisonnement permis par les services se traduit également dans les notifications envoyées par Chorus Pro sur le traitement en cours des factures émises ou reçues : les utilisateurs ne seront notifiés que pour les factures les concernant.

 

*Un utilisateur peut être habilité à un ou plusieurs services (ex : afin de ne lui donner de la visibilité que sur certaines factures)

Traitement des statuts des factures pour les entités publiques dont la comptabilité est tenue dans Hélios

La mise à jour des statuts des factures reçues par les entités publiques permet d’informer les fournisseurs de l’avancement du traitement de leurs factures.

 

 

Les entités publiques dont la comptabilité est tenue dans Hélios doivent modifier les statuts des factures reçues dans Chorus Pro avant que celles-ci soient transmises au comptable.

 

En effet, l’application Hélios remet à Chorus Pro de façon automatique les statuts suivants :

  • « Mise à disposition comptable » à la réception du mandat dans Hélios,
  • « Mise en paiement » à la mise en paiement du mandat.

 

Si l’ordonnateur modifie le statut de la facture dans Chorus Pro après l’avoir envoyée au comptable, cela risque d’entrainer une incohérence dans l’enchainement des statuts de la facture (exemple : passage au statut « mandatée » après le statut « mise en paiement »).

 

Dans le cas spécifique d’une modification de statut dans Chorus Pro visant à retourner la facture à l’émetteur, cette action est nécessairement de la responsabilité de l’ordonnateur.

 

 

Fournisseurs: comment collecter les paramètres de facturation de vos clients publics

Si 95% des structures publiques n’exigent ni code service ni numéro d’engagement lors de l’envoi d’une facture sur Chorus Pro, 5% demandent ces informations sous peine de rejet de vos factures.

La collecte des données de facturation s’organise en trois étapes:

  • Identifier les SIRET de vos clients publics dans l’annuaire Chorus Pro. Ces SIRET doivent être au statut “actif”.
  • Recenser les structures exigeant un code service et/ ou un numéro d’engagement en consultant l’annuaire Chorus Pro.
  • Contacter directement les structures publiques exigeant un tel paramétrage afin d’obtenir les informations nécessaires à l’envoi de vos factures.

 

Vous possédez à présent toutes les données pour que vos factures soit acceptées et payées par vos clients.

 

Actualiser le paramétrage de votre compte Chorus Pro

Vous avez créé votre compte utilisateur Chorus Pro, ou bien votre demande de rattachement à un nouvel espace a été acceptée.

A présent, vous souhaitez envoyer une facture à partir de votre nouveau compte ou sur votre nouvel espace, mais vous n’y parvenez pas. Pourquoi?

Suite à la création ou à la modification du paramétrage d’un compte utilisateur, déconnectez-vous puis reconnectez-vous afin de mettre à jour le compte et activer les nouvelles fonctionnalités.

 

Marchés de travaux : bien choisir les numéros des documents déposés

Afin de faciliter vos recherches et de rationaliser vos saisies, nous vous préconisons, lors de la saisie d’un document de travaux, de reprendre dans le bloc « Identification » du formulaire la numérotation qui avait été proposée par le premier déposant du dossier de facturation (en général, il s’agit du fournisseur). Vous pouvez y ajouter un suffixe précisant le type de document déposé:

 

 

Par exemple, vous pouvez ajouter les lettres EA (pour état d’acompte) ou EAV (pour état d’acompte validé) derrière le numéro de facture choisi par le fournisseur lors de son dépôt initial. Cela permettra à tous les acteurs du projet de retrouver directement le document du dossier de facturation qui les intéresse à partir de l’onglet « Rechercher » de Chorus Pro.

Le tour est joué!

SIRET, code service, engagement juridique… Les données de facturation sur Chorus Pro

Afin de permettre l’acheminement de la facture, certaines structures publiques demandent des paramètres de facturation, engagement juridique ou code service.

Pour les destinataires de factures :

Si vous avez rendu obligatoire le renseignement du code service et/ou du numéro d’engagement juridique, pensez à communiquer ces données de facturation à vos fournisseurs !

Pour les émetteurs de factures :

Les étapes à suivre sont les suivantes :

  1. Identifiez, à partir de l’annuaire des structures publiques Chorus Pro, les destinataires de vos factures qui exigent des paramètres de facturation : code service et/ou numéro d’engagement juridique
  2. Collectez ces informations auprès de vos clients publics s’ils ne vous les ont pas communiquées, à l’aide de l’exemple de courrier de collecte
  3. Actualisez votre base client à partir des données collectées

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter le guide d’utilisation de l’annuaire des structures publiques.

 

EDI – Nombre minimal de factures par flux

Les raccordements EDI avec Chorus Pro ont vocation à permettre l’échange de flux de factures volumineux afin d’en assurer un traitement en masse.

Afin de répondre à ce principe, il vous est demandé de faire figurer au minimum 10 factures par flux dans le cadre des échanges EDI,  en particulier pour les opérateurs adressant un volume de factures (avec un maximum de 500 factures). Les flux ainsi lotis permettent un traitement efficient dans de meilleurs délais.

A noter que dans le cas où cette règle ne serait pas respectée durablement par un partenaire raccordé, l’AIFE se réserve la possibilité de déprioriser les flux adressés massivement dans une journée.

Pour toute précision, vous pouvez contacter choruspro-assistance.aife@finances.gouv.fr .

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