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Activer la réception des notifications de facturation

Publié le 22/09/2022

Dans Chorus Pro, chaque utilisateur peut choisir de recevoir ou de ne pas recevoir les notifications émises lors de nouveaux évènements survenus sur la structure ou le service auquel est rattaché son compte utilisateur ainsi que sur l’avancement du traitement des factures, mémoire de frais de justice ou demande de remboursement de taxes.

Notez cependant que si vous avez un rôle de gestionnaire principal sur la structure ou le service considéré, vous ne pouvez pas désactiver la réception des notifications de facturation. 

En dehors de ce cas vous pouvez paramétrer la réception des notifications de facturation vous même.
Pour cela vous devez modifier les informations concernant votre compte utilisateur en cliquant sur votre nom d’utilisateur qui se trouve en haut à droite de l’écran d’accueil.
Passez par le menu « Mon compte », et l’écran « A propos »qui affiche le champ « Notification Facturation ».

Si ce champ « Notification Facturation » affiche « FAUX », vous ne recevez pas les notifications, si le champ affiche « VRAI », vous recevez les notifications.
Pour modifier ce paramétrage, cliquez sur l’information affichée :

  • Si l’information affichée est « FAUX », cochez la case « Notification facturation » puis enregistrez. La valeur de la rubrique Notification Facturation passe alors à « VRAI ».
  • Si l’information affichée est « VRAI », décochez la case « Notification Facturation » puis enregistrez. La valeur de la rubrique Notification Facturation passe alors à « FAUX ».

 

Localisation du paramétrage de notification

 

Pour aller plus loin, vous pouvez vous inscrire à l’un de nos webinaires sur la gestion de compte utilisateur, en cliquant sur « webinaire Gérer les structures et les utilisateurs (pour les entreprises) sur le portail de services Chorus Pro » pour les entreprises privées et sur « webinaire Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les paramètres des entités publiques ? » pour les entités publiques.

 

 

Adresse de connexion Chorus Pro versus adresse de contact : ne plus confondre

Publié le 22/09/2022
L’un des prérequis pour utiliser le portail de services Chorus Pro est de créer son compte en tant qu’utilisateur et le rattacher à sa structure, celle pour laquelle on est salarié. Dès les premiers champs du processus de création de compte, vous pouvez vous interroger sur les termes « Adresse de connexion » et « Adresse de contact  ».

 

Ces notions bien que très proches comportent les différences suivantes :

L’adresse de connexion est l'adresse électronique que vous avez renseignée lors de la création de votre compte. C'est votre identifiant, unique et personnel, qui vous identifie en tant qu'utilisateur et vous permet de vous connecter au portail de services Chorus Pro. Elle est également utilisée pour renvoyer les mails de réinitialisation du mot de passe.

A noter qu’une fois créée, l'adresse de connexion est définitive et ne peut être modifiée.

Il est donc conseillé d'utiliser votre adresse électronique professionnelle.

 

Localisation de l'adresse de connexion

 

 

 

L’adresse de contact est l'adresse électronique par laquelle vous recevrez les notifications, vous permettant d'avoir une information régulière de l'avancement de vos factures et vos demandes d’aides. Par défaut, Chorus Pro renseigne automatiquement l’adresse de contact  par l'adresse de connexion, vous pouvez la modifier à tout moment.  A titre d'exemple, vous pouvez utiliser une adresse mail commune à plusieurs utilisateurs  afin de partager les informations au sein d'une même structure et/ou d'un même service.

 

Localisation de l'adresse de contact

Enfin pour en savoir plus, nous vous invitons à vous inscrire au webinaire sur la création de compte et le dépôt de facture.

Illustration validation des factures de vos sous-traitants

Comment valider les factures de vos sous-traitants ?

Vous êtes titulaire d'un marché et vous souhaitez valider les factures de vos sous-traitants ? Voici la démarche à effectuer en 3 étapes.

 

Étape 1 - Accéder à l'application Factures à valider > Synthèse puis cliquer sur le numéro de la facture pour y accéder.

 

Étape 2 - Vérifier l'ensemble des éléments de la facture, télécharger si besoin les pièces jointes disponibles dans le bloc pièces jointes puis cliquer sur le bouton valider en bas de votre écran.

 

Boutons disponible lors de la validation d'une facture de sous traitant ou co traitant

 

Étape 3 - Cocher vous êtes titulaire, dans le champ Complément d'information, ajouter votre message de validation puis cliquer sur Enregistrer.


 

Vous avez à présent validé la facture de votre sous-traitant. Celle-ci est automatiquement envoyée à la structure publique destinatrice.

Pour plus d'informations sur la sous-traitance, cliquer ici.

 

Envoyer vos factures en mode brouillon

Comment envoyer vos factures restées en mode Brouillon ?

Vous avez envoyé votre facture mais votre client public ne l'a pas reçu ? Elle est restée en mode brouillon.

Pour rappel, Chorus Pro prévoit l’enregistrement, la confirmation puis l’envoi de votre facture.

Si vous êtes concernés par cette problématique, voici la démarche à effectuer en 2 étapes :

Étape 1 - Accéder à l'espace Factures émises > Synthèse > cliquer sur le numéro pour accéder à l'écran de dépôt de votre facture

Étape 2 - En bas de votre écran, cliquer sur Valider et envoyer

Boutons disponible pour l'envoi de la facture

 

  • Une fenêtre apparaît Confirmation d'envoi. Vérifier l'ensemble des informations et cliquer sur Confirmer et envoyer

 

Fenêtre de confirmation d'envoi

 

Votre facture est à présent envoyée, le récapitulatif de dépôt s'affiche à votre écran et la phrase suivante indique que votre facture est en cours de transmission :

Exemple : "La facture n° 17052019 est validée, elle est en cours de transmission au service concerné"

 

visuel difference facture simple facture travaux

Quelle est la différence entre Factures émises et Factures de travaux ?

L'application Factures émises de Chorus Pro doit être utilisé uniquement pour les factures de fournitures et services.

Pour les paiements relevant d'un marché de travaux publics cadré par le CCAG de travaux, les documents doivent être déposés via l'application Factures de travaux.

Les deux applications apportent un suivi différent. L'application Factures de travaux permet à chaque acteur du marché (sous-traitant, cotraitant, titulaire, MOE, MOA) de déposer les documents dont il est responsable tout le long du processus. Cette application assure la traçabilité du délai global de paiement et la transparence de l'action de chaque acteur.

 

En effet, le dossier de facturation, présent uniquement dans l'application Factures de travaux permet d'avoir une vision partagée des pièces qui ont pu être déposées par les différents acteurs du marché et de suivre l'évolution tout au long du processus de facturation.
Pour rappel, les pièces attendues sont :

visuel presentant l'ensemble des pièces de facturation en cours et fin de marché

 

Les factures seront catégorisées par type ou cadre de facturation et diffèrent entre les Factures émises et les Factures de travaux.

Visuel présentant les différents cadre de facturation

Des services pour faciliter l'utilisation de Chorus Pro

Votre premier réflexe, La Communauté Chorus Pro.
Le site Communauté Chorus Pro est là pour vous apporter toute l'information dont vous avez besoin pour utiliser Chorus Pro en toute autonomie.

 

ClaudIA, votre assistante personnelle

L'assistante virtuelle ClaudIA répond à vos questions de façon immédiate.

Pour cela, il vous faut (de préférence lorsque vous êtes connecté pour des réponses plus adaptées à votre contexte) :

  • Cliquer sur l’icône   située en bas à droite de la page d’accueil de Chorus Pro
  • Saisir votre question ou utiliser les options proposées par ClaudIA

Soyez précis dans la formulation de vos questions (Privilégiez des phrases concises)

Disponible 24h sur 24 sur le site https://chorus-pro.gouv.fr , n'hésitez pas à vous y référer !

 

ClaudIA n'a pas répondu de façon satisfaisante ?

Vous pouvez être mis directement en relation avec un conseiller support en LiveChat. Il faut ainsi :

  • Saisir une question et indiquer à ClaudIA via le pouce rouge que la réponse apportée n'est pas satisfaisante
  • Un message apparait alors, vous demandant de préciser le dysfonctionnement rencontré
  • ClaudIA vous propose alors d'être mis en relation avec un agent en LiveChat

Votre question requiert une analyse plus approfondie ? Le conseiller LiveChat vous proposera un rendez-vous téléphonique.

 

Vous avez un problème technique bloquant ?

Vous devrez accéder au portail de support.
Les opérateurs supports sont à votre disposition pour résoudre le problème rencontré.

Vous devrez accéder au portail de support.
Les opérateurs supports sont à votre disposition pour résoudre le problème rencontré.

Pour émettre un ticket à l’attention du support, cliquez depuis la page d’accueil sur « Support » puis « Nous contacter ».

Tout comme dans le cas de notre assistante virtuelle ClaudIA, 2 modes s'offrent alors à vous :

  • Le mode connecté (vous avez donc saisi votre adresse électronique de connexion ainsi que votre mot de passe). Pour ouvrir le formulaire, cliquez sur « Accueil portail de support » dans le bloc « Accéder au portail de support ».
  • Le mode non connecté, pour les utilisateurs ne parvenant pas à se connecter. Cliquez sur « Envoyer un ticket » dans le bloc « Envoyer une demande d’aide au support ». Pour ouvrir le formulaire, cliquez ensuite sur « Créer un ticket de support ».

 

déclarer ses frais de déplacement

Prestataires de frais de justice : Comment déclarer les frais de déplacement et d’affranchissement ?

Vous êtes intervenu suite à une prescription d’un magistrat ou sous son contrôle, dans le cadre d’une procédure judiciaire ?

Dans le cas où le remboursement des frais de déplacement est possible, il est nécessaire de déclarer le montant total de ces frais. Ces derniers regroupent les indemnités de mission (repas, hébergement, frais kilométriques) et les remboursements de frais de transport (titre de transport, péage…). Les frais d’affranchissement sont également à inclure dans les frais de déplacement. L'ensemble est appelé "frais divers" dans Chorus Pro et un bordereau vous permet de calculer le montant total à déclarer lors de la saisie de votre mémoire.

Ce bordereau se présente sous forme d'outil de type tableur et vous permet de renseigner le récapitulatif de vos frais divers.

 

 

Prérequis : Se doter d’un logiciel de tableur

Le fichier fourni est au format « xls », il s’ouvre avec la plupart des logiciels de bureautique offrant une fonctionnalité de tableur, notamment :

 

 

Étape 1 : Connectez-vous au portail Chorus Pro

Cliquez sur le domaine « Facturation », puis cliquez sur l’application « Frais de justice ».

Vous êtes redirigé vers Chorus Pro. Cliquez sur l’onglet « Saisir mémoire »

 

 

 

 

Etape 2 : Accéder au bordereau récapitulatif des frais divers

Après avoir renseigné l’en-tête du mémoire, il est nécessaire de remplir la ligne de prestation. L’écran suivant s’affiche, cliquez alors sur « Détail des frais divers ».

 

Ouvrez le fichier sur votre ordinateur :

Fenetre window d'ouverture de fichier

 

 

Etape 3 : Remplissez le bordereau

Le fichier ci-après s'ouvre alors à l'écran. Saisissez les données relatives à vos frais :

bordereau-rempli

Relevez le montant figurant en case « MONTANT TOTAL (à reporter dans la case « Frais divers ») » et enregistrez le fichier sur votre ordinateur. Vous devrez par la suite le joindre à votre mémoire.

 

Etape 4 : Reporter le montant des frais divers sur Chorus Pro

Retournez sur l’écran de Chorus Pro et remplissez la case « Frais divers » avec le montant relevé dans le fichier.

Il vous reste ensuite à aller dans « Lier pièce jointe » pour joindre le fichier à la ligne de prestation.

Retrouvez la liste les pièces justificatives à ajouter dans la foire aux questions, au chapitre « J’ai une question concernant les pièces justificatives ».

La bonne pratique pour les factures de travaux pour les maitrises d’œuvre

Lors de la validation du projet de décompte mensuel du titulaire, la maitrise d’œuvre constate souvent une différence de montant entre son état d’acompte et le montant édité par le titulaire sur Chorus Pro. Dans une logique d’acompte, les différences de montant ne constituent pas des motifs de refus. La maitrise d’œuvre doit renseigner les bons montants. Ils seront ainsi pris en compte par la maitrise d’ouvrage. Attention, un refus de validation du projet de décompte mensuel par la maitrise d’œuvre arrête systématiquement le circuit de facturation.

 

La transmission des documents dans Chorus Pro est une obligation qui s’impose  à l’ensemble des acteurs concourant à l’exécution  des marchés publics de travaux conformément au Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) travaux.

 

Dans ce cadre,  le maître d’œuvre (MOE), en charge du contrôle des factures liées aux marchés de travaux est  tenu de  récupérer  les demandes de paiement des entreprises dans Chorus pro et de les déposer, avec son visa , dans ce circuit dématérialisé, sous peine de ne pas permettre le traitement des factures et d’être tenu pour responsable du non-respect des délais de paiement qui en résulterait .

 

Ainsi, le MOE « récupère »  en cours de marché le projet de décompte mensuel, transmis par le fournisseur  et envoie à la maitrise d’ouvrage (MOA) son  état d’acompte mensuel pour paiement des sommes validées. Le délai de paiement court à compter de la réception de la demande de paiement par le MOE telle qu’elle est horodatée par Chorus pro. Ainsi, le MOE dispose de 7 jours pour traiter cette demande.

 

Lorsque   le MOE  constate un écart de montant avec le projet d’acompte du  fournisseur, il rectifie le montant et dépose alors son  décompte avec les sommes qu’il a admises pour paiement. De fait, les demandes de paiement mensuelles n’engageant pas les parties, une différence de montant ne constitue  pas un motif de refus du projet de décompte mensuel du fournisseur.

Il est toutefois possible de rejeter un projet de décompte mensuel  si les données d’adressage des destinataires (MOE et/ou MOA) ne sont pas correctes ou de suspendre son traitement  lorsqu’il manque des pièces justificatives.

 

Pour aller plus loin, vous pouvez vous inscrire à l’un de nos webinaires sur la gestion des factures de travaux par la MOE, en cliquant sur « webinaire Gérer les factures de travaux pour les maitrises d’œuvre  ».

Les canaux à privilégier

Au cours de votre utilisation du portail Chorus Pro, vous pouvez avoir besoin d’une aide technique ou métier. Pour cela, l’outil dispose de trois modalités de support que vous retrouverez en cliquant sur « Nous contacter » dans la rubrique « Support » de la barre supérieure sur le portail de services Chorus Pro.

 

Visuel du bouton Nous contacter

 

Vous y retrouverez les trois modalités pour contacter le support :

    • Discuter avec notre agent virtuel ClaudIA. Disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ClaudIA vous aide dans la résolution de vos difficultés notamment si vous avez oublié votre mot de passe, ou si vous souhaitez suivre une facture, ou vous inscrire à un accompagnement, etc. Vous pouvez la retrouver en cliquant sur « Accéder à ClaudIA » ou directement sur l’icône   présente en bas à droite sur le portail de services Chorus Pro.
  • Visuel Accéder à Claudia
    • Echanger en ligne avec un agent, qui vous permet d’échanger par message instantané avec un opérateur de notre support technique. Les opérateurs sont disponibles du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30 en dehors des jours fériés. Pour échanger avec eux, il vous suffit de cliquer sur « Discuter avec un agent ».
  • Visuel discuter avec un agent
    • Envoyer une demande d’aide au support en cliquant sur « Compléter le formulaire de demande ». Vous serez redirigé automatiquement vers l’application de demande d’aide. Vous pourrez remplir un formulaire pour détailler votre problématique. Enfin, un opérateur du support métier ou technique répondra à votre question dans les meilleurs délais.Visuel Compléter le formulaire de demande

 

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur l'assistance du portail de services Chorus Pro. La fiche pratique Faire appel à l’assistance Chorus pro est aussi disponible.

 

Tout savoir de la réinitialisation du mot de passe d’un compte technique

Cet article s’adresse exclusivement aux utilisateurs raccordés à Chorus Pro via les API.

Si le mot de passe de votre compte technique a expiré ou si vous avez oublié son mot de passe, pas d’inquiétude ! Vous pouvez très facilement réinitialiser le mot de passe de votre compte technique.

Pour ce faire, rendez-vous sur le portail de services Chorus Pro puis dans le domaine « Raccordements », cliquez sur l’application « Compte technique ».

Complétez  le formulaire de la façon suivante :

  • Dans « type de demande », choisissez « Réinitialisation du mot de passe d’un compte technique » ;
  • Dans « Choisir la structure », choisissez la structure du compte technique ;
  • Dans « compte technique », choisissez le compte technique ;
  • Notez bien le nouveau mot de passe (encadré en rouge) ;
  • Cliquez sur le bouton « soumettre » pour valider la demande de réinitialisation du mot de passe.

Le mot de passe de votre compte technique a été réinitialisé, vous devez maintenant mettre à jour le paramétrage de vos appels API avec ce nouveau mot de passe.

Pour plus d’informations sur les comptes techniques, cliquez sur ce lien et accédez à la documentation complète « Création d’un compte technique pour un accès API en production ».

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