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Tout savoir de la réinitialisation du mot de passe d’un compte technique

Cet article s’adresse exclusivement aux utilisateurs raccordés à Chorus Pro via les API.

Si le mot de passe de votre compte technique a expiré ou si vous avez oublié son mot de passe, pas d’inquiétude ! Vous pouvez très facilement réinitialiser le mot de passe de votre compte technique.

Pour ce faire, rendez-vous sur le portail de services Chorus Pro puis dans le domaine « Raccordements », cliquez sur l’application « Compte technique ».

Complétez  le formulaire de la façon suivante :

  • Dans « type de demande », choisissez « Réinitialisation du mot de passe d’un compte technique » ;
  • Dans « Choisir la structure », choisissez la structure du compte technique ;
  • Dans « compte technique », choisissez le compte technique ;
  • Notez bien le nouveau mot de passe (encadré en rouge) ;
  • Cliquez sur le bouton « soumettre » pour valider la demande de réinitialisation du mot de passe.

Le mot de passe de votre compte technique a été réinitialisé, vous devez maintenant mettre à jour le paramétrage de vos appels API avec ce nouveau mot de passe.

Pour plus d’informations sur les comptes techniques, cliquez sur ce lien et accédez à la documentation complète « Création d’un compte technique pour un accès API en production ».

Paramétrer son compte : Restez informé des actions attendues de votre part

Si vous souhaitez être informé des actualités sur le portail de services Chorus Pro en général, et de façon spécifique être notifié en cas d’évolution sur vos factures, rien de plus facile !

Pour ce faire, paramétrez votre compte en cliquant sur votre nom en haut à droite de la page puis dans le menu « Mon compte ». Descendez jusqu’aux lignes « Notification Facturation » et « Notification Actualités » puis dans les champs dédiés choisissez « VRAI ».

Vous recevrez à partir de maintenant des notifications par mail pour vous tenir au courant des actualités sur votre compte.

Pour découvrir d’autres astuces sur la gestion de votre compte, accédez à la page « Gérer son compte utilisateur ».

Le domaine Organisation : paramétrer facilement vos structures et vos utilisateurs à partir du portail de services Chorus Pro

Dans le nouveau portail de services, lorsque vous êtes gestionnaire principal, vous pouvez gérer les paramètres relatifs aux structures publiques ou privées, aux utilisateurs, ainsi que leurs habilitations à partir du domaine « Organisation ». Ces droits de modification sont disponibles via votre habilitation : le profil « organisation modification » attribué.

Les applications du domaine « Organisation » permettent de gérer les informations et les utilisateurs de sa structure.

Pour accéder aux applications du domaine Organisation, connectez-vous avec vos identifiants sur le portail de services Chorus Pro (www.chorus-pro.gouv.fr) puis cliquez sur « Organisation ».

  • Pour gérer les informations de sa structure, accédez au sous-domaine « Structures » ;
  • Pour gérer les utilisateurs de sa structure, accédez au sous-domaine « Utilisateurs ».

À partir du domaine « Organisation », il vous sera également possible d’exporter au format Excel la liste des utilisateurs rattachés à votre structure.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le domaine Organisation, rendez-vous sur Introduction au domaine Organisation.

Découvrir le menu Approbations

La fonctionnalité « Approbations » permet aux gestionnaires de valider et/ou de refuser les demandes des utilisateurs :

  • qui souhaitent se rattacher aux structures ou aux services ;
  • qui demandent des habilitations complémentaires.

Cette fonctionnalité était présente auparavant dans « Activités du gestionnaire ». Dorénavant, elle est visible et accessible aux gestionnaires dans le menu principal du portail, onglet « Approbations » disponible sur la page d’accueil (bandeau haut).

Pour accéder aux demandes de rattachement et d’habilitations des utilisateurs à vos structures ou services, cliquez dans un premier temps sur « Approbations » (1) au niveau de la barre des menus de la page d’accueil. Le chiffre à côté indique le nombre d’approbations en attente de votre traitement.

Dans un second temps, la liste des approbations en attente s’affiche reprenant les principales informations : état de la demande, description, demandeur, structure, service et date de la demande.

Pour accéder à une approbation et la traiter, cliquez sur le nom de la description (2).

 

L'image montre le menu d'approbations et des approbations à traiter

 

L’approbation sélectionnée s’ouvre. Les informations précédemment disponibles sont reprises et les informations sur l’approbateur (vous-même) ainsi que le commentaire de la demande s’affichent.

Cliquez sur les boutons en bas de page pour Approuver ou Refuser la demande de l’utilisateur. L’accord sera immédiat et vous serez redirigé vers la liste des approbations en attente.

 

L'image montre l'emplacement des boutons "approuver" et "refuser" pour une approbation

 

En cas de refus, une fenêtre s’affiche pour motiver votre refus. Vous pourrez alors ajouter un commentaire expliquant votre rejet et refuser la demande de l’utilisateur en cliquant sur OK.

L'image montre la fenêtre pour renseigner le motif du rejet

 

Vous avez maintenant tous les éléments pour accepter ou refuser les demandes de vos utilisateurs sur le portail de services Chorus Pro.

Pour en savoir plus sur vos actions possibles en tant que gestionnaire, visitez la page « Gérer les utilisateurs ».

Image d'illustration - rappel sur les webinaires

ClaudIA est toujours là pour vous aider

L’assistante virtuelle ClaudIA reste disponible et s’adapte au nouveau portail.

Elle vous aide dans la résolution de vos problèmes 7 jours sur 7, 24 heures sur 24,  notamment si vous avez oublié votre mot de passe, ou suivre une facture, ou vous inscrire à un accompagnement, etc.

 

Elle est désormais positionnée  en bas à droite de l’écran du portail de services Chorus Pro.

Image claudIA

Un clic sur l’icône correspondante permet d’ouvrir une fenêtre conversationnelle dans laquelle vous pouvez poser des questions ou sélectionner une suggestion et obtenir de l’aide.

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance du portail de services Chorus Pro. La fiche pratique Faire appel à l’assistance Chorus pro est aussi disponible.

 

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance du portail de services Chorus Pro. La fiche pratique Faire appel à l’assistance Chorus pro est aussi disponible.

 

Illustration d'une personne effectuant un calcul avant le dépôt de sa facture

Maîtrise d’Oeuvre : Comment bien déposer vos notes d’honoraires ?

Vous êtes une Maîtrise d’Œuvre intervenant dans un marché de travaux et souhaitez déposer vos notes d’honoraires ?

Le processus de dépôt de notes d’honoraires est différent du processus de dépôt d’Etat d’Acompte. En effet, les États d’Acompte se déposent via l’espace factures de travaux afin d’être intégrés dans le dossier de facturation ainsi l’ensemble des acteurs concernés par le marché y auront accès.

Les notes d’honoraires ne concernent que vous et votre client public donc elles passeront par l'espace factures émises.

Pour déposer vos notes d'honoraires, suivez les 4 étapes ci-dessous :

Schéma décrivant le processus simplifié du dépôt d'une facture

Pour plus de détails et comprendre le processus veuillez-vous référer à la fiche pratique ci-jointe en cliquant ici

Annuaire des entités publiques : ce qu’il faut savoir

En tant qu’émetteurs de factures, il est important de consulter les informations obligatoires pour la facturation de vos clients publics : identifiant, destinataire, service et code service, statut, paramètres obligatoires (engagement et code service).

 

A quoi sert l’annuaire des structures publiques ?

 

  • Vérifier si la structure publique destinataire de votre facture est bien active sur Chorus Pro.
  • Vérifier la raison sociale ou les coordonnées du destinataire de votre facture.
  • Déterminer si vous devez renseigner le code service et/ou le numéro d’engagement juridique pour l’acheminement de votre facture.
  • Vérifier si le destinataire de votre facture effectue une remontée de statut Mise en paiement ou non.
  • Déterminer, dans le cadre des marchés de travaux, si une maitrise d’ouvrage est présente dans la structure destinataire de votre facture.

Où trouver l’annuaire ?

L’annuaire est accessible :

  • Via le portail de services Chorus Pro. En sélectionnant, sur la gauche de l’écran d’accueil, « Accéder à la documentation ».

Vous arrivez sur la communauté chorus pro. Dans le menu déroulant de « Factures et demandes de paiement », sélectionnez « Annuaire des structures Publiques ».

Dans la barre de recherche, entrez l’information concernée (SIRET, raison sociale…).

  • En EDI, par un système d’abonnement au flux FAR37 via l’application « Raccordements EDI et API » sur Chorus Pro
  • En API, grâce aux services permettant de télécharger ou consulter l’annuaire, détaillés dans les Annexes API des Spécifications externes

 

Pour accéder à l'annuaire, cliquez ici.

Pour accéder au guide d'utilisation de l’annuaire des structures publiques, cliquez ici.

Illustration article bonnes pratiques fiches pratiques et tutoriels

Qu’est-ce que le compte technique sur Chorus Pro ?  

Le compte technique sur Chorus Pro est le compte qui permet aux systèmes d'information externes de se connecter à Chorus Pro en mode API. C’est-à-dire, de permettre à des outils de facturation spécifiques aux acteurs d’avoir accès aux fonctionnalités de Chorus Pro à partir de leurs propres interfaces.

C'est donc à travers ce compte que vous pourrez utiliser les services API, que ce soit pour envoyer vos factures, les consulter ou accéder aux nombreux autres services mis à disposition via les API.

Il est à noter que le compte technique sert exclusivement à passer des appels API, il n’est donc pas possible de se connecter au portail Chorus Pro avec les identifiants associés.

 

Seul le gestionnaire principal de la structure a la capacité de créer un compte technique pour les besoins d’un raccordement en API. Si vous n’êtes pas dans ce cas de figure, le compte technique ne vous servira pas.

 

Vigilance sur le mot de passe du compte technique

 

Le mot de passe du compte technique est généré automatiquement pas Chorus Pro lors de la création du compte. Veillez à bien le noter car il ne sera mis à votre disposition qu’à ce moment.

Il faut noter que le mot de passe de l'utilisateur technique doit être modifié tous les 424 jours, soit tous les 14 mois, afin de garantir la sécurité des échanges de données effectués en API.

Pour rappel, seul le gestionnaire principal de la structure est habilité à modifier ce mot de passe.

 

Comment procéder pour modifier le mot de passe du compte technique?

Une fois connecté sur Chorus Pro, rendez-vous dans l'espace Activité du gestionnaire :

  • Choisissez la structure pour laquelle vous devez changer le mot de passe.
  • Rendez-vous sur la rubrique Compte Technique (qui n'apparait évidemment que si vous avez déjà créé un utilisateur technique)
  • Cliquez sur le bouton "Réinitialiser le mot de passe (utilisateur technique)"
  • Confirmez la modification apportée.

 

Pour plus de détails sur le compte technique ou la réinitialisation du mot de passe, rendez-vous sur la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

 

 

Image d'illustration - rappel sur les webinaires

Gestionnaire principal – Comment s’abonner à un espace ?

Qui est le Gestionnaire principal ?

Le gestionnaire principal est le gérant d’une structure. Le rôle de gestionnaire principal de la structure est attribué de manière automatique à la première personne qui créée un compte avec le SIRET de la structure.  Il aura pour rôles :

  • Autoriser les demandes de rattachement.
  • Valider les demandes d’abonnement.
  • Définir le gestionnaire secondaire, voire son successeur comme gestionnaire principal si besoin.

En cas de départ du gestionnaire principal d’une structure, celui-ci doit transférer son rôle.

Pour savoir si je suis le gestionnaire : l’espace « Activités du gestionnaire » se trouve en haut de mon écran, comme ci-après :

Ecran d'illustration de l'article Gestionnaire principal

 

 

Si je ne dispose pas de l’espace « Activités du gestionnaire », alors je suis un « Utilisateur ». Je peux alors me rendre sur https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/comment-ouvrir-un-espace/ afin de réaliser une demande d’abonnement à un espace.

 

Qu’est-ce qu’un espace ?

Un espace correspond à un ensemble de fonctionnalités. On les retrouve en haut de l’écran, comme ci-après :

illustration de l'article Gestionnaire principale

 

Lors de la création du compte, plusieurs espaces seront déjà à disposition.

Détails des espaces initiaux :

Libellé espace Fonctions
Mon compte Cet espace permet à tous les utilisateurs de gérer leurs informations personnelles et de réaliser des demandes d’habilitations à des structures, des services ou des espaces
Mes factures émises Cet espace permet à un utilisateur de saisir, déposer ou transmettre des factures. Il est possible de rechercher une facture, de la consulter avec son historique ainsi que de la télécharger
Mes factures reçues Cet espace n’est accessible qu’aux structures publiques. Il est possible de rechercher une facture, de la consulter en détail et de la traiter
Sollicitations émises Cet espace permet à un utilisateur de rechercher et consulter les sollicitations qu’il a soumises ainsi que leur historique. Il est possible de soumettre une sollicitation en direction du support de Chorus Pro ou des services destinataires de la facture
Sollicitations reçues Cet espace n'est accessible qu'aux structures publiques. Il permet aux structures publiques de consulter les sollicitations qui leur ont été adressées
Activités du gestionnaire (uniquement pour les profils de gestionnaire) Cet espace n'est accessible qu'aux gestionnaires principaux ou secondaires. Ils peuvent apporter des modifications, consulter les structures et les utilisateurs sur lesquels ils sont habilités. Ils valident ou non les rattachements demandés par les utilisateurs

 

Ensuite, la liste des espaces pouvant être ajoutés :

Libellé espace Fonctions
Factures de travaux Cet espace permet à un utilisateur de saisir, consulter, déposer ou transmettre des factures de travaux
Factures à valider Cet espace permet à un utilisateur de consulter et traiter les factures dont il est le valideur dans le cadre de cotraitance et sous-traitance
Demande de remboursement TIC Cet espace permet à un utilisateur professionnel agricole de saisir et gérer les demandes de remboursement des Taxes intérieures sur les carburants
Mémoires de frais de justice Cet espace permet à un utilisateur prestataire de justice de déposer, saisir et gérer les mémoires de frais de justice
Engagements Cet espace permet à un utilisateur de rechercher et consulter les bons de commande adressés par un service de l’État exclusivement
Suivi et qualification des flux Cet espace permet à un utilisateur d’analyser des flux de test pour vérifier leur conformité, de demander un raccordement en qualification et en production (en API ou en EDI) et d’effectuer le suivi des flux
Raccordement EDI et API Cet espace permet de demander un raccordement technique de vos outils de gestion à Chorus Pro de sorte à pouvoir émettre des factures en masse par EDI ou par API

 

Comment ajouter un espace ?

Si l’un de ces espaces complémentaires est nécessaire à l’activité de ma structure :

1/ Je me rends sur l’onglet « Activités du gestionnaire ».

 

Illustration de l'article Gestionnaire principal

 

 

3/ Je descends jusqu’au bloc « Liste des espaces de la structure », et je sélectionne « Ajouter des espaces ».

Illustration de l'épisode Gestionnaire principal

 

4/ Je sélectionne les espaces dont j'ai besoin dans la colonne « Modification » (cf. liste présentée plus haut) puis je clique sur « Valider ».

Illustration de l'article Gestionnaire principal

Image d'illustration article initialisation du projet BtoB

Groupement conjoint ou solidaire en marché de travaux ? Quels cadres de facturation pour déposer vos factures ?

Un groupement, dans le cadre de la réalisation des marchés publics, est une mise en commun des capacités de travail de plusieurs entreprises afin de réaliser ensemble un même marché. Il existe deux types de groupement pour les marchés de travaux : les groupements conjoints et des groupement solidaires.

 

Selon l’article R 2142-20 du code de la commande publique, « le groupement est conjoint lorsque chacun des opérateurs économiques membres du groupement s'engage à exécuter la ou les prestations qui sont susceptibles de lui être attribuées dans le marché ». En revanche, le groupement est dit solidaire « lorsque chacun des opérateurs économiques membre du groupement est engagé financièrement pour la totalité du marché ».

En cas de groupement conjoint, l'acte d'engagement est un document unique qui indique le montant et la répartition détaillée des prestations que chacun des membres du groupement s'engage à exécuter.

En cas de groupement solidaire, l'acte d'engagement est un document unique qui indique le montant total du marché et l'ensemble des prestations que les membres du groupement s'engagent solidairement à réaliser.

 

Il revient que cette différence d’engagement a des répercussions dans Chorus Pro lors du dépôt de vos pièces de facturation.

 

1 - Le processus de facturation en cas de groupement conjoint

Si vous vous situez dans le cadre d’un groupement conjoint, chaque co-traitant a l’obligation de déposer lui-même ses pièces de facturation sur Chorus Pro. Les co-traitants non-mandataires déposeront leurs factures sous le cadre de facturation A13 « Dépôt d’un projet de décompte mensuel par le co-traitant ». La pièce de facturation sera alors acheminée vers le mandataire du groupement afin d’avoir sa validation avant de continuer le processus nominal de facturation (MOE – MOA – Service financiers – Comptable public). La validation par le mandataire est une étape sine qua non du processus. Sans la validation du mandataire, le processus ne pourra pas suivre son cours normal et donc le co-traitant ne sera pas payé.

En revanche, le co-traitant mandataire devra déposer sa facture avec le cadre de facturation « A4 – Dépôt de projet de décompte mensuel par un fournisseur ». Sa facture sera alors directement acheminée vers la MOE et suivra un parcours nominal de facturation. Il n’aura pas besoin de la validation des autres co-traitants. Qu’en est-il pour les groupements solidaires ?

 

2 - Processus de facturation en cas de groupement solidaire

Dans un groupement solidaire, l’ensemble des co-traitants non-mandataires envoient leurs factures au co-traitants mandataire hors Chorus Pro pour validation. Une fois la validation effectuée hors Chorus Pro, le co-traitant mandataire va déposer son projet de décompte mensuel ou final dans Chorus Pro avec la cadre de facturation A4 – Projet de décompte mensuel déposé par un fournisseur. Il devra mettre l’ensemble des demandes de paiement des autres co-traitants non-mandataires en pièces jointes de sa demande de paiement sur Chorus Pro.

En fonction de leurs choix, les co-traitants seront payés soit sur le compte unique du groupement, a charge pour le mandataire de repartir les fonds, soit directement sur les comptes de chacun des co-traitants.

 

 

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