Loading....

Gagnez du temps lors du dépôt de votre facture pdf

Le dépôt de factures au format pdf sur le portail est aujourd’hui le premier mode de dépôt utilisé par les fournisseurs sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures pdf pour faciliter leur dépôt.

 

  • Faites des factures « lisibles » par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à ce que le logiciel rapatrie automatiquement dans le formulaire de dépôt les données qu’il reconnait.
À noter que 3 pages sont concernées au maximum, la première, la dernière ainsi que l’avant-dernière.

Retenez simplement que pour profiter des capacités de reconnaissance automatique de caractères de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scans, ni d’images)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère »,
    • Engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture.
  4. Evitez couleurs et effets. Privilégier le noir sur fond blanc.

 

Pour connaitre le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Ne perdez pas de temps à imprimer vos factures pour les scanner : enregistrez-les directement au format pdf.

Pour ce faire, accédez à votre facture une fois préparée et faites « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format pdf à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture pdf

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures pdf sans signature électronique.

 

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

Annuaire des entités publiques : ce qu’il faut savoir

En tant qu’émetteurs de factures, il est important de consulter les informations obligatoires pour la facturation de vos clients publics : identifiant, destinataire, service et code service, statut, paramètres obligatoires (engagement et code service).

 

A quoi sert l’annuaire des structures publiques ?

 

  • Vérifier si la structure publique destinataire de votre facture est bien active sur Chorus Pro
  • Obtenir la raison sociale ou les coordonnées du destinataire de votre facture
  • Déterminer si vous devez renseigner le code service et/ou le numéro d’engagement juridique pour l’acheminement de votre facture
  • Vérifier si le destinataire de votre facture effectue une remontée de statut Mise en paiement ou non
  • Déterminer, dans le cadre des marchés de travaux, si une maitrise d’ouvrage est présente dans la structure destinataire de votre facture

 

Où trouver l’annuaire ?

 

L’annuaire est accessible :

  • Sous le portail, en mode déconnecté, sous forme de moteur de recherche pour les informations élémentaires. En le téléchargeant, sous forme de fichier .csv
  • Dans la documentation sur la Communauté Chorus Pro, sous forme de fichier XML ou XLS :

  • En EDI, par un système d’abonnement au flux FAR37 via l’espace « Raccordements EDI et API » sur Chorus Pro
  • En API, grâce aux services permettant de télécharger ou consulter l’annuaire, détaillés dans les Annexes API des Spécifications externes

 

Pour accéder à l’annuaire, cliquez ici.

Pour accéder au guide d’utilisation de l’annuaire des structures publiques, cliquez ici.

Comment afficher un DUME au format page web

Les DUME (Dossiers Uniques de Marché Européens) dématérialisés se présentent sous forme de fichier XML, format informatique structuré officiel choisit par l’Union Européenne.

Sa lecture semble complexe de prime abord dans la mesure où il est avant tout conçu pour être exploité informatiquement, et non pour être lu tel quel.

 

Mais saviez-vous qu’il est néanmoins possible à n’importe qui d’afficher un DUME au format page web pour pouvoir prendre connaissance de son contenu aussi confortablement qu’on lit son journal ou bien son roman préféré ?

 

Pour ce faire, aucune compétence particulière en informatique n’est requise. Il suffit de disposer d’un accès à Internet et du fichier XML qu’on souhaite lire ou bien de son intitulé (un identifiant de 8 caractères alphanumériques).

 

A partir du moment où vous disposez de ces éléments, rendez-vous sur la page d’accès au DUME ( https://dume.chorus-pro.gouv.fr ), et visualisez votre DUME en 3 étapes :

  • Cliquez sur le bouton qui correspond à votre profil : Acheteur si vous êtes une entité publique ou Entreprise si vous êtes une entreprise
  • Cliquez sur le bouton « Visualiser un DUME »
  • Faites glissez votre fichier sur la fenêtre « Déposer votre DUME », ou bien saisissez son identifiant dans le champ prévu à cet effet, puis cliquez sur « Suivant ».

 

 

Votre DUME s’affiche aussitôt en toutes lettres sur une page web. Vous n’avez plus qu’à le lire tranquillement. Résistez toutefois à la tentation de l’imprimer. Le DUME, comme les factures, c’est mieux dématérialisé !

Quand doit-on recycler une facture ?

 

En tant que destinataire de factures, Chorus Pro vous permet de traiter vos factures dès leur mise à disposition dans l’onglet « synthèse » de l’espace « factures reçues ».

En fonction de leur cycle de vie, les factures passent par différents statuts (à recycler, suspendue, rejetée, service fait, mandatée, etc.).

 

Lorsque le destinataire détecte qu’une facture lui a été adressée par erreur, il a la possibilité de la traiter en lui attribuant le statut « à recycler ».

L’émetteur reçoit une notification par mail. Il pourra alors, sans avoir à ressaisir la facture,  modifier les informations ci-dessous :

  • Le SIRET
  • Le code service
  • Le numéro d’engagement juridique.

 

La facture est ensuite envoyée au bon destinataire. Elle passe alors au statut « mise à disposition ».

Pour plus d’informations sur le traitement d’une facture et ses différents statuts ou sur toute autre action liée à son traitement, n’hésitez pas à consulter le guide utilisateur Traiter une facture sur la Communauté Chorus Pro à partir de l’onglet « Documentation ».

 

Les règles qui régissent les pièces jointes dans Chorus Pro

Dans chorus Pro, les pièces jointes doivent respecter des règles de nommage,;de format et de taille quel que soit le mode de dépôt.

 

  • Le nom d’une pièce jointe est limité à 50 caractères maximum. L’extension associé au nom de la pièce jointe est obligatoire et est comprise dans le décompte des 50 caractères.

 

  • Les formats de pièces jointes complémentaires acceptés sont les suivants : .BMP, .GIF, .FAX, .ODT, .PPT, .TIFF, .XLS, .BZ2, .GZ, .JPEG, .P7S, .RTF, .TXT, .XML, .CSV, .GZIP, .JPG, .PDF, .SVG, .XHTML, .XLSX, .DOC, .HTM, .ODP, .PNG, .TGZ, .XLC, .ZIP, .DOCX, .HTML, .ODS, .PPS, .TIF, .XLM, .PPTX

 

  • La taille des pièces jointes dans les dossiers déposés sur Chorus Pro dépend du type de pièce et du mode de dépôt du dossier.
    • Pour un dépôt portail ou API :
      • chaque pièce jointe unitaire ne peut excéder 10 M0,
      • le dossier de facturation (facture et pièces jointes complémentaires) ne peut excéder :
        • 120 M0 en saisie ou dépôt PDF
        • 30 M0 en dépôt de lot XML.
    • Pour un dépôt EDI, la taille limite d’un flux est de 1 Go.

Les entités exclues de Chorus Pro

L’ordonnance précitée du 26 juin 2014 a été prise en application de la loi n° 2014-1 du 2 janvier 2014 habilitant le Gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises, qui l’autorise à prendre toute mesure permettant le développement de la facturation électronique dans les relations de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs avec leurs fournisseurs par l’institution d’une obligation de transmission dématérialisée des factures, entrant en vigueur de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées et de leur capacité à remplir cette obligation.

 

Sont en revanche exclus de cette obligation de réception (liste non exhaustive) :

 

  •  les collectivités d’outre-mer (à savoir Saint-Martin, la Polynésie-française, Wallis-et-Futuna, la Nouvelle-Calédonie et les Terres australes antarctiques françaises) à l’exception de Saint-Pierre-et-Miquelon et Saint-Barthélémy ;
  •  les groupements d’intérêt public (GIP) nationaux et locaux ;
  • les autorités publiques indépendantes (API) ;
  • les groupements de coopération sanitaire de droit public (GCS) ;
  • les autres formes de coopération dans le domaine sanitaire :
    • syndicat inter hospitalier,
    • communauté hospitalière de territoire,
    • groupement hospitalier de territoire ;
  • les groupements de coopération sociale et médico-sociale (GCSMS) ;
  • les associations syndicales autorisées ;
  • les associations foncières rurales ;
  • les sociétés d’économie mixte.

 

L’obligation de recevoir les factures sous forme dématérialisée est toutefois applicable à toutes entités publiques ou privées (par exemple, aux sociétés d’économie mixte, groupements de coopération sanitaire ou groupements d’intérêt public, ainsi qu’aux sociétés publiques locales et à toutes sociétés privées) lorsqu’elles agissent au nom et pour le compte de l’État, d’une collectivité territoriale ou d’un de leurs établissements publics respectifs, dans le cadre d’un mandat.

 

Source : DGFiP

Comment transférer les droits du gestionnaire principal quand il a quitté la structure ?

Dans Chorus Pro, l’utilisateur qui crée une structure en devient par défaut le gestionnaire principal, ce qui lui donne accès aux fonctions d’administration de la structure et des utilisateurs qui y sont rattachés.

Lorsque le gestionnaire principal quitte l’entité (structure) sans avoir au préalable transféré son rôle à un autre  utilisateur, seul le support Chorus Pro est en mesure de positionner un nouveau gestionnaire principal.

L’utilisateur auquel on souhaite attribuer le rôle de gestionnaire principal doit impérativement disposer d’un compte actif dans Chorus Pro.

 

Comment solliciter le support pour un transfert de rôle de gestionnaire principal ?

1. Un gestionnaire de l’entité (structure) doit envoyer une sollicitation depuis l’espace « Sollicitations émises», onglet « Saisir sollicitation» en sélectionnant la catégorie « Gestion des structures et utilisateurs» et la sous-catégorie  « Modification des droits des utilisateurs ».

 

2. Il est nécessaire de joindre à la sollicitation un certificat administratif autorisant le support à procéder au transfert de GP. Ce certificat doit être signé par le responsable de la structure attestant la demande.

 

Télécharger ici le support pour les entités publiques

Télécharger ici le support pour les entités privées

 

Précision concernant le transfert de rôle GP pour une structure publique (hors Etat)

 

Les gestionnaires principaux ou secondaires de la sphère publique hors Etat ont l’obligation de disposer d’un compte PIGP (Portail Internet de la gestion publique). Afin de vérifier cette obligation, des contrôles bloquants ont été ajoutés dans Chorus Pro depuis le 30/07/2018.

Dans le cas où l’utilisateur qui sera désigné en tant que gestionnaire principal ou secondaire ne dispose pas d’un compte PIGP, il devra en faire la demande auprès de son comptable public ou du responsable dématérialisation de la Direction régionale ou départementale des finances publiques de son département.

 

Pour aller plus loin :

*Pour plus d’informations concernant la procédure relative à la saisie d’une sollicitation, veuillez-vous référer au guide utilisateur  « Saisir une sollicitation et suivre son traitement » disponible sur la Communauté Chorus Pro, en cliquant sur ici.

*Si vous souhaitez de plus amples informations sur la gestion des demandes de rattachement à des structures ou d’abonnement à des espaces, n’hésitez à consulter notre guide utilisateur «  Administrer les structures et les utilisateurs ».

Comment suivre le paramétrage de ses structures et des utilisateurs liés ?

Depuis la dernière version, de nouvelles fonctionnalités permettent à un gestionnaire d’avoir une vision globale de ses structures et son paramétrage.
Elles permettent également de suivre les modifications des affectations des utilisateurs.

 

Affichage de tous les utilisateurs de mes structures

Cette nouvelle fonctionnalité est accessible via l’espace ‘Activité du gestionnaire’. Le bouton ‘Exporter les utilisateurs’ tout en bas de l’écran permet d’ouvrir ou d’enregistrer le fichier.

 

Le fichier affiche pour chaque utilisateur rattaché aux structures du gestionnaire :

  • ses informations de paramétrage
  • son rôle (gestionnaire principal, secondaire ou utilisateur simple)
  • les structures et services sur lesquels il est habilité
  • les espaces sur lesquels il est abonné

 

Affichage de toutes mes structures

Cette nouvelle fonctionnalité est accessible via l’espace ‘Activité du gestionnaire’. Le bouton ‘Exporter au format csv’ dans le bloc ‘Mes structures’  permet d’ouvrir ou d’enregistrer le fichier.

 

Le fichier affiche pour chaque structure rattachée au gestionnaire:

  • ses informations de paramétrage
  • son adresse
  • ses services
  • les abonnements des espaces liés aux services

Comment suivre sur le portail Chorus Pro le rejet des factures envoyées par flux ?

Depuis la dernière version, une nouvelle fonctionnalité « Accéder aux rejets EDI » est disponible sur le portail.

Cette fonctionnalité permet à tous les partenaires qui émettent des factures par flux en direct ou via un intermédiaire d’avoir de la visibilité sur les causes de rejets des flux.

Les différents modes de dépôt par flux sont les suivants :

  • Emission de factures via un flux pour les partenaires raccordés en EDI ou via TDT.
  • Emission de factures via un flux pour les partenaires raccordés en API.
  • Emission de factures via l’onglet ‘Dépôt factures’ de l’espace ‘Factures émises’ pour les formats XML et PDF/A3.

 

Suite au clic sur ce bouton, il est affiché un fichier par jour et par émetteur pour les factures qui n’ont pas été intégrées dans la solution.

 

Il est possible de télécharger le(s) fichier(s). Le contenu donne le détail des causes de rejets et les informations nécessaires pour pouvoir de nouveau émettre la facture (Exemple : N° flux, N° de facture non intégrée, date dépôt de la facture, motif de rejet , …)

Qu’est-ce qu’un webinaire et comment s’inscrire ?

Un webinaire est une formation en ligne à distance de type séminaire/conférence digital permettant d’apprendre et/ou d’approfondir vos connaissances sur Chorus Pro depuis votre bureau, voire votre domicile.

Toutes nos formations sont gratuites ! Inscrivez-vous et venez découvrir Chorus Pro avec l’un de nos experts. Posez vos questions par chat, nous vous répondons en direct.

Nous abordons plusieurs thèmes par mois :

  • Pour maitriser les premiers pas sur Chorus Pro :
    • Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les factures de ses fournisseurs (dédié aux entités publiques)
    • Comment créer mon compte utilisateur et déposer mes factures (dédié aux entreprises)

 

  • Pour comprendre les spécificités liées aux factures de travaux :
    • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les fournisseurs
    • Gérer les factures de travaux pour les MOA
    • Gérer les factures de travaux pour les MOE

 

  • Pour interfacer votre logiciel de facturation à Chorus Pro :
    • Comment interfacer Chorus Pro à mon outil de gestion des factures (pour une utilisation en EDI ou API)

 

Pour connaître les dates des webinaires, cliquez ici.

 

Comment s’inscrire ?

1 .Une fois dans la rubrique « Formez-vous gratuitement à Chorus Pro », sur le site de la Communauté Chorus Pro, choisissez votre thème, puis « s’inscrire » :

 

2. Choisissez la date qui vous convient en remplissant les champs demandés, et continuez sur « s’inscrire ».

 

3. Un mail de confirmation vous sera alors envoyé sur votre adresse mail avec les informations nécessaires pour suivre la présentation :

4. Un mail de rappel vous sera envoyé quelques heures avant avec le message suivant :

 

Vous pourrez donc accéder à la conférence en cliquant sur « Rejoindre le webinaire », et visionner la présentation depuis votre ordinateur. Pendant le webinaire :

  • vous pouvez télécharger le support de présentation (dans la console Webinaire voir Document à distribuer)
  • poser vos questions en direct par chat

 

 

Attention : afin d’éviter tout problème technique durant la présentation, veillez à vérifier avant le son de votre ordinateur. Si celui-ci ne possède pas de système audio, vous avez la possibilité d’écouter la présentation par téléphone avec les codes d’accès donnés dans le mail de confirmation d’inscription.

 

Back To Top