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Ecran d'accueil Chorus Pro avec fenêtre ClaudIA ouverte

Suivez vos factures à travers votre assistante virtuelle ClaudIA

ClaudIA, l’assistance conversationnelle de Chorus Pro propose aux utilisateurs de Chorus Pro une offre de fonctionnalités riche et variée, parmi lesquelles le suivi des factures.

Ainsi, un utilisateur peut obtenir en quelques clics une information sur le traitement de sa facture déposée dans Chorus Pro, quel que soit le statut de celle-ci. Le suivi des factures via l’assistant virtuel ClaudIA est disponible pour tous les types de factures : factures, factures de travaux, mémoires de frais de justice et demande de remboursement des taxes sur les carburants non routiers par les agriculteurs.

 

Pour pouvoir en bénéficier :

  • Connectez-vous à votre compte Chorus Pro
  • Ouvrez la fenêtre de chat de ClaudIA en cliquant sur l'avatar
  • Cliquez sur " Je veux des informations sur une facture ou un virement reçu"
  • Cliquez ensuite sur la bulle "le suivi d'une facture, d'un mémoire ou d'une demande de remboursement TIC"

 

Capture d'écran 1 pour l'article nouvelles fonctionnalités ClaudI

 

Il ne vous reste plus qu'à saisir exclusivement le numéro de votre facture (sans ajout de caractère complémentaire).

Après quelques instants, elle vous affichera une succession d'information dont :

  • Le destinataire
  • Le statut de la facture
  • La date à laquelle elle a changé de statut

Plusieurs options vous seront ensuite proposées par ClaudIA, à savoir :

  • Contacter le service destinataire ;
  • Afficher le détail de la facture recherchée, ou encore

Afficher le commentaire laissé par le service destinataire à votre attention le cas échéant. Lors d’un rejet par exemple.

xemples de recherches de factures par ClaudIa

 

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance Chorus Pro.

illustration de la bonne pratique sous traitance cotraitance

Cotraitants, Sous-traitants, déposez vos factures simples sur Chorus Pro

La sous-traitance ou la cotraitance sont des dispositifs qui permettent de répondre ou d'exécuter une commande publique à plusieurs.

 

Dans la sous-traitance, une entreprise confie à une autre l'exécution d'une partie de ses prestations. Il est a noter que seul le sous-traitant de 1er rang peut prétendre au paiement direct par le service financier, à condition d'avoir la validation du titulaire.

En revanche, dans la cotraitance, plusieurs entreprises mutualisent leurs moyens professionnels, techniques et financiers pour exécuter le marché cible. On parle de groupement « conjoint » lorsque chaque cotraitant dépose ses propres factures dans Chorus Pro, avec validation obligatoire de chacune d'elle par le mandataire.
On parle de groupement solidaire lorsque le mandataire dépose les factures pour le compte de l'ensemble des entreprises du groupement.

 

Prérequis au dépôt de facture

Pour pouvoir déposer une facture, toute entreprise doit avoir une « structure » dans Chorus Pro. Pour valider les factures des sous-traitants et cotraitants, les titulaires et mandataires doivent ajouter l’espace « Factures à valider » à leurs structures. En effet, c’est dans cet espace qu’ils recevront les factures des sous-traitants et cotraitants qu’ils devront viser.

 

Circuit d’une facture avec validation

Une fois la facture envoyée au fournisseur par le sous-traitant ou le cotraitant via l'espace facture émise, celle-ci doit être validée par le fournisseur titulaire ou mandataire selon qu'il s'agisse d'une sous-traitance ou une cotraitance. Le fournisseur la transmet ensuite à son tour au service financier afin que la facture soit mise en paiement.

Schéma descriptif du circuit de validation d'une facture émise par un sous-traitant ou un cotraitant

 

Pour déposer une facture de sous-traitance / cotraitance :

  1. Cliquer sur l’onglet « Facture émise » puis sur l’onglet « Dépôt de facture »Présentation de l'espace "Facture émise" et de l'onglet "Dépôt facture"
  2. Importer votre facture dans Chorus Pro à l’aide de l’icône « Télécharger»
  3. Choisir le cadre de facturation correspondant à votre demande de paiement :
    • A9 : Dépôt d’une facture par un sous-traitant
    • A12 : Dépôt de facture par un cotraitant

 

Ecran descriptif des cadres de facturation lors d'un dépôt de facture par un sous-traitant ou un cotraitant

 

Après l'analyse de votre fichier PDF, le système pré-alimente les champs pour lesquelles les informations sont reconnues. Vous pouvez ensuite compléter ou modifier ces données si nécessaire.

  • Pour une facture de sous-traitance ou cotraitance, vous devrez saisir, en plus du SIRET du destinataire de la facture (entité publique), le SIRET du mandataire ou titulaire selon le cas
  • Rajouter les pièces jointes nécessaires au paiement de votre facture
  • Une fois que toutes les vérifications sont faites, cliquer sur « Valider et envoyer »

 

Ecran descriptif des champs du destinataire de la facture

 

Pour envoyer une facture de sous-traitance / cotraitance :

Cliquer sur « confirmer et envoyer » sur la fenêtre de « Confirmation d’envoi ». Vous avez réussi votre dépôt !

Un page de récapitulatif confirme que votre facture a bien été envoyée au titulaire ou mandataire de votre choix.

Vous pouvez y exporter le certificat de dépôt, visualiser la facture, ou suivre l’avancement de son traitement dans Chorus Pro.

 

Si vous souhaitez de plus amples informations sur la gestion des factures simples dans le cadre des marchés de cotraitance ou sous-traitance, rendez-vous sur la page dédiée de la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

Illustration de la bonne pratique changement de SIRET

Comment modifier votre SIRET dans Chorus Pro ?

Dans Chorus Pro, le numéro de SIRET est un identifiant attribué à chaque entité, qu’elle soit publique ou privée.

Il est composé de 14 chiffres, correspondant à deux codes :

  • Le code SIREN (9 chiffres), qui permet d’identifier l’entreprise,
  • Le code NIC (5 chiffres), qui permet l’identification géographique de chacun des établissements d’une entreprise.

Le code SIREN d’une entreprise ne change jamais, mais le code NIC peut évoluer suite à un déménagement, un changement d’adresse, un transfert du siège social… Tous ces événements impliquant un changement de la situation géographique d’une entreprise entraînent une modification du code NIC, et par conséquent, du numéro de SIRET.

 

Ce changement doit être répercuté dans Chorus Pro. Voici comment procéder :

1. Accédez au bloc « Mes structures» de l’espace « Activités du gestionnaire», et cliquez sur l’icône Crayon sur la ligne de la structure que vous souhaitez modifier. Vous accédez alors à sa fiche structure.

 

2. Cliquez ensuite sur le bouton « Modifier l’identifiant».

Cliquer sur "Modifier l'identifiant"

 

Une fenêtre vous informe que la structure initiale sera désactivée. Une nouvelle structure sera créée, en reprenant l’ensemble des informations de l’ancienne structure (données de la structure, services, utilisateurs, espaces…).

3. Cliquez sur « Confirmer» dans le pop-up.

Cliquer sur "Confirmer"

 

4. Saisissez le nouveau numéro de SIRET dans le champ « Identifiant» puis cliquez sur « Continuer».

Saisir le nouveau SIRET de la structure

 

5. Cliquez sur le bouton « Valider» en bas de votre écran afin de confirmer le changement de SIRET. Une nouvelle information apparaît dans l’écran de consultation de la fiche structure : il s’agit de l’identifiant de la structure d’origine permettant ainsi de faire le lien avec la nouvelle structure portant le SIRET mis à jour.

Nouvelle mention indiquant que la nouvelle structure est issue d'une duplication de l'ancienne

 

Après la désactivation de votre ancienne structure, vous pourrez toujours traiter les factures que vous avez reçues avant la modification de votre numéro de SIRET.

Par exemple, si vous avez changé votre numéro de SIRET le 1er août 2020, au mois de septembre 2020 vous pourrez toujours valider une facture reçue le 17 juillet 2020, même si celle-ci était destinée à votre ancien numéro de SIRET.

 

Point d’attention : Si vous utilisez le mode « Saisie » pour l’envoi de vos factures, vous devrez souscrire un mandat de facturation pour votre nouvelle structure.

 

illustration de la bonne pratique sur les notifications Chorus Pro

Comment fonctionnent les notifications sur Chorus Pro ?

Comment suivre l'activité de sa structure ?

 

Une aide au suivi du cycle de vie des factures de son entité (publique ou privée)

Les notifications sur Chorus Pro vous aident à suivre l’état d’avancement de vos factures jusqu’au paiement de celles-ci par les services comptables.

Pour pouvoir bénéficier de cette fonctionnalité, vous devez paramétrer la réception de notifications dans le bloc « Mes paramètres » de l’espace « Mon compte », en cochant simplement le coche « Recevoir les notifications périodiques d’activités » (Voir écran ci-dessous).

capture d'écran de mes paramètres dans l'espace mon compte

 

Les mails de notifications informent l’utilisateur :

  • De la réception et de l’avancement du traitement de ses factures à travers la mise à jour de leurs statuts (mise à disposition, suspension, rejet, mise en paiement…)
  • De nouveaux événements le concernant (demandes de rattachement à sa structure pour les gestionnaires, demande d'abonnement à de nouveaux espaces, sollicitations, mandats…).

Pourquoi cette logique d’activation des notifications?

La logique d’activation des notifications permet de laisser le choix aux utilisateurs de recevoir ou non les notifications, et ainsi d’éviter de remplir la boîte mail des utilisateurs qui gèrent un nombre élevé de factures et qui ne souhaitent pas recevoir de notifications quotidiennes.

Ainsi, vous restez maître de ce que vous souhaitez et pouvez activer ou désactiver les notifications autant de fois que vous le souhaitez pour répondre à vos impératifs. Ceci en cochant ou décochant la case « recevoir les notifications périodiques d’activité » (Voir écran ci-dessus).

 

Point d'attention : Si vous ne recevez pas de notifications en dépit du fait que vous ayez paramétré la réception de ceux-ci, pensez à vérifier vos courriers indésirables.

Illustration article gagner du temps dépôt de factures

Comment gagner du temps lors du dépôt de ma facture PDF ?

Le dépôt de factures au format PDF sur le portail est aujourd’hui le mode privilégié par les PME/TPE et micro-entreprises sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures PDF pour gagner du temps lors de leur dépôt.

 

  • Rédigez des factures claires et lisibles par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à récupérer les données directement de votre facture PDF afin de pré-remplir  le formulaire de dépôt.

 

Pour profiter de ces capacités de reconnaissance automatique de données de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scan, ni d’image)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Pour le SIRET du destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère », etc.
    • Pour le numéro d'engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture
  4. Evitez couleurs et effets, et privilégiez le noir sur fond blanc

 

Pour connaître le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Votre fichier doit être un PDF natif (pas de scan, pas d'image). Pour ce faire, accédez à votre facture et cliquez « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format PDF à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture PDF

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures PDF sans signature électronique.

 

fenetre pop-up lors du dépôt d'une nouvelle facture

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

 

Ces bonnes pratiques vous permettront de déposer rapidement votre facture !

Gagnez du temps lors du dépôt de votre facture pdf

Le dépôt de factures au format pdf sur le portail est aujourd’hui le premier mode de dépôt utilisé par les fournisseurs sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures pdf pour faciliter leur dépôt.

 

  • Faites des factures « lisibles » par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à ce que le logiciel rapatrie automatiquement dans le formulaire de dépôt les données qu’il reconnait.
À noter que 3 pages sont concernées au maximum, la première, la dernière ainsi que l'avant-dernière.

Retenez simplement que pour profiter des capacités de reconnaissance automatique de caractères de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scans, ni d’images)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère »,
    • Engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture.
  4. Evitez couleurs et effets. Privilégier le noir sur fond blanc.

 

Pour connaitre le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Ne perdez pas de temps à imprimer vos factures pour les scanner : enregistrez-les directement au format pdf.

Pour ce faire, accédez à votre facture une fois préparée et faites « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format pdf à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture pdf

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures pdf sans signature électronique. Le format de votre dépôt est automatiquement reconnu par l'outil.

 

fenetre pop-up lors du dépôt d'une nouvelle facture

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

Illustration article PISTE

Chorus Pro & PISTE : Comment réussir son raccordement API Oauth2 ?

L’AIFE a mis en place une Plateforme d’Intermédiation des Services pour la Transformation de l’Etat en janvier 2020. Celle-ci mutualise les services API (Application Programming Interface) de l’Etat et de la sphère publique.

 

PISTE se substitue à la plateforme API de Chorus Pro.

 

Le raccordement à Chorus Pro doit obligatoirement se faire d'abord dans l'environnement de qualification, afin d'effectuer tous les tests nécessaires, puis il faudra réitérer les étapes dans l'environnement de production.

 

Cet article vous guide dans les 3 étapes nécessaires pour réussir votre raccordement :

  • Etape 1 : création d'un compte PISTE, génération automatique de l'application SANDBOX et création de votre application de production
  • Etape 2 : raccordement à l'environnement de qualification
  • Etape 3 : raccordement à l'envrionnement de production

 

NB : La seule différence entre le raccordement à l'environnement de qualification et celui à l'envrionnement de production réside dans le nom des applications que vous allez déclarer.

 

1/ Création d'un compte PISTE et d'une application de production

 

La création d’un compte PISTE est nécessaire pour se raccorder à Chorus Pro. Le portail PISTE est destiné aux développeurs de solution interfacée à Chorus Pro (éditeurs de solution, concentrateurs, DSI pour les applications internes).

 

La première étape consiste à créer un compte sur PISTE, pour cela vous devez remplir les champs obligatoires suivants et accepter les CGU :

  • Nom
  • Adresse e-mail
  • Mot de passe
  • Nom de l’organisation : choisir « Universelle »

 

1 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Une fois votre compte créé, PISTE génère automatiquement une application SANDBOX qui sera uniquement utilisée pour le raccordement à l'environnement de qualification de Chorus Pro.

Le nom de l’application Sandbox est toujours : APP_SANDBOX_EmailUtilisateur

Exemple pour le compte PISTE « api-choruspro.aife@finances.gouv.fr », l’application SANDBOX générée par PISTE a pour nom d’application « APP_SANDBOX_api-choruspro.aife@finances.gouv.fr »

 

Ensuite, vous devez ajouter les API Chorus Pro à votre application Sandbox. Pour cela vous devez sélectionner votre application, puis cliquer sur le bouton « Modifier l’application ».

 

8 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Cocher les CGU des API qui vous intéressent, puis sélectionner ces API. Cliquer sur le bouton « Valider mes choix CGU » puis cliquer sur « Sauvegarder l’application » pour finaliser.

 

9 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

 

Pour se raccorder en production, il faut créer une application dédiée en cliquant sur le bouton « créer une application ».

 

2 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Les champs ci-dessous doivent être complétés :

  • Nom de l’application : ce nom doit être unique et sera utilisé lors de la création du raccordement API sur le portail Chorus Pro
  • Email : email du responsable de l’application
  • Le responsable de l’application : une personne que l’équipe Chorus Pro ou PISTE peuvent contacter
  • Information sur la structure : renseigner le SIRET de la structure

 

Cocher les CGU des API qui vous intéressent, puis sélectionner ces API. Cliquer sur le bouton « Valider mes choix CGU » puis cliquer sur « Sauvegarder l’application » pour finaliser.

 

3 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

2/ Créer son raccordement API Chorus Pro en qualification

Pré requis :

  • Avoir une application SANDBOX sur PISTE
  • Avoir un matelas de données de qualification

 

Pour finaliser votre raccordement API à Chorus Pro en qualification, vous devez déclarer votre raccordement PISTE.

Pour cela, une fois connecté, vous devez accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Gérer raccordement API ». Pour créer le raccordement, veuillez cliquer sur le bouton « Déclarer un raccordement PISTE ».

 

4 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Compléter le formulaire de création de raccordement PISTE :

  • Structure : Choisir la structure
  • Nom de l’application : saisir le nom de l’application SANDBOX qui a été créée sur PISTE, exemple : APP_SANDBOX_api-choruspro.aife@finances.gouv.fr
  • Type d’utilisation : vous permet d’identifier votre type d’utilisation
  • Information du contact technique : saisir les informations du contact technique.

 

5 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Une fois le raccordement créé, vous devez créer un compte technique (cliquer ici pour consulter le guide de création d’un compte technique) pour faire vos appels API pour la structure.

 

3/ Créer son raccordement API Chorus Pro en production

Pré requis :

  • Avoir une application production sur PISTE
  • L’espace « raccordement EDI / API » ouvert pour la structure qui souhaite se raccorder
  • Avoir les habilitations sur l’espace « raccordement EDI / API »

 

Pour finaliser votre raccordement API à Chorus Pro en production, vous devez déclarer votre raccordement PISTE.

Pour cela, une fois connecté, vous devez accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Gérer raccordement API ». Pour créer le raccordement, veuillez cliquer sur le bouton « Déclarer un raccordement PISTE ».

 

6 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Compléter le formulaire de création de raccordement PISTE :

  • Structure : Choisir la structure à raccorder
  • Nom de l’application : saisir le nom de l’application qui a été créée sur PISTE, exemple : MON_APPLICATION_CHORUS_PRO. Attention, il est impossible de saisir une application SANDBOX.
  • Type d’utilisation : vous permet d’identifier votre type d’utilisation
  • Information du contact technique : saisir les informations du contact technique.

 

7 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Une fois le raccordement créé, vous devez créer un compte technique (cliquer ici pour consulter le guide de création d’un compte technique) pour faire vos appels API pour la structure.

 

Annexe

Pour aller plus loin, veuillez consulter :

 

Illustration article pièces jointes

Pièces Jointes dans Chorus Pro : quelques règles à respecter

Lors de vos émissions de factures sur Chorus Pro, il est possible d'ajouter des pièces jointes. Celles-ci doivent cependant respecter certaines règles, quel que soit le mode de dépôt (Portail, EDI ou API).

 

1/ Nommage

  • Le nom d’une pièce jointe est limité à 50 caractères maximum. L’extension associé au nom de la pièce jointe est obligatoire et est comprise dans le décompte des 50 caractères.

 

2/ Format

  • Les formats de pièces jointes complémentaires acceptés sont les suivants : .BMP, .GIF, .FAX, .ODT, .PPT, .TIFF, .XLS, .BZ2, .GZ, .JPEG, .P7S, .RTF, .TXT, .XML, .CSV, .GZIP, .JPG, .PDF, .SVG, .XHTML, .XLSX, .DOC, .HTM, .ODP, .PNG, .TGZ, .XLC, .ZIP, .DOCX, .HTML, .ODS, .PPS, .TIF, .XLM, .PPTX

 

3/ Taille

  • La taille des pièces jointes dépend du type de pièce et du mode de dépôt du dossier.
    • Pour un dépôt portail ou API :
      • chaque pièce jointe unitaire ne peut excéder 10 M0,
      • le dossier de facturation (facture et pièces jointes complémentaires) ne peut excéder :
        • 120 M0 en saisie ou dépôt PDF
        • 30 M0 en dépôt de lot XML.
    • Pour un dépôt EDI, la taille limite d’un flux est de 1 Go.
Illustration article lien d'activation

Vous ne trouvez plus votre lien d'activation ? Demandez de l'aide à ClaudIA !

Lors de la finalisation de votre inscription sur Chorus Pro, vous devez cliquer sur le lien d'activation reçu par mail sur votre adresse électronique de connexion.

Pour commencer à déposer vos factures sur Chorus Pro, il est indispensable d'avoir cliqué préalablement sur ce lien (pensez à vérifier vos courriers indésirables ou spams si vous ne le trouvez pas).

 

En cas de non réception, d'expiration ou en cas de perte du mail contenant le lien, vous pouvez le recevoir à nouveau en suivant le mode opératoire suivant :

 

Étape 1 - Accéder à Chorus Pro en cliquant ici

Cliquer sur l'icône ClaudIA en haut à droite "Aide" et saisir la phrase suivante dans le chat :

"Bonjour, je ne trouve pas le mail avec le lien pour activer mon compte"

 

Étape 2 - ClaudIA vous renvoie le mail dans lequel se trouve le lien d'activation :

Le mail est renvoyé sur l'adresse de connexion saisie lors de la création de votre compte.

Illustration article bonnes pratiques fiches pratiques et tutoriels

Vous débutez sur Chorus Pro ? Découvrez nos fiches pratiques et nos tutoriels

Afin de vous accompagner dans l’utilisation de Chorus Pro, nous avons élaboré une série de fiches pratiques et de tutoriels disponibles sur la Communauté Chorus Pro ainsi que sur YouTube et Dailymotion.

 

Clairs et pédagogiques, ces supports vous guideront dans votre prise en main de Chorus Pro.

 

Retrouvez ci-dessous les fiches pratiques et les tutoriels essentiels pour bien débuter sur Chorus Pro :

  • Comment suivre le traitement de vos factures ?
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