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Image d'illustration pour modifier les paramètres

Entités publiques, rappel sur le paramétrage des structures publiques et ses conséquences

Dans le cadre des marchés de travaux, les entités publiques doivent paramétrer leur(s) structure(s) dans Chorus Pro.

Une structure publique peut être paramétrée :

  • Sans MOA ;
  • Avec MOA ;
  • Exclusivement MOA.

 

  1. Où choisir son paramétrage ?

 

Pour paramétrer votre structure publique, vous devez vous rendre dans l’espace « Activités du gestionnaire » puis dans le bloc « Mes structures ». En cliquant sur l’icône « stylo » vous afficherez l’écran « Modification de la structure ». Dans le bloc « Paramètres » en bas de l’écran, vous avez la possibilité de choisir le paramètre « Présence MOA ».

Vous pouvez retrouver la documentation correspondante au lien suivant : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/administrer-les-structures-publiques-et-les-comptes-utilisateurs/#1528457743735-4b0555ef-dafc

 

  1. Les trois options et leurs impacts sur le circuit de validation des factures de travaux dans Chorus Pro

 

  • Paramétrage « Structure sans MOA » : la MOA n’est pas présente dans Chorus Pro

 

Dans ce cas, seul le service financier est présent dans Chorus Pro. Il n’y a pas d’utilisation de l’espace « Factures de travaux » par l’entité publique. Cette dernière reçoit directement les factures de travaux dans l’espace « Factures reçues ».

 

Circuit pour une facturation en cours de marché avec le paramétrage « Structure sans MOA » :

  • Le fournisseur dépose un projet de décompte (A4) qui est réceptionné par la MOE dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOE dépose un état d’acompte (A15) qui est réceptionné par le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Dans cette configuration avec le paramétrage « Structure sans MOA » :

  • Il n’y a que 2 étapes dans Chorus Pro ;
  • La structure publique n’a pas besoin d’ouvrir l’espace « Factures de travaux » ;
  • Tous les échanges avec la MOA se font hors Chorus Pro.

 

  • Paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA » : la MOA est présente dans Chorus Pro

 

Dans ce cas, la MOA et le service financier sont tous les deux présents dans Chorus Pro.

Si ces deux acteurs sont sur la même structure, alors la structure publique sera paramétrée « Structure avec MOA ».

Si les deux acteurs sont sur des structures distinctes, alors la structure de la MOA sera paramétrée « Structure exclusivement MOA » et celle du service financier « Structure sans MOA ».

Dans tous les cas, la MOA travaille dans l’espace « Factures de travaux » et le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Circuit pour une facturation en cours de marché avec le paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA » :

  • Le fournisseur dépose un projet de décompte (A4) qui est réceptionné par la MOE dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOE dépose un état d’acompte (A15) qui est réceptionné par la MOA dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOA dépose un état d’acompte validé (A19) qui est réceptionné par le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Dans cette configuration avec le paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA », il y a dans Chorus Pro :

  • Un acteur de plus: la MOA
  • Une étape en plus: le dépôt de l’état d’acompte validé (A19) par la MOA
  • L’utilisation obligatoire par la MOA de l’espace « Factures de travaux »qui n’est pas ouvert par défaut sur une structure publique.

Ces éléments permettent de fluidifier la gestion des factures de travaux en évitant des manœuvres de redirection des factures au sein d’une même structure. En effet, l’espace « Facture de travaux », permet aux  services MOA de récupérer les pièces de facturation qui leurs sont destinées, de les valider et de les envoyer ensuite au service financier (avec le cadre de facturation A19).

Par ailleurs dans le cas où l’entité publique a recours à un éditeur de logiciel financier interfacé à Chorus Pro par API, il convient de vérifier si cet éditeur a développé les services API de l'espace « Facture de travaux ». Si ce n’est pas le cas, les actions de la MOA, comme la réception d’un état d’acompte (A15) et le dépôt d’un état d’acompte validé (A19), doivent être effectuées dans le portail Chorus Pro via l’espace « Factures de travaux » de la structure représentant la MOA.

Image d'illustration - Comment réagir aux réponses à vos sollicitations

Comment réagir à une réponse à votre "Sollicitations émises"?

Lorsque vous déposez une sollicitation via l’espace « Sollicitations émises », le destinataire de cette sollicitation peut au choix :

  • apporter directement une réponse et la sollicitation passe au statut "Répondue";
  • solliciter un complément d’information, la sollicitation passe alors au statut « Informations complémentaires requises »;

Dans les deux cas,  la réponse apparait dans le tableau des sollicitations à traiter (onglet « Synthèse » l’espace Sollicitations émises).

Une action est alors attendue de votre part.

  • Lorsque la sollicitation est au statut « Répondue », vous avez deux possibilités :
  • La clôturer si la réponse apportée vous parait satisfaisante ;
  • La renvoyer lorsque vous avez besoin de précisions ou que la réponse ne vous convient pas.

 

Dans les 2 cas, il convient d’utiliser le bouton « Clôturer » situé en bas de la page de consultation de la sollicitation

Illustration pour clôturer une sollicitation lorsque la réponse est satisfaisante

Il suffit de « Valider » après avoir cliqué sur le bouton « Clôturer » :

 

Image d'illustration - clôturer une sollicitation

Illustration pour renvoyer une sollicitation

Après avoir cliqué sur le bouton « Clôturer », il convient d’effectuer les choix présentés ci-dessous et de motiver la raison du renvoi dans le champ « Commentaire » avant de valider.

 

Image d'illustration clôturer une sollicitation 2

 

  • Lorsque la sollicitation est au statut « Informations complémentaires requises », vous devez apporter les informations demandées en utilisant le bouton « Ajouter le complément d’information » (en bas de la page de consultation de la sollicitation).

 

 

Dans le champ « Mise à jour de la sollicitation », il convient de supprimer la question posée par le destinataire pour la remplacer par les informations demandées.

Si besoin, il est également possible d’ajouter des pièces justificatives.

Enfin, pour renvoyer la sollicitation au destinataire, il faut cliquer sur le bouton « Valider et envoyer »

  • Point d’attention relatif aux notifications

Tant que les actions de clôture (pour une sollicitation au statut « Répondue ») ou de transmission des informations demandées (pour une sollicitation au statut «  Informations complémentaires requises  ») ne sont pas effectuées, ces dernières restent affichées dans le tableau des sollicitations à traiter.

En conséquence de quoi, vous recevrez quotidiennement un mail de notification faisant état des sollicitations à traiter.

Prestataire de frais de justice, Comment traiter vos mémoires de frais de justice ?

Votre mémoire a été refusé par le service centralisateur ? Ce guide vous présente la démarche à suivre dans cette situation.

Pourquoi un mémoire est-il refusé ?

Le service centralisateur peut rejeter un mémoire lorsqu’il constate une erreur sur les données du mémoire ou si une pièce jointe y est manquante. Un mémoire à l’état “refusé” ne sera donc pas mis en paiement.

Que faire ?

Il faut consulter le motif de rejet précisé sur le  mémoire.

Vous pouvez accéder au mémoire en cliquant sur l’espace Mémoire de frais de Justice, ensuite sur l’onglet « Synthèse », puis sur le numéro du mémoire refusé :

Schéma des actions possibles après le refus d'un mémoire - dupliquer - abandonner
Schéma des actions possibles après le refus d'un mémoire - dupliquer - abandonner

Deux actions vous sont alors proposées : soit vous choisissez d'abandonner ce mémoire, soit vous choisissez de dupliquer ce mémoire.

  • Vous choisissez d'abandonner ce mémoire si vous ne souhaitez pas y donner suite. Exemples : il s’agit d’un doublon créé par erreur, la prestation ne relève pas des frais de justice,...
  • Dans l'onglet "Synthèse", dans le bloc "mémoire à traiter", vous pouvez cliquer sur la croix présente dans la colonne "Actions"

Le statut du mémoire rejeté passera alors de “refusé” à “abandonné”.

  • Vous choisissez de dupliquer pour créer un nouveau mémoire identique en tous points à celui qui a été refusé (champs et pièces jointes). Vous modifiez tout ce qui doit l’être, ajoutez les pièces jointes manquantes, etc (en fonction du motif du refus) et envoyez ce nouveau mémoire, qui portera un n° propre. Le statut du mémoire qui avait été rejeté passera alors de “refusé” à “dupliqué post-refus”.
  • Dans l'onglet "Synthèse", dans le bloc "mémoire à traiter", vous pouvez cliquer sur le logo dupliquer présent dans la colonne "Actions".

Vous pourrez ensuite modifier tout ce qui doit l’être en fonction du motif du refus et y ajouter les pièces jointes manquantes, et renvoyer ce nouveau mémoire, qui portera un nouveau numéro (différent du refusé).

Le statut du mémoire rejeté passera alors de “refusé” à “dupliqué post-refus”.

 

Ci-dessous un schéma présentant ce processus :

Schéma des actions possibles après le refus d'un mémoire
Schéma des actions possibles après le refus d'un mémoire

le  nouveau mémoire ne doit pas être identique en tous points au précédent, il doit tenir compte des demandes faites lors du rejet.

Illustration du transfert des droits du gestionnaire principal

Comment réagir en cas de non-transfert des droits de gestionnaire principal ?

Vous venez de prendre un nouveau poste dans lequel vous devez utiliser Chorus Pro, et vous vous rendez compte que votre prédécesseur ne vous a pas transféré les droits de gestionnaire principal ?

Voici  la démarche à suivre dans une telle situation.

Pour commencer, connectez-vous à votre compte Chorus Pro.

Si vous ne disposez pas de l’espace « Sollicitations émises »

  1. Déconnectez-vous de votre compte Chorus Pro
  2. A partir de la page d’accueil, descendez en bas de l’écran et cliquez sur « Nous contacter » dans le bloc « Nous connaître »
  3. Cliquez sur « Saisir sollicitation »
  4. Remplissez le formulaire et décrivez votre situation dans le champ « Description »

Une fois la sollicitation reçue, le support vous demandera de remplir ce certificat administratif (la version anglaise du présent document est disponible en bas de page) l’autorisant à procéder au transfert des droits de gestionnaire principal. Celui-ci devra être signé par le responsable de votre entreprise. Lorsque le certificat dûment complété aura été transmis au support, les droits de gestionnaire principal pourront vous être transférés.

Si vous disposez de l’espace « Sollicitations émises »

  1. Cliquez sur l’espace « Sollicitations émises »
  2. Cliquez sur « Saisir sollicitation »
  3. Remplissez le formulaire et décrivez votre situation dans le champ « Description »
  4. Cliquez sur « Enregistrer »
  5. Remplissez un certificat administratif autorisant le support à procéder au transfert des droits de gestionnaire principal. Celui-ci doit être signé par le responsable de votre entreprise. Le modèle du certificat est disponible ici.
  6. Cliquez sur « + Gestion des pièces-jointes »
  7. Cliquez sur l’icône de téléchargement dans le champ « Sélection de la pièce-jointe » et sélectionnez le certificat administratif préalablement rempli
  8. Sélectionnez le type de pièce-jointe
  9. Cliquez sur « Ajouter » puis sur « Retour »
  10. Cliquez sur « Valider et envoyer »

Une fois la sollicitation reçue, le support pourra traiter votre demande et vous transférer les droits de gestionnaire principal.

La version anglaise du certificat administratif de transfert de droit est accessible ici.

Illustration article top 5 questions

MOE – Comment prendre en compte les factures des sous-traitants de vos fournisseurs

Dans les marchés de travaux, les sous-traitants de 1er rang (admis au paiement direct) déposent leurs factures sur Chorus Pro en vue de leur paiement. Ces demandes de paiement des sous-traitants sont adressées au titulaire du marché pour qu’il les incorpore dans son projet de décompte mensuel ou final.

Une fois les demandes de paiement validées par le fournisseur, Chorus Pro les achemine vers la MOE pour une « prise en compte ».

La MOE reçoit donc les factures des sous-traitants des titulaires du marché dans l’onglet synthèse de l’espace « Factures de travaux ».

Illustration MOE - Prendre e ncompte les factures des sous traitants de vos fournisseurs

 

Il devra alors cliquer sur le numéro de facture dans la synthèse. Il sera redirigé vers l’écran de consultation avec toutes les informations de la demande de paiement.

 

MOE cycle de vie de factures 2

 

Tout en bas de cet écran, la MOE trouvera des possibilités d’actions. Si la demande de paiement est conforme à la prestation du sous-traitant, la MOE n’aura qu’à cliquer sur le bouton « Prendre en compte ».

 

MOE Cycle de vie de facture 3

 

Pour rappel, c’est bien le titulaire de marché lors de son dépôt de projet de décompte mensuel qui initie le dossier de facturation qui aboutira au paiement des acteurs du marché de travaux. La transmission de la demande de paiement du sous-traitant est un préalable dans les marchés où il y a des sous-traitants, mais celle-ci n’entraîne pas automatiquement le paiement du sous-traitant.

Comment accéder à l'historique de facture sur CP

Comment accéder au dossier de facturation et avoir l’historique des pièces de facturation du marché

Vous souhaitez consulter les pièces de facturation associées à un marché de travaux dans lequel vous intervenez en tant que fournisseur, maîtrise d’œuvre ou maîtrise d’ouvrage ? Chorus Pro vous permet d’accéder au dossier de facturation, qui regroupe toutes les pièces déposées dans le cadre d’un marché spécifique.1 – Consulter le dossier de facturation d’une pièce de facturation à traiter

Pour consulter un dossier de facturation associé à une pièce de facturation que vous devez traiter, accédez à l’onglet « Synthèse » dans l’espace « Factures de travaux ». Dans la colonne « Action possible », cliquez sur l’icône « Dossier » sur la ligne correspondant à la pièce dont vous souhaitez consulter le dossier de facturation.

 

Image d'illustration comment accéder au dossier de facturation

 

Vous avez alors accès à l’ensemble des pièces associées au dossier, avec pour chacune d’elle la liste des statuts par lesquels elle est passée au cours de son traitement. Vous aurez aussi accès à l’ensemble des pièces jointes qui sont rattachées aux différentes pièces de facturation du dossier.

 

Comment accéder à l'historique de la facture sur CP

Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger les pièces jointes du dossier, en les sélectionnant à l’aide du coche sur la dernière colonne de droite dans le bloc « Pièce jointe », puis en cliquant sur le bouton « Télécharger les pièces du dossier de facturation » (Voir image ci-dessus).

 

2 – Consulter le dossier de facturation d’une pièce déjà traitée

Pour consulter le dossier de facturation associé à une pièce déjà traitée, allez dans l’onglet « Recherche » de l’espace « Factures de travaux ». Vous pouvez alors rechercher directement le dossier en indiquant son numéro si vous le connaissez, ou chercher par rapport au numéro d’une pièce associée au dossier. Pour effectuer une recherche plus précise avec les critères avancées, veuillez suivre la bonne pratique ici.

Une fois vos critères de recherche fixés, cliquez sur « Rechercher ». Dans le résultat de la recherche, cliquez sur l’icône « Dossier » dans la colonne « Actions » pour accéder au dossier de facturation.

 

Comment accéder à l'historique de facturation 3

Circuit de facturation en fin de marché

Cotraitance en marchés de travaux : quel circuit de facturation pour les différents groupements ?

La cotraitance ou « groupement » est le dispositif par lequel plusieurs entreprises mutualisent leurs moyens professionnels, techniques et financiers pour exécuter un même marché.

Dans les marchés publics de travaux, un mandataire est nommé pour représenter l’ensemble des membres du groupement vis-à-vis du maître d'ouvrage et du maître d'œuvre pour l'exécution du marché. Il convient de noter qu’il existe deux formes de groupements : groupement solidaire et groupement conjoint.

Cet article présente le circuit de facturation pour les deux types de groupement et les démarches à suivre dans Chorus Pro pour chacun d’eux.

Situation 1 : Groupement solidaire

On parle de groupement solidaire lorsque chacun des membres du groupement est engagé financièrement pour la totalité du marché. Dans cette situation, le mandataire seul se charge du dépôt des pièces de facturation dans Chorus Pro pour l’ensemble du groupement, ce qui implique que les cotraitants non-mandataires envoient préalablement leurs factures aux cotraitants mandataires hors Chorus Pro.

En ce qui concerne le paiement, les acteurs du marché peuvent s’accorder contractuellement pour mettre en place des paiements individualisés pour chaque cotraitant, ou un paiement global sur un compte unique ouvert au nom des membres du groupement.

Le dépôt du projet de décompte se fait à partir de l’onglet « Déposer » dans l’espace « Factures de Travaux ». Après avoir importé la pièce de facturation dans Chorus Pro, choisissez le cadre de facturation « A4 : Dépôt d’un projet de décompte mensuel par un fournisseur »

Cadre de facturation

Cliquez sur « Continuer ». Vous devrez alors renseigner les numéros de SIRET du maître d’œuvre et de la maîtrise d’ouvrage, ainsi que les informations essentielles de la facture. Cliquez sur « Valider et envoyer » pour finaliser le dépôt.

 

Situation 2 : Groupement conjoint

Le groupement conjoint est un type de groupement dans lequel l’ensemble des fournisseurs cotraitants gardent leur autonomie administrative malgré la mise en commun de leurs moyens techniques pour l’exécution de leur marché.

Dans ce type de groupement, chaque cotraitant dépose dans Chorus Pro le projet de décompte correspondant à sa part du marché. Les pièces déposées par les cotraitants non-mandataires doivent être impérativement validées par le mandataire du groupement avant d’arriver à la MOE.

Dans ce cadre, le mandataire agit deux fois dans le circuit de facturation : 1) pour valider les pièces déposées par les cotraitants non-mandataires, et 2) pour déposer sa propre pièce de facturation.

 

Actions réalisées par les cotraitants non-mandataires

Le dépôt des pièces de facturation se fait toujours à partir de l’onglet « Déposer » dans l’espace « Factures de Travaux ». En tant que cotraitant non-mandataire, vous devez importer votre projet de décompte à l’aide de l’icône « télécharger » et choisir le cadre de facturation « A13 – Projet de décompte mensuel déposé par un cotraitant » :

A13 cadre de facturation pour les cotraitants

Vous devez ensuite renseigner les numéros de SIRET du maître d’ouvrage, de la maîtrise d’œuvre, et du mandataire du marché. Cette dernière action permet de transmettre votre document au mandataire pour validation.

Formulaire de dépôt CP

 

Votre démarche est terminée une fois que vous avez validé et envoyé la pièce de facturation.

Actions réalisées par les cotraitants mandataires

Le mandataire se charge de valider les documents déposés par ses cotraitants ainsi que de déposer son propre projet de décompte pour sa part du marché.

Les documents envoyés par les cotraitants arrivent dans l’espace « Factures à Valider ». Pour traiter ces documents, ouvrez l’onglet « Synthèse » de cet espace et cliquez sur le numéro du document pour l’afficher.

Espace facture à valider

Les options de traitement se trouvent en bas de page. Cliquez sur « Valider » si les informations sont exactes. Si les informations ne sont pas exactes, vous pouvez choisir l’option « Refuser » en précisant le motif de refus :Options de traitement des factures

Lorsque vous êtes prêt à déposer votre propre projet de décompte, rendez-vous dans l’onglet « Déposer » de l’espace « Factures de Travaux ». Ensuite, suivez la démarche détaillée dans la Situation 1 de cet article, en choisissant le cadre de facturation « A4 : Dépôt d’un projet de décompte mensuel par un fournisseur ».

NB : Le mandataire du marché doit impérativement avoir accès à l’espace « Factures à Valider » afin de recevoir et valider les documents transmis par les cotraitants non-mandataires.

Pour plus d’information concernant la rémunération en cotraitance, vous pouvez consulter les différents cas prévus dans l’article 10.7 du CCAG Travaux sur le site du Code de la Commande Publique.

Illustration bilan newsletter 50ème édition

Comment traiter une facture rejetée sur le portail?

Des factures peuvent être rejetées par des destinataires pour des erreurs dans les données de facturation (mauvais destinataire, montant erroné…). Si votre facture est rejetée, vous recevrez une fenêtre de notification du rejet.

Vous devrez vous acquitter de la facture rejetée afin de notifier à l’ensemble des acteurs que vous avez bien pris en compte le rejet de la facture concernée. Pour vous acquitter de la facture rejetée, cliquer sur le bouton "Acquitter les factures sélectionnés" situé sur la fenêtre de notification, en dessous des lignes de factures.

Toutefois, même après l’acquittement, la facture apparaîtra dans l’onglet « Synthèse » de l’espace « Factures émises », à l’état courant « rejetée ».

Pour faire disparaître cette facture, cliquez sur le bouton « Traiter le rejet » en dessous des lignes de factures.

Si vous souhaitez traiter plusieurs factures à l’état « rejetée », vous pouvez toutes les sélectionner et effectuer le traitement en une fois.

 

Traiter les rejets

Après avoir cliqué sur « Traiter le rejet », les factures rejetées disparaissent de votre synthèse.

NB : La fonctionnalité « Traiter le rejet » ne s’applique qu’aux factures au statut « rejetée ».

Illustration article nouveautés utilisateur technique

Un compte unique pour accéder à l’ensemble de vos établissements

Votre entreprise ou votre administration peut détenir plusieurs SIRET actifs sur lesquels vous pouvez réaliser différentes actions dans Chorus Pro.

Dans ce cas, un seul compte utilisateur suffit pour utiliser vos différents Siret.

Pour cela, vous devez rattacher votre compte utilisateur à ces différents SIRET (structure).

« Se rattacher » à une structure est le terme consacré dans Chorus Pro pour avoir les droits d’utilisation des fonctionnalités attachées à un SIRET.

Pour rajouter un SIRET à votre compte, rendez-vous sur l’onglet « Mon compte » de Chorus pro :

Illustration "Mon compte"

 

Descendez ensuite jusqu’à l’onglet « Mes rattachements aux structures » et cliquez sur « Demande de rattachement » :

Rattachement aux structures

 

Vous serez alors redirigé sur l’écran « Demander un rattachement à une structure ».

  • Si vous effectuez votre recherche à partir du SIRET (1), vous devrez saisir tout ou partie (minimum 3 caractères) du numéro SIRET de l’entité dans le champ « Identifiant » de l’écran.
  • Si vous effectuez la recherche à partir de la raison sociale (2) vous devrez saisir entièrement et sans erreur la raison sociale de l’entité recherchée.

 

Une fois les résultats affichés, vous devez « sélectionner » la (ou les) structure(s) concernée(s), puis valider votre choix.

Si vous êtes utilisateur simple sur la structure, il sera nécessaire que le gestionnaire principal de cette dernière valide votre demande de rattachement.

Illustration adresse mail de connexion et de contact

Adresse mail de connexion, adresse mail de contact : Quelle différence et quels usages ?

Lors de la création de votre compte Chorus Pro, il vous est demandé de renseigner votre adresse de connexion. Cette adresse vous sera demandée lors de chacune de vos connexions à Chorus Pro.

Au cours de l’étape de saisie de vos informations personnelles, vous avez également la possibilité de renseigner une « adresse de contact » qui peut, le cas échéant, être différente de l’adresse de connexion et qui sera utilisée pour l’envoi de messages et de notifications.

 

L'adresse de connexion est l'adresse électronique que vous renseignez pour la création de votre compte. C’est sur cette adresse que vous sera envoyé l’e-mail d’activation de votre compte.

Elle constitue l’identifiant, unique et personnel, qui vous individualise dans Chorus Pro et vous sera demandée à chacune de vos connexions sur l’application.

L’adresse de connexion n’est pas modifiable.

 

Il vous est également proposé de renseigner une adresse mail « de contact » sur laquelle vous recevrez l’ensemble des notifications liées à l’activité de votre compte.

Lors de la création de votre compte, Chorus Pro renseigne automatiquement le champ « adresse électronique de contact » avec l'adresse électronique de connexion déjà saisie.

Vous pouvez modifier cette adresse si vous le souhaitez et ce à tout moment en vous rendant dans l’espace « Mon compte », bloc « Mes paramètres ».

Illustration adresse électronique de contact

 

Pour plus d’information sur le fonctionnement des notifications, consultez l’article dédié ici.

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