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Comment bien déposer ses factures de travaux

Comment bien déposer ses factures de travaux ?

Avant d'utiliser Chorus Pro, nous recommandons aux acteurs d'un marché de travaux de remplir une fiche identité du marché. Cette fiche permet de formaliser le processus de facturation entre les différents acteurs du marché : qui dépose quoi ? et quelles sont les informations à saisir ? (SIRET, numéros d'engagement, codes services...).

Cela vous fera gagner du temps lors de la transmission de vos factures, en effet, vous aurez à votre disposition l'ensemble des données à remplir avant de pouvoir envoyer votre facture.

Fiche d'identité du marché reprenant les caractéristiques du marché, le processus nominal en cours et en fin de marché ainsi qu'un tableau permettant d'identifier les acteurs du marché et leur utilisation de Chorus Pro

 

Un modèle est disponible sur la communauté Chorus Pro en cliquant ici

Le réflexe à avoir en tant qu'acteur d'un marché de travaux est de vérifier que l'espace Factures de travaux est bien ouvert. Si non, reportez-vous à la fiche pratique Se familiariser avec les différents espaces de Chorus Pro disponible ici

Il faut déposer vos pièces dans l'espace Factures de travaux. Cet espace construit sur la base du CCAG de travaux offre certaines fonctionnalités adaptées aux acteurs des marchés de travaux.

  • Transmission des pièces
    • Dépôt initial : Un nouveau dossier de facturation est généré par Chorus Pro
    • A partir d'une pièce existante dans Chorus Pro : celle-ci est automatiquement associée au même dossier de facturation
    • Le dossier de facturation : Il regroupe l'ensemble des pièces déposées par les acteurs et accessible au fournisseur, à la MOE ainsi qu'à la MOA
    • Délai global de paiement : Chorus pro trace le point de départ de ce délai (mise à disposition du MOE)
    • Le cadre de facturation adéquat : Dans le cadre des marchés de travaux, des cadres de facturation spécifiques sont prévus pour l'ensemble des cas de figure possible

 

Nous vous recommandons vivement dans le cadre d'un marché de travaux de déposer vos factures et pièces jointes dans l'espace Factures de travaux afin de s'assurer du bon déroulement du processus et de bénéficier du suivi et de la traçabilité offerts par l'outil.

 

Visuel comment bien profiter des accompagnements proposés

Comment bien profiter des accompagnements proposés ?

L'AIFE propose aux entreprises qui le souhaitent de bénéficier d'un accompagnement personnalisé à Chorus Pro.
Pour participer à l'une de ces sessions, n'hésitez plus et remplissez le formulaire qui se trouve sur la communauté Chorus Pro, disponible ici

 

Voici quelques suggestions afin de vous aider à profiter des accompagnements proposés :

  • Dans la mesure du possible, isolez-vous du bruit environnant, cela vous permettra d'écouter les explications de l'animateur et d'échanger avec lui
  • Utilisez un casque afin de pouvoir effectuer les manipulations en même temps que l'animateur, cela vous permettra une meilleure prise en main de l'outil. Si vous n'avez pas de casque, rejoignez l'accompagnement par téléphone afin de pouvoir échanger oralement avec lui
  • Votre micro doit rester coupé pendant la présentation et vous pouvez le rallumer uniquement au moment de poser votre question afin d'éviter les gênes sonores autant pour l'animateur que pour les autres participants.
  • Assurez-vous que votre son est ouvert afin de pouvoir entendre l'animateur
  • N'hésitez pas à poser vos questions. C'est dans l'échange qu'on peut résoudre ses difficultés
  • Vérifiez avant le démarrage de l'accompagnement que l'ensemble de votre dispositif est correctement branché
  • N'hésitez pas à participer !

 

76% des entreprises ayant participé aux ateliers proposés ont mis à profit les recommandations dispensées afin d'envoyer leurs factures.

 

visuel difference facture simple facture travaux

Quelle est la différence entre Factures émises et Factures de travaux ?

Barre de navigation

 

L'espace Factures émises de Chorus Pro doit être utilisé uniquement pour les factures de fournitures et services.

Pour les paiements relevant d'un marché de travaux publics cadré par le CCAG de travaux, les documents doivent être déposés via l'espace Factures de travaux.

Les deux espaces apportent un suivi différent. L'espace factures de travaux permet à chaque acteur du marché (sous-traitant, cotraitant, titulaire, MOE, MOA) de déposer les documents dont ils sont responsables tout le long du processus. Cet espace assure la traçabilité du délai global de paiement et la transparence de l'action de chaque acteur.

 

En effet, le dossier de facturation, présent uniquement dans l’espace Factures de travaux permet d'avoir une vision partagée des pièces qui ont pu être déposées par les différents acteurs du marché et de suivre l'évolution tout au long du processus de facturation.
Pour rappel, les pièces attendues sont :

visuel presentant l'ensemble des pièces de facturation en cours et fin de marché

 

Les factures seront catégorisées par type ou cadre de facturation et diffèrent entre les Factures émises et les Factures de travaux.

visuel des differents cadres de facturation

déclarer ses frais de déplacement

Prestataires de frais de justice : Comment déclarer les frais de déplacement et d’affranchissement ?

Vous êtes intervenu suite à une prescription d’un magistrat ou sous son contrôle, dans le cadre d’une procédure judiciaire ?

Dans le cas où le remboursement des frais de déplacement est possible, il est nécessaire de déclarer le montant total de ces frais. Ces derniers regroupent les indemnités de mission (repas, hébergement, frais kilométriques) et les remboursements de frais de transport (titre de transport, péage…). Les frais d’affranchissement sont également à inclure dans les frais de déplacement. L'ensemble est appelé "frais divers" dans Chorus Pro et un bordereau vous permet de calculer le montant total à déclarer lors de la saisie de votre mémoire.

Ce bordereau se présente sous forme d'outil de type tableur et vous permet de renseigner le récapitulatif de vos frais divers.

 

Prérequis : Se doter d’un logiciel de tableur

Le fichier fourni est au format « xls », il s’ouvre avec la plupart des logiciels de bureautique offrant une fonctionnalité de tableur, notamment :

 

Étape 1 : Connectez-vous à Chorus Pro

Identifiez-vous sur Chorus Pro et allez dans "Mémoires de frais de justice" => "Saisir mémoire" :

 

Etape 2 : Accéder au bordereau récapitulatif des frais divers

Après avoir renseigné l'en-tête du mémoire, il est nécessaire de remplir la ligne de prestation. L’écran suivant s’affiche, cliquez alors sur "Détail des frais divers" :

Renseigner le bordereau récapitulatif des frais divers

 

Ouvrez le fichier sur votre ordinateur :

Fenetre window d'ouverture de fichier

 

Etape 3 : Remplissez le bordereau

Le fichier ci-après s'ouvre alors à l'écran. Saisissez les données relatives à vos frais :

bordereau-rempli

Relevez le montant figurant en case « F30 : MONTANT TOTAL (à reporter dans la case « Frais divers ») » et enregistrez le fichier sur votre ordinateur. Vous devrez par la suite le joindre à votre mémoire.

 

Etape 4 : Reporter le montant des frais divers sur Chorus Pro

Retournez sur l’écran de Chorus Pro et remplissez la case « Frais divers » avec le montant relevé dans le fichier.

 

Il vous reste ensuite à aller dans « Lier pièce jointe » pour joindre le fichier à la ligne de prestation.

 

 

Claudia desktop

ClaudIA et ses nouvelles fonctionnalités

ClaudIA, votre assistante virtuelle, évolue !

De nouvelles fonctionnalités ont été mises en œuvre afin de faciliter son utilisation et votre navigation sur Chorus Pro.

Ensemble des fonctionalités ClaudIA

 

Afin de limiter la gêne lors de la lecture ou de la saisie sur Chorus Pro,

  • la fenêtre conversationnelle peut être réduite sans perte de la conversation en utilisant le bouton de réduction. La fenêtre apparait alors sous la forme d’une pastille ClaudIA. Il vous suffira de cliquer dessus de nouveau afin d'agrandir la fenêtre.
  • Elle peut être déplacée, qu’elle soit au format réduit ou non.
  • Elle peut également être agrandie via la double flèche dynamique apparaissant en bordure de la fenêtre.

Claudia réduite agrandie ou déplacée

 

Pour faciliter l'accessibilité de l'ensemble des utilisateurs, ClaudIA transpose de façon automatique le langage écrit en langage parlé et inversement

Bouton son  : Le texte en voix  via le haut-parleur situé dans le haut de la fenêtre conversationnelle

Bouton micro : La voix en texte via le micro situé en bas de la fenêtre conversationnelle . Cette fonctionnalité n’est disponible que sur le navigateur Chrome.

 

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance Chorus Pro.

Utilisateurs API : Comment changer votre mot de passe technique ?

Rien de plus facile que de changer son mot de passe technique.
Mais avant tout, rappelons les fondamentaux !

 

Qu'est ce qu'un utilisateur technique ?

C'est l'utilisateur qui permet aux systèmes d'information externes de se connecter au système Chorus Pro en mode API. C'est donc à travers ce compte utilisateur que vous pourrez utiliser les services API, que ce soit pour envoyer vos factures, les consulter ou accéder aux nombreux autres appels de services disponibles via API.

 

Quand est ce qu'il y a nécessité à changer de mot de passe technique?

Le mot de passe de l'utilisateur technique doit être modifié tous les 424 jours, soit tous les 14 mois afin de garantir la sécurité des échanges de données effectués en API.

Pour rappel, seul le gestionnaire principal de la structure est habilité à modifier ce mot de passe.

 

Comment procéder ?

Une fois connecté sur Chorus Pro, rendez-vous dans l'espace Activité du gestionnaire :

  • Choisissez la structure pour laquelle vous devez changer le mot de passe.
  • Cliquez sur l'utilisateur technique (dans la liste des utilisateurs rattachés à la structure).
  • Réinitialisez le mot de passe utilisateur technique
  • Confirmez la modification apportée.

Nous conseillons ensuite d'exporter les informations de connexion afin d'avoir toujours ces données à portée de main. Le gestionnaire principal recevra quoiqu'il arrive l'information par mail et pourra la transmettre à l'opérateur dématérialisation pour ses appels API.

 

Pour plus de détails sur la réinitialisation du mot de passe, ou simplement sur la création d'un compte technique, rendez-vous sur la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

 

Assistance ClaudIA pour activation désactivation structure publique

Comment activer/inactiver une entité publique via ClaudIA ?

Nous avons simplifié la procédure d'activation/inactivation des entités publiques dans Chorus Pro.

Il est aujourd'hui possible de passer directement par l'assistante virtuelle ClaudIA.

Pour cela, il est nécessaire :

  • D'être gestionnaire principal ou secondaire de la structure à activer ou à inactiver
  • De disposer des données de connexion afin d'accéder à Chorus Pro

 

En mode connecté, ClaudIA vous propose son aide  à travers l'option "Je veux activer/inactiver ma structure publique". Il faut ensuite suivre les indications données en fonction du cas rencontré.
A noter que dans le cas d'une demande d'inactivation de structure, deux cas peuvent être distingués :

  • Le SIRET est inactif en base SIRENE
  • Le SIRET est actif en base SIRENE

 

Deux procédures sont alors proposées. Vous pouvez en retrouver le détail en cliquant ici ou en vous rendant à l'adresse suivante.

En fin de processus, il vous est demandé d'évaluer la prestation de ClaudIA en cliquant sur le pouce vert ou rouge en fonction de votre niveau de satisfaction.

Marchés de travaux, pensez à la fiche d'identité du marché

Avant d'utiliser Chorus Pro, les contractants d’un marché sont invités à remplir une fiche identité du marché.

Cette fiche permet de  formaliser le processus de facturation entre les différents acteurs du marché : qui dépose quoi et quelles sont les informations à saisir (SIRET, numéros d’engagement juridique, codes services, cadres de facturation…) :

 

 

Un modèle est disponible sur la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

 

Des services pour faciliter l'utilisation de Chorus Pro

Votre premier réflexe, La Communauté Chorus Pro.
Le site Communauté Chorus Pro est là pour vous apporter toute l'information dont vous avez besoin pour utiliser Chorus Pro en toute autonomie.

 

ClaudIA, votre assistante personnelle

L'assistante virtuelle Claudia répond à vos questions de façon immédiate.

 

Pour cela, il vous faut :

  • Cliquez sur le bouton Besoin d'aide ? Posez une question (de préférence lorsque vous êtes connecté pour des réponses plus adaptées à votre contexte)
  • Saisissez votre question ou utilisez les options proposées par ClaudIA

Soyez précis dans la formulation de vos questions (Privilégiez des phrases concises)

Disponible 24h sur 24 sur le site https://chorus-pro.gouv.fr , n'hésitez pas à vous y référer !

 

ClaudIA n'a pas répondu de façon satisfaisante ?

Vous pouvez être mis directement en relation avec un conseiller support en LiveChat. Il faut ainsi :

  • Saisir une question et indiquer à ClaudIA via le pousse rouge que la réponse apportée n'est pas satisfaisante
  • Un message apparait alors, vous demandant de précisez le dysfonctionnement rencontré
  • ClaudIA vous propose alors d'être mis en relation avec un agent en LiveChat

Votre question requiert une analyse plus approfondie ? Le conseiller LiveChat vous proposera une rendez-vous téléphonique.

 

Vous avez un problème technique bloquant ?

Vous devrez émettre une sollicitation au support.
Les opérateurs supports sont à votre disposition pour résoudre le problème rencontré.

Tout comme dans le cas de notre assistante virtuelle ClaudIA, 2 modes s'offrent alors à vous :

  • Le mode connecté, dans l'espace Sollicitations émises du portail Chorus Pro (vous avez donc saisi votre adresse électronique de connexion ainsi que votre mot de passe)
  • Le mode non connecté, à travers le lien Nous contacter en bas de la page d’accueil de Chorus Pro, en remplissant le formulaire proposé.

 

Comment changer votre SIRET dans Chorus Pro ?

Chaque entité, publique ou privée, se voit attribuer, lors de son immatriculation, un numéro de SIRET composé du :

  • code SIREN (9 chiffres) qui désigne l’entreprise
  • code NIC (5 chiffres) permettant l’identification géographique de chacun des établissements d’une entreprise

 

Le SIREN désignant l’entreprise n’a pas vocation à évoluer entre l’immatriculation et la cessation d’activité. En cas de déménagement, de changement d’adresse ou de transfert du siège social, c’est donc sur les cinq derniers chiffres correspondant au NIC que s’effectuera la modification du numéro de SIRET.

Dans Chorus Pro, que ce soit pour une structure privée ou publique (hors collectivités locales), il n’est pas nécessaire de passer par une sollicitation pour effectuer ce changement. En effet, si vous êtes le gestionnaire principal ou secondaire, vous avez la possibilité d’intervenir immédiatement sur la structure pour procéder à la modification.

 

A partir de l’espace « Activités du gestionnaire », dans le bloc « Mes structures » cliquez sur l’icône (crayon) vous permettant d’accéder à la fiche de la structure concernée.

1. Cliquez ensuite sur sur le bouton « Modifier l’identifiant »

2. Une fenêtre vous informe que la structure initiale sera désactivée. Une nouvelle structure sera alors créée par recopie.

Toutes les informations de la structure inactivée seront reprises sur la nouvelle structure (données de la structure, services, utilisateurs… ) à l’exception des éléments suivants : le mandat de facturation, le compte utilisateur technique, les informations de raccordement et le numéro PACAGE pour les agriculteurs.

 

Cliquez sur « Continuer » :

 

Saisissez le nouveau numéro de SIRET dans le champ « Identifiant » puis cliquez sur « Continuer »

 

Une nouvelle information apparaît dans l’écran de consultation de la fiche structure : il s’agit de l’identifiant de la structure d’origine permettant ainsi de faire le lien avec la structure dupliquée.

 

Cliquez enfin sur le bouton « Valider » en bas de votre écran afin de confirmer le changement de SIRET.

 

Les rattachements des utilisateurs ainsi que leurs accès aux espaces restent inchangés. Si certains d’entre eux utilisent le mode « saisie » pour l’envoi de leurs factures à leurs destinataires, pensez à souscrire un mandat de facturation pour votre nouvelle structure. Cette action n’est à effectuer qu’une seule fois afin d’autoriser Chorus Pro à transmettre des pièces de facturation en votre nom.

L’ancienne structure est en revanche désactivée. Les factures émises ou reçues avant la désactivation peuvent toutefois être consultées et traitées.

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