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Actualiser le paramétrage de votre compte Chorus Pro

Vous avez créé votre compte utilisateur Chorus Pro, ou bien votre demande de rattachement à un nouvel espace a été acceptée.

A présent, vous souhaitez envoyer une facture à partir de votre nouveau compte ou sur votre nouvel espace, mais vous n’y parvenez pas. Pourquoi?

Suite à la création ou à la modification du paramétrage d’un compte utilisateur, déconnectez-vous puis reconnectez-vous afin de mettre à jour le compte et activer les nouvelles fonctionnalités.

 

Marchés de travaux : bien choisir les numéros des documents déposés

Afin de faciliter vos recherches et de rationaliser vos saisies, nous vous préconisons, lors de la saisie d’un document de travaux, de reprendre dans le bloc « Identification » du formulaire la numérotation qui avait été proposée par le premier déposant du dossier de facturation (en général, il s’agit du fournisseur). Vous pouvez y ajouter un suffixe précisant le type de document déposé:

 

 

Par exemple, vous pouvez ajouter les lettres EA (pour état d’acompte) ou EAV (pour état d’acompte validé) derrière le numéro de facture choisi par le fournisseur lors de son dépôt initial. Cela permettra à tous les acteurs du projet de retrouver directement le document du dossier de facturation qui les intéresse à partir de l’onglet « Rechercher » de Chorus Pro.

Le tour est joué!

SIRET, code service, engagement juridique… Les données de facturation sur Chorus Pro

Afin de permettre l’acheminement de la facture, certaines structures publiques demandent des paramètres de facturation, engagement juridique ou code service.

Pour les destinataires de factures :

Si vous avez rendu obligatoire le renseignement du code service et/ou du numéro d’engagement juridique, pensez à communiquer ces données de facturation à vos fournisseurs !

Pour les émetteurs de factures :

Les étapes à suivre sont les suivantes :

  1. Identifiez, à partir de l’annuaire des structures publiques Chorus Pro, les destinataires de vos factures qui exigent des paramètres de facturation : code service et/ou numéro d’engagement juridique
  2. Collectez ces informations auprès de vos clients publics s’ils ne vous les ont pas communiquées, à l’aide de l’exemple de courrier de collecte
  3. Actualisez votre base client à partir des données collectées

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter le guide d’utilisation de l’annuaire des structures publiques.

 

EDI – Nombre minimal de factures par flux

Les raccordements EDI avec Chorus Pro ont vocation à permettre l’échange de flux de factures volumineux afin d’en assurer un traitement en masse.

Afin de répondre à ce principe, il vous est demandé de faire figurer au minimum 10 factures par flux dans le cadre des échanges EDI,  en particulier pour les opérateurs adressant un volume de factures (avec un maximum de 500 factures). Les flux ainsi lotis permettent un traitement efficient dans de meilleurs délais.

A noter que dans le cas où cette règle ne serait pas respectée durablement par un partenaire raccordé, l’AIFE se réserve la possibilité de déprioriser les flux adressés massivement dans une journée.

Pour toute précision, vous pouvez contacter choruspro-assistance.aife@finances.gouv.fr .

Traitement des factures rejetées

Si une facture a été rejetée par erreur, il est possible pour la structure publique de revenir sur le statut. 

Pour ce faire :

  1. Recherchez la facture ;
  2. Cliquez sur le bouton Traiter ;
  3. Sélectionnez le nouveau statut de la facture dans la liste déroulante.

Il est important de renseigner le motif de rejet d’une facture de manière explicite afin que l’émetteur de la facture puisse réémettre une facture correcte.

 

Facturation de sous-traitance ou de cotraitance nécessitant une validation

Certains cadres de facturation de cotraitance ou de sous-traitance listés ci-dessous requièrent une validation par le titulaire du marché (dans le cadre de sous-traitance) ou par le mandataire du marché (dans le cadre de cotraitance) sur Chorus Pro :

  • A9 : demande de paiement d’un sous-traitant
  • A10 : demande de paiement d’un sous-traitant dans le cadre d’un marché de travaux
  • A12 : facture de cotraitance
  • A13 : projet de décompte mensuel d’un cotraitant dans le cadre d’un marché de travaux
  • A14 : facturation en fin de marché

Le titulaire/mandataire est désigné comme le valideur de la facture sur Chorus Pro. La structure publique destinatrice est le destinataire :

 

Dans les cas de sous-traitance, un document non validé par le titulaire est transmis automatiquement à la structure publique destinataire sous 15 jours (avec mention de l’absence de validation par le titulaire).

Dans les cas de cotraitance, un document non validé par le titulaire n’est pas transmis à la structure publique destinataire.

Le détail des étapes de validation peut être consulté à partir du bordereau de suivi.

Quelle différence entre les onglets ” Synthèse ” et ” Recherche ” ?

L’onglet Rechercher permet de rechercher l’ensemble des factures ou sollicitations répondant au(x) critère(s) sélectionné(s)

Une fois la recherche effectuée, il est possible d’agir sur les factures présentes dans la liste de résultats. Ces résultats sont également exportables dans un fichier .csv.

L’onglet Synthèse affiche uniquement les factures ou sollicitations pour lesquelles une action est nécessaire.

Pour les factures émises, il s’agit des factures au statut RejetéeA recycler, Suspendue ou Brouillon.

Pour les factures reçues, il s’agit des factures au statut Mise à disposition et Complétée.

Recyclage des factures

Le statut A recycler peut être employé par le destinataire d’une facture lorsqu’il constate une erreur sur le SIRET, le code service ou le numéro d’engagement juridique.

Dès lors que ce statut est apposé à la facture, le fournisseur devra modifier l’une des trois informations. Il pourra réémettre sa facture tout en conservant le même numéro de facture .

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