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Quand doit-on recycler une facture ?

 

En tant que destinataire de factures, Chorus Pro vous permet de traiter vos factures dès leur mise à disposition dans l’onglet « synthèse » de l’espace « factures reçues ».

En fonction de leur cycle de vie, les factures passent par différents statuts (à recycler, suspendue, rejetée, service fait, mandatée, etc.).

 

Lorsque le destinataire détecte qu’une facture lui a été adressée par erreur, il a la possibilité de la traiter en lui attribuant le statut « à recycler ».

L’émetteur reçoit une notification par mail. Il pourra alors, sans avoir à ressaisir la facture,  modifier les informations ci-dessous :

  • Le SIRET
  • Le code service
  • Le numéro d’engagement juridique.

 

La facture est ensuite envoyée au bon destinataire. Elle passe alors au statut « mise à disposition ».

Pour plus d’informations sur le traitement d’une facture et ses différents statuts ou sur toute autre action liée à son traitement, n’hésitez pas à consulter le guide utilisateur Traiter une facture sur la Communauté Chorus Pro à partir de l’onglet « Documentation ».

 

Les règles qui régissent les pièces jointes dans Chorus Pro

Dans chorus Pro, les pièces jointes doivent respecter des règles de nommage,;de format et de taille quel que soit le mode de dépôt.

 

  • Le nom d’une pièce jointe est limité à 50 caractères maximum. L’extension associé au nom de la pièce jointe est obligatoire et est comprise dans le décompte des 50 caractères.

 

  • Les formats de pièces jointes complémentaires acceptés sont les suivants : .BMP, .GIF, .FAX, .ODT, .PPT, .TIFF, .XLS, .BZ2, .GZ, .JPEG, .P7S, .RTF, .TXT, .XML, .CSV, .GZIP, .JPG, .PDF, .SVG, .XHTML, .XLSX, .DOC, .HTM, .ODP, .PNG, .TGZ, .XLC, .ZIP, .DOCX, .HTML, .ODS, .PPS, .TIF, .XLM, .PPTX

 

  • La taille des pièces jointes dans les dossiers déposés sur Chorus Pro dépend du type de pièce et du mode de dépôt du dossier.
    • Pour un dépôt portail ou API :
      • chaque pièce jointe unitaire ne peut excéder 10 M0,
      • le dossier de facturation (facture et pièces jointes complémentaires) ne peut excéder :
        • 120 M0 en saisie ou dépôt PDF
        • 30 M0 en dépôt de lot XML.
    • Pour un dépôt EDI, la taille limite d’un flux est de 1 Go.

Les entités exclues de Chorus Pro

L’ordonnance précitée du 26 juin 2014 a été prise en application de la loi n° 2014-1 du 2 janvier 2014 habilitant le Gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises, qui l’autorise à prendre toute mesure permettant le développement de la facturation électronique dans les relations de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs avec leurs fournisseurs par l’institution d’une obligation de transmission dématérialisée des factures, entrant en vigueur de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées et de leur capacité à remplir cette obligation.

 

Sont en revanche exclus de cette obligation de réception (liste non exhaustive) :

 

  •  les collectivités d’outre-mer (à savoir Saint-Martin, la Polynésie-française, Wallis-et-Futuna, la Nouvelle-Calédonie et les Terres australes antarctiques françaises) à l’exception de Saint-Pierre-et-Miquelon et Saint-Barthélémy ;
  •  les groupements d’intérêt public (GIP) nationaux et locaux ;
  • les autorités publiques indépendantes (API) ;
  • les groupements de coopération sanitaire de droit public (GCS) ;
  • les autres formes de coopération dans le domaine sanitaire :
    • syndicat inter hospitalier,
    • communauté hospitalière de territoire,
    • groupement hospitalier de territoire ;
  • les groupements de coopération sociale et médico-sociale (GCSMS) ;
  • les associations syndicales autorisées ;
  • les associations foncières rurales ;
  • les sociétés d’économie mixte.

 

L’obligation de recevoir les factures sous forme dématérialisée est toutefois applicable à toutes entités publiques ou privées (par exemple, aux sociétés d’économie mixte, groupements de coopération sanitaire ou groupements d’intérêt public, ainsi qu’aux sociétés publiques locales et à toutes sociétés privées) lorsqu’elles agissent au nom et pour le compte de l’État, d’une collectivité territoriale ou d’un de leurs établissements publics respectifs, dans le cadre d’un mandat.

 

Source : DGFiP

Comment transférer les droits du gestionnaire principal quand il a quitté la structure ?

Dans Chorus Pro, l’utilisateur qui crée une structure en devient par défaut le gestionnaire principal, ce qui lui donne accès aux fonctions d’administration de la structure et des utilisateurs qui y sont rattachés.

Lorsque le gestionnaire principal quitte l’entité (structure) sans avoir au préalable transféré son rôle à un autre  utilisateur, seul le support Chorus Pro est en mesure de positionner un nouveau gestionnaire principal.

L’utilisateur auquel on souhaite attribuer le rôle de gestionnaire principal doit impérativement disposer d’un compte actif dans Chorus Pro.

 

Comment solliciter le support pour un transfert de rôle de gestionnaire principal ?

1. Un gestionnaire de l’entité (structure) doit envoyer une sollicitation depuis l’espace « Sollicitations émises», onglet « Saisir sollicitation» en sélectionnant la catégorie « Gestion des structures et utilisateurs» et la sous-catégorie  « Modification des droits des utilisateurs ».

 

2. Il est nécessaire de joindre à la sollicitation un certificat administratif autorisant le support à procéder au transfert de GP. Ce certificat doit être signé par le responsable de la structure attestant la demande.

 

Télécharger ici le support pour les entités publiques

Télécharger ici le support pour les entités privées

 

Précision concernant le transfert de rôle GP pour une structure publique (hors Etat)

 

Les gestionnaires principaux ou secondaires de la sphère publique hors Etat ont l’obligation de disposer d’un compte PIGP (Portail Internet de la gestion publique). Afin de vérifier cette obligation, des contrôles bloquants ont été ajoutés dans Chorus Pro depuis le 30/07/2018.

Dans le cas où l’utilisateur qui sera désigné en tant que gestionnaire principal ou secondaire ne dispose pas d’un compte PIGP, il devra en faire la demande auprès de son comptable public ou du responsable dématérialisation de la Direction régionale ou départementale des finances publiques de son département.

 

Pour aller plus loin :

*Pour plus d’informations concernant la procédure relative à la saisie d’une sollicitation, veuillez-vous référer au guide utilisateur  « Saisir une sollicitation et suivre son traitement » disponible sur la Communauté Chorus Pro, en cliquant sur ici.

*Si vous souhaitez de plus amples informations sur la gestion des demandes de rattachement à des structures ou d’abonnement à des espaces, n’hésitez à consulter notre guide utilisateur «  Administrer les structures et les utilisateurs ».

Comment suivre le paramétrage de ses structures et des utilisateurs liés ?

Depuis la dernière version, de nouvelles fonctionnalités permettent à un gestionnaire d’avoir une vision globale de ses structures et son paramétrage.
Elles permettent également de suivre les modifications des affectations des utilisateurs.

 

Affichage de tous les utilisateurs de mes structures

Cette nouvelle fonctionnalité est accessible via l’espace ‘Activité du gestionnaire’. Le bouton ‘Exporter les utilisateurs’ tout en bas de l’écran permet d’ouvrir ou d’enregistrer le fichier.

 

Le fichier affiche pour chaque utilisateur rattaché aux structures du gestionnaire :

  • ses informations de paramétrage
  • son rôle (gestionnaire principal, secondaire ou utilisateur simple)
  • les structures et services sur lesquels il est habilité
  • les espaces sur lesquels il est abonné

 

Affichage de toutes mes structures

Cette nouvelle fonctionnalité est accessible via l’espace ‘Activité du gestionnaire’. Le bouton ‘Exporter au format csv’ dans le bloc ‘Mes structures’  permet d’ouvrir ou d’enregistrer le fichier.

 

Le fichier affiche pour chaque structure rattachée au gestionnaire:

  • ses informations de paramétrage
  • son adresse
  • ses services
  • les abonnements des espaces liés aux services

Comment suivre sur le portail Chorus Pro le rejet des factures envoyées par flux ?

Depuis la dernière version, une nouvelle fonctionnalité « Accéder aux rejets EDI » est disponible sur le portail.

Cette fonctionnalité permet à tous les partenaires qui émettent des factures par flux en direct ou via un intermédiaire d’avoir de la visibilité sur les causes de rejets des flux.

Les différents modes de dépôt par flux sont les suivants :

  • Emission de factures via un flux pour les partenaires raccordés en EDI ou via TDT.
  • Emission de factures via un flux pour les partenaires raccordés en API.
  • Emission de factures via l’onglet ‘Dépôt factures’ de l’espace ‘Factures émises’ pour les formats XML et PDF/A3.

 

Suite au clic sur ce bouton, il est affiché un fichier par jour et par émetteur pour les factures qui n’ont pas été intégrées dans la solution.

 

Il est possible de télécharger le(s) fichier(s). Le contenu donne le détail des causes de rejets et les informations nécessaires pour pouvoir de nouveau émettre la facture (Exemple : N° flux, N° de facture non intégrée, date dépôt de la facture, motif de rejet , …)

Qu’est-ce qu’un webinaire et comment s’inscrire ?

Un webinaire est une formation en ligne à distance de type séminaire/conférence digital permettant d’apprendre et/ou d’approfondir vos connaissances sur Chorus Pro depuis votre bureau, voire votre domicile.

Toutes nos formations sont gratuites ! Inscrivez-vous et venez découvrir Chorus Pro avec l’un de nos experts. Posez vos questions par chat, nous vous répondons en direct.

Nous abordons plusieurs thèmes par mois :

  • Pour maitriser les premiers pas sur Chorus Pro :
    • Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les factures de ses fournisseurs (dédié aux entités publiques)
    • Comment créer mon compte utilisateur et déposer mes factures (dédié aux entreprises)

 

  • Pour comprendre les spécificités liées aux factures de travaux :
    • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les fournisseurs
    • Gérer les factures de travaux pour les MOA
    • Gérer les factures de travaux pour les MOE

 

  • Pour interfacer votre logiciel de facturation à Chorus Pro :
    • Comment interfacer Chorus Pro à mon outil de gestion des factures (pour une utilisation en EDI ou API)

 

Pour connaître les dates des webinaires, cliquez ici.

 

Comment s’inscrire ?

1 .Une fois dans la rubrique « Formez-vous gratuitement à Chorus Pro », sur le site de la Communauté Chorus Pro, choisissez votre thème, puis « s’inscrire » :

 

2. Choisissez la date qui vous convient en remplissant les champs demandés, et continuez sur « s’inscrire ».

 

3. Un mail de confirmation vous sera alors envoyé sur votre adresse mail avec les informations nécessaires pour suivre la présentation :

4. Un mail de rappel vous sera envoyé quelques heures avant avec le message suivant :

 

Vous pourrez donc accéder à la conférence en cliquant sur « Rejoindre le webinaire », et visionner la présentation depuis votre ordinateur. Pendant le webinaire :

  • vous pouvez télécharger le support de présentation (dans la console Webinaire voir Document à distribuer)
  • poser vos questions en direct par chat

 

 

Attention : afin d’éviter tout problème technique durant la présentation, veillez à vérifier avant le son de votre ordinateur. Si celui-ci ne possède pas de système audio, vous avez la possibilité d’écouter la présentation par téléphone avec les codes d’accès donnés dans le mail de confirmation d’inscription.

 

Prestataire de justice : comment contacter le service en charge du traitement de votre mémoire ?

 

En tant que prestataire de frais de justice, vous pouvez être amené à contacter le service centralisateur pour des questions liées au traitement d’un mémoire ou sur un engagement juridique.

Pour rappel, il existe un service centralisateur des frais de justice dans chaque tribunal de grande instance et cours d’appel. Ce service est en charge du traitement de vos mémoires, il diffère selon l’endroit où se trouve la juridiction ou l’autorité qui vous a requis pour réaliser la prestation.

Pour rechercher le service centralisateur en charge d’un mémoire déjà envoyé, vous pouvez utiliser la procédure ci-dessous :

  1. Rechercher et identifier votre mémoire grâce à l’onglet « Rechercher » de l’espace « Mémoires de frais de justice » :

 

2. Ouvrir le mémoire en cliquant sur son numéro :

3. Aller tout en bas du mémoire, cliquer sur « Visualiser » :

 

4. Les éléments permettant de contacter le service centralisateur sont situés en haut à gauche du fichier PDF :

 

Au vu de ces informations, vous pouvez contacter directement le service centralisateur ou émettre un sollicitation dans Chorus Pro si la question concerne :

  • un rejet d’un mémoire
  • une révision du montant d’un mémoire
  • le suivi du traitement d’un mémoire
  • une demande du n° d’engagement juridique

Pour ce faire, aller sur l’espace « Sollicitations émises » puis « Saisir sollicitation » :

 

 

Les sollicitations doivent être accompagnées d’éléments concrets (numéro de mémoire, d’engagement juridique, capture d’écran…).

Attention : Ne confondez pas « enregistrement » et « envoi » de factures !

Régulièrement, des entreprises sollicitent le Support Chorus Pro pour savoir pourquoi des factures qu’elles n’ont jamais envoyé n’ont toujours pas été payées. Pour éviter de tomber dans ce travers, ne confondez pas « enregistrement » et « envoi » de factures.

Lorsque vous déposez une facture sur Chorus Pro, l’outil vous propose dans un premier temps de l’enregistrer en tant que brouillon en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

 

 

Les factures enregistrées au statut « brouillon » restent dans votre bannette de travail (onglet « synthèse ») et vous pouvez reprendre la main dessus à tout moment pour les modifier. Tant qu’il s’agit de « brouillons », ces factures ne sont pas envoyées  à leur destinataire.

Pensez bien à cliquer sur le bouton « Valider et envoyer » une fois que votre facture est prête. C’est ce bouton qui déclenchera l’envoi de votre facture à son destinataire. L’outil vous demandera d’ailleurs de confirmer votre demande d’envoi.

 

 

Vous n’êtes pas bien sûr d’avoir suivi le processus et d’avoir envoyé votre facture ?  

Pas de panique : Rendez-vous sur l’onglet « Synthèse » de Chorus Pro. Cet onglet incarne votre « liste de travail » : n’y apparaissent que les factures sur lesquelles vous devez intervenir. Aussi, si votre facture y apparaît avec un statut « brouillon », c’est qu’elle n’a pas été envoyée. Cliquez dessus pour l’afficher, puis cliquez sur le bouton « valider et envoyer » en bas de page pour la transmettre. Après confirmation de votre part, votre facture sera transmise à son destinataire et disparaitra de l’onglet « Synthèse ».

 

Les 4 étapes essentielles pour saisir votre demande de remboursement TIC/TICGN sur Chorus Pro

Depuis le 1er juin, plus de 52 000 demandes de remboursement TIC/TICGN ont été saisies sur Chorus Pro. Vous êtes concerné par ce dispositif et venez d’arriver sur Chorus Pro ? Trouvez ici les 4 étapes vous permettant de saisir votre première demande de remboursement.

Vous êtes inscrit(e) sur Chorus Pro et souhaitez saisir une demande de remboursement TIC/TICGN ?

Pour ce faire, assurez-vous d’effectuer les étapes suivantes :

  1. Rattacher votre compte utilisateur à votre exploitation (action à faire une fois, uniquement à la création du compte)

Votre exploitation doit être créée dans Chorus Pro.

Accédez à l’onglet Mon compte puis au bloc Mes rattachements aux structures d’où vous pourrez créer votre exploitation en indiquant son numéro SIRET.

 

2. Configurer votre exploitation sur Chorus Pro (action à faire une fois, uniquement à la création du compte)

Accédez à l’onglet Activités du gestionnaire vous permettant de configurer votre exploitation.

Pour attacher vos coordonnées bancaires, accédez au bloc Coordonnées bancaires. Ajoutez vos coordonnées en joignant votre RIB et en inscrivant ses coordonnées.

 

 

Ensuite, vous devez ajouter au menu de Chorus Pro l’onglet Demande de remboursement TIC. Accédez au bloc Espaces, puis ajoutez un nouvel espace. Sélectionnez l’espace Demande de remboursement TIC en modification.

 

 

Votre compte est configuré. Vous pourrez déposer directement vos prochaines demandes en vous connectant à Chorus Pro

3. Saisir votre demande de remboursement TIC

Accédez à l’espace Demande de remboursement TIC puis à l’onglet Saisir demande de remboursement TIC.

Complétez les données d’en-tête du formulaire de saisie puis ajoutez les lignes de demande à votre demande de remboursement (une ligne = une facture). Joignez la facture associée à chaque ligne de demande.

 

 

Vous pouvez également joindre des pièces justificatives à l’appui de votre demande.

4. Suivre le traitement de votre demande

Vous pouvez suivre le traitement de votre demande à partir de l’onglet Rechercher de l’espace Demande de remboursement TIC.

 

 

Indiquez les critères de la demande que vous recherchez. Vous pourrez ensuite visualiser le tableau des demandes correspondant à vos critères de recherche. Les statuts présents dans la colonne Etat courant du tableau vous indiquent l’avancement du traitement de votre demande par l’administration (« Mise à disposition », « Mise en paiement », « Refusé »…).

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