Loading....

Chaque facture référence un seul numéro d’engagement dans Chorus Pro

Print Friendly, PDF & Email

La référence de l’engagement doit obligatoirement figurer sur les factures à destination des services de l’État. En revanche, les autres entités du secteur public local sont libres de déterminer si la référence à l’engagement est obligatoire ou non. Cette information devra dans ce cas être portée sur la facture. Il est donc primordial d’interroger l’annuaire des structures publiques pour ne pas voir sa facture rejetée par Chorus Pro.

 

Chorus Pro ne permet pas d’avoir de multiples références à un contrat, à un marché ou à un engagement. De fait, les factures qui concernent plusieurs engagements nécessitent de se rapprocher du destinataire de la facture pour définir le numéro qui doit apparaître.

Par exemple, il est possible de :

  • référencer le numéro du marché
  • communiquer les numéros de commande via une note sur la facture ou en pièce jointe.

 

 

 

Les engagements émis par l’État

Print Friendly, PDF & Email

L’espace Engagements de Chorus Pro permet à une structure émettrice de factures de consulter les engagements émis par l’État à son attention.

 

Dans Chorus Pro, le renseignement de cette référence est obligatoire pour déposer des factures à l’attention de l’État. Cette donnée permet d’établir un lien entre la facturation et la commande.

 

 

L’écran Synthèse restitue l’ensemble des engagements actifs.

L’écran Rechercher permet de consulter des engagements selon plusieurs critères de recherche : type d’engagement, numéro de marché, numéro d’engagement, structure réceptrice…

L’écran Tableau de bord permet d’accéder à un suivi des engagements par état : commandés, facturés ou clôturés.

 

Le détail d’un engagement comprend :

  • Informations liées à l’émetteur (structure émettrice, service exécutant, adresse)
  • Informations liées au récepteur (structure réceptrice, adresse)
  • Numéro d’engagement
  • Type d’engagement
  • État courant de l’engagement (clôturé, commandé, facturé Chorus Pro, supprimé)
  • Montant TTC de l’engagement
  • Date de notification
  • Numéro de marché
  • Devise
  • Informations liées aux postes d’engagement (numéro, statut, montant)
  • Informations liées aux demandes de paiement associées (numéro, fournisseur, type, date, état, montant)
  • PDF (si MAPA ou BCMA)

 

Point d’attention :

Lorsque les engagements émis par l’État évoluent, les utilisateurs reçoivent un mél de notification pour information.

 

Pour plus d’information, veuillez consulter le guide “Espace Engagements” disponible sur la Communauté Chorus Pro.

Marchés de travaux : qu’est-ce qu’un dossier de facturation ?

Print Friendly, PDF & Email

Suite à l’ouverture de l’espace “Marchés de travaux” dans Chorus Pro, un groupe de suivi piloté par l’AIFE a été constitué pour mener une phase référente. Les objectifs ont été atteint : Le portail de la facturation électronique est opérationnel pour les factures de travaux. L’utilisation de Chorus Pro est dorénavant obligatoire pour les entreprises soumises à l’obligation.

 

Chorus Pro permet la transmission et la validation des pièces concourant à l’exécution financière des marchés de travaux. L’ensemble des pièces, concourant à un même processus de facturation, constitue un même dossier de facturation qui se décompose ainsi :

 

 

 

Le titulaire du marché est, le plus souvent celui qui démarre la facturation en cours ou en fin de marché. Il effectue donc un dépôt initial.

Les acteurs suivants procéderont à un dépôt de leur propre document (état d’acompte ou état d’acompte validé, par exemple) par association, dans ce cas il faut :

  1. Ouvrir la pièce précédente.
  2. Cliquer sur « Sélectionner la pièce suivante du dossier de facturation ».

 

Processus de facturation sur Chorus Pro en cours de marché

 

Les pièces qui composent le dossier de facturation peuvent être consultées par tous les acteurs dans l’espace « Factures de travaux » de la solution.

Le dossier de facturation permet la traçabilité des dates de dépôt des différentes pièces et regroupe l’ensemble des pièces jointes associées :

Dates de dépôt des différentes pièces et présence de pièces jointes du dossier de facturation

Qu’est ce que la liste fiscale sur Chorus Pro ?

Print Friendly, PDF & Email

Le Code général des impôts impose que les factures transmises par voie électronique soient conservées (sur papier ou informatique) dans une liste récapitulative par les entreprises émettrices et réceptrices de factures contenant :

  • le numéro et la date de la facture ;
  • la date et l’heure de constitution du message ;
  • les montants hors taxes et toutes taxes de la transaction, ainsi que le code devise lorsque la facture n’est pas libellée en euros ;
  • les éléments d’identification de l’émetteur ou du récepteur donnés par le système de télétransmission (code, nom ou dénomination sociale, n° SIRET ou SIREN, adresse, qualité de fournisseur ou de client) ;
  • la version du logiciel utilisée.

 

En conséquence, chaque entreprise dispose d’une liste récapitulative unique.

Le fichier doit être constitué et alimenté au fur et à mesure de l’émission ou de la réception des messages et ne doit pas être modifiable. A la demande de l’administration, les messages factures doivent être restituables. La restitution porte sur l’intégralité des informations émises et reçues et doit pouvoir être opérée de manière sélective.

 

 

Les entreprises recourant à Chorus Pro disposent de cette fonctionnalité.

La “liste fiscale” présente sur Chorus Pro  est disponible dans les espaces “Factures émises” et “Factures de travaux“. Pour restituer cette liste en cas d’audit, Chorus Pro vous permet d’extraire les factures au format PDF ou XML. Ces factures peuvent être triées par structure, type de facture et dans une période donnée.

 

Comment faire ?

1 – Pour extraire les données de la facturation simple, cliquez sur l’onglet « Liste fiscale » de l’espace « Factures émises ». Pour extraire les données de la facturation de travaux, cliquez sur l’onglet « Liste fiscale » de l’espace « Factures de travaux » ;

 

2 – Sélectionnez une structure, cochez un type de facture et définissez une période spécifique ;

3 – Dans le bloc « Liste des destinataires », vous avez la possibilité d’ôter de l’extraction les factures d’un ou plusieurs destinataires ;

4 – Cliquez ensuite sur « Rechercher ». La liste des factures apparait ;

5 – Vous pouvez désormais extraire les résultats au format PDF ou XML.

 

 

Les notifications, comment ça marche ?

Print Friendly, PDF & Email

Comment suivre l’activité de sa structure ?

 

Afin de proposer un suivi régulier des factures et des sollicitations sur Chorus Pro, l’utilisateur reçoit par défaut des notifications par mail.

Au travers des statuts de cycle de vie, ces messages informent les utilisateurs :

  • des nouveaux événements (ex : abonnement, rattachement, sollicitation, mandat, compte utilisateur)
  • de la réception et de l’avancement du traitement de ses factures (ex : demande de paiement, rejets)

 

Un utilisateur simple est notifié selon les espaces auxquels il est abonné. Seuls les gestionnaires reçoivent des notifications relatives aux demandes de rattachement et d’abonnement. Un récapitulatif hebdomadaire des mouvements effectués au niveau de la structure lui est également envoyé.

 

 

Comment paramétrer la réception de notifications ?

 

En cochant la case « Recevoir des notifications périodiques d’activité » dans l’espace « Mon compte », l’utilisateur recevra quotidiennement, sur son adresse électronique de contact des mails de notification. L’utilisateur peut changer l’adresse de contact si besoin ou décocher la case « Recevoir des notifications périodiques d’activité » s’il ne souhaite plus être informé automatiquement par mail.

 

 

Point d’attention : Lorsqu’une facture est rejetée, l’utilisateur de la structure émettrice reçoit une notification immédiate l’invitant à se rendre sur son espace Chorus Pro afin d’attester en avoir pris connaissance.

Les modalités d’accès à l’annuaire des structures publiques

Print Friendly, PDF & Email

L’annuaire des structures publiques regroupe l’ensemble des informations des entités publiques destinataires de factures.

 

L’annuaire est accessible :

  • Sous le portail, en mode déconnecté, sous forme de moteur de recherche pour les informations élémentaires. En le téléchargeant, sous forme de fichier .csv;
  • Sur la Communauté Chorus Pro, sous forme de fichier XML ou XLS (mise à jour hebdomadaire);
  • En EDI, par un système d’abonnement au flux FAR37 via l’espace « Raccordements EDI et API » sur Chorus Pro ;
  • En API, grâce aux services permettant de télécharger ou consulter l’annuaire, détaillés dans les Annexes API des Spécifications externes.

 

Point d’attention : En tant qu’émetteurs de factures, il est important de consulter les informations obligatoires pour la facturation de vos clients publics : identifiant, destinataire, service et code service, statut, paramètres obligatoires (engagement et code service).

 

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter le guide d’utilisation de l’annuaire des structures publiques sur la Communauté Chorus Pro.

 

Factures de travaux : encouragez vos maîtres d’œuvre à rejoindre Chorus Pro

Print Friendly, PDF & Email

Le maître d’œuvre peut profiter dès aujourd’hui des avantages qu’offre Chorus Pro.

 

Chorus Pro permet à toutes les parties prenantes d’un marché de travaux de dématérialiser leurs factures. Les fournisseurs soumis à l’obligation légale de dématérialisation doivent y déposer leurs projets de décompte mensuels et leurs projets de décompte finaux. Cependant, les maîtres d’œuvres non soumis à l’obligation préfèrent parfois communiquer leurs documents au maître d’ouvrage hors Chorus Pro, interrompant le processus de dématérialisation. Que faire ?

Maîtres d’ouvrage, vous êtes les représentants « du pouvoir adjudicateur pour le compte duquel les travaux sont exécutés » et les garants des relations contractuelles. Incitez donc les maîtres d’œuvre à opter dès maintenant pour la facturation électronique, en incluant l’utilisation de Chorus Pro dans les conditions du marché ou bien en notifiant les maîtres d’œuvre de cette obligation dans vos marchés en cours.

 

Comment aider les maîtres d’œuvre à utiliser Chorus Pro?

Formalisez votre circuit de facturation dans Chorus Pro en utilisant la fiche d’identité du marché.

Invitez vos maîtres d’œuvre à consulter la documentation pratique mise à disposition sur la « Communauté Chorus Pro », telle que ce guide dédié ou encore à participer au prochain webinaire consacré aux marchés de travaux pour la MOE.

Portail, EDI ou API : Comment choisir son mode d’émission ?

Print Friendly, PDF & Email

Chorus Pro est une solution mutualisée gratuite de dématérialisation des factures. Elle permet la transmission des factures selon trois modes :

  • Le mode Portail  offre un accès aux fournisseurs dédié à la saisie et au dépôt des factures.

 

  • Le mode Service (API) permet d’intégrer les services du Portail au système d’information du fournisseur.

 

  • Le mode EDI permet des échanges d’informations par flux issus des systèmes d’information en s’appuyant sur des formats standardisés.

 

 

Les critères de choix

 

En mode Portail, l’émetteur de factures:

  • accède gratuitement à l’ensemble des services de Chorus Pro
  • ne met en œuvre aucune démarche ni développement: les factures sont saisies ou déposées directement depuis la plate-forme informatique
  • reproduit son organisation interne sur le Portail en cloisonnant l’émission et la réception des factures par services si besoin.

 

Dans quel cas utiliser le mode Portail?

– Une faible volumétrie de factures par entité émettrice

 

En mode service (via API), l’émetteur de facture :

  • s’identifie via les API,
  • sans se ré-authentifier, il accède à l’ensemble des services de Chorus Pro par l’intermédiaire des API accessibles via son portail.

 

 Dans quel cas utiliser le mode API ?

– Une volumétrie conséquente de factures vers les destinataires publics
– Un SI permettant la mise en place d’appels de services.
– Un souhait d’interaction globale avec les fonctionnalités du portail

 

En mode EDI, l’émetteur de facture adresse ses flux :

  • soit directement à Chorus Pro,
  • soit par l’intermédiaire d’un opérateur de dématérialisation.

 

Dans quel cas utiliser le mode EDI?

– Une volumétrie conséquente de factures vers les destinataires publics.
– Un SI performant permettant la constitution automatisée de flux XML.

 

Le choix du mode d’émission retenu par le fournisseur est libre, non exclusif (les modes peuvent être cumulés) et indépendant du mode d’accès du destinataire.

Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le guide utilisateur Choisir son mode d’accès à Chorus Pro.

Mandat de facturation, de quoi s’agit-il ?

Print Friendly, PDF & Email

Le contrat de mandat est un prérequis obligatoire à la saisie de factures directement sur Chorus Pro pour les fournisseurs privés (il n’est pas nécessaire en cas de dépôt sur le Portail ou d’envoi par flux).

Dans le cadre de Chorus Pro, le mandat de facturation permet aux fournisseurs qui le souhaitent de générer leurs factures directement sur le Portail. Le contrat de mandat est signé directement en ligne.

 

Comment souscrire un mandat de facturation sur Chorus Pro ? (uniquement pour les entités privées)

Dans l’espace « Activité du gestionnaire », au niveau du bloc Mandats de facturation, cliquez sur le bouton Souscrire un mandat de facturation.

 

Les champs des blocs Structure et Signataire sont pré-remplis avec les informations existantes dans Chorus Pro et sont non modifiables. Renseignez le libellé du mandat puis cliquez sur le bouton Générer.

Un courriel vous est alors automatiquement envoyé afin de signer le mandat. Cliquez sur le lien d’activation dans le mail reçu. La fenêtre de validation ci-dessous s’ouvre :

 

Pour valider le mandat, cliquez sur le bouton Signer le mandat. En cliquant sur le bouton Exporter au format PDF », le mandat s’affiche.

Communiquez vos données de facturation sur les bons de commande envoyés à vos fournisseurs

Print Friendly, PDF & Email

Les structures publiques doivent communiquer leurs  codes services et/ou numéros d’engagement sur les bons de commande envoyés à leurs fournisseurs.

Les structures publiques ont la possibilité de rendre obligatoire le renseignement du code service et/ ou du numéro d’engagement sur les factures émises par les fournisseurs.  Cette option est paramétrée dans la fiche structure. Le cas échéant, il est nécessaire de communiquer ces informations aux fournisseurs.

Les émetteurs de factures peuvent identifier les clients publics qui exigent le renseignement des paramètres de facturation  (code service et/ou numéro d’engagement juridique) dans l’annuaire des structures publiques de Chorus Pro.

 

Back To Top