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Les notifications, comment ça marche ?

Comment suivre l'activité de sa structure ?

 

Afin de proposer un suivi régulier des factures et des sollicitations sur Chorus Pro, l’utilisateur reçoit par défaut des notifications par mail.

Au travers des statuts de cycle de vie, ces messages informent les utilisateurs :

  • des nouveaux événements (ex : abonnement, rattachement, sollicitation, mandat, compte utilisateur)
  • de la réception et de l’avancement du traitement de ses factures (ex : demande de paiement, rejets)

 

Un utilisateur simple est notifié selon les espaces auxquels il est abonné. Seuls les gestionnaires reçoivent des notifications relatives aux demandes de rattachement et d'abonnement. Un récapitulatif hebdomadaire des mouvements effectués au niveau de la structure lui est également envoyé.

 

 

Comment paramétrer la réception de notifications ?

 

En cochant la case « Recevoir des notifications périodiques d’activité » dans l’espace « Mon compte », l’utilisateur recevra quotidiennement, sur son adresse électronique de contact des mails de notification. L’utilisateur peut changer l’adresse de contact si besoin ou décocher la case « Recevoir des notifications périodiques d’activité » s’il ne souhaite plus être informé automatiquement par mail.

 

 

Point d'attention : Lorsqu’une facture est rejetée, l’utilisateur de la structure émettrice reçoit une notification immédiate l’invitant à se rendre sur son espace Chorus Pro afin d’attester en avoir pris connaissance.

Portail, EDI ou API : Comment choisir son mode d’émission ?

Chorus Pro est une solution mutualisée gratuite de dématérialisation des factures. Elle permet la transmission des factures selon trois modes :

  • Le mode Portail  offre un accès aux fournisseurs dédié à la saisie et au dépôt des factures.

 

  • Le mode Service (API) permet d’intégrer les services du Portail au système d’information du fournisseur.

 

  • Le mode EDI permet des échanges d'informations par flux issus des systèmes d’information en s’appuyant sur des formats standardisés.

 

 

Les critères de choix

 

En mode Portail, l’émetteur de factures:

  • accède gratuitement à l’ensemble des services de Chorus Pro
  • ne met en œuvre aucune démarche ni développement: les factures sont saisies ou déposées directement depuis la plate-forme informatique
  • reproduit son organisation interne sur le Portail en cloisonnant l'émission et la réception des factures par services si besoin.

 

Dans quel cas utiliser le mode Portail?

- Une faible volumétrie de factures par entité émettrice

 

En mode service (via API), l’émetteur de facture :

  • s’identifie via les API,
  • sans se ré-authentifier, il accède à l’ensemble des services de Chorus Pro par l’intermédiaire des API accessibles via son portail.

 

 Dans quel cas utiliser le mode API ?

- Une volumétrie conséquente de factures vers les destinataires publics
- Un SI permettant la mise en place d’appels de services.
- Un souhait d’interaction globale avec les fonctionnalités du portail

 

En mode EDI, l’émetteur de facture adresse ses flux :

  • soit directement à Chorus Pro,
  • soit par l’intermédiaire d’un opérateur de dématérialisation.

 

Dans quel cas utiliser le mode EDI?

- Une volumétrie conséquente de factures vers les destinataires publics.
- Un SI performant permettant la constitution automatisée de flux XML.

 

Le choix du mode d’émission retenu par le fournisseur est libre, non exclusif (les modes peuvent être cumulés) et indépendant du mode d’accès du destinataire.

Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter le guide utilisateur Choisir son mode d’accès à Chorus Pro.

Mandat de facturation, de quoi s'agit-il ?

Le contrat de mandat est un prérequis obligatoire à la saisie de factures directement sur Chorus Pro pour les fournisseurs privés (il n’est pas nécessaire en cas de dépôt sur le Portail ou d’envoi par flux).

Dans le cadre de Chorus Pro, le mandat de facturation permet aux fournisseurs qui le souhaitent de générer leurs factures directement sur le Portail. Le contrat de mandat est signé directement en ligne.

 

Comment souscrire un mandat de facturation sur Chorus Pro ? (uniquement pour les entités privées)

Dans l’espace « Activité du gestionnaire », se rendre au niveau du bloc structure et cliquer sur le Le stylo puis sur la nouvelle page descendre  au niveau du bloc Mandats de facturation, cliquez sur le bouton Souscrire un mandat de facturation.

 

Les champs des blocs Structure et Signataire sont pré-remplis avec les informations existantes dans Chorus Pro et sont non modifiables. Renseignez le libellé du mandat puis cliquez sur le bouton Générer.

Un courriel vous est alors automatiquement envoyé afin de signer le mandat. Cliquez sur le lien d’activation dans le mail reçu. La fenêtre de validation ci-dessous s’ouvre :

 

Pour valider le mandat, cliquez sur le bouton Signer le mandat. En cliquant sur le bouton Exporter au format PDF », le mandat s’affiche.

Facturation électronique : mode d’emploi pour les ETI

+ Présentation du contexte de Chorus Pro

L’obligation de dématérialisation : origine de Chorus Pro

L’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique dispose que les factures adressées par les fournisseurs aux structures du secteur public doivent être dématérialisées.

Pour les émetteurs de factures à destination du secteur public, le calendrier de mise en œuvre de cette obligation est progressif :

 

Chorus Pro : le Portail unique de la facturation électronique

Une solution mutualisée (Chorus Pro) permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques est mise gratuitement à la disposition des fournisseurs. Cet outil est le seul reconnu par la réglementation pour la transmission des factures dématérialisées.

https://chorus-pro.gouv.fr/

  • Le service est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, hors opérations ponctuelles de maintenance ou d'une impossibilité de fonctionnement résultant d'un cas de force majeure.
  • Il est accessible sur le réseau Internet, à partir de tout type de terminal équipé des différents systèmes d'exploitation Windows 8 et supérieur, Mac OS (X 10.3 et supérieur), Android ou Linux.

 

+ Comment s’inscrire sur Chorus Pro ?

S’inscrire sur le Portail ne prend que quelques minutes. Avant de vous inscrire, veuillez vérifier que vous disposez bien des informations suivantes :

  • N° de SIRET de votre entreprise, 
  • Votre adresse courriel, qui vous servira à vous connecter,
  • L’adresse postale de votre entreprise.

Une fois ces informations en votre possession, vous êtes prêt à commencer votre inscription en vous rendant sur le portail Chorus Pro https://chorus-pro.gouv.fr/ et en cliquant sur la rubrique « Créer votre compte ».

L’inscription de votre structure se fera en 2 étapes :

  • 1ère étape : Création de votre compte utilisateur
  • 2nde étape : Création de la fiche structure de votre organisation

 

En tant que créateur de votre structure dans Chorus Pro, vous avez le rôle de « gestionnaire principal » vis-à-vis de cette structure. Vous pouvez donc la mettre à jour ou autoriser d’autres utilisateurs à l’utiliser pour émettre des factures. Pour ce type d’actions, il vous faudra aller dans le menu « Activités du gestionnaire » apparu dans l’entête du portail Chorus Pro.

 

+ Comment émettre ses factures sur Chorus Pro ?

Trois grands modes d’émission de factures sont disponibles sur Chorus Pro : Portail, EDI et API.

 

^ Le mode Portail

Le mode Portail consiste à déposer ou saisir vos factures directement sur le Portail Chorus Pro. Plus d’informations sur les modalités de dépôt ou de saisie des factures en mode Portail sont disponibles sur le site de la Communauté Chorus Pro.

 

^ Le mode EDI

L’EDI (Échange de Données Informatisées) permet d’échanger des flux standardisés de données entre plusieurs systèmes d’information.

La transmission en mode EDI permet notamment l’automatisation de l’envoi des factures et l’implémentation des flux retours qui acheminent les statuts des flux et des factures.

Cette transmission en mode EDI peut avoir lieu :

  • En émettant directement ses flux vers la solution Chorus Pro,
  • En émettant ses flux via un opérateur de dématérialisation

Pour plus d’informations sur le mode EDI, retrouver sur la communauté Chorus Pro notamment des notices expliquant :

  • Les différents types de flux (en émission et en réception)
  • Les modalités d’utilisation des feuilles de style
  • Les comptes rendus d’intégration
  • Le flux annuaire FAR0037

 

Le processus de raccordement en EDI ainsi qu’un planning des différents travaux à mettre en place sont également mis à disposition ici.

 

 

^ Le mode API

Le mode API (Application Programming Interface) est un ensemble de requêtes mis à disposition des structures utilisatrices de Chorus Pro pouvant être exécutées à partir d’un SI externe à Chorus Pro.

Ce mode dit « service » permet aux partenaires d’intégrer l’ensemble des fonctionnalités offertes par la solution mutualisée-Chorus Pro dans leur propre système d’information.

Pour accéder aux différentes API Chorus Pro, il est nécessaire de créer un compte utilisateur technique. C’est par ce compte technique que pourront se connecter à Chorus Pro l’ensemble des SI externes. Plus de détails sur la création d’un compte utilisateur technique sont disponibles sur le site de la Communauté Chorus Pro.

De même, vous y trouverez l’ensemble des API mises à disposition pour notamment déposer ou saisir vos factures ou bien pour télécharger l’annuaire des structures destinatrices. Chaque API y est ainsi décrite et est accompagnée d’exemples de requêtes en entrée et sortie de Chorus Pro.

 

+ Comment suivre le traitement de vos factures

Chorus Pro vous permet de prendre connaissance de l’état du traitement de vos factures en temps réel. Cette traçabilité est permise par l’affichage de statuts pour chaque facture émise. Ces statuts sont mis à jour par le destinataire au fil du traitement des factures reçues.

Statut Fait générateur
Emission des factures par le fournisseur Brouillon Le facture a été saisie mais non envoyée donc toujours modifiable
Déposée La facture a été envoyée à Chorus Pro
En cours d’acheminement La facture est en cours d’acheminement depuis Chorus Pro vers le destinataire.
Réception des factures fournisseurs par le destinataire Mise à disposition La facture a été transmise au destinataire.
Complétée Les pièces-jointes demandées ont été ajoutées à une facture « suspendue »
Renvoi des factures par le destinataire aux fournisseurs A recycler La facture est renvoyée en raison d’une erreur de destinataire. Le fournisseur peut changer le SIRET/Code service et le numéro d’engagement juridique sans changer le numéro de facture et renvoyer la facture au nouveau destinataire.
Suspendue Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Dans ce cas, une intervention est attendue du fournisseur qui peut ensuite compléter les pièces-jointes et renvoyer la facture. La facture passe alors au statut « complétée ».
Rejetée La facture est rejetée par le service destinataire (ex : données de facturation erronées…). Dans ce cas, une confirmation est attendue du fournisseur. Le fournisseur doit émettre une nouvelle facture.
Avancement du traitement des factures par le destinataire Service fait Le service fait a été constaté et le destinataire peut désormais procéder à la liquidation et au mandatement. Ce statut est facultatif.
Mandatée La facture a été traitée par le destinataire (sous la forme d’un mandat ou d’une demande de paiement) et peut désormais être transmis au comptable. Ce statut est facultatif.
Mise à disposition comptable La facture a été reçue par le comptable public. Ce statut est facultatif.
Comptabilisée La facture a été validée par le comptable. Ce statut est facultatif.
Mise en paiement L’ordre de virement a été envoyé à la Banque de France par le comptable public. Le virement interviendra quelques jours plus tard. Ce statut est renvoyé systématiquement par les structures publiques dont la comptabilité est gérée par Hélios et par les services de l’Etat.

 

^ En mode Portail

En mode Portail, vous pourrez retrouver le statut de vos factures via les onglets « Synthèse » et « Recherche » de votre espace « Factures émises » :

  • La synthèse vous permet d’afficher les factures sur lesquelles une action est attendue de votre part. Il s’agit de votre « liste de travail ».
  • La recherche vous permet de retrouver toutes vos factures en indiquant un ou plusieurs critères de recherche.

Un guide utilisateur présentant les modalités de suivi d’une facture en mode Portail est disponible ici.

 

^ En mode EDI

L’émission de factures via Chorus Pro en mode EDI permet de recevoir des flux retours informant du statut des flux et des factures émises. L’exploitation de ces flux retours par le SI du fournisseur est optionnelle. En effet, la visualisation des factures intégrées et le suivi de leur traitement par le destinataire sont également possibles via le Portail et l’espace Factures émises dédié.

Toutefois, seuls les flux retours permettent d’informer le fournisseur du motif d’une éventuelle non-intégration de ses factures dans Chorus Pro. Il est important de noter que l’exploitation de ces flux retours permet une automatisation de l’évolution des statuts des factures dans le SI du fournisseur, facilitant ainsi le suivi et le pilotage du recouvrement.

Lorsque le fournisseur transmet ses factures via un opérateur de dématérialisation, c’est ce dernier qui reçoit les flux retours émis par Chorus Pro. Il est chargé de les renvoyer vers le fournisseur selon les modalités définies avec lui.

 

^ En mode API

Le suivi des factures émises en mode API peut-être réalisé grâce aux services « RechercherFactureParFournisseur » et « ConsulterHistoriqueFacture » . Le premier service permet à un fournisseur de connaître le statut actuel d’une facture qu’il a au préalable émis, le second service permet lui de connaître le statut courant ainsi que l’ensemble des précédents statuts d’une facture en particulier.

Tout comme sur le Portail, il est également possible de rechercher l’ensemble des factures sur lesquelles une action du fournisseur est nécessaire. Cette recherche est réalisable avec le service « RechercherFactureATraiterParRecipiendaire ».

 

+ Comment contacter le support technique ou votre client public ?

Chorus Pro vous permet de contacter le support technique pour toute question grâce à la fonctionnalité « mes sollicitations ». Ce système sécurisé et rapide d’échange, vous permettra également de contacter vos clients publics lorsque vous rencontrez un problème relatif à une facture émise. La saisie d’une sollicitation au support ou à vos  clients publics est disponible en mode API et en mode  Portail.

 

^ En mode Portail

Contacter le support technique

3 possibilités s’offrent à vous pour contacter le support de Chorus Pro :

  • Vous pouvez poser votre question à l’avatar ClaudIA disponible en haut de chaque page;

Présentation de l'ensemble des boutons proposé dans la conversation Claudia

  • Vous pouvez également émettre une sollicitation dans l’espace « sollicitations émises » du portail ou en cliquant sur « Nous contacter » en bas de page.

 

 

 

 

 

Contacter vos clients publics
Afin de contacter vos clients publics sur le Portail, vous pouvez saisir une sollicitation dans l’espace « sollicitations émises ». Vous pouvez contacter un client public uniquement lorsque vous souhaiter échanger avec lui à propos d’une facture émise au préalable. Le numéro de cette facture vous sera demandé lors de la saisie de la sollicitation, et le champ destinataire lui sera automatiquement renseigné.

 

^ En mode API

La saisie de sollicitation est également disponible en mode API pour les fournisseurs souhaitant implémenter cette fonctionnalité. Les services « Saisir sollicitation » et « Rechercher sollicitations émises » permettent ainsi de saisir une sollicitation et de rechercher l’ensemble des sollicitations qui ont été précédemment émises.

D’autres services liés à l’émission de sollicitation sont également disponibles, pour plus d’informations je vous invite à parcourir la rubrique « Sollicitations » de la page API Chorus Pro du site de la communauté.

 

+ Autres documents importants

 

Communiquez vos données de facturation sur les bons de commande envoyés à vos fournisseurs

Les structures publiques doivent communiquer leurs  codes services et/ou numéros d’engagement sur les bons de commande envoyés à leurs fournisseurs.

Les structures publiques ont la possibilité de rendre obligatoire le renseignement du code service et/ ou du numéro d’engagement sur les factures émises par les fournisseurs.  Cette option est paramétrée dans la fiche structure. Le cas échéant, il est nécessaire de communiquer ces informations aux fournisseurs.

Les émetteurs de factures peuvent identifier les clients publics qui exigent le renseignement des paramètres de facturation  (code service et/ou numéro d’engagement juridique) dans l’annuaire des structures publiques de Chorus Pro.

 

Recycler ou suspendre une facture : une alternative au rejet pour les entités publiques

Entités publiques, ne rejetez plus les factures de vos fournisseurs si vous pouvez l’éviter. Le rejet entraîne obligatoirement l’émission d’une nouvelle facture par le fournisseur, processus long et coûteux.

Comment faire pour éviter de rejeter une facture ?

  • Si vous constatez une erreur sur les données d’acheminement (SIRET, code service ou numéro d’engagement) mentionnées sur la facture : vous devez alors employer le statut dédié « à recycler ». Dès lors que ce statut est apposé à la facture, le fournisseur devra modifier l’une des trois informations. Il pourra ensuite renvoyer sa facture tout en conservant le même numéro.

 

  • Lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes: vous devez appliquer le statut « suspendue ». Dans ce cas, une confirmation est attendue du fournisseur qui peut ensuite compléter les pièces jointes et renvoyer la facture pour un nouveau traitement de votre part.

 

En dernier recours (données de facturation erronées, erreur dans les montants, etc), vous pouvez utiliser le statut «rejeté ».

Fournisseurs en mode Portail ou API : optimisez votre organisation dans Chorus Pro

Dans Chorus Pro, chaque entreprise, association ou structure publique est matérialisée sous la forme d’une fiche structure selon la règle : 1 fiche structure = 1 SIRET. Pour certaines raisons (existence de filiales, utilisation de plusieurs SIRET), il est possible pour une même organisation de disposer de plusieurs fiches structures sur Chorus Pro.

Pour plus de détails, accéder au guide "Créer une fiche structure".

 

Chaque individu qui souhaite utiliser Chorus Pro peut créer son propre compte utilisateur. Il peut ensuite demander des droits d’accès à une structure, soit à s’y « rattacher ». Plusieurs utilisateurs peuvent être rattachés à chaque fiche structure pour notamment :

  • déposer ou consulter des factures émises dans le cas des fournisseurs
  • consulter et traiter des factures reçues dans le cas des destinataires publics.

 

Ces utilisateurs peuvent être hiérarchisés au sein de la structure Chorus Pro selon 3 profils : utilisateur simple, gestionnaire secondaire et gestionnaire principal. Les gestionnaires peuvent accéder à des fonctions complémentaires d’administration de la structure.

Pour plus de détails, accéder au guide "Activité du gestionnaire".

 

Afin de modéliser votre organisation interne dans Chorus Pro (ex : secteur RH, secteur comptabilité, etc.), vous pouvez segmenter votre structure en créant des départements appelés « Services ». Les services sont un bon moyen de compartimenter votre structure et d’assurer une imperméabilité entre les différents émetteurs de factures. Par exemple, les utilisateurs du service A ne pourront pas consulter les factures émises par le service B*. Ce cloisonnement permis par les services se traduit également dans les notifications envoyées par Chorus Pro sur le traitement en cours des factures émises ou reçues : les utilisateurs ne seront notifiés que pour les factures les concernant.

 

*Un utilisateur peut être habilité à un ou plusieurs services (ex : afin de ne lui donner de la visibilité que sur certaines factures)

Traitement des statuts des factures pour les entités publiques dont la comptabilité est tenue dans Hélios

La mise à jour des statuts des factures reçues par les entités publiques permet d’informer les fournisseurs de l’avancement du traitement de leurs factures.

 

 

Les entités publiques dont la comptabilité est tenue dans Hélios doivent modifier les statuts des factures reçues dans Chorus Pro avant que celles-ci soient transmises au comptable.

 

En effet, l’application Hélios remet à Chorus Pro de façon automatique les statuts suivants :

  • « Mise à disposition comptable » à la réception du mandat dans Hélios,
  • « Mise en paiement » à la mise en paiement du mandat.

 

Si l’ordonnateur modifie le statut de la facture dans Chorus Pro après l’avoir envoyée au comptable, cela risque d’entrainer une incohérence dans l’enchainement des statuts de la facture (exemple : passage au statut « mandatée » après le statut « mise en paiement »).

 

Dans le cas spécifique d’une modification de statut dans Chorus Pro visant à retourner la facture à l’émetteur, cette action est nécessairement de la responsabilité de l’ordonnateur.

 

 

Fournisseurs: comment collecter les paramètres de facturation de vos clients publics

Si 95% des structures publiques n'exigent ni code service ni numéro d'engagement lors de l'envoi d'une facture sur Chorus Pro, 5% demandent ces informations sous peine de rejet de vos factures.

La collecte des données de facturation s'organise en trois étapes:

  • Identifier les SIRET de vos clients publics dans l'annuaire Chorus Pro. Ces SIRET doivent être au statut "actif".
  • Recenser les structures exigeant un code service et/ ou un numéro d'engagement en consultant l'annuaire Chorus Pro.
  • Contacter directement les structures publiques exigeant un tel paramétrage afin d'obtenir les informations nécessaires à l'envoi de vos factures.

 

Vous possédez à présent toutes les données pour que vos factures soit acceptées et payées par vos clients.

 

Actualiser le paramétrage de votre compte Chorus Pro

Vous avez créé votre compte utilisateur Chorus Pro, ou bien votre demande de rattachement à un nouvel espace a été acceptée.

A présent, vous souhaitez envoyer une facture à partir de votre nouveau compte ou sur votre nouvel espace, mais vous n'y parvenez pas. Pourquoi?

Suite à la création ou à la modification du paramétrage d'un compte utilisateur, déconnectez-vous puis reconnectez-vous afin de mettre à jour le compte et activer les nouvelles fonctionnalités.

 

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