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Témoignage de Stéphane PASTOR Chef de projet Commande Publique Grand Enov+

Publié le 22/09/2022
AIFE : Pouvez-vous nous présenter le programme « Commande Publique Grand Est » : ses missions, son financement et votre rôle en son sein ?

Stéphane Pastor : Grand E-Nov+ est l’agence d’innovation et de prospection internationale du Grand Est, née sous l’impulsion et avec le soutien de la Région Grand Est et de la Chambre de Commerce et d’Industrie du Grand Est.

L’agence contribue au développement et au rayonnement de la région Grand Est en France comme à l’international, en guidant les entreprises et les territoires dans leurs projets de transformation et d’innovation comme d’implantation d’entreprises.

L’agence pilote également Scal’Enov, programme d’accélération de start-up pour les accompagner vers leur premier million d’euros de chiffre d’affaires.

Enfin, deux autres programmes, Grand Testeur et Commande Publique Grand Est viennent compléter les missions de Grand Enov+.

Grand Testeur a été conçu pour faciliter la collaboration entre collectivités d’une part et entreprises innovantes du Grand Est d’autre part, par le biais de l’expérimentation.

Enfin, Grand Enov+ coordonne et anime le « Réseau Commande Publique Grand Est » (www.commandepublique-grandest.fr), dont la mission est d’accompagner les entreprises et les acheteurs publics sur tous les aspects de la commande publique. Ce réseau regroupe de nombreux partenaires : l’Etat, la région Grand Est, la CCI Grand Est, la CMA Grand Est, la CRESS, la Chambre d’Agriculture Grand Est, bpifrance, et les agences de développement économique du Grand Est ainsi que la Banque des Territoires.

 

AIFE : quelles ont été vos actions autour de Chorus Pro ?

S.Pastor : Le Réseau Commande Publique Grand Est a mis en place 18 « Points Infos Commande Publique» sur tout le territoire pour renseigner les entreprises et artisans sur tous les aspects de la commande publique. Chorus Pro est évidemment l’un de sujets qui y est traité. Nous organisons beaucoup d’évènements : webinaires, ateliers, séances de coaching, rencontres acheteurs… Concernant Chorus Pro, nous avons organisé de nombreux webinaires de prise en main de l’outil et nous continuons de le faire. Au cours de ces webinaires destinés aux entreprises, nous invitons souvent une collectivité qui explique son usage, sa mise en œuvre de Chorus Pro. Ce sont très majoritairement des TPEs, beaucoup d’entreprises artisanales qui assistent à ces webinaires. Depuis 2017, et jusqu’à la crise sanitaire nous organisions régulièrement des ateliers en présentiel pour sensibiliser les fournisseurs au dépôt de leurs factures sur Chorus Pro.

Autre activité autour de Chorus Pro, nous assurons le support technique de premier niveau auprès des entreprises de notre région à travers nos 18 Points Infos, qui sont autant de points d’entrée pour répondre aux problématiques liées à l’utilisation de l’outil. Nous avons, par exemple, accompagné récemment de nombreuses entreprises sur les problématiques de changement de gestionnaire. Lorsque nous sommes face à des questions trop pointues auxquelles nous ne pouvons répondre, nous accompagnons alors les entreprises dans leur sollicitation du support de l’AIFE.

Nous assurons ce qu’on peut qualifier de « support de premier niveau » sur Chorus Pro.

 

AIFE : quel est, au vu de votre expérience, votre regard sur les apports au sein des entreprises de Chorus Pro ?

S.Pastor : Au vu des centaines d’entreprises que nous avons accompagnées sur Chorus Pro, la vraie amélioration apportée par Chorus Pro porte sur les délais de paiement, et sur une plus grande fluidité du circuit de facturation.  Je connais beaucoup d’entreprises qui ont été réfractaires à l’arrivée de Chorus Pro car cela bouleversait leurs habitudes, leurs process. Mais ces mêmes entreprises, aujourd’hui, ne voudraient absolument plus faire marche arrière, car elles ont intégré le process Chorus Pro dans leurs méthodes de travail et qu’au final les délais de paiement de leurs factures à leurs clients publics se sont raccourcis.

 

AIFE : et les principales difficultés avec Chorus Pro et les points d’amélioration ? Est-ce les mêmes aujourd’hui qu’hier ?

S.Pastor : le sujet qui reste aujourd’hui le plus difficile est clairement l’ergonomie de la plateforme même si elle s’est améliorée. Pour les entreprises d’une certaine taille, ou qui sont matures sur le sujet du numérique, ces difficultés sont vite gommées. Mais pour certains artisans ou TPE déjà peu enclins au numérique de manière générale, pour qui se créer une adresse mail est déjà compliqué, Chorus Pro est un obstacle qu’ils pensent insurmontable. Ils ignorent parfois ce qu’est une facture PDF et comment en produire une. Pour eux, utiliser Chorus Pro reste une vraie difficulté. Il y a un vrai travail de fond, de terrain, à réaliser auprès de ce tissu d’entreprises de mise à niveau des compétences numériques. La problématique est bien plus large que le seul sujet Chorus Pro.

 

AIFE : vous êtes également très actif, au-delà de Chorus Pro, sur l’ensemble de la dématérialisation de la commande publique. Que faites-vous exactement et ce sujet est-il assez connu des entreprises ?

S.Pastor : La dématérialisation a effectivement révolutionné les pratiques de la commande publique, mais on peut dire que depuis 2018, la majorité des entreprises se sont approprié les nouveaux outils. Pour faciliter plus encore l’accès des PME et TPE à la commande publique, nous avons déployé la plateforme Apoge.org, qui est un agrégateur de marchés publics à l’échelle du Grand Est. On y retrouve l’ensemble des consultations publiées par les acheteurs publics du Grand Est mais aussi leurs prévisions de marchés. Aujourd’hui nous regardons évidemment de très près ce qui se fait au niveau national par la DAE, la DAJ et l’AIFE dans le cadre de la TNCP (avec Approch et PLACE notamment).

Enfin, nous avons aussi mis en place une Charte Régionale de la Commande Publique pour favoriser les bonnes pratiques des acheteurs publics et pour faire de la commande publique un outil de relance économique suite à la crise sanitaire.

 

AIFE : l’obligation de facturation électronique va s’étendre en 2024 à la facturation électronique B2B. Quel est votre regard sur le degré de connaissance des entreprises et de leur préparation à cette évolution ?

S.Pastor : la plupart des entreprises n’ont pas conscience de la réforme qui arrive et de son impact sur leurs process. Beaucoup pensent que 2026 ou même 2024, c’est encore loin et, comme pour Chorus Pro, beaucoup attendront le dernier moment, quand elles seront au pied du mur. La difficulté est de les faire mieux anticiper et prendre conscience qu’elles doivent se préparer dès aujourd’hui à cette révolution.

De plus, le principal écueil dépasse largement le seul sujet de facture électronique : c’est l’accès au numérique qui va poser problème pour les toutes petites entreprises qui n’ont parfois même pas d’outil informatique. Je pense par exemple à des maraîchers, à des petits producteurs qui vendent en circuit court. Certains établissent encore leurs factures sur une souche papier à la livraison et ne sont pas en capacité de délivrer une facture électronique. Je connais des fournisseurs de produits alimentaires qui ont arrêté de livrer des collèges à la mise en place de Chorus Pro car ils ne voulaient pas investir dans un outil informatique. Demain, cela ne sera plus possible avec la généralisation de la facturation électronique et c’est pour ces toutes petites entreprises, ces petits artisans, que va résider, selon moi, la principale difficulté. Il y aura un vrai rôle pour notre Réseau, pour les CCI, les CMA, mais aussi les experts-comptables qui devront aider les plus petites entreprises à franchir cette étape numérique.

 

AIFE : vous avez accepté de co-animer le collège "tiers institutionnels" du club Chorus Pro lancé par l’AIFE fin 2020, puis de représenter ce même club au sein de l’Instance de Pilotage Mutualisé (IPM), l’instance de gouvernance des évolutions de Chorus Pro. Pour quelles raisons et avec quels objectifs ?

S.Pastor : le sujet m’intéresse depuis le début. C’est très enrichissant d’échanger et d’être au cœur de l’instance de gouvernance et de relayer les difficultés des entreprises, de pouvoir modestement influer sur les prises de décision, afin de faire évoluer l’outil.

Au regard de tous les retours que j’ai dans ma position privilégiée d’observateur et de conseil aux entreprises sur Chorus Pro, je peux aussi apporter ainsi mon regard de terrain et être le porte-parole des utilisateurs.

Témoignage de Julien CESARO

Témoignage de Julien CESARO, responsable service client et logistique de Smith & Nephew, grande entreprise britannique, fournisseur de matériel médical et utilisateur Chorus Pro.

 

AIFE : pouvez-vous nous présenter Smith & Nephew et votre rôle ?
Julien Cesaro : en France nous sommes 250 salariés, avec principalement un réseau commercial et le support technique médical. Au niveau mondial, Smith & Nephew réalise 5 milliards de dollars Chiffre d’Affaires et compte 16 000 salariés, ce qui la classe comme l’une des plus grandes entreprises du domaine.

Nous utilisons Chorus Pro depuis son lancement, ayant de nombreux clients au sein de l’administration hospitalière. À titre plus personnel, j’ai rejoint assez récemment Smith & Nephew après avoir mis en place puis utilisé Chorus Pro au sein d’un autre très grand fournisseur de ce même secteur médical.

 

AIFE : comment est utilisé Chorus Pro chez Smith & Nephew ?

J.Cesaro : compte tenu de nos volumes importants de commandes (plus de 10 000 par mois), nous envoyons nos factures à Chorus Pro en EDI, via les services de l’un des grands opérateurs de dématérialisation du marché.

 

AIFE : vous avez personnellement plus de 5 années de recul sur l’utilisation de Chorus Pro. Pour vous qu’est-ce que Chorus Pro a changé le plus ?
J.Cesaro: Chorus Pro a fortement contribué à fluidifier les échanges entre les clients publics et les fournisseurs. Chorus Pro apporte, au-delà du service technique d’échange de factures, une garantie en étant un « tiers de confiance » entre clients et fournisseurs. Par exemple, la réception des factures et plus généralement toute la traçabilité permise par le service sont des éléments qui sont devenus incontournables, grâce à Chorus Pro. La relation avec nos clients s’en trouve donc grandement améliorée.

De plus, la facturation électronique permet une baisse des coûts et un gain de temps dans la transmission, ce qui contribue à diminuer les besoins en fonds de roulement et à renforcer notre compétitivité.

Enfin la facture électronique a aussi un impact environnemental positif en supprimant le besoin d’impression des papiers.

 

AIFE : vous avez accepté de co-animer le collège "fournisseurs" du club Chorus Pro lancé par l’AIFE fin 2020. (lien : https://lab.chorus-pro.gouv.fr) puis de représenter ce même club au sein de l’Instance de Pilotage Mutualisé (IPM), l’instance de gouvernance des évolutions de Chorus Pro. Pour quelles raisons et avec quels objectifs ?
J.Cesaro : même si Chorus Pro apporte déjà beaucoup aux entreprises, il est possible aller plus loin et d’améliorer encore la qualité de la relation entre clients et fournisseurs. C’est la raison de mon investissement personnel au sein du club Chorus Pro.

Le travail fait actuellement au sein de l’IPM sur l’amélioration de la gestion des rejets en est une parfaite illustration. La prochaine version de Chorus Pro introduira plus de flexibilité dans les échanges entre clients et fournisseurs quand une facture est jugée non conforme (mis en statut « rejeté » dans la plateforme) et une meilleure compréhension de la cause du rejet.

 

AIFE : l’obligation de facturation électronique va s’étendre en 2024 à vos clients privés à travers la facturation électronique B2B. Quels sont votre regard et votre degré de préparation à cette évolution ?
J.Cesaro : au sein de Smith & Nephew, la facturation auprès de clients privés et publics est à peu près équivalente. On a donc déjà fait en quelque sorte 50% du chemin avec Chorus Pro. L’objectif est d’avoir un seul process unique de facturation, quel que soit le client. La fluidification des échanges avec nos clients et tous les avantages que nous avons déjà constatés avec le secteur public grâce à Chorus Pro sera naturellement étendue à tous nos clients. Nous sommes donc tout à fait satisfaits de la mise en place de cette réforme et nous allons bien entendu continuer plus que jamais à fonctionner en EDI.

 

AIFE : l’obligation de facturation électroniqueB2B inclut aussi une nouvelle dimension, le e-reporting. Quel est votre regard sur le sujet ?
J.Cesaro : le e-reporting est pour moi un grand point positif de la réforme. Le passage à l’EDI permet de générer des données structurées et très détaillées par typologie de clients et de produits.

La collecte de ces données va pousser les entreprises qui ne l’ont pas encore fait à réfléchir à leur exploitation dans une approche de « big data ».

Illustration article - La parole aux utilisateurs

La parole aux utilisateurs

Immersion dans le nouveau portail de services : entretien avec une cheffe de projet à l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) : Béatrice Chapuis

 

  • Pouvez-vous vous présenter ?

Je suis cheffe de projet au sein de la division Chorus Pro de l’Agence pour l’Information Financière de l’Etat.

 

  • Quel est votre rôle dans le projet du portail de services Chorus Pro ?

J’ai participé à la conception et aux expérimentations du portail de services. Comme le nouveau portail de services reprend des données du Chorus Pro actuel, j’ai travaillé aussi sur toute la partie migration des données. Ce chantier a nécessité des répétitions sur différents environnements pour valider la qualité des données reprises.

J’ai aussi travaillé avec les autres divisions de l’Agence (Infrastructures, système d’Echanges, UX et qualité WEB, Support, Accompagnement, Recette et Intégration).  Ce travail collaboratif avec tous ces acteurs est très intéressant et enrichissant car chacun apporte sa compétence et contribue à la réussite du projet.

 

  • Pouvez-vous nous décrire l’origine du projet et pourquoi il a été mis en place ?

En 2020, à la suite d’une étude, nous avons constaté que la plateforme Chorus PRO nécessitait une maintenance trop importante. La solution a été la refonte de l’architecture de la plateforme. Celle-ci devait être plus robuste, plus résiliente et plus élastique pour améliorer la stabilité et envisager plus facilement des extensions de périmètres fonctionnels. C’est là que le nouveau portail de services Chorus Pro est né.

 

  • Quels sont les principaux bénéfices pour les utilisateurs ?

Le nouveau portail de services est plus ergonomique, l’accessibilité est facilitée. La connexion sur le portail offre l’accès aux différentes applications disponibles aux utilisateurs sans qu’il ne soit nécessaire de se reconnecter.

L’avantage de ce portail est d’être plus évolutif pour intégrer de nouvelles fonctionnalités tout en garantissant la disponibilité de la plateforme.

 

  • Quels sont vos conseils pour s’approprier plus rapidement ce nouveau portail ?

La navigation étant intuitive, il ne faut pas hésiter à aller dans les différentes pages pour découvrir les fonctionnalités. D’autre part, sur chaque page, à gauche, il est proposé un lien ‘Accéder à la documentation’, en cliquant sur le lien, une documentation dédiée à la page est disponible.

 

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La parole aux utilisateurs

En cette fin d’année, Sandra H., responsable de pôle dans un centre de formation, nous livre son retour d’expérience sur Chorus Pro.

 

 

- Bonjour Sandra, Quels sont vos clients publics ?

 

Nous travaillons avec des collectivités territoriales.

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

 

J’ai découvert Chorus Pro lors de ma prise de poste au début d’année 2021.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

 

C’est essentiellement la pratique qui m’a permis d’appréhender Chorus Pro, ainsi que les formations proposées par l’AIFE.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

 

Les classes virtuelles m’ont permis de mieux comprendre le cycle de vie des factures, et de connaître la démarche pour traiter les factures rejetées par les clients publics.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

 

J’utilise principalement l’outil pour me conformer aux dispositions du Code la Commande Publique, mais cela me permet également d’avoir une meilleure vision sur le suivi des factures.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

 

Les webinaires permettent de découvrir les fondamentaux et de se constituer de solides bases sur l’utilisation de Chorus Pro, je recommanderais donc aux débutants de les suivre avant de s’auto-former.

 

Illustration de l'article "La parole aux utilisateurs"

La parole aux utilisateurs

Sophie L, comptable en cabinet d’expertise comptable nous partage son expérience d’utilisation de Chorus Pro.

- Quels sont vos clients publics ?

Nous travaillons avec des communautés de communes, des mairies, des associations, des campings municipaux…

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai connu Chorus Pro par le biais de ma famille qui travaille dans les services administratifs de plusieurs instituts de recherche. Ils m’ont sensibilisée au sujet depuis plusieurs mois.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

J’ai été sollicitée par mon employeur pour aider à envoyer les factures de nos différentes entités car je suis très à l’aise avec l’outil informatique. Partant de cette demande, je me suis investie pour maîtriser l’outil, avec en ligne de mire la future intégration de la facturation électronique pour le secteur privé.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

La possibilité de poser des questions directement à un interlocuteur et d’accentuer les explications sur un point en particulier. Par ailleurs, le fait de pouvoir échanger sur différentes problématiques et de bénéficier de l’expérience des autres participants a été très appréciable. Il est plus aisé de discuter avec un nombre restreint de personnes que dans la « foule » des utilisateurs sur un webinaire.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

Une plongée dans le futur car, une fois n’est pas coutume, l’administration a été pionnière dans la mise en place de la facturation électronique, et l’outil est à mon sens plutôt réussi ! Le secteur privé pourra suivre un process similaire pour mettre en place ce mode de transmission des factures. Les cabinets d’expertise comptable devront, à mon sens, accompagner encore davantage leurs clients, souvent peu à l’aise avec l’informatique.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

Je recommanderais de participer aux webinaires et aux classes virtuelles, et de chercher sur le site de la Communauté Chorus Pro. Tous les tutoriels et supports sont très bien faits.

 

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La parole aux utilisateurs

Ce mois-ci, Estelle H., assistante administrative dans un bureau d’études du bâtiment, a accepté de nous partager son témoignage sur l’utilisation de Chorus Pro.

 

- Quels sont vos clients publics ?

Nous travaillons avec différents types de clients publics : des établissements publics de santé, des collectivités (communes, départements et régions), des bailleurs sociaux…

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

Nous avons commencé à utiliser Chorus Pro il y a moins d’un an, suite à une communication de l’un de nos clients publics qui nous a indiqué qu’il était nécessaire de passer par cet outil pour le facturer.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

J’ai participé à plusieurs webinaires qui m’ont permis de bien appréhender le fonctionnement de Chorus Pro, et bien sûr, la pratique sur l’outil me permettra de parfaire mon appropriation.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

Je n’ai pas encore eu l’occasion d’en suivre une pour l’instant mais je prévois de le faire prochainement afin de pouvoir échanger en direct avec un formateur et poser mes questions.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

Chorus Pro permet un gain de temps non négligeable pour les fournisseurs. Il permet aussi de disposer d’une procédure simplifiée pour la facturation, et le fait de pouvoir suivre le traitement des factures dans l’outil est un réel plus.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

Je leur conseillerais de s’inscrire aux webinaires, qui offrent une bonne première approche de cet outil.

 

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La parole aux utilisateurs

Ce mois-ci, Anne E., assistante gestion comptable dans la fonction publique territoriale, nous partage son ressenti sur l’utilisation de Chorus Pro.

 

- Bonjour Anne, vous utilisez Chorus pro depuis un moment, qui sont vos clients publics ?

 

Nous travaillons essentiellement avec des mairies et des sociétés d’économie mixte.

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

 

J’ai découvert Chorus Pro à l’occasion de ma première prise de poste en tant que compte, en 2016.

 

 - Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

 

J’ai pu m’appuyer sur mes collègues qui m’ont partagé leurs connaissances de l’outil ainsi que leurs bonnes pratiques. J’ai également utilisé la documentation présente sur le site de la Communauté Chorus Pro.

 

- Avez-vous eu l’occasion de participer à des classes virtuelles ? Que vous ont – elle apportées ?

 

Les classes virtuelles m’ont permis de bien comprendre le processus global et d’apprendre des astuces pour optimiser l’utilisation de Chorus Pro.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

 

Chorus Pro permet d’avoir un suivi de l'avancement des factures du marché, d’assurer la rapidité de la réception des factures. Enfin, Chorus Pro offre la possibilité de correspondre avec les différents acteurs lors du traitement des factures.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutant sur Chorus Pro ?

 

Je leur conseillerais de profiter du dispositif d’accompagnement mis en place par l’AIFE : participer aux webinaires et aux classes virtuelles, et consulter la documentation sur la Communauté Chorus Pro.

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