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La parole aux utilisateurs

Immersion dans le nouveau portail de services : entretien avec une cheffe de projet à l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) : Béatrice Chapuis

 

  • Pouvez-vous vous présenter ?

Je suis cheffe de projet au sein de la division Chorus Pro de l’Agence pour l’Information Financière de l’Etat.

 

  • Quel est votre rôle dans le projet du portail de services Chorus Pro ?

J’ai participé à la conception et aux expérimentations du portail de services. Comme le nouveau portail de services reprend des données du Chorus Pro actuel, j’ai travaillé aussi sur toute la partie migration des données. Ce chantier a nécessité des répétitions sur différents environnements pour valider la qualité des données reprises.

J’ai aussi travaillé avec les autres divisions de l’Agence (Infrastructures, système d’Echanges, UX et qualité WEB, Support, Accompagnement, Recette et Intégration).  Ce travail collaboratif avec tous ces acteurs est très intéressant et enrichissant car chacun apporte sa compétence et contribue à la réussite du projet.

 

  • Pouvez-vous nous décrire l’origine du projet et pourquoi il a été mis en place ?

En 2020, à la suite d’une étude, nous avons constaté que la plateforme Chorus PRO nécessitait une maintenance trop importante. La solution a été la refonte de l’architecture de la plateforme. Celle-ci devait être plus robuste, plus résiliente et plus élastique pour améliorer la stabilité et envisager plus facilement des extensions de périmètres fonctionnels. C’est là que le nouveau portail de services Chorus Pro est né.

 

  • Quels sont les principaux bénéfices pour les utilisateurs ?

Le nouveau portail de services est plus ergonomique, l’accessibilité est facilitée. La connexion sur le portail offre l’accès aux différentes applications disponibles aux utilisateurs sans qu’il ne soit nécessaire de se reconnecter.

L’avantage de ce portail est d’être plus évolutif pour intégrer de nouvelles fonctionnalités tout en garantissant la disponibilité de la plateforme.

 

  • Quels sont vos conseils pour s’approprier plus rapidement ce nouveau portail ?

La navigation étant intuitive, il ne faut pas hésiter à aller dans les différentes pages pour découvrir les fonctionnalités. D’autre part, sur chaque page, à gauche, il est proposé un lien ‘Accéder à la documentation’, en cliquant sur le lien, une documentation dédiée à la page est disponible.

 

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En cette fin d’année, Sandra H., responsable de pôle dans un centre de formation, nous livre son retour d’expérience sur Chorus Pro.

 

 

- Bonjour Sandra, Quels sont vos clients publics ?

 

Nous travaillons avec des collectivités territoriales.

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

 

J’ai découvert Chorus Pro lors de ma prise de poste au début d’année 2021.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

 

C’est essentiellement la pratique qui m’a permis d’appréhender Chorus Pro, ainsi que les formations proposées par l’AIFE.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

 

Les classes virtuelles m’ont permis de mieux comprendre le cycle de vie des factures, et de connaître la démarche pour traiter les factures rejetées par les clients publics.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

 

J’utilise principalement l’outil pour me conformer aux dispositions du Code la Commande Publique, mais cela me permet également d’avoir une meilleure vision sur le suivi des factures.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

 

Les webinaires permettent de découvrir les fondamentaux et de se constituer de solides bases sur l’utilisation de Chorus Pro, je recommanderais donc aux débutants de les suivre avant de s’auto-former.

 

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La parole aux utilisateurs

Sophie L, comptable en cabinet d’expertise comptable nous partage son expérience d’utilisation de Chorus Pro.

- Quels sont vos clients publics ?

Nous travaillons avec des communautés de communes, des mairies, des associations, des campings municipaux…

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai connu Chorus Pro par le biais de ma famille qui travaille dans les services administratifs de plusieurs instituts de recherche. Ils m’ont sensibilisée au sujet depuis plusieurs mois.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

J’ai été sollicitée par mon employeur pour aider à envoyer les factures de nos différentes entités car je suis très à l’aise avec l’outil informatique. Partant de cette demande, je me suis investie pour maîtriser l’outil, avec en ligne de mire la future intégration de la facturation électronique pour le secteur privé.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

La possibilité de poser des questions directement à un interlocuteur et d’accentuer les explications sur un point en particulier. Par ailleurs, le fait de pouvoir échanger sur différentes problématiques et de bénéficier de l’expérience des autres participants a été très appréciable. Il est plus aisé de discuter avec un nombre restreint de personnes que dans la « foule » des utilisateurs sur un webinaire.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

Une plongée dans le futur car, une fois n’est pas coutume, l’administration a été pionnière dans la mise en place de la facturation électronique, et l’outil est à mon sens plutôt réussi ! Le secteur privé pourra suivre un process similaire pour mettre en place ce mode de transmission des factures. Les cabinets d’expertise comptable devront, à mon sens, accompagner encore davantage leurs clients, souvent peu à l’aise avec l’informatique.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

Je recommanderais de participer aux webinaires et aux classes virtuelles, et de chercher sur le site de la Communauté Chorus Pro. Tous les tutoriels et supports sont très bien faits.

 

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La parole aux utilisateurs

Ce mois-ci, Estelle H., assistante administrative dans un bureau d’études du bâtiment, a accepté de nous partager son témoignage sur l’utilisation de Chorus Pro.

 

- Quels sont vos clients publics ?

Nous travaillons avec différents types de clients publics : des établissements publics de santé, des collectivités (communes, départements et régions), des bailleurs sociaux…

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

Nous avons commencé à utiliser Chorus Pro il y a moins d’un an, suite à une communication de l’un de nos clients publics qui nous a indiqué qu’il était nécessaire de passer par cet outil pour le facturer.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

J’ai participé à plusieurs webinaires qui m’ont permis de bien appréhender le fonctionnement de Chorus Pro, et bien sûr, la pratique sur l’outil me permettra de parfaire mon appropriation.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

Je n’ai pas encore eu l’occasion d’en suivre une pour l’instant mais je prévois de le faire prochainement afin de pouvoir échanger en direct avec un formateur et poser mes questions.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

Chorus Pro permet un gain de temps non négligeable pour les fournisseurs. Il permet aussi de disposer d’une procédure simplifiée pour la facturation, et le fait de pouvoir suivre le traitement des factures dans l’outil est un réel plus.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

Je leur conseillerais de s’inscrire aux webinaires, qui offrent une bonne première approche de cet outil.

 

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Ce mois-ci, Anne E., assistante gestion comptable dans la fonction publique territoriale, nous partage son ressenti sur l’utilisation de Chorus Pro.

 

- Bonjour Anne, vous utilisez Chorus pro depuis un moment, qui sont vos clients publics ?

 

Nous travaillons essentiellement avec des mairies et des sociétés d’économie mixte.

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

 

J’ai découvert Chorus Pro à l’occasion de ma première prise de poste en tant que compte, en 2016.

 

 - Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

 

J’ai pu m’appuyer sur mes collègues qui m’ont partagé leurs connaissances de l’outil ainsi que leurs bonnes pratiques. J’ai également utilisé la documentation présente sur le site de la Communauté Chorus Pro.

 

- Avez-vous eu l’occasion de participer à des classes virtuelles ? Que vous ont – elle apportées ?

 

Les classes virtuelles m’ont permis de bien comprendre le processus global et d’apprendre des astuces pour optimiser l’utilisation de Chorus Pro.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

 

Chorus Pro permet d’avoir un suivi de l'avancement des factures du marché, d’assurer la rapidité de la réception des factures. Enfin, Chorus Pro offre la possibilité de correspondre avec les différents acteurs lors du traitement des factures.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutant sur Chorus Pro ?

 

Je leur conseillerais de profiter du dispositif d’accompagnement mis en place par l’AIFE : participer aux webinaires et aux classes virtuelles, et consulter la documentation sur la Communauté Chorus Pro.

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