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illustration de la bonne pratique sous traitance cotraitance

La sous-traitance ou la cotraitance sont des dispositifs qui permettent de répondre ou d'exécuter une commande publique à plusieurs.

 

Dans la sous-traitance, une entreprise confie à une autre l'exécution d'une partie de ses prestations. Il est a noter que seul le sous-traitant de 1er rang peut prétendre au paiement direct par le service financier, à condition d'avoir la validation du titulaire.

En revanche, dans la cotraitance, plusieurs entreprises mutualisent leurs moyens professionnels, techniques et financiers pour exécuter le marché cible. On parle de groupement « conjoint » lorsque chaque cotraitant dépose ses propres factures dans Chorus Pro, avec validation obligatoire de chacune d'elle par le mandataire.
On parle de groupement solidaire lorsque le mandataire dépose les factures pour le compte de l'ensemble des entreprises du groupement.

 

Prérequis au dépôt de facture

Pour pouvoir déposer une facture, toute entreprise doit avoir une « structure » dans Chorus Pro. Pour valider les factures des sous-traitants et cotraitants, les titulaires et mandataires doivent ajouter l’espace « Factures à valider » à leurs structures. En effet, c’est dans cet espace qu’ils recevront les factures des sous-traitants et cotraitants qu’ils devront viser.

 

Circuit d’une facture avec validation

Une fois la facture envoyée au fournisseur par le sous-traitant ou le cotraitant via l'espace facture émise, celle-ci doit être validée par le fournisseur titulaire ou mandataire selon qu'il s'agisse d'une sous-traitance ou une cotraitance. Le fournisseur la transmet ensuite à son tour au service financier afin que la facture soit mise en paiement.

Schéma descriptif du circuit de validation d'une facture émise par un sous-traitant ou un cotraitant

 

Pour déposer une facture de sous-traitance / cotraitance :

  1. Cliquer sur l’onglet « Facture émise » puis sur l’onglet « Dépôt de facture »Présentation de l'espace "Facture émise" et de l'onglet "Dépôt facture"
  2. Importer votre facture dans Chorus Pro à l’aide de l’icône « Télécharger»
  3. Choisir le cadre de facturation correspondant à votre demande de paiement :
    • A9 : Dépôt d’une facture par un sous-traitant
    • A12 : Dépôt de facture par un cotraitant

 

Ecran descriptif des cadres de facturation lors d'un dépôt de facture par un sous-traitant ou un cotraitant

 

Après l'analyse de votre fichier PDF, le système pré-alimente les champs pour lesquelles les informations sont reconnues. Vous pouvez ensuite compléter ou modifier ces données si nécessaire.

  • Pour une facture de sous-traitance ou cotraitance, vous devrez saisir, en plus du SIRET du destinataire de la facture (entité publique), le SIRET du mandataire ou titulaire selon le cas
  • Rajouter les pièces jointes nécessaires au paiement de votre facture
  • Une fois que toutes les vérifications sont faites, cliquer sur « Valider et envoyer »

 

Ecran descriptif des champs du destinataire de la facture

 

Pour envoyer une facture de sous-traitance / cotraitance :

Cliquer sur « confirmer et envoyer » sur la fenêtre de « Confirmation d’envoi ». Vous avez réussi votre dépôt !

Un page de récapitulatif confirme que votre facture a bien été envoyée au titulaire ou mandataire de votre choix.

Vous pouvez y exporter le certificat de dépôt, visualiser la facture, ou suivre l’avancement de son traitement dans Chorus Pro.

 

Si vous souhaitez de plus amples informations sur la gestion des factures simples dans le cadre des marchés de cotraitance ou sous-traitance, rendez-vous sur la page dédiée de la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

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