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INTRODUCTION

Ce guide utilisateur est destiné au gestionnaire principal ou secondaire d'une structure et présente les fonctionnalités suivantes :

  • Gestion des demandes de rattachement aux structures
  • Gestion des demandes d'abonnement aux espaces
  • Rattachement d'un utilisateur à l'initiative du gestionnaire
  • Réinitialisation du mail d'activation d'un utilisateur
  • Transfert du rôle du gestionnaire principal
  • Modification du SIRET de la structure
  • Accès à l'historique des actions effectuées par le gestionnaire
  • Accès aux rejets de flux

ACTIVITES DU GESTIONNAIRE

Pour pouvoir utiliser les différentes fonctionnalité de Chorus Pro, l’utilisateur doit être rattaché à la structure sur laquelle il doit intervenir. Chaque structure est d’abord créée puis gérée et paramétrée par un gestionnaire principal qui a la charge de valider les demandes de rattachement/abonnement de ses utilisateurs.

Pour accéder à ces fonctionnalités, cliquez sur l’espace « Activités du gestionnaire » :

L’écran de synthèse ci-dessous s’affiche. Cet écran permet, en tant que gestionnaire principal ou secondaire, d’accéder aux fonctionnalités suivantes :

A. Gérer les demandes de rattachement à des structures/services

B. Gérer les demandes d’abonnement à des espaces

C. Rechercher et modifier des structures. Rattacher un utilisateur à la structure

D. Obtenir l’historique des actions exécutées par le gestionnaire

E. Gérer et rechercher des utilisateurs par structure (en particulier en cas de demande de renvoi du courriel d’activation par un utilisateur en dehors de CPP)

F. Exporter les utilisateurs pour avoir une meilleure visibilité des habilitations

 

Dans le bloc Les demandes de rattachement à une structure :

Il est possible de :

Consulter la liste des services associés à la structure auxquels l’utilisateur souhaite être habilité (s’il existe des services dans la structure) ;

Accéder à la demande et la valider ;

Refuser la demande ;

 

ou en sélectionnant les cases à cocher, il est possible de valider/refuser plusieurs demandes à la fois.

 

Les actions « Valider » et « Refuser » (de façon unitaire ou en masse) déclenchent un courriel de notification informant l’utilisateur du changement d’état de sa demande de rattachement à la structure ou au service souhaité.

Après avoir cliqué sur l’icône Valider, l’écran ci-dessous s’affiche (cas d’une demande de rattachement à une structure sans service) :

Le gestionnaire peut alors consulter la demande de rattachement qui comprend :

  • Les informations sur la structure et sur l’utilisateur demandeur.
  • Le commentaire saisi par l’utilisateur.

Après avoir consulté la demande, le gestionnaire a la possibilité de modifier le rôle de l’utilisateur, dans le bloc Utilisateur (gestionnaire secondaire ou utilisateur simple).

Une fois son choix effectué, le gestionnaire peut :

Valider la demande ;

 Refuser la demande;

Revenir vers l'écran synthèse de l'espace Activité du gestionnaire.

 

Dans le cas d’une structure avec des services, la demande présente la liste des services actifs de la structure :

La colonne « Statut du rattachement »  permet de visualiser l'état de la demande de rattachement de l'utilisateur à la structure :

  • Le statut « Validé » rappelle les services auxquels l’utilisateur est déjà rattaché ;
  • L’absence de statut concerne les services auxquels l’utilisateur n’est pas rattaché et ou pour lesquels il n’a pas demandé de rattachement.

Coche sélectionLes services auxquels l’utilisateur est déjà rattaché sont cochés, grisés et non modifiables.

Si l’utilisateur a choisi de cliquer sur l’icône Refuser, la fenêtre ci-dessous s’affiche :

L’utilisateur renseigne le motif du refus et clique sur le bouton pour confirmer le refus de la demande de rattachement.

Définition : Un espace représente un ensemble de fonctionnalités (ex : factures reçues, factures émises). L’accès aux espaces dépend du statut de l’utilisateur (gestionnaire principal, secondaire ou utilisateur simple).

Principe : Le rattachement à une structure permet d’accéder aux espaces par défaut suivants :

On distingue deux niveaux de manipulation :

  • à l’échelle de la structure (pour un ou plusieurs services de la structure);
  • à l’échelle des utilisateurs de la structure (pour un utilisateur particulier).

 

Une demande d’abonnement peut être émise :

  • automatiquement suite au paramétrage de la structure par le gestionnaire ;
  • manuellement par l’utilisateur s’il souhaite avoir accès à un espace spécifique.

Dans le bloc Les demandes d’abonnement aux espaces ci-dessous :

Vous pouvez :

Consulter la liste des espaces auxquels l’utilisateur souhaite avoir accès ;

Accéder à la demande et la valider ;

Refuser la demande ;

En sélectionnant les cases à cocher, il est possible de Valider ou Refuser plusieurs demandes à la fois.

Les actions « Valider » et « Refuser » (unitaires ou en masse) déclenchent un courriel de notification pour informer l’utilisateur du changement d’état de sa demande d’abonnement à un espace sur la structure ou le service.

Après avoir cliqué sur l’icône Valider, l’écran ci-dessous s’affiche :

Le gestionnaire peut alors consulter la demande d’abonnement qui comprend :

A - Les informations sur la structure concernée et l’utilisateur demandeur.

B - La liste des espaces demandés avec le service. Pour chaque espace est précisé si :

C - La demande porte sur tous les services ou un service en particulier;

D - L’accès est par défaut en modification (pour créer et modifier les factures, sollicitations..);

E - Les commentaires éventuellement saisis par l’utilisateur.

Une fois la demande consultée, le gestionnaire a la possibilité de :

A - Modifier si besoin les droits d’accès aux espaces demandés en décochant « Modification » pour les limiter à la "Consultation";

B - Ajouter un commentaire.

Cliquer sur Valider pour confirmer la demande.

Si l’utilisateur a choisi de cliquer sur le bouton Refuser, la fenêtre ci-dessous s’affiche :

Le gestionnaire renseigne le motif du refus et clique sur le bouton pour valider le refus de la demande de rattachement.

Plusieurs cas de figure peuvent être rencontrés pour le rattachement d'un utilisateur à une structure à l'initiative du gestionnaire :

  • Rattachement d'un utilisateur ayant un compte Chorus Pro
  • Rattachement d'un utilisateur n'ayant pas de compte Chorus Pro
  • Rattachement d'un utilisateur technique

Les modes opératoires sont développés dans les chapitres ci-dessous.

Deux solutions permettent de procéder au rattachement d’un utilisateur sur la structure :

  • Depuis le bloc « Mes structures»
  • Depuis le bouton « Rechercher Utilisateur »

a) Depuis le bloc « Mes structures » :

Dans le bloc Mes structures ci-dessous :

Cliquez sur afin de consulter/modifier la structure souhaitée.

La page de consultation de la structure s’ouvre. L’utilisateur doit accéder au bloc Utilisateurs rattachés à la structure ci-contre :

  Cliquez sur le bouton "Rattacher un utilisateur" afin de rattacher un nouvel utilisateur à la structure.

La page de recherche d’un utilisateur s’affiche :

Le gestionnaire doit saisir au moins un critère pour lancer la recherche ou plusieurs critères afin d’effectuer une recherche plus précise.

Cliquez sur le bouton Rechercher afin de faire apparaître les résultats de la recherche.

Cochez la case pour sélectionner l’utilisateur à rattacher à la structure.

Cliquer sur le bouton Valider. L’écran de rattachement s’affiche alors :

Le gestionnaire doit alors :

A. Sélectionner le rôle de l’utilisateur : Gestionnaire secondaire, utilisateur simple.

B. Saisir la date de début de validité du rattachement.

C. Saisir un commentaire.

Gérer les habilitations aux services :

D. Soit en cochant Rattacher à la structure si l’utilisateur intervient sur toute la structure.

E. Soit en cochant uniquement les services concernés si l’utilisateur n’intervient que sur une partie de la structure.

Cliquez sur Valider pour confirmer la demande de rattachement.

 

b) Depuis le bouton « Rechercher Utilisateur »

A partir de l’écran de synthèse de l'espace « Activités du gestionnaire », le gestionnaire peut rechercher des utilisateurs par structure.

Cliquez sur le bouton ,la fenêtre ci-dessous s’affiche :

Il est alors possible de renseigner des critères de recherche :

- Concernant l’utilisateur : Nom, Prénom, Adresse de connexion, Statut.

- Concernant la structure : Désignation et service.

Cliquez ensuite sur le bouton « Rechercher ».

L’utilisateur peut également effectuer une nouvelle recherche en cliquant sur le bouton "Réinitialiser"

Après avoir cliqué sur le bouton « Rechercher », le résultat de la recherche s’affiche dans le tableau ci-dessous :

Pour chaque utilisateur de cette liste il est possible de :

  • Afficher la liste de toutes les structures pour lesquelles l’utilisateur est rattaché.
  • Modifier l’utilisateur
  • Accéder à la demande de rattachement pour la traiter
  • Envoyer un courriel d’activation de compte aux utilisateurs dont le statut est « En cours d’activation » .
  • Renvoyer un second courriel d’activation de compte aux utilisateurs sélectionnés dont le statut est « En cours d’activation » .
  • Exporter un fichier CSV contenant les principales informations des utilisateurs sélectionnés

Le gestionnaire de la structure peut créer lui-même le compte de la personne qu’il souhaite rattacher à sa structure.

Dans l'onglet "Activités du gestionnaire", bloc "Mes structures", cliquez sur l'icône (crayon) vous permettant d'accéder ) l'écran de modification de la structure.

Dans le bloc « Utilisateurs rattachés à la structure » cliquez sur Rattacher un utilisateur. L’écran de recherche apparaît alors :

 

Saisir au moins un critère puis cliquez sur le bouton Rechercher.

    Cliquez ensuite sur le bouton Créer le compte utilisateur qui n'est alors plus grisé et devient accessible.

L’écran de saisie d’un nouvel utilisateur s’affiche. Renseignez tous les champs obligatoires (indiqués par un astérisque) puis cliquez sur  Créer un nouvel utilisateur  pour valider votre saisie.

Certaines structures ont fait le choix de raccorder leur système d’information à Chorus Pro en utilisant le mode API.

Afin de rendre le raccordement effectif, le gestionnaire principal doit créer et rattacher ce nouvel utilisateur, appelé utilisateur technique, à la structure.

 

a) Créer un utilisateur technique

Dans l’espace "Activités du gestionnaire", éditez la structure.  Dans le bloc "Utilisateurs rattachés à la structure", cliquez sur le bouton Créer un utilisateur technique (seul le gestionnaire principal a accès à cette fonctionnalité).

Saisissez l’adresse électronique de l’utilisateur et cliquez sur le bouton Créer l'utilisateur technique.

Attention, l’adresse électronique de connexion peut différer de l’adresse électronique de contact.

Contactez votre département informatique ou votre éditeur de solution informatique afin de connaître les informations à renseigner.

Vous avez la possibilité, en cliquant sur Exporter les informations de connexion, d'ouvrir/enregistrer le récapitulatif de création de compte utilisateur technique au format PDF.

 

b) Réinitialiser le mot de passe de l'utilisateur technique

Si le compte utilisateur technique est déjà créé, le gestionnaire principal a la possibilité de réinitialiser son mot de passe.

Cliquez sur Réinitialiser le mot de passe (utilisateur technique).

Un message de confirmation apparait. Cliquez sur Confirmer.

Point d’attention : Veillez à informer votre responsable informatique de la réinitialisation du mot de passe ou votre éditeur (si votre raccordement est géré par un éditeur). En effet, toute modification non prise en compte dans vos systèmes de bloquer les appels API.

AUTRES FONCTIONNALITES

A partir de l’espace « Activités du gestionnaire », le gestionnaire peut rechercher des utilisateurs par structure.

  Cliquez sur le bouton « Rechercher un utilisateur » qui se trouve en bas de l’écran.

La fenêtre ci-dessous s’affiche :

Il est alors possible de renseigner des critères de recherche :

- Concernant l’utilisateur : Nom, Prénom, Adresse de connexion, Statut.

- Concernant la structure : Désignation et service.

   Cliquez ensuite sur le bouton « Rechercher ».

  L’utilisateur peut également effectuer une nouvelle recherche en cliquant sur le bouton "Réinitialiser".

Après avoir cliqué sur le bouton « Rechercher », le résultat de la recherche s’affiche dans le tableau ci-dessous :

Vous pouvez ensuite, grâce aux fonctionnalités suivantes :

     Modifier l'utilisateur

    Accéder à la demande de rattachement pour la traiter

    Envoyer un courriel d’activation de compte aux utilisateurs dont le statut est « En cours d’activation » .

     Supprimer unitairement le rattachement à la structure. La suppression peut également s’effectuer en masse   en cochant la case la case à cocher    puis en cliquant sur le bouton « Supprimer rattachements ». La suppression des rattachements ne peut s’effectuer qu’au niveau de la structure, pas au niveau des services.

   Renvoyer un second courriel d'activation de compte aux utilisateurs sélectionnés dont le statut est "en cours d'activation".

   Exporter un fichier CSV contenant les principales informations des utilisateurs sélectionnés

A- Le gestionnaire souhaite conserver son accès à Chorus Pro

Le gestionnaire va supprimer le rattachement à la structure et choisir le nouveau gestionnaire principal : le gestionnaire restera rattaché à la structure, mais en tant qu’utilisateur simple.

Il doit se rendre dans l’onglet Mon compte puis au bloc Mes rattachements aux structures.

Cliquez sur l’un des 2 boutons ci-contre :

  Valider ou

  Supprimer le rattachement

Une page de confirmation s’affiche :

Sélectionnez la structure concernée en cochant la case correspondante, puis cliquer sur le bouton Valider .

La page ci-dessous s’ouvre :

Vous devez alors désigner le gestionnaire principal en renseignant l’identifiant de connexion de l’utilisateur.

Il est possible d’effectuer une recherche en cliquant sur Rechercher un utilisateur

Cliquez sur le bouton Valider afin de confirmer ce choix.

 

B- Le gestionnaire ne souhaite pas conserver son accès à Chorus Pro (uniquement pour les structures privées et les structures publiques ne passant pas par le PIGP)

Le gestionnaire va désactiver le gestionnaire principal et choisir le nouveau gestionnaire principal de sa (ses) structure(s).

Dans l’onglet Mon compte, cliquer sur le bouton Désactiver mon compte.

 

Un message de confirmation s’affiche pour informer l’utilisateur :

  • Qu’il pourra réactiver son compte dans un délai de 60 jours,
  • Qu’il doit désigner un nouveau gestionnaire principal pour toutes les structures dont il est gestionnaire principal.

Cliquez sur le bouton Désigner un nouveau gestionnaire principal.

L’écran ci-dessous s’affiche :

Vous avez alors la possibilité de désigner le nouveau gestionnaire pour toutes les structures dont vous êtes le gestionnaire principal ou uniquement pour certaines d’entre elles.

Saisissez l’adresse de connexion du nouveau gestionnaire puis cliquez sur « Valider ». Vous pouvez également le rechercher grâce à la loupe.

Lorsqu’une entité privée change de SIRET, le gestionnaire doit dupliquer la structure associée sur Chorus Pro. Dans l’espace « Activités du gestionnaire », modifiez la structure en question en cliquant sur le crayon.

  1. Cliquez ensuite sur le bouton "Modifier l’identifiant".
  2. Une fenêtre s'ouvre vous invitant alors à confirmer l’action. Cliquez sur « Continuer ».

Saisissez le nouveau numéro de SIRET dans le champ « Identifiant » puis cliquez sur « Continuer ».

 

 

Toutes les données seront reprises excepté le mandat de facturation et le compte utilisateur technique, le numéro PACAGE, le régime social, le numéro de TVA intracommunautaire et les informations de raccordement.

L'ancienne structure est alors désactivée. Les factures émises ou reçues avant la désactivation peuvent toutefois être consultées et traitées.

Une nouvelle information apparaît dans l’écran de consultation de la fiche structure : il s’agit de l’identifiant de la structure d’origine permettant ainsi de faire le lien avec la structure dupliquée.

 

Lors de la modification de la structure, un message d'avertissement apparaît si aucun mandat de facturation n'est présent. Le message précise que pour les mémoires de frais de justice et les demandes de remboursement TIC, le mandat de facturation n'est pas obligatoire.

Message souscription à un mandat de facturation

Dès lors, vous avez la possibilité de Souscrire à un mandat de facturation ou Continuer sans mandat de facturation. Ce message s'affichera à chaque modification de la structure.

Dans l'espace "Activités du gestionnaire", le bloc "Historique" liste l’ensemble des actions réalisées sur la structure (liste des abonnements traités, liste des rattachements traités).

En cliquant sur l'icône    ,  le gestionnaire peut consulter le détail d’une demande de rattachement à une structure ou des services.

La colonne Commentaires précise l’action effectuée par le gestionnaire :

  • Validation du rattachement/de l'abonnement : demande de rattachement ou d’abonnement acceptée ;
  • Refus du rattachement : demande de rattachement refusée ;
  • Désactivation de l'abonnement  : demande d’abonnement désactivée (statut généré automatiquement après la suppression d'un rattachement à une structure) ;
  • Suppression du rattachement : rattachement supprimé.

Un bouton « Accéder aux rejets EDI » est disponible depuis l’écran d’accueil connecté.

Cette fonctionnalité, visible uniquement des gestionnaires principaux et secondaires, permet d’accéder aux rejets des demandes de paiement émises par flux; ceux-ci pouvant être :

  • En mode EDI ou via TDT (Tiers De Télétransmission)
  • En mode API
  • En mode portail via l’onglet « Dépôt factures » de l’espace « Factures émises » pour les formats XML et PDF/A3

 

Après avoir cliqué sur le bouton, l’écran suivant s’affiche :

Il est alors possible de télécharger un ou plusieurs fichiers pour avoir le détail des demandes de paiements émises via un flux et qui ont été rejetés par Chorus Pro.

Le fichier CSV contient les motifs de rejet ainsi que des informations telles que la désignation de la structure émettrice, la date de dépôt, le numéro de la demande de paiement, etc.

Les fichiers générés dont la date de création est supérieure à 15 jours sont purgés.

Tutoriel

Dernière mise à jour : avril 26, 2019  

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