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NOTIONS CLES DE CHORUS PRO

> Les fiches structures de la sphère publique ont été créées automatiquement dans Chorus Pro à partir :

  • Du référentiel CCL de la DGFiP pour les entités publiques dont la comptabilité est tenue dans Hélios,
  • De la collecte des informations auprès des Etablissements Publics locaux d’Enseignement (EPLE) et des Etablissements Publics Nationaux (EPN).

Si vous souhaitez ajouter une nouvelle structure, vous devez en faire la demande en créant une sollicitation dans Chorus Pro (veuillez vous référer au guide « Demande de création ou de désactivation des structures publiques » sur https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/)

> L'accès à Chorus Pro et la création de compte peut s'effectuer de deux manières :

  • Par le PIGP (seul point d'entrée autorisé pour les gestionnaires principaux et secondaires)
  • Directement sur Chorus Pro (pour les utilisateurs simples)

Seuls les correspondants dématérialisation de la Direction Générales des Finances Publiques sont habilités à créer ou à supprimer un compte utilisateur sur le PIGP.

Pour ajouter de nouveaux utilisateurs ou en supprimer, vous devez vous adresser à votre comptable public afin qu’il transmette votre demande au correspondant dématérialisation de la Direction Départementale ou Régionale (DDFIP ou DRFIP).

Il existe trois types d’utilisateurs avec des droits différents selon leur profil :

PARAMETRER UNE FICHE STRUCTURE

Pour accéder aux fonctionnalités de Chorus Pro, vous devez être rattaché à la structure sur laquelle vous devez intervenir.

A partir de l’écran d’accueil, cliquez sur « Mon compte ».

 

Vérifiez dans le bloc « Mes rattachements aux structures » le ou les structures auxquelles vous êtes rattaché et le « rôle » qui vous est attribué pour chacune d’elles.

Plusieurs cas sont possibles :

a) La structure n’existe pas dans Chorus Pro : créez une sollicitation

b) La structure existe mais vous n’avez pas le rôle de gestionnaire principal : rapprochez-vous du gestionnaire principal actuel pour demander un transfert de rôle.

c) Vous êtes le gestionnaire principal mais vous souhaitez déléguer ce rôle à un autre utilisateur : voir le chapitre suivant.

d)Vous êtes utilisateur simple et vous souhaitez avoir un rôle de gestionnaire secondaire : veuillez vous rapprocher du gestionnaire principal de la structure concernée.

   L’icône « Consulter la structure » permet d’accéder à la fiche structure.

a) Vous souhaitez conserver votre accès à Chorus Pro

Vous devez supprimer le rattachement à la structure et choisir le nouveau gestionnaire principal. Vous resterez rattaché à la structure, mais en tant qu’utilisateur simple.

A partir de l’espace « Mon compte », dans le bloc « Mes rattachements aux structures ».

Cliquez sur l’un des 2 boutons ci-contre :        ou

Une fenêtre de confirmation s’ouvre :

Sélectionnez la structure concernée en cochant la case correspondante. Puis cliquez sur le bouton « Valider ».

La page  ci-dessous s’affiche :

Vous devez alors désigner le gestionnaire principal en renseignant l’identifiant de connexion de l’utilisateur.

Il est possible d’effectuer une recherche en cliquant sur  

Cliquez sur le bouton      afin de confirmer ce choix.

Point d’attention: dans Chorus Pro, pour une structure publique, le transfert de rôle d’un gestionnaire principal vers un autre est limité aux utilisateurs ayant un compte PIGP (Portail Internet de la Gestion Publique). Ce fonctionnement est valable pour toutes les structures publiques à l’exception de l’Etat et des structures MOA uniquement.

 

b) Vous ne souhaitez pas conserver votre accès à Chorus Pro

(uniquement pour les structures publiques ne passant pas par le PIGP)

Dans l’espace « Mon compte », cliquez sur le bouton « Désactiver mon compte ».

Un message de confirmation s’affiche alors pour informer l’utilisateur :

  • Qu’il pourra réactiver son compte dans un délai de 60 jours,
  • Qu’il doit désigner un nouveau gestionnaire principal issu du PIGP pour toutes les structures dont il est gestionnaire principal.

 

  Cliquez sur le bouton « Désigner un nouveau gestionnaire principal ».

Seul le gestionnaire principal ou secondaire a la possibilité de modifier les données de la structure. Le paramétrage de la fiche structure peut se faire à partir des espaces « Mon compte » ou « Activités du gestionnaire ».

 

Dans le bloc « Mes rattachements aux structures », ou « Mes structures », cliquez sur l’icône      vous permettant d’accéder à la fiche structure.

L’écran « Modification de la structure » s’affiche.

Point d’attention :

Les boutons « Recevoir les cycles de vie EDI », « Est émetteur de flux EDI » et « Demande de raccordement active » sont cochés automatiquement par Chorus Pro quand fiche de raccordement EDI est validée.

 

Bloc « Adresse postale du siège » :

Seuls les champs suivants sont pré-remplis mais restent modifiables :

  • « Code postal »,
  • « Ville » et « Pays ».

Vous pouvez renseigner les champs :

  • « Adresse » professionnelle (obligatoire),
  • « Complément d’adresse 1 et 2 »,
  • « Téléphone »,
  • « Fax ».

L’intérêt de définir des services est de :

  • Répartir le travail au sein d’une même organisation,
  • Restreindre l’habilitation des utilisateurs à un périmètre donné.

Chaque service est identifié par un code et un libellé :

  • Il ne peut exister deux services avec le même code au sein d’une même structure.
  • La définition des codes et des libellés est à la charge de chaque entité publique.
  • Un même code service (même codification) peut néanmoins être créé sur plusieurs structures différentes.

Pour chaque structure publique, il est possible de rendre obligatoire la saisie du code service par le fournisseur sur la facture :

  • Cette option est à paramétrer par l’entité publique dans sa fiche structure.
  • Un fournisseur ne pourra saisir dans la zone « Code Service » que des codes existants et actifs sur la structure (un contrôle d’existence s’applique systématiquement sur la zone).
  • Seul le service FACTURES_PUBLIQUES qui sert à la facturation intra sphère publique est créé par défaut dans Chorus Pro.
  • Lors de la modification d'une fiche structure par le gestionnaire, si la case "le code service doit être renseigné par le fournisseur" est cochée, les données saisies ne seront validées que si un service autre que FACTURES_PUBLIQUES existe sur la structure.

Point d’attention : si le code service est obligatoire, il doit être communiqué aux fournisseurs.

Bloc « Services » :

Le bloc service est initialisé avec un service FACTURES_PUBLIQUES par défaut. Ce dernier sert à la réception des factures en provenance des autres structures publiques et n’est pas modifiable.

Il est possible de :

   Modifier les informations d’un service (autre que FACTURES_PUBLIQUES),

   Supprimer les services en cochant la case correspondante,

   Ajouter des services : la création de services permet de restreindre l’habilitation des utilisateurs sur un périmètre donné.

Après avoir cliqué sur le bouton « Ajouter des services », renseignez dans le bloc «Informations générales», les champs suivants :

  • Le code,
  • Le libellé du service,
  • La description,
  • Le statut (passera automatiquement en « actif » si la date de début de validité est égale à la date du jour).

Dans le bloc « Paramètres » :

  • les champs « Date de création » et « Date de modification » sont mis à jour automatiquement lors de la création et de la modification du service.
  • Date de début de validité (obligatoire) : permet de définir la date à laquelle le service sera actif.
  • Date de fin de validité : permet de définir la date à laquelle le service ne sera plus actif.

  Cochez l'option « le numéro d'engagement est obligatoire »   pour rendre obligatoire la saisie du numéro d'engagement par le   fournisseur pour ce service en particulier.

   Cliquez sur « Enregistrer ».

Point d’attention : Le nombre de caractères pouvant être saisis dans les champs « code » et « libellé du service » est limité à 100.

Après avoir cliqué sur le bouton « Enregistrer », deux nouveaux blocs apparaissent. Cliquez sur le « + » pour les déplier.

 

  • Dans le bloc « Liste des Espaces », il est possible de paramétrer les espaces au niveau du service créé.
  • Dans le bloc « Utilisateurs rattachés au service », il est possible de rattacher des utilisateurs à ce service.

Cliquez sur le bouton       « Valider » pour confirmer la création du service ou sur le bouton       pour « Valider et créer un autre service ».

Un espace représente un ensemble de fonctionnalités. Exemple : « Factures reçues », « Sollicitations reçues ». L’accès aux espaces dépend du rôle de l’utilisateur : gestionnaire principal, secondaire ou utilisateur simple.

Avant votre premier rattachement à une structure, vous n’avez accès qu’à l’espace « Mon Compte » .

Après rattachement à une structure, les espaces suivants apparaissent par défaut :

 

Bloc « Espaces » :

  Cliquez sur le bouton « Ajouter des espaces ». L’écran ci-dessous s’affiche :

 

L’utilisateur peut cocher :

Dans le bloc « Services »

  • Soit la case « Tous les services » pour gérer les espaces au niveau de la structure. Tous les espaces ouverts sur la structure seront alors accessibles à tout nouveau service.
  • Soit la case correspondant au service concerné pour gérer les espaces au niveau d’un ou plusieurs services en particulier.

Dans le bloc « Liste des espaces demandés pour les services sélectionnés » :

  • La colonne «Consultation» donne à l’utilisateur la possibilité de consulter les objets de cet espace (factures, sollicitations…) .
  • La colonne « Modification »permet à l’utilisateur de modifier/traiter les objets de cet espace (factures, sollicitations,…) .

    Cliquez sur le bouton « Valider ».

Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres espaces à la structure.

Après avoir cliqué sur le bouton « Valider », l’espace ajouté est actif et devient visible dans le bandeau supérieur de Chorus Pro pour le(s) gestionnaires de la structure après reconnexion.

Le tableau ci-dessous liste l’ensemble des espaces qui peuvent être ajoutés sur une structure publique :

Bloc « Paramètres » :

> La case « L’entité peut recevoir des données via EDI» est automatiquement cochée et ne peut être décochée par le gestionnaire.

> Quatre paramètres permettent de déterminer les attendus des structures publiques à l’attention des fournisseurs et de préciser les modalités d'utilisation de l'outil par la structure.

Cocher les cases souhaitées pour sélectionner les choix de paramétrage à appliquer :

  • « le statut de « Mise en paiement » n’est pas remonté au fournisseur » : permet de savoir si le destinataire informe ou non ses fournisseurs de la mise en paiement de leurs factures via Chorus Pro; ce paramètre doit être coché si la structure n'est pas en mesure de remonter automatiquement le statut "mise en paiement".
  • « Le code service doit être renseigné par le fournisseur » : permet de rendre obligatoire la saisie du code service par le fournisseur sur chaque facture.
  • « Le numéro d’engagement doit être renseigné par le fournisseur » : permet de rendre obligatoire la saisie de la référence à l’engagement par le fournisseur sur chaque facture envoyée à cette structure.
  • « Le numéro d’engagement ou le code service est obligatoire » : permet de rendre obligatoire au moins l’une des deux informations.

 

 Dans le cas particulier des marchés de travaux, indiquez si la structure est sans MOA, avec MOA ou exclusivement MOA.

Seules les structures de type « publique » peuvent être maîtrise d’ouvrage (MOA).

Bloc « Pièces jointes » :

L’ajout de pièces jointes dans la fiche structure permet aux utilisateurs rattachés à celle-ci d’en disposer rapidement et de les joindre à leur dépôt dans le cas d’une facturation intra-sphère publique (taille maximum 4 Mo).

Les pièces jointes peuvent être des documents contractuels, des modes opératoires ou les pièces justificatives d’une facture.

A partir de ce bloc, pour chaque pièce jointe il est possible de :

A partir de ce bloc, pour chaque pièce jointe il est possible de :

   La télécharger,

   La supprimer,

  Télécharger les pièces jointes pour lesquelles les cases à cocher sont   sélectionnées,

  Supprimer les pièces jointes pour lesquelles les cases à cocher sont   sélectionnées ;

Ajouter des pièces jointes.

Après avoir cliqué sur le bouton « Gestion des pièces jointes », l’écran ci-  dessous s’affiche :

 Cliquez sur le bouton « Parcourir » et sélectionnez la pièce jointe à télécharger à partir du poste de travail.

Renseignez le champ « Désignation » avec le nom de la pièce jointe. Sélectionnez le type de pièce jointe parmi la liste déroulante proposée.

  Cliquez sur le bouton « Ajouter ».

Lorsqu’une entité publique change de SIRET, le gestionnaire doit dupliquer la structure associée sur Chorus Pro. A partir de l’espace « Mon compte » ou « Activités du gestionnaire », dans le bloc « Mes rattachements aux structures »  ou « Mes structures », cliquez sur l’icône permettant d’accéder à la fiche structure.

 

  1. Cliquez ensuite sur le bouton « Modifier l’identifiant ».
  2. Une fenêtre s’ouvre invitant alors à confirmer l’action.Cliquez sur « Continuer ».

 

 

Saisissez le nouveau numéro de SIRET dans le champ « Identifiant » puis cliquez sur « Continuer ».

 

Toutes les données sont reprises excepté le mandat de facturation, le compte utilisateur technique, le numéro PACAGE, le régime social, le numéro de TVA intracommunautaire et les informations de raccordement.

L’ancienne structure est alors désactivée. Les factures émises ou reçues avant la désactivation peuvent toutefois être consultées et traitées.

Une nouvelle information apparaît dans l’écran de consultation de la fiche structure : il s’agit de l’identifiant de la structure d’origine permettant ainsi de faire le lien avec la structure dupliquée.

 

Point d’attention : Pour les collectivités locales, les changements sont gérés automatiquement par transfert d’information de CCL/Bambou. Pour les autres entités publiques, la procédure est celle indiquée ci-dessus.

GERER LES COMPTES UTILISATEURS

A partir de l’espace « Activités du gestionnaire », il est possible de

  • Exporter les données des utilisateurs rattachés à l’ensemble des structures, en cliquant  sur « Exporter utilisateurs »:

  • Rechercher des utilisateurs par structure :

 

Après avoir cliqué sur le bouton « Rechercher un utilisateur », la fenêtre ci-dessous s’affiche :

Il est alors possible de renseigner des critères de recherche :

- Concernant l’utilisateur : Nom, Prénom, Adresse de connexion , Statut.

     - Concernant la structure : Désignation et service.

    Cliquez ensuite sur le bouton « Rechercher ».

    Vous pouvez également effectuer une nouvelle recherche en cliquant sur le bouton ci-contre.

Après avoir cliqué sur le bouton « Rechercher », le résultat de la recherche s’affiche dans le tableau ci-dessous :

 

Vous pouvez ensuite grâce aux fonctionnalités suivantes :

   Modifier les données de l’utilisateur en accédant à son compte

   Accéder à la demande de rattachement pour la traiter (voir chapitre suivant)

Envoyer un courriel d’activation de compte aux utilisateurs dont le statut est « En cours d’activation » .

Renvoyer un second courriel d’activation de compte aux utilisateurs sélectionnés dont le statut est « En cours d’activation » .

   Supprimer unitairement le rattachement à la structure. La suppression peut également s’effectuer en masse en cochant la case la case à cocher   puis en cliquant sur le bouton « Supprimer rattachements ». La suppression des rattachements ne peut s’effectuer qu’au niveau de la structure, pas au niveau des services.

   Exporter un fichier CSV contenant les principales informations concernant les utilisateurs sélectionnés

Les demandes de rattachement à des structures et à des services, s’il en existe sur la structure, effectuées par les utilisateurs peuvent être traitées à partir de l’espace « Activités du gestionnaire », dans le bloc « Les demandes de rattachement à une structure » :

 

Les actions possibles sont les suivantes :

   Consulter la liste des services associés à la structure auxquels l’utilisateur souhaite être habilité (s’il existe des services sur la structure);

     Accéder à la demande et la valider;

    Refuser la demande;

   ou 

En sélectionnant les cases à cocher puis en cliquant sur les boutons correspondants, il est possible de valider/refuser plusieurs demandes à la fois.

Les actions « Valider » et « Refuser » (de façon unitaire ou en masse) déclenchent un courriel de notification informant l’utilisateur du changement d’état de sa demande de rattachement à la structure ou au service souhaité.

Après avoir cliqué sur      « Valider », l’écran ci-dessous s’affiche :

 

Cas d’une structure sans service :

Vous pouvez alors consulter la demande de rattachement qui comprend :

A- Les informations sur la structure

B- Les informations sur l’utilisateur demandeur.

C- Vous avez la possibilité de modifier le rôle de l’utilisateur, dans le bloc « Utilisateur » (gestionnaire secondaire ou utilisateur simple).

D- Le commentaire saisi par l’utilisateur.

E- Une fois son choix effectué, le gestionnaire peut :

   Valider la demande,

    Refuser la demande,

  Revenir à l’écran synthèse de l’espace « Activité du gestionnaire ».

 

Dans le cas dune structure avec des services,  la demande présente la liste des services actifs de la structure :

La colonne « Statut des rattachements » permet de visualiser l'état de la demande de rattachement de l'utilisateur à la structure :

  • Le statut « En cours de validation » permet d’identifier les services auxquels l’utilisateur souhaite se rattacher;
  • Le statut « Validé » rappelle les services auxquels l’utilisateur est déjà rattaché ;
  • L’absence de statut concerne les services auxquels l’utilisateur n’est pas rattaché et pour lesquels il n’a pas demandé de rattachement.

 

  Les services sur lesquels l’utilisateur est déjà rattaché sont cochés, grisés et non modifiables. Par défaut,  les   coches sont activées pour les services aux statuts « en cours de validation » et « validé ».

Si vous avez choisi de cliquer sur l’icône « Refuser », la fenêtre ci-dessous s’affiche :

Vous devez ensuite renseigner le motif du refus et clique sur le bouton   pour confirmer le refus de la demande de rattachement.

Vous pouvez également décider de rattacher un utilisateur à une structure sans qu’il en fasse la demande.

Dans le bloc « Mes structures », cliquez sur l’icône      afin de consulter/modifier la structure souhaitée.

La page de consultation de la structure s’ouvre. Accédez au bloc « Utilisateurs rattachés à la structure » :

  Puis cliquez sur le bouton ci-contre afin de rattacher un nouvel utilisateur à la structure.

La page de recherche d’un utilisateur s’affiche :

Vous devez saisir au moins un critère pour lancer la recherche ou plusieurs critères afin d’effectuer une recherche plus précise.

 Cliquez sur le bouton « Rechercher » afin de faire apparaître les résultats de la recherche.

  Cliquez sur le bouton « Valider ».

L’écran de demande de rattachement s’affiche :

Vous devez alors :

A. Sélectionner le rôle de l’utilisateur :

  • Gestionnaire secondaire,
  • Utilisateur simple

B. Saisir la date de début de validité du rattachement.

C. Saisir un commentaire.

Gérer les habilitations aux services :

D. Soit en cochant « Rattacher à la structure » si l’utilisateur intervient sur toute la structure,

E. Soit en cochant uniquement les services concernés si l’utilisateur n’intervient que sur une partie de la structure.

Cliquez sur « Valider » pour confirmer le rattachement. L’utilisateur est alors informé par mail sur l’adresse électronique de contact qui a été renseignée.

Certaines structures ont fait le choix de raccorder leur système d’information à Chorus Pro en utilisant le mode API. Afin de rendre le raccordement effectif, le gestionnaire principal doit rattacher ce nouvel utilisateur, appelé « utilisateur technique », à la structure.

Si le compte utilisateur du système d’information est déjà créé, le gestionnaire principal a la possibilité de réinitialiser son mot de passe.

Allez dans l’onglet « Mon compte » puis dans le bloc « Mes rattachements aux structures ».

Cliquez sur    pour accéder à la fiche structure concernée, puis cliquez sur "Réinitialiser le mot de passe de l'utilisateur technique".

 

Dans le message de confirmation qui apparaît, cliquez sur « Confirmer » :

Point d’attention: veillez à informer votre responsable informatique de la réinitialisation du mot de passe ou votre éditeur (si votre raccordement est géré par un éditeur). En effet, toute modification non prise en compte dans vos systèmes risque de bloquer les appels API.

Le bloc « Historique » liste l’ensemble des actions réalisées par le gestionnaire sur la structure : liste des abonnements traités, liste des rattachements traités.

En cliquant sur le bouton « loupe » vous pouvez consulter le détail d’une demande de rattachement à une structure ou à des services.

La colonne « Commentaires » précise l’action effectuée :

-  « Validée » : demande de rattachement ou d’abonnement validée ;

-  « Refusée » : demande de rattachement refusée ;

-  « Désactivée » : demande d’abonnement refusée ;

-  « Supprimée » : rattachement supprimé.

L’abonnement à un espace peut être initié par le gestionnaire lors du paramétrage de la structure.

L’utilisateur peut également effectuer une demande dans Chorus Pro pour avoir accès à un espace en particulier.

Dans le bloc « Les demandes d’abonnement aux espaces » ci-dessous :

Vous pouvez, en tant que gestionnaire :

    Consulter la liste des demandes d’abonnement aux espaces des utilisateurs ;

    Accéder à la demande et la valider ;

   Refuser la demande ;

     ou          En sélectionnant les cases à cocher, il est possible de valider ou de refuser   plusieurs demandes à la fois.

Les actions « Valider » et « Refuser » (unitaires ou en masse) déclenchent un courriel de notification pour informer l’utilisateur du changement d’état de sa demande d’abonnement à un espace sur la structure ou le service.

   Après avoir cliqué sur l’icône « Valider » , l’écran ci-dessous s’affiche :

Vous pouvez alors consulter la demande d’abonnement qui comprend :

A. Les informations sur la structure concernée et l’utilisateur demandeur.

B. La liste des espaces demandés avec le service.

Pour chaque espace, il est précisé si :

C. La demande porte sur tous les services ou un service en particulier.

D. L’utilisateur souhaite un accès en consultation (pour visualiser les factures,  sollicitations..) ou en modification (pour  créer et modifier les factures, sollicitations..).

E. Les commentaires éventuellement saisis par l’utilisateur.

Une fois la demande consultée, vous avez la possibilité de :

A. Modifier si besoin les droits d’accès aux espaces demandés en cochant ou en décochant « Consultation » et/ou « Modification ».

B. Ajouter un commentaire.

Cliquez ensuite sur « Valider » pour confirmer la demande.

Si vous avez choisi de cliquer sur l’icône « Refuser », la fenêtre ci-dessous s’affiche :

Renseignez le motif du refus puis cliquez sur le bouton    pour valider le refus de la demande de rattachement.

Pièce-jointe -

Dernière mise à jour : février 13, 2019  

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