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Introduction

Un engagement juridique est l’acte par lequel une structure publique constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense.

Tous les actes contractuels correspondants à cette définition font l’objet d’un engagement juridique quelle que soit leur nature : bon de commande, marché à tranches, bail, etc.

La fonctionnalité Espace Engagements de Chorus Pro permet à une structure émettrice de factures de consulter les engagements émis par l’Etat à son attention.

Dans Chorus Pro, le renseignement de cette référence est obligatoire pour déposer des factures à l’attention de l’Etat. Le renseignement de cette donnée permet d’établir un lien entre la facturation et la commande.

Tous les émetteurs de factures à l’attention de l’Etat peuvent se connecter à Chorus Pro et utiliser l’Espace engagements.

L’Espace engagements permet de visualiser tous les engagements juridiques validés dans le système d’information financière de l’État quelle que soit leur nature (bail, marchés à tranches, bon de commande, etc.).

Pour être consultables dans Chorus Pro, les engagements doivent être au statut commandés dans le système d’information financière de l’État et l’engagement doit être ferme (ex : exclusion des tranches conditionnelles non affermies). Un nouvel engagement créé dans l'application financière de l’État apparaît à J+1 dans l'espace "Engagements" de Chorus Pro.

Point d’attention : Les engagements émis par des structures publiques n’appartenant pas au périmètre État ne sont pas consultables dans l’Espace engagements (collectivités, établissements de santé, opérateurs…).

Pour utiliser l’espace Engagements, il convient de respecter trois prérequis :

  • L’espace Engagements doit être paramétré au niveau de la structure Chorus Pro ;
  • L’émetteur de factures doit transmettre ses factures à l’attention de l’État via Chorus Pro (via dépôt portail, via EDI ou API) ;
  • Une des factures saisie ou déposée par l’émetteur doit avoir un statut Mise en paiement.

 

Pour accéder à Chorus Pro et utiliser l’espace Engagements, il vous faut :

  • Disposer d’un compte utilisateur
  • Disposer d’une fiche structure

Le gestionnaire principal ou secondaire de votre structure doit avoir :

  • Paramétré l’espace Engagements pour votre structure
  • Rattaché les utilisateurs de votre structure à cet espace

Si vous n’êtes pas gestionnaire principal ou secondaire de la structure, il vous est possible de :

  • Demander le rattachement à une structure
  • Demander l’abonnement à l’espace Engagements

L'espace Engagements

Dans le bandeau supérieur, cliquez sur l'onglet .

 

Remarque : Si le lien vers l’espace Engagements n’est pas visible, veuillez vérifier le paramétrage de votre compte et de votre structure, en vous référant aux prérequis.

Après avoir cliqué sur l'espace Engagements, l'écran qui s'affiche par défaut est celui de l'onglet Synthèse qui restitue l’ensemble des engagements actifs.

Si vous disposez de droits sur plusieurs structures émettrices de factures, il vous est possible d’effectuer un filtre sur une structure spécifique en la sélectionnant dans le menu déroulant Filtre Structure, puis en cliquant sur le bouton Appliquer.

 

Cliquez sur l'onglet Rechercher pour accéder à la page de recherche d’engagements juridiques.

Cet écran permet de rechercher un engagement juridique selon de nombreux critères.

Renseigner un critère de recherche parmi ceux disponibles, puis cliquez sur le bouton Rechercher.

Le bouton de réinitialisation permet d’effacer l’ensemble des critères de recherche saisis.

Tous les types d’engagements sont disponibles dans le menu déroulant de la page de recherche.

 

Les engagements de type Baux, Décisions diverses, et Subventions sont disponibles pour les partenaires ayant contracté ce type d’engagement avec un service de l’État.

Pour les subventions, seules les subventions d’opération pluriannuelle avec contrepartie sont disponibles.

Remarque: Il n’y a pas de reprise d’historique, seuls les Baux, Décisions diverses et Subventions commandés après le 11/11/2017 seront disponibles. Si une facture doit référencer un bail, une décision diverse ou une subvention non disponible, une sollicitation doit être créée pour un traitement manuel.

Structure réceptrice : correspond à la structure réceptrice de l’engagement juridique, c’est-à-dire, en règle générale, au fournisseur titulaire du marché.

Numéro d’engagement : est le numéro identifiant un engagement juridique. Sur le périmètre Etat, ce dernier se compose de 10 chiffres.

L'état courant d'un engagement peut être le suivant :

Un engagement dont l’état est soit « Commandé » soit « Facturé Chorus Pro » peut être référencé sur les factures à destination de l'Etat.

Les résultats de la recherche s’affichent en bas de page :


Il est possible de télécharger un ou plusieurs engagements juridiques en sélectionnant les lignes à l’aide de la coche (1), puis en cliquant sur le bouton Télécharger pièce(s) jointe(s) (2).

Les résultats de recherche peuvent être triés en cliquant sur les flèches de tri(3) à droite de chaque colonne.

Le détail d’un engagement est accessible en cliquant sur son numéro (4).

L’écran Consulter permet de visualiser le détail de l’engagement juridique sélectionné.

Deux fonctionnalités de téléchargement sont disponibles en bas de page :

  • Télécharger le détail de l'engagement : permet de télécharger le détail de l’engagement tel qu’affiché à l’écran.
  • Suivi de traitement : en cliquant sur cette icône on accède à l’historique de traitement de l’engagement juridique.

Le bouton Exporter permet d’exporter les données restituées dans un fichier de type csv.

Cliquez sur Tableau de bord pour accéder au suivi des engagements juridiques.

Pour chaque structure réceptrice, le tableau de bord permet de visualiser le nombre d’engagements juridiques Commandés, Facturés Chorus Pro ou Clôturé.

En cliquant sur un nombre d’engagements juridiques, on obtient la liste détaillées des engagements.

En bas de l’écran Consulter, le bouton Saisir une demande de paiement permet de déposer une facture en référence à l’engagement juridique affiché.

Cliquez sur le bouton Saisir une demande de paiement permet d’accéder à la fonctionnalité de saisie d’une demande de paiement et non à la fonctionnalité de dépôt.

Point d’attention: il n’existe pas de raccourci permettant d’initier un dépôt à partir de l’espace Engagements.

La fenêtre suivante s'ouvre et vous devez alors sélectionner le Type de demande de paiement :

  • Facture
  • Mémoire de justice

Cliquez sur Continuer pour valider votre sélection.

Selon le choix effectué, l’utilisateur est alors dirigé vers l’écran Saisir facture ou l’écran Saisir mémoire.

Les fonctionnalités des deux écrans sont alors identiques à celles d’une saisie directe sur le portail Chorus Pro.

Se référer aux guides utilisateurs Saisir facture et Saisie et gestion de mémoires de frais de justice pour compléter la saisie et valider la demande de paiement.

Point d’attention : grâce au lien avec l’engagement juridique, Les données fournisseurs et le Numéro d’engagement sont repris lors de la saisie.

Suite à la saisie, la demande de paiement est visualisable sur l’écran de consultation de l’engagement juridique, dans le bloc Demandes de paiement associées.

Les icônes permettent de visualiser ou de télécharger la demande de paiement liée à l’engagement juridique.

Les statuts de la demande de paiement seront identiques à ceux d’une facture directement saisie via le portail Chorus Pro.

Dernière mise à jour : février 21, 2019  

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