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Pré-requis à la création d'une fiche structure

Étapes concernées Pré-requis métier Commentaires
Avant de démarrer la création d’une fiche structure Désigner le gestionnaire principal de la structure Le gestionnaire principal sera responsable de la maintenance de la structure et de la gestion des utilisateurs
Ajouter des coordonnées bancaires Identifier le compte bancaire sur lequel seront réglées les factures (Étape facultative sauf pour les prestataires de justice et les professionnels agricoles)
Ajouter des services Définir le besoin d’avoir des services et lister les services à créer le cas échéant (Étape facultative)
Ajouter des espaces Identifier les espaces auxquels devront avoir accès les utilisateurs

Les étapes de création

Définition :
Chaque entité juridique est identifiée de manière unique dans Chorus Pro au travers d’une fiche structure.

1 fiche structure = 1 entité juridique identifiée par son SIRET ou un autre type d’identifiant pour les fournisseurs :

  • Structure Européennes hors France;
  • Structure hors UE;
  • Structure avec RIDET;
  • Structure avec numéro TAHITI;
  • de type particulier ;
  • en cours d’immatriculation.

Il y a autant de fiches structures que d’entités juridiques gérant des factures.

– Une fiche structure est unique même si la structure concernée est émettrice et réceptrice de factures (cas des entités publiques).

Principe :
Afin de pouvoir accéder aux différentes fonctionnalités de Chorus Pro, l’utilisateur doit être rattaché à la structure sur laquelle il doit intervenir.

Si vous êtes un fournisseur vous devez être rattaché à votre structure privée émettrice de facture.

Chaque structure est d’abord créée puis gérée et paramétrée par un gestionnaire principal qui a la charge de valider les demandes de rattachements de ses utilisateurs.

La création d’une fiche structure se fait en deux étapes.

  1. Dans un premier temps, rechercher si la structure existe déjà.
  2. Si ce n’est pas le cas, demander sa création.

Pour procéder, l’utilisateur doit se rendre dans l’onglet Mon Compte, puis dans le bloc Mes rattachements aux structures.

Après avoir cliqué sur le bouton Demander un rattachement l’écran ci-dessous s’affiche :

Renseigner l’un des champs de la recherche.

Cliquer sur le bouton Rechercher.

Si la structure n’apparaît pas dans les résultats de la recherche, cliquer sur le bouton Saisir une nouvelle structure.

Une fois le bouton Saisir une nouvelle structure sélectionné, l’écran de création d’une nouvelle structure s’affiche pour démarrer la création de la nouvelle structure.

Cocher tout d’abord si la structure possède une immatriculation SIRET ou non :

Si la structure possède un SIRET :

  • Renseigner le numéro de SIRET dans le champs Identifiant.
  • Cliquer sur le bouton Continuer.

Chorus Pro vérifie alors que le SIRET existe dans la base INSEE et que ce SIRET est actif.

Si le SIRET renseigné correspond à une entité au statut « Fermé » dans la base INSEE, celle-ci ne peut être créée dans Chorus Pro.

Si la structure ne possède pas de SIRET :

  • Sélectionner le type d’identifiant dans la liste déroulante.
  • Renseigner les informations conformément aux messages indiquant les consignes de saisie (cf tableau suivant)
  • Cliquer sur le bouton Continuer.

Siège social Type d’identifiant Information à renseigner Création automatique de l’identifiant par Chorus Pro dans le cas où il n’est pas demandé
Union européenne (hors France) Structure européenne hors France Renseigner l’identifiant avec le N° de TVA intracommunautaire et le pays
Extracommunautaire (hors Union Européenne et hors France) Structure hors UE Renseigner le pays et la raison sociale Code du pays sélectionné (sur 2 caractères) + 16 premiers caractères de la Raison Sociale (sans les espaces)
Nouvelle Calédonie Structure avec RIDET Renseigner le RIDET dans identifiant (9 ou 10 caractères sont attendus)
Polynésie française Structure avec numéro TAHITI Renseigner le numéro TAHITI dans identifiant (6 caractères sont attendus)
Particulier Particulier Renseigner le champ identifiant sur 10 caractères :
– Rang 1 : sexe (1 pour les hommes et 2 pour les femmes)- Rang 2 et 3 : les deux derniers chiffres de l’année de naissance- Rang 4 et 5 : les deux chiffres du mois de naissance- Rang 6 à 10 : Code officiel géographique de l’INSEE du lieu de naissance.Renseigner également le Nom et le Prénom
Fournisseurs en cours d’immatriculation En cours d’immatriculation Renseigner le pays et la raison sociale Code du pays sélectionné (sur 2 caractères) + 16 premiers caractères de la Raison Sociale (sans les espaces)

Dans le bloc Informations générales :

Le type d’identifiant et l’identifiant sont pré-remplis à partir des informations saisies dans l’écran précédent.

L’option structure privée est cochée par défaut. Le statut est par défaut Actif.

  • Compléter la raison sociale si elle n’a pas été renseignée lors de l’étape précédente (cas des entreprises enregistrées par leur n° TVA intracommunautaire, leur n° TAHITI ou n° RIDET).
  • Compléter les informations facultatives :
    • Libellé de la structure (pour compléter éventuellement la raison sociale) ;
    • Adresse électronique (adresse uniquement informative et ne sert donc pas aux notifications qui seront gérées au niveau de l’utilisateur, cf. guide Gérer son compte utilisateur) ;
    • Numéro RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) : si cette zone est renseignée, elle sera automatiquement affichée dans les demandes de remboursements TIC (professions agricoles).

Point d’attention : Les champs Recevoir les cycles de vie EDI, Est émetteur de flux EDI et Demande de raccordement active sont remplis automatiquement par Chorus Pro quand la fiche de raccordement EDI est validée.

Zoom pour les professions agricoles

Point d’attention : Si vous êtes un tiers déclarant appelé à saisir des demandes de remboursement TIC pour le compte d’exploitants agricoles, cochez la case « La structure est un centre de gestion agricole« .

Dans le cas d’une structure avec SIRET, le bloc Adresse postale du siège est pré-rempli à partir des informations de l’INSEE.

Pour les autres types de structure, renseigner les champs :

  • Adresse ;
  • Complément d’adresse 1 et 2 ;
  • Code postal ;
  • Ville ;
  • Pays ;
  • Téléphone ;
  • Fax.

Cliquer sur le bouton Enregistrer.

6 nouveaux blocs apparaissent :

  • Coordonnées bancaires ;
  • Services ;
  • Espaces ;
  • Utilisateurs rattachés à la structure ;
  • Mandats de facturation ;
  • Pièces jointes.

 

L’utilisateur peut confirmer la création de la fiche structure en cliquant sur le bouton Valider.

Point d’attention : L’utilisateur qui créé la structure est automatiquement rattaché à la structure en tant que gestionnaire principal.

L’ajout des coordonnées bancaires dans la fiche structure permet au fournisseur d’indiquer sur quel compte bancaire il souhaite être payé.

Cliquer sur le bouton Ajouter des coordonnées bancaires.

Dans la fenêtre ci-dessous, l’utilisateur doit :

1/ Renseigner le nom du compte bancaire

2/ En cas d’affacturage :

  • Cocher la case « Affactureur » ;
  • Renseigner les champs concernant l’affactureur : Raison sociale, Pays, Identifiant, Type d’identifiant.

3/ Choisir le type : par défaut le type IBAN est sélectionné, mais il est également possible de choisir RIB.

Point d’attention : La saisie de coordonnées bancaires est obligatoire pour les professions agricoles (demande de remboursement TIC) et les prestataires de justice (mémoires de justice).

Si la valeur IBAN est sélectionnée :

  • Clé IBAN : 2 caractères ;
  • Identification internationale (IBAN) : la longueur et le contenu dépendent du code pays sélectionné.
  • Pour la France, la longueur est de 23 caractères alphanumériques et correspond à la concaténation du code banque, du code guichet, du numéro de compte, et de la clé RIB ;
  • BIC ou SWIFT: 12 caractères alphanumériques.

Si la valeur RIB est renseignée :

  • Code banque : 5 caractères ;
  • Code guichet : 5 caractères ;
  • Compte bancaire : 11 caractères ;
  • Clé RIB : 2 caractères.

Point d’attention : Il est conseillé aux fournisseurs de privilégier le format IBAN, afin de faciliter le traitement de leurs factures par les entités publiques. Lors du paiement de la facture, un contrôle est réalisé par les services comptables publics sur les RIB renseignés.

Pour finaliser l’ajout des coordonnées bancaires :

  • Cliquer sur le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier du RIB sur le poste de travail.
  • Sélectionner le type de pièce jointe : Coordonnée bancaire

  • Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les informations saisies.
  • En cliquant sur le bouton Valider et ajouter, l’utilisateur a la possibilité de valider et de rajouter, si besoin, une autre coordonnée bancaire.

Définition:

L’intérêt de définir des services est de :

  • Répartir le travail au sein d’une même organisation ;
  • Restreindre l’habilitation des utilisateurs dans un périmètre donné.

 

Principe :

Il n’est pas obligatoire d’ajouter des services sur une structure pour envoyer des factures.

Chaque service est identifié par un code et un libellé.

  • Il ne peut exister deux services avec le même code au sein d’une même structure.
  • La définition des codes et des libellés est à la charge de chaque entité.
  • Un même code service (même codification) peut néanmoins être créé sur plusieurs structures différentes.

Cliquer sur le bouton Ajouter des services.

L’écran ci-dessous s’affiche afin de renseigner les champs :

Dans le Bloc Informations générales :

  • Code (maximum 100 caractères) ;
  • Libellé du service ;
  • Description ;

Dans le Bloc Paramètres :

  • Date de début de validité (obligatoire) : permet de définir à partir de quelle date le Service sera actif.
  • Date de fin de validité : permet de définir à partir de quelle date le service ne sera plus actif.

Cliquer sur le bouton Enregistrer.

Point d’attention :
– Les champs Date de création et Date de modification sont mis à jour automatiquement lors de la création et de la modification du service.

– Le statut est mis inactif par défaut. Il passera à actif  si l’utilisateur saisit une date de début de validité égale à la date du jour.

Après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer, les deux nouveaux blocs ci-dessous apparaissent. Cliquer sur le + pour les déplier.

Dans le bloc Liste des espaces, il est possible de paramétrer les espaces au niveau du service créé.

– Dans le bloc Utilisateurs rattachés au service, il est possible de rattacher des utilisateurs à ce service.

La gestion des espaces et des utilisateurs est facultative.

Cliquer sur le bouton valider pour confirmer la création du service ou sur le bouton Valider et ajouter pour valider et créer un autre service.

Définition :

Un espace représente un ensemble de fonctionnalités (exemple : Factures reçues, Factures émises ) .

L’accès aux espaces dépend du statut de l’utilisateur (gestionnaire principal, secondaire ou utilisateur simple) .

Principe :

Après rattachement à une structure, les espaces suivants apparaissent par défaut :

Le gestionnaire principal a la possibilité d’ajouter des espaces (exemple : Factures à valider et Factures de travaux) à la structure.

Avant son premier rattachement à une structure, le gestionnaire principal n’a accès qu’à l’espace Mon Compte . Les espaces qu’il paramètre lors de la saisie, sont, par défaut, étendus aux utilisateurs. Il a ensuite la possibilité de les modifier.

Pour effectuer ce paramétrage, cliquer sur le bouton Ajouter des espaces.

 

Dans le bloc Services, l’utilisateur peut cocher :

  • Soit la case Tous les services pour gérer les espaces au niveau de la structure.
  • Soit le service concerné pour gérer les espaces au niveau d’un ou plusieurs services en particulier.

Dans le bloc Espaces :

  • Cocher la colonne Consultation pour que l’utilisateur puisse uniquement consulter les objets de cet espace (factures, sollicitations…).
  • Cocher la colonne Modification pour donner à l’utilisateur la possibilité de modifier/traiter les objets de cet espace (factures, sollicitations,…).

Cliquer sur le bouton  Valider

Point d’attention : Si les espaces sont gérés au niveau de la structure, lors de la création d’un service celui-ci est directement abonné aux mêmes espaces que la structure. A l’inverse, si les espaces sont gérés au niveau du service, lors de la création d’un nouveau service, celui-ci n’a accès par contre qu’aux espaces ouverts par défaut. Il revient au gestionnaire principal d’ajouter les espaces nécessaires au service.

Après avoir cliqué sur le bouton Valider, l’espace ajouté est actif et devient visible dans le bandeau supérieur de Chorus Pro pour le(s) gestionnaire(s) de la structure après reconnexion.

Le tableau ci-dessous liste l’ensemble des espaces qui peuvent être ajoutés à la structure.

 

Zoom pour les prestataires de justice

Point d’attention : Si vous êtes prestataire de justice, souhaitant déposer des mémoire de frais de justice, vous devez ajouter l’espace « Mémoires de frais de justice« .

Sélectionnez l’espace Mémoires de frais de justice (en consultation ou en modification).

La zone Options Mémoires de justice apparaît en bas du bloc Liste des espaces demandés pour les services sélectionnés.

 

Si vous indiquez la catégorie de prestataire, celle-ci sera automatiquement renseignée dans le mémoire.

Le bouton « Structure privée » est coché par défaut.

Le champ Régime/Statut s’affiche seulement pour les structures de type Particulier.

Dans ce cas, vous devez cochez obligatoirement une des deux cases à cocher proposées Indépendant ou COSP (collaborateur occasionnel du service public).

Une fois le choix de l’ajout de l’espace « Mémoires de frais de justice » validé, une nouvelle zone intitulée « Informations générales mémoires de justice » s’affiche au niveau du bloc « Informations générales » de l’écran « Modification de la structure« .

 

L’espace Mémoires de frais de justice est actif, et devient visible dans le bandeau supérieur de Chorus Pro pour le(s) gestionnaire(s) de la structure après reconnexion.

Zoom pour les professions agricoles

Point d’attention : Les utilisateurs souhaitant déposer des demandes de remboursement TIC doivent ouvrir l’espace « Demande de remboursement TIC« .

Sélectionnez l’espace Demande de remboursement TIC (en consultation ou en modification).

 

La zone Options Demande de remboursement apparaît en bas du bloc Services de l’écran Ajouter des espaces ouverts à la structure ou au service de la structure.

 

Il est possible de renseigner le Numéro PACAGE et sélectionner la valeur de la Catégorie de bénéficiaire dans la liste déroulante correspondante.

Si ces informations sont indiquées dès l’ouverture de l’espace, elles seront préremplies lors de la saisie des demandes de remboursement.

Le bouton « Structure privée » est coché par défaut.

Une fois le choix de l’ajout de l’espace « Demande de remboursement TIC » validé, une nouvelle zone intitulée « Informations générales de remboursement TIC » s’affiche au niveau du bloc « Informations générales« de l’écran « Modification de la structure« .

 

L’espace Demande de remboursement TIC est actif, et devient visible dans le bandeau supérieur de Chorus Pro pour le(s) gestionnaire(s) de la structure après reconnexion.

Le contrat de mandat est un prérequis obligatoire à la saisie de factures directement sur Chorus Pro  (il n’est pas nécessaire en cas de dépôt,  d’envoi par flux ou de saisie de factures relevant des prestations de frais de justice). Il s’agit d’un contrat par lequel une personne, le mandant, donne à une autre personne, le mandataire, le pouvoir de faire un ou des actes juridiques en son nom et pour son compte.

Dans le cadre de Chorus Pro, le mandat de facturation permet à l’État d’émettre des factures fiscalement dématérialisées pour le compte du fournisseur. Pour simplifier la procédure, il est proposé de signer en ligne ce mandat.

   Cliquez sur le bouton Souscrire un mandat de facturation.

L’écran ci-contre s’affiche :

Les champs des blocs Structure et Signataire sont pré-remplis avec les informations existantes dans Chorus Pro et sont non modifiables. Renseigner le libellé du mandat.

Cliquez sur le bouton Générer.

Un courriel est alors automatiquement envoyé à l’utilisateur afin de signer le mandat.

L’utilisateur doit cliquer sur le lien d’activation dans le mail reçu. La fenêtre de validation ci-dessous s’ouvre :

Pour valider le mandat, l’utilisateur doit cliquer sur le bouton Signer le mandat.

En cliquant sur le bouton « Exporter au format PDF », le mandat s’affiche au format ci-contre :

Point d’attention : Il est possible de valider un mandat de facturation quel que soit le statut de la structure (actif ou inactif) pour laquelle il a été souscrit.

L’ajout de pièces jointes dans la fiche structure permet aux utilisateurs rattachés à celle-ci d’en disposer et de les joindre rapidement lors de la saisie ou du dépôt d’une facture, d’un mémoire de frais de justice ou de la saisie d’une demande de remboursement TIC sur le portail.

Pour ajouter une pièce jointe, cliquer sur le bouton Gestion pièce jointe (taille max: 4 Mo), la fenêtre ci-dessous s’affiche alors :

Cliquer sur le bouton Parcourir et sélectionner la pièce jointe à télécharger sur l’ordinateur.

  • Renseigner le champ Désignation avec le nom de la pièce jointe.
  • Sélectionner le type de pièce jointe parmi la liste déroulante proposée.
  • Cliquer sur le bouton Ajouter.

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Dernière mise à jour : décembre 7, 2018  

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