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PRINCIPES RELATIFS AUX FACTURES DE TRAVAUX

Chorus Pro permet la transmission des pièces concourant à l’exécution des marchés de travaux en cours et en fin de marché conformément au CCAG travaux.

Plusieurs type d’acteurs interviennent dans le processus de gestion :

  • Fournisseurs (titulaire, cotraitant, sous-traitant)
  • Maîtrise d’œuvre (MOE)
  • Ordonnateur destinataire : Maîtrise d’ouvrage (MOA) et/ou service financier

Le mode de transmission dépend du cadre de facturation.

Le dossier de facturation regroupe l’ensemble des pièces déposées par les acteurs pour chaque facturation mensuelle ou finale. A chaque demande de paiement, un dossier de facturation accessible au fournisseur, à la MOE et à la MOA est créé et est alimenté au fur et à mesure que les acteurs déposent leur pièces.

Les pièces déposées par chaque acteur sont différentes en fonction de l’avancement du marché :

 

La transmission des pièces dans Chorus Pro peut se faire de deux manières :

  • Sans référence à une pièce existante (dépôt initial). Dans ce cas, un nouveau dossier de facturation est initialisé.
  • En faisant référence à une pièce précédemment transmise (association). Celle-ci est alors automatiquement associée au même dossier de facturation.

 

Lorsqu’une action est attendue sur une pièce du dossier de facturation, Chorus Pro en informe par mail le fournisseur, la MOE et la MOA. Deux autres notifications sont également émises par Chorus Pro :

  • Lorsqu’un acteur (MOE, MOA) a enrichi le dossier de facturation en déposant une nouvelle pièce
  • Lorsque la demande de paiement passe à l’état « Mise en paiement »
Le calcul du délai global de paiement (DGP) s’effectue à partir de la mise à disposition du projet de décompte mensuel à la MOE (cf. CCAG des travaux)

Le cadre de facturation permet d’identifier le document déposé ainsi que l’acteur en charge du dépôt. Cette information est renseignée pour chaque pièce transmise.

Les factures de travaux peuvent être transmises selon les 3 modes possibles via Chorus Pro (EDI, dépôt PDF en mode Portail ou Service), cependant les 3 modes ne couvrent pas tous les cadres de facturation :

  • Le mode EDI peut être utilisé uniquement par le fournisseur (sous-traitant, cotraitant, titulaire ou mandataire) et lors de l’initialisation d’un dossier de facturation. Ce mode ne permet pas « l’association » des pièces et donc l’alimentation du dossier de facturation.
  • Les modes portail et service (API) couvrent l’ensemble du périmètre de la fonctionnalité « Factures de travaux ».

 

Référez-vous au détail des modes de transmission pris en charge par chaque cadre de facturation dans le tableau en annexe.

Ci-après, le processus nominal de transmission d’une facture dans Chorus Pro en cours de marché :

Ci-après, le processus nominal de transmission d’une facture dans Chorus Pro en fin de marché :

Compte tenu du calendrier de déploiement de Chorus Pro (jusqu’en 2020 en fonction de la taille de l’entreprise), tous les acteurs du processus de facturation peuvent ne pas être dans Chorus Pro.

Le processus allégé de dépôt permet donc d’utiliser Chorus Pro même si les MOE ou MOA ne sont pas dans l’outil. L’utilisation d’un cas de gestion transitoire doit toutefois faire l’objet d’un accord préalable entre l’ensemble des parties prenantes (titulaire, sous-traitants, maître d’œuvre, maître d’ouvrage).

 

Deux cas sont possibles dans Chorus Pro :

 

1. Un acteur peut déposer directement une pièce validée par un autre acteur sur la base d’échanges préalables en dehors de Chorus Pro.

En cours de marché :

  • Le fournisseur peut déposer l’état d’acompte à la place de la maîtrise d’œuvre (A15)
  • La MOE peut déposer l’état d’acompte validé à la place de la maîtrise d’ouvrage (A19)

En fin de marché :

  • Le fournisseur peut déposer directement le décompte général et définitif (A8)

 

2. Les entités publiques, en fonction de leur organisation, peuvent décider de ne pas identifier la MOA dans Chorus Pro.

Dans ce cas, le fournisseur déposera son projet de décompte avec un cadre de facturation A6 (Pièce de facturation de travaux transmise au service financier). Le document arrivera :

  • Soit directement au service financier de l’entité publique dans l’espace « Factures reçues » de Chorus Pro (réception en mode portail)
  • Soit dans l’application de gestion des factures (réception en mode EDI/API).

L’entité publique est alors en charge de recueillir la validation de la MOE et MOA hors outil.

 

Avant de déposer votre facture sur Chorus Pro, formalisez le circuit de facturation du marché avec la MOA. Vous pouvez utiliser la fiche d’identité du marché afin d’identifier les acteurs et les cadres de facturation à utiliser. Ce document est disponible à l’adresse suivante : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/modele-de-fiche-identite-marches-de-travaux/

Afin de réguler les délais contractuels de production des pièces de travaux, le CCAG Travaux prévoit, au titre des articles 13.4.4 et 13.4.5 que :

Si la MOA n’a pas traité le projet de décompte général établi par la maîtrise d’œuvre dans les délais impartis, le fournisseur transmet à la MOA un projet de décompte général dans le cadre d’une procédure tacite (A22*). Sans retour de la part de la MOA en temps voulu, le fournisseur peut déposer un décompte général définitif tacite (A23*).

Si le fournisseur n’a pas renvoyé le décompte général établi par la maîtrise d’ouvrage signé (avec ou sans réserve) dans les délais impartis, la MOA peut déposer le décompte général, devenu définitif (A25*) afin qu’il soit transmis au service financier de la structure publique. En l’absence de l’inscription de la MOA sur Chorus Pro, la MOE peut déposer le décompte général et définitif tacite en utilisant le cadre de facturation A24.

*cadre de facturation à utiliser pour la transmission de ces documents

Lorsque le sous-traitant d’un titulaire de marché est admis au paiement direct, il peut être payé directement par la personne publique pour la partie du marché dont il assure l’exécution. La validation par le titulaire du marché est néanmoins nécessaire.

Principes applicables :

  • Le sous-traitant transmet une demande de paiement via Chorus Pro pour les prestations relevant de son périmètre (cadre de facturation A10) . Le titulaire du marché dispose d’un délai de 15 jours pour la traiter.
  • Dans le cadre des marchés de travaux, conformément à l’article 13.5.1 du CCAG Marchés de travaux, la maîtrise d’œuvre reçoit la demande de paiement du sous-traitant.
  • Chorus Pro notifie par courriel le titulaire de l’émission d’une demande de paiement d’un sous-traitant.
  • Dans tous les cas (acceptation, refus ou non intervention du titulaire dans Chorus Pro dans le délai de 15 jours), la demande de paiement est acheminée à la MOE.

Pour traiter une demande de paiement, le titulaire peut se référer à la documentation "Gérer les factures de sous-traitance, traitance" disponible sur la Communauté Chorus Pro.

 

Cette demande ne donne pas lieu à paiement automatique. En effet, afin que le sous-traitant soit payé, le titulaire du marché doit, lors du dépôt du projet de décompte mensuel, ajouter la facture et l’attestation de paiement direct du sous-traitant en pièce jointe.

 

Dépôt avec facture d’un sous-traitant dans Chorus Pro :

Dans le cadre des marchés de travaux, le cotraitant dépose une demande de paiement pour validation par le mandataire (cadres de facturation A13, A14).

Une fois la validation effectuée, la MOE accepte ou rectifie le projet de décompte mensuel qu’elle transmet ensuite en pièce jointe à son état d’acompte. Autrement dit, le processus de facturation suit son cours tel que décrit au CCAG des travaux.

En cas de refus par le mandataire, le processus s’arrête.

Chaque cotraitant dépose ses propres factures dans Chorus pro, la notion de groupements d’entreprises n’existe pas dans l’application.

 

Dépôt avec facture d’un cotraitant dans Chorus Pro :

Schéma décrivant le dépôt par un cotraitant de travaux du dépôt de son PDM (A13) à la réception par le destinataire.

L’utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux nécessite :

1. La création d’un compte utilisateur

2. La création d’une structure (si celle-ci n’existe pas déjà) autrement dit l’identification du SIRET de l’entreprise dépositaire du document dans l’outil. Chaque acteur doit déposer ses documents sous sa propre structure.

3. L’accès à l’espace « Factures de travaux »

4. L’adhésion à un des 3 modes de transmission :

  • Le mode Portail offre un accès gratuit aux fournisseurs dédié à la saisie et au dépôt des factures
  • Le mode Service (API) permet d’intégrer les services du Portail au système d’information du fournisseur
  • Le mode EDI permet des échanges d’informations par flux issus des systèmes d’information en s’appuyant sur des formats standardisés

 

Pour en savoir plus sur ces notions, vous pouvez consulter les guides utilisateurs disponibles à l’adresse : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr

DEPOSER UNE PIECE DE FACTURATION

Le dépôt d’une facture de travaux dans Chorus Pro suit le cheminement suivant :

Depuis l’espace « Factures de travaux », cliquez sur l’onglet « Déposer » :

Cochez « Dépôt initial » pour déposer la première pièce du dossier de facturation :

2 formats sont proposés (PDF, XML) :

1. Sélectionnez le cadre de facturation adéquat, proposé dans la liste déroulante

2. Précisez votre structure

3. Si vous avez mis en place des services sur votre structure, sélectionnez en un.

 

Parmi la liste suivante, sélectionnez le cadre de facturation

Pour les fournisseurs :

A4 : Projet de décompte mensuel

A5 : Etat d’acompte

A6 : Pièce de facturation transmise au service financier

A7 : Projet de décompte final

A8 : Projet de décompte général définitif

A22 : Projet de décompte général (cadre procédure tacite)

A23 : Projet de décompte général et définitif tacite

Pour les sous-traitants :

A10 Demande de paiement dans le cadre des marchés de travaux

Pour les cotraitants :

A13 Projet de décompte mensuel

A14 Projet de décompte final

Cliquez sur Parcourir… et sélectionnez votre fichier :

Identifiez la maîtrise d’œuvre (MOE) et la maîtrise d’ouvrage (MOA). Pour cela, cliquez sur le bouton « Rechercher ».

Renseignez un ou plusieurs critères de recherche tels que la raison sociale, le numéro de SIRET, la ville

Validez votre choix et sélectionnez la structure dans les résultats de la recherche.

1. Renseignez le numéro d’identification et la date de la facture

2. Renseignez la devise et le type de TVA. En cas d’auto-liquidation de la TVA, choisissez l’option « sans TVA »

3. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir différentes lignes par taux de TVA dans le bloc « récapitulatif TVA ». Ces données ne sont pas obligatoires; le détail de votre facture sera précisé sur le PDF téléchargé et ses pièces jointes.

4. Renseignez les montants totaux globaux de votre facture

5. Enregistrez la facture

Attention : A cette étape, la facture n’est pas encore envoyée; elle passe au statut « Brouillon » et peut être modifiée ultérieurement.

 

Lorsque vous enregistrez la facture, des contrôles sont opérés par Chorus Pro. Vous êtes alors alerté dans les cas où :

  • Un champs obligatoire est manquant sur la facture

  • La maîtrise d’œuvre n’a pas ouvert l’espace « Factures de travaux » pour recevoir votre facture

Si vous sélectionnez exonéré de T.V.A toutes les lignes de postes ou de prestations de TVA seront automatiquement nulles

Vous pouvez :

  • Supprimer une ou des pièces jointes
  • Télécharger une ou des pièces jointes
  • Ajouter une pièce jointe

 

Pour chacune des pièces importées, vous pouvez consulter, télécharger ou supprimer la pièce jointe

Les extensions de fichier autorisées sont : BMP;HTM; FAX; PNG; XHTML; BZ2; JPEG; PPS; XLC; CSV; JPG; PPT; XLM; DOC; ODP; RTF; XLS; GIF; ODS; SVG; XML; GZ; ODT; TGZ; GZIP; P7S; TIF; HTML; PDF; TXT; ZIP; TIFF; XLSX; DOCX.

Cliquez sur « Valider et envoyer » :

Une fenêtre s’affiche. Confirmez l’envoi de votre facture de travaux en cliquant sur « Confirmer et envoyer ».

Un dossier de facturation est alors créé permettant ainsi aux autres acteurs d’y associer leurs pièces. À vous de suivre l’évolution de son traitement.

Vous pouvez ensuite exporter le certificat de dépôt et, si vous le souhaitez, revenir dans le dossier de facturation :

Vous serez notifié par courriel du changement de statut opéré sur votre facture (ex : mise à disposition, refusée, suspendue) et du dépôt d’une nouvelle pièce dans le dossier de facturation.

"FACTURES DE TRAVAUX" : AUTRES FONCTIONNALITES

Depuis l’écran d’accueil, accédez à l’espace « Factures de travaux » :

Chorus Pro met à votre disposition d’autres fonctionnalités permettant le traitement, le suivi, la recherche de vos factures :

L’onglet « Synthèse » : indique les factures nécessitant une action de votre part

L’onglet « Rechercher » : recherche des factures d’après différents critères (numéro, date, …)

L’onglet « Archives » : recherche des factures non modifiées depuis plus de deux ans

L’onglet « Tableau de bord » : recherche des factures par statut

L’onglet « Liste fiscale » : consultation et exportation de la liste fiscale des factures

En tant que fournisseur, dans l’espace « Factures de travaux », vous avez la possibilité depuis l’onglet « Synthèse » de traiter une facture refusée ou suspendue par la MOE.

Cliquez sur le numéro de la facture pour la consulter.

Plusieurs actions sont possibles :

Suivre le traitement pour obtenir l’historique des actions effectuées sur les différentes pièces du dossier de facturation

Consulter le dossier de facturation

Valider et renvoyer, après avoir effectué les modifications nécessaires demandées par le destinataire

 

Gérer le refus : erreur dans les données d’acheminement

Dans le cas du « refus » de sa facture par la MOE, le fournisseur est habilité à -exploiter les données de sa facture afin de faciliter la nouvelle émission vers Chorus Pro. Le refus est dû à une erreur d’identification du destinataire (mauvais maître d’œuvre/d’ouvrage, valideur)

Vous avez la possibilité de corriger et réémettre la facture originale en identifiant le destinataire en erreur tout en conservant le même numéro de facture.

  • Cliquez sur le numéro de la facture depuis l’onglet « Synthèse »
  • Rectifiez la structure destinatrice en recherchant le SIRET approprié
  • Validez et envoyez la facture

 

Gérer la suspension : pièces justificatives manquantes

Si une ou plusieurs pièces justificatives indispensables au mandatement ou à la comptabilisation de la facture sont manquantes, le maître d’œuvre peut suspendre votre facture.

Vous avez la possibilité de compléter et réémettre la facture originale en ajoutant des pièces jointes complémentaire tout en conservant le même numéro de facture.

  • Cliquez sur le numéro de la facture depuis l’onglet « Synthèse ».
  • Ajoutez ensuite les pièces jointes manquantes
  • Validez et renvoyez la facture

La facture passe ensuite au statut « complétée ».

Depuis l’espace « Factures de travaux », cliquez sur l’onglet « Rechercher » pour rechercher une facture déjà traitée.

Sélectionnez le rôle « Fournisseur » et précisez si besoin la structure et/ou le service émetteur :

Complétez un ou plusieurs des critères de recherche suivants :

  • type de pièce, destinataire, cadre de facturation, période d’émission, état courant
  • Accédez aux critères de recherche avancés (montant de la facture,…) en cliquant sur

 

Cliquez sur « Rechercher ». Les résultats de la recherche s’affichent. Vous pouvez exporter la liste des résultats sous format XML en cliquant sur

 

Cliquez sur le numéro de la facture pour la consulter. L’écran de consultation s’affiche vous rappelant les éléments de la facture.

Plusieurs actions sont possibles :

Télécharger la facture au format PDF

Visualiser la facture

Suivre le traitement pour obtenir l’historique des actions effectuées sur les différentes pièce du dossier de facturation

Consulter le dossier de facturation

Exporter le certificat de dépôt

 

Cliquer sur Consulter le dossier de facturation vous permet d’obtenir toutes les pièces du dossier de facturation relatives à la facture.

Consulter une facture au format PDF

Télécharger une facture

Télécharger toutes les pièces du dossier de facturation

Les factures traitées il y a plus de 2 ans sont conservées dans l’onglet « Archives ».

L’onglet « Archives » permet de sélectionner un ou plusieurs critères de recherche afin de trouver vos factures. Le bloc Synthèse des critères résume les critères sélectionnés.

Cliquez ensuite sur le bouton « Rechercher » ou « Réinitialiser » pour recommencer.

L’onglet « Tableau de bord » permet de retrouver et de suivre l’évolution du traitement des factures selon leurs statuts (voir détail en annexes).

Cochez « Fournisseur » et cliquez sur « Afficher le tableau de bord » :

Les résultats de la recherche s’affichent. Vous avez la possibilité d’exporter ce résultat sous format XML en cliquant sur

Le premier niveau s’affiche : Par structure

En cliquant sur le nom de la structure, vous retrouverez les factures réparties par service puis par cadre de facturation.

Second niveau : Par service

Les factures non rattachées à un service sont présentées sur la ligne nommée « sans service ».

Troisième niveau : Par cadre de facturation

Sélectionnez le nombre affiché pour accéder au détail (tableau exportable sur Excel)

Le Code général des impôts impose que les factures transmises par voie électronique soient conservées dans une liste récapitulative par les entreprises émettrices et réceptrices de factures. Les fournisseurs recourant à Chorus Pro disposent de cette fonctionnalité, pour y accéder :

Cliquez sur l’onglet « Liste fiscale ».

L’écran ci-contre s’affiche :

Renseignez vos critères de recherche et cliquez sur le bouton « Rechercher ». Vous avez la possibilité d’exporter les résultats de votre recherche.

ANNEXES

Le fournisseur est identifié sur l’ensemble des pièces des marchés de travaux y compris lorsqu’il n’est pas émetteur de la pièce transmise ou qu’il n’intervient pas dans le processus de facturation. Le fournisseur a la possibilité de déposer les pièces du dossier de facturation suivantes :

Webinaire

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Découvrez notre webinaire gratuit « Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les fournisseurs » au cours duquel nous vous expliquons le fonctionnement des marchés de travaux sur Chorus Pro. Lors de cette présentation, un conseiller de l’Agence Informatique Financière de l’Etat répondra en ligne à vos questions.

Tutoriels

Dernière mise à jour : avril 30, 2019  

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