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INTRODUCTION

Cette page est destinée à aider les gestionnaires principaux et les utilisateurs ayant les droits de modification de l'organisation (profil "Organisation modification") à gérer leurs structures et les services associés.

Gérer les informations de sa structure

Pour gérer votre structure, vous devez accéder au domaine « Organisation ». A partir de la page d’accueil du portail de services Chorus Pro, cliquez sur le domaine « Organisation ».

Dans le domaine « Organisation », cliquez sur le domaine « Structures ».

Ensuite vous pourrez cliquer sur l’application « Gérer une structure ». Vous aurez accès à l’ensemble des fonctionnalités vous permettant de gérer votre structure sur le portail de services Chorus Pro.

Dans l’application « Gérer une structure», sélectionnez un type de demande, puis cliquez sur « Soumettre » pour valider votre demande.

Vous pourrez effectuer 5 types de demandes :

  1. Consulter/ rechercher une structure
  2. Modifier une structure
  3. Activer une structure
  4. Mettre à jour depuis la base INSEE
  5. Désactiver une structure

Cette fonctionnalité vous permettra de consulter les informations de votre structure sans pouvoir les modifier. Pour le faire, sélectionnez « Consulter / recherche une structure » dans le type de demande.

Sélectionnez ensuite dans le champ « Identifiant », l’une des structures auxquelles vous êtes rattaché. L’ensemble des informations sur la structure s’affiche.

Cette fonctionnalité vous permettra de modifier les informations modifiables (non grisées) de votre structure. Pour le faire, sélectionnez « Modifier une structure » dans le type de demande.

Sélectionnez ensuite dans le champ « Identifiant », l’une des structures auxquelles vous êtes rattaché. Effectuez les changements sur les informations modifiables dans les champs non grisées, puis cliquez en bas de page sur « Soumettre ». Un message s’affichera pour confirmer les modifications. La modification sera effective après 30 minutes.

Cette fonctionnalité vous permet de remettre en activité une structure que vous avez préalablement désactivé ou qui n’a jamais été mis en activité.  Pour le faire, sélectionnez « Activer une structure » dans le type de demande.

Sélectionnez ensuite dans le champ « Identifiant », l’une des structures. Les structures présentent sont toutes inactives.

Cliquez ensuite en bas de page sur « Soumettre ». Un message s’affichera pour confirmer les modifications. La modification sera effective après 30 minutes.

Cette fonctionnalité vous permet de mettre à jour votre structure depuis la base INSEE. Si votre identifiant à évoluer depuis votre inscription, celui-ci sera mis à jour. Pour le faire, sélectionnez « Mettre à jour depuis la base INSEE » dans le type de demande.

Sélectionnez ensuite dans le champ « Identifiant » la structure à mettre à jour.

Cliquez ensuite en bas de page sur « Soumettre ». Un message s’affichera pour confirmer les modifications. La modification sera effective après 30 minutes.

Cette fonctionnalité vous permet de demander la désactivation d’une structure active. Pour le faire, sélectionnez « Désactiver une structure » dans le type de demande.

Sélectionnez ensuite dans le champ « Identifiant », l’une des structures. Les structures présentent sont toutes actives.

Cliquez ensuite en bas de page sur « Soumettre ». Un message s’affichera pour confirmer les modifications. La modification sera effective après 30 minutes.

Etape 1 : Pour gérer un service, cliquez sur les applications « Gérer un service » dans le domaine « Structures ».

Etape 2 : Dans l’application « Gérer un service », sélectionnez le type de demande et la structure, puis sélectionnez le code service dans le bloc « Informations générales ». Enfin, cliquez sur le bouton « Soumettre » en bas à droite de l’écran.

4 types de demande sont possibles :

  1. Consultation d’un service
  2. Activation d’un service
  3. Désactiver un service
  4. Modification d’un service

Cette fonctionnalité vous permet de consulter les informations de sur un service sans pouvoir les modifier. Pour le faire, sélectionnez « Consultation d’un service » dans le type de demande.

Sélectionnez ensuite dans le champ « Choisir la structure » une structure, puis dans le champ « Code de service » le service souhaité.  L’ensemble des informations s’affiche.

Cette fonctionnalité vous permet d’activer un service précédemment désactivé. Pour le faire, sélectionnez « Activation d’un service » dans le type de demande.

Sélectionnez ensuite dans le champ « Choisir la structure » une structure, puis dans le champ « Code de service » l’un des services désactivés. Cliquez ensuite en bas de page sur « Soumettre » pour demander l’activation du service. Un message s’affichera pour confirmer les modifications. La modification sera effective après 30 minutes.

Cette fonctionnalité vous permet de désactiver un service précédemment activé. Pour le faire, sélectionnez « Désactivation d’un service » dans le type de demande.

Sélectionnez ensuite dans le champ « Choisir la structure » une structure, puis dans le champ « Code de service » l’un des services activés. Cliquez ensuite en bas de page sur « Soumettre » pour demander la désactivation du service. Un message s’affichera pour confirmer les modifications. La modification sera effective après 30 minutes.

Cette fonctionnalité vous permet de modifier un service précédemment activé. Pour le faire, sélectionnez « Modification d’un service » dans le type de demande.

Sélectionnez ensuite dans le champ « Choisir la structure » une structure, puis dans le champ « Code de service » un service. Effectuez les modifications dans les champs non grisés.

Cliquez ensuite en bas de page sur « Soumettre » pour demander les modifications du service. Un message s’affichera pour confirmer les modifications. Elles seront effectives après 30 minutes.

Etape 1 : vous pouvez renseigner vos coordonnées bancaires à partir du domaine « Structures » et de l’application « Gérer les coordonnées bancaires ».

Etape 2 : Dans l’application « Gérer coordonnée bancaire », sélectionnez votre structure et le compte bancaire associé. Renseignez ensuite les informations de vos coordonnées bancaires et enfin, cliquez sur le bouton « Soumettre ».

Etape 1 : A partir du domaine « Structures » dans le domaine « Organisation », vous pourrez déposer une pièce-jointe sur votre structure à partir de l’application « Créer une pièce-jointe ».

Etape 2 : dans l’application « Créer une pièce jointe », sélectionnez votre structure puis cliquez sur « Ajouter une pièce-jointe » à droite de l’écran. Vous pourrez alors sélectionner votre pièce jointe et l’ajouter à votre compte en cliquant sur le bouton « Soumettre » en en bas à gauche de l’écran.

Les étapes de création d’une pièce jointe sont détaillées dans la page « Créer une structure ».

Etape 1 : A partir du domaine « Structures » dans le domaine « Organisation », vous pourrez déposer une pièce-jointe sur votre structure à partir de l’application « Télécharger une pièce-jointe ».

Etape 2 : dans l’application « Télécharger une pièce jointe », sélectionnez votre structure. La liste des pièces jointes disponibles s’affiche. Vous pourrez alors télécharger une pièce jointe ajoutée précédemment en cliquant sur le bouton « Télécharger »  de la ligne associée.

Etape 1 : A partir du domaine « Structures », vous pourrez supprimer une pièce-jointe que vous avez déjà ajoutée à votre structure à partir de l’application « Supprimer une pièce-jointe ».

Etape 2 : Dans l’application « Supprimer une pièce-jointe », sélectionnez une structure puis cochez la case en dessous de la colonne « Actions ». Enfin, cliquez sur le bouton « Soumettre ».

Etape 3 : Vous serez redirigé vers le domaine « Structures » et un bandeau vert s’affichera en haut, au milieu de la page afin de confirmer la prise en compte de l’action de suppression de la pièce-jointe.

Si vous souhaitez créer une structure à partir d’une structure existante, vous pouvez utiliser l’application « Dupliquer une structure ». L’ensemble des données sont reprises à l’exception du mandat de facturation qui n’est pas dupliqué. L’ancienne structure sera alors désactivée. Vous pourrez modifier l’identifiant et les informations de la structure.

Point d’attention : une structure dupliquée aura le même type de structure que l’ancienne structure. Par exemple, une structure avec un SIRET ne pourrait être dupliquée qu’en structure avec un SIRET.

A partir du domaine « Structures », cliquez sur l’application « Dupliquer une structure ».

 

Etape 1 : Dans l’application « Dupliquer une structure », sélectionnez une structure à dupliquer à partir du menu déroulant « Ancien identifiant structure ».

Etape 2 : Indiquez le SIRET de la nouvelle structure dans le champ « Identifiant Siret «.

Le portail de services Chorus Pro vérifie alors que le SIRET existe dans la base INSEE et que ce SIRET est actif. Les informations générales ainsi que l’adresse postale sont reprises automatiquement. Vous pouvez modifier le nouveau libellé de la structure, l’adresse électronique ainsi que le numéro de téléphone.

Si le SIRET renseigné correspond à une entité au statut "Fermé" dans la base INSEE, celle-ci ne peut être créée dans le portail de services Chorus Pro.

Etape 3 : Enfin, cliquez sur le bouton « Soumettre ». Vous serez redirigé vers le domaine « Structures » et un bandeau vert s’affichera en haut afin de confirmer la prise en compte de l’action.

Gérer les informations de sa structure

Le gestionnaire principal détient tous les droits sur l’ensemble des fonctionnalités permettant de modifier les paramètres d’une structure. Par défaut le gestionnaire principal de la structure est la première personne qui crée la structure dans Chorus Pro.

Si le gestionnaire principal quitte la structure il doit transférer son rôle à un autre utilisateur avant son départ. Ci-après les étapes à suivre pour transférer son rôle :

Etape 1 : A partir du domaine « Structures » du domaine « Organisation », vous pourrez transférer le rôle de gestionnaire principal de votre structure à partir de l’application « Transférer le gestionnaire principal ».

Etape 2 : Dans l’application « Transférer le gestionnaire principal », sélectionnez la structure concernée à l’aide du crayon à gauche de la structure.

Etape 3 : Une fenêtre apparait. Vous pourrez alors sélectionner le nom de l’utilisateur qui deviendra le gestionnaire principal de la structure. Le champ ID utilisateur sera mis à jour automatiquement. Validez votre choix en cliquant sur « Enregistrer ».

Les entités publiques possèdent des paramètres complémentaires suivants pour gérer la réception des factures via chorus pro :

  1. L’entité publique peut recevoir des données via EDI : Si cette case est cochée, cela signifie que l’entité publique peut recevoir des factures et pièces de facturation par lot via le protocole des échanges de données informatisés (EDI).
  2. Le code service doit être renseigné par le fournisseur : Si cette case est cochée, cela signifie que tous les fournisseurs doivent obligatoirement renseigner un code service pour pouvoir envoyer une facture à cette structure publique;
  3. Le numéro d’engagement doit être renseigné par le fournisseur : Si cette case est cochée, cela signifie que tous les fournisseurs doivent obligatoirement renseigner un numéro d’engagement pour pouvoir envoyer une facture à cette structure publique;
  4. Le numéro d’engagement ou le code service est obligatoire : Si cette case est cochée, cela signifie que tous les fournisseurs doivent obligatoirement renseigner au moins l’un des deux informations (code service ou numéro d’engagement) pour pouvoir envoyer une facture à cette structure publique;
  5. Le statut « Mise en paiement » n’est pas remonté au fournisseur : Si vous cochez cette case, vous empêcherez le fournisseur d’avoir accès au statut « Mise en paiement » lorsque la facture sera payée.
  6. Paramètre MOA : ce paramètre permet d’identifier pour une structure publique la présence de la maitrise d’ouvrage et, par conséquence, comment la réception des factures de travaux aura lieu

 

Ces paramètres sont consultables et modifiables via l’application « structures » du domaine « organisation ».

Lorsque vous êtes dans l’application « Gérer une structure », sélectionnez le type de demande « Consulter / Rechercher une structure » ou « Modifier une structure ». Sélectionnez ensuite votre entité dans le menu déroulant Identifiant.

  • Dans le cas où vous avez sélectionné « Consulter / Rechercher une structure», les paramètres de votre structure publique sont consultables mais vous ne pouvez pas les modifier.

 

  • Dans le cas où vous avez sélectionné « Modifier une structure», vous pourrez paramétrer votre structure en cochant les cases du bloc « Paramètres structure publique » puis cliquez sur « Soumettre » en bas de page pour confirmer.

Vous serez redirigé vers le domaine « Structures » et un bandeau vert s’affichera en haut afin de confirmer la prise en compte de l’action.

Lorsque vous êtes dans l’application « Gérer un service » et que vous avez sélectionnez le type de demande « Consultation d’un service », vous pouvez rendre l’engagement obligatoire en cochant la case indiquant « Le numéro d’engagement est obligatoire » dans le bloc « Paramètres ».

Cliquez sur « Soumettre » en bas de page pour confirmer.

Vous serez redirigé vers le domaine « Structures » et un bandeau vert s’affichera en haut afin de confirmer la prise en compte de l’action.

Les gestionnaires principaux ou secondaires de la sphère publique hors Etat ont l’obligation de disposer d’un compte PIGP (Portail Internet de la Gestion Publique) pour se connecter à Chorus Pro. En conséquence, si le futur gestionnaire principal ne dispose pas d’un compte PIGP, vous ne pourrez pas lui transférer les droits de gestionnaire principal.

Tutoriel

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Dernière mise à jour : mai 20, 2022  

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