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Principes généraux

1. Les données sont reconnues par un robot :

il n’y a pas d’interprétation des données fournies.

La facture doit être le plus claire possible. L’outil ne fait pas d’addition ni de soustraction (exemple : si plusieurs taux de TVA, un TOTAL TVA est nécessaire).

2. Quelque soit le nombre de pages du document déposées, 3 pages au maximum seront scannées, dans l’ordre suivant :

D’abord la première page, ensuite la dernière page, et, si toutes les informations à reconnaître n’ont pas déjà été reconnues, l’avant dernière page.

3. Le document pdf ne doit contenir que la facture :

Ne pas ajouter de bon de commande ou de bon de livraison à la suite de la facture dans le fichier pdf. Ceux-ci pourront être joints en PJ.

4. Les zones sont reconnues selon 3 axes :

L’outil recherche des mots clés sur la facture (ex: date, facture, tva..) => le mot clé est indispensable. Puis, en fonction du mot clé, des directions sont définies (droite, gauche, bas, haut) et des distances maximales définies en mm =>La donnée doit être alignée (horizontalement ou verticalement) avec le mot clé qui la définit .

Des formats types sont attendus : formats de date, formats de nombre pour les montants, formats de codes pour les numéros de facture, d’engagement juridique.

Données

1. L’outil ne reconnait pas l’écriture manuelle

2. La première donnée qui semble répondre aux critères est retenue :

Ne pas répéter la même donnée plusieurs fois dans la facture
Ne pas renseigner des données différentes pour le même « mot clé »

3. Ne pas ajouter de lettres inutiles (ex N°bon de Commande : BC xxxx  le système intègre les lettres dans le N°)

4. L’écriture doit être lisible

 Bien séparer les informations
 Associer à chaque donnée un mot clé

5. Les données sont à destination d’un système informatique

 Respecter la casse des données envoyées par l’entité publique (s’il n’y en a pas, ne pas ajouter d’espace dans le code service, le N° Bon de commande)

Caractères

Pour que les données soient scannées elles doivent être isolées et lisibles

 Les mots ne doivent pas êtres collés aux cadres ou les lettres collées entre elles (ex : la devise ne doit pas être collée aux montants)
 Eviter les espaces dans les codes que vous envoyez (ex N° de facture)
 Eviter la couleur (rouge, couleurs pales…),
 Eviter le gras ou le souligné
 Eviter la surimpression
 Prioriser l’écriture en noir sur fond blanc

Dans tous ces cas, la reconnaissance des caractères n’est pas favorisée , elle est au contraire dégradée

Les champs reconnus

Pour rappel vous pouvez trouver la liste des données obligatoires d’une facture sur le site suivant :

https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

La reconnaissance de caractères dans Chorus Pro

Exemples

Amélioration du processus

  •  La bonne reconnaissance des informations inscrites sur la facture ne peut être garantie.
  •  Il est donc nécessaire de vérifier leur bonne prise en compte et de les corriger sur Chorus Pro avant validation de l’envoi de la facture.
  •  Si vous souhaitez faire évoluer les critères de reconnaissance, il faut adresser une sollicitation à laquelle vous devez joindre un exemple réaliste de facture que vous souhaitez déposer.

Dernière mise à jour : septembre 14, 2017  

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