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Les étapes du suivi d’une facture sur le portail

Des statuts de cycle de vie de la facture sont mis en place afin de permettre au fournisseur de suivre l’avancement du traitement de ses factures. Ces statuts sont consultables sur Chorus Pro par différents moyens (cf. la section Rechercher une ou plusieurs factures ci-dessous). Les changements de statut seront également remontés périodiquement au fournisseur via des courriels de notifications, envoyés sur l’adresse électronique de contact.

 

Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés à l’émission d’une facture :

Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés à la réception d’une facture :

Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés au rejet d’une facture :

 

Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés au traitement d’une facture :

A noter : les destinataires ont le choix de renvoyer tous ces statuts ou seulement une partie. Le choix effectué par la structure de mettre à jour le statut mise en paiement sera indiqué dans l’annuaire des destinataires.

Cas particulier :

Si une facture est rejetée ou suspendue, un pop-up apparaîtra sur l’écran d’accueil afin d’en avertir le fournisseur dès sa connexion.

     Le bouton Acquitter redirige l’utilisateur vers l’espace de synthèse dont le détail apparaît dans la section suivante.

Mes factures émises

Depuis l’écran d’accueil, accéder à l’espace de synthèse ci-dessous en sélectionnant l’onglet Mes factures émises.

   En utilisant le filtre, l’utilisateur peut sélectionner les informations par structure.

 

À partir de cet espace, il existe plusieurs possibilités pour rechercher et visualiser les factures reçues :

  • (A) L’onglet Synthèse : indique les factures nécessitant un traitement par le récepteur.
  • (B) L’onglet Rechercher : recherche des factures d’après différents critères (numéro, date, ...).
  • (C) L’onglet Tableau de bord : recherche les factures par statut.
  • (D) L'onglet Saisir facture : permet de saisir une facture directement sur le portail
  • (E) L’onglet Dépôt Facture : permet de déposer une facture au format PDF ou XML
  • (F) L’onglet Liste fiscale : liste les fournisseurs rattachés à la structure.
  • (G) L'onglet Archives : permet de rechercher une facture non modifiée depuis plus de deux ans

Les onglets SynthèseRechercher et Tableau de bord permettent de retrouver une ou plusieurs factures et seront détaillés dans les points suivants.

Consulter la « Synthèse »

Une fois l’onglet Synthèse de l’espace Factures émises sélectionné, le bloc Factures à traiter apparaît. Il recense l’ensemble des factures qui nécessite une action. La colonne État Courant correspond au dernier état dans l'historique de la facture. :

  • Les factures retournées par le destinataire (statuts : Factures rejetées ; Factures à recycler et Factures suspendues) ;
  • Les factures qui n’ont pas encore été envoyées et qui sont au statut Brouillon.

 

Pour chaque facture de ce tableau il est possible de :

  Consulter la facture en cliquant sur le numéro de la facture ;

   Télécharger la facture (format pdf ou xml) ;

  Traiter la facture, c’est à dire lui attribuer un statut correspondant à son étape de traitement ;

  Visualiser la pièce jointe à valeur probante ;

  En sélectionnant les cases à cocher, il est possible de télécharger plusieurs factures à la fois.

En cochant la case à cocher  , il est possible de masquer les factures rejetées depuis plus de 10 jours.

 

Utiliser la fonction « Recherche »

Après avoir cliqué sur l'onglet Rechercher, l’écran ci-dessous s’affiche.

 Il est alors possible de renseigner un ou plusieurs critères de recherche :
  • Identification du fournisseur ou du destinataire (n° de SIRET, n° TVA intracommunautaire, etc.) ;
  • Le cadre de facturation de la facture recherchée :un cadre de facturation permet d’identifier l’acteur et le document déposé ;
  • Numéro de facture (attribué par Chorus Pro dans le cas d’une saisie du facture sur le Portail) ;

 Cliquez sur  pour saisir des critères de recherche avancée ( Montant de la facture ...) .

  Cliquez ensuite sur le bouton Rechercher.

Point d’attention : Veillez à sélectionnez la valeur facture dans Type de facture.

L’écran ci-dessous affiche alors les résultats de la recherche :

Pour chaque facture de la liste, il est possible de :

  La consulter en cliquant sur le numéro de la facture ;

  Visualiser la pièce jointe à valeur probante ;

  Télécharger plusieurs factures à la fois en sélectionnant les cases à cocher (au format pdf ou xml) ;

  Dupliquer la facture ;

  Télécharger plusieurs factures à la fois en sélectionnant les cases à cocher (au format pdf ou xml) ;

  Exporter les résultats de la recherche au format CSV.

Utiliser le « Tableau de bord »

Après avoir cliqué sur l'onglet Tableau de bord, l’écran ci-dessous s’affiche.

En cliquant sur le lien dans la première colonne du tableau de bord, il est possible de naviguer dans la hiérarchie Structures / Services / Cadres de facturation / Utilisateurs. Les factures non rattachées à un service sont présentes dans le tableau de bord à la ligne "Sans service"; elles ne peuvent être consultées directement à ce niveau de hiérarchie.

En cliquant sur un chiffre, liste des factures concernées apparaît dans le tableau ci-dessous :

Il est alors possible de :

Visualiser la pièce jointe à valeur probante ;

  Dupliquer la facture;

  Télécharger la facture

Consulter les « Archives »

Les factures non modifiées depuis plus de deux ans ne sont plus accessibles via l’onglet Rechercher dans les espaces Factures de travaux, Factures émises et Factures reçues.

Ces factures sont archivées et peuvent être consultées à partir de l’onglet Archives, présent dans les espaces précédemment cités.

Après avoir cliqué sur l'onglet Archives, l’écran ci-dessous s’affiche :

  1. Le bloc Critères permet de renseigner un critère de recherche, sélectionnable dans la liste déroulante ci-dessous:

2. Le bloc Paramétrage critère permet d’affiner le critère de recherche sélectionné.

3. Le bloc Synthèse critère résume les critères sélectionnés.

 

Comment rechercher une ou plusieurs factures dans les archives :
  1. Sélectionner un critère de recherche dans la liste déroulante.

       2. Affiner ce critère dans le bloc Paramétrage  critère.

3. Cliquer sur

Le critère sélectionné se retrouve alors dans le bloc Synthèse des critères :

Il est possible d’ajouter d’autres critères en réitérant les actions 1, 2 et 3.

Cliquer ensuite sur     pour lancer la recherche.

Accéder à l'écran « Consultation facture »

Après avoir effectué une recherche, en cliquant sur le numéro de la facture, l’écran Consultation facture ci-dessous s’affiche:

Chaque bouton de consultation sera détaillé dans les onglets suivants.

Télécharger la facture

 Après avoir cliqué sur le bouton Télécharger, la fenêtre ci-dessous s’affiche afin que l’utilisateur puisse choisir le format de la facture à télécharger :

  • Formats :
    • Pivot (document au format xml) ;
    • PDF.
  • Pièces jointes complémentaires :
    • Oui ;
    • Non.

Point d’attention : La modification manuelle des paramètres de téléchargement peut impacter votre système d’information s’il est rattaché à Chorus Pro.

Visualiser la facture

  Après avoir cliqué sur le bouton Visualiser, la pièce jointe à valeur probante matérialisant la facture s’affiche au format PDF ou XML en fonction du mode de dépôt retenu par le fournisseur.

Consulter le suivi du traitement

 Après avoir cliqué sur le bouton Suivi du traitement, l’écran ci-dessous s’affiche et permet de consulter l’historique :

  • Des statuts de la facture ;
  • Des actions utilisateurs (ex : date et heure téléchargement facture).

Le bouton Exporter permet d’exporter l’ensemble de l’historique du suivi de la facture.

Exporter le certificat de dépôt

  En cliquant sur le le bouton Exporter le certificat de dépôt, l’utilisateur obtient le certificat de dépôt qui est généré au moment de l’émission de la facture.

Celui-ci indique :

  • La date ;
  • Le numéro de la facture ;
  • Le montant net à payer.

Dans l’espace Factures émises, après avoir cliqué sur le bouton Liste fiscale, sélectionner une structure fournisseur.

Il est également possible d’indiquer un type de facture ou une période d’envoi.

Après avoir cliqué sur le bouton ci-contre, la liste des destinataires associés au fournisseur s’affiche.

Il est possible de supprimer un destinataire de la liste en cliquant sur le bouton ci-contre.

Pour en supprimer plusieurs à la fois, cocher les cases de sélection puis cliquer sur le bouton ci-contre.

Une fois les destinataires choisis, cliquer sur le bouton ci-contre pour rechercher les demandes de paiement associées. Le tableau ci-dessous s’affiche :

Cliquer sur le numéro de la facture pour consulter la facture.

 La liste fiscale est téléchargeable en cliquant sur le bouton ci-contre, soit au format PDF soit au format XML.

Pour aller plus loin

Nous vous invitons à utiliser les guides utilisateurs ci-dessous :

- Saisir une sollicitation et suivre son traitement

Pièce-jointe -

Dernière mise à jour : février 28, 2018  

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