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ZOOM SUR LE STATUT DES FACTURES

Des statuts, correspondant au cycle de vie de la facture, permettent au fournisseur de suivre l’avancement du traitement de ses factures. Ces statuts sont consultables sur Chorus Pro par différents moyens (cf. la section Rechercher une ou plusieurs factures ci-dessous). Les changements de statut sont également remontés périodiquement au fournisseur via des courriels de notification, envoyés sur l’adresse électronique de contact.
 
Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés à l’émission d’une facture :
 

 

Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés à la réception d’une facture :

Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés au renvoi d’une facture vers le fournisseur :

 
Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés au traitement d’une facture : A noter : les destinataires ont le choix de renvoyer tout ou partie de ces statuts.  Le choix effectué par la structure destinatrice de mettre à jour le statut mise en paiement est indiqué dans l’annuaire des destinataires.
 
 
Cas particulier : Si une facture est rejetée ou suspendue, un pop-up apparaîtra sur l’écran d’accueil afin d’en avertir le fournisseur dès sa connexion.

Le bouton Acquitter redirige l’utilisateur vers l’onglet « Synthèse » dont le détail est expliqué ci-dessous.

TRAITER UNE FACTURE RENVOYEE

Les factures au statut « à recycler », « suspendue » et « rejetée » suite au traitement effectué par le destinataire sont renvoyées vers le fournisseur.

Ces factures se trouvent dans l’onglet « Synthèse » de l’espace « Factures émises ».

 

Pour accéder à la facture afin de la traiter, cliquez sur son numéro.

La facture est renvoyée au fournisseur au statut « A recycler » pour cause d’erreur dans les données du  destinataire.

 

1. Le motif pour lequel la facture a été recyclée est indiqué dans le pavé correspondant.

Vous pouvez également consulter   les commentaires associés au rejet s’ils sont présents en cliquant sur le bouton «   « Suivi de la facture »   en bas de votre écran.

 

2. Vous pouvez, sans avoir à changer le numéro de votre facture d’origine, modifier les données suivantes :

  • le SIRET du destinataire,
  • le code service du destinataire,
  • le numéro d’engagement

 

Cliquez ensuite sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre à nouveau la facture au bon destinataire.

La facture est renvoyée au fournisseur au statut « suspendue » car des pièces justificatives sont manquantes.

 

Le motif pour lequel la facture a été suspendue est indiqué dans le pavé correspondant.

Vous pouvez également consulter les commentaires associés au rejet s’ils sont présents en cliquant sur le bouton « Suivi de la facture » en bas de votre écran.

 

 

Dans le bloc « Pièces jointes », cliquez sur le bouton « Gestion des pièces jointes ».

 

 

Cliquez sur le bouton « Parcourir » pour récupérer la pièce à ajouter stockée dans le répertoire de votre poste de travail.

Renseignez les champs « Désignation » et « Type de pièce » puis cliquez sur le bouton « Ajouter ».

Recommencez autant de fois que de documents à joindre à votre envoi puis cliquez sur le bouton « Retour ».

Cliquez ensuite sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre votre facture avec les documents requis par   par le destinataire. Votre facture passe alors au statut « Complétée ».

La facture est rejetée par le destinataire lorsque certaines données de la facturation sont erronées (ex : montant de la facture).

Une nouvelle facture doit alors être émise avec un nouveau numéro.

Si vous souhaitez avoir le détail du motif de rejet, accédez à la facture en cliquant sur son numéro, puis cliquez sur « Suivi de traitement » en bas de votre écran.

L’historique des statuts s’affiche alors avec les commentaires correspondants :

RECHERCHER UNE OU PLUSIEURS FACTURES

Depuis l’écran d’accueil, accédez à l’espace « Factures émises« . Vous êtes par défaut dans l’onglet « Synthèse« .

À partir de cet espace, il existe plusieurs possibilités pour rechercher et visualiser les factures émises :
  • (A) L’onglet Synthèse : liste des factures nécessitant un traitement par l’émetteur.
  • (B) L’onglet Rechercher : recherche des factures d’après différents critères (numéro, date, …).
  • (C) L’onglet Tableau de bord : rechercher des factures par statut.
  • (D) L’onglet Saisir facture : saisie de facture directement sur le portail
  • (E) L’onglet Dépôt Facture : dépôt de facture au format PDF ou XML
  • (F) L’onglet Liste fiscale : consultation et exportation de la liste fiscale des factures.
  • (G) L’onglet Archives : recherche de facture non modifiée depuis plus de deux ans

Les onglets Synthèse, Rechercher et Tableau de bord permettent de retrouver une ou plusieurs factures et sont détaillés dans les chapitres suivants.

Une fois l’onglet Synthèse de l’espace Factures émises sélectionné, le bloc Factures à traiter apparaît. Il recense l’ensemble des factures qui nécessitent une action.

 En utilisant le filtre, vous pouvez sélectionner les informations par structure. En cochant la case à cocher , il est possible de masquer les factures rejetées depuis plus de 10 jours :

La colonne État Courant correspond au dernier état dans l’historique de la facture. :

  • Les factures qui n’ont pas encore été envoyées au destinataire et qui sont au statut Brouillon.
  • Les factures retournées par le destinataire (statuts : Rejetée, A recycler et Suspendue) ;
Pour chaque facture du tableau il est possible de : Consulter la facture en cliquant sur son numéro ; Télécharger la facture (format pdf ou xml) ; Traiter la facture, c’est à dire lui attribuer un statut correspondant à son étape de traitement ; Visualiser la pièce jointe à valeur probante ; En sélectionnant les cases à cocher, il est possible de télécharger plusieurs factures à la fois.
 
 

Après avoir cliqué sur l’onglet Rechercher, l’écran ci-dessous s’affiche.

Il est alors possible de renseigner un ou plusieurs critères de recherche :
  • Identification du fournisseur ou du destinataire (n° de SIRET, n° TVA intracommunautaire, etc.) ;
  • Le cadre de facturation de la facture recherchée : un cadre de facturation permet d’identifier l’acteur et le document déposé ;
  • Numéro de facture (attribué par Chorus Pro dans le cas d’une saisie de facture sur le Portail) ;

Cliquez sur pour saisir des critères de recherche avancée ( Montant de la facture …). Cliquez ensuite sur le bouton Rechercher.

Point d’attention : Veillez à sélectionnez la valeur facture dans Type de facture.
L’écran ci-dessous affiche alors les résultats de la recherche : Pour chaque facture de la liste, il est possible de : La consulter en cliquant sur le numéro de la facture ; Visualiser la pièce jointe à valeur probante ; Télécharger plusieurs factures à la fois en sélectionnant les cases à cocher (au format pdf ou xml) ; Dupliquer la facture ; Télécharger plusieurs factures à la fois en sélectionnant les cases à cocher (au format pdf ou xml) ; Exporter les résultats de la recherche au format CSV.

Après avoir cliqué sur l’onglet Tableau de bord, l’écran ci-dessous s’affiche.

En cliquant sur le lien dans la première colonne du tableau de bord, il est possible de naviguer dans la hiérarchie Structures / Services / Cadres de facturation / Utilisateurs. Les factures non rattachées à un service sont présentes dans le tableau de bord à la ligne « Sans service »; elles ne peuvent être consultées directement à ce niveau de hiérarchie. En cliquant sur un des chiffres, la liste des factures concernées par le statut  apparaît dans le tableau ci-dessous : Il est alors possible de : Visualiser la pièce jointe à valeur probante ; Dupliquer la facture; Télécharger la facture

Le Code général des impôts impose que les factures transmises par voie électronique soient conservées dans une liste récapitulative par les entreprises émettrices et réceptrices de factures. Les fournisseurs recourant à Chorus Pro disposent de cette fonctionnalité, pour y accéder. Dans l’espace Factures émises, après avoir cliqué sur le bouton Liste fiscale, sélectionner une structure fournisseur. Indiquez vos critères de recherche (type de facture, période, etc.) puis cliquez sur le bouton Rechercher.

Après avoir cliqué sur le bouton ci-contre, la liste des destinataires associés au fournisseur s’affiche.

Il est possible de supprimer un destinataire de la liste en cliquant sur le bouton ci-contre. Pour en supprimer plusieurs à la fois, cochez les cases de sélection puis cliquer sur le bouton ci-contre.
       Une fois les destinataires choisis, cliquez sur le bouton ci-contre pour rechercher les demandes de paiement associées. Le tableau ci-dessous s’affiche :
La liste fiscale est téléchargeable, en cliquant sur le bouton « Télécharger la liste fiscale« , soit au format PDF soit au format XML.

Les factures non modifiées depuis plus de deux ans ne sont plus accessibles via l’onglet Rechercher de l’espace Factures émises. Ces factures sont archivées et peuvent être consultées à partir de l’onglet Archives, présent dans les espaces précédemment cités. Après avoir cliqué sur l’onglet Archives, l’écran ci-dessous s’affiche :

  1. Le bloc Critères permet de renseigner un critère de recherche, sélectionnable dans la liste déroulante ci-dessous:

  2. Le bloc Paramétrage critère permet d’affiner le critère de recherche sélectionné. 3. Le bloc Synthèse critère résume les critères sélectionnés.

Comment rechercher une ou plusieurs factures dans les archives :
  1. Sélectionnez un critère de recherche dans la liste déroulante.

2. Affinez ce critère dans le bloc Paramétrage critère. 3. Cliquez sur  Le critère sélectionné se retrouve alors dans le bloc Synthèse des critères : Il est possible d’ajouter d’autres critères en réitérant les actions 1, 2 et 3. Cliquer ensuite sur pour lancer la recherche.

CONSULTER UNE FACTURE

Après avoir effectué une recherche, en cliquant sur le numéro de la facture, l’écran Consultation facture ci-dessous s’affiche: Chaque bouton de consultation est détaillé dans les onglets suivants.

Après avoir cliqué sur le bouton Télécharger, la fenêtre ci-dessous s’affiche afin que l’utilisateur puisse choisir le format de la facture à télécharger :

  • Formats :
    • Pivot (document au format xml) ;
    • PDF.
  • Pièces jointes complémentaires :
    • Oui ;
    • Non.
Point d’attention : La modification manuelle des paramètres de téléchargement peut impacter votre système d’information s’il est rattaché à Chorus Pro.

Après avoir cliqué sur le bouton Visualiser, la pièce jointe à valeur probante matérialisant la facture s’affiche au format PDF ou XML en fonction du mode de dépôt retenu par le fournisseur.

Après avoir cliqué sur le bouton Suivi du traitement, l’écran ci-dessous s’affiche et permet de consulter l’historique :

  • Des statuts de la facture ;
  • Des évènements complémentaires ;
  • Des actions utilisateurs (ex : date et heure téléchargement facture).

  Le bouton Exporter permet d’exporter l’ensemble de l’historique du suivi de la facture.

En cliquant sur le le bouton Exporter le certificat de dépôt, l’utilisateur obtient le certificat de dépôt qui est généré au moment de l’émission de la facture. Celui-ci indique :

  • La date ;
  • Le numéro de la facture ;
  • Le montant net à payer.

TUTORIEL

Dernière mise à jour : janvier 14, 2019  

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