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Introduction

Lorsqu’un utilisateur de Chorus Pro soumet une sollicitation, il renseigne obligatoirement une catégorie et une sous-catégorie qui permettent de caractériser la nature de sa demande.
En fonction de la combinaison sélectionnée, la sollicitation est envoyée soit au support du portail Chorus Pro soit à un service « métier » chargé du traitement des factures reçues.

Lorsqu’une structure publique reçoit une sollicitation, les utilisateurs habilités peuvent :

  • Répondre directement à la sollicitation
  • Demander des informations complémentaires à l’émetteur de la sollicitation
  • Transférer la sollicitation au support Chorus Pro si la question ne relève pas des compétences du service métier

L’objet de ce mode opératoire est de présenter toutes les étapes nécessaires au traitement d’une sollicitation reçue par une structure publique.

Toutes les sollicitations recensées dans l’onglet « Synthèse » de l’espace « Sollicitations reçues » nécessitent une action de la part du récepteur, quel que soit leur statut.

Le tableau intitulé Mes sollicitations à traiter » contient :

  • Les nouvelles sollicitations reçues, qui n’ont fait l’objet d’aucun traitement,
  • Les sollicitations pour lesquelles le déposant, à qui on a demandé un complément d’information, a répondu,
  • Les sollicitations pour lesquelles la réponse apportée ne satisfait pas le déposant et que ce dernier a renvoyées.

 

Pour chacune d’entre elles, les informations suivantes sont restituées :

  • Date de dépôt de la sollicitation,
  • Structure et service émetteurs,
  • Catégorie et sous-catégorie de la sollicitation,
  • Numéro de la sollicitation (lien cliquable),
  • Statut de la sollicitation (colonne Etat).

On peut également retrouver une sollicitation grâce à l’onglet « Rechercher ». Après avoir cliqué sur l’onglet, la page de recherche d’une sollicitation s’affiche :

 

Dans le bloc « Critères de recherche » :

L’utilisateur doit remplir au minimum un champ de recherche, par exemple le numéro de la sollicitation (attribué automatiquement par Chorus Pro).

Pour une recherche plus poussée, l’utilisateur peut indiquer plus de critères :

  • Catégorie et sous-catégorie ;
  • Statut de la sollicitation ;
  • Période de saisie de la sollicitation ;
  • Identifiant de la structure émettrice (SIRET, n° TVA intra-communautaire,..) ;
  • Service destinataire de la structure publique en charge de la facture.

  Cliquer sur « Rechercher » pour afficher les résultats.

Après avoir cliqué sur le bouton « Rechercher », le tableau ci-contre affiche les résultats de la recherche :

Depuis cet écran il est possible de :

   Consulter et traiter la sollicitation en cliquant sur le numéro de la sollicitation ;

   Visualiser le contenu de la sollicitation en format PDF ;

   Suivre le changement de statut d’une sollicitation dans la colonne « Statut »;

  Exporter les résultats de la recherche.

Quel que soit le type de traitement, le mode opératoire (décrit dans les paragraphes suivants) est toujours identique.

A chaque type de traitement correspond un statut différent : lorsqu’on traite une sollicitation, il faut choisir le statut correspondant à l’action que l’on souhaite effectuer. Le champ « statut » doit donc obligatoirement être renseigné. Dans le cas contraire, un message d’erreur s’affiche à l’écran.

Ouvrir une sollicitation

Toutes les sollicitations à traiter sont recensées dans l’onglet « Synthèse » de l’espace « Sollicitations reçues ».

Pour ouvrir une sollicitation, il faut cliquer sur son numéro (lien cliquable).

La première partie de l’écran qui s’affiche permet de consulter les informations saisies par l’émetteur de la sollicitation ainsi que les rubriques suivantes :

En-tête de la sollicitation :

  • Statut ;
  • Catégorie, Sous-catégorie ;
  • Type d’objet concerné par la sollicitation ;
  • Numéro d’objet.

 

Informations sur la structure émettrice :

  • Désignation ;
  • Service ;
  • Identifiant (SIRET, n° TVA Intracommunautaire..) ;
  • Informations de contact (mail et téléphone).

 

Informations sur la structure destinataire :

  • Désignation ;
  • Service ;
  • Raison sociale.

 

La question posée par l’émetteur de la sollicitation est située dans le bloc « Description ».

  • Description de la sollicitation : zone de texte décrivant la question ou le problème rencontré par l’émetteur.
  • Commentaires/réponses : champ renseigné par l’émetteur de la sollicitation (réponse à une demande d’information complémentaire ou commentaire saisi lors de la réouverture de la sollicitation).
  • Historique : affiche toutes les étapes du traitement de la sollicitation, de la plus récente à la plus ancienne. Chaque ligne comporte la date de l’action, le nom et le prénom de l’auteur de l’action, l’ancien et le nouveau statut de la sollicitation ainsi que le commentaire saisi par l’auteur de l’action.
  • Détail des pièces jointes associées à la sollicitation : tableau de détail des pièces jointes ajoutées par l’émetteur pour compléter la sollicitation.

Mettre à jour le statut de la sollicitation

Pour traiter la sollicitation, il faut cliquer sur le bouton « Traiter » situé en bas de page.

Le statut de la sollicitation reçue est vide jusqu’à ce que l’utilisateur le renseigne.

Pour traiter la sollicitation, il faut choisir dans la liste déroulante le statut correspondant à l’action que l’on souhaite effectuer :

  • Demande d’information pour demander des informations complémentaires à l’émetteur ;
  • Résolue pour répondre à la question posée par l’émetteur ;
  • Mauvaise affectation pour transférer la sollicitation au support Chorus Pro ;
  • En cours pour prendre en charge la sollicitation.

Précision sur le statut « En cours » : il permet de rédiger un brouillon de réponse sans pour autant transmettre cette réponse à l’émetteur de la sollicitation. Il permet également d’indiquer aux autres membres d’un service chargé de traiter les sollicitations reçues que la sollicitation est déjà prise en charge.

Renseigner le champ « Mise à jour de la sollicitation »

Quelle que soit l’action réalisée, il faut renseigner le champ « Mise à jour de la sollicitation » qui est obligatoire.

En fonction du statut sélectionné, l’information saisie dans ce champ a signification différente :

  • Pour le statut « Résolue » :  réponse qui va être remise au déposant,
  • Pour le statut « Mauvaise affectation » : commentaire qui sera transmis au support,
  • Pour le statut « En cours » : brouillon de la réponse qui ne sera pas visible du déposant,
  • Pour le statut « Demande d’information » : complément d’informations demandé à l’émetteur de la sollicitation.

Valider la saisie

Pour enregistrer les saisies effectuées et déclencher l’action souhaitée, il faut ensuite cliquez sur le bouton « Valider » situé en bas de page.

Répondre à une sollicitation

Le récepteur souhaite répondre à une sollicitation qui lui a été transmise.

Après avoir cliqué sur le numéro de la sollicitation puis sur le bouton « Traiter », il faut sélectionner le statut « Résolue ».

 

Il faut ensuite se rendre en bas de page, saisir la réponse dans le bloc « Mise à jour de la sollicitation », puis cliquer sur « Valider ».

On obtient alors la confirmation de la prise en compte de la réponse.

La sollicitation disparaît de l’onglet Synthèse / Mes sollicitations à traiter. On peut la retrouver en effectuant une recherche (onglet « Rechercher » ) et ainsi vérifier que le statut est passé en « Réponse apportée ».

 

Demander une information complémentaire à l'émetteur de la sollicitation

Lorsque l’émetteur de la sollicitation n’a pas fourni toutes les informations nécessaires à son traitement, on peut lui demander des précisions.

Après avoir cliqué sur le numéro de la sollicitation puis sur le bouton « Traiter », il faut sélectionner le statut « Demande d’information ».

 

Après avoir modifié le statut, il faut ensuite préciser quelles sont les informations complémentaires dont on a besoin dans le bloc « Mise à jour de la sollicitation », puis Valider.

 

La sollicitation passe au statut « En attente d’informations », à ce stade elle n’est plus affichée dans l’onglet « Synthèse.

Côté émetteur, elle passe au statut « Informations complémentaires requises » et apparait dans le bloc « Mes sollicitations à traiter » (espace « Sollicitations émises »).

Une fois que l’émetteur a répondu à la question posée, on la retrouve dans l’onglet Synthèse de l’espace « Sollicitations reçues » au statut « A traiter ».

 

En cliquant sur le numéro de sollicitation, on trouve :

  • La réponse apportée par l’émetteur dans le bloc Commentaires/Réponses,

  • L’historique des échanges dans le bloc Historique.

On peut alors reprendre le traitement pour répondre à la question posée (cf. 3 Traiter une sollicitation).

Transférer une sollicitation au support

Lorsque la question posée par l’émetteur n’est pas du domaine de compétence du service « métier », on peut renvoyer la sollicitation au support Chorus Pro.

Après avoir affiché le détail de la sollicitation et cliqué sur « Traiter », il faut sélectionner le statut « Mauvaise affectation ».

 

Il faut ensuite obligatoirement renseigner un commentaire dans le bloc Mise à jour de la sollicitation puis Valider.

La sollicitation est alors transférée au support et disparait de Mes sollicitations à traiter.

Point d’attention :
Si la réponse apportée par le support ne satisfait pas le déposant, ce dernier peut alors la ré-ouvrir. Dans la mesure où la sollicitation est caractérisée comme étant à destination d’un service métier, elle sera alors renvoyée vers la structure publique à laquelle elle a été initialement envoyée. Elle réapparaitra dans l’onglet Synthèse de l’espace Sollicitations à traiter. Il faudra alors la renvoyer au support.

Tutoriel

Dernière mise à jour : septembre 19, 2018  

5454    Prestataires De Justice    
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