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Illustration article "comment fonctionne l'affacturage sur Chorus Pro"

L’affacturage sur Chorus Pro, comment ça marche ?

L'affacturage est une opération par laquelle une personne ou une entreprise cède sa créance commerciale à un professionnel appelé « factor », « entreprise d’affacturage » ou « affactureur » afin de réduire les effets des délais de paiements.

Le transfert de créances à un factor peut se faire soit dans le cadre d'une cession, soit dans le cadre d'une subrogation.

La mention subrogative suivante doit être précisée sur les mémoires, factures, et situations de travaux :

« Règlement à l'ordre de (indication de la société de factoring) à lui adresser directement (adresse, numéro de téléphone, numéro du compte courant bancaire ou postal). Elle le reçoit par subrogation dans le cadre du contrat de factoring. Elle devra être avisée de toute demande de renseignements ou réclamations. »

 

En mode portail :

Les coordonnées bancaires du factor sont à renseigner sur la fiche structure du fournisseur en cochant la case « Affactureur ».

Illustration de l'article "Affacturage"

 

Lors de la saisie de la facture, si ce sont les références bancaires du factor qui sont sélectionnées, les coordonnées de ce dernier apparaissent dans le cadre « factor ». Le renseignement de la mention subrogative doit se faire directement au niveau du champ « Commentaire ».

 

En mode EDI :

Les modalités d’affacturage sont dépendantes du format de la facture à transmettre :

  • En format structuré, les références bancaires et la raison sociale de l’affactureur doivent être renseignées dans la facture XML. La mention subrogative peut apparaître dans le bloc « Note ».
  • En format mixte, seule la raison sociale peut être renseignée. La mention subrogative peut apparaître sur la facture au format PDF.

Les référentiels sémantiques du flux structuré (E1) et du flux mixte (E2) sont consultables dans les spécifications fonctionnelles (Specifications_Externes_Annexe_EDI_V4.00). Cette annexe vous permet d’identifier le bloc (paiement ou encaisseur) dans lequel vous devez renseigner chaque information de l’affactureur, selon le flux utilisé (E1, E2).

 

En mode service :

Un fournisseur peut utiliser 3 services exposés pour déposer une facture avec affactureur :

  • DeposerFluxFacture : La mention subrogative avec les coordonnées du factor est à porter dans la facture XML,
  • DeposerPDFacture : La mention subrogative avec les coordonnées du factor doit apparaître sur le PDF de la facture,
  • SoumettreFacture : Le fournisseur renseigne les coordonnées bancaires de l’affactureur en faisant appel à l’API « RecupererCoordonneesBancairesValides ». Il est nécessaire qu’elles aient été ajoutées précédemment sur la fiche structure du fournisseur. La mention subrogative doit être renseignée dans le champ « commentaire » de la requête API.

 

Point d’attention : Dans le cadre d’une cession de créance, la mention doit indiquer qu’il s’agit d’une facture relative à un contrat d’affacturage. Les autres pièces, et notamment l’exemplaire unique ou le certificat de cessibilité, sont transmises à la personne publique en dehors de Chorus Pro.

 

Illustration de l'article "choix des structures publiques"

Quels sont les impacts du paramétrage de la structure de l’entité publique sur le circuit de validation des factures de travaux ?

Dans le cadre des marchés de travaux, les entités publiques doivent paramétrer leur(s) structure(s) dans Chorus Pro.

Une structure publique peut être paramétrée :

  • Sans MOA ;
  • Avec MOA ;
  • Exclusivement MOA.

 

  1. Où choisir son paramétrage ?

 

Pour paramétrer votre structure publique, vous devez vous rendre dans l’espace « Activités du gestionnaire » puis dans le bloc « Mes structures ». En cliquant sur l’icône « stylo » vous affichez l’écran « Modification de la structure ». Dans le bloc « Paramètres » en bas de l’écran, vous avez la possibilité de choisir le paramètre « Présence MOA ».

Vous pouvez retrouver la documentation correspondante au lien suivant : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/administrer-les-structures-publiques-et-les-comptes-utilisateurs/#1528457743735-4b0555ef-dafc

 

  1. Les trois options et leurs impacts sur le circuit de validation des factures de travaux dans Chorus Pro

 

  • Paramétrage « Structure sans MOA » : la MOA n’est pas présente dans Chorus Pro

 

Dans ce cas, seul le service financier est présent dans Chorus Pro. Il n’y a pas d’utilisation de l’espace « Factures de travaux » par l’entité publique. Cette dernière reçoit directement les factures de travaux dans l’espace « Factures reçues ».

 

Circuit pour une facturation en cours de marché avec le paramétrage « Structure sans MOA » :

  • Le fournisseur dépose un projet de décompte (A4) qui est réceptionné par la MOE dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOE dépose un état d’acompte (A15) qui est réceptionné par le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Dans cette configuration avec le paramétrage « Structure sans MOA » :

  • Il n’y a que 2 étapes dans Chorus Pro ;
  • La structure publique n’a pas besoin d’ouvrir l’espace « Factures de travaux » ;
  • Tous les échanges avec la MOA se font hors Chorus Pro.

 

  • Paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA » : la MOA est présente dans Chorus Pro

 

Dans ce cas, la MOA et le service financier sont tous les deux présents dans Chorus Pro.

Si ces deux acteurs sont sur la même structure, alors la structure publique sera paramétrée « Structure avec MOA ». Si les deux acteurs sont sur des structures distinctes, alors la structure de la MOA sera paramétrée « Structure exclusivement MOA » et celle du service financier « Structure sans MOA ».

Dans tous les cas, la MOA travaille dans l’espace « Factures de travaux » et le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Circuit pour une facturation en cours de marché avec le paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA » :

  • Le fournisseur dépose un projet de décompte (A4) qui est réceptionné par la MOE dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOE dépose un état d’acompte (A15) qui est réceptionné par la MOA dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOA dépose un état d’acompte validé (A19) qui est réceptionné par le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Dans cette configuration avec le paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA », il y a dans Chorus Pro :

  • Un acteur de plus: la MOA
  • Une étape en plus: le dépôt de l’état d’acompte validé (A19) par la MOA
  • L’utilisation obligatoire par la MOA de l’espace « Factures de travaux » qui n’est pas ouvert par défaut sur une structure publique.

 

Par ailleurs dans le cas où l’entité publique a recours à un éditeur de logiciel financier interfacé à Chorus Pro par API, il convient de vérifier si cet éditeur a développé les services API du domaine « Facture de travaux » Si ce n’est pas le cas, les actions de la MOA, comme la réception d’un état d’acompte (A15) et le dépôt d’un état d’acompte validé (A19), doivent être effectuées dans le portail Chorus Pro via l’espace « Factures de travaux » de la structure représentant la MOA.

 

 

  1. Obligation de réception et information des fournisseurs

 

Depuis le 01 janvier 2020 l’ensemble des fournisseurs de la sphère publique est dans l’obligation de passer par Chorus Pro pour l’envoi des factures. Ainsi, les factures de travaux sont directement concernées et notamment les documents produits par les fournisseurs et la MOE. L’utilisation du module facture de travaux est largement déployée et les entreprises habituées à déposer leur documents via cette espace. C’est pourquoi, il est important que les entités publiques :

  • Vérifient que le paramétrage mis en place est bien adapté à leur organisation pour la réception de ce type de facture.
  • Mettent en place avec les différents acteurs, une fiche d’identité du marché permettant d’identifier précisément chaque acteur (SIRET, code service…) ainsi que le circuit à mettre en place avec les cadres de facturation dédiés. Vous avez le modèle de la fiche disponible ici : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/modele-de-fiche-identite-marches-de-travaux/

 

Illustration article "facture électronique en France"

La facturation électronique en France : une nouvelle échéance pour les entreprises

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues d’envoyer leurs factures à destination de la sphère publique en format électronique.

L’ensemble de ces factures transite via Chorus Pro, pour un total de près de 140 millions de factures échangées depuis 2017.

 

L’article 153 de la loi de finances pour 2020, introduit les échanges interentreprises assujettis à la TVA dans l’obligation de la facturation électronique. Cette obligation sera mise en place entre le 1 er janvier 2023 et le 1 er janvier 2025. Elle poursuit plusieurs objectifs dont :

- améliorer la compétitivité des entreprises (réduction de la charge de gestion des factures, sécurisation des délais de paiement, etc.) ;

- lutter contre la fraude et réduire l’écart de TVA au moyen de recoupements automatisés entre factures émises et factures reçues ;

- suivre en temps réel l’activité des secteurs économiques afin de mieux ajuster la politique économique à la conjoncture ;

- améliorer le service à l’usager en permettant à terme le pré-remplissage de certaines données des déclarations de la TVA.

 

Afin de préparer la mise en œuvre de ce nouveau périmètre de la dématérialisation, l’AIFE et la DGFiP travaillent en concertation, depuis le printemps 2020, avec les parties prenantes (représentants des entreprises, opérateurs de dématérialisation, experts-comptables, etc.) afin d’approfondir l’analyse sur les différents aspects de cette obligation et de recenser les impacts pour les entreprises. Le résultat des premiers travaux a été consolidé dans un rapport remis au parlement à l’automne 2020.

La mise en œuvre de la facturation électronique interentreprises sera accompagnée d’une transmission complémentaire de données (« e-reporting ») afin de pouvoir contrôler les transactions réalisées par les entreprises, disposer systématiquement d’un suivi du traitement de la facture  et lutter efficacement contre la fraude.

 

Ainsi, la France est l’un premier des pays de l’Union Européenne à généraliser la facturation électronique interentreprises après l’Italie et le Portugal.

Le calendrier de déploiement de cette obligation est envisagé selon les phases suivantes

Calendrier de mise en oeuvre de l'obligation de transmission de factures électronique BtoB

illustration de l'article duplication des droits sur chorus pro

Dupliquer les droits d’un utilisateur dans Chorus Pro

Saviez-vous qu’en tant que gestionnaire principal ou secondaire de votre structure, vous pouvez dupliquer les droits d’un utilisateur afin d’attribuer ceux-ci à un autre utilisateur au sein de votre structure ?

Cette fonctionnalité a été conçue pour vous faire gagner du temps lorsque vous habilitez des utilisateurs à travailler au sein de votre structure. Elle vous permet de copier les droits d’un utilisateur source et de les attribuer à un ou plusieurs utilisateurs cibles.

Vous pourrez ainsi attribuer les mêmes droits à plusieurs utilisateurs sans avoir à effectuer les paramétrages manuels pour chacun d’eux.

Illustration de l'article "Dupliquer les droits d'un utilisateur"

Pour découvrir comment dupliquer les droits d’un utilisateur dans Chorus Pro, suivez le guide ci-dessous :

  1. Connectez-vous à Chorus Pro
  2. Accédez à l’onglet « Activités du gestionnaire »
  3. Descendez jusqu’au bloc « Historique de mes actions sur le rattachement et les abonnements »
  4. Cliquez sur le bouton « Dupliquer les droits d’un utilisateur »
  5. La page « Dupliquer les droits d’un utilisateur » s’affiche à l’écran. Vous pouvez à présent rechercher l’utilisateur dont vous voulez dupliquer les droits dans la partie « Utilisateur source à dupliquer », et rechercher le ou les utilisateurs cibles dans la partie « Utilisateur cible ».Illustration de l'article "Dupliquer les droits d'un utilisateur"
  1. Cliquez sur « Dupliquer » pour attribuer les droits de l’utilisateur source aux utilisateurs cibles.

 

Illustration article formation

Nouveau sur Chorus Pro ? Formez-vous gratuitement !

Vous débutez sur Chorus Pro ? Vous ne savez pas comment paramétrer votre compte ? Vous souhaitez être guidé dans votre premier envoi de facture ? Vous souhaitez maîtriser les différents statuts "à recycler", "suspendue" et "rejetée" ?

Bénéficiez d'un accompagnement personnalisé gratuit, sous forme de classes virtuelles en petit groupe.

 

Ces accompagnements se découpent en 2 séances d'1h30 durant lesquelles vous pourrez interagir directement avec un expert de Chorus Pro.

 

Deux thèmes sont disponibles :

  • Envoi de factures simples
  • Envoi de factures de travaux (CCAG Travaux) pour les fournisseurs et les MOE

 

Pour participer à l'une de ces sessions, n'hésitez plus, choisissez une thématique et inscrivez en cliquant ici.

Article signature

Un nouvel outil de signature électronique

Depuis cet été, Chorus Pro est équipé d'un outil de vérification de signature électronique. En bas de la page d'accueil, un nouveau bouton intitulé "Vérifier une signature électronique" donne accès à un utilitaire permettant de vérifier l’acceptabilité technique d’une signature et de télécharger un rapport au format PDF.

La vérification effectuée est conforme aux standards européens et à l’arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique.

 

Dès 2021, Chorus Pro proposera également un outil permettant de signer électroniquement les documents.

 

Un nouvel outil de vérification de signature électronique

Illustration article référentiels tarifs

Mémoire de frais de justice : comment accéder aux référentiels des tarifs selon les prestations ?

Vous êtes intervenu(e) suite à une prescription d’un magistrat ou sous son contrôle, dans le cadre d’une procédure judiciaire ?

A la suite de votre intervention, il vous sera nécessaire de saisir votre mémoire sur Chorus Pro. Ce portail vous invitera à saisir le tarif de la prestation. Afin de vous aider sur cette saisie, vous pouvez vous appuyer sur la page dédiée aux référentiels des tarifs de frais de justice.

Celle-ci est organisée autour de trois rubriques clés : le texte de référence, la catégorie de prestataire et la période de prestation.

Cela vous permettra d’accéder rapidement au tarif applicable à votre prestation.

 

Pour rappel, des formations gratuites sont organisées à destination des prestataires de frais de justice.

L'objectif est de présenter les principes de fonctionnement de Chorus Pro ainsi que les spécificités de l'espace "Mémoires de frais de justice". Le déroulé comporte une partie théorique et des manipulations dans l'outil (notamment sur la saisie d'un mémoire).

Pour vous inscrire aux prochaines sessions, cliquez ici.

Illustration de l'article sur les statuts des factures

Devenez un expert des différents statuts des factures !

Lorsque vous envoyez une facture via Chorus Pro, la facture passe par différents états de traitement, qui correspondent aux statuts de la facture.

Vous trouverez ci-dessous un schéma des statuts par lesquels votre facture devrait passer, ainsi que leur signification. Cependant, selon les services, tous les statuts de traitement des factures ne sont pas utilisés sur Chorus Pro.

 

Schéma statuts factures
Statuts liés à l'émission d'une facture
BrouillonLa facture a été saisie mais non envoyée. Elle est donc encore modifiable.
DéposéeLa facture a été envoyée à Chorus Pro.

 

Statuts liés à la réception d'une facture
Mise à dispositionLa facture a été transmise au client public.
ComplétéeLes pièces jointes demandées ont été ajoutées à une facture "suspendue".

 

Statuts liés au traitement d'une facture
NB : Les statuts ci-dessous sont facultatifs.
Service faitLe service fait a été constaté et le destinataire peut désormais procéder à la liquidation et au mandatement.
Mise en paiementL’ordre de virement a été envoyé à la Banque de France par le comptable public. Le virement interviendra quelques jours plus tard.
Mise à disposition du comptableLa facture a été reçue par le comptable public.
MandatéeLa facture a été traitée par le destinataire (sous la forme d’un mandat ou d’une demande de paiement) et peut désormais être transmis au comptable.
ComptabiliséeLa facture a été validée par le comptable.

 

Statuts liés au renvoi d'une facture
A recyclerLa facture est renvoyée en raison d’une erreur de destinataire. Le fournisseur peut changer le Siret/code service et le n°d’engagement juridique sans changer le numéro de la facture et renvoyer la facture au nouveau destinataire.
SuspendueLe traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Dans ce cas , une confirmation est attendue du fournisseur qui peut ensuite compléter les pièces jointes et renvoyer la facture. La facture passe alors au statut complétée.
RejetéeLa facture est rejetée par le service destinataire (ex : données de facturation erronées…) . Dans ce cas, une confirmation est attendue du fournisseur. Le fournisseur doit émettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro de facture.

Pour plus détails sur les démarches à effectuer lorsqu'une facture vous est renvoyée, veuillez consulter cet article.

 

Par ailleurs, pour connaître le statut de votre facture, demandez à ClaudIA, l’assistante conversationnelle de Chorus Pro, en renseignant le numéro de celle-ci.

Illustration article Chiffres clés

Connaissez-vous les chiffres clés de Chorus Pro ?

Êtes-vous un expert des chiffres clés de Chorus Pro ? N'attendez plus et faîtes ce test pour savoir !

 

A/ Depuis le 1er janvier 2020 combien de factures ont été émises sur Chorus Pro ?

  1. Plus de 23 millions
  2. Plus de 50 millions
  3. Moins de 10 millions

 

B/ Et depuis l’ouverture de Chorus Pro en 2016 ?

  1. 1 milliard de factures
  2. 100 millions de factures
  3. 50 millions de factures

 

C/ Combien d'utilisateurs sont actifs sur Chorus Pro ?

  1. 2 millions
  2. 500 000
  3. 900 000

 

D/ Combien de comptes on été créés sur Chorus Pro en 2019 ?

  1. 230 000
  2. 150 000
  3. 70 000

 

E/ 58% des factures envoyées à l’État le sont via le portail ?

  1. Vrai
  2. Faux

 

F/ 58% des factures envoyées aux autres entités publiques le sont via l’EDI ?

  1. Vrai
  2. Faux

 

Réponses : 

image illustrant le jeu des status Chorus Pro

Qui êtes-vous dans l’univers Chorus Pro ?

Pour savoir qui vous êtes dans l'univers Chorus Pro, répondez à ce quizz !

 

Chaque année, vous envoyez ?

  1. Moins de 50 factures
  2. Entre 50 et 500 factures
  3. Plus de 500 factures
  4. Je reçois plus de factures que j’en envoie

 

Le CCAG travaux, ça vous parle ?

  1. Kesasko ?
  2. C’est ma lecture du soir
  3. Je ne pense pas être concerné
  4. Oui, j’en connais une grande partie

 

J’utilise Chorus Pro depuis ?

  1. 2019 ou 2020, je suis un nouveau arrivé
  2. 2018, je maîtrise plutôt bien l’outil
  3. 2017, un vrai expert !
  4. Si vous saviez…

 

Mon espace préféré est ?

  1. Factures émises
  2. Factures de travaux
  3. Raccordements EDI et API
  4. Factures reçues

 

Pour m’approprier Chorus Pro j’ai ?

  1. Suivi un accompagnement personnalisé sous forme de classes virtuelles
  2. Une formation en ligne dédiée aux marchés de travaux
  3. Bénéficié d’un accompagnement personnalisé au raccordement
  4. Eté aidé par la DGFiP

 

Mon réflexe sur la Communauté Chorus Pro ?

  1. Les fiches pratiques et les tutoriels : idéal pour maîtriser les bases de Chorus Pro
  2. Télécharger la fiche d’identité du marché, pour formaliser le processus de facturation entre les différents acteurs du marché
  3. Les exemples de flux
  4. Gérer les factures reçues

 

RESULTATS : 

 

J’ai une majorité de « 1 », je suis une micro-entreprise ou une TPE/PME.

J’ai une majorité de « 2 », je suis titulaire (sous-traitant, cotraitant, etc.) d'un marché public ou une MOE et je dépose des factures de travaux.

J’ai une majorité de « 3 », je suis une grande entreprise qui est raccordée à Chorus Pro.

J’ai une majorité de « 4 », je suis une entité publique.

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