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Objectif du document

Les éléments communiqués dans cette partie ont pour but de mettre en avant les méthodes d’implémentation préconisées par l’AIFE.

There are three possible uses of the ESPD.

1. Le DUME standard

Il s’agit de l’utilisation la plus commune du DUME. Dans ce cas, l’acheteur choisit de renseigner les critères de sélection pertinents à sa consultation ce qui permet à l’opérateur économique de ne renseigner que les critères demandés par l’acheteur.

2. Le DUME Simplifié

L’utilisation de la méthode de passation MPS a vocation à disparaitre à l’horizon 2019.

Le service DUME prendra le relai de la solution MPS au travers d’une opération dédiée « creerDumeSimple» qui permettra d’alimenter le format standard du DUME avec les données actuellement récupérées dans le cadre de la procédure « MPS ».

Du point de vue utilisateur, le dispositif imitera le processus MPS. Cependant son soubassement « technique » sera assuré par l’appel ad hoc du service DUME. Nous préconisons aux profils d’acheteur qui utiliseront l’appel DUME Simplifié de s’inspirer de leurs cinématiques et affichages MPS actuels, en alimentant leurs écrans avec les données issues de l’appel.

Vous trouverez infra une illustration du processus côté acheteur et côté opérateur.

Processus DUME Simplifié (MPS) du côté Acheteur :

Processus DUME Simplifié (MPS) du côté Opérateur économique :

Dans tous les cas, l’utilisation du dispositif sera transparente pour l’utilisateur puisque ce dernier ne devra renseigner que son SIRET et son chiffre d’affaire.

Tout comme pour MPS, l’utilisation de ce dispositif par l’opérateur économique n’est possible que si l’acheteur l’autorise.

3. Le DUME « Alpha »

Le DUME alpha est une utilisation particulière du DUME puisqu’il renvoie au RC (Règlement de Consultation) pour l’identification des critères de sélection. Un tel schéma d’utilisation du DUME, déclenché par la sélection d’une « coche alpha » par l’acheteur en partie IV, est vivement déconseillé dans la mesure où il :

  • renvoie à des critères présents uniquement dans le RC
  • ne permet pas aux acheteurs de bénéficier de l’option d’analyse des DUME
  • vide de sa substance le DUME qui renvoie vers un autre document

The elements of this part present the good general practises recommended by the AIFE.

1. Guide des bonnes pratiques

  • Passer par le service DUME pour appeler les données d’API Entreprises. Cela permet notamment de limiter l’impact des mises à jour et de l’ouverture de nouveaux services.
  • Noter que le DUME dématérialisé est le DUME XML. Si les acheteurs demandent dans le règlement de consultation que le DUME OE soit signé (non obligatoire réglementairement), il conviendra que ce soit le XML et non le PDF (qui portera le filigrane « copie » et ne sera pas imprimable).
  • Communiquer tous les DUME Acheteur et Opérateur Economique produits au Service DUME. Dans le cas où un DUME OE est réalisé en dehors de la place de marché puis mis en visibilité de l’acheteur sur la place de marché, il convient de le communiquer aussi.
  • Proposer des modèles de DUME (en fonction du type de procédure, de la nature du marché…) tant pour les acheteurs que pour les opérateurs économiques, sur la base de DUME qu’ils auraient préalablement produits.
  • Si l’acheteur ne souhaite pas réaliser un DUME, lui indiquer que par défaut, il sera proposé à l’Opérateur Economique un DUME A qui aurait été réalisé par le profil d’acheteur sur la base des informations de la procédure (partie I du DUME).
  • Privilégier la mise à jour unitaire lorsque l’on doit mettre à jour une métadonnée.
  • Proposer aux opérateurs économiques, de prendre connaissance des critères d’exclusion puis leur donner la possibilité de les modifier.
  • Récupérer les DUME par leur ID afin de pouvoir bénéficier des DUME n’ayant pas été créé sur le profil d’acheteur et présent dans le Service DUME.
  • Utiliser le fichier des libellés de l’AIFE.

2. Exemples illustrés de bonnes pratiques à suivre

In the context of buyer ESPD implementation, the AIFE recommends to publishers that they respect the principles expressed below. The aim of those principles is to simplify the use and visualization of the functionalities offered by the ESPD as much as possible.

In part III, pertaining to the exclusion criteria, it is recommended to make all the criteria uncheckable. Those criteria are all mandatory in French law and are indispensable prerequisites to an economic operator’s participation to a procurement contract.

In part IV, pertaining to the selection criteria, it is recommended to publishers that they select, by default, the answer “yes” to the question “Souhaitez-vous utiliser les critères de sélection A à D ?” (“Do you wish to use the selection criteria going from A to D?”). This encourages buyers to fill out selection criteria that are specific to their call for tenders. In order to minimize the use of the “alpha” checkbox, it is recommended that the buyer profile indicate that the criteria selection enables to benefit from the ESPDs’ analytical function during the studying of the bids phase.

In the case where the buyer still checks “no” to the use of the selection criteria, it is recommended to use tooltips in order to indicate that the criteria applicable to the call for tenders are available in the tender rules and that this use of the ESPD is not recommended.

In order to shorten the criteria selection phase in part IV as much as possible, buyer profiles are recommended to offer ESPD “templates” according to contract typology. For example, if the buyer indicates that he or she wishes to create a “works” contract ESPD, the selection criteria pertaining to “supply” and “service” contracts will not be displayed.

In the context of economic operator ESPD implementation, the the AIFE recommends to publishers that they respect the principles expressed below. The aim of those principles is to simplify the use and visualization of the functionalities offered by the ESPD as much as possible.

In part III, pertaining to the exclusion criteria, it is recommended to answer “no” by default to the question “L’ensemble des motifs de la partie III, dans le droit national français, sont obligatoires, souhaitez-vous en prendre connaissance ?” (“All of the criteria in part III are mandatory in French national law, do you wish to see them?”). This makes for a cleaner ESPD design. If the economic operator wishes to visualize the selection criteria, he or she can still select “yes”.

In part IV, pertaining to the selection criteria, there are three possibilities:

1/ The economic operator responds to a buyer ESPD. In this case of use, it is appropriate for the buyer profile to only show the criteria set by the buyer to the economic operator. The “fusionnerDUME” (“mergeESPD”) API, provided by the AIFE, enables to create an economic operator ESPD based on the ESPD made by the buyer.

2/ The economic operator responds without a buyer ESPD. In this case, the buyer profile is advised to simplify the entry of a new ESPD as much as possible by prefilling the information with the API Entreprise (“Company API”) and the tender data and then by creating ESPD “templates” according to the contract’s typology.

3/ The economic operator makes an economic operator ESPD based on the criteria present in the tender rules. This case of use can only exist if the buyer requested from the economic operator that he or she answer the selection criteria formulated in the tender rules. (This functionality has to be implemented but should not be highlighted because its use is discouraged). When the economic operator makes a response ESPD, it is recommended to indicate with a tooltip that the applicable criteria are in the tender rules.

The aim of this sub-section is to:

1/ Convey the good practices to adopt regarding the co-contracting and sub-contracting’s management when implementing the ESPD in your buyer profile.

2/ Offer you kinematics models that will allow you to implement user itineraries for economic operators who choose to answer as a consortium on your buyer profiles.

1. Synthèse des cinématiques

La gestion de la cotraitance et de la sous-traitance peut s’effectuer selon trois modes :

  • Un mode « automatique » dans lequel chaque opérateur doit uniquement indiquer l’identifiant (principalement le SIRET) du mandataire (ou de son entrepreneur principal) et l’identifiant de ses éventuels sous-traitants ou cotraitants pour que l’ensemble des DUME remontent jusqu’au mandataire. Ce mode de fonctionnement admet que n’importe quel opérateur du groupement initie la réponse en premier lieu. Ce mode se fonde uniquement sur l’identifiant des opérateurs et sur l’identification de la consultation
  • Un mode « intermédiaire » dans lequel le mandataire notifie aux autres opérateurs du groupement qu’il attend une réponse de leur part. La réponse est envoyée quand tous les DUME sont reçus par le mandataire.
  • Un mode « manuel » dans lequel chaque opérateur envoie au mandataire des DUME générés en dehors du profil d’acheteur et stockés localement au format XML. A leur réception, ces DUME seront introduits par le mandataire dans la réponse administrative sur le profil d’acheteur.

Ces trois modes ne sont pas exclusifs : Le mandataire peut décider de répondre à une consultation, récupérer des DUME déjà mis à disposition par ses sous-traitants ou cotraitants, notifier ceux n’en ayant pas envoyé et charger des DUME stockés localement en XML (envoyés au préalable par d’autres opérateurs). Ces trois modes de fonctionnement n’excluent pas non plus l’usage de document de type DC pour les opérateurs économiques le souhaitant.

2. Le parcours opérateur économique

Lorsqu’un opérateur économique souhaite répondre à une consultation sur un marché avec des cotraitants et des sous-traitants, deux possibilités s’offre à lui :

1/ Si l’opérateur économique est mandataire, il doit répondre à la consultation. Le mandataire est la personne en charge de regrouper les DUME de tous les cotraitants et sous-traitants impliqués dans le groupement et soumet une réponse globale à l’acheteur.

2/ Si l’opérateur économique est un cotraitant ou un sous-traitant, il participe à la réponse groupée. Dans ce cas, l’opérateur est chargé de complété son DUME et celui de ses éventuels sous-traitants et doit les soumettre au mandataire.

3. Le parcours mandataire

Le mandataire est le représentant des membres d’un groupement d’opérateurs économiques auprès du pouvoir adjudicateur. Il coordonne l’action du groupement.

4. Le parcours cotraitant et sous-traitant

Le cotraitant est un des membres du groupement d’opérateurs économiques participant à une procédure de marché public.

L’entrepreneur principal est un opérateur économique ayant fait appel à un sous-traitant dans le cadre d’un marché public. S’il est lui-même sous-traitant, on le dénomme entrepreneur principal du sous-traitant indirect.

Par soucis de simplicité on dénommera entrepreneur principal, quand cela sera nécessaire, tout membre du groupement ayant un sous-traitant et ce quel que soit son statut par ailleurs.

Le sous-traitant est une entreprise se voyant sous-traiter une partie du marché par le titulaire (alors dénommé entrepreneur principal).

Last Update: June 18, 2018  

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