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Comment traiter les factures reçues et émettre des factures vers une autre entité publique sur Chorus Pro

Cette formation est gratuite. Elle s'adresse aux entités publiques.

Cette formation en ligne a pour objectif de comprendre le fonctionnement du portail Chorus Pro et maîtriser les fonctionnalités suivantes :
• Rechercher, consulter et traiter les factures transmises par vos fournisseurs
• Transmettre une facture (facturation intra sphère publique)
• Suivre le traitement des factures transmises

 

Vous pouvez télécharger ici le support de la session  «Comment traiter les factures reçues et émettre des factures vers une autre entité publique sur Chorus Pro». Ce document vous permettra de revenir sur les notions et les démonstrations abordées au cours du webinaire.

 

Vous trouverez ci-dessous les dates des prochaines sessions de formation proposées ainsi que leurs liens d'inscription :

28 septembre 2021 de 14h00 à 15h30

 

 

Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les paramètres des entités publiques

Cette formation est gratuite.

 

Ce webinaire s’adresse aux structures publiques. Il présente les prérequis et procédures de création de compte dans l’outil Chorus Pro.

Vous pouvez télécharger ici le support de la session  «Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les paramètres des entités publiques». Ce document vous permettra de revenir sur les notions et les démonstrations abordées au cours du webinaire.

Vous trouverez ci-dessous les dates des prochaines sessions de formation proposées ainsi que leurs liens d'inscription :

24 septembre 2021 de 10h00 à 11h30

 

Illustration article top 5 questions

MOE – Comment prendre en compte les factures des sous-traitants de vos fournisseurs

Dans les marchés de travaux, les sous-traitants de 1er rang (admis au paiement direct) déposent leurs factures sur Chorus Pro en vue de leur paiement. Ces demandes de paiement des sous-traitants sont adressées au titulaire du marché pour qu’il les incorpore dans son projet de décompte mensuel ou final.

Une fois les demandes de paiement validées par le fournisseur, Chorus Pro les achemine vers la MOE pour une « prise en compte ».

La MOE reçoit donc les factures des sous-traitants des titulaires du marché dans l’onglet synthèse de l’espace « Factures de travaux ».

Illustration MOE - Prendre e ncompte les factures des sous traitants de vos fournisseurs

 

Il devra alors cliquer sur le numéro de facture dans la synthèse. Il sera redirigé vers l’écran de consultation avec toutes les informations de la demande de paiement.

 

MOE cycle de vie de factures 2

 

Tout en bas de cet écran, la MOE trouvera des possibilités d’actions. Si la demande de paiement est conforme à la prestation du sous-traitant, la MOE n’aura qu’à cliquer sur le bouton « Prendre en compte ».

 

MOE Cycle de vie de facture 3

 

Pour rappel, c’est bien le titulaire de marché lors de son dépôt de projet de décompte mensuel qui initie le dossier de facturation qui aboutira au paiement des acteurs du marché de travaux. La transmission de la demande de paiement du sous-traitant est un préalable dans les marchés où il y a des sous-traitants, mais celle-ci n’entraîne pas automatiquement le paiement du sous-traitant.

Rappel sur le cycle de vie des factures

Quel cycle de vie pour les factures dans Chorus Pro?

Dans Chorus Pro, une fois le processus de facturation initié par le fournisseur, la facture ou les pièces de facturation suivent un cycle de vie bien défini. Il est important pour tous les acteurs de bien le connaitre afin de savoir où en est le processus de facturation et lever les incertitudes qui peuvent survenir.

La première étape du cycle de vie de la facture est l’état « Déposée ». Une fois que le fournisseur dépose sa facture via Chorus Pro, la facture passe à l’état « Déposé », par lequel Chorus Pro certifie que la facture est bien intégrée dans ses bases de données. Le fournisseur déposant peut  exporter le certificat de dépôt sur l’écran récapitulatif de dépôt.

 

Rappel sur le cycle de vie des factures

 

L’état « Déposé » est un état transitoire qui ne dure que très peu de temps en règle générale.

La facture passe ensuite à l’état « Mise à disposition du destinataire». L’état mise à disposition du destinataire certifie que le destinataire à bien reçu votre pièce de facturation dans son espace dédié. Il peut à présent la traiter.

 

1 - Les factures ne nécessitant aucune révision

Dans le cadre de facture de fournitures et de services, si la facture ne nécessite aucune révision, le destinataire peut la mettre à l’état « Service fait » pour signifier qu’il a bien constaté la réalisation du service, et « Mandatée » pour signifier qu’il a traité la facture sous la forme d’un mandat et que la facture peut désormais être remise au comptable.

Le destinataire va ensuite transmettre la facture au comptable. La facture passera à l’état « Mise à disposition du comptable ». Le comptable pourra alors la prendre en compte. Une fois la facture prise en compte par le comptable, elle passe à l’état « Comptabilisée ».

Ces quatre derniers statuts de factures sont facultatifs. Le destinataire peut donc les renseigner ou non.

 

Enfin, le comptable effectue la mise en paiement. La facture passe alors à l’état « Mise en paiement ». Une fois le statut au statut « Mise en paiement », il faudra encore compter quelques jours, le temps du traitement bancaire, avant de constater le paiement effectif sur les comptes du ou des fournisseurs.

Le statut « Mise en paiement » est lui aussi facultatif. Néanmoins, Certains clients publics renvoient automatiquement ce statut dans le suivi des traitements et d’autres non. Pour savoir quelle structure renvoie ce statut ou non, rendez-vous sur l’annuaire des structures publiques et recherchez votre structure cliente. Une fois que vous avez retrouvé sa ligne vous verrez si elle renvoie le statut mise en paiement ou non.

 

Cycle de vie des factures

 

Cycle de vie des factures 4

 

2 - Les facture rejetées ou nécessitant une révision

Si le destinataire de la facture identifie des éléments à réviser ou des inexactitudes dans la facture qu’il reçoit, le processus normal de facturation est interrompu et la facture sera soit retournée à l’envoyeur pour modification, soit rejetée.

Trois états courants de factures existent dans ce cas :

Le premier, l’état «  à Recycler ». Le destinataire met la facture à l’état « à recycler » si le fournisseur s’est trompé dans les données de facturation : SIRET, Code service, Numéro d’engagement. Le fournisseur envoyeur de la facture peut alors rectifier uniquement l’un ou plusieurs de ces 3 éléments et renvoyer la facture. Elle sera remise à disposition du destinataire à l’état « Complétée ».

Le second état est l’état « Suspendue ». Le destinataire met la facture à l’état « Suspendue » et la renvoie à l’envoyeur s’il manque des pièces jointes à la facture. Ça sera le cas par exemple si un titulaire omet de rajouter la demande de paiement d’un sous-traitant lors de l’envoi de son projet de décompte mensuel. Le fournisseur rajoute donc la pièce jointe manquante et renvoie la facture au destinataire qui la recevra à l’état complété.

Enfin, la facture peut être totalement « Rejetée » par le destinataire. C’est le cas si celle-ci comporte une erreur manifeste sur la prestation, le montant ou autre motif. Dans ce cas, l’envoyeur doit juste s’acquitter du rejet et renvoyer une nouvelle facture avec un nouveau numéro de facture.

Comment accéder à l'historique de facture sur CP

Comment accéder au dossier de facturation et avoir l’historique des pièces de facturation du marché

Vous souhaitez consulter les pièces de facturation associées à un marché de travaux dans lequel vous intervenez en tant que fournisseur, maîtrise d’œuvre ou maîtrise d’ouvrage ? Chorus Pro vous permet d’accéder au dossier de facturation, qui regroupe toutes les pièces déposées dans le cadre d’un marché spécifique.1 – Consulter le dossier de facturation d’une pièce de facturation à traiter

Pour consulter un dossier de facturation associé à une pièce de facturation que vous devez traiter, accédez à l’onglet « Synthèse » dans l’espace « Factures de travaux ». Dans la colonne « Action possible », cliquez sur l’icône « Dossier » sur la ligne correspondant à la pièce dont vous souhaitez consulter le dossier de facturation.

 

Image d'illustration comment accéder au dossier de facturation

 

Vous avez alors accès à l’ensemble des pièces associées au dossier, avec pour chacune d’elle la liste des statuts par lesquels elle est passée au cours de son traitement. Vous aurez aussi accès à l’ensemble des pièces jointes qui sont rattachées aux différentes pièces de facturation du dossier.

 

Comment accéder à l'historique de la facture sur CP

Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger les pièces jointes du dossier, en les sélectionnant à l’aide du coche sur la dernière colonne de droite dans le bloc « Pièce jointe », puis en cliquant sur le bouton « Télécharger les pièces du dossier de facturation » (Voir image ci-dessus).

 

2 – Consulter le dossier de facturation d’une pièce déjà traitée

Pour consulter le dossier de facturation associé à une pièce déjà traitée, allez dans l’onglet « Recherche » de l’espace « Factures de travaux ». Vous pouvez alors rechercher directement le dossier en indiquant son numéro si vous le connaissez, ou chercher par rapport au numéro d’une pièce associée au dossier. Pour effectuer une recherche plus précise avec les critères avancées, veuillez suivre la bonne pratique ici.

Une fois vos critères de recherche fixés, cliquez sur « Rechercher ». Dans le résultat de la recherche, cliquez sur l’icône « Dossier » dans la colonne « Actions » pour accéder au dossier de facturation.

 

Comment accéder à l'historique de facturation 3

Les mots croisés de l'été

Les mots croisés de l'été

A la suite du succès des mots croisés l'été dernier, nous avons décidé de vous proposer une nouvelle version de ce jeu pour vous permettre de réviser les fondamentaux de Chorus Pro pendant les vacances d'été. Amusez-vous bien!!!

 

Les mots croisés de l'été

 

Réponses mots croisés

Connaissez-vous les fondamentaux de Chorus Pro?

Afin de vous souhaiter un été studieux, l’équipe accompagnement de Chorus Pro vous propose un quizz. L’objectif étant de pouvoir revoir des notions importantes de Chorus Pro dans une ambiance de détente.

 

A - Quel format de fichier facture sont acceptés sur Chorus Pro ?

  1. PDF + XML
  2. JPG + PDF
  3. XML + JPEG

 

B- Les factures non signées électroniquement sont-elles acceptées sur Chorus Pro ?

  1. Oui
  2. Non

 

C- Que doit faire le gestionnaire principal d’une structure lorsqu’il quitte sa structure ?

  1. Donner ses mots de passe au prochain gestionnaire principal ?
  2. Ne rien faire, tout se fera automatiquement
  3. Transférer ses droits de gestionnaire principal à partir du bloc « Paramètres » de l’espace « Mon compte »

 

D- Je suis MOE, le titulaire du marché m’envoie une facture avec le SIRET et le code service erronés, quelle action doit être privilégiée ?

  1. Passer la facture à l’état « Rejeté »
  2. Passer la facture à l’état « Suspendue »
  3. Passer la facture à l’état « à Recycler »

 

E- Je suis une entité publique qui ne gère pas la maitrise d’ouvrage. Je n’agis que comme ordonnateur des travaux. Je me paramètre dans Chorus Pro comme :

  1. Structure avec MOA
  2. Structure exclusivement MOA
  3. Structure sans MOA

 

F- Combien de factures ont été envoyées sur Chorus Pro depuis sa création en 2017 ?

  1. 500 millions
  2. 5 millions
  3. 180 millions

 

G- Quelles catégories d’entreprises envoient au total le plus de factures via Chorus Pro ?

  1. Les grandes entreprises
  2. Les ETI
  3. Les PME et ETI

 

Réponses quizz été

Illustration article - La parole aux utilisateurs

La parole à Delphine T. ,Responsable de service dans un établissement public de formation à distance

Delphine T, responsable de service dans un établissement public de formation à distance, nous partage son expérience sur Chorus Pro qu’elle utilise depuis plus de quatre ans.

 

- Quels sont vos clients publics ?

Nous travaillons entre autres avec Pôle Emploi, les régions, les départements, certaines universités, des lycées, la Banque de France…

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai découvert Chorus Pro grâce à une information de la DGFIP début 2016, juste avant le déploiement de l’outil.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ? 

J’ai pu participer à un séminaire dispensé par la DGFIP, mais je me suis également auto-formée en faisant des recherches Internet, en navigant sur le portail et la Communauté Chorus Pro…

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ? 

J’ai assisté à une classe virtuelle récemment mais je connaissais déjà les thèmes abordés. Je m’étais inscrite dans le but de comprendre l’utilisation de Chorus Pro dans le cadre d’un marché d’achat d’espaces publicitaires avec une agence médias mandataire payeur, mais la présentation n’a pas répondu à mes attentes sur ce marché spécifique.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

L’outil permet de connaître la date certaine de dépôt de la facture par le fournisseur. De plus, le statut des factures est remonté aux fournisseurs, et celles-ci peuvent être retrouvées sur le portail. Enfin, notre progiciel budgétaire et comptable est interfacé avec Chorus : cela permet l’enregistrement automatique des factures sans numérisation, ni saisie manuelle, ce qui constitue un réel gain de temps pour nous.

 

- Quels sont les impacts de la crise sanitaire dans votre utilisation de Chorus Pro ?

La crise n’a pas vraiment eu d’impact sur notre utilisation étant donné que presque tous nos fournisseurs déposaient déjà leurs factures sur Chorus Pro conformément au calendrier de déploiement prévu.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ? 

Je leur conseillerais de se rapprocher de l’assistance Chorus sur le portail hors connexion, de consulter le site Communauté Chorus Pro, ou des tutoriels en ligne, et de s’inscrire aux formations proposées sur le site.

 

Entreprise Servieu Houlle

La parole aux utilisateurs

Florence C., secrétaire comptable dans une imprimerie, nous partage son retour d’expérience sur Chorus Pro, qu’elle a été amenée à utiliser pour facturer la formation d’un de ses salariés.

- Quel est votre métier ?

Je suis secrétaire-comptable dans une imprimerie spécialisée dans les étiquettes adhésives en bobines. Nous travaillons essentiellement pour la viticulture et un peu dans l'agro-alimentaire.

- Quels sont vos clients publics ?

Nous ne travaillons pas de façon régulière avec des clients publics. Notre usage de Chorus Pro se limite aujourd’hui à la facturation de Pôle Emploi lorsque nous formons des salariés en pré embauche.

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

Nous avons embauché un salarié. Avant son embauche, il y a eu une période de formation que nous assurions et qui était facturable à Pôle Emploi Occitanie. Ils nous ont alors indiqué qu’il faudrait leur transmettre notre facture via le portail Chorus Pro.

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Nous avons bénéficié de quelques conseils de notre contact au Pôle Emploi. J’ai alors créé mon compte, mais je rencontrais des difficultés lors du dépôt de facture. Notre expert-comptable m’a alors conseillé de m’inscrire à une classe virtuelle de l’AIFE, grâce à laquelle j’ai pu finaliser mon dépôt.

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

La classe virtuelle à laquelle j’ai participé m’a permis de comprendre la procédure pour pouvoir transmettre ma facture au Pôle Emploi.

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

De ne surtout pas hésiter à s'inscrire à des classes virtuelles et surtout à les suivre avec un double écran si possible. Cela permet de suivre la formation sur un écran et de faire de la pratique en même temps sur un autre. On peut alors poser des questions en temps réel si on rencontre des difficultés.

 

Démarrage du cycle 5 des évolutions

Démarrage du Cycle 5 des évolutions Chorus

Suite à l’instance de pilotage mutualisée numéro 4 (IPM N° 4) du 19 novembre 2020, il a été décidé dans le cadre du cinquième cycle des évolutions de travailler sur les thématiques suivantes :

  • La facturation intra-sphère publique
  • La gestion des motifs de rejets

 Le dépôt des expressions de besoins a été lancé le 15 janvier 2021 et il a été clôturé le 16 avril 2021.

35 expressions de besoins ont été émises réparties comme suit :

  • Facturation intra-sphère publique : 5
  • Gestion motifs de rejets : 22
  • Demandes d’évolutions hors thématique: 5

 

Les prochaines échéances sont les suivantes :

Cycle des évolutions de Chorus Pro

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