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Utilisateurs API : Comment changer votre mot de passe technique ?

Rien de plus facile que de changer son mot de passe technique.
Mais avant tout, rappelons les fondamentaux !

 

Qu'est ce qu'un utilisateur technique ?

C'est l'utilisateur qui permet aux systèmes d'information externes de se connecter au système Chorus Pro en mode API. C'est donc à travers ce compte utilisateur que vous pourrez utiliser les services API, que ce soit pour envoyer vos factures, les consulter ou accéder aux nombreux autres appels de services disponibles via API.

 

Quand est ce qu'il y a nécessité à changer de mot de passe technique?

Le mot de passe de l'utilisateur technique doit être modifié tous les 424 jours, soit tous les 14 mois afin de garantir la sécurité des échanges de données effectués en API.

Pour rappel, seul le gestionnaire principal de la structure est habilité à modifier ce mot de passe.

 

Comment procéder ?

Une fois connecté sur Chorus Pro, rendez-vous dans l'espace Activité du gestionnaire :

  • Choisissez la structure pour laquelle vous devez changer le mot de passe.
  • Cliquez sur l'utilisateur technique (dans la liste des utilisateurs rattachés à la structure).
  • Réinitialisez le mot de passe utilisateur technique
  • Confirmez la modification apportée.

Nous conseillons ensuite d'exporter les informations de connexion afin d'avoir toujours ces données à portée de main. Le gestionnaire principal recevra quoiqu'il arrive l'information par mail et pourra la transmettre à l'opérateur dématérialisation pour ses appels API.

 

Pour plus de détails sur la réinitialisation du mot de passe, ou simplement sur la création d'un compte technique, rendez-vous sur la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

 

Assistance ClaudIA pour activation désactivation structure publique

Comment activer/inactiver une entité publique via ClaudIA ?

Nous avons simplifié la procédure d'activation/inactivation des entités publiques dans Chorus Pro.

Il est aujourd'hui possible de passer directement par l'assistante virtuelle ClaudIA.

Pour cela, il est nécessaire :

  • D'être gestionnaire principal ou secondaire de la structure à activer ou à inactiver
  • De disposer des données de connexion afin d'accéder à Chorus Pro

 

En mode connecté, ClaudIA vous propose son aide  à travers l'option "Je veux activer/inactiver ma structure publique". Il faut ensuite suivre les indications données en fonction du cas rencontré.
A noter que dans le cas d'une demande d'inactivation de structure, deux cas peuvent être distingués :

  • Le SIRET est inactif en base SIRENE
  • Le SIRET est actif en base SIRENE

 

Deux procédures sont alors proposées. Vous pouvez en retrouver le détail en cliquant ici ou en vous rendant à l'adresse suivante.

En fin de processus, il vous est demandé d'évaluer la prestation de ClaudIA en cliquant sur le pouce vert ou rouge en fonction de votre niveau de satisfaction.

Accessibilité numérique

Chorus Pro et l’accessibilité numérique

L'accessibilité à l'information est l'affaire de tous et c'est aussi une exigence pour tous les services de communication publique en ligne !

 

L'idée est de faire en sorte que toutes les personnes, sans distinction d'âge, de genre, de capacité et d'origine culturelle puissent avoir les mêmes opportunités d'accéder et de comprendre l'information.

C'est dans ce sens que la loi française n°2005-102 du 11 février 2005 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées, permet à chacun d'avoir le même type d'informations quelque soit son handicap.

L'Union Européenne a mis en place un Référentiel Général d'Accessibilité pour les Administrations (RGAA) et Chorus Pro est désormais compatible avec celui-ci.

Depuis la version V1.3.6 – IT02 (mise en production le 27 février 2019) , Chorus PRO est compatible RGAA.

De nouvelles fonctionnalités telles que l’affichage des indications de tri de colonne, l’affichage de la signification des icônes d’actions apparaissent à l’écran.

Le branchement d’un lecteur d’écran à l’application Chorus PRO restitue oralement les champs et actions du portail.

 

 

Une communication adaptée à vos fournisseurs

Afin d'aider vos fournisseurs à mieux appréhender l'utilisation de Chorus Pro, nous vous avons mis à disposition une plaquette de communication.

 

Elle détaille notamment :

  • les avantages de l'outil
  • les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour passer facilement à la dématérialisation
  • Un accès rapide à la documentation Chorus Pro via les QR codes
  • Les formations gratuites
  • Les ateliers d'accompagnement individuels

 

Retrouvez la plaquette en cliquant ici.

 

 

illustration chorus pro version mobile

L'application mobile disponible pour les prestataires de frais de justice

L'application mobile Chorus Pro vous permet de rechercher et de consulter vos factures.

Désormais, elle permet aussi de consulter les mémoires de frais de justice.

Menu principal application mobile Chorus Pro

De manière intuitive et à l'aide d'un formulaire de recherche comprenant différents champs :

  • le numéro de mémoire
  • Le numéro de facture
  • la date de dépôt
  • le montant

 

Vous pouvez accéder au détail de vos mémoires dont l'historique des évènements complémentaires (taxation et certification), ainsi que des statistiques.

Ecrans application mobile Chorus Pro, recherche mémoire de frais de justice

 

Vous pouvez aussi paramétrer vos préférences (affichage de l'espace, choix de la langue, etc.) et accéder à l'espace Aide.

L'application est disponible aussi bien sous Android qu'Apple (iOS) respectivement sur les plateformes de téléchargement Play Store et App Store.

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre.

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…), afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur, vous trouverez l’information, cliquez ici.

Si vous souhaitez organiser une présentation Chorus Pro par un expert de l’AIFE, veuillez remplir le formulaire de demande ici.

 

Voici nos prochains rendez-vous du mois de mars :

  • Lille du 04/03 au 06/03 inclus, en partenariat avec le Département du Nord
  • La Roche-sur-Yon le 11/03, en partenariat avec la Fédération Nationale des Travaux publics
  • Paris le 14/03, en partenariat avec la Direction des Finances de la Ville de Paris
  • Lyon le 19/03, en partenariat avec le Centre National de la Fonction Publique Territoriale
  • Paris le 28/03, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment de Paris

Les formations en ligne gratuites du mois de mars

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois de mars en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Le webinaire du 7 mars dédié aux entités publiques se concentrera principalement sur :

  • La création et la gestion d'un compte utilisateur
  • La gestion d'une fiche structure

 

La seconde partie de la formation en ligne dédiée aux entités publiques qui aura lieu le 21 mars vous permettra de savoir comment :

  • Rechercher les factures transmises par vos fournisseurs
  • Les traiter
  • Transmettre une facture
  • Suivre le traitement des factures transmises

 

Le webinaire du 11 mars dédié aux prestataires de justice a pour objectif de présenter :

  • Les principes de fonctionnement de Chorus Pro
  • Les spécificités de l'espace "Mémoires de frais de justice"

 

Les webinaires du 14 mars et du 28 mars dédiés aux fournisseurs vous montreront comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 14 mars dédié au DUME (Document Unique de Marché Européen), qui s'adresse en priorité aux entreprises, vous montrera comment :

  • Répondre à des consultations publiques avec le e-DUME
  • Gagner du temps dans les réponses des appels d'offres publics dématérialisés en utilisant le formulaire

 

Le webinaire du 18 mars expliquera comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

Facturation electronique mode d'emploi

Facturation électronique : mode d’emploi pour les PME

Dessin page d'accueil Chorus

 

L’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique dispose que les factures adressées par les fournisseurs aux structures du secteur public doivent être dématérialisées.

Pour les émetteurs de factures à destination du secteur public, le calendrier de mise en œuvre de cette obligation est progressif :

Calendrier des entreprisesz concernées par la dématérialisation des factures

 

Depuis le 1er janvier 2017, et quelle que soit la taille de votre entreprise, il est possible d’envoyer des factures électroniques à la sphère publique. Une solution informatique gratuite appelée « Chorus Pro » accueille les factures des fournisseurs et se charge de les acheminer vers le bon destinataire. Cet outil est le seul reconnu par la réglementation pour la transmission des factures dématérialisées

https://chorus-pro.gouv.fr

Le service est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, hors opérations ponctuelles de maintenance ou d'une impossibilité de fonctionnement résultant d'un cas de force majeure.

Il est accessible sur le réseau Internet, à partir de tout type de terminal équipé des différents systèmes d'exploitation Windows 8 et supérieur, Mac OS (X 10.3 et supérieur), Android ou Linux.

Liste des navigateurs pris en charge et leurs versions minimum

S’inscrire sur le portail ne vous prendra que quelques minutes. Avant de vous inscrire, veuillez vérifier que vous disposez bien des informations suivantes :

  • Votre adresse courriel (qui vous servira à vous connecter)
  • Le numéro SIRET de votre entreprise

 

La création de votre compte se fera en 2 étapes :

1ère étape : Renseignez  dans le champ « adresse électronique de connexion » votre adresse courriel  ainsi que le numéro SIRET de votre entreprise

Bloc de connexion Chorus Pro

 

2nde étape : Complétez vos informations personnelles (Nom, prénom …) ainsi que celle de votre société. En tant que créateur de votre structure dans Chorus Pro, vous devenez « gestionnaire principal » de cette structure. Vous pouvez donc la mettre à jour ou autoriser d’autres utilisateurs à émettre ou suivre vos factures.

Formulaire de création de compte Chorus Pro

 

Une fois cette étape finalisée, vous pourrez déposer vos factures sur Chorus Pro !

Afin d’avoir les détails de la procédure de création de compte, vous pouvez consulter la fiche pratique dédiée à ce sujet.

L’annuaire des structures publiques constitue l’outil incontournable vous permettant d’acheminer vos factures dans Chorus Pro vers votre client public. Vous y trouverez l’ensemble des données de facturation du destinataire :

  • Le numéro SIRET (donnée obligatoire)
  • Le code service, qui permet d’identifier les différents services présents au sein de la structure (donnée obligatoire ou non en fonction du choix de votre destinataire)
  • Le numéro d’engagement, qui peut soit être le numéro du bon de commande, soit le numéro du marché (donnée obligatoire ou non en fonction du choix de votre destinataire)

 

Nous vous recommandons d’opérer une correspondance entre votre base de clients publics et l’annuaire des structures publiques de Chorus Pro. Lorsque vous constatez que vous ne disposez pas de l’ensemble des éléments vous permettant d’envoyer votre facture, contactez l’entité publique en question afin de lui demander les éléments manquants.

 

Une fiche pratique et un guide d’utilisateur sont mis à votre disposition pour obtenir le détail de l’utilisation de l’annuaire.

Il existe trois principaux modes d’émission de factures :

Tableau descriptif des trois modes de dépôt possible (mode portail, mode API, mode EDI)

Le mode Portail :

Connectez-vous sur Chorus Pro; vous avez alors deux possibilités : dépôt ou saisie de la facture.

1. Dépôt de factures

- Accédez à l'espace de dépôt en cliquant sur "Factures émises" puis sur "Dépôts factures"

Espaces

- Choisissez votre format de dépôt

Lorsque vous déposez votre facture en PDF, vous avez le choix entre un PDF signé électroniquement et un PDF non signé. Pour rappel : vous pouvez déposer votre facture sans signature électronique si vous avez mis en place des contrôles documentés et permanents permettant d’établir une piste d’audit fiable.

Dépôt d'une nouvelle facture

 

- Sélectionnez le cadre de facturation

Cadres de facturation (A1, A2, A, A)

 

- Déposez votre fichier et complétez les informations manquantes :

Plus votre PDF sera lisible par Chorus Pro, moins vous aurez d’informations à remplir manuellement. Veuillez-vous référer au guide utilisateur pour retrouver les règles de nommage des champs de votre facture.

Choix du fichier à importer

 

Une fois votre facture dûment complétée, cliquez sur Valider et envoyer pour la transmettre à votre client public.

Panneau ATTENTION Attention : Le dépôt de vos factures en marché de travaux doit se faire à partir de l’espace « Factures de travaux »

 

Vous retrouverez une fiche pratique synthétique pour tout savoir sur le dépôt de facture.

Vous disposez d’un guide explicatif qui vous permettra d’approfondir les différentes étapes d’un dépôt de factures

 

2. Saisie de factures (Attention, la souscription à un mandat de facturation est un prérequis obligatoire)

Pour créer une facture à partir de zéro, cliquez sur le menu « Factures émises » puis « Saisir facture »

Espace

 

Renseignez les informations concernant le destinataire, le fournisseur, le cadre de facturation ainsi que les références de la facture puis enregistrez (tous les champs comportant un astérisque sont obligatoires).

Formulaire de saisie d'une facture

 

Pour terminer votre saisie, cliquez Valider et envoyer puis Confirmer et envoyer. Votre facture est bien transmise.

Bouton

 

Message de confirmation d'envoi

 

La fiche pratique vous donnera toutes les informations clés pour réussir à saisir votre facture sur Chorus Pro.

Le guide utilisateur Saisir une facture est disponible pour vous expliquer de façon détaillée le processus complet d’une saisie de factures sur Chorus Pro.

Chorus Pro vous permet de suivre l’état du traitement de vos factures en temps réel.

Grâce aux notifications, vous êtes informés par courriel à chaque changement de statut de votre facture. Pour les recevoir, vous devez paramétrer votre compte utilisateur (dans l’espace « Mon compte »).

 

En plus des notifications, vous pouvez suivre l’avancement de vos factures à partir votre espace personnel. Pour cela, vous disposez de 2 onglets (Tableau de bord, Rechercher) que vous trouverez sous l’espace « Factures émises » :

Copie d'écran du menu Chorus Pro - factures émises

 

  • Tableau de bord: Vous avez l’ensemble des statuts correspondant à l’état d’avancement de vos factures ; ce qui permet d’avoir une vision globale.
  • Rechercher: Vous permet d’affiner vos recherches de factures en saisissant les critères que vous aurez définis au préalable.

 

Cette traçabilité est possible grâce à l’affichage de statuts pour chaque facture émise. Ces statuts sont mis à jour par le destinataire au fil du traitement des factures reçues.

Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés à l’émission d’une facture, sa réception et son rejet :

Tableau des statuts liés à l’émission d’une facture, sa réception et son rejet

 

A noter : les destinataires ont le choix de renvoyer tous ces statuts ou seulement une partie. Le choix effectué par la structure de mettre à jour le statut « mise en paiement » est indiqué dans l’annuaire des structures publiques disponible sur le site de la Communauté Chorus Pro.

 

Cas particulier : si une facture est rejetée ou suspendue, une fenêtre apparaîtra dans l’écran d’accueil afin de vous en avertir dès votre connexion.

Enfin, pour suivre l’état d’avancement de votre facture, vous disposez également de l’application mobile Chorus Pro – Mobile, disponible sur IOS et Android :

Très simple d’utilisation, l’application propose aux émetteurs de visualiser l’ensemble de leurs factures dématérialisées déposées ou transmises, en les triant par statut d’avancement (brouillon, déposée, mise à disposition, service fait, rejetée, supprimée, mandatée, mise à disposition comptable, mise en paiement).

Application mobile Chorus Pro

 

A. ClaudIA

ClaudIA est une assistance virtuelle qui répond en ligne à vos questions et propose des réponses contextualisées en fonction de votre profil et de vos données de chacun.

 

Où trouver ClaudIA ?

Sur votre page d'accueil Chorus Pro, le robot ClaudIA se trouve en haut à droite de votre écran

2cran d'accueil Chorus Pro

 

Quelques bonnes pratiques :

  • Si vous disposez d’un compte, connectez-vous au préalable sur Chorus Pro
  • Privilégiez les options proposées par ClaudIA
  • Soyez précis dans la formulation des questions :
    • Utilisez des phrases complètes
    • Posez des questions courtes
    • Veillez à l’orthographe
  • N’hésitez pas à évaluer les réponses de ClaudIA grâce aux icônes :

Boutons pouce en l'air et pouce en bas

 

B. Saisir une sollicitation

Si ClaudIA n’est pas en mesure de répondre à vos interrogations, vous avez la possibilité de créer une sollicitation. Vous serez alors recontacté pour que l’on réponde à vos demandes.

Vous pouvez également visualiser, sur le site de la communauté Chorus Pro, le processus complet pour saisir une sollicitation, la consulter et suivre son traitement

Image d'une homme serein

 

A. La documentation sur le site de la Communauté Chorus Pro

- Les guides utilisateurs

Ils vous présentent dans le détail chaque thématique. Complets, ils seront votre source principale d’information sur tous les sujets.

- Les fiches pratiques

Synthétiques et concrètes, les fiches pratiques vous permettent d’avoir un aperçu immédiat concernant les étapes primordiales de votre processus de facturation.

 

B. Les formations gratuites en ligne (webinaires)

Pour vous accompagner dans votre utilisation de Chorus Pro, il est mis à votre disposition des séances de formation en ligne gratuites pendant lesquelles vous pouvez poser vos questions à un expert Chorus Pro.

Pour prendre connaissance des prochaines sessions, cliquez sur la thématique souhaitée dans la liste ci-après :

 

C. Tutoriels

Les tutoriels vous expliquent pas à pas les principales fonctionnalités de Chorus Pro. Vous pouvez dès à présent les visionner sur notre chaîne Youtube et Dailymotion et vous plonger dans l’univers Chorus Pro.

Ci-dessous l’ensemble des tutoriels mis à votre disposition :

 

D. Les accompagnements thématiques

Pour répondre à toutes vos interrogations, nous avons créé des groupes d’accompagnement permettant de répondre à vos questions de façon précise tout au long de vos démarches.

  1. Pour toutes les problématiques liées à votre interface EDI ou API, vous pouvez être accompagnés de façon individualisée grâce à des rendez-vous téléphoniques qui permettront de répondre à vos questions tout au long de votre processus de raccordement.
  2. Si vous souhaitez utiliser uniquement le dépôt en format PDF, nous avons créé un groupe d’accompagnement reprenant toutes les étapes de l’utilisation du portail en 4 ateliers pratiques.
  3. Si vous êtes émetteurs de factures dans le cadre des marchés de travaux et vous faites face à des difficultés spécifiques, nous pourrons répondre à vos questions grâce aux accompagnements pour les fournisseurs de travaux et les MOE. 5 ateliers permettront de revoir tout le processus de facturation et seront l’occasion de répondre précisément à vos questions.

 

Pour bénéficier d’un accompagnement, inscrivez-vous en remplissant le formulaire de demande d’accompagnement ici ou en vous rendant sur le site la Communauté Chorus Pro.

Lyon

19 mars 2019

 

L’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) interviendra à Lyon en partenariat avec le Centre National de la Fonction Publique Territoriale.

 

Au programme

  • Les origines du projet Chorus Pro et calendrier d’obligation
  • Le périmètre et les cibles
  • Les grands principes de fonctionnement
  • Les atouts du portail pour les entreprises
  • Démonstration commentée de l’outil
  • Séance de questions/réponses

Cergy

21 mars 2019

 

L’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) interviendra à Cergy en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment Val-d'Oise.

 

Au programme

  • Les origines du projet Chorus Pro et calendrier d’obligation
  • Le périmètre et les cibles
  • Les grands principes de fonctionnement
  • Les atouts du portail pour les entreprises
  • Démonstration commentée de l’outil
  • Séance de questions/réponses
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