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Facturation électronique : mode d’emploi pour les PME

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L’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique dispose que les factures adressées par les fournisseurs aux structures du secteur public doivent être dématérialisées.

Pour les émetteurs de factures à destination du secteur public, le calendrier de mise en œuvre de cette obligation est progressif :

 

Depuis le 1er janvier 2017, et quelle que soit la taille de votre entreprise, il est possible d’envoyer des factures électroniques à la sphère publique. Une solution informatique gratuite appelée « Chorus Pro » accueille les factures des fournisseurs et se charge de les acheminer vers le bon destinataire. Cet outil est le seul reconnu par la réglementation pour la transmission des factures dématérialisées

https://chorus-pro.gouv.fr

Le service est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, hors opérations ponctuelles de maintenance ou d’une impossibilité de fonctionnement résultant d’un cas de force majeure.

Il est accessible sur le réseau Internet, à partir de tout type de terminal équipé des différents systèmes d’exploitation Windows 8 et supérieur, Mac OS (X 10.3 et supérieur), Android ou Linux.

S’inscrire sur le portail ne vous prendra que quelques minutes. Avant de vous inscrire, veuillez vérifier que vous disposez bien des informations suivantes :

  • Votre adresse courriel (qui vous servira à vous connecter)
  • Le numéro SIRET de votre entreprise

 

La création de votre compte se fera en 2 étapes :

1ère étape : Renseignez  dans le champ « adresse électronique de connexion » votre adresse courriel  ainsi que le numéro SIRET de votre entreprise

2nde étape : Complétez vos informations personnelles (Nom, prénom …) ainsi que celle de votre société. En tant que créateur de votre structure dans Chorus Pro, vous devenez « gestionnaire principal » de cette structure. Vous pouvez donc la mettre à jour ou autoriser d’autres utilisateurs à émettre ou suivre vos factures.

 

Une fois cette étape finalisée, vous pourrez déposer vos factures sur Chorus Pro !

Afin d’avoir les détails de la procédure de création de compte, vous pouvez consulter la fiche pratique dédiée à ce sujet.

L’annuaire des structures publiques constitue l’outil incontournable vous permettant d’acheminer vos factures dans Chorus Pro vers votre client public. Vous y trouverez l’ensemble des données de facturation du destinataire :

  • Le numéro SIRET (donnée obligatoire)
  • Le code service, qui permet d’identifier les différents services présents au sein de la structure (donnée obligatoire ou non en fonction du choix de votre destinataire)
  • Le numéro d’engagement, qui peut soit être le numéro du bon de commande, soit le numéro du marché (donnée obligatoire ou non en fonction du choix de votre destinataire)

 

Nous vous recommandons d’opérer une correspondance entre votre base de clients publics et l’annuaire des structures publiques de Chorus Pro. Lorsque vous constatez que vous ne disposez pas de l’ensemble des éléments vous permettant d’envoyer votre facture, contactez l’entité publique en question afin de lui demander les éléments manquants.

 

Une fiche pratique et un guide d’utilisateur sont mis à votre disposition pour obtenir le détail de l’utilisation de l’annuaire.

Il existe trois principaux modes d’émission de factures :

 

Le mode Portail :

Connectez-vous sur Chorus Pro; vous avez alors deux possibilités : dépôt ou saisie de la facture.

2. Dépôt de factures

– Accédez à l’espace de dépôt en cliquant sur “Factures émises” puis sur “Dépôts factures”

 

– Choisissez votre format de dépôt

Lorsque vous déposez votre facture en PDF, vous avez le choix entre un PDF signé électroniquement et un PDF non signé. Pour rappel : vous pouvez déposer votre facture sans signature électronique si vous avez mis en place des contrôles documentés et permanents permettant d’établir une piste d’audit fiable.

 

– Sélectionnez le cadre de facturation

 

– Déposez votre fichier et complétez les informations manquantes :

Plus votre PDF sera lisible par Chorus Pro, moins vous aurez d’informations à remplir manuellement. Veuillez-vous référer au guide utilisateur pour retrouver les règles de nommage des champs de votre facture.

 

Une fois votre facture dûment complétée, cliquez sur Valider et envoyer pour la transmettre à votre client public.

 

   Attention : Le dépôt de vos factures en marché de travaux doit se faire à partir de l’espace « Factures de travaux »

 

Vous retrouverez une fiche pratique synthétique pour tout savoir sur le dépôt de facture.

Vous disposez d’un guide explicatif qui vous permettra d’approfondir les différentes étapes d’un dépôt de factures

 

2. Saisie de factures (Attention, la souscription à un mandat de facturation est un prérequis obligatoire)

Pour créer une facture à partir de zéro, cliquez sur le menu « Factures émises » puis « Saisir facture »

 

Renseignez les informations concernant le destinataire, le fournisseur, le cadre de facturation ainsi que les références de la facture puis enregistrez (tous les champs comportant un astérisque sont obligatoires).

 

Pour terminer votre saisie, cliquez Valider et envoyer puis Confirmer et envoyer. Votre facture est bien transmise.

    

 

 

La fiche pratique vous donnera toutes les informations clés pour réussir à saisir votre facture sur Chorus Pro.

Le guide utilisateur Saisir une facture est disponible pour vous expliquer de façon détaillée le processus complet d’une saisie de factures sur Chorus Pro.

Chorus Pro vous permet de suivre l’état du traitement de vos factures en temps réel.

Grâce aux notifications, vous êtes informés par courriel à chaque changement de statut de votre facture. Pour les recevoir, vous devez paramétrer votre compte utilisateur (dans l’espace « Mon compte »).

 

En plus des notifications, vous pouvez suivre l’avancement de vos factures à partir votre espace personnel. Pour cela, vous disposez de 2 onglets (Tableau de bord, Rechercher) que vous trouverez sous l’espace « Factures émises » :

 

  • Tableau de bord: Vous avez l’ensemble des statuts correspondant à l’état d’avancement de vos factures ; ce qui permet d’avoir une vision globale.
  • Rechercher: Vous permet d’affiner vos recherches de factures en saisissant les critères que vous aurez définis au préalable.

 

Cette traçabilité est possible grâce à l’affichage de statuts pour chaque facture émise. Ces statuts sont mis à jour par le destinataire au fil du traitement des factures reçues.

Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés à l’émission d’une facture, sa réception et son rejet :

 

A noter : les destinataires ont le choix de renvoyer tous ces statuts ou seulement une partie. Le choix effectué par la structure de mettre à jour le statut « mise en paiement » est indiqué dans l’annuaire des structures publiques disponible sur le site de la Communauté Chorus Pro.

 

Cas particulier : si une facture est rejetée ou suspendue, une fenêtre apparaîtra dans l’écran d’accueil afin de vous en avertir dès votre connexion.

Enfin, pour suivre l’état d’avancement de votre facture, vous disposez également de l’application mobile Chorus Pro – Mobile, disponible sur IOS et Android :

Très simple d’utilisation, l’application propose aux émetteurs de visualiser l’ensemble de leurs factures dématérialisées déposées ou transmises, en les triant par statut d’avancement (brouillon, déposée, mise à disposition, service fait, rejetée, supprimée, mandatée, mise à disposition comptable, mise en paiement).

A. ClaudIA

ClaudIA est une assistance virtuelle qui répond en ligne à vos questions et propose des réponses contextualisées en fonction de votre profil et de vos données de chacun.

 

Où trouver ClaudIA ?

Sur votre page d’accueil Chorus Pro, le robot ClaudIA se trouve en haut à droite de votre écran

 

Quelques bonnes pratiques :

  • Si vous disposez d’un compte, connectez-vous au préalable sur Chorus Pro
  • Privilégiez les options proposées par ClaudIA
  • Soyez précis dans la formulation des questions :
    • Utilisez des phrases complètes
    • Posez des questions courtes
    • Veillez à l’orthographe
  • N’hésitez pas à évaluer les réponses de ClaudIA grâce aux icônes : 

B. Saisir une sollicitation

Si ClaudIA n’est pas en mesure de répondre à vos interrogations, vous avez la possibilité de créer une sollicitation. Vous serez alors recontacté pour que l’on réponde à vos demandes.

Vous pouvez également visualiser, sur le site de la communauté Chorus Pro, le processus complet pour saisir une sollicitation, la consulter et suivre son traitement

 

A. La documentation sur le site de la Communauté Chorus Pro

– Les guides utilisateurs 

Ils vous présentent dans le détail chaque thématique. Complets, ils seront votre source principale d’information sur tous les sujets.

– Les fiches pratiques

Synthétiques et concrètes, les fiches pratiques vous permettent d’avoir un aperçu immédiat concernant les étapes primordiales de votre processus de facturation.

 

B. Les formations gratuites en ligne (webinaires)

Pour vous accompagner dans votre utilisation de Chorus Pro, il est mis à votre disposition des séances de formation en ligne gratuites pendant lesquelles vous pouvez poser vos questions à un expert Chorus Pro.

Pour prendre connaissance des prochaines sessions, cliquez sur la thématique souhaitée dans la liste ci-après :

 

C. Tutoriels

Les tutoriels vous expliquent pas à pas les principales fonctionnalités de Chorus Pro. Vous pouvez dès à présent les visionner sur notre chaîne Youtube et Dailymotion et vous plonger dans l’univers Chorus Pro.

 Ci-dessous l’ensemble des tutoriels mis à votre disposition :

 

D. Les accompagnements thématiques

Pour répondre à toutes vos interrogations, nous avons créé des groupes d’accompagnement permettant de répondre à vos questions de façon précise tout au long de vos démarches.

  1. Pour toutes les problématiques liées à votre interface EDI ou API, vous pouvez être accompagnés de façon individualisée grâce à des rendez-vous téléphoniques qui permettront de répondre à vos questions tout au long de votre processus de raccordement.
  2. Si vous souhaitez utiliser uniquement le dépôt en format PDF, nous avons créé un groupe d’accompagnement reprenant toutes les étapes de l’utilisation du portail en 4 ateliers pratiques.
  3. Si vous êtes émetteurs de factures dans le cadre des marchés de travaux et vous faites face à des difficultés spécifiques, nous pourrons répondre à vos questions grâce aux accompagnements pour les fournisseurs de travaux et les MOE. 5 ateliers permettront de revoir tout le processus de facturation et seront l’occasion de répondre précisément à vos questions.

 

Pour bénéficier d’un accompagnement, inscrivez-vous en remplissant le formulaire de demande d’accompagnement ici ou en vous rendant sur le site la Communauté Chorus Pro. 

 

Un accompagnement adapté à vos besoins

L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État poursuit sa mission d’accompagnement des utilisateurs Chorus Pro.

Cette mission se matérialise par la mise en place d’un dispositif d’accompagnement basé sur un suivi personnalisé axé sur les difficultés que vous pouvez rencontrer, via des ateliers thématiques réalisés à distance (par conférences web et téléphoniques).

 

 

 

Pour bénéficier de ce dispositif, le seul prérequis est d’avoir participé au préalable à l’une des sessions de webinaires concernant une thématique parmi la liste suivante :

  • Dépôt des factures en format PDF directement sur le portail ;
  • Raccordement d’un système d’information à Chorus Pro en EDI ou en API ou pour déposer des factures en format flux sur le portail ;
  • Dépôt des factures dans le cadre de marchés de travaux (fournisseurs titulaires de marchés ou maîtrises d’œuvre).

 

Notre dispositif d’accompagnement vous intéresse ?

Cliquez sur ce lien afin d’accéder au formulaire d’inscription et remplissez les informations demandées. Nous reviendrons vers vous rapidement avec les informations pratiques concernant votre participation (démarrage des sessions, calendrier, modalité de participation…).

 

L’AIFE enrichit son offre de Webinaires par un nouveau module consacré au DUME

En janvier 2019, un nouveau webinaire sera organisé par l’AIFE pour présenter le Document Unique de Marché Européen (DUME) aux entreprises.

 

Cette formation, entièrement gratuite, vous expliquera comment gagner du temps dans vos réponses aux appels d’offres publics dématérialisés par un usage intelligent du formulaire DUME (Document Unique de Marché Européen) plutôt que des traditionnels formulaires DC1 et DC2.

 

Le formulaire e-DUME proposé par Chorus Pro et les Profils d’Acheteurs (« places de marchés ») est en effet nativement adapté à la dématérialisation. Destiné à remplacer MPS (Marché Public Simplifié), il permet de fournir précisément aux acheteurs publics les données et attestations qu’ils attendent pour effectuer leur choix.

 

Le DUME permet d’attester rapidement de sa capacité à répondre à un marché public. C’est sur ce bon usage du DUME que s’attardera le webinaire, en repositionnant la saisie du formulaire dans l’ensemble plus large du processus de consultation. La présentation sera illustrée par des démonstrations.

Gagnez du temps lors du dépôt de votre facture pdf

Le dépôt de factures au format pdf sur le portail est aujourd’hui le premier mode de dépôt utilisé par les fournisseurs sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures pdf pour faciliter leur dépôt.

 

  • Faites des factures « lisibles » par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à ce que le logiciel rapatrie automatiquement dans le formulaire de dépôt les données qu’il reconnait.
À noter que 3 pages sont concernées au maximum, la première, la dernière ainsi que l’avant-dernière.

Retenez simplement que pour profiter des capacités de reconnaissance automatique de caractères de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scans, ni d’images)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère »,
    • Engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture.
  4. Evitez couleurs et effets. Privilégier le noir sur fond blanc.

 

Pour connaitre le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Ne perdez pas de temps à imprimer vos factures pour les scanner : enregistrez-les directement au format pdf.

Pour ce faire, accédez à votre facture une fois préparée et faites « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format pdf à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture pdf

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures pdf sans signature électronique.

 

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

Annuaire des entités publiques : ce qu’il faut savoir

En tant qu’émetteurs de factures, il est important de consulter les informations obligatoires pour la facturation de vos clients publics : identifiant, destinataire, service et code service, statut, paramètres obligatoires (engagement et code service).

 

A quoi sert l’annuaire des structures publiques ?

 

  • Vérifier si la structure publique destinataire de votre facture est bien active sur Chorus Pro
  • Obtenir la raison sociale ou les coordonnées du destinataire de votre facture
  • Déterminer si vous devez renseigner le code service et/ou le numéro d’engagement juridique pour l’acheminement de votre facture
  • Vérifier si le destinataire de votre facture effectue une remontée de statut Mise en paiement ou non
  • Déterminer, dans le cadre des marchés de travaux, si une maitrise d’ouvrage est présente dans la structure destinataire de votre facture

 

Où trouver l’annuaire ?

 

L’annuaire est accessible :

  • Sous le portail, en mode déconnecté, sous forme de moteur de recherche pour les informations élémentaires. En le téléchargeant, sous forme de fichier .csv
  • Dans la documentation sur la Communauté Chorus Pro, sous forme de fichier XML ou XLS :

  • En EDI, par un système d’abonnement au flux FAR37 via l’espace « Raccordements EDI et API » sur Chorus Pro
  • En API, grâce aux services permettant de télécharger ou consulter l’annuaire, détaillés dans les Annexes API des Spécifications externes

 

Pour accéder à l’annuaire, cliquez ici.

Pour accéder au guide d’utilisation de l’annuaire des structures publiques, cliquez ici.

Les rencontres de l’AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre.

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…), afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur, vous trouverez l’information, cliquez ici.

Si vous souhaitez organiser une présentation Chorus Pro par un expert de l’AIFE, veuillez remplir le formulaire de demande ici.

 

Voici nos prochains rendez-vous du mois de janvier :

  • Saint-Lô le 24/01, en partenariat avec la Fédération du BTP de la Manche
  • Paris le 29/01, en partenariat avec GS1France

Webinaires du mois de Janvier

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois de janvier en cliquant sur l’un des liens suivants : 

 

Le webinaire du 14 janvier dédié aux entités publiques abordera les thèmes suivants :

  • Créer une fiche structure
  • Gérer son compte utilisateur
  • Paramétrer ses informations et accès

 

Le webinaire du 16 janvier dédié au DUME, (Document Unique de Marché Européen), qui s’adresse en priorité aux entreprises, vous montrera comment :

  • Répondre à des consultations publiques avec le e-DUME
  • Gagner du temps dans les réponses des appels d’offres publics dématérialisés en utilisant le formulaire

 

Les webinaires du 10 janvier et du 29 janvier dédiés aux fournisseurs vous montreront comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 24 janvier explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Retrouvez l’ensemble des webinaires sur la Communauté Chorus Pro.

Saint-Lô

24 janvier 2019

 

L’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) interviendra en partenariat avec la Fédération du BTP de la Manche.

 

Au programme

  • Les origines du projet Chorus Pro et calendrier d’obligation
  • Le périmètre et les cibles
  • Les grands principes de fonctionnement
  • Les atouts du portail pour les entreprises
  • Démonstration commentée de l’outil
  • Séance de questions/réponses

Paris

29 janvier 2019

 

L’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) interviendra en partenariat avec GS1 France.

 

Au programme

  • Les origines du projet Chorus Pro et calendrier d’obligation
  • Le périmètre et les cibles
  • Les grands principes de fonctionnement
  • Les atouts du portail pour les entreprises
  • Démonstration commentée de l’outil
  • Séance de questions/réponses
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