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Les formations en ligne gratuites du mois de mai

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois de mai en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les webinaires du 09 mai et du 23 mai dédiés aux fournisseurs vous montreront comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 16 mai dédié aux entités publiques se concentrera principalement sur :

  • La création et la gestion d'un compte utilisateur
  • La gestion d'une fiche structure

 

La seconde partie de la formation en ligne dédiée aux entités publiques qui aura lieu le 28 mai vous permettra de savoir comment :

  • Rechercher les factures transmises par vos fournisseurs
  • Les traiter
  • Transmettre une facture
  • Suivre le traitement des factures transmises

 

Le webinaire du 16 mai dédié aux prestataires de justice a pour objectif de présenter :

  • Les principes de fonctionnement de Chorus Pro
  • Les spécificités de l'espace "Mémoires de frais de justice"

 

Le webinaire du 15 mai dédié au DUME (Document Unique de Marché Européen), qui s'adresse en priorité aux entreprises, vous montrera comment :

  • Répondre à des consultations publiques avec le e-DUME
  • Gagner du temps dans les réponses des appels d'offres publics dématérialisés en utilisant le formulaire

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

visuel Rencontre AIFE

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre.

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…), afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur, vous trouverez l’information, cliquez ici.

Si vous souhaitez organiser une présentation Chorus Pro par un expert de l’AIFE, veuillez remplir le formulaire de demande ici.

 

Voici nos prochains rendez-vous du mois de mai :

  • Chessy le 23/05, en partenariat avec le Service Départemental d'Incendie et de Secours de Seine et Marne.
  • Évry-Courcouronnes le 23/05, en partenariat avec la Direction Départementale des Finances Publiques de l’Essonne.
  • Épinal, le 27/05, organisé par la Confédération de l'Artisanat et des Petites Entreprises du Bâtiment.
Visuel d'illsutration ajout rejet de factures

Amélioration gestion des avoirs sur factures rejetées

Afin d'améliorer l'utilisation de Chorus Pro, une évolution pour faciliter la gestion des avoirs a été apportée.

 

Son objectif est de ne plus mettre à disposition des entités publiques les avoirs liés à des factures préalablement rejetées, afin d'éviter que ces avoirs ne soient également rejetés.

Les avoirs liés aux factures rejetées ne sont donc plus considérés comme des factures à traiter :

  • Ils ne sont pas envoyés aux destinataires raccordés en EDI
  • Ils ne sont pas visibles sur le portail dans la liste des factures à traiter de l'espace "Factures reçues"
  • Ils ne sont pas restitués par les API de recherche de demandes de paiement reçues à traiter
  • Ils passent automatiquement à l'état "prise en compte par le destinataire". ce nouveau statut est transmis aux émetteurs de factures abonnés aux flux cycles de vie (FEN1200A, FEN1201A)

 

Il existe des conditions de filtre pour limiter l’envoi des avoirs :

  • L’avoir doit faire référence à une facture au statut ‘Rejetée’ dans Chorus Pro via le N° de facture d’origine.
  • L’émetteur de l’avoir doit être identique à l’émetteur de la facture rejetée
  • Le « montant HT global » de l’avoir en valeur absolue doit correspondre au « montant HT global » de la facture.

 

Retrouvez le détails de cette évolution en cliquant ici.

visuel rejet de facture

Comment traiter les factures rejetées ?

Depuis la dernière version de Chorus Pro (avril 2019), deux évolutions liées aux factures rejetées ont été mises en œuvre.

Acquittement facilité des factures rejetées et suspendues

L’écran d’acquittement des factures  qui apparaît sur le portail aux utilisateurs habilités n’est plus bloquant pour poursuivre les traitements. Toutefois, tant qu’il reste des factures à acquitter, il apparaît à la connexion suivante.

D’autre part, cet écran affiche de nouveaux champs qui permettent d’avoir une meilleure compréhension sur la facture rejetée.

Les champs ajoutés sont les suivants :

  • Désignation SIRET destinataire
  • Libellé service destinataire
  • Montant TTC
  • Mél contact utilisateur à l’origine du rejet ou de la suspension
  • Coche ‘Acquitté’

 

Traitement des factures rejetées

Comment traiter les factures rejetées ?

Il est possible pour les émetteurs de factures, via le portail ou via API de traiter les factures rejetées. De ce fait, elles disparaissent de l’espace ‘factures à traiter’. La liste de travail est ainsi nettoyée des factures sur lesquelles il n’y  a plus d’action à réaliser.

Dans les écrans de synthèse des espaces ‘Factures émises’ et ‘Factures de travaux’, il est ajouté une coche ‘traitée’. Celle-ci n’est accessible que pour les factures au statut ‘Rejeté’. Il est possible de traiter une facture unitairement ou sur une sélection de factures.

 

Comment afficher les factures rejetées traitées ou non ?

Dans les écrans de recherche des espaces ‘Factures de travaux’ et Factures émises’, au niveau des critères avancés, deux nouveaux champs sont proposés :

  • Afficher les factures rejetées déjà traitées : il est possible de rechercher toutes les factures qui ont été traitées (via l'onglet de synthèse - factures à traiter)
  • Afficher les factures rejetées non traitées : Recherche des factures

 

Comment connaître l’utilisateur qui a traité la facture rejetée ?

Dans le suivi des actions de l’utilisateur ‘Consultation facture’ > ‘Suivi de traitement’, il est tracé l’utilisateur qui a traité la facture.

 

La documentation détaillée de cette évolution est accessible en cliquant ici.

visuel prestataires de frais de justice

Des tutoriels pour les prestataires de frais de justice

Vous êtes intervenu suite à une prescription d’un magistrat ou sous son contrôle, dans le cadre d’une procédure judiciaire ?

Vous souhaitez maintenant demander le paiement de votre mémoire de frais de justice?

C'est désormais possible en 6 minutes en suivant nos tutoriels en ligne.

 

En plus de ceux déjà présents sur les chaînes Dailymotion et Youtube de l'AIFE, deux nouvelles vidéos sont spécialement mises à disposition des prestataires de frais de justice :

 

Comment saisir un mémoire de frais de justice sur Chorus Pro ?

Retrouvez directement notre tutoriel sur Dailymotion en cliquant ici ou sur Youtube en cliquant ici.

 

Comment saisir une sollicitation dans le cadre des mémoires de frais de justice ?

Retrouvez directement notre tutoriel sur Dailymotion en cliquant ici ou sur Youtube en cliquant ici.

 

 

Épinal

27 mai 2019

 

Organisé par la Confédération de l'Artisanat et des Petites Entreprises du Bâtiment, L’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) présentera Chorus Pro.

 

Au programme

  • Les origines du projet Chorus Pro et calendrier d’obligation
  • Le périmètre et les cibles
  • Les grands principes de fonctionnement
  • Les atouts du portail pour les entreprises
  • Une Démonstration commentée de l’outil
  • Un introduction au Document Unique de Marché Européen
  • Une Séance de questions/réponses

Évry-Courcouronnes

23 mai 2019

 

L’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) interviendra en partenariat avec la Direction Départementale des Finances Publiques de l’Essonne pour présenter l'outil Chorus Pro et en faire la démonstration.

 

Au programme

  • Un rappel règlementaire (calendrier et obligation)
  • Les notions clés de Chorus Pro (espace, services, structure, archivage)
  • Le paramétrage à mettre en place pour les entités publiques
  • Le traitement des factures de travaux de Chorus Pro (à partir du dépôt du fournisseur jusqu'à l'arrivée à la MOA ainsi que le suivi de ces documents)
  • Une introduction au Document Unique de Marché Européen
  • Les outils d'accompagnements mis en place pour les entreprises
  • Les modalités d'assistance à Chorus Pro
  • Une Séance de questions/réponses
Comment bien déposer ses factures de travaux

Comment bien déposer ses factures de travaux ?

Avant d'utiliser Chorus Pro, nous recommandons aux acteurs d'un marché de travaux de remplir une fiche identité du marché. Cette fiche permet de formaliser le processus de facturation entre les différents acteurs du marché : qui dépose quoi ? et quelles sont les informations à saisir ? (SIRET, numéros d'engagement, codes services...).

Cela vous fera gagner du temps lors de la transmission de vos factures, en effet, vous aurez à votre disposition l'ensemble des données à remplir avant de pouvoir envoyer votre facture.

Fiche d'identité du marché reprenant les caractéristiques du marché, le processus nominal en cours et en fin de marché ainsi qu'un tableau permettant d'identifier les acteurs du marché et leur utilisation de Chorus Pro

 

Un modèle est disponible sur la communauté Chorus Pro en cliquant ici

Le réflexe à avoir en tant qu'acteur d'un marché de travaux est de vérifier que l'espace Factures de travaux est bien ouvert. Si non, reportez-vous à la fiche pratique Se familiariser avec les différents espaces de Chorus Pro disponible ici

Il faut déposer vos pièces dans l'espace Factures de travaux. Cet espace construit sur la base du CCAG de travaux offre certaines fonctionnalités adaptées aux acteurs des marchés de travaux.

  • Transmission des pièces
    • Dépôt initial : Un nouveau dossier de facturation est généré par Chorus Pro
    • A partir d'une pièce existante dans Chorus Pro : celle-ci est automatiquement associée au même dossier de facturation
    • Le dossier de facturation : Il regroupe l'ensemble des pièces déposées par les acteurs et accessible au fournisseur, à la MOE ainsi qu'à la MOA
    • Délai global de paiement : Chorus pro trace le point de départ de ce délai (mise à disposition du MOE)
    • Le cadre de facturation adéquat : Dans le cadre des marchés de travaux, des cadres de facturation spécifiques sont prévus pour l'ensemble des cas de figure possible

 

Nous vous recommandons vivement dans le cadre d'un marché de travaux de déposer vos factures et pièces jointes dans l'espace Factures de travaux afin de s'assurer du bon déroulement du processus et de bénéficier du suivi et de la traçabilité offerts par l'outil.

 

Visuel comment bien profiter des accompagnements proposés

Comment bien profiter des accompagnements proposés ?

L'AIFE propose aux entreprises qui le souhaitent de bénéficier d'un accompagnement personnalisé à Chorus Pro.
Pour participer à l'une de ces sessions, n'hésitez plus et remplissez le formulaire qui se trouve sur la communauté Chorus Pro, disponible ici

 

Voici quelques suggestions afin de vous aider à profiter des accompagnements proposés :

  • Dans la mesure du possible, isolez-vous du bruit environnant, cela vous permettra d'écouter les explications de l'animateur et d'échanger avec lui
  • Utilisez un casque afin de pouvoir effectuer les manipulations en même temps que l'animateur, cela vous permettra une meilleure prise en main de l'outil. Si vous n'avez pas de casque, rejoignez l'accompagnement par téléphone afin de pouvoir échanger oralement avec lui
  • Votre micro doit rester coupé pendant la présentation et vous pouvez le rallumer uniquement au moment de poser votre question afin d'éviter les gênes sonores autant pour l'animateur que pour les autres participants.
  • Assurez-vous que votre son est ouvert afin de pouvoir entendre l'animateur
  • N'hésitez pas à poser vos questions. C'est dans l'échange qu'on peut résoudre ses difficultés
  • Vérifiez avant le démarrage de l'accompagnement que l'ensemble de votre dispositif est correctement branché
  • N'hésitez pas à participer !

 

76% des entreprises ayant participé aux ateliers proposés ont mis à profit les recommandations dispensées afin d'envoyer leurs factures.

 

visuel difference facture simple facture travaux

Quelle est la différence entre Factures émises et Factures de travaux ?

Barre de navigation

 

L'espace Factures émises de Chorus Pro doit être utilisé uniquement pour les factures de fournitures et services.

Pour les paiements relevant d'un marché de travaux publics cadré par le CCAG de travaux, les documents doivent être déposés via l'espace Factures de travaux.

Les deux espaces apportent un suivi différent. L'espace factures de travaux permet à chaque acteur du marché (sous-traitant, cotraitant, titulaire, MOE, MOA) de déposer les documents dont ils sont responsables tout le long du processus. Cet espace assure la traçabilité du délai global de paiement et la transparence de l'action de chaque acteur.

 

En effet, le dossier de facturation, présent uniquement dans l’espace Factures de travaux permet d'avoir une vision partagée des pièces qui ont pu être déposées par les différents acteurs du marché et de suivre l'évolution tout au long du processus de facturation.
Pour rappel, les pièces attendues sont :

visuel presentant l'ensemble des pièces de facturation en cours et fin de marché

 

Les factures seront catégorisées par type ou cadre de facturation et diffèrent entre les Factures émises et les Factures de travaux.

visuel des differents cadres de facturation

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