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La parole aux utilisateurs

La parole aux utilisateurs

Angela Margat, comptable dans une association déclarée de garde d’enfants à domicile, nous livre son témoignage sur son utilisation de Chorus Pro.

 

- Bonjour Mme MARGAT, à la première vue de votre profession on ne pense pas forcément à des clients publics. Pouvez-vous nous indiquer quels sont-ils s’il vous plaît ?

Nous travaillons avec un PLIE (Plan Local pour l’Insertion et l’Emploi). Il s’agit d’un dispositif dont l’objectif est de permettre à des personnes exclues du marché du travail d’accéder à des emplois durables, en leur proposant notamment un accompagnement individualisé et des formations.

 

- Dans quel cadre le PLIE fait-il appel à vous ?

Le PLIE fait appel à nous pour des services de garde ponctuels, afin d’aider les parents bénéficiant d’un accompagnement du PLIE confrontés à une difficulté temporaire pour faire garder leurs enfants ; ces derniers ne nous sont pas confiés à l’année comme ça peut être le cas dans une crèche par exemple.

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’utilise Chorus Pro depuis 2020, c’est-à-dire un an maintenant. J’ai découvert Chorus Pro suite à la recommandation de notre client public qui nous a fait part de l’obligation de transmission des factures via ce canal.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

J’ai suivi le webinaire présentant la création de compte et le dépôt de factures simples, et cela m’a beaucoup aidé à prendre en main Chorus Pro. La formation a présenté les bases des manipulations à effectuer dans l’outil pour transmettre nos factures à nos clients publics, ce qui permet de voir concrètement ce que nous devons faire.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

Les classes virtuelles sont un bon complément aux formations « magistrales » des webinaires et m’ont permis d’approfondir sa maîtrise de l’outil.

 

- Quels conseils donneriez-vous aux utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

Je leur conseillerais de prendre le temps de lire la documentation présente sur la Communauté Chorus Pro, qui permet d’avoir un premier éclairage, et de participer aux formations proposées par l’AIFE, qui sont bénéfiques pour s’approprier l’outil.

 

MOE : Comment gérer les révisions de montants dans les marchés de travaux ?

Dans le processus de facturation des marchés de travaux, la MOE peut être en désaccord avec le montant du projet de décompte mensuel ou final du titulaire du marché.

Dans cette hypothèse, nul besoin de rejeter la pièce de facturation du titulaire. La MOE a la possibilité d’établir son état d’acompte en révisant le montant figurant sur le projet de décompte mensuel et en y inscrivant le montant qu’elle a validé à la suite du contrôle des travaux effectués.

 

L’état d’acompte ainsi établi sera envoyé à la MOA et sera disponible dans le dossier de facturation, à la disposition de tous les acteurs du marché.

Conformément à l’article 8.2 du CCAG travaux, la MOE notifie au titulaire du marché toute modification effectuée sur le montant à payer. Le titulaire notifié a 30 jours pour signifier son désaccord à la MOE. Passés ces 30 jours, le titulaire est réputé avoir accepté la modification.

Comment utiliser efficacement la fonction recherche avancée sur CP?

Vous recherchez des documents sur Chorus Pro ? Notre fonctionnalité de recherche propose l’utilisation de critères avancés vous permettant de faire des recherches toujours plus efficaces. Voici nos préconisations pour utiliser au mieux ces critères.

Pour accéder aux critères avancés, il vous suffit de cliquer sur l’icône « + » en bas à droite, à côté de « Critères avancés », lorsque vous êtes dans l’onglet « Recherche » de l’espace dans lequel vous souhaitez faire la recherche.

Cette fonctionnalité est accessible quel que soit l’espace dans lequel vous vous trouvez, qu’il s’agisse de « Factures émises », « Factures à valider », ou encore « Mémoires de frais de justice ».

 

Ecran de recherche des critères avancées

Vous accédez alors à une liste variée de critères supplémentaires, qui vous permettnt de faire des recherches sur les montants, les coordonnées bancaires utilisées lors de la transmission de la facture, le mode de règlement choisi, le mode de dépôt…

D’autres critères spécifiques s’ajoutent en fonction de l’espace dans lequel vous vous trouvez lorsque vous faites la recherche, comme les critères MOA ou  MOE si vous faites une recherche sur des factures de travaux.Ecran de reccherche des critères avancées

De manière pratique, lorsque vous faites des recherches et que vous souhaitez filtrer un intervalle de temps, nous vous recommandons d’utiliser le critère avancé « Période date de dépôt » plutôt que le critère « Période de date fournisseur » directement accessible dans la recherche « simple ».

En effet, la date fournisseur correspond à la date figurant sur le document déposé sur Chorus Pro, saisie par le fournisseur dans le champ « Date » du bloc « Références » au moment du dépôt de la facture, tandis que la date de dépôt correspond au jour où la facture a été déposée dans Chorus Pro.

 

Par ailleurs, si vous faites une recherche sur une plage temporelle longue (par exemple une période de 12 mois), veillez à définir en complément un ensemble de critères limitants pour mieux cibler votre recherche et affiner les résultats. L’intérêt de ce critère limitant est de permettre des extractions complètes de vos résultats de recherche. En effet, des résultats trop larges peuvent impacter les extractions et vous restituer des résultats incomplets.

 

Une fois vos critères avancés définis, vous n’avez plus qu’à cliquer sur « Rechercher »afin d’obtenir vos résultats à analyser ou à extraire en fonction de vos besoins. Bonnes recherches sur Chorus Pro !

 

Comment traiter une facture rejetée 

Votre facture a été rejetée par votre client public ? Ce guide vous présente la démarche à suivre dans cette situation.

Pourquoi une facture est-elle rejetée ?

Un client public peut rejeter une facture lorsqu’il constate une erreur sur les données de facturation, comme le cadre de facturation par exemple.

Que faire ?

Lorsqu’une facture est rejetée la bonne pratique est de suivre les trois étapes ci-dessous :

  • Prendre connaissance du motif du rejet et s’acquitter de la facture rejetée

Lorsque vous vous connectez à Chorus Pro après le rejet d’une facture, une fenêtre apparaît à l’écran, vous indiquant les principaux éléments concernant la facture rejetée, entre autres : la date de dépôt, le numéro de la facture, le destinataire, le motif du rejet, et le commentaire du client public si celui-ci en a indiqué un.

Après avoir pris connaissance du motif du rejet, vous devez cliquer sur « Tout acquitter et fermer » ou sélectionner la facture et cliquer sur « Acquitter les factures sélectionnées ».

Comment traiter une facture rejetée

 

  • Traiter le rejet pour faire disparaître la facture de l’onglet « Synthèse »

L’acquittement ne fait pas disparaître la facture rejetée de l’onglet « Synthèse » dans l’espace « Factures émises ». Pour cela, vous devez accéder à cet onglet, sélectionner la facture concernée en cliquant sur la petite case à droite de l’écran, et cliquer sur « Traiter le rejet ».

Comment traiter les factures rejetées

Une fois la facture traitée, celle-ci disparaîtra de votre synthèse.

Les opérations d’acquittement et de traitement apparaissent dans le suivi du traitement de la facture, dans le bloc « Historique des actions utilisateurs ».

 

Comment traiter une facture rejetée

 

  • Emettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro

Une fois que vous vous êtes acquitté de la facture et que le rejet est traité, vous êtes prêt à renvoyer une facture à votre destinataire. Assurez-vous de corriger les éléments ayant conduit votre client public à rejeter votre facture, et à saisir un numéro différent de celui de la facture rejetée dans le champ « Numéro » du bloc « Références ».

« Club Chorus Pro : faites entendre votre voix !»

Nous vous l’annoncions il y a tout juste un an, le club Chorus Pro a été mis en place officiellement à l’automne dernier et il compte déjà près de 1 400 membres !

Le club Chorus Pro est réservé prioritairement aux entreprises fournisseurs des entités publiques et leurs intermédiaires, et a pour objectif d’être à l’écoute au plus près des besoins de ces utilisateurs.

Afin de représenter au mieux les besoins et les intérêts des fournisseurs utilisateurs de Chorus Pro, dans leur diversité d’utilisation, le club est structuré autour de 3 collèges :

  • Les utilisateurs émetteurs de factures vers Chorus Pro, quel que soit le moyen d’émission de ces factures (directement via le portail ou indirectement via un logiciel de gestion, en API ou en EDI);
  • Les éditeurs de logiciels et les opérateurs de dématérialisation, concernés aussi bien par l’émission des factures que par leur réception par les entités publiques ;
  • Les tiers intermédiaires institutionnels (experts-comptables, fédérations professionnelles, chambres consulaires…).

Au-delà de ces 3 collèges, un groupe « plénière – sujets transverses » permet des échanges entre toutes les entités.

 

Un rôle actif et concret dans l’instruction et l’arbitrage des demandes d’évolutions de Chorus Pro

L'instance de gouvernance des évolutions de Chorus Pro, baptisée Instance de Pilotage Mutualisée (IPM) a acté en novembre dernier l’accueil de 6 représentants (2 par collège) du Club Chorus Pro en son sein.

Cette participation permettra de renforcer la représentativité des fournisseurs et de leurs intermédiaires lors des phases d’instruction et d’arbitrage des demandes d’évolutions.

 

Un rôle plus large… comme tout club utilisateurs

Le club Chorus Pro porte également les objectifs « classiques » de tout club utilisateurs :

  • Devenir un réseau convivial de partage d’expériences, d’idées et de savoir-faire ;
  • Constituer une source privilégiée pour obtenir des informations de toutes natures ;
  • Organiser des réflexions avec l’AIFE sur des problèmes communs ;
  • Permettre l’opportunité d’être pilote de certaines évolutions de Chorus Pro.

L’animation du club se fait aujourd’hui uniquement sous forme numérique, via un espace collaboratif dédié (le Lab Chorus Pro). Il sera sans doute organisé, lorsque la situation sanitaire le permettra, des réunions en présentiel.

La participation au club est gratuite et facultative.

 

Attention, ne pas confondre !

Pour rappel, il faut bien distinguer :

  • Le portail Chorus Pro lui-même, qui permet de créer votre compte Chorus Pro, puis ensuite d’envoyer vos factures à vos clients publics, soit directement à travers ce portail, soit à travers un autre moyen (logiciel de gestion, opérateur de dématérialisation, EDI, etc.) ;
  • Le site de la communauté Chorus Pro où vous trouverez toute la documentation nécessaire pour bien utiliser Chorus Pro, de nombreux tutoriels, ainsi que l’accès à l’offre d’accompagnement proposée par l’AIFE ;
  • Et le club utilisateurs Chorus Pro pour échanger avec d’autres utilisateurs et participer à différents travaux et notamment au recueil des idées en matière d’amélioration et d’évolution de Chorus Pro.

 

BILAN GLOBAL DU DEPLOIEMENT DE CHORUS PRO

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises souhaitant envoyer des factures aux entités publiques, quelle que soit leur taille, sont dans l’obligation d’envoyer leurs factures via Chorus Pro.

Après 4 années de déploiement, le temps est venu pour l’équipe accompagnement de faire un bilan de son activité.

Depuis le lancement, on dénombre près de 145 millions de factures qui ont transité par Chorus Pro dont 54 millions pour l’année 2020. Pour faire face à cette montée en charge, et accompagner les entreprises dans leurs démarches d’envoi de facture, l’AIFE a mis en place différents outils de communication, de formation ou d’accompagnement qui ont montré leur efficacité.

 

  • Newsletter

La newsletter est le moyen de communication privilégié des équipes de Chorus Pro à destination des utilisateurs de la solution.

Elle compte à ce jour 300 000 abonnés et un taux d’ouverture mensuel d’environ 20% (60 000 lecteurs mensuels).

Elle nous permet de vous communiquer les évolutions et actualités sur Chorus Pro au moins une fois par mois. Depuis 2018, 159 articles ont été publiés à travers 26 newsletters.

Illustration du bilan du déploiement de Chorus Pro

 

 

  • Webinaires et classes virtuelles

Nous vous accompagnons depuis 2017 à travers des webinaires hebdomadaires, mensuels ou bimensuels. Depuis 2017, 28 755 personnes ont participé à ces formations, soit une moyenne de 7 000 participants par an.

 

Ces formations sont pour 66% à destination des entités du secteur privé et 34% à destination du secteur public.

Elles recueillent un taux de satisfaction globale de 75%.

Les 25% d’insatisfaits nous font remonter leur manque d’assurance quant à la reproduction des manipulations et leur insatisfaction quant à l’adéquation durée/contenu du webinaire. Ces deux sujets ont été pris en compte par nos équipes dans l’amélioration de nos contenus. Pour preuve de cette montée en qualité, le taux d’insatisfaction a été réduit, ce qui a permis d’atteindre un taux de satisfaction de 91% à la fin de l’année 2020. Dénotant ainsi une nette amélioration du ressenti des utilisateurs vis-à-vis des formations.

 

Nos formations adressent 6 thématiques à savoir :

  • Création de compte et dépôt de facture ;
  • Gérer les factures de travaux pour les fournisseurs ;
  • Gérer les factures de travaux pour les MOE ;
  • Gérer les factures de travaux pour les MOA ;
  • Connexion et paramétrage de Chorus Pro pour les entités publiques ;
  • Traiter et émettre des factures via Chorus Pro pour les entités publiques ;
  • Saisir les mémoires de frais de justice ;
  • Répondre à des consultations publiques avec e-DUME.

Les classes virtuelles, à la différence des webinaires, permettent aux participants d’échanger en direct avec un expert Chorus Pro. Ces sessions en groupe restreints nous permettent d’accompagner les utilisateurs qui souhaitent parachever leur formation après avoir assisté à un webinaire. Depuis le lancement de cette modalité de formation en 2019, nous avons accompagné 2 695 utilisateurs, soit 1 041 personnes en 2019 et 1 654 en 2020. Ce sont principalement des PME qui envoient leurs factures via le portail Chorus Pro. Le taux de satisfaction pour ces accompagnements atteint de 90 à 95% en fonction des thématiques abordées (création de compte, dépôt de factures de travaux, dépôt de factures simples).

 

  • Les accompagnements individualisés

Depuis 2017, les équipes d’accompagnement de Chorus Pro proposent des accompagnements individualisés pour aider les structures qui rencontrent des problèmes spécifiques ne pouvant pas être traités au cours de webinaires ou classes virtuelles. Les entreprises nous contactent par exemple pour être accompagnés dans la mise en place d’un raccordement de leur système d’information à Chorus Pro. Nous avons accompagné 222 structures au cours des quatre années de déploiement. Ces accompagnements concernent pour 31% les entreprises de tailles intermédiaires, pour 28% les grandes entreprises, pour 26% les PME/TPE, pour 11% les entités publiques et pour 1% les microentreprises et associations.

 

  • L’AIFE à la rencontre des utilisateurs

Par ailleurs, les équipes de l’AIFE se déplacent aussi à la demande, auprès des structures publiques ou privées pour des formations en présentiel ou pour participer à des manifestations (séminaires, salons.). Entre 2017 et 2020, 132 présences ont été assurées avec 6 198 participants. En 2020, du fait des restrictions de déplacement dues à la pandémie, seuls 6 déplacements ont pu être effectués, contre 40 en 2019 et 56 en 2018.

Illustration du bilan des déplacements de l'équipe accompagnement de l'AIFE

  • La communauté Chorus Pro

La communauté Chorus Pro est le site documentaire de référence de Chorus Pro. Il a pour objectif d’autonomiser autant que possible les utilisateurs en mettant à leur disposition les ressources nécessaires à leurs autoformation (Fiches pratiques, guides utilisateurs, vidéos tutoriels, sources réglementaires…).

 

Ce site permet aussi aux utilisateurs de s’inscrire à nos formations, de consulter l’annuaire des structures publiques et de suivre l’actualité de Chorus Pro.

Entre 2017 et 2020, 2,7 millions de personnes se sont connectés à Chorus et ont vu 16,4 millions de pages.

Illustration du bilan des déplacements de l'équipe accompagnement de Chorus Pro

Avec les autres dispositifs du projet Chorus Pro, l’accompagnement et ses différentes modalités ont permis de faire de l’adoption de Chorus Pro par ses utilisateurs une réussite, permettant ainsi à l’Administration de centraliser efficacement la réception de ses factures et aux fournisseurs de bénéficier d’un outil sûr de transmission de ces dernières.

illustration de l'article parole aux utilisateurs

La parole aux utilisateurs

Laetitia Roux, responsable administrative et financière dans une société d’ingénierie et de conseil spécialisée dans le bâtiment, l’industrie et les infrastructures nous partage son retour d’expérience sur Chorus Pro.

 

- Quels sont vos clients publics ? 

 

Lorsque nous travaillons pour des clients appartenant à la sphère publique, il s’agit essentiellement de mairies, de communautés de communes, et d’établissements publics de construction et d’aménagement.

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ? 

 

Pour l’instant j’ai eu accès à la plateforme que pour créer mon compte et paramétrer ma structure. J’en ai beaucoup entendu parler par différents collègues et je serai bientôt amenée à l’utiliser régulièrement du fait d’un contrat récent avec une entité publique.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

 

J’ai participé au webinaire portant sur la création de compte et le dépôt de factures simples. Cette formation m’a été réellement bénéfique, car elle m’a permis de découvrir l’ergonomie de l’outil, de m’approprier le vocabulaire spécifique à Chorus Pro (je n’avais par exemple jamais entendu parler de cadre de facturation auparavant), et de connaître l’interface et les fonctionnalités de Chorus Pro.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ? 

 

Bien entendu, Chorus Pro permet de dématérialiser l’envoi de nos factures vers la sphère publique. Mais cet outil offre également une véritable transparence et un partage d’informations très appréciable dans le suivi du traitement de nos factures.

 

- Avez-vous profité du télétravail pour vous former à Chorus Pro ?

 

Oui, le fait de travailler à distance m’a permis de participer à des formations en ligne.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ? 

Je leur recommanderais de s’inscrire aux webinaires, qui sont très abordables et très intéressants pour une entrée en matière.

 

Illustration de l'article espace mes messages

Espace "mes messages", un canal de diffusion d’informations à sens unique

Depuis le mois d'octobre 2020, vous avez accès à un nouvel espace sur Chorus Pro, intitulé « Mes messages ».

 

 

L’objectif de cet espace est de permettre à une structure de diffuser de l’information à destination de tous ses partenaires. Il peut s’agir par exemple d’un changement de SIRET ou de la mise en place d’un nouveau code service…

L’espace « Mes messages » permet la diffusion d’informations générales depuis le portail Chorus Pro de manière pratique.

Les messages peuvent être envoyés par une structure publique vers ses fournisseurs (privés ou publics) et inversement, par une structure privée vers ses clients (structures publiques exclusivement).

Le seul prérequis à l'utilisation de cette fonctionnalité est que l’envoyeur et le (ou les) destinataire(s) aient déjà échangé au moins une facture.

Par ailleurs, il est important de préciser que l'envoi d'un message est unidirectionnel (pas de réponse possible à partir d’un message reçu). Il ne s'agit donc pas d'une messagerie, ni d'une fonctionnalité ayant vocation à assurer un support aux utilisateurs, mais bien d'un canal de diffusion d’informations.

L’espace « Sollicitations émises » reste l’espace dédié pour soumettre des questions liées aux factures ou à l’utilisation de Chorus Pro.

 

Si vous souhaitez plus d’informations, vous pouvez accéder au guide utilisateur dédié ici.

Vous avez également à votre disposition la documentation complète relative à l'espace "Mes messages" sur la Communauté Chorus Pro ici.

Ecran d'accueil Chorus Pro avec fenêtre ClaudIA ouverte

Comment m’informer sur une de mes factures non encore réglée ?

Chaque fournisseur, cotraitant ou sous-traitant peut suivre le traitement de ses factures non encore réglées sur Chorus Pro via l’assistante virtuelle ClaudIA.

Assistante virtuelle ClaudIA

Contacter l’assistante virtuelle ClaudIA est le réflexe à avoir lorsque vous cherchez des renseignements sur une facture non encore réglée.

Pour cela, vous devez vous authentifier sur le portail Chorus Pro.

Vous pouvez alors cliquer sur l’icône ClaudIA en haut de l’écran, puis sélectionner successivement « Je veux des informations sur une facture ou un virement reçu » et « Le suivi d’une facture, d’un mémoire ou d’une demande de remboursement TIC ».

 

Illustration ClaudIA - Facture non réglée 1

 

Vous devez ensuite saisir le numéro de la facture concernée, sans ajouter de caractères complémentaires tels que €, n°, numéro.

ClaudIA effectue alors une recherche dans la base de données Chorus Pro et affiche les informations relatives à l’avancée du traitement de la facture :

  • Le destinataire chargé de son traitement,
  • Le statut de la facture et la date à laquelle il a été modifié.

La facture peut être en cours de traitement, mise en paiement ou rejetée.  Selon l’état de votre facture, Claudia affiche des informations complémentaires et propose de nouveaux choix :

Illustration factures non réglées

Si j’ai besoin de compléments d’informations par rapport à celles obtenues via l’assistante virtuelle je dois contacter le service destinataire via une sollicitation.

Contacter le service destinataire en envoyant une sollicitation

Si vous souhaitez contacter directement votre client public, vous devez saisir une sollicitation.

 

Facture non réglée 3

 

Vous devez pour cela choisir l’une des combinaisons ci-dessous afin que votre sollicitation soit bien transmise à votre client. Tout autre choix de sous-catégorie aura pour effet de retarder la transmission de votre sollicitation qui devra au préalable être analysée par l’équipe support Chorus Pro de l’AIFE :

 

Facture non reglée 4

 

Illustration:

 

Facture non réglée 5

 

Dans le bloc « Description », vous pouvez demander à votre client où en est le règlement de votre facture et le cas échéant lui demander les raisons du rejet ou de l’absence de traitement de celle-ci.

 

Facture non réglée 6

illustration de l'article nouveau portail de services

Report de la mise en service du nouveau portail Chorus Pro

Dans la newsletter de Novembre 2020, nous vous informions de la mise en service du nouveau portail Chorus Pro, prévue pour le mois de janvier 2021 (cliquez ici pour revoir l’article).

 

Afin de finaliser au mieux les fonctionnalités de ce nouveau portail de service, notamment  l’apport de valeur pour nos utilisateurs, cette mise en service a été reportée.

Nous reviendrons vers vous avec les informations fonctionnelles et le calendrier de mise en place dès que ces éléments seront stabilisés.

 

Nous vous remercions pour votre compréhension, et continuons à mettre tout en œuvre pour améliorer votre expérience sur nos services.

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