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Illustration article gagner du temps dépôt de factures

Comment gagner du temps lors du dépôt de ma facture PDF ?

Le dépôt de factures au format PDF sur le portail est aujourd’hui le mode privilégié par les PME/TPE et micro-entreprises sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures PDF pour gagner du temps lors de leur dépôt.

 

  • Rédigez des factures claires et lisibles par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à récupérer les données directement de votre facture PDF afin de pré-remplir  le formulaire de dépôt.

 

Pour profiter de ces capacités de reconnaissance automatique de données de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scan, ni d’image)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Pour le SIRET du destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère », etc.
    • Pour le numéro d'engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture
  4. Evitez couleurs et effets, et privilégiez le noir sur fond blanc

 

Pour connaître le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Votre fichier doit être un PDF natif (pas de scan, pas d'image). Pour ce faire, accédez à votre facture et cliquez « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format PDF à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture PDF

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures PDF sans signature électronique.

 

fenetre pop-up lors du dépôt d'une nouvelle facture

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

 

Ces bonnes pratiques vous permettront de déposer rapidement votre facture !

Illustration valider demande de rattachement

Ma demande de rattachement est en cours de validation, que faire ?

Sur Chorus Pro, lorsque vous êtes utilisateur simple vous devez demander un rattachement à votre structure afin de pouvoir déposer des factures. Cette demande de rattachement doit être validée par le gestionnaire principal de votre structure. Par défaut, c'est l'utilisateur qui a créé la structure sur Chorus Pro, qui en devient le gestionnaire principal.

 

Que faire si votre demande de rattachement est toujours en cours de validation ?

 

Rattachement en cours de validation

 

Plusieurs situations sont possibles. Vous trouverez ci-dessous les démarches à effectuer selon votre cas de figure :

 

Cas 1 : Je contacte mon gestionnaire principal

 

Si vous connaissez le gestionnaire principal de votre structure, nous vous invitons à le contacter afin qu'il valide votre demande de rattachement en quelques clics. Depuis son espace "Activités du gestionnaire" > premier bloc "Les demandes de rattachement à une structure", il peut valider votre demande de rattachement.

Pour plus d'informations concernant l'administration des utilisateurs, le gestionnaire principal peut consulter cette fiche pratique.

 

Cas 2 : Je ne peux pas contacter mon gestionnaire principal

 

Si le gestionnaire principal a quitté votre entité sans avoir au préalable transféré son rôle à un autre utilisateur, il faut d'abord attribuer le rôle de gestionnaire principal à un autre utilisateur, afin que celui-ci valide la demande de rattachement. Seul le support Chorus Pro est en mesure de positionner un nouveau gestionnaire principal.

L’utilisateur auquel on souhaite attribuer le rôle de gestionnaire principal doit impérativement disposer d’un compte actif dans Chorus Pro.

 

Comment solliciter le support pour un transfert de rôle de gestionnaire principal ?

  1. Il faut envoyer une sollicitation depuis l’espace « Sollicitations émises», onglet « Saisir sollicitation» en sélectionnant la catégorie « Gestion des structures et utilisateurs» et la sous-catégorie  « Modification des droits des utilisateurs ».
  2. Il est nécessaire de joindre à la sollicitation un certificat administratif autorisant le support à procéder au transfert de GP. Ce certificat doit être signé par le responsable de la structure attestant la demande.

 

Cas 3 : Je suis auto-entrepreneur ou le seul à travailler sur Chorus Pro

 

Si vous êtes auto-entrepreneur ou seul à travailler sur Chorus Pro, à la création de votre compte vous êtes de facto gestionnaire principal. Dans ce cas, vous n'avez pas à demander un rattachement à votre entité.

Néanmoins, beaucoup d'auto-entrepreneurs nous ont sollicités car ils ont créé un premier compte, dont ils ont oublié l'adresse mail. Lors de la création d'un deuxième compte avec le même SIRET, ce compte est utilisateur simple et donc en attente de la validation de rattachement.

Si vous pensez être dans ce cas de figure et si vous vous rappelez de l'adresse mail utilisée pour le premier compte, vous pouvez demander à ClaudIA de vous renvoyer le lien d'activiation. Tout est expliqué ici. Avec ce compte activé, vous pouvez envoyer vos factures.

Si vous ne vous rappelez pas de l'adresse mail utilisée pour ce premier compte, il faut solliciter le support comme expliqué dans le cas 2.

LA PAROLE AUX UTILISATEURS (1)

La parole aux utilisateurs

Depuis le 1er janvier 2020, conformément à la législation et au calendrier relatif au développement de la facturation électronique, les micro-entreprises ont rejoint la communauté d’utilisateurs de Chorus Pro.

 

Sophie Bretnacher travaille pour la micro-entreprise PSB et partage, aujourd'hui, avec vous, son expérience de dématérialisation, le chemin à parcourir et les atouts de cette nouvelle forme d’échange entre entités publiques et entreprises.

La société PSB est spécialisée dans les prestations de service ainsi que dans la vente de produits chimiques et biologiques. Outre de nombreuses entreprises du secteur privé, elle facture à la fois l’Etat et les collectivités territoriales.

 

Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai découvert Chorus Pro via une assistante commerciale en charge de la facturation d’une entreprise pour laquelle nous travaillons.

Depuis le 1er janvier 2020, ma micro-entreprise est à son tour concernée par l’obligation de dématérialisation des factures. Je dois donc déposer mes factures à destination de mes clients publics sur Chorus Pro.

 

Quel mode de dépôt utilisez-vous et qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Le mode de dépôt privilégié est le mode portail (dépôt de facture au format PDF).

J’ai profité de plus de disponibilité durant le confinement pour me former à Chorus Pro. J’ai suivi les deux modules d’accompagnement individualisé (Volet A et volet B) proposés en live et en ligne avec un expert Chorus Pro de l’AIFE, d’une durée d’environ 1h30 à chaque fois.

La formatrice était très patiente et à l’écoute de chaque participant. Elle a pris le temps de traiter toutes les difficultés afin que tous les participants s’approprient correctement Chorus Pro. C’était super !

J’ai également consulté des tutoriels vidéo disponibles sur la Communauté Chorus Pro, concernant la création d’espaces par exemple.

 

Quels sont les apports réels pour votre entreprise ?

Le fondement de Chorus Pro est une bonne idée car il permet de faire circuler les factures entre les entreprises et les entités publiques. Mais il est important de bien comprendre tout le vocabulaire et l’environnement de Chorus Pro avant de se lancer.

 

Quels conseils donneriez-vous aux autres micro-entreprises et auto-entrepreneurs qui n’utilisent pas encore Chorus Pro ?

Ils n’auront pas le choix s’ils facturent des entités publiques (rires). Je les encourage à faire comme moi : suivre les formations gratuites proposées par l’AIFE. Cela permet d’avoir un expert de Chorus Pro qui répond à vos questions et vous aide dans vos difficultés. Avec une formation, n’importe qui peut utiliser Chorus Pro !

 

Comme Sophie Bretnacher, bénéficiez d'un accompagnement personnalisé gratuit à Chorus Pro en remplissant le formulaire disponible ici.

 

Découvrez d'autres témoignages sur la communauté Chorus Pro en cliquant ici.

Signature électronique

Un nouvel outil de vérification des signatures électroniques

Avec la dématérialisation des marchés publics de plus de 25 000 €, l’usage de la signature électronique est appelé à rapidement se développer. Tous les documents qui devaient jusque-là être signés de façon manuscrite par les soumissionnaires (candidats au marché) doivent être signés dorénavant électroniquement.

Une signature électronique ne s’improvise pas. Il ne s’agit pas d’un simple scan de signature manuscrite mais d’un certificat électronique spécifique et nominatif. Il est à acquérir auprès d’un éditeur de logiciels spécialisé ou dans certains cas, du profil d'acheteur sur lequel l'entreprise candidate.

 

Comment s’assurer que les documents transmis sont correctement signés ?

 

Depuis mai 2020, l'AIFE met à disposition un outil de vérification de signature électronique pour remplir cette fonction.

Ouvert à tous et adapté à tous les documents dès lors qu'ils comportent une signature électronique, cet utilitaire permet de vérifier l’acceptabilité technique de la signature et de télécharger un rapport au format PDF.
Cette vérification est conforme aux standards européens et à l’arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique.

 

Comment procède-t-on à la vérification d'une signature électronique ?

 

Il existe 2 moyens de vérifier une signature électronique, directement via le site ou en mode API :

1/ Via le site

L'outil, à disposition du grand public, est disponible via ce lien : https://esignature.chorus-pro.gouv.fr/#/verifier

Pour plus d'information sur les modalités d'utilisation de ce mode de vérification, veuillez consulter la documentation mis à votre disposition en cliquant ici.

 

2/ Mode API

La vérification de signature est aussi proposée par API aux profils d’acheteurs raccordés à PISTE, avec des fonctionnalités élargies, telles que la possibilité de récupérer le rapport de vérification sous un format XML exploitable par des outils de vérification « métiers ».

Si vous souhaitez  implémenter la solution de l’API de vérification de signature électronique,, contactez l'équipe en charge de ce projet via l'adresse courriel : commandepubliquenumerique.aife@finances.gouv.fr.

 

 

Dans les mois à venir, un deuxième volet de cette offre se portera sur la mise à disposition d'un outil de signature électronique.

Gagnez du temps lors du dépôt de votre facture pdf

Le dépôt de factures au format pdf sur le portail est aujourd’hui le premier mode de dépôt utilisé par les fournisseurs sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures pdf pour faciliter leur dépôt.

 

  • Faites des factures « lisibles » par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à ce que le logiciel rapatrie automatiquement dans le formulaire de dépôt les données qu’il reconnait.
À noter que 3 pages sont concernées au maximum, la première, la dernière ainsi que l'avant-dernière.

Retenez simplement que pour profiter des capacités de reconnaissance automatique de caractères de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scans, ni d’images)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère »,
    • Engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture.
  4. Evitez couleurs et effets. Privilégier le noir sur fond blanc.

 

Pour connaitre le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Ne perdez pas de temps à imprimer vos factures pour les scanner : enregistrez-les directement au format pdf.

Pour ce faire, accédez à votre facture une fois préparée et faites « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format pdf à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture pdf

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures pdf sans signature électronique. Le format de votre dépôt est automatiquement reconnu par l'outil.

 

fenetre pop-up lors du dépôt d'une nouvelle facture

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

Article certificat

Raccordement EDI / API : Comment vérifier la date d'expiration de mon certificat ?

L’AIFE a mis en place la possibilité à ses partenaires de se raccorder à Chorus Pro en API ou en EDI par certificat.

Depuis la mise en place de PISTE, seuls les partenaires déjà raccordés en API par certificat à Chorus Pro peuvent renouveler leur certificat. Les partenaires souhaitant se raccorder en API pour la première fois, ont accès exclusivement aux raccordements oAuth2 avec PISTE.

 

Un certificat utilisé dans un raccordement API ou EDI a une date d’expiration, son renouvellement est nécessaire pour continuer à utiliser les services associés. Pour le renouveler, rapprochez-vous du fournisseur de votre certificat.

 

Cet article vous explique comment vérifier la date d’expiration de votre certificat utilisé dans un raccordement à Chorus Pro.

 

1/ Vérifier la date d’expiration du certificat de son raccordement EDI

 

Prérequis :

  • Avoir accès à l’espace Raccordement EDI/API
  • Avoir un raccordement EDI

 

Pour vérifier la date d’expiration de votre certificat, vous devez vous connecter au portail Chorus Pro puis accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Rechercher fiche EDI ».

Lancez ensuite la recherche des raccordements EDI pour votre structure. La liste de vos raccordements est affichée avec le protocole, le code application partenaire, le code interface et la date de début du raccordement.

Pour connaître la date d’expiration du certificat, cliquez sur le « stylo » pour consulter le raccordement.

 

Capture d'écran article certificat 2

 

La date d’expiration du certificat est affichée dans l’écran de consultation du raccordement EDI.

 

Capture d'écran article certificat 3

 

2/ Vérifier la date d’expiration du certificat de son raccordement API

 

Prérequis :

  • Avoir accès à l’espace Raccordement EDI/API
  • Avoir un raccordement API par certificat

 

Pour vérifier la date d’expiration de votre certificat, vous devez vous connecter au portail Chorus Pro puis accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Gérer raccordement API ».

La liste de vos raccordements API est affichée avec la date d’expiration de votre certificat pour chaque raccordement.

 

Capture d'écran article certificat 1

 

Pour aller plus loin, veuillez consulter :

article BtoB raccordement EDI

Raccordement EDI : Un onglet dédié à l'expérimentation BtoB

L'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) et la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) ont lancé en janvier 2020 l'expérimentation de la facturation électronique inter-entreprises.

Cette expérimentation a pour objectif de tester la réception des factures par les entreprises privées via la plateforme de dématérialisation Chorus Pro. Pour plus d'informations cliquez ici.

 

Afin d'expérimenter la reception des factures par les entreprises raccordées en mode EDI, l'espace « Raccordement EDI et API» du portail Chorus Pro a été modifié :

 

  • Le sous-onglet « Créer Fiche EDI Récepteur » a été ajouté.

 

Il permet de mettre en place le raccordement spécifique à la réception des factures. Il est uniquement destiné aux entreprises participant à l'expérimentation de la facturation électronique inter-entreprises.

 

 

  • Le sous-onglet « Créer Fiche EDI » a été renommé par « Créer Fiche EDI Emetteur ».

 

Cet onglet reste dédié aux émetteurs de factures via Chorus Pro.

 

L'utilitaire DUME fait peau neuve

Après deux ans d’existence, l’utilitaire DUME de Chorus Pro (accessible sur https://dume.chorus-pro.gouv.fr), qui permet aux entreprises d’attester de leur capacité à répondre à un marché public, fait peau neuve.

 

Si les fonctionnalités de l’outil restent inchangées, son ergonomie évolue pour donner à l’utilisateur, qu’il soit acheteur public ou opérateur économique, une meilleure visibilité sur l’avancement de la complétion de son formulaire. Avec un vocabulaire simplifié et des icônes plus claires, le nouvel utilitaire DUME a vocation à simplifier encore davantage l’accès à la réponse dématérialisée aux marchés publics.

 

Vous ne connaissez pas encore le DUME ? Pour en savoir plus à ce sujet, rendez-vous sur la Communauté Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/introduction-au-document-unique-de-marche-europeen

Illustration article formation

En télétravail ? Profitez-en pour vous former à Chorus Pro !

Dans le contexte actuel de crise sanitaire liée au COVID-19, nous vous rappelons que Chorus Pro ainsi que l'assistance et les formations fonctionnent normalement. 

 

Votre activité est ralentie ? Profitez-en pour bénéficier d'un accompagnement individualisé à Chorus Pro !

 

Vous débutez sur Chorus Pro ? Vous ne savez pas comment paramétrer votre compte ? Vous souhaitez être guidé dans votre premier envoi de facture ? Vous ne comprenez pas bien la différence entre les statuts "à recycler", "suspendue" et "rejetée" ?

Bénéficiez d'un accompagnement personnalisé gratuit, sous forme de classes virtuelles en petit groupe.

 

Ces accompagnements se découpent en 2 séances d'1h30 durant lesquelles vous pourrez interagir directement avec un expert de Chorus Pro.

 

Deux thèmes sont disponibles :

  • Envoi de factures simples
  • Envoi de factures de travaux (CCAG Travaux) pour les fournisseurs et les MOE

 

Pour vous y inscrire, remplissez le formulaire disponible ici.

traiter une facture

Comment traiter une facture qui m'est renvoyée ?

Sur Chorus Pro, vos factures peuvent vous être renvoyées par vos clients publics pour trois raisons, qui correspondent chacune à un statut de facture différent :

  • S'il y a une erreur dans les données du  destinataire, la facture sera « à recycler »
  • Si des pièces justificatives sont manquantes, la facture sera « suspendue »
  • Si certaines données de facturation sont erronées, la facture sera « rejetée ».

 

Cet article vous explique la marche à suivre pour traiter ces factures.

Les factures qui vous sont renvoyées et qui nécessitent une action de votre part, se trouvent dans l’onglet « Synthèse » de l’espace « Factures émises ».

 

 

Pour accéder à la facture afin de la traiter, cliquez sur son numéro.

La facture n'a pas pu être traitée car elle comporte une erreur dans les données du destinataire. Vous pouvez modifier ces données et renvoyer la même facture.

 

Facture recyclée, avec les champs du motif du destinataire et du numéro d'engagement de sélectionnés

 

1. Le motif pour lequel la facture a été recyclée est indiqué dans le pavé correspondant.

bouton du suivi de traitementVous pouvez également consulter   les commentaires associés au rejet s'ils sont présents en cliquant sur le bouton « Suivi de la facture » en bas de votre écran.

 

2. Vous pouvez, sans avoir à changer le numéro de votre facture d’origine, modifier les données suivantes :

  • le SIRET du destinataire,
  • le code service du destinataire,
  • le numéro d’engagement

 

Cliquez ensuite sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre à nouveau la facture.

Le destinataire a suspendu le traitement de votre facture parce qu'il lui manque une pièce jointe.

facture au statut suspendu avec le motif de suspension

 

Le motif pour lequel la facture a été suspendue est indiqué dans le pavé correspondant.

bouton du suivi de traitement

Vous pouvez également consulter les commentaires associés au rejet s'ils sont présents en cliquant sur le bouton « Suivi du traitement » en bas de votre écran.

 

 

Dans le bloc « Pièces jointes », cliquez sur le bouton « Ajouter une pièce jointe ».

cadre des pièces jointes

 

 

Cliquez sur le bouton pour récupérer la pièce à ajouter stockée dans le répertoire de votre poste de travail.

Renseignez les champs « Désignation » et « Type de pièce » puis cliquez sur le bouton « Ajouter ».

Recommencez autant de fois que de documents à joindre à votre envoi puis cliquez sur le bouton « Retour ».

 

Cliquez ensuite sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre votre facture avec les documents requis par le destinataire. Votre facture passe alors au statut « Complétée ».

Le destinataire a rejeté votre facture car certaines données de facturation sont erronées, telles que le montant de la facture ou le taux de TVA par exemple.

Une nouvelle facture doit alors être émise avec un nouveau numéro.

Si vous souhaitez avoir le détail du motif de rejet, accédez à la facture en cliquant sur son numéro.

Vous pouvez traiter le rejet afin que la facture rejetée n'apparaisse plus dans votre onglet "Synthèse". Pour ce faire, depuis l'onglet "Synthèse", sélectionnez les factures à traiter et cliquez sur "traiter le rejet".

 

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