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Rappel sur le cycle de vie des factures

Quel cycle de vie pour les factures dans Chorus Pro?

Dans Chorus Pro, une fois le processus de facturation initié par le fournisseur, la facture ou les pièces de facturation suivent un cycle de vie bien défini. Il est important pour tous les acteurs de bien le connaitre afin de savoir où en est le processus de facturation et lever les incertitudes qui peuvent survenir.

La première étape du cycle de vie de la facture est l’état « Déposée ». Une fois que le fournisseur dépose sa facture via Chorus Pro, la facture passe à l’état « Déposé », par lequel Chorus Pro certifie que la facture est bien intégrée dans ses bases de données. Le fournisseur déposant peut  exporter le certificat de dépôt sur l’écran récapitulatif de dépôt.

 

Rappel sur le cycle de vie des factures

 

L’état « Déposé » est un état transitoire qui ne dure que très peu de temps en règle générale.

La facture passe ensuite à l’état « Mise à disposition du destinataire». L’état mise à disposition du destinataire certifie que le destinataire à bien reçu votre pièce de facturation dans son espace dédié. Il peut à présent la traiter.

 

1 - Les factures ne nécessitant aucune révision

Dans le cadre de facture de fournitures et de services, si la facture ne nécessite aucune révision, le destinataire peut la mettre à l’état « Service fait » pour signifier qu’il a bien constaté la réalisation du service, et « Mandatée » pour signifier qu’il a traité la facture sous la forme d’un mandat et que la facture peut désormais être remise au comptable.

Le destinataire va ensuite transmettre la facture au comptable. La facture passera à l’état « Mise à disposition du comptable ». Le comptable pourra alors la prendre en compte. Une fois la facture prise en compte par le comptable, elle passe à l’état « Comptabilisée ».

Ces quatre derniers statuts de factures sont facultatifs. Le destinataire peut donc les renseigner ou non.

 

Enfin, le comptable effectue la mise en paiement. La facture passe alors à l’état « Mise en paiement ». Une fois le statut au statut « Mise en paiement », il faudra encore compter quelques jours, le temps du traitement bancaire, avant de constater le paiement effectif sur les comptes du ou des fournisseurs.

Le statut « Mise en paiement » est lui aussi facultatif. Néanmoins, Certains clients publics renvoient automatiquement ce statut dans le suivi des traitements et d’autres non. Pour savoir quelle structure renvoie ce statut ou non, rendez-vous sur l’annuaire des structures publiques et recherchez votre structure cliente. Une fois que vous avez retrouvé sa ligne vous verrez si elle renvoie le statut mise en paiement ou non.

 

Cycle de vie des factures

 

Cycle de vie des factures 4

 

2 - Les facture rejetées ou nécessitant une révision

Si le destinataire de la facture identifie des éléments à réviser ou des inexactitudes dans la facture qu’il reçoit, le processus normal de facturation est interrompu et la facture sera soit retournée à l’envoyeur pour modification, soit rejetée.

Trois états courants de factures existent dans ce cas :

Le premier, l’état «  à Recycler ». Le destinataire met la facture à l’état « à recycler » si le fournisseur s’est trompé dans les données de facturation : SIRET, Code service, Numéro d’engagement. Le fournisseur envoyeur de la facture peut alors rectifier uniquement l’un ou plusieurs de ces 3 éléments et renvoyer la facture. Elle sera remise à disposition du destinataire à l’état « Complétée ».

Le second état est l’état « Suspendue ». Le destinataire met la facture à l’état « Suspendue » et la renvoie à l’envoyeur s’il manque des pièces jointes à la facture. Ça sera le cas par exemple si un titulaire omet de rajouter la demande de paiement d’un sous-traitant lors de l’envoi de son projet de décompte mensuel. Le fournisseur rajoute donc la pièce jointe manquante et renvoie la facture au destinataire qui la recevra à l’état complété.

Enfin, la facture peut être totalement « Rejetée » par le destinataire. C’est le cas si celle-ci comporte une erreur manifeste sur la prestation, le montant ou autre motif. Dans ce cas, l’envoyeur doit juste s’acquitter du rejet et renvoyer une nouvelle facture avec un nouveau numéro de facture.

Les mots croisés de l'été

Les mots croisés de l'été

A la suite du succès des mots croisés l'été dernier, nous avons décidé de vous proposer une nouvelle version de ce jeu pour vous permettre de réviser les fondamentaux de Chorus Pro pendant les vacances d'été. Amusez-vous bien!!!

 

Les mots croisés de l'été

 

Réponses mots croisés

Connaissez-vous les fondamentaux de Chorus Pro?

Afin de vous souhaiter un été studieux, l’équipe accompagnement de Chorus Pro vous propose un quizz. L’objectif étant de pouvoir revoir des notions importantes de Chorus Pro dans une ambiance de détente.

 

A - Quel format de fichier facture sont acceptés sur Chorus Pro ?

  1. PDF + XML
  2. JPG + PDF
  3. XML + JPEG

 

B- Les factures non signées électroniquement sont-elles acceptées sur Chorus Pro ?

  1. Oui
  2. Non

 

C- Que doit faire le gestionnaire principal d’une structure lorsqu’il quitte sa structure ?

  1. Donner ses mots de passe au prochain gestionnaire principal ?
  2. Ne rien faire, tout se fera automatiquement
  3. Transférer ses droits de gestionnaire principal à partir du bloc « Paramètres » de l’espace « Mon compte »

 

D- Je suis MOE, le titulaire du marché m’envoie une facture avec le SIRET et le code service erronés, quelle action doit être privilégiée ?

  1. Passer la facture à l’état « Rejeté »
  2. Passer la facture à l’état « Suspendue »
  3. Passer la facture à l’état « à Recycler »

 

E- Je suis une entité publique qui ne gère pas la maitrise d’ouvrage. Je n’agis que comme ordonnateur des travaux. Je me paramètre dans Chorus Pro comme :

  1. Structure avec MOA
  2. Structure exclusivement MOA
  3. Structure sans MOA

 

F- Combien de factures ont été envoyées sur Chorus Pro depuis sa création en 2017 ?

  1. 500 millions
  2. 5 millions
  3. 180 millions

 

G- Quelles catégories d’entreprises envoient au total le plus de factures via Chorus Pro ?

  1. Les grandes entreprises
  2. Les ETI
  3. Les PME et ETI

 

Réponses quizz été

Démarrage du cycle 5 des évolutions

Démarrage du Cycle 5 des évolutions Chorus

Suite à l’instance de pilotage mutualisée numéro 4 (IPM N° 4) du 19 novembre 2020, il a été décidé dans le cadre du cinquième cycle des évolutions de travailler sur les thématiques suivantes :

  • La facturation intra-sphère publique
  • La gestion des motifs de rejets

 Le dépôt des expressions de besoins a été lancé le 15 janvier 2021 et il a été clôturé le 16 avril 2021.

35 expressions de besoins ont été émises réparties comme suit :

  • Facturation intra-sphère publique : 5
  • Gestion motifs de rejets : 22
  • Demandes d’évolutions hors thématique: 5

 

Les prochaines échéances sont les suivantes :

Cycle des évolutions de Chorus Pro

illustration de la bonne pratique cotraitance soustraitance

Processus de facturation en fin de marché – dépôt du décompte général signé par le fournisseur

Dans les marchés de travaux, le circuit de facturation et les pièces relatives à chaque paiement sont différentes en fonction de l’avancement du marché.

Le circuit de facturation en fin de marché est initié lorsque les travaux sont terminés. Il convient de noter que le fournisseur agit deux fois dans ce processus :

Dans un premier temps pour déposer le Projet de décompte final (A7) et ensuite à la fin du circuit pour transmettre le Décompte général signé (A8) au Service Financier.

Veuillez cliquer ici  pour avoir accès à la fiche pratique qui présente le circuit de facturation en fin de marché et les actions à réaliser dans Chorus Pro par chaque acteur (fournisseur, MOE et MOA).

Illustration article - La parole aux utilisateurs

Témoignage d'une maitrise d'œuvre (agence d'architecture)

Edwige Marchiset, secrétaire d’agence d’architecture, partage son expérience sur Chorus Pro, qu’elle utilise depuis plus d’un an.

 

- Quel est votre métier ?

Je suis secrétaire dans une agence d’architecture.

 

- Quels sont vos clients publics ? 

Nos clients publics sont des mairies, des communautés de communes et le Service Départemental d’Incendie et de Secours (SDIS).

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai découvert Chorus Pro à mon embauche, en juin 2020.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Le compte Chorus Pro avait déjà été créé par mon employeur, j’ai donc pu m’intéresser rapidement au dépôt et au suivi des factures. Pour cela, j’ai pris connaissance de la documentation laissée par la précédente secrétaire et j’ai demandé à d’autres professionnels comment s’en servir. J’ai aussi participé à des classes virtuelles et à des webinaires.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ? 

La classe virtuelle m’a confortée dans mon utilisation de Chorus Pro et m’a donné des informations et conseils pratiques que je ne connaissais pas.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

La traçabilité. Je dirais que Chorus Pro offre un suivi précis du traitement des factures qui est tout simplement impossible à obtenir avec une facturation papier.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ? 

Je leur conseillerais de s’inscrire aux sessions de formations, qui sont très variées, avec des thématiques adaptées à chaque acteur. Récemment, j’ai pu aider une communauté de communes par rapport à l’utilisation de Chorus Pro et en les informant qu’il existait des sessions de formation pour les MOA.

Illustration bilan newsletter 50ème édition

Bilan - 50ème édition Newsletter

Depuis 2018, l’AIFE vous propose une newsletter dans laquelle sont abordés des sujets d’actualité, des informations sur les évolutions et des bonnes pratiques liées à l’utilisation de Chorus Pro.

 

En 3 ans d’existence, cette newsletter enregistre environ 300 mille abonnés.

Au cours de ces 3 années et à la suite de 50 éditions, plus de 200 articles ont été partagés au sein de différentes rubriques telles « les Actualités », « les Bonnes pratiques », « La parole aux utilisateurs » et « Les rendez-vous de l’AIFE ».

Nous souhaitons aujourd’hui avoir votre retour sur cette newsletter et recueillir vos remarques et propositions afin d’en améliorer son contenu.

 

Pour participer à cette consultation, nous vous invitons à cliquer ici.

 

Merci d’avance pour votre contribution à l’amélioration de nos services.

illustration de l'article parole aux utilisateurs

La parole aux utilisateurs

Isabelle Piel, secrétaire de mairie et secrétaire indépendante auprès d’entreprises, d’associations, d’avocats et de formateurs, a accepté de nous livrer son retour d’expérience sur son utilisation de Chorus Pro.

 

- Quels sont vos clients publics ?

Dans le cadre de mes fonctions, je facture principalement des collectivités territoriales, des départements et des régions, ainsi que des organismes HLM.

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’utilise Chorus Pro depuis l’obligation pour les collectivités territoriales de mettre en place cet outil pour facturer les entités publiques, cela fait donc quelques années maintenant.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

J’ai pu me former à l’utilisation de Chorus Pro grâce aux nombreuses ressources mises à disposition des utilisateurs sur la Communauté Chorus Pro, où j’ai notamment pu trouver des fiches pratiques présentant par exemple la procédure à suivre pour déposer une facture. En complément, le site permet de découvrir l’offre de formation proposée par l’AIFE et de s’inscrire à des webinaires.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ?

La classe virtuelle à laquelle j’ai participé m’a permis d’obtenir des conseils et des bonnes pratiques pour déposer une facture simple en tant qu’entreprise.

 

- Avez-vous profité du télétravail pour vous former à Chorus Pro ?

Oui tout à fait, le fait de travailler à distance m’a donné l’opportunité de participer à des formations en ligne.

 

- Quels conseils donneriez-vous aux utilisateurs débutants sur Chorus Pro ?

Surtout ne pas hésiter à s’inscrire pour participer aux webinaires organisés par des personnes compétentes en consultant la Communauté Chorus Pro.

 

« Club Chorus Pro : faites entendre votre voix !»

Nous vous l’annoncions il y a tout juste un an, le club Chorus Pro a été mis en place officiellement à l’automne dernier et il compte déjà près de 1 400 membres !

Le club Chorus Pro est réservé prioritairement aux entreprises fournisseurs des entités publiques et leurs intermédiaires, et a pour objectif d’être à l’écoute au plus près des besoins de ces utilisateurs.

Afin de représenter au mieux les besoins et les intérêts des fournisseurs utilisateurs de Chorus Pro, dans leur diversité d’utilisation, le club est structuré autour de 3 collèges :

  • Les utilisateurs émetteurs de factures vers Chorus Pro, quel que soit le moyen d’émission de ces factures (directement via le portail ou indirectement via un logiciel de gestion, en API ou en EDI);
  • Les éditeurs de logiciels et les opérateurs de dématérialisation, concernés aussi bien par l’émission des factures que par leur réception par les entités publiques ;
  • Les tiers intermédiaires institutionnels (experts-comptables, fédérations professionnelles, chambres consulaires…).

Au-delà de ces 3 collèges, un groupe « plénière – sujets transverses » permet des échanges entre toutes les entités.

 

Un rôle actif et concret dans l’instruction et l’arbitrage des demandes d’évolutions de Chorus Pro

L'instance de gouvernance des évolutions de Chorus Pro, baptisée Instance de Pilotage Mutualisée (IPM) a acté en novembre dernier l’accueil de 6 représentants (2 par collège) du Club Chorus Pro en son sein.

Cette participation permettra de renforcer la représentativité des fournisseurs et de leurs intermédiaires lors des phases d’instruction et d’arbitrage des demandes d’évolutions.

 

Un rôle plus large… comme tout club utilisateurs

Le club Chorus Pro porte également les objectifs « classiques » de tout club utilisateurs :

  • Devenir un réseau convivial de partage d’expériences, d’idées et de savoir-faire ;
  • Constituer une source privilégiée pour obtenir des informations de toutes natures ;
  • Organiser des réflexions avec l’AIFE sur des problèmes communs ;
  • Permettre l’opportunité d’être pilote de certaines évolutions de Chorus Pro.

L’animation du club se fait aujourd’hui uniquement sous forme numérique, via un espace collaboratif dédié (le Lab Chorus Pro). Il sera sans doute organisé, lorsque la situation sanitaire le permettra, des réunions en présentiel.

La participation au club est gratuite et facultative.

 

Attention, ne pas confondre !

Pour rappel, il faut bien distinguer :

  • Le portail Chorus Pro lui-même, qui permet de créer votre compte Chorus Pro, puis ensuite d’envoyer vos factures à vos clients publics, soit directement à travers ce portail, soit à travers un autre moyen (logiciel de gestion, opérateur de dématérialisation, EDI, etc.) ;
  • Le site de la communauté Chorus Pro où vous trouverez toute la documentation nécessaire pour bien utiliser Chorus Pro, de nombreux tutoriels, ainsi que l’accès à l’offre d’accompagnement proposée par l’AIFE ;
  • Et le club utilisateurs Chorus Pro pour échanger avec d’autres utilisateurs et participer à différents travaux et notamment au recueil des idées en matière d’amélioration et d’évolution de Chorus Pro.

 

BILAN GLOBAL DU DEPLOIEMENT DE CHORUS PRO

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises souhaitant envoyer des factures aux entités publiques, quelle que soit leur taille, sont dans l’obligation d’envoyer leurs factures via Chorus Pro.

Après 4 années de déploiement, le temps est venu pour l’équipe accompagnement de faire un bilan de son activité.

Depuis le lancement, on dénombre près de 145 millions de factures qui ont transité par Chorus Pro dont 54 millions pour l’année 2020. Pour faire face à cette montée en charge, et accompagner les entreprises dans leurs démarches d’envoi de facture, l’AIFE a mis en place différents outils de communication, de formation ou d’accompagnement qui ont montré leur efficacité.

 

  • Newsletter

La newsletter est le moyen de communication privilégié des équipes de Chorus Pro à destination des utilisateurs de la solution.

Elle compte à ce jour 300 000 abonnés et un taux d’ouverture mensuel d’environ 20% (60 000 lecteurs mensuels).

Elle nous permet de vous communiquer les évolutions et actualités sur Chorus Pro au moins une fois par mois. Depuis 2018, 159 articles ont été publiés à travers 26 newsletters.

Illustration du bilan du déploiement de Chorus Pro

 

 

  • Webinaires et classes virtuelles

Nous vous accompagnons depuis 2017 à travers des webinaires hebdomadaires, mensuels ou bimensuels. Depuis 2017, 28 755 personnes ont participé à ces formations, soit une moyenne de 7 000 participants par an.

 

Ces formations sont pour 66% à destination des entités du secteur privé et 34% à destination du secteur public.

Elles recueillent un taux de satisfaction globale de 75%.

Les 25% d’insatisfaits nous font remonter leur manque d’assurance quant à la reproduction des manipulations et leur insatisfaction quant à l’adéquation durée/contenu du webinaire. Ces deux sujets ont été pris en compte par nos équipes dans l’amélioration de nos contenus. Pour preuve de cette montée en qualité, le taux d’insatisfaction a été réduit, ce qui a permis d’atteindre un taux de satisfaction de 91% à la fin de l’année 2020. Dénotant ainsi une nette amélioration du ressenti des utilisateurs vis-à-vis des formations.

 

Nos formations adressent 6 thématiques à savoir :

  • Création de compte et dépôt de facture ;
  • Gérer les factures de travaux pour les fournisseurs ;
  • Gérer les factures de travaux pour les MOE ;
  • Gérer les factures de travaux pour les MOA ;
  • Connexion et paramétrage de Chorus Pro pour les entités publiques ;
  • Traiter et émettre des factures via Chorus Pro pour les entités publiques ;
  • Saisir les mémoires de frais de justice ;
  • Répondre à des consultations publiques avec e-DUME.

Les classes virtuelles, à la différence des webinaires, permettent aux participants d’échanger en direct avec un expert Chorus Pro. Ces sessions en groupe restreints nous permettent d’accompagner les utilisateurs qui souhaitent parachever leur formation après avoir assisté à un webinaire. Depuis le lancement de cette modalité de formation en 2019, nous avons accompagné 2 695 utilisateurs, soit 1 041 personnes en 2019 et 1 654 en 2020. Ce sont principalement des PME qui envoient leurs factures via le portail Chorus Pro. Le taux de satisfaction pour ces accompagnements atteint de 90 à 95% en fonction des thématiques abordées (création de compte, dépôt de factures de travaux, dépôt de factures simples).

 

  • Les accompagnements individualisés

Depuis 2017, les équipes d’accompagnement de Chorus Pro proposent des accompagnements individualisés pour aider les structures qui rencontrent des problèmes spécifiques ne pouvant pas être traités au cours de webinaires ou classes virtuelles. Les entreprises nous contactent par exemple pour être accompagnés dans la mise en place d’un raccordement de leur système d’information à Chorus Pro. Nous avons accompagné 222 structures au cours des quatre années de déploiement. Ces accompagnements concernent pour 31% les entreprises de tailles intermédiaires, pour 28% les grandes entreprises, pour 26% les PME/TPE, pour 11% les entités publiques et pour 1% les microentreprises et associations.

 

  • L’AIFE à la rencontre des utilisateurs

Par ailleurs, les équipes de l’AIFE se déplacent aussi à la demande, auprès des structures publiques ou privées pour des formations en présentiel ou pour participer à des manifestations (séminaires, salons.). Entre 2017 et 2020, 132 présences ont été assurées avec 6 198 participants. En 2020, du fait des restrictions de déplacement dues à la pandémie, seuls 6 déplacements ont pu être effectués, contre 40 en 2019 et 56 en 2018.

Illustration du bilan des déplacements de l'équipe accompagnement de l'AIFE

  • La communauté Chorus Pro

La communauté Chorus Pro est le site documentaire de référence de Chorus Pro. Il a pour objectif d’autonomiser autant que possible les utilisateurs en mettant à leur disposition les ressources nécessaires à leurs autoformation (Fiches pratiques, guides utilisateurs, vidéos tutoriels, sources réglementaires…).

 

Ce site permet aussi aux utilisateurs de s’inscrire à nos formations, de consulter l’annuaire des structures publiques et de suivre l’actualité de Chorus Pro.

Entre 2017 et 2020, 2,7 millions de personnes se sont connectés à Chorus et ont vu 16,4 millions de pages.

Illustration du bilan des déplacements de l'équipe accompagnement de Chorus Pro

Avec les autres dispositifs du projet Chorus Pro, l’accompagnement et ses différentes modalités ont permis de faire de l’adoption de Chorus Pro par ses utilisateurs une réussite, permettant ainsi à l’Administration de centraliser efficacement la réception de ses factures et aux fournisseurs de bénéficier d’un outil sûr de transmission de ces dernières.

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