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La balance - symbole de la Justice

Mémoires de frais de justice : Vous disposez d’un délai d’un an pour déposer vos mémoires de frais de justice

Les services du Ministère de la Justice nous informent de nouvelles modalités pour le dépôt des mémoires.

Pour toutes vos prestations réalisées à compter du 31 décembre 2020, vous disposez d'un délai d’an à compter de l'achèvement de la mission pour adresser votre mémoire de frais de justice à la juridiction compétente via Chorus Pro.

 

Vous pourrez obtenir plus de détails sur le site du Ministère de la Justice à partir du lien suivant : http://www.justice.gouv.fr/organisation-de-la-justice-10031/frais-de-justice-12698/frais-de-justice-retablissement-dun-delai-de-forclusion-34052.html  

 

N.B. : Pour les prestations achevées avant le 31 décembre 2020, vous n'êtes pas soumis au nouveau délai d'un an pour déposer vos mémoires de frais.

Image de présentation de l'article "Annuaire des structures publiques

Rappel sur l’annuaire des services publics

 

L’AIFE met à votre disposition un annuaire des services publics mis à jour chaque semaine et qui vous permet de retrouver des informations précises sur vos clients publics.

L’annuaire est disponible sur le site de la communauté chorus pro, sous l’onglet « Factures et demandes de paiement », dans le bloc « Facturation électronique », le sous-bloc « Emetteur ».

 

Ecran d'information pour retrouver la rubrique "Annuaire"

 

Avec l’annuaire vous pouvez récupérer un certain nombre d’informations sur votre client, notamment le SIRET, l’adresse postale, le courriel du service.

 

Ecran de présentation de la rubrique "Annuaire des structures publiques"

 

En cliquant sur le petit bouton « + » dans la colonne « Statut », vous pourrez obtenir des informations supplémentaires vous permettant de faciliter votre demande de paiement.

  • Vous saurez si le Siret est actif ou non pour le dépôt
  • Vous verrez si le numéro d’engagement et/ou le code service doivent être obligatoirement renseignés lors du dépôt des factures.
  • Vous saurez si la structure publique est une MOA ou non.
  • Vous pourrez savoir si l’entité publique renvoie ou non le statut « mise en paiement » au moment de la mise en paiement par le comptable.

 

Autant d’informations qui peuvent vous permettre de gagner du temps lors du dépôt de votre facture.

 

Ecran de présentation des services dans l'annuaire des structures publiques

 

En cliquant sur « + Service », vous pourrez obtenir la liste de l’ensemble des services de la structures publiques avec les codes services et différents éléments d’adresse.

Illustration article remboursement DEMATIC

DémaTIC : Début de la campagne de remboursement 2021 au titre des achats 2020 éligibles

Depuis juillet 2021, vous pouvez demander le remboursement partiel de la taxe intérieure de consommation sur les produits énergétiques (TICPE) et de la taxe intérieure de consommation du gaz naturel (TICGN) sur vos dépenses de carburant et de gaz naturel de 2020 via Chorus Pro.

 

Les produits éligibles au remboursement partiel de ces taxes sont les suivants : gazole non routier (GNR), fioul lourd, gaz de pétrole liquéfié (GPL) et gaz naturel.

Le gaz naturel à usage carburant (également appelé « gaz naturel véhicule » ou GNV) s’ajoute à la liste des produits ouverts au remboursement partiel de la TICGN pour les achats effectués à partir du 1er janvier 2020. Son remboursement est fixé à 4,69 euros/MWh.

 

Faites votre demande via le portail Chorus Pro en remplissant le formulaire dédié depuis l'espace "Demande de remboursement TIC".

Vous devrez, à l'appui de votre demande :

  • Enregistrer sur votre compte, le RIB sur lequel vous souhaitez être payé ;
  • Joindre les factures indiquant vos dépenses de carburant de l'année ;
  • Joindre, le cas échéant, les pièces justificatives nécessaires en fonction de la situation de votre entreprise (liste ici)

Si vous avez besoin de plus de renseignements pour compléter votre demande sur Chorus Pro, consultez les guides utilisateurs dédiés ici.

Rappel sur le cycle de vie des factures

Quel cycle de vie pour les factures dans Chorus Pro?

Dans Chorus Pro, une fois le processus de facturation initié par le fournisseur, la facture ou les pièces de facturation suivent un cycle de vie bien défini. Il est important pour tous les acteurs de bien le connaitre afin de savoir où en est le processus de facturation et lever les incertitudes qui peuvent survenir.

La première étape du cycle de vie de la facture est l’état « Déposée ». Une fois que le fournisseur dépose sa facture via Chorus Pro, la facture passe à l’état « Déposé », par lequel Chorus Pro certifie que la facture est bien intégrée dans ses bases de données. Le fournisseur déposant peut  exporter le certificat de dépôt sur l’écran récapitulatif de dépôt.

 

Rappel sur le cycle de vie des factures

 

L’état « Déposé » est un état transitoire qui ne dure que très peu de temps en règle générale.

La facture passe ensuite à l’état « Mise à disposition du destinataire». L’état mise à disposition du destinataire certifie que le destinataire à bien reçu votre pièce de facturation dans son espace dédié. Il peut à présent la traiter.

 

1 - Les factures ne nécessitant aucune révision

Dans le cadre de facture de fournitures et de services, si la facture ne nécessite aucune révision, le destinataire peut la mettre à l’état « Service fait » pour signifier qu’il a bien constaté la réalisation du service, et « Mandatée » pour signifier qu’il a traité la facture sous la forme d’un mandat et que la facture peut désormais être remise au comptable.

Le destinataire va ensuite transmettre la facture au comptable. La facture passera à l’état « Mise à disposition du comptable ». Le comptable pourra alors la prendre en compte. Une fois la facture prise en compte par le comptable, elle passe à l’état « Comptabilisée ».

Ces quatre derniers statuts de factures sont facultatifs. Le destinataire peut donc les renseigner ou non.

 

Enfin, le comptable effectue la mise en paiement. La facture passe alors à l’état « Mise en paiement ». Une fois le statut au statut « Mise en paiement », il faudra encore compter quelques jours, le temps du traitement bancaire, avant de constater le paiement effectif sur les comptes du ou des fournisseurs.

Le statut « Mise en paiement » est lui aussi facultatif. Néanmoins, Certains clients publics renvoient automatiquement ce statut dans le suivi des traitements et d’autres non. Pour savoir quelle structure renvoie ce statut ou non, rendez-vous sur l’annuaire des structures publiques et recherchez votre structure cliente. Une fois que vous avez retrouvé sa ligne vous verrez si elle renvoie le statut mise en paiement ou non.

 

Cycle de vie des factures

 

Cycle de vie des factures 4

 

2 - Les facture rejetées ou nécessitant une révision

Si le destinataire de la facture identifie des éléments à réviser ou des inexactitudes dans la facture qu’il reçoit, le processus normal de facturation est interrompu et la facture sera soit retournée à l’envoyeur pour modification, soit rejetée.

Trois états courants de factures existent dans ce cas :

Le premier, l’état «  à Recycler ». Le destinataire met la facture à l’état « à recycler » si le fournisseur s’est trompé dans les données de facturation : SIRET, Code service, Numéro d’engagement. Le fournisseur envoyeur de la facture peut alors rectifier uniquement l’un ou plusieurs de ces 3 éléments et renvoyer la facture. Elle sera remise à disposition du destinataire à l’état « Complétée ».

Le second état est l’état « Suspendue ». Le destinataire met la facture à l’état « Suspendue » et la renvoie à l’envoyeur s’il manque des pièces jointes à la facture. Ça sera le cas par exemple si un titulaire omet de rajouter la demande de paiement d’un sous-traitant lors de l’envoi de son projet de décompte mensuel. Le fournisseur rajoute donc la pièce jointe manquante et renvoie la facture au destinataire qui la recevra à l’état complété.

Enfin, la facture peut être totalement « Rejetée » par le destinataire. C’est le cas si celle-ci comporte une erreur manifeste sur la prestation, le montant ou autre motif. Dans ce cas, l’envoyeur doit juste s’acquitter du rejet et renvoyer une nouvelle facture avec un nouveau numéro de facture.

Connaissez-vous les fondamentaux de Chorus Pro?

Afin de vous souhaiter un été studieux, l’équipe accompagnement de Chorus Pro vous propose un quizz. L’objectif étant de pouvoir revoir des notions importantes de Chorus Pro dans une ambiance de détente.

 

A - Quel format de fichier facture sont acceptés sur Chorus Pro ?

  1. PDF + XML
  2. JPG + PDF
  3. XML + JPEG

 

B- Les factures non signées électroniquement sont-elles acceptées sur Chorus Pro ?

  1. Oui
  2. Non

 

C- Que doit faire le gestionnaire principal d’une structure lorsqu’il quitte sa structure ?

  1. Donner ses mots de passe au prochain gestionnaire principal ?
  2. Ne rien faire, tout se fera automatiquement
  3. Transférer ses droits de gestionnaire principal à partir du bloc « Paramètres » de l’espace « Mon compte »

 

D- Je suis MOE, le titulaire du marché m’envoie une facture avec le SIRET et le code service erronés, quelle action doit être privilégiée ?

  1. Passer la facture à l’état « Rejeté »
  2. Passer la facture à l’état « Suspendue »
  3. Passer la facture à l’état « à Recycler »

 

E- Je suis une entité publique qui ne gère pas la maitrise d’ouvrage. Je n’agis que comme ordonnateur des travaux. Je me paramètre dans Chorus Pro comme :

  1. Structure avec MOA
  2. Structure exclusivement MOA
  3. Structure sans MOA

 

F- Combien de factures ont été envoyées sur Chorus Pro depuis sa création en 2017 ?

  1. 500 millions
  2. 5 millions
  3. 180 millions

 

G- Quelles catégories d’entreprises envoient au total le plus de factures via Chorus Pro ?

  1. Les grandes entreprises
  2. Les ETI
  3. Les PME et ETI

 

Réponses quizz été

Démarrage du cycle 5 des évolutions

Démarrage du Cycle 5 des évolutions Chorus

Suite à l’instance de pilotage mutualisée numéro 4 (IPM N° 4) du 19 novembre 2020, il a été décidé dans le cadre du cinquième cycle des évolutions de travailler sur les thématiques suivantes :

  • La facturation intra-sphère publique
  • La gestion des motifs de rejets

 Le dépôt des expressions de besoins a été lancé le 15 janvier 2021 et il a été clôturé le 16 avril 2021.

35 expressions de besoins ont été émises réparties comme suit :

  • Facturation intra-sphère publique : 5
  • Gestion motifs de rejets : 22
  • Demandes d’évolutions hors thématique: 5

 

Les prochaines échéances sont les suivantes :

Cycle des évolutions de Chorus Pro

illustration de la bonne pratique cotraitance soustraitance

Processus de facturation en fin de marché – dépôt du décompte général signé par le fournisseur

Dans les marchés de travaux, le circuit de facturation et les pièces relatives à chaque paiement sont différentes en fonction de l’avancement du marché.

Le circuit de facturation en fin de marché est initié lorsque les travaux sont terminés. Il convient de noter que le fournisseur agit deux fois dans ce processus :

Dans un premier temps pour déposer le Projet de décompte final (A7) et ensuite à la fin du circuit pour transmettre le Décompte général signé (A8) au Service Financier.

Veuillez cliquer ici  pour avoir accès à la fiche pratique qui présente le circuit de facturation en fin de marché et les actions à réaliser dans Chorus Pro par chaque acteur (fournisseur, MOE et MOA).

Illustration article - La parole aux utilisateurs

Témoignage d'une maitrise d'œuvre (agence d'architecture)

Edwige Marchiset, secrétaire d’agence d’architecture, partage son expérience sur Chorus Pro, qu’elle utilise depuis plus d’un an.

 

- Quel est votre métier ?

Je suis secrétaire dans une agence d’architecture.

 

- Quels sont vos clients publics ? 

Nos clients publics sont des mairies, des communautés de communes et le Service Départemental d’Incendie et de Secours (SDIS).

 

- Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai découvert Chorus Pro à mon embauche, en juin 2020.

 

- Qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Le compte Chorus Pro avait déjà été créé par mon employeur, j’ai donc pu m’intéresser rapidement au dépôt et au suivi des factures. Pour cela, j’ai pris connaissance de la documentation laissée par la précédente secrétaire et j’ai demandé à d’autres professionnels comment s’en servir. J’ai aussi participé à des classes virtuelles et à des webinaires.

 

- Que vous ont apporté les classes virtuelles auxquelles vous avez participé ? 

La classe virtuelle m’a confortée dans mon utilisation de Chorus Pro et m’a donné des informations et conseils pratiques que je ne connaissais pas.

 

- Quels sont les apports réels de Chorus Pro pour vous ?

La traçabilité. Je dirais que Chorus Pro offre un suivi précis du traitement des factures qui est tout simplement impossible à obtenir avec une facturation papier.

 

- Quels conseils donneriez-vous à des utilisateurs débutants sur Chorus Pro ? 

Je leur conseillerais de s’inscrire aux sessions de formations, qui sont très variées, avec des thématiques adaptées à chaque acteur. Récemment, j’ai pu aider une communauté de communes par rapport à l’utilisation de Chorus Pro et en les informant qu’il existait des sessions de formation pour les MOA.

Illustration bilan newsletter 50ème édition

Bilan - 50ème édition Newsletter

Depuis 2018, l’AIFE vous propose une newsletter dans laquelle sont abordés des sujets d’actualité, des informations sur les évolutions et des bonnes pratiques liées à l’utilisation de Chorus Pro.

 

En 3 ans d’existence, cette newsletter enregistre environ 300 mille abonnés.

Au cours de ces 3 années et à la suite de 50 éditions, plus de 200 articles ont été partagés au sein de différentes rubriques telles « les Actualités », « les Bonnes pratiques », « La parole aux utilisateurs » et « Les rendez-vous de l’AIFE ».

Nous souhaitons aujourd’hui avoir votre retour sur cette newsletter et recueillir vos remarques et propositions afin d’en améliorer son contenu.

 

Pour participer à cette consultation, nous vous invitons à cliquer ici.

 

Merci d’avance pour votre contribution à l’amélioration de nos services.

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