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Illustration valider demande de rattachement

Ma demande de rattachement est en cours de validation, que faire ?

Sur Chorus Pro, lorsque vous êtes utilisateur simple vous devez demander un rattachement à votre structure afin de pouvoir déposer des factures. Cette demande de rattachement doit être validée par le gestionnaire principal de votre structure. Par défaut, c'est l'utilisateur qui a créé la structure sur Chorus Pro, qui en devient le gestionnaire principal.

 

Que faire si votre demande de rattachement est toujours en cours de validation ?

 

Rattachement en cours de validation

 

Plusieurs situations sont possibles. Vous trouverez ci-dessous les démarches à effectuer selon votre cas de figure :

 

Cas 1 : Je contacte mon gestionnaire principal

 

Si vous connaissez le gestionnaire principal de votre structure, nous vous invitons à le contacter afin qu'il valide votre demande de rattachement en quelques clics. Depuis son espace "Activités du gestionnaire" > premier bloc "Les demandes de rattachement à une structure", il peut valider votre demande de rattachement.

Pour plus d'informations concernant l'administration des utilisateurs, le gestionnaire principal peut consulter cette fiche pratique.

 

Cas 2 : Je ne peux pas contacter mon gestionnaire principal

 

Si le gestionnaire principal a quitté votre entité sans avoir au préalable transféré son rôle à un autre utilisateur, il faut d'abord attribuer le rôle de gestionnaire principal à un autre utilisateur, afin que celui-ci valide la demande de rattachement. Seul le support Chorus Pro est en mesure de positionner un nouveau gestionnaire principal.

L’utilisateur auquel on souhaite attribuer le rôle de gestionnaire principal doit impérativement disposer d’un compte actif dans Chorus Pro.

 

Comment solliciter le support pour un transfert de rôle de gestionnaire principal ?

  1. Il faut envoyer une sollicitation depuis l’espace « Sollicitations émises», onglet « Saisir sollicitation» en sélectionnant la catégorie « Gestion des structures et utilisateurs» et la sous-catégorie  « Modification des droits des utilisateurs ».
  2. Il est nécessaire de joindre à la sollicitation un certificat administratif autorisant le support à procéder au transfert de GP. Ce certificat doit être signé par le responsable de la structure attestant la demande.

 

Cas 3 : Je suis auto-entrepreneur ou le seul à travailler sur Chorus Pro

 

Si vous êtes auto-entrepreneur ou seul à travailler sur Chorus Pro, à la création de votre compte vous êtes de facto gestionnaire principal. Dans ce cas, vous n'avez pas à demander un rattachement à votre entité.

Néanmoins, beaucoup d'auto-entrepreneurs nous ont sollicités car ils ont créé un premier compte, dont ils ont oublié l'adresse mail. Lors de la création d'un deuxième compte avec le même SIRET, ce compte est utilisateur simple et donc en attente de la validation de rattachement.

Si vous pensez être dans ce cas de figure et si vous vous rappelez de l'adresse mail utilisée pour le premier compte, vous pouvez demander à ClaudIA de vous renvoyer le lien d'activiation. Tout est expliqué ici. Avec ce compte activé, vous pouvez envoyer vos factures.

Si vous ne vous rappelez pas de l'adresse mail utilisée pour ce premier compte, il faut solliciter le support comme expliqué dans le cas 2.

LA PAROLE AUX UTILISATEURS (1)

La parole aux utilisateurs

Depuis le 1er janvier 2020, conformément à la législation et au calendrier relatif au développement de la facturation électronique, les micro-entreprises ont rejoint la communauté d’utilisateurs de Chorus Pro.

 

Sophie Bretnacher travaille pour la micro-entreprise PSB et partage, aujourd'hui, avec vous, son expérience de dématérialisation, le chemin à parcourir et les atouts de cette nouvelle forme d’échange entre entités publiques et entreprises.

La société PSB est spécialisée dans les prestations de service ainsi que dans la vente de produits chimiques et biologiques. Outre de nombreuses entreprises du secteur privé, elle facture à la fois l’Etat et les collectivités territoriales.

 

Comment avez-vous découvert Chorus Pro et depuis quand l'utilisez-vous ?

J’ai découvert Chorus Pro via une assistante commerciale en charge de la facturation d’une entreprise pour laquelle nous travaillons.

Depuis le 1er janvier 2020, ma micro-entreprise est à son tour concernée par l’obligation de dématérialisation des factures. Je dois donc déposer mes factures à destination de mes clients publics sur Chorus Pro.

 

Quel mode de dépôt utilisez-vous et qu’est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Le mode de dépôt privilégié est le mode portail (dépôt de facture au format PDF).

J’ai profité de plus de disponibilité durant le confinement pour me former à Chorus Pro. J’ai suivi les deux modules d’accompagnement individualisé (Volet A et volet B) proposés en live et en ligne avec un expert Chorus Pro de l’AIFE, d’une durée d’environ 1h30 à chaque fois.

La formatrice était très patiente et à l’écoute de chaque participant. Elle a pris le temps de traiter toutes les difficultés afin que tous les participants s’approprient correctement Chorus Pro. C’était super !

J’ai également consulté des tutoriels vidéo disponibles sur la Communauté Chorus Pro, concernant la création d’espaces par exemple.

 

Quels sont les apports réels pour votre entreprise ?

Le fondement de Chorus Pro est une bonne idée car il permet de faire circuler les factures entre les entreprises et les entités publiques. Mais il est important de bien comprendre tout le vocabulaire et l’environnement de Chorus Pro avant de se lancer.

 

Quels conseils donneriez-vous aux autres micro-entreprises et auto-entrepreneurs qui n’utilisent pas encore Chorus Pro ?

Ils n’auront pas le choix s’ils facturent des entités publiques (rires). Je les encourage à faire comme moi : suivre les formations gratuites proposées par l’AIFE. Cela permet d’avoir un expert de Chorus Pro qui répond à vos questions et vous aide dans vos difficultés. Avec une formation, n’importe qui peut utiliser Chorus Pro !

 

Comme Sophie Bretnacher, bénéficiez d'un accompagnement personnalisé gratuit à Chorus Pro en remplissant le formulaire disponible ici.

 

Découvrez d'autres témoignages sur la communauté Chorus Pro en cliquant ici.

Signature électronique

Un nouvel outil de vérification des signatures électroniques

Avec la dématérialisation des marchés publics de plus de 25 000 €, l’usage de la signature électronique est appelé à rapidement se développer. Tous les documents qui devaient jusque-là être signés de façon manuscrite par les soumissionnaires (candidats au marché) doivent être signés dorénavant électroniquement.

Une signature électronique ne s’improvise pas. Il ne s’agit pas d’un simple scan de signature manuscrite mais d’un certificat électronique spécifique et nominatif. Il est à acquérir auprès d’un éditeur de logiciels spécialisé ou dans certains cas, du profil d'acheteur sur lequel l'entreprise candidate.

 

Comment s’assurer que les documents transmis sont correctement signés ?

 

Depuis mai 2020, l'AIFE met à disposition un outil de vérification de signature électronique pour remplir cette fonction.

Ouvert à tous et adapté à tous les documents dès lors qu'ils comportent une signature électronique, cet utilitaire permet de vérifier l’acceptabilité technique de la signature et de télécharger un rapport au format PDF.
Cette vérification est conforme aux standards européens et à l’arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique.

 

Comment procède-t-on à la vérification d'une signature électronique ?

 

Il existe 2 moyens de vérifier une signature électronique, directement via le site ou en mode API :

1/ Via le site

L'outil, à disposition du grand public, est disponible via ce lien : https://esignature.chorus-pro.gouv.fr/#/verifier

Pour plus d'information sur les modalités d'utilisation de ce mode de vérification, veuillez consulter la documentation mis à votre disposition en cliquant ici.

 

2/ Mode API

La vérification de signature est aussi proposée par API aux profils d’acheteurs raccordés à PISTE, avec des fonctionnalités élargies, telles que la possibilité de récupérer le rapport de vérification sous un format XML exploitable par des outils de vérification « métiers ».

Si vous souhaitez  implémenter la solution de l’API de vérification de signature électronique,, contactez l'équipe en charge de ce projet via l'adresse courriel : commandepubliquenumerique.aife@finances.gouv.fr.

 

 

Dans les mois à venir, un deuxième volet de cette offre se portera sur la mise à disposition d'un outil de signature électronique.

Article certificat

Raccordement EDI / API : Comment vérifier la date d'expiration de mon certificat ?

L’AIFE a mis en place la possibilité à ses partenaires de se raccorder à Chorus Pro en API ou en EDI par certificat.

Depuis la mise en place de PISTE, seuls les partenaires déjà raccordés en API par certificat à Chorus Pro peuvent renouveler leur certificat. Les partenaires souhaitant se raccorder en API pour la première fois, ont accès exclusivement aux raccordements oAuth2 avec PISTE.

 

Un certificat utilisé dans un raccordement API ou EDI a une date d’expiration, son renouvellement est nécessaire pour continuer à utiliser les services associés. Pour le renouveler, rapprochez-vous du fournisseur de votre certificat.

 

Cet article vous explique comment vérifier la date d’expiration de votre certificat utilisé dans un raccordement à Chorus Pro.

 

1/ Vérifier la date d’expiration du certificat de son raccordement EDI

 

Prérequis :

  • Avoir accès à l’espace Raccordement EDI/API
  • Avoir un raccordement EDI

 

Pour vérifier la date d’expiration de votre certificat, vous devez vous connecter au portail Chorus Pro puis accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Rechercher fiche EDI ».

Lancez ensuite la recherche des raccordements EDI pour votre structure. La liste de vos raccordements est affichée avec le protocole, le code application partenaire, le code interface et la date de début du raccordement.

Pour connaître la date d’expiration du certificat, cliquez sur le « stylo » pour consulter le raccordement.

 

Capture d'écran article certificat 2

 

La date d’expiration du certificat est affichée dans l’écran de consultation du raccordement EDI.

 

Capture d'écran article certificat 3

 

2/ Vérifier la date d’expiration du certificat de son raccordement API

 

Prérequis :

  • Avoir accès à l’espace Raccordement EDI/API
  • Avoir un raccordement API par certificat

 

Pour vérifier la date d’expiration de votre certificat, vous devez vous connecter au portail Chorus Pro puis accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Gérer raccordement API ».

La liste de vos raccordements API est affichée avec la date d’expiration de votre certificat pour chaque raccordement.

 

Capture d'écran article certificat 1

 

Pour aller plus loin, veuillez consulter :

article BtoB raccordement EDI

Raccordement EDI : Un onglet dédié à l'expérimentation BtoB

L'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) et la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) ont lancé en janvier 2020 l'expérimentation de la facturation électronique inter-entreprises.

Cette expérimentation a pour objectif de tester la réception des factures par les entreprises privées via la plateforme de dématérialisation Chorus Pro. Pour plus d'informations cliquez ici.

 

Afin d'expérimenter la reception des factures par les entreprises raccordées en mode EDI, l'espace « Raccordement EDI et API» du portail Chorus Pro a été modifié :

 

  • Le sous-onglet « Créer Fiche EDI Récepteur » a été ajouté.

 

Il permet de mettre en place le raccordement spécifique à la réception des factures. Il est uniquement destiné aux entreprises participant à l'expérimentation de la facturation électronique inter-entreprises.

 

 

  • Le sous-onglet « Créer Fiche EDI » a été renommé par « Créer Fiche EDI Emetteur ».

 

Cet onglet reste dédié aux émetteurs de factures via Chorus Pro.

 

L'utilitaire DUME fait peau neuve

Après deux ans d’existence, l’utilitaire DUME de Chorus Pro (accessible sur https://dume.chorus-pro.gouv.fr), qui permet aux entreprises d’attester de leur capacité à répondre à un marché public, fait peau neuve.

 

Si les fonctionnalités de l’outil restent inchangées, son ergonomie évolue pour donner à l’utilisateur, qu’il soit acheteur public ou opérateur économique, une meilleure visibilité sur l’avancement de la complétion de son formulaire. Avec un vocabulaire simplifié et des icônes plus claires, le nouvel utilitaire DUME a vocation à simplifier encore davantage l’accès à la réponse dématérialisée aux marchés publics.

 

Vous ne connaissez pas encore le DUME ? Pour en savoir plus à ce sujet, rendez-vous sur la Communauté Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/introduction-au-document-unique-de-marche-europeen

Illustration article formation

En télétravail ? Profitez-en pour vous former à Chorus Pro !

Dans le contexte actuel de crise sanitaire liée au COVID-19, nous vous rappelons que Chorus Pro ainsi que l'assistance et les formations fonctionnent normalement. 

 

Votre activité est ralentie ? Profitez-en pour bénéficier d'un accompagnement individualisé à Chorus Pro !

 

Vous débutez sur Chorus Pro ? Vous ne savez pas comment paramétrer votre compte ? Vous souhaitez être guidé dans votre premier envoi de facture ? Vous ne comprenez pas bien la différence entre les statuts "à recycler", "suspendue" et "rejetée" ?

Bénéficiez d'un accompagnement personnalisé gratuit, sous forme de classes virtuelles en petit groupe.

 

Ces accompagnements se découpent en 2 séances d'1h30 durant lesquelles vous pourrez interagir directement avec un expert de Chorus Pro.

 

Deux thèmes sont disponibles :

  • Envoi de factures simples
  • Envoi de factures de travaux (CCAG Travaux) pour les fournisseurs et les MOE

 

Pour vous y inscrire, remplissez le formulaire disponible ici.

traiter une facture

Comment traiter une facture qui m'est renvoyée ?

Sur Chorus Pro, vos factures peuvent vous être renvoyées par vos clients publics pour trois raisons, qui correspondent chacune à un statut de facture différent :

  • S'il y a une erreur dans les données du  destinataire, la facture sera « à recycler »
  • Si des pièces justificatives sont manquantes, la facture sera « suspendue »
  • Si certaines données de facturation sont erronées, la facture sera « rejetée ».

 

Cet article vous explique la marche à suivre pour traiter ces factures.

Les factures qui vous sont renvoyées et qui nécessitent une action de votre part, se trouvent dans l’onglet « Synthèse » de l’espace « Factures émises ».

 

 

Pour accéder à la facture afin de la traiter, cliquez sur son numéro.

La facture n'a pas pu être traitée car elle comporte une erreur dans les données du destinataire. Vous pouvez modifier ces données et renvoyer la même facture.

 

Facture recyclée, avec les champs du motif du destinataire et du numéro d'engagement de sélectionnés

 

1. Le motif pour lequel la facture a été recyclée est indiqué dans le pavé correspondant.

bouton du suivi de traitementVous pouvez également consulter   les commentaires associés au rejet s'ils sont présents en cliquant sur le bouton « Suivi de la facture » en bas de votre écran.

 

2. Vous pouvez, sans avoir à changer le numéro de votre facture d’origine, modifier les données suivantes :

  • le SIRET du destinataire,
  • le code service du destinataire,
  • le numéro d’engagement

 

Cliquez ensuite sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre à nouveau la facture.

Le destinataire a suspendu le traitement de votre facture parce qu'il lui manque une pièce jointe.

facture au statut suspendu avec le motif de suspension

 

Le motif pour lequel la facture a été suspendue est indiqué dans le pavé correspondant.

bouton du suivi de traitement

Vous pouvez également consulter les commentaires associés au rejet s'ils sont présents en cliquant sur le bouton « Suivi du traitement » en bas de votre écran.

 

 

Dans le bloc « Pièces jointes », cliquez sur le bouton « Ajouter une pièce jointe ».

cadre des pièces jointes

 

 

Cliquez sur le bouton pour récupérer la pièce à ajouter stockée dans le répertoire de votre poste de travail.

Renseignez les champs « Désignation » et « Type de pièce » puis cliquez sur le bouton « Ajouter ».

Recommencez autant de fois que de documents à joindre à votre envoi puis cliquez sur le bouton « Retour ».

 

Cliquez ensuite sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre votre facture avec les documents requis par le destinataire. Votre facture passe alors au statut « Complétée ».

Le destinataire a rejeté votre facture car certaines données de facturation sont erronées, telles que le montant de la facture ou le taux de TVA par exemple.

Une nouvelle facture doit alors être émise avec un nouveau numéro.

Si vous souhaitez avoir le détail du motif de rejet, accédez à la facture en cliquant sur son numéro.

Vous pouvez traiter le rejet afin que la facture rejetée n'apparaisse plus dans votre onglet "Synthèse". Pour ce faire, depuis l'onglet "Synthèse", sélectionnez les factures à traiter et cliquez sur "traiter le rejet".

 

Chorus Pro tout est accessible en ligne

Chorus Pro : tout est accessible en ligne !

Dans le contexte actuel de crise sanitaire du COVID-19, nous vous rappelons que Chorus Pro ainsi que l'assistance et les formations fonctionnent normalement. 

Ainsi, même en télétravail, vous pouvez continuer à émettre vos factures ainsi que suivre leur traitement, fonction également disponible depuis l'application mobile Chorus Pro.

 

L'assistance Chorus Pro

 

L'assistance Chorus Pro reste disponible via les outils habituels.

Si vous avez des questions, pensez à contacter ClaudIA, l'assistance virtuelle.

Vous pouvez également être mis en contact avec un agent via le live chat. Les services sont ouverts pendant la période de confinement tous les jours de 8h30 à 12h et de 13h30 à 17h.

 

Les formations et accompagnements

 

Toutes les formations en lignes (webinaires) ainsi que les accompagnements individualisés sont maintenus aux dates et horaires habituels. 

 

Formations en ligne

 

Afin de vous aider dans la prise en main et l'utilisation de Chorus Pro, des formations en ligne gratuites (webinaires) vous sont proposées :

Retrouvez l'ensemble des formations en ligne en cliquant ici.

 

Accompagnement individualisé

 

Bénéficiez d'un accompagnement personnalisé, sous forme de classes virtuelles en petit groupe.

Ces accompagnements se découpent en 2 séances d'1h30 durant lesquelles vous pourrez interagir directement avec les participants et les experts de Chorus Pro.

Pour vous y inscrire, cliquez ici.

Illustration article top 5 questions

Top 5 des questions les plus posées

L'AIFE (L'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat) a recensé les 5 questions les plus posées par les utilisateurs de Chorus Pro lors des webinaires, accompagnements individualisés et formulaires de demande d'aide.

 

N°1 : Comment créer mon compte Chorus Pro ?

 

Pour créer votre compte, rendez-vous sur le portail Chorus Pro  et descendez jusqu'au bloc "Vous êtes nouveau sur Chorus Pro ?", muni de votre adresse mail, du numéro de SIRET de votre entreprise et d'un mot de passe.

Pour plus d'informations, une fiche pratique ainsi qu'une vidéo tutoriel sont à votre disposition pour vous guider dans la création de compte.

Chaque utilisateur doit se rattacher au SIRET de sa propre entreprise. Cette vidéo tutoriel vous explique comment se rattacher à sa structure.

 

N°2 : Comment récupérer mon lien d'activation, nécessaire à la finalisation de mon inscription sur Chorus Pro ?

 

Rien de plus simple, saisissez la phrase suivante dans le chat avec ClaudIA, l'assistante virtuelle : "je ne trouve pas le mail avec le lien pour activer mon compte" et renseignez l'adresse mail utilisée lors de votre inscription. Le lien d'activation vous sera alors renvoyé.

Pour aller plus loin, cliquez ici.

 

N°3 : Comment ajouter des espaces (fonctionnalités) à mon compte Chorus Pro ?

 

Lorsque vous êtes gestionnaire principal ou secondaire rendez-vous sur l'espace "Activités du gestionnaire", descendez jusqu'au bloc "Mes structures", modifiez la structure en cliquant sur le stylo. Ensuite, dans le bloc "Liste des espaces de la structure" cliquez sur "Ajouter des espaces".

 

Si vous êtes utilisateur simple, votre gestionnaire principal ou votre/vos gestionnaire(s) secondaire(s) doit au préalable ouvrir l’espace sur la structure.

Puis vous devez vous rendre sur l'espace "Mon compte", au niveau du bloc "Mes abonnements aux espaces" vous devez cliquer sur "Ajouter un abonnement".

Votre gestionnaire principal ou votre/vos gestionnaire(s) secondaire(s) devra ensuite valider la demande d'abonnement à l'espace.

 

Pour les procédures détaillées cliquez ici.

 

N°4 : Comment transférer le rôle de gestionnaire principal de ma structure ?

 

Si le gestionnaire est encore présent

 

Si le gestionnaire est encore présent, il peut réaliser la procédure lui-même. Retrouvez ici la marche à suivre en 4 étapes.

 

Si le gestionnaire a quitté la structure

 

Lorsque le gestionnaire principal a quitté l'entreprise sans avoir au préalable transféré son rôle à un autre utilisateur, seul le support Chorus Pro est en mesure de nommer un nouveau gestionnaire principal.

Un utilisateur doit envoyer une sollicitation depuis l’espace « Sollicitations émises », onglet « Saisir sollicitation » en sélectionnant la catégorie « Gestion des structures et utilisateurs » et la sous-catégorie  « Modification des droits des utilisateurs ». Il doit ensuite expliquer la situation et donner les identifiants du nouveau gestionnaire principal.

 

N°5 : Quel est le processus pour les factures de sous-traitance et co-traitance ?

 

Les factures des sous-traitants et co-traitants peuvent également être transmises via Chorus Pro. Elles ont un processus particulier avec une étape obligatoire de validation par le titulaire ou le mandataire. Tout ce que vous devez savoir se trouve ici.

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