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Ecran d'accueil Chorus Pro avec fenêtre ClaudIA ouverte

ClaudIA : nouvelles fonctionnalités !

L’offre proposée aux utilisateurs via l’assistante conversationnelle ClaudIA s’élargit !

Deux nouvelles fonctionnalités ont été mises en place afin d’offrir des informations plus complètes et plus rapides sur les factures. Pour en bénéficier, connectez-vous à Chorus Pro.

 

Capture d'écran 1 pour l'article nouvelles fonctionnalités ClaudI

 

  • La première, « le suivi d’une facture », permet d’obtenir une information sur le statut de la facture déposée dans Chorus Pro en lien, le cas échéant, avec l’application de gestion de mise en paiement de cette facture.
  • La seconde, « un virement reçu »,  permet d’identifier à partir d’un montant et d’une date, la facture concernée par le paiement et d’expliquer la cause de l’écart (quand le montant de celle-ci  est différent de celui de la facture).

 

Capture d'écran 2 pour l'article nouvelles fonctionnalités ClaudIA

 

Le suivi d’une facture permet d’obtenir une information sur le traitement de la facture déposée dans Chorus Pro quel que soit son statut.

Il s’applique à tous les types de factures : factures, factures de travaux, mémoires de frais de justice et demande de remboursement des taxes sur les carburants non routiers par les agriculteurs

Capture d'écran 4 pour l'article nouvelles fonctionnalités ClaudIA

 

A titre d'illustration :

Capture d'écran Claudia_facture payée et rejetée

La fonctionnalité « virement reçu » permet de restituer une facture à partir du montant d’un virement reçu et de sa date.

Elle permet, le cas échéant, d’expliquer la cause d’un écart de montant entre le virement et la facture identifiée, par exemple pour les récupérations d’avance, les retenus de garanties, ou les cessions.

De même, dans certains cas, ClaudIA pourra restituer une information sur un virement sans facture préalable comme par exemple pour les intérêts moratoires et les paiements d’avances.

Capture d'écran 6 pour l'article nouvelles fonctionnalités ClaudIA

 

Une fois la facture identifiée, ClaudIA restitue les informations nécessaires à la compréhension du montant du virement notamment dans le cas ou celui-ci est différent de celui de la facture.

 

A titre d'illustration :

Capture d'écran 7 pour l'article nouvelles fonctionnalités ClaudIA


D’où proviennent les informations ?

Le statut et les informations associées sont issus en premier lieu de Chorus Pro et complétés par les informations des applications de gestion si elles sont raccordées aux API.

A ce stade, seule l'application  Chorus Cœur, gérant les factures des services de l’État, est raccordée à ces API. Elles pourront être ouvertes, à terme, sur celles des collectivités locales et des établissements publics.

rencontres aife

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) se déplace pour y répondre.

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…).
Afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur.

Voici nos prochains rendez-vous :

  • Rouen, le 11/02/2020, en partenariat avec la FFB Rouen Métropole & Territoires
  • Chartres, le 20/02/2020, en partenariat avec l'Agglomération de Chartres
  • Créteil, le 27/02/2020, en partenariat avec la DFiP

Les formations en ligne

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous en cliquant sur l’un des liens suivants :

Les webinaires dédiés aux fournisseurs auront lieu :

Il vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Les webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 03 février dédié aux entités publiques se concentrera principalement sur :

  • La création et la gestion d'un compte utilisateur
  • La gestion d'une fiche structure

 

La seconde partie de la formation en ligne dédiée aux entités publiques qui aura lieu le 17 février vous permettra de savoir comment :

  • Rechercher les factures transmises par vos fournisseurs
  • Les traiter
  • Transmettre une facture
  • Suivre le traitement des factures transmises

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

Illustration article Saisie des mémoires de frais de justice - Création des Tribunaux Judiciaires

Saisie des mémoires de frais de justice : création des Tribunaux Judiciaires

Au 01/01/2020, les Tribunaux de Grande Instance (TGI) et les Tribunaux d’Instance (TI) disparaissent. Ils fusionnent en Tribunaux Judiciaires (TJ).

 

En conséquence, depuis le 01/01/2020, vous devez sélectionner le Tribunal Judiciaire territorialement compétent, même si votre réquisition provient initialement d’un TGI ou d’un TI.

 

Exemples :

  • Réquisition du 15/11/2019 provenant de la brigade de Gendarmerie de Cahors (46) en matière pénale : sélectionner la juridiction 46 – Tribunal Judiciaire de Cahors.
  • Réquisition du 15/11/2019 provenant du juge d’instruction du Tribunal de Grande Instance de Lille (59) : sélectionner la juridiction 59 – Tribunal Judiciaire de Lille.
  • Réquisition du 03/01/2020 provenant du juge des contentieux de la protection en matière de tutelles du Tribunal Judiciaire de Mulhouse (68) : sélectionner la juridiction 68 - Tribunal Judiciaire de Mulhouse.
Illustration article Club Chorus Pro

Mise en place d’un club Chorus Pro : appel à participants !

Depuis le 1er janvier dernier, tous les fournisseurs de la sphère publique, quelle que soit leur taille, sont désormais concernés par l’obligation de facturation électronique via Chorus Pro.

Dans un objectif d’amélioration continue de la solution et d’écoute au plus près des besoins de ses utilisateurs, l’AIFE a décidé de créer un club des utilisateurs Chorus Pro, tourné prioritairement vers les entreprises fournisseurs des entités publiques.

En effet, ce club n’adresse pour l’instant, que les utilisateurs « émetteurs » de factures ainsi que tous les tiers intermédiaires (aussi bien en émission qu’en réception de factures).

 

Un club structuré en 3 collèges

Afin de représenter au mieux les besoins et les intérêts des fournisseurs utilisateurs de Chorus Pro, dans leur diversité d’utilisation, le club sera structuré autour de 3 collèges distincts :

  • Les utilisateurs émetteurs de factures vers Chorus Pro, quel que soit le moyen d’émission de ces factures (directement via le portail ou indirectement via un logiciel de gestion, en API ou en EDI)
  • Les éditeurs de logiciels et les opérateurs de dématérialisation, concernés aussi bien par l’émission des factures que par leur réception par les entités publiques
  • Les tiers intermédiaires institutionnels (experts-comptables, fédérations professionnelles…)

Au-delà de ces collèges, des Commissions thématiques permanentes ou ponctuelles seront mises en place : marchés de travaux, version mobile, création de comptes, Factur-X…. au gré notamment du cycle des évolutions de Chorus Pro.

 

Un objectif ambitieux et très concret

Ce club doit venir s’insérer et compléter le dispositif actuel de gouvernance de Chorus Pro et devenir partie prenante de l’Instance de Pilotage Mutualisé (IPM) de Chorus PRO, afin de renforcer la représentativité des fournisseurs au sein de cette structure de gouvernance. Ainsi, une voix nouvelle sera accordée à l’IPM pour chacun des 3 collèges de ce club, en sus des voix actuelles, dans le cadre notamment des votes concernant le choix des améliorations à développer par l’AIFE pour Chorus Pro.

Ce club aura aussi les objectifs « classiques » de tout club utilisateurs :

  • Devenir un réseau convivial de partage d’expériences, d’idées et de savoir-faire
  • Être une source privilégiée pour obtenir des informations de toutes natures
  • Organiser des réflexions avec l’AIFE sur des problèmes communs
  • Permettre l’opportunité d’être pilote de certaines évolutions de Chorus Pro

 

L’animation du club se fera aussi bien sous forme numérique (via un espace collaboratif à créer) que par des réunions physiques.

 

Ce club sera évidemment gratuit et il sera mis en place progressivement au cours du premier semestre 2020.

Mais il ne pourra fonctionner que s’il rencontre l’adhésion de suffisamment de participants concernés par Chorus Pro.

 

Aussi, n’hésitez pas à  nous contacter.

Si vous souhaitez participer à ce club, il suffit de cliquer ici.

Illustration article PISTE

API Chorus Pro & PISTE : nouvelles modalités de fonctionnement

L’AIFE a mis en place une Plateforme d’Intermédiation des Services pour la Transformation de l’Etat en janvier 2020. Celle-ci mutualise les services API (Application Programming Interface) de l’Etat et de la sphère publique.

PISTE se substitue à la plateforme API actuelle de Chorus Pro.

 

Cette nouvelle plateforme offre de nouvelles fonctionnalités telles que :

  • Amélioration des fonctionnalités d’exposition des API
  • Remplacement du mode d’authentification via certificat par Oauth 2.0 (Il ne sera plus nécessaire d’acheter un certificat)
  • Gestion de versions des API
  • Maintien du service pendant les maintenances ou les déploiements
  • Mise à disposition d’un catalogue et de la documentation des API
  • Mise à disposition de comptes développeurs pour tester les API
  • Gestion de quotas définissant un seuil d’appels par partenaire. Les seuils établis pour l’environnement de production sont les suivants :
    • 1 million d’appels par jour
    • 20 transactions par seconde

 

Retrouvez toute la documentation sur le mode API sur la Communauté Chorus Pro.

formation en ligne du mois de juin

Les formations en ligne

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous en cliquant sur l’un des liens suivants :

Les webinaires dédiés aux fournisseurs auront lieu :

Il vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Les webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 03 février dédié aux entités publiques se concentrera principalement sur :

  • La création et la gestion d'un compte utilisateur
  • La gestion d'une fiche structure

 

La seconde partie de la formation en ligne dédiée aux entités publiques qui aura lieu le 17 février vous permettra de savoir comment :

  • Rechercher les factures transmises par vos fournisseurs
  • Les traiter
  • Transmettre une facture
  • Suivre le traitement des factures transmises

 

Le webinaire du 27 janvier dédié aux mémoires de frais de justice vous permettra de savoir comment:

  • Saisir vos mémoires de frais de justice
  • Faire le suivi de ces mémoires

 

Le webinaire du 15 janvier dédié au DUME (Document Unique de Marché Européen), qui s'adresse en priorité aux entreprises, vous montrera comment :

  • Répondre à des consultations publiques avec le e-DUME
  • Gagner du temps dans les réponses des appels d'offres publics dématérialisés en utilisant le formulaire

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) se déplace pour y répondre.

 

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…).
Afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur.

 

Voici nos prochains rendez-vous :

  • Marseille, le 23/01/2020, en partenariat avec la Métropole de Marseille (à destination des entités publiques exclusivement)
  • Orange, le 28/01/2020, en partenariat avec le Lycée Viticole d'Orange
  • Dinan, le 04/02/2020, en partenariat avec l'agglomération de Dinan

Vers un accès simplifié aux marchés publics

Pouvoir prendre connaissance de tous les appels d’offres publics ouverts à partir d’un unique point d’entrée, ne plus avoir à jongler entre ses mots de passe pour accéder aux différentes plateformes de candidature aux marchés publics, cesser de se ruiner en achat de signatures électroniques à validité restreinte : autant de perspectives qui s’apprêtent à devenir réalité grâce au « Plan de Transformation Numérique de la Commande Publique » (PTNCP).

 

L’AIFE s’engage aux côtés de la DAJ (Direction des Affaires Juridiques des Ministères Financiers) et de la DAE (Direction des Achats de l’Etat) pour développer, dès 2020, de nouvelles solutions rendant l’accès aux marchés publics plus simple et plus efficace pour les entreprises, et facilitant la standardisation des processus de candidature à travers la mise en place d’outils partagés à tous les acteurs du processus.

 

D’ici le deuxième semestre 2020, les premiers bénéfices pour les entreprises devraient être sensibles avec l’ouverture d’un nouveau service de signature électronique gratuite.

 

A plus long terme, ce projet devrait permettre de rendre interopérables les profils d’acheteur avec les autres systèmes d’information (SI) de la chaîne de la commande publique (ex : gestion financière, contrôles, archivage) et de développer une nouvelle économie des marchés publics, devenue entièrement numérique, capitalisant sur la donnée, plus sûre et plus performante en matière d’achats.

 

Pour en savoir plus sur l’avancement du projet, continuez à suivre notre Newsletter Chorus Pro.

Illustration de l'article sur les données essentielles des bons de commande

Comment bien renseigner les données essentielles dans un bon de commande ?

Afin de fluidifier au maximum la transmission des factures et de favoriser l’autonomie des fournisseurs dans le dépôt des factures, il est vivement conseillé aux entités publiques d’ajouter sur les bons de commande toutes les informations nécessaires à la facturation.

Une fiche pratique précisant les données essentielles à faire figurer sur le bon de commande, ainsi qu’un modèle de bon de commande sont à votre disposition.

 

Nous vous préconisons de renseigner quatre données :

  1. Votre numéro de SIRET

Votre numéro de SIRET est une mention indispensable à faire figurer sur le bon de commande car il permet aux fournisseurs de vous identifier en tant que destinataire sur Chorus Pro.

  1. Le numéro de bon de commande (numéro d’engagement sur Chorus Pro)

Si vous l’avez rendu obligatoire dans vos paramétrages, le numéro de bon de commande (n° d’engagement) devient une donnée essentielle à fournir à vos fournisseurs et à faire, donc, figurer sur les bons de commande que vous leur envoyez.

  1. Le code service, si vous l’avez rendu obligatoire dans vos paramétrages

Le code service est une donnée facultative dans Chorus Pro. Néanmoins, vous avez la possibilité de le rendre obligatoire sur les factures émises par les fournisseurs. Le cas échéant, il est indispensable de le communiquer à vos fournisseurs.

  1. Le texte explicatif

Afin d’améliorer la compréhension de Chorus Pro par les fournisseurs, nous préconisons d’ajouter un texte explicatif en bas des bons de commande. Il rappelle l’obligation de dématérialisation ainsi que les principaux liens nécessaires aux fournisseurs à l’utilisation de Chorus Pro. A titre d’exemple, vous pouvez utiliser le texte ci-après :

illustration du texte de dématérialisation des factures

 

Pour mettre en place ces données vous pouvez télécharger le modèle de bon de commande et l’adapter à vos besoins. Un encart dédié à Chorus Pro précise clairement les données à transmettre aux fournisseurs.

Pour les entités publiques qui disposent d’un outil permettant l’édition de bons de commande, si vos bons de commande ne contiennent pas ces informations, rapprochez-vous de votre éditeur afin de mettre en place les données précisées précédemment.

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