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Webinaires du mois de février

Inscrivez-vous aux prochains rendez-vous du mois de février en cliquant sur l’un des liens suivants :

Les webinaires du 13 février et du 21 février dédiés aux structures publiques aborderont les thèmes suivants :

  • Créer une fiche structure
  • Gérer son compte utilisateur
  • Paramétrer ses informations et accès

 

Le webinaire du 07 février dédié aux fournisseurs vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 27 février explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Retrouvez l’ensemble des prochains webinaires ici.

La documentation à disposition des prestataires de justice

Depuis le 18 décembre 2017, tous les prestataires de justice utilisent la solution Chorus Pro. Pour les mémoires de frais de justice, elle offre des fonctionnalités de dépôt, de saisie, de recherche et de consultation. Afin de faciliter sa prise en main, une documentation est disponible sur la Communauté Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/pour-les-prestataires-de-justice/

 

Celle-ci contient des modes opératoires, guides utilisateurs, documents d’information et vidéos. Trois documents sont notamment dédiés au démarrage des prestataires de justice sur Chorus Pro :

  • Chorus Pro en bref: ce guide utilisateur présente les principes de fonctionnement, et introduit les principales notions utilisées sur Chorus Pro (plus particulièrement les notions de structure, d’espace, et de gestionnaire).
  • Premiers pas des utilisateurs migrés: ce document accompagne les anciens utilisateurs de Chorus Portail Pro pour leurs premiers pas sur Chorus Pro, depuis la réception du mail d’activation de leur compte jusqu’à la création de leur fiche structure.
  • Saisie et gestion des mémoires de frais de justice: Ce mode opératoire détaille les étapes de création et de suivi d’un mémoire de frais de justice sur Chorus Pro.

 

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ?
3 possibilités s’offrent à vous pour contacter le support Chorus Pro :

  • Poser votre question à l’avatar Claude
  • Émettre une sollicitation dans l’espace « sollicitations émises » du portail ou cliquer sur « nous contacter » en bas de page
  • Contacter la Hotline au n° 04 77 78 39 57, ouverte du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30

Des webinaires pour vous aider à bien utiliser Chorus Pro

L’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) propose aux utilisateurs de Chorus Pro des formations interactives en ligne sous la forme de webinaires.

 

Vous souhaitez (re)découvrir les principes de base de Chorus Pro ? Nous vous invitons à participer aux webinaires présentant la procédure à suivre pour la création de votre compte ainsi que les principales manipulations à réaliser dans l’outil :

 

Vous êtes acteur d’un marché de travaux ? Dans le cadre de la facturation des marchés soumis au CCAG travaux, les principes de fonctionnement de Chorus Pro sont présentés dans les webinaires suivants :

 

Vous envisagez de vous raccorder à Chorus Pro pour émettre des factures en EDI ou en API ? Un webinaire permet de vous guider aux différentes étapes d’un projet de raccordement à Chorus Pro EDI ou API, et de bien comprendre les différents concepts à appréhender pour pouvoir dématérialiser en masse les factures à destination des clients publics :

Bilan des actions d’accompagnement en 2017

 

En soutien aux utilisateurs de Chorus Pro, l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) a mené plusieurs types d’actions :

L’AIFE à la rencontre des fournisseurs

L’AIFE s’est déplacée à la rencontre des utilisateurs de Chorus Pro dans de nombreuses villes françaises. Avec un total de 30 déplacements et plus de 900 participants, ces rencontres ont été l’occasion de présenter les fonctionnalités du portail Chorus Pro et de répondre aux questions des utilisateurs.

En réponse aux difficultés les plus fréquentes, l’AIFE a  choisi d’orienter une grande partie des thèmes de ses formations sur les principes d’utilisation de Chorus Pro, ainsi que sur le traitement des factures de marchés de travaux. La carte de France présentée ci-dessous récapitule les déplacements de l’AIFE en 2017.

 

 

 

Les webinaires

L’AIFE a proposé tous les mois cinq webinaires, suivis par plus de 11 500 utilisateurs de Chorus Pro.

Les thèmes présentés :

  • Premiers pas sur Chorus Pro pour les structures publiques
  • Premiers pas sur Chorus Pro pour les fournisseurs 
  • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOA
  • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOE
  • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les fournisseurs

 

L’accompagnement ciblé

Un accompagnement personnalisé est également proposé et assure un suivi opérationnel aux entreprises concernées par l’obligation légale de dématérialisation. Ainsi 71 entités ont été accompagnées dont 44 Grandes Entreprises, 18 Entreprises de Taille Intermédiaire, et 9 structures publiques.

Cet accompagnement d’une durée indicative de trois mois permet aux entités accompagnées de dématérialiser l’ensemble des factures à destination de la sphère publique. L’AIFE intervient pour aider la structure accompagnée dans son processus de collecte des données de facturation et dans la mise en œuvre de son raccordement à Chorus Pro.

 

 

L’AIFE à votre rencontre

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE)  se déplace pour y répondre.

Une présentation générale de Chorus Pro en partenariat avec le Comité Interprofessionnel des Fournisseurs du laboratoire est prévue :

  • À Paris le 31/01

 

Des présentation sur les marchés de travaux en partenariat avec les Fédérations Régionales des Travaux Publics sont prévues :

  • À Grenoble le 09/01
  • À Aix-en-Provence le 11/01
  • À Châlons-en-Champagne le 16/01
  • À Nantes le 18/01
  • À Nancy le 23/01
  • À  Paris le 23/01

 

Pour participer à ces réunions d’information, vous pouvez vous rapprocher des fédérations organisatrices.

Webinaires du mois de janvier

Inscrivez-vous aux prochains rendez-vous du mois de janvier en cliquant sur l’un des liens suivants :

Les webinaires du 09 janvier et du 29 janvier dédiés aux structures publiques aborderont les thèmes suivants :

  • Créer une fiche structure
  • Gérer son compte utilisateur
  • Paramétrer ses informations et accès

 

Le webinaire du 18 janvier dédié aux fournisseurs vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 25 janvier explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Retrouvez l’ensemble des prochains webinaires ici.

Bilan de la phase référente des marchés de travaux

Suite à l’ouverture en décembre 2016 d’un espace dédié à la facturation des marchés de travaux dans Chorus Pro, un groupe de suivi piloté par l’AIFE a été constitué pour mener une phase référente. L’objectif de confirmer le bon fonctionnement de la solution Chorus Pro et d’identifier des bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la fonctionnalité dans l’outil est atteint : Le portail de la facturation électronique est opérationnel pour les factures de travaux.

 

 

Périmètre fonctionnel de l’expérimentation

Le dispositif d’accompagnement mis en place dans cette expérimentation s’est étendu sur une période de six mois, dans l’objectif de couvrir les cas de gestion les plus représentatifs de la réalité en matière de marchés publics de travaux, à savoir :

 

 

Le suivi opérationnel de la facturation jusqu’à la mise en paiement des projets de décomptes mensuels des 7 marchés suivis a permis de valider le fonctionnement de Chorus Pro pour son module factures de travaux.

En plus de la transmission via le portail, les modes de transmissions informatisés ont également été éprouvés :

  • L’EDI (Echange de Données Informatisées) : échange des flux standardisés de données entre plusieurs systèmes d’information. Dans le cadre des factures des travaux, ces échanges sont possibles pour la transmission en dépôt initial des certaines pièces de facturation transmises par les fournisseurs (titulaires de marché, sous-traitant et co-traitant).
  • Le mode service (via les API) permet aux différentes acteurs, privés ou publics, d’intégrer l’ensemble des fonctionnalités offertes par la solution mutualisée Chorus Pro dans leur système d’information.

Concernant les processus de facturation décrit par le CCAG, en cours ou en fin de marché, les deux ont également été suivis. Le processus de fin de marché, identifié dans le cadre de l’expérimentation, a été partiellement couvert compte tenu des contraintes liées à l’exécution du marché : la date de fin prévue initialement a été repoussée quelques fois. Cependant, parmi les plus de 17000 documents échangés via Chorus Pro, dans le cadre de la facturation des travaux, des nombreux décomptes généraux ont été identifiés.

 

Bonnes pratiques à adopter

Pour une utilisation optimale de Chorus Pro, le groupe de suivi a identifié quelques bonnes pratiques à adopter.

Avant d’utiliser Chorus Pro

Les contractants d’un marché sont invités à remplir une fiche identité du marché. Cette fiche permet de  formaliser le processus de facturation entre les différents acteurs du marché : qui dépose quoi et quelles sont les informations à saisir (SIRETs, numéros d’engagement juridique, codes services, cadres de facturation…). Un modèle est disponible sur la Communauté Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/modele-de-fiche-identite-marches-de-travaux/

Pendant l’utilisation de Chorus Pro

Le numéro des documents déposés est un identifiant qui peut être utilisé comme critère de recherche. En facturation de marché de travaux, les différents documents déposés s’associent les uns aux autres et constituent un dossier de facturation. Afin de faciliter la recherche sur l’ensemble des documents d’un dossier de facturation il est conseillé d’harmoniser les numéros. Par exemple :

  • Le fournisseur dépose le PDM n°27102017
  • La MOE y associe l’état d’acompte n°27102017EA
  • La MOA y associe l’état d’acompte validé n°27102017EAV

 

Le traitement de toute interrogation ou dysfonctionnement sur l’utilisation de Chorus Pro doit passer par la saisie d’une sollicitation directement dans l’outil. Les sollicitations déposées par l’utilisateur arriveront à l’équipe support de l’AIFE.

Afin de faciliter l’analyse des difficultés remontées, il est fortement conseillé d’enrichir les sollicitations d’un maximum d’informations pour décrire le problème (mode de dépôt, copies d’écran, SIRET, numéro de la facture…).

 

Afin de vous accompagner dans l’utilisation de Chorus Pro, l’AIFE met à votre disposition :

  • Toute la documentation utilisateurs nécessaire (guides, fiches pratiques…), ainsi que les tutoriels et textes règlementaires sur le site https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/
  • 3 sessions de formation en mode webinaire par mois, dédiées à l’utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux, que vous soyez Fournisseurs (titulaire, sous-traitant ou cotraitant), Maitrise d’ouvrage ou Maitres d’œuvre.

 

Par ailleurs, un groupe de travail dédié aux factures de travaux a été mis en place avec les fédérations. Ce groupe a un double objectif : continuer à veiller sur la bonne adéquation de l’outil aux besoins des utilisateurs et partager des bonnes pratiques dans l’utilisation de Chorus Pro.

 

Bienvenue aux nouveaux utilisateurs de Chorus Pro

Chorus Pro accueille de nouveaux utilisateurs pour l’année 2018.

Les prestataires de justice et les professionnels agricoles ont rejoint la communauté des utilisateurs de Chorus Pro depuis le 16 décembre: l’émission et la gestion des mémoires de frais de justice ainsi que les demandes de remboursement de la taxe intérieure sur les carburants et le gaz naturel ( TIC – TICGN ) sont désormais traitées sur Chorus Pro. Environ 29 700 utilisateurs et 2 500 000 dossiers enregistrés dans Chorus Portail Pro ont été automatiquement transférés sur Chorus Pro.

Les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI) soumises à l’obligation légale de dématérialisation à partir du 1er janvier 2018 ont également rejoint Chorus Pro. Plus de 10 500 ETI ont déjà envoyé environ 1,4 million de factures sur Chorus pro.

Fournisseurs: ne demandez pas de rattachement à vos clients publics

Pour envoyer des factures à une entité publique, une entreprise crée une ou plusieurs structures sur Chorus Pro. Chaque structure est identifiée par un SIRET de l’entreprise. Un membre de cette entreprise qui souhaite émettre des factures doit créer un compte utilisateur et demander à être rattaché à la structure (SIRET) de son entreprise.

Les fournisseurs ne doivent en aucun cas demander à être rattachés à une structure cliente.

Le renseignement du SIRET client et du code service et/ ou du numéro d’engagement si exigés sont les seules conditions à l’envoi d’une facture d’un fournisseur à un client public.

Seuls les utilisateurs et gestionnaires des structures publiques peuvent être rattachés à celles-ci.

 

Avertissez vos fournisseurs des changements des codes services et/ ou des numéros d’engagement

Les structures publiques doivent communiquer à leurs fournisseurs toute modification des codes services et/ ou numéros d’engagements.

Lorsqu’une structure publique choisit de modifier son organisation sur Chorus Pro en ajoutant ou en supprimant des services, ou bien lorsqu’elle décide de rendre obligatoire le renseignement d’un code service et/ ou d’un numéro d’engagement, elle doit avertir ses fournisseurs de ces mises à jour.

L’annuaire Chorus Pro est actualisé automatiquement. Cependant, les fournisseurs doivent être informés du nom du nouveau code service auquel ils doivent adresser leurs factures, ainsi que du numéro d’engagement si celui-ci est demandé.

L’absence de communication sur les modifications de données ou de paramétrages expose les fournisseurs à des rejets si les mises à jour de l’annuaire ne sont pas identifiées.

 

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