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Rappel, comment traiter vos factures rejetées sur Chorus Pro en mode portail?

Votre facture a été rejetée par votre client public ?

 Ce guide vous présente la démarche à suivre dans cette situation.

Pourquoi une facture est-elle rejetée ?

Un client public peut rejeter une facture lorsqu’il constate une erreur sur les données de facturation, comme le cadre de facturation par exemple.

Que faire ?

Lorsqu’une facture est rejetée la bonne pratique est de suivre les trois étapes ci-dessous :

  • Prendre connaissance du motif du rejet et s’acquitter de la facture rejetée

Lorsque vous vous connectez à Chorus Pro après le rejet d’une facture, une fenêtre apparaît à l’écran, vous indiquant les principaux éléments concernant la facture rejetée, entre autres : la date de dépôt, le numéro de la facture, le destinataire, le motif du rejet, et le commentaire du client public si celui-ci en a indiqué un.

Après avoir pris connaissance du motif du rejet, vous devez cliquer sur « Tout acquitter et fermer » ou sélectionner la facture et cliquer sur « Acquitter les factures sélectionnées ».

 

Image d'illustration - acquitter les factures

 

  • Traiter le rejet pour faire disparaître la facture de l’onglet « Synthèse »

L’acquittement ne fait pas disparaître la facture rejetée de l’onglet « Synthèse » dans l’espace « Factures émises ». Pour cela, vous devez accéder à cet onglet, sélectionner la facture concernée en cliquant sur la petite case à droite de l’écran, et cliquer sur « Traiter le rejet ».

Image d'illustration - Traiter le rejet

 

Une fois la facture traitée, celle-ci disparaîtra de votre synthèse.

Les opérations d’acquittement et de traitement apparaissent dans le suivi du traitement de la facture, dans le bloc « Historique des actions utilisateurs ».

Image d'illustration - traiter le rejet

 

  • Emettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro de facture 

Une fois que vous vous êtes acquitté de la facture et que le rejet est traité, vous êtes prêt à renvoyer une facture à votre destinataire. Assurez-vous de corriger les éléments ayant conduit votre client public à rejeter votre facture, et à saisir un numéro différent de celui de la facture rejetée dans le champ « Numéro » du bloc « Références ».

 

Image d'illustration article initialisation du projet BtoB

Généralisation de la facturation électronique interentreprises entre 2024 et 2026 : publication de l’ordonnance

L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, publiée au Journal officiel du 16 septembre 2021, précise le cadre juridique de la généralisation de la facturation électronique dans les transactions domestiques interentreprises (B2B) et de la transmission de données de transactions (B2B international, B2C et données relatives au paiement).                                                                                                                                                                     

Rappelons que la généralisation de la facturation électronique a déjà été mise en œuvre, entre 2017 et 2020, pour les fournisseurs de la sphère publique, avec la mise en œuvre de Chorus Pro, opéré par l’AIFE.

Cette nouvelle obligation concernera désormais, d’ici 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA. Plus précisément, la facturation électronique sera imposée à compter du 1er juillet 2024 en réception à l’ensemble des assujettis et, en transmission, aux grandes entreprises à compter de la même date, aux entreprises de taille intermédiaire à compter du 1er janvier 2025, puis aux petites et moyennes entreprises et microentreprises à compter du 1er janvier 2026. Le déploiement des obligations relatives aux autres données de transaction (e-reporting) suivra le même calendrier.

 

Cette obligation a pour principaux objectifs de :

  • Simplifier la vie des entreprises et renforcer leur compétitivité. Le passage à la facturation électronique représentera un gain pour l’économie d’au moins 4,5 milliards d’euros ;
  • Simplifier, à terme, leurs obligations déclaratives en matière de TVA grâce à un pré-remplissage des déclarations.
  • Améliorer la détection de la fraude, au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi ;
  • Améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.

 

Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site de la DGFIP en cliquant ici.

 

La balance - symbole de la Justice

Mémoires de frais de justice : Vous disposez d’un délai d’un an pour déposer vos mémoires de frais de justice

Les services du Ministère de la Justice nous informent de nouvelles modalités pour le dépôt des mémoires.

Pour toutes vos prestations réalisées à compter du 31 décembre 2020, vous disposez d'un délai d’an à compter de l'achèvement de la mission pour adresser votre mémoire de frais de justice à la juridiction compétente via Chorus Pro.

 

Vous pourrez obtenir plus de détails sur le site du Ministère de la Justice à partir du lien suivant : http://www.justice.gouv.fr/organisation-de-la-justice-10031/frais-de-justice-12698/frais-de-justice-retablissement-dun-delai-de-forclusion-34052.html  

 

N.B. : Pour les prestations achevées avant le 31 décembre 2020, vous n'êtes pas soumis au nouveau délai d'un an pour déposer vos mémoires de frais.

Image de présentation de l'article "Annuaire des structures publiques

Rappel sur l’annuaire des services publics

 

L’AIFE met à votre disposition un annuaire des services publics mis à jour chaque semaine et qui vous permet de retrouver des informations précises sur vos clients publics.

L’annuaire est disponible sur le site de la communauté chorus pro, sous l’onglet « Factures et demandes de paiement », dans le bloc « Facturation électronique », le sous-bloc « Emetteur ».

 

Ecran d'information pour retrouver la rubrique "Annuaire"

 

Avec l’annuaire vous pouvez récupérer un certain nombre d’informations sur votre client, notamment le SIRET, l’adresse postale, le courriel du service.

 

Ecran de présentation de la rubrique "Annuaire des structures publiques"

 

En cliquant sur le petit bouton « + » dans la colonne « Statut », vous pourrez obtenir des informations supplémentaires vous permettant de faciliter votre demande de paiement.

  • Vous saurez si le Siret est actif ou non pour le dépôt
  • Vous verrez si le numéro d’engagement et/ou le code service doivent être obligatoirement renseignés lors du dépôt des factures.
  • Vous saurez si la structure publique est une MOA ou non.
  • Vous pourrez savoir si l’entité publique renvoie ou non le statut « mise en paiement » au moment de la mise en paiement par le comptable.

 

Autant d’informations qui peuvent vous permettre de gagner du temps lors du dépôt de votre facture.

 

Ecran de présentation des services dans l'annuaire des structures publiques

 

En cliquant sur « + Service », vous pourrez obtenir la liste de l’ensemble des services de la structures publiques avec les codes services et différents éléments d’adresse.

Illustration article remboursement DEMATIC

DémaTIC : Début de la campagne de remboursement 2021 au titre des achats 2020 éligibles

Depuis juillet 2021, vous pouvez demander le remboursement partiel de la taxe intérieure de consommation sur les produits énergétiques (TICPE) et de la taxe intérieure de consommation du gaz naturel (TICGN) sur vos dépenses de carburant et de gaz naturel de 2020 via Chorus Pro.

 

Les produits éligibles au remboursement partiel de ces taxes sont les suivants : gazole non routier (GNR), fioul lourd, gaz de pétrole liquéfié (GPL) et gaz naturel.

Le gaz naturel à usage carburant (également appelé « gaz naturel véhicule » ou GNV) s’ajoute à la liste des produits ouverts au remboursement partiel de la TICGN pour les achats effectués à partir du 1er janvier 2020. Son remboursement est fixé à 4,69 euros/MWh.

 

Faites votre demande via le portail Chorus Pro en remplissant le formulaire dédié depuis l'espace "Demande de remboursement TIC".

Vous devrez, à l'appui de votre demande :

  • Enregistrer sur votre compte, le RIB sur lequel vous souhaitez être payé ;
  • Joindre les factures indiquant vos dépenses de carburant de l'année ;
  • Joindre, le cas échéant, les pièces justificatives nécessaires en fonction de la situation de votre entreprise (liste ici)

Si vous avez besoin de plus de renseignements pour compléter votre demande sur Chorus Pro, consultez les guides utilisateurs dédiés ici.

Rappel sur le cycle de vie des factures

Quel cycle de vie pour les factures dans Chorus Pro?

Dans Chorus Pro, une fois le processus de facturation initié par le fournisseur, la facture ou les pièces de facturation suivent un cycle de vie bien défini. Il est important pour tous les acteurs de bien le connaitre afin de savoir où en est le processus de facturation et lever les incertitudes qui peuvent survenir.

La première étape du cycle de vie de la facture est l’état « Déposée ». Une fois que le fournisseur dépose sa facture via Chorus Pro, la facture passe à l’état « Déposé », par lequel Chorus Pro certifie que la facture est bien intégrée dans ses bases de données. Le fournisseur déposant peut  exporter le certificat de dépôt sur l’écran récapitulatif de dépôt.

 

Rappel sur le cycle de vie des factures

 

L’état « Déposé » est un état transitoire qui ne dure que très peu de temps en règle générale.

La facture passe ensuite à l’état « Mise à disposition du destinataire». L’état mise à disposition du destinataire certifie que le destinataire à bien reçu votre pièce de facturation dans son espace dédié. Il peut à présent la traiter.

 

1 - Les factures ne nécessitant aucune révision

Dans le cadre de facture de fournitures et de services, si la facture ne nécessite aucune révision, le destinataire peut la mettre à l’état « Service fait » pour signifier qu’il a bien constaté la réalisation du service, et « Mandatée » pour signifier qu’il a traité la facture sous la forme d’un mandat et que la facture peut désormais être remise au comptable.

Le destinataire va ensuite transmettre la facture au comptable. La facture passera à l’état « Mise à disposition du comptable ». Le comptable pourra alors la prendre en compte. Une fois la facture prise en compte par le comptable, elle passe à l’état « Comptabilisée ».

Ces quatre derniers statuts de factures sont facultatifs. Le destinataire peut donc les renseigner ou non.

 

Enfin, le comptable effectue la mise en paiement. La facture passe alors à l’état « Mise en paiement ». Une fois le statut au statut « Mise en paiement », il faudra encore compter quelques jours, le temps du traitement bancaire, avant de constater le paiement effectif sur les comptes du ou des fournisseurs.

Le statut « Mise en paiement » est lui aussi facultatif. Néanmoins, Certains clients publics renvoient automatiquement ce statut dans le suivi des traitements et d’autres non. Pour savoir quelle structure renvoie ce statut ou non, rendez-vous sur l’annuaire des structures publiques et recherchez votre structure cliente. Une fois que vous avez retrouvé sa ligne vous verrez si elle renvoie le statut mise en paiement ou non.

 

Cycle de vie des factures

 

Cycle de vie des factures 4

 

2 - Les facture rejetées ou nécessitant une révision

Si le destinataire de la facture identifie des éléments à réviser ou des inexactitudes dans la facture qu’il reçoit, le processus normal de facturation est interrompu et la facture sera soit retournée à l’envoyeur pour modification, soit rejetée.

Trois états courants de factures existent dans ce cas :

Le premier, l’état «  à Recycler ». Le destinataire met la facture à l’état « à recycler » si le fournisseur s’est trompé dans les données de facturation : SIRET, Code service, Numéro d’engagement. Le fournisseur envoyeur de la facture peut alors rectifier uniquement l’un ou plusieurs de ces 3 éléments et renvoyer la facture. Elle sera remise à disposition du destinataire à l’état « Complétée ».

Le second état est l’état « Suspendue ». Le destinataire met la facture à l’état « Suspendue » et la renvoie à l’envoyeur s’il manque des pièces jointes à la facture. Ça sera le cas par exemple si un titulaire omet de rajouter la demande de paiement d’un sous-traitant lors de l’envoi de son projet de décompte mensuel. Le fournisseur rajoute donc la pièce jointe manquante et renvoie la facture au destinataire qui la recevra à l’état complété.

Enfin, la facture peut être totalement « Rejetée » par le destinataire. C’est le cas si celle-ci comporte une erreur manifeste sur la prestation, le montant ou autre motif. Dans ce cas, l’envoyeur doit juste s’acquitter du rejet et renvoyer une nouvelle facture avec un nouveau numéro de facture.

Connaissez-vous les fondamentaux de Chorus Pro?

Afin de vous souhaiter un été studieux, l’équipe accompagnement de Chorus Pro vous propose un quizz. L’objectif étant de pouvoir revoir des notions importantes de Chorus Pro dans une ambiance de détente.

 

A - Quel format de fichier facture sont acceptés sur Chorus Pro ?

  1. PDF + XML
  2. JPG + PDF
  3. XML + JPEG

 

B- Les factures non signées électroniquement sont-elles acceptées sur Chorus Pro ?

  1. Oui
  2. Non

 

C- Que doit faire le gestionnaire principal d’une structure lorsqu’il quitte sa structure ?

  1. Donner ses mots de passe au prochain gestionnaire principal ?
  2. Ne rien faire, tout se fera automatiquement
  3. Transférer ses droits de gestionnaire principal à partir du bloc « Paramètres » de l’espace « Mon compte »

 

D- Je suis MOE, le titulaire du marché m’envoie une facture avec le SIRET et le code service erronés, quelle action doit être privilégiée ?

  1. Passer la facture à l’état « Rejeté »
  2. Passer la facture à l’état « Suspendue »
  3. Passer la facture à l’état « à Recycler »

 

E- Je suis une entité publique qui ne gère pas la maitrise d’ouvrage. Je n’agis que comme ordonnateur des travaux. Je me paramètre dans Chorus Pro comme :

  1. Structure avec MOA
  2. Structure exclusivement MOA
  3. Structure sans MOA

 

F- Combien de factures ont été envoyées sur Chorus Pro depuis sa création en 2017 ?

  1. 500 millions
  2. 5 millions
  3. 180 millions

 

G- Quelles catégories d’entreprises envoient au total le plus de factures via Chorus Pro ?

  1. Les grandes entreprises
  2. Les ETI
  3. Les PME et ETI

 

Réponses quizz été

Démarrage du cycle 5 des évolutions

Démarrage du Cycle 5 des évolutions Chorus

Suite à l’instance de pilotage mutualisée numéro 4 (IPM N° 4) du 19 novembre 2020, il a été décidé dans le cadre du cinquième cycle des évolutions de travailler sur les thématiques suivantes :

  • La facturation intra-sphère publique
  • La gestion des motifs de rejets

 Le dépôt des expressions de besoins a été lancé le 15 janvier 2021 et il a été clôturé le 16 avril 2021.

35 expressions de besoins ont été émises réparties comme suit :

  • Facturation intra-sphère publique : 5
  • Gestion motifs de rejets : 22
  • Demandes d’évolutions hors thématique: 5

 

Les prochaines échéances sont les suivantes :

Cycle des évolutions de Chorus Pro

illustration de la bonne pratique cotraitance soustraitance

Processus de facturation en fin de marché – dépôt du décompte général signé par le fournisseur

Dans les marchés de travaux, le circuit de facturation et les pièces relatives à chaque paiement sont différentes en fonction de l’avancement du marché.

Le circuit de facturation en fin de marché est initié lorsque les travaux sont terminés. Il convient de noter que le fournisseur agit deux fois dans ce processus :

Dans un premier temps pour déposer le Projet de décompte final (A7) et ensuite à la fin du circuit pour transmettre le Décompte général signé (A8) au Service Financier.

Veuillez cliquer ici  pour avoir accès à la fiche pratique qui présente le circuit de facturation en fin de marché et les actions à réaliser dans Chorus Pro par chaque acteur (fournisseur, MOE et MOA).

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