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Communauté Chorus Pro : la documentation est disponible en anglais

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Depuis le 1er Janvier 2017, les fournisseurs anglophones proposant des produits et/ou services à la sphère publique française doivent passer par Chorus Pro afin de transmettre leurs factures. Ce portail est d’ores et déjà consultable en anglais.

 

 

Désormais, la documentation technique de la Communauté Chorus Pro est également traduite. Les utilisateurs anglophones du site web sont automatiquement routés vers cette version.

 

 

Offrir cette prestation permet d’augmenter la visibilité de Chorus Pro pour les fournisseurs concernés afin de mieux les accompagner et les aider à appréhender notre solution.

Les autres guides utilisateurs sont en cours de traduction pour mise à disposition à l’été 2018.

Claudia, l’agent virtuel de Chorus Pro

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L’assistance aux utilisateurs de Chorus Pro couverte par les opérateurs du support technique a été renforcée avec les technologies de l’intelligence artificielle depuis fin 2017.

 

La première version de l’assistante virtuelle, le Chatbot ClaudIA, réservée au traitement des problèmes de connexion, a eu pour objectif  de répondre à l’augmentation du volume des sollicitations créées par l’arrivée de nouveaux utilisateurs de Chorus Pro : prestataires de frais de justice migrés du portail CPP en fin d’année et établissements de taille intermédiaire dont l’obligation de dématérialiser s’appliquait à partir du 01/01/2018.

 

 

La version suivante, mise en production fin  Avril 2018, couvre  aujourd’hui  la totalité des thématiques rencontrées par les utilisateurs.

Le Chatbot ClaudIA répond aux questions des utilisateurs de façon immédiate. Il traite les incidents des utilisateurs de bout en bout et propose des solutions en fonction du profil et des données de chacun d’eux .Si néanmoins une difficulté rencontrée par l’utilisateur ne peut être résolue, ce dernier est invité à saisir une sollicitation dans l’application afin que cette dernière soit traitée plus spécifiquement par les opérateurs du support.

Une version ultérieure est d’ores et déjà envisagée pour améliorer l’assistance utilisateur en automatisant des fonctionnalités supplémentaires : complétion et envoi de sollicitations  au support  reprenant les éléments de la conversation préalablement tenue, guidage de l’utilisateur sur le cheminement des actions à effectuer pour la saisie de ses opérations dans l’application.

 

En raison des prochaines échéances de  2019 et  2020 liées à la généralisation de la facturation électronique pour l’ensemble des fournisseurs de la sphère publique, l’AIFE estime que le volume de sollicitations actuellement de 40 000 par mois tous canaux confondus (appels téléphoniques, fiches, live chat, courriels, avatar, chatbot) doublera chaque année dans les deux années à venir.

L’ automatisation du traitement des sollicitations par la mise en place de la solution de Chatbot  a vocation à répondre à cette forte croissance tout en offrant un  service de support disponible 24h/24 et 7j/7.

Comment paramétrer le maitre d’œuvre public dans Chorus Pro ?

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Selon le marché ou l’organisation de l’entité publique, les activités relatives au maitre d’œuvre peuvent être assurées par un service ou une direction interne à l’entité ou par une direction appartenant à une autre entité publique spécialisée en travaux. Chorus Pro permet de couvrir les deux cas grâce au paramétrage suivant :

 

MOE interne à l’entité publique (service ou direction)

Si la MOA et la MOE sont représentées par une même entité, elles ont donc un SIRET unique : La structure MOE doit être paramétrée « structure avec MOA» et la création de 2 services, l’un dédié à la MOE et l’un dédié à la MOA est nécessaire pour guider les factures et permettre à chacun des intervenants de réceptionner et déposer les documents produits.

 

MOE externe à l’entité publique

Si la fonction de MOE est assurée par une entité publique externe, elle aura un SIRET distinct de la MOA et du service financier. Dans ce cas, la structure dédiée à la MOE doit être paramétrée « structure exclusivement MOA».

 

Afin de mettre en œuvre ce paramétrage, une fois votre organisation définie, connectez-vous à Chorus Pro et rendez-vous à l’espace « Activités du gestionnaire », cet espace permet de modifier le paramétrage des structures et d’ouvrir aux entités jouant le rôle de MOE l’espace « factures de travaux ».

 

Pour rappel, si l’espace « Factures de travaux » n’est pas ouvert sur la MOE, le fournisseur ne peut déposer les factures de travaux vers ce destinataire.

En effet, Chorus Pro empêche l’envoi de la facture aux MOE n’ayant pas accès à l’espace « Factures de travaux ». Le message suivant s’affiche :

Factur-X : un nouveau format de facture dématérialisée

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La dernière mise à jour de Chorus Pro met à disposition des fournisseurs un nouveau format de flux facture : Factur-X.

 

Factur-X est un standard franco-allemand de facture électronique « mixte » basé sur un fichier PDF (norme PDF/A3) représentant la facture originale et embarquant un fichier de données structuré (XML). Celui-ci s’inscrit dans la Norme Sémantique Européenne EN 16931 publiée par la Commission Européenne le 16 octobre dernier.

 

 

Ce nouveau format est ainsi adapté à l’échange de facture en embarquant un fichier XML exploitable automatiquement pour l’intégration de la facture dans les systèmes d’information et également un PDF lisible similaire à une facture au format papier ce qui permet son exploitation par le plus grand nombre d’utilisateur.

 

 

Zoom sur le nouveau format de facture électronique mixte Factur-X sur Chorus Pro

 

Depuis le 25 avril 2018, ce nouveau format est disponible sur Chorus Pro en mode portail, EDI et API.

 

Pour déposer un PDF/A-3 :

1 – Accédez au dépôt de factures en cliquant sur l’espace « Factures émises»

2 – Sélectionnez l’onglet « Dépôt factures»

3 – Choisissez le format PDF/A-3 suivi de la syntaxe IN_DP_E2_CII_FACTURX

4 – Poursuivez les étapes d’un dépôt comme habituellement

 

Point d’attention : veillez à ce que le document ne soit pas protégé par un mot de passe.

 

Factures de travaux : un nouveau cadre de facturation

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Dans le cadre de l’expérimentation dédiée à la gestion des factures de travaux dans Chorus Pro, certaines entités publiques ont exprimé la nécessité de pouvoir centraliser la réception des factures de travaux directement au sein de leur service Financier. En effet, cette pratique peut exister lorsque :

 

  • la maîtrise d’œuvre est interne et les différentes étapes se font hors Chorus Pro ;
  • la maîtrise d’ouvrage et le service financier sont au sein de la même entité ;
  • la maîtrise d’œuvre n’est pas encore concernée par l’obligation et qu’une disposition contractuelle spécifique au marché ne le prévoit pas.

 

Afin de répondre à ce besoin, une nouveau cadre de facturation est désormais disponible sur Chorus Pro : Le cadre de facturation A6 permet à un fournisseur de transmettre toute pièce de facturation de travaux directement au destinataire final (service financier). Il est disponible en mode portail, EDI et API.

 

Prenons le cas du dépôt d’un projet de décompte mensuel

 

1 – Le fournisseur dépose son projet de décompte mensuel dans l’espace « Factures de travaux», complété de ses pièces jointes en mode EDI, en mode Portail ou en mode API. Il renseigne le cadre de facturation A6 et désigne le SIRET du service financier comme destinataire ;

 

2 – Le service financier réceptionne le projet de décompte mensuel dans l’espace « Factures reçues». Celui-ci aura la charge de faire valider le PDM hors Chorus Pro par le maitre d’œuvre. Les autres étapes du processus sont également réalisées hors Chorus Pro (production de l’état d’acompte, validation de la MOA…).

 

Aucun autre document ne peut précéder ou suivre la pièce portant le cadre A6 transmise par le fournisseur. Le dossier de facturation reste limité à ce document.

Webinaires du mois de mai

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Inscrivez-vous aux prochains rendez-vous du mois de mai en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les webinaires du 3 mai et du 24 mai dédiés aux entités publiques aborderont les thèmes suivants :

  • Créer une fiche structure
  • Gérer son compte utilisateur
  • Paramétrer ses informations et accès

 

Le webinaire du 2 mai et du 7 juin dédié aux fournisseurs vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 22 mai explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Retrouvez l’ensemble des webinaires sur la Communauté Chorus Pro.

Webinaires du mois d’avril

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Inscrivez-vous aux prochains rendez-vous du mois d’avril en cliquant sur l’un des liens suivants :

Les webinaires du 10 avril et du 19 avril dédiés aux entités publiques aborderont les thèmes suivants :

  • Créer une fiche structure
  • Gérer son compte utilisateur
  • Paramétrer ses informations et accès

 

Le webinaire du 05 avril dédié aux fournisseurs vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 25 avril explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Retrouvez l’ensemble des webinaires sur la Communauté Chorus Pro.

L’AIFE à votre rencontre

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Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE)  se déplace pour y répondre.

 

Une présentation sur les marchés de travaux en partenariat avec la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) est prévue :

  • À Versailles, le 05/04

 

Une présentation sur les marchés de travaux en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment (FFB) est prévue :

  • À Rodez, le 10/04

 

Une présentation générale d’information de Chorus Pro et du service DUME en partenariat avec la Confédération de l’artisanat et des petites entreprises du bâtiment (CAPEB) est prévue :

  • À Metz, le 17/04

 

Une présentation sur les marchés de travaux en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment (FFB) est prévue :

  • À Annecy, le 27/04

 

 

Au programme de ces rencontres :

  1. Les origines du projet Chorus Pro et calendrier d’obligation
  2. Le périmètre et les cibles
  3. Les grands principes de fonctionnement
  4. Les atouts du portail pour les entreprises
  5. Démonstration commentée de l’outil
  6. Séance de questions/réponses

 

Pour participer à ces réunions d’information, vous pouvez vous rapprocher des organisateurs.

Comment réussir son projet de dématérialisation de factures sur Chorus Pro ?

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Le 26 juin 2014, le ministre des Finances et des Comptes publics présentait une ordonnance relative au développement de la facturation électronique. Cette ordonnance, vise à la dématérialisation progressive de l’ensemble des échanges de factures entre les personnes publiques – État, collectivités locales et établissements publics – et leurs fournisseurs.

 

Afin d’assurer le succès de votre projet de dématérialisation de factures, voici les étapes à respecter.

 

Étape 1 : Analysez votre situation actuelle

  • Évaluez les coûts et les temps de traitement de vos factures
  • Comprenez les dysfonctionnements de votre processus de facturation et de validation
  • Mesurez vos volumétries actuelles de factures à destination de la sphère publique et recensez vos clients

 

Étape 2 : Préparez-vous à dématérialiser

  • Définissez votre mode de raccordement et d’organisation sur Chorus Pro
  • Organisez une phase d’intégration et de tests
  • Formez vos équipes métier à son utilisation
  • Identifiez un partenaire Chorus Pro pour émettre vos premières factures

 

Profitez de l’offre de services de l’AIFE pour vous aider à mieux appréhender ces étapes (sollicitations, annuaire, documentation, webinaires, newsletter).

 

Vous êtes fournisseurs de la sphère publique ? Dématérialisez sans plus attendre sur Chorus Pro, une solution sécurisée, officielle et gratuite.

 

Rejoignez les :

  • 53 000 fournisseurs ayant dématérialisé leurs factures avec Chorus Pro
  • 328 003 utilisateurs actifs (publics et privés) sur Chorus Pro

Le Service DUME arrive

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En Avril, Chorus Pro s’enrichit d’une nouvelle fonctionnalité : « Le Service DUME ».

 

Le Service DUME vous permet de créer et déposer des DUME (Dossiers Uniques de Marché Européen) dématérialisés à l’appui de toute candidature à des marchés publics, dans l’ensemble de l’Union européenne.

 

Le DUME est un formulaire normalisé permettant aux entreprises d’attester de leur compétence, de leur situation financière ainsi que de leurs capacités lorsqu’elles répondent à un marché public.

 

Simple et modulable, le DUME produit par le Service DUME est réutilisable à volonté dans toute l’Union européenne. Cela évite de rédiger une nouvelle déclaration sur l’honneur à chaque nouvel acte de candidature et de rapatrier automatiquement toutes les informations publiques et attestations demandées par l’acheteur dans sa procédure de consultation. Pour les entreprises et les acheteurs, utiliser le Service DUME, c’est gagner du temps et fiabiliser ses réponses.

 

Le DUME suppose également des gains pour les acheteurs publics. Grâce au Service DUME, définissez en quelques clics vos critères de sélection, puis identifiez aisément les réponses des entreprises conformes à vos critères de sélection.

 

Les acheteurs ont l’obligation de recevoir un DUME transmis par voie électronique à compter du 1er avril 2018. Alors n’attendez plus pour découvrir le Service DUME !

 

Pour en savoir plus au sujet du DUME, rendez-vous sur la Communauté Chorus Pro : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/

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