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Webinaires du mois de septembre

Inscrivez-vous aux prochains rendez-vous du mois de septembre en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les webinaires du 6 septembre et du 25 septembre dédiés aux entités publiques aborderont les thèmes suivants :

  • Créer une fiche structure
  • Gérer son compte utilisateur
  • Paramétrer ses informations et accès

 

Le webinaire du 11 septembre dédié aux fournisseurs vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 27 septembre explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Retrouvez l’ensemble des webinaires sur la Communauté Chorus Pro.

Facturation électronique et « Piste d’Audit Fiable »

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) qui dispose qu’il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles documentés et permanents permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

 

1 – Qu’entend-t-on par « piste d’audit fiable » ?

Il s’agit d’un ensemble de contrôles (documentés et permanents) mis en place par les entreprises permettant d’établir le lien entre les factures émises et les livraisons de biens ou  prestations de services qui sont facturées.

La piste d’audit doit permettre, en cas de contrôle fiscal,  de reconstituer le processus de facturation, depuis son origine (marché, devis, bon de commande, bon de livraison,…) jusqu’à la facture et le relevé d’opérations bancaire.

Toute opération doit pouvoir être justifiée par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.

Les contrôles mis en place doivent être « suffisamment » documentés : l’exigence de l’administration quant à la description de ces contrôles dépendra de la taille de l’entreprise,  du nombre de factures émises  et des moyens employés (humains et financiers) dans la réalisation de ces contrôles.

 

2 – Quelle est l’approche de la réglementation vis-à-vis de la « piste d’audit fiable » ?

En termes d’objectifs, l’article 289-V du CGI dispose que  « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation ».

Il s’agit donc avant tout d’une obligation de moyens.

En effet, si la réglementation définit précisément les objectifs de la « piste d’audit fiable », elle laisse aux entreprises une très grande liberté dans ses modalités de mise en œuvre.

Ainsi, la piste d’audit est réputée fiable dès lors que « l’administration peut établir le lien entre les pièces justificatives, et entre celles-ci et les opérations réalisées » (BOFIP, II-b-150).

Le Bulletin Officiel des Finances Publiques précise que les contrôles « permettent d’établir le lien entre une facture, justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l’opération facturée » (BOFIP II-a-90). L’idée est tout simplement de se prémunir de la fraude et des « fausses factures ».

 

3– Je passe de la facturation papier à la facturation électronique : dois-je mettre en place une piste d’audit fiable ?

La notion de « piste d’audit fiable » s’applique également à la facturation papier comme précisé à l’article 289-VII-1 du CGI.

Si vous avez déjà émis des factures, vous devez d’ores et déjà disposer d’une piste d’audit fiable, afin d’être en capacité de démontrer la réalité de la facturation par rapport aux prestations effectuées.

 

4 – Dois-je acquérir un nouveau système d’information pour gérer la piste d’audit fiable et transmettre mes factures électroniques ?

Le code des impôts ne porte pas l’obligation de se doter d’un outil informatique pour gérer et sécuriser votre chaine de facturation.

Vous pouvez gérer vos contrôles autrement, et ce pourvu que vous soyez en capacité de démontrer une « piste d’audit fiable ».

Cependant si vous disposez d’un outil de facturation ce dernier pourra éventuellement proposer l’ensemble des fonctionnalités permettant d’assurer la piste d’audit et de transférer vos factures directement à Chorus Pro.

A contrario, vous avez la possibilité de déposer votre facture au format PDF ou de la saisir directement sur le portail.

Assurer la traçabilité de votre chaine de facturation ou envoyer vos factures de manière automatisée c’est un choix à opérer en prenant en considération les moyens humains et financiers dont vous disposez.

 

Références utiles :

 

Quel mode de dépôt est le plus adapté à vos besoins ?

Vous avez découvert Chorus Pro, ses fonctionnalités, son mode de fonctionnement et vous souhaitez choisir un mode de dépôt adapté à vos besoins. Nous sommes là pour vous apporter les réponses que vous cherchez.

Pour rappel, bien choisir son mode de dépôt est primordial. En effet, il y aura des impacts sur votre organisation interne et vos processus métier. Nous avons mis à votre disposition une documentation adaptée intitulée « Choisir son mode d’accès à Chorus Pro » disponible ici, mais vous pouvez également y accéder via Chorus Pro en cliquant sur :  

 

Afin de vous accompagner au mieux, nous allons détailler ces modes et les informations qui vous permettrons de vous assurer que votre choix vous permettra de réduire votre temps de traitement des factures et d’augmenter votre productivité.

Comme vous le savez déjà, Chorus Pro est une solution gratuite et mutualisée d’envoi dématérialisé  de vos factures.

Elle en permet la transmission selon 3 modes :

  • Le mode Portail offre un accès dédié à la saisie et au dépôt de vos factures.
  • Le mode EDI permet des échanges d’informations par flux issus de vos systèmes d’information en s’appuyant sur des formats standardisés.
  • Le mode Service (API) permet d’intégrer les services du Portail à votre système d’information

 

Nous allons maintenant porter notre attention sur les critères de sélection des 3 différents modes.

 

Le mode portail :

Ce mode d’accès est toujours disponible y compris lorsqu’un autre mode d’accès a été préalablement choisi. La seule contrainte est de disposer d’un compte utilisateur actif sur Chorus Pro.

En tant que fournisseur, vous pouvez y accéder à l’adresse suivante : https://chorus-pro.gouv.fr

 

 

  Ce mode vous permet :

  • D’accéder gratuitement à l’ensemble des services de Chorus Pro
  • De ne mettre en œuvre aucune démarche ni développement car les factures sont saisies ou déposées directement depuis la plateforme
  • De reproduire votre organisation interne sur le Portail en cloisonnant l’émission et la réception des factures par services si besoin.

 

  Pourquoi privilégier ce mode et ses avantages ?

  • Ce mode est adapté si vous disposez d’une faible volumétrie de factures pour chaque gestionnaire.
  • Il est facilement accessible et intuitif pour un investissement qui se limite au temps passé.

 

Le mode Service (ou API) :

Le mode service permet aux partenaires d’intégrer les fonctionnalités offertes par la solution Chorus Pro dans leur système d’information ou dans les portails tiers à valeur ajoutée.

Pour information, API signifie «  Application Programming Interface ». Il s’agit d’un ensemble de requêtes mis à disposition par Chorus Pro et pouvant être exécutées à partir d’un système d’information externe à Chorus Pro.

 

  Concrètement, ce mode vous permet :

  • De vous identifier via les API.
  • D’accéder à l’ensemble des services de Chorus Pro à partir de votre système de gestion, ce qui constitue un gain de temps important pour votre activité.

 

  Pourquoi privilégier ce mode et ses avantages ?

Ce mode est particulièrement adapté :

  • Si vous disposez d’une volumétrie de factures importante.
  • Si votre système d’information permet la mise en place d’appels de services

 

  Quels sont les contraintes à prendre en compte ?

L’utilisation du mode Service implique quelques pré requis :

  • Un audit à réaliser sur les fonctionnalités à implémenter dans votre SI
  • Des développements informatiques et leurs coûts à prévoir
  • Des travaux de raccordement à réaliser en amont
  • Des délais de mise en œuvre à considérer (phase de qualification, de raccordement technique, etc.)

 

Le mode EDI :

Il s’agit d’un mode permettant d’automatiser l’émission de vos factures et donc de programmer des échanges réguliers entre votre système d’information et la solution Chorus Pro.

Pour information, EDI signifie «  Echange de Données Informatisées ».

 

  Le mode EDI vous permet :

  • D’adresser directement vos flux à Chorus Pro; et/ou
  • De passer par un opérateur de dématérialisation externe pour traiter vos flux de factures        

 

  Pourquoi privilégier ce mode et ses avantages ?

Ce mode est adapté à votre situation :

  • Si vous disposez d’une volumétrie de factures importante.
  • Si votre système d’information permet de constituer des flux en format structuré de manière automatisée.

 

  Quels sont les contraintes à prendre en compte ?

L’utilisation du mode EDI implique quelques pré requis :

  • Des développements informatiques à prévoir
  • Des travaux de raccordement à réaliser en amont, sauf si vous décidez de faire intervenir un opérateur de dématérialisation
  • Des délais de mise en œuvre à considérer (phase de qualification, de raccordement technique, etc.)
  • Un mode d’accès complémentaire (Portail ou Service/API) à Chorus Pro à prévoir pour :
      • Les fonctionnalités de gestion des utilisateurs/structures,
      • L’accès à l’assistance pour les sollicitations
      • Le suivi du dossier de facturation en factures de travaux

 

 

Pour aller plus loin :

Si vous souhaitez de plus amples informations sur le projet de raccordement, la phase nécessaire de qualification ou pour toute autre question, n’hésitez à consulter nos guides utilisateur sur les liens ci-dessus ou en vous rendant directement sur notre site de documentation à l’adresse suivante : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/

 

 

Les rencontres de l’AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre. Voici nos prochains rendez-vous pour la rentrée :

 

  • Une présentation sur les marchés de travaux est prévue  dans le Nord-Pas-de-Calais le 11/09, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment du NORD-PAS-DE-CALAIS (FFB).

 

  • Une présentation sur les marchés de travaux est prévue  à Saint-Etienne le 18/09, en partenariat avec la Fédération des Bâtiments et des Travaux Publics de la LOIRE (FBTP).

 

  • Une présentation sur la facturation électronique/dématérialisation est prévue à Bordeaux le 18/09, en partenariat avec la Fédération Nationale des Travaux Publics (FNTP)

 

  • Une présentation sur les marchés de travaux aura lieu à Clermont-Ferrand le 20/09, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment du Puy De Dôme (FFB).

 

  • Une présentation Chorus pro lors de l’assemblée d’EDONI est prévue à la Défense le 25/09, en partenariat avec Saint-Gobain.

 

  • Une présentation sur les marchés de travaux est prévue  à Tours le 27/09, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment de Tours.

 

Pour participer à ces réunions d’information, vous pouvez vous rapprocher des organisateurs en remplissant le formulaire de demande de rencontre ici.

Chorus Pro au service des marchés publicitaires

Dans le cadre du déploiement progressif de Chorus Pro à l’ensemble des fournisseurs de la sphère publique, nous vous proposons ce mois-ci un focus sur une expérimentation en cours menée en partenariat avec l’association interprofessionnelle EDIPUB. Cette expérimentation débutée au mois de juillet vise à formaliser les modalités de prise en compte des marchés publicitaires par Chorus Pro.

 

Quels sont les acteurs ?

  • L’annonceur, qui est une structure publique, est à l’origine de la campagne de communication, dont l’objectif est de promouvoir ses services ou sa marque.
  • L’agence média, structure privée qui a la mission de conseiller l’annonceur sur sa stratégie publicitaire. Elle peut également jouer le rôle de mandataire auprès de la régie publicitaire.
  • La régie publicitaire, qui commercialise des supports et des espaces publicitaires.

 

Pourquoi une telle expérimentation ?

Certains marchés publicitaires entre les trois acteurs cités précédemment place l’agence média dans un rôle de mandataire du marché. La Direction des Affaires Juridiques (DAJ), consultée sur ce cas spécifique de marché public, a indiqué qu’en tant que mandataire d’un marché, l’agence média héritait de l’obligation de réception des factures dématérialisées à laquelle était soumis l’annonceur public. Les agences médias mandataires doivent donc être en capacité de recevoir par Chorus Pro des factures émises par les différentes régies publicitaires.

 

Quelle est la solution envisagée et testée lors de l’expérimentation ?

La solution envisagée repose sur la création d’un service, au sein d’un SIRET de l’annonceur, qui sera dédié aux utilisateurs de l’agence média mandataire. L’utilisateur de l’agence média sera donc rattaché à au moins deux structures sur Chorus Pro : celle de l’agence média afin d’intervenir en tant que fournisseur, et celle de la structure de l’annonceur afin de pouvoir réceptionner des factures émises par la régie publicitaire. Cette modélisation, permets de mettre en œuvre l’obligation légale et maintenir l’étanchéité de périmètre entre toute les factures reçues par une entité publique et les factures reçues dans le cadre d’un marché publicitaire – qui doivent être consultées uniquement par les utilisateurs de la régie publicitaire.

 

Où en sommes-nous ?

Deux catégories d’annonceurs doivent être testées dans le contexte de l’agence média mandataire :

  • Un premier cas, où l’annonceur est un ministère ou un service de l’Etat, rattaché au SIRET unique et sur lequel il n’est pas possible de créer un nouveau service. Dans ce cas, l’annonceur doit utiliser un SIRET différent pour créer le nouveau service allant héberger les utilisateurs de l’agence média.
  • Un second cas, où l’annonceur est une collectivité publique, un établissement public national ou service public local, et il dispose de son propre SIRET sur lequel il sera créé un nouveau service dédié à l’agence média.

 

Actuellement, l’expérimentation porte sur le cas annonceur Etat avec la coopération du Ministère des Armées (annonceur) et des sociétés Dentsu Aegis Network (agence média), JC Decaux et NRJ (régies publicitaires).

 

A la fin de l’expérimentation, l’AIFE en partagera les conclusions et les modalités d’utilisation de Chorus Pro par les acteurs de la facturation des marchés publicitaires.

Webinaires du mois d’Août

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois d’août en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Le webinaire du 16 août dédié aux entités publiques abordera les thèmes suivants :

  • Créer une fiche structure
  • Gérer son compte utilisateur
  • Paramétrer ses informations et accès

 

Le webinaire du 20 août dédié aux fournisseurs vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 30 août explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Retrouvez l’ensemble des webinaires ici.

Webinaires du mois de Juillet

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois de juillet en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Le webinaire du 3 juillet dédié aux entités publiques abordera les thèmes suivants :

  • Créer une fiche structure
  • Gérer son compte utilisateur
  • Paramétrer ses informations et accès

 

Le webinaire du 5 juillet dédié aux fournisseurs vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 13 juillet explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Retrouvez l’ensemble des webinaires ici.

Les rencontres de l’AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre. Voici nos prochains rendez-vous pour la rentrée :

 

  • Une présentation sur les marchés de travaux est prévue  dans le Nord-Pas-de-Calais le 11/09, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment du NORD-PAS-DE-CALAIS (FFB).

 

  • Une présentation sur les marchés de travaux est prévue  à Saint-Etienne le 18/09, en partenariat avec la Fédération des Bâtiments et des Travaux Publics de la LOIRE (FBTP).

 

  • Une présentation sur la facturation électronique/dématérialisation est prévue à Bordeaux le 18/09, en partenariat avec la Fédération Nationale des Travaux Publics (FNTP)

 

  • Une présentation sur les marchés de travaux au lieu à Clermont-Ferrand le 20/09, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment du Puy De Dôme (FFB).

 

  • Une présentation Chorus pro lors de l’assemblée d’EDONI est prévue à la Défense le 25/09, en partenariat avec Saint-Gobain.

 

  • Une présentation sur les marchés de travaux est prévue  à Tours le 27/09, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment de Tours.

 

Pour participer à ces réunions d’information, vous pouvez vous rapprocher des organisateurs en remplissant le formulaire de demande de rencontre ici.

Un questionnaire pour améliorer le Service DUME

Le DUME (Document Unique de Marché Européen) est un formulaire développé par l’Union européenne afin de simplifier la fourniture par les entreprises d’informations attestant de leur éligibilité à un marché public. En France, il se substitue aux traditionnels DC1 et DC2.

Le 2 avril 2018, l’AIFE a lancé la solution Service DUME afin de permettre la création et le dépôt de DUME entièrement dématérialisés. La solution permet à chaque acteur public de définir précisément les critères de sélection de son appel d’offre, et à chaque entreprise de répondre aux seuls critères pertinents. Elle prévoit également le rapatriement automatique des attestations nécessaires. Le DUME devient ainsi un outil de simplification au service des entreprises et des acheteurs publics.

Trois mois après le lancement du service et en prévision de l’obligation de dématérialisation complète des procédures de passation de marché du 1er octobre 2018, l’AIFE a mis en ligne un questionnaire d’évaluation du Service DUME.

Chacun peut donner son avis sur le service et sur sa documentation. Toutefois, inutile d’avoir utilisé le DUME en conditions réelles pour répondre ! Ce questionnaire permet avant tout à l’AIFE d’évaluer la connaissance de chacun au sujet du DUME. De nombreuses réponses offriront la possibilité à l’AIFE d’améliorer son offre de service autour du DUME.

Vous pouvez accéder au questionnaire ici.

Suppression de l’obligation de souscrire au mandat de facturation pour les prestataires de justice

A la demande de plusieurs prestataires de frais de justice, le fonctionnement du mandat de facturation évolue.

Depuis le 28 juin :

  • Le mandat de facturation est devenu facultatif,
  • Si la structure dispose d’un mandat actif, Chorus Pro génère automatiquement un n° de facture pour chaque mémoire saisi.
    Ce n° est constitué de l’année d’émission du mémoire et d’une séquence unique par prestataire de justice. Exemple : 2018-00000000001
    Les utilisateurs n’auront donc plus la main pour saisir cette donnée.
  • Si la structure ne dispose pas d’un mandat, les utilisateurs conservent la possibilité de saisir librement leur n° de facture

 

Afin de maintenir la possibilité de saisir le n° de facture pour les mémoires de frais de justice, cette évolution s’est accompagnée du traitement suivant : révocation de tous les mandats actifs pour les structures privées ayant ouvert l’espace « Mémoires de frais de justice ».
Seule exception : le mandat n’a pas été révoqué pour les structures qui ont été migrées depuis Chorus Portail Pro (l’ancien portail dédié aux frais de justice) et pour lesquelles un mandat avait été souscrit.

 

Si vous souhaitez obtenir des informations complémentaires, nous vous invitons à contacter le support Chorus Pro.

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