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formation en ligne du mois de juin

Les formations en ligne

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous en cliquant sur l’un des liens suivants :

Les webinaires dédiés aux fournisseurs auront lieu :

Il vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Les webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 03 février dédié aux entités publiques se concentrera principalement sur :

  • La création et la gestion d'un compte utilisateur
  • La gestion d'une fiche structure

 

La seconde partie de la formation en ligne dédiée aux entités publiques qui aura lieu le 17 février vous permettra de savoir comment :

  • Rechercher les factures transmises par vos fournisseurs
  • Les traiter
  • Transmettre une facture
  • Suivre le traitement des factures transmises

 

Le webinaire du 27 janvier dédié aux mémoires de frais de justice vous permettra de savoir comment:

  • Saisir vos mémoires de frais de justice
  • Faire le suivi de ces mémoires

 

Le webinaire du 15 janvier dédié au DUME (Document Unique de Marché Européen), qui s'adresse en priorité aux entreprises, vous montrera comment :

  • Répondre à des consultations publiques avec le e-DUME
  • Gagner du temps dans les réponses des appels d'offres publics dématérialisés en utilisant le formulaire

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) se déplace pour y répondre.

 

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…).
Afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur.

 

Voici nos prochains rendez-vous :

  • Marseille, le 23/01/2020, en partenariat avec la Métropole de Marseille (à destination des entités publiques exclusivement)
  • Orange, le 28/01/2020, en partenariat avec le Lycée Viticole d'Orange
  • Dinan, le 04/02/2020, en partenariat avec l'agglomération de Dinan

Vers un accès simplifié aux marchés publics

Pouvoir prendre connaissance de tous les appels d’offres publics ouverts à partir d’un unique point d’entrée, ne plus avoir à jongler entre ses mots de passe pour accéder aux différentes plateformes de candidature aux marchés publics, cesser de se ruiner en achat de signatures électroniques à validité restreinte : autant de perspectives qui s’apprêtent à devenir réalité grâce au « Plan de Transformation Numérique de la Commande Publique » (PTNCP).

 

L’AIFE s’engage aux côtés de la DAJ (Direction des Affaires Juridiques des Ministères Financiers) et de la DAE (Direction des Achats de l’Etat) pour développer, dès 2020, de nouvelles solutions rendant l’accès aux marchés publics plus simple et plus efficace pour les entreprises, et facilitant la standardisation des processus de candidature à travers la mise en place d’outils partagés à tous les acteurs du processus.

 

D’ici le deuxième semestre 2020, les premiers bénéfices pour les entreprises devraient être sensibles avec l’ouverture d’un nouveau service de signature électronique gratuite.

 

A plus long terme, ce projet devrait permettre de rendre interopérables les profils d’acheteur avec les autres systèmes d’information (SI) de la chaîne de la commande publique (ex : gestion financière, contrôles, archivage) et de développer une nouvelle économie des marchés publics, devenue entièrement numérique, capitalisant sur la donnée, plus sûre et plus performante en matière d’achats.

 

Pour en savoir plus sur l’avancement du projet, continuez à suivre notre Newsletter Chorus Pro.

Illustration de l'article sur les données essentielles des bons de commande

Comment bien renseigner les données essentielles dans un bon de commande ?

Afin de fluidifier au maximum la transmission des factures et de favoriser l’autonomie des fournisseurs dans le dépôt des factures, il est vivement conseillé aux entités publiques d’ajouter sur les bons de commande toutes les informations nécessaires à la facturation.

Une fiche pratique précisant les données essentielles à faire figurer sur le bon de commande, ainsi qu’un modèle de bon de commande sont à votre disposition.

 

Nous vous préconisons de renseigner quatre données :

  1. Votre numéro de SIRET

Votre numéro de SIRET est une mention indispensable à faire figurer sur le bon de commande car il permet aux fournisseurs de vous identifier en tant que destinataire sur Chorus Pro.

  1. Le numéro de bon de commande (numéro d’engagement sur Chorus Pro)

Si vous l’avez rendu obligatoire dans vos paramétrages, le numéro de bon de commande (n° d’engagement) devient une donnée essentielle à fournir à vos fournisseurs et à faire, donc, figurer sur les bons de commande que vous leur envoyez.

  1. Le code service, si vous l’avez rendu obligatoire dans vos paramétrages

Le code service est une donnée facultative dans Chorus Pro. Néanmoins, vous avez la possibilité de le rendre obligatoire sur les factures émises par les fournisseurs. Le cas échéant, il est indispensable de le communiquer à vos fournisseurs.

  1. Le texte explicatif

Afin d’améliorer la compréhension de Chorus Pro par les fournisseurs, nous préconisons d’ajouter un texte explicatif en bas des bons de commande. Il rappelle l’obligation de dématérialisation ainsi que les principaux liens nécessaires aux fournisseurs à l’utilisation de Chorus Pro. A titre d’exemple, vous pouvez utiliser le texte ci-après :

illustration du texte de dématérialisation des factures

 

Pour mettre en place ces données vous pouvez télécharger le modèle de bon de commande et l’adapter à vos besoins. Un encart dédié à Chorus Pro précise clairement les données à transmettre aux fournisseurs.

Pour les entités publiques qui disposent d’un outil permettant l’édition de bons de commande, si vos bons de commande ne contiennent pas ces informations, rapprochez-vous de votre éditeur afin de mettre en place les données précisées précédemment.

Illustration article bilan 2019

Bilan 2019 de l'activité sur Chorus Pro

2019 a été une année marquée par une forte activité ainsi que de nombreuses nouveautés sur Chorus Pro !

Nous vous proposons de revenir sur les éléments clés de cette année 2019.

 

L'activité principale de Chorus Pro, la dématérialisation des factures :

Première donnée marquante, le nombre de factures sur Chorus Pro a connu une nette augmentation entre 2018 et 2019 : on constate un passage de 27 418 436 factures émises en 2018 à 45 616 095 factures émises en 2019.

 

nombre de factures entre 2018 et 2019

 

Ceci s'explique notamment par la bonne adhésion à Chorus Pro des Grandes Entreprises et des Entreprises de Taille Intermédiaire, ainsi que l’arrivée massive des PME sur Chorus Pro et une bonne anticipation des micro entreprises.

A titre d’exemple, pour les services de l’État, le taux de dématérialisation s'établit à 67 % :

  • 91 % pour les Grandes Entreprises
  • 84 % pour les Entreprises de Taille Intermédiaire
  • 54 % pour les Petites, Moyennes, et Très Petites Entreprises

 

Les factures marchés de travaux ont connu une augmentation très impressionnante, avec plus de 400 000 factures envoyées, soit 7 fois plus qu'en 2018.

 

Factures marchés de travaux

 

737 739 utilisateurs sur la plateforme en 2019, soit une augmentation de 47% par rapport à 2018.

 

 

Les nouveautés 2019 de Chorus Pro

L'AIFE a été très sensible aux retours des utilisateurs de Chorus Pro. Ainsi, tout au long de l'année, la plateforme a connu des évolutions, telles que la refonte de la charte graphique, la simplification du dépôt des factures et de nouvelles fonctionnalités destinées aux gestionnaires de structures (duplication des droits d'un utilisateur et rattachement d'un utilisateur à plusieurs structures).

En outre, afin d'améliorer l'assistance aux utilisateurs, ClaudIA l’assistance virtuelle, a été dotée de nouvelles fonctionnalités et d’une meilleure ergonomie. Elle a ainsi pu répondre à 80% des demandes des utilisateurs en 2019, ce qui représente 679 675 sollicitations. Les opérateurs du support technique, qui traitent quant à eux 20% des demandes restantes, ont pris en charge 177 572 sollicitations.

Capture d'écran illustrant une conversation avec ClaudIA

 

L'AIFE à la rencontre des utilisateurs

Les experts AIFE animent des ateliers de présentation de Chorus Pro dédiés au secteur public et au secteur privé en fonction de vos besoins.

2019 a été une année riche en déplacement :

  • Environ 40 ateliers en présentiel
  • Près de 2200 personnes rencontrées.

carte tour france

 

Une offre d’accompagnement gratuite et variée s’adaptant à tous les publics

L’AIFE accompagne gratuitement les entreprises et les entités publiques dans leur utilisation de Chorus Pro.
L’AIFE propose 3 types d’accompagnement :

1. Un accompagnement à travers nos formations gratuites en ligne (webinaires)

87 sessions de formations en ligne (webinaires) avec nos experts ont pu permettre à 6 944 participants d'utiliser Chorus Pro et l'ensemble de ses fonctionnalités.

participants sessions

 

 

2. Un accompagnement via des classes virtuelles

En 2019, l’AIFE a mis en place des classes virtuelles afin d’accompagner, en groupes restreints, des utilisateurs aux besoins spécifiques.

601 personnes se sont inscrites à l’une ou à plusieurs de nos 96 classes virtuelles réparties en deux parcours :

  • Dépôt des factures en format PDF directement sur le portail
  • Dépôt de factures dans le cadre des marchés de travaux (fournisseurs titulaires de marchés ou maîtrises d’œuvre)

 

Ce type d’accompagnement a particulièrement profité aux PME et aux micro entreprises.

Participants aux classes virtuelles par typologie d'entreprises

 

3. Un accompagnement individualisé pour bénéficier d’un suivi ciblé

Un total de 59 entreprises et entités publiques ont pu bénéficier d’un accompagnement individualisé et personnalisé s’adaptant à leurs problématiques et à leurs besoins particuliers.

 

 

 

Mode d'emploi pour les micro entreprises

Facturation électronique : Mode d'emploi pour les micro entreprises

Le portail Chorus Pro répond à l'obligation de dématérialisation des factures à destination des clients publics. La mise en œuvre de cette obligation est progressive.

 

Calendrier de l'obligation de dématérialisation

 

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises sont soumises à cette obligation. 

Chorus Pro est la solution mutualisée,  permettant le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques.

Cet outil gratuit est le seul reconnu par la règlementation pour la transmission des factures dématérialisées.

Le service est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Il est accessible à partir des systèmes d'exploitation Windows 8 et supérieur, Mac OS (X 10.3 et supérieur), Android ou Linux.

Afin de vous aider dans la prise en main et l'utilisation de Chorus Pro, des formations en ligne gratuites (webinaires) vous sont proposées :

 

Retrouvez l'ensemble des formations en ligne en cliquant ici.

En complément de ces formations en ligne, retrouvez également les fiches pratiques et tutoriels disponibles sur la Communauté Chorus Pro.

Quelques conseils pour utiliser Chorus Pro...

S'inscrire sur le Portail ne prend que quelques minutes. Avant de vous inscrire, veuillez vérifier que vous disposez bien des informations suivantes :

  • N° SIRET de votre entreprise
  • Votre adresse courriel, qui vous servira à vous connecter
  • L'adresse postale de votre entreprise

 

Une fois ces informations en votre possession, vous êtes prêt à commencer votre inscription en vous rendant sur le portail Chorus Pro et en cliquant sur la rubrique "Créer votre compte".

Vous pouvez retrouver l'aide pour la création de votre compte sous forme de fiche pratique en cliquant ici et sous forme de tutoriel en cliquant ici.

Trois grands modes d'émission de factures sont disponibles sur Chorus Pro : Portail, EDI et API.

Le mode Portail consiste à déposer ou saisir vos factures directement sur le Portail Chorus Pro.

Il existe des tutoriels et fiches pratiques sur les modalités de dépôt ou de saisie des factures en mode Portail sur le site de la Communauté Chorus Pro.

Dépôt de factures :

Saisie de factures :

 

Il existe deux autres modes d'émission vous permettant également d'envoyer vos factures de façon dématérialisée : le mode EDI ou le mode API.
Ces deux modes permettent d'automatiser l'émission de factures. Pour ce faire, il vous faudra faire appel à un opérateur de dématérialisation.

Chorus Pro vous permet de prendre connaissance de l'état du traitement de vos factures en temps réel. Cette traçabilité est permise par l'affichage de statuts pour chaque facture émise.

Ces statuts sont mis à jour par le destinataire au fil du traitement des factures reçues via l'onglet Tableau de bord. L'onglet Synthèse vous permet de voir les factures qui sont à traiter, elles nécessitent une action de votre part.

Pour connaître en détail les statuts de suivi du traitement d'une facture, cliquez ici.

Vous rencontrez encore des difficultés dans l'utilisation de Chorus Pro ? On vous explique quelles solutions s'offrent à vous !

  • Contacter l'assistante virtuelle ClaudIA :

    ClaudIA,
    votre assistante virtuelle, peut répondre à vos questions liées à l’utilisation de Chorus Pro 24h/24. Elle peut également vous aider dans les difficultés rencontrées. Vous pouvez retrouver la fiche pratique « Faire appel à l’assistance Chorus Pro » ici.

 

  • Être mis en relation avec un agent :

    Les opérateurs Chorus Pro
    vous répondent par échange de messages instantanés (Live Chat) sur la tranche horaire 8h30 – 18h30. Il suffit de demander à ClaudIA.

 

Bénéficiez d'un accompagnement personnalisé, sous forme de classes virtuelles en petit groupe.

Ces accompagnements se découpent en 2 séances d'1h30 durant lesquelles vous pourrez interagir directement avec les participants et les experts de Chorus Pro.

Pour vous y inscrire, cliquez ici.

 

 

Retrouvez l'ensemble de nos tutoriels en cliquant ici

Retrouvez l'ensemble de nos fiches pratiques en cliquant ici

Retrouvez notre kit de communication à destination des micro entreprises en cliquant ici

Les formations en ligne

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les webinaires du 05 décembre et 19 décembre dédiés aux fournisseurs vous montreront comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Les webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Les webinaires exceptionnels du 09 décembre et 12 décembre dédiés aux entités publiques vous proposeront de vous préparer à la dernière vague de déploiement de Chorus Pro à travers le programme suivant :

  • Rappel de l'utilisation de Chorus Pro (se connecter, gestion de l'entité et des utilisateurs, factures de travaux, émettre des factures vers une autre entité publique)
  • Comment aider les fournisseurs à utiliser Chorus Pro ?

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations gratuites en ligne sur la Communauté Chorus Pro.

La parole aux utilisateurs

La société AU DIAPASON est dirigée par M.Nguyen, micro-entrepreneur dans le domaine de la musique. Spécialisé dans l'organisation et la mise en place d'animations musicales dans les maisons de retraite et résidences séniors, une partie de son activité concerne le secteur public, dont le CASVP (Centre d'Action Sociale de la Ville de Paris).

 

  • Comment avez-vous découvert Chorus Pro et qu'est ce qui vous a poussé à anticiper l'obligation de dématérialisation ?

J'ai découvert Chorus Pro via les informations envoyées par mail par le Service Facturier auquel j'envoie mes factures papier. Ce qui m'a poussé à anticiper l'utilisation de Chorus Pro est l'obligation de dématérialiser mes factures à compter du 1er janvier 2020, et m'assurer que je serai prêt pour cette date.

 

  • Quel mode de dépôt utilisez-vous et qu'est-ce qui vous a aidé à vous approprier Chorus Pro ?

Le mode de dépôt privilégié est le mode portail (dépôt de facture au format PDF). Je me suis approprié Chorus Pro en me documentant sur internet via la Communauté Chorus Pro et surtout via les deux modules d'accompagnement proposés en live et en ligne avec un expert Chorus Pro de l'AIFE, d'une durée d'environ 1h30 à chaque fois.

 

  • Quels sont les apports réels pour votre entreprise ?

Rapidité de transmission des factures, certitude que les factures soient bien reçues (contrairement au traitement postal classique avec risques de perte du courrier), suivi du traitement des factures et économie de papier, enveloppes, timbres.

 

  • Quels conseils donneriez-vous aux autres micro-entreprises qui n'utilisent pas encore Chorus Pro ?

La transmission des factures en dématérialisé sera obligatoire au 1er janvier 2020. Il est utile de s'inscrire auprès de Chorus Pro afin d'être prêt à cette date et même de pouvoir utiliser ce service dès maintenant puisqu'il est accessible sur une simple inscription et proposé gratuitement.

D'autres témoignages sont à votre disposition sur la communauté Chorus Pro en cliquant ici.

illustration de l'article guide annuaire des structures publiques

Comment lire l'annuaire des structures publiques ?

Afin de pouvoir transmettre un facture à une entité publique, un certain nombre de données doivent être obligatoirement renseignées. L’annuaire des entités publiques a été pensé en ce sens et permet aux utilisateurs Chorus Pro d’identifier ces données.

 

Un guide de lecture est à votre disposition afin d'identifier précisément les paramètres nécessaires à l'émission des factures et ce qu'ils impliquent pour l'émetteur.

guide de lecture annuaire des structures publiques

Les paramètres sont listés dans la colonne de gauche et correspondent aux données obligatoires à renseigner.

Les colonnes Oui/Non indiquent quant à elles les actions à mener du coté de l'émetteur en fonction du paramétrage de l'entité publique.

L'annuaire est consultable à tout moment sur la Communauté Chorus Pro en cliquant directement ici.

illustration MEP DUME

Acheteurs publics : récupérez automatiquement les attestations sociales et fiscales des entreprises

A partir de décembre 2019, le Service DUME propose à tous les acheteurs publics un nouvel outil pour récupérer les attestations fiscales et sociales des entreprises.

 

En effet, pour tous les candidats qui ont déjà transmis ces informations, elles sont recensées dans la base de données "API Entreprise". Grâce à cela et en un seul clic, l'acheteur peut récupérer automatiquement toutes les attestations déjà connues de l'administration (KBIS, Attestations sociales, fiscales, QUALIBAT, AGEFIPH, OPQIBI, cotisation MSA, cotisation retraite proBTP).

L'acheteur public réalise cette demande via le Service DUME mis en place sur son profil d'acheteur et récupère les attestations le lendemain.

NB : Afin d'utiliser le nouveau Service DUME, celui-ci doit être implémenté par l'éditeur.

 

Le déploiement de cette toute nouvelle fonctionnalité du Service DUME permet de franchir un nouveau pas dans la logique du "Dites-le Nous une Fois" engagée par l'administration depuis quelques années dans le but de facilité les échanges avec le secteur privé. Ce nouveau service présente deux avantages majeurs :

  • Pour les acheteurs publics : elle reste accessible après la phase de candidature. A tout instant, il est possible de récupérer les attestations à jour d'une entreprise et de s'en servir pour la mise à jour périodique des attestations des titulaires de marchés publics. Plus besoin de réclamer d'attestations à ses titulaires tous les six mois !

 

  • Pour les entreprises : lorsque l'acheteur opte pour ce service, l'entreprise n'a plus besoin de transmettre ses attestations en pièce jointe à sa réponse ou à son DUME.

 

Retrouvez la documentation DUME sur la Communauté Chorus Pro.

 

Pour un accès toujours plus simple et rapide aux marchés publics, en janvier 2019, la règlementation a simplifié la liste des pièces justificatives à fournir pour répondre à un appel d'offre (pour en savoir plus, se référer au Décret n° 2019-33 du 18 janvier 2019).

 

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