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Les formations en ligne gratuites du mois de mai

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois de mai en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les webinaires du 09 mai et du 23 mai dédiés aux fournisseurs vous montreront comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 16 mai dédié aux entités publiques se concentrera principalement sur :

  • La création et la gestion d'un compte utilisateur
  • La gestion d'une fiche structure

 

La seconde partie de la formation en ligne dédiée aux entités publiques qui aura lieu le 28 mai vous permettra de savoir comment :

  • Rechercher les factures transmises par vos fournisseurs
  • Les traiter
  • Transmettre une facture
  • Suivre le traitement des factures transmises

 

Le webinaire du 16 mai dédié aux prestataires de justice a pour objectif de présenter :

  • Les principes de fonctionnement de Chorus Pro
  • Les spécificités de l'espace "Mémoires de frais de justice"

 

Le webinaire du 15 mai dédié au DUME (Document Unique de Marché Européen), qui s'adresse en priorité aux entreprises, vous montrera comment :

  • Répondre à des consultations publiques avec le e-DUME
  • Gagner du temps dans les réponses des appels d'offres publics dématérialisés en utilisant le formulaire

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

visuel Rencontre AIFE

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre.

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…), afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur, vous trouverez l’information, cliquez ici.

Si vous souhaitez organiser une présentation Chorus Pro par un expert de l’AIFE, veuillez remplir le formulaire de demande ici.

 

Voici nos prochains rendez-vous du mois de mai :

  • Chessy le 23/05, en partenariat avec le Service Départemental d'Incendie et de Secours de Seine et Marne.
  • Évry-Courcouronnes le 23/05, en partenariat avec la Direction Départementale des Finances Publiques de l’Essonne.
  • Épinal, le 27/05, organisé par la Confédération de l'Artisanat et des Petites Entreprises du Bâtiment.
Visuel d'illsutration ajout rejet de factures

Amélioration gestion des avoirs sur factures rejetées

Afin d'améliorer l'utilisation de Chorus Pro, une évolution pour faciliter la gestion des avoirs a été apportée.

 

Son objectif est de ne plus mettre à disposition des entités publiques les avoirs liés à des factures préalablement rejetées, afin d'éviter que ces avoirs ne soient également rejetés.

Les avoirs liés aux factures rejetées ne sont donc plus considérés comme des factures à traiter :

  • Ils ne sont pas envoyés aux destinataires raccordés en EDI
  • Ils ne sont pas visibles sur le portail dans la liste des factures à traiter de l'espace "Factures reçues"
  • Ils ne sont pas restitués par les API de recherche de demandes de paiement reçues à traiter
  • Ils passent automatiquement à l'état "prise en compte par le destinataire". ce nouveau statut est transmis aux émetteurs de factures abonnés aux flux cycles de vie (FEN1200A, FEN1201A)

 

Il existe des conditions de filtre pour limiter l’envoi des avoirs :

  • L’avoir doit faire référence à une facture au statut ‘Rejetée’ dans Chorus Pro via le N° de facture d’origine.
  • L’émetteur de l’avoir doit être identique à l’émetteur de la facture rejetée
  • Le « montant HT global » de l’avoir en valeur absolue doit correspondre au « montant HT global » de la facture.

 

Retrouvez le détails de cette évolution en cliquant ici.

visuel rejet de facture

Comment traiter les factures rejetées ?

Depuis la dernière version de Chorus Pro (avril 2019), deux évolutions liées aux factures rejetées ont été mises en œuvre.

Acquittement facilité des factures rejetées et suspendues

L’écran d’acquittement des factures  qui apparaît sur le portail aux utilisateurs habilités n’est plus bloquant pour poursuivre les traitements. Toutefois, tant qu’il reste des factures à acquitter, il apparaît à la connexion suivante.

D’autre part, cet écran affiche de nouveaux champs qui permettent d’avoir une meilleure compréhension sur la facture rejetée.

Les champs ajoutés sont les suivants :

  • Désignation SIRET destinataire
  • Libellé service destinataire
  • Montant TTC
  • Mél contact utilisateur à l’origine du rejet ou de la suspension
  • Coche ‘Acquitté’

 

Traitement des factures rejetées

Comment traiter les factures rejetées ?

Il est possible pour les émetteurs de factures, via le portail ou via API de traiter les factures rejetées. De ce fait, elles disparaissent de l’espace ‘factures à traiter’. La liste de travail est ainsi nettoyée des factures sur lesquelles il n’y  a plus d’action à réaliser.

Dans les écrans de synthèse des espaces ‘Factures émises’ et ‘Factures de travaux’, il est ajouté une coche ‘traitée’. Celle-ci n’est accessible que pour les factures au statut ‘Rejeté’. Il est possible de traiter une facture unitairement ou sur une sélection de factures.

 

Comment afficher les factures rejetées traitées ou non ?

Dans les écrans de recherche des espaces ‘Factures de travaux’ et Factures émises’, au niveau des critères avancés, deux nouveaux champs sont proposés :

  • Afficher les factures rejetées déjà traitées : il est possible de rechercher toutes les factures qui ont été traitées (via l'onglet de synthèse - factures à traiter)
  • Afficher les factures rejetées non traitées : Recherche des factures

 

Comment connaître l’utilisateur qui a traité la facture rejetée ?

Dans le suivi des actions de l’utilisateur ‘Consultation facture’ > ‘Suivi de traitement’, il est tracé l’utilisateur qui a traité la facture.

 

La documentation détaillée de cette évolution est accessible en cliquant ici.

visuel prestataires de frais de justice

Des tutoriels pour les prestataires de frais de justice

Vous êtes intervenu suite à une prescription d’un magistrat ou sous son contrôle, dans le cadre d’une procédure judiciaire ?

Vous souhaitez maintenant demander le paiement de votre mémoire de frais de justice?

C'est désormais possible en 6 minutes en suivant nos tutoriels en ligne.

 

En plus de ceux déjà présents sur les chaînes Dailymotion et Youtube de l'AIFE, deux nouvelles vidéos sont spécialement mises à disposition des prestataires de frais de justice :

 

Comment saisir un mémoire de frais de justice sur Chorus Pro ?

Retrouvez directement notre tutoriel sur Dailymotion en cliquant ici ou sur Youtube en cliquant ici.

 

Comment saisir une sollicitation dans le cadre des mémoires de frais de justice ?

Retrouvez directement notre tutoriel sur Dailymotion en cliquant ici ou sur Youtube en cliquant ici.

 

 

 

Visuel RGPD

Chorus Pro et la règlementation RGPD

Chorus Pro évolue constamment, et toujours dans le sens de l'utilisateur.
C'est pourquoi il est question aujourd'hui de RGPD et de son application concrète.

Le Règlement Général pour la Protection des Données est un texte de l'Union Européenne qui constitue la référence en matière de protection des données à caractère personnel. En d'autres termes, ce règlement renforce et unifie la protection des données pour les individus membres de l'Union Européenne.

 

C'est dans ce sens que nous appliquons ce règlement à Chorus Pro, en mettant en place une solution de consentement de l'utilisateur quant à l'utilisation de ses données personnelles.

  • Une case à cocher a été ajoutée à l'écran d'inscription de l'utilisateur à Chorus

Cocher cette case permet à l'utilisateur d'accepter ou refuser qu'un certain nombre d'informations (nom, prénom et adresse mail) soient utilisées par le Ministère de l'Action et Comptes publics dans le cadre d'enquêtes de satisfaction.

écran d'inscription mode déconnecté

 

  • L'utilisateur peut, à tout moment, exercer son droit de retrait en décochant cette option sur l'écran de modification de son espace "Mon compte".

A noter que cette modification n'est possible que si l'utilisateur courant  est l'utilisateur titulaire du compte à modifier.

écran mon compte

 

Les formations en ligne gratuites du mois d'avril

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois d'avril en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les webinaires du 4 avril et du 25 avril dédiés aux fournisseurs vous montreront comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 15 avril expliquera comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre.

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…), afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur, vous trouverez l’information, cliquez ici.

Si vous souhaitez organiser une présentation Chorus Pro par un expert de l’AIFE, veuillez remplir le formulaire de demande ici.

 

Voici nos prochains rendez-vous du mois d'avril :

  • Toulouse le 04/04, en partenariat avec la Fédération du Bâtiment et des Travaux Publics de la Haute Garonne
  • Dammarie-les-Lys 18/04, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment Ile-de-France Est
Réunion en régie publicataire

Chorus Pro et les régies publicitaires

En tant que mandataires des annonceurs au sein d'un marché de l’espace publicitaire, les agences médias héritent de l’obligation de réception des factures dématérialisées à laquelle est soumis les annonceurs publics.

Elles doivent donc être en capacité de recevoir via Chorus Pro les factures émises par les différentes régies publicitaires.

Vous trouverez ci-après les informations à retenir ainsi que les modes opératoires  à mettre en place pour la réception de ces factures.

 

Les acteurs du processus

  • L’Annonceur (entité publique) qui est à l’origine de la campagne de communication et qui en est le donneur d’ordre
  • L’Agence Média (entité privée) qui a pour mission de conseiller l’annonceur sur sa stratégie publicitaire et qui est souvent mandatée auprès de la Régie Publicitaire pour opérer l’achat d’espace pour le compte de l’Annonceur.
  • La Régie Publicitaire (entité privée) qui commercialise les espaces publicitaires des supports qu’elle a en régie.

 

La solution mise en place dans Chorus Pro

A la demande de l’association  de l’interprofession publicitaire EdiPub, une expérimentation sur la transmission des factures des supports média vers l’annonceur public  a été menée sur l’année 2018 via Chorus Pro.

La solution testée et validée pendant cette expérimentation consiste à permettre à un gestionnaire de l’Agence Média  d’accéder à Chorus Pro via un service dédié à la réception des factures. Ce service doit être  créé au sein d’un SIRET de l’annonceur, selon 2 modalités possibles :

  • un seul SIRET de réception pour tout type de facture avec création de services pour les agences média (1 service par agence, cf. nomenclature GLN en annexe des modes opératoires)

 

Processus d'échange siret unique/service dédié aux factures de régie

 

  • un SIRET dédié aux factures de la régie avec création de services pour les agences média (1 service par agence, cf. nomenclature GLN en annexe des modes opératoires)

NB : les ministères et services de l’Etat utiliseront uniquement cette deuxième modalité.

Processus d'échange siret unique/service dédié aux factures de régie

 

Dans Chorus Pro, l’utilisateur de l’agence média sera rattaché à une structure de l’annonceur public afin de pouvoir réceptionner les factures émises par la régie publicitaire.

Cette modélisation, permet de mettre en œuvre l’obligation légale et maintenir l’étanchéité de périmètre entre toutes les factures reçues.

Les factures reçues pour une entité publique et les factures reçues dans le cadre d’un marché publicitaire – qui doivent être gérées uniquement par les utilisateurs de la régie publicitaire.

Les bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la solution :

  • Indiquer, dès l’attestation de mandat, les informations nécessaires à la facturation via Chorus Pro : SIRET, code service, numéro d’engagement (commande)
  • Modifier les libellés des SIRET dédiés à la réception exclusive des factures de régie afin d’éviter la transmission par d’autres fournisseur sur ce SIRET. Vous pouvez utiliser par exemple : « Réservé aux marchés de régie publicitaire ([Annonceur])»
  • Créer les services en respectant la nomenclature proposée: chaque agence à son propre code, il sera identique au sein de chaque structure annonceur. Cette nomenclature peut également être utilisée pour ajouter des règles d’exclusion dans le système de gestion des entités publiques, raccordée en EDI ou API. En effet, dans la mesure où ces factures seront gérées et payées par l’agence média, elles ne doivent pas arriver dans le SI de l’annonceur.

 

La documentation disponible 

Afin de faciliter la mise en œuvre de la réception des factures de régie publicitaire, vous trouverez sur la Communauté Chorus Pro :

  • Le mode opératoire pour le traitement des factures en régie lorsque l’annonceur est une entité publique relevant du périmètre État
  • Le mode opératoire pour le traitement des factures en régie lorsque l’annonceur est une entité publique relevant du périmètre hors État (collectivités, établissements publics…)
  • Les spécifications externes de Chorus Pro mises à jour
  • Un modèle d’attestation de mandat est inséré dans chaque mode opératoire.
Les évolutions Chorus Pro

Gestion des évolutions de Chorus Pro – Finalisation du troisième cycle

Le troisième cycle des évolutions a été finalisé lors de l’IPM du 13 mars 2019.  Des axes d’améliorations ont  été proposés. Dans ce cadre, le processus de gouvernance des évolutions a été revu selon le principe suivant :

Le cycle des évolutions Chorus PRO devient un processus continu sur l’année.

In fine, l’Instance de Pilotage Mutualisé (IPM) se tient pour définir quelles seront les évolutions mises en œuvre dans les livraisons à venir.

 

Les ateliers thématiques retenus pour le cycle 2019/2020 sont :

  • Facture de travaux
  • Flux entrants et flux pivot

 

Les évolutions actées dans le troisième cycle

 

Espace engagement :

Un espace engagement est aujourd'hui disponible dans Chorus Pro pour permettre aux fournisseurs de consulter les engagements juridiques émis par les services de l'Etat.

 

Une étude a été réalisée pour étendre cet espace aux engagements des entités publiques hors état. Lors de cet IPM, il a été décidé :

  • la mise en place d’un référentiel engagement ouvert à toutes les structures publiques
  • la création d’API pour qu’une structure publique puisse transmettre ses engagements
  • l’ouverture d’un espace ‘Engagement émis’ pour qu’une structure publique puisse consulter/créer ses engagements.
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