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Quand doit-on recycler une facture ?

 

En tant que destinataire de factures, Chorus Pro vous permet de traiter vos factures dès leur mise à disposition dans l’onglet « synthèse » de l’espace « factures reçues ».

En fonction de leur cycle de vie, les factures passent par différents statuts (à recycler, suspendue, rejetée, service fait, mandatée, etc.).

 

Lorsque le destinataire détecte qu’une facture lui a été adressée par erreur, il a la possibilité de la traiter en lui attribuant le statut « à recycler ».

L’émetteur reçoit une notification par mail. Il pourra alors, sans avoir à ressaisir la facture,  modifier les informations ci-dessous :

  • Le SIRET
  • Le code service
  • Le numéro d’engagement juridique.

 

La facture est ensuite envoyée au bon destinataire. Elle passe alors au statut « mise à disposition ».

Pour plus d’informations sur le traitement d’une facture et ses différents statuts ou sur toute autre action liée à son traitement, n’hésitez pas à consulter le guide utilisateur Traiter une facture sur la Communauté Chorus Pro à partir de l’onglet « Documentation ».

 

Les règles qui régissent les pièces jointes dans Chorus Pro

Dans chorus Pro, les pièces jointes doivent respecter des règles de nommage,;de format et de taille quel que soit le mode de dépôt.

 

  • Le nom d’une pièce jointe est limité à 50 caractères maximum. L’extension associé au nom de la pièce jointe est obligatoire et est comprise dans le décompte des 50 caractères.

 

  • Les formats de pièces jointes complémentaires acceptés sont les suivants : .BMP, .GIF, .FAX, .ODT, .PPT, .TIFF, .XLS, .BZ2, .GZ, .JPEG, .P7S, .RTF, .TXT, .XML, .CSV, .GZIP, .JPG, .PDF, .SVG, .XHTML, .XLSX, .DOC, .HTM, .ODP, .PNG, .TGZ, .XLC, .ZIP, .DOCX, .HTML, .ODS, .PPS, .TIF, .XLM, .PPTX

 

  • La taille des pièces jointes dans les dossiers déposés sur Chorus Pro dépend du type de pièce et du mode de dépôt du dossier.
    • Pour un dépôt portail ou API :
      • chaque pièce jointe unitaire ne peut excéder 10 M0,
      • le dossier de facturation (facture et pièces jointes complémentaires) ne peut excéder :
        • 120 M0 en saisie ou dépôt PDF
        • 30 M0 en dépôt de lot XML.
    • Pour un dépôt EDI, la taille limite d’un flux est de 1 Go.

Etude sur l’intégration des engagements pour toute la sphère publique

L’IPM du 8 novembre 2017 a validé le lancement d’une étude pour définir quelles seraient les modalités d’intégration des engagements de l’ensemble de la sphère publique.

À ce jour, les fournisseurs disposent d’un espace Engagements qui ne concerne que ceux émis par l’Etat. L’étude a consisté à analyser l’opportunité d’étendre cet espace ‘Engagements’ aux autres structures publiques.

Des groupes de travail se sont tenus avec les représentants des SNP, EPN et FNFE pour analyser l’existant et les besoins. Dans un deuxième temps il a été défini, en concertation, une solution cible d’intégration de ces engagements.

Il a été retenu que l’utilisation de l’espace engagement ne revêt pas un caractère obligatoire : son utilisation est laissée au choix des entités publiques avec la mise en place d’un paramétrage permettant de rendre obligatoire, ou non, la saisie d’engagement pour le dépôt d’une facture.

Le principe des échanges est défini comme suit :

 

 

Les thèmes abordés ont été les suivants :

  • Modalités de gestion du cycle de vie
  • Notion d’engagement
  • Gestion des habilitations
  • Modalités d’intégration et de modification de l’engagement
  • Contrôles liés à l’engagement lors de la facturation
  • Modes d’accès
  • Modalités de conservation des données

 

Prochaines étapes :

L’IPM du mois de mars 2019 statuera sur la mise en œuvre d’une solution mutualisée de transmission dématérialisée des engagements de la sphère publique.

Le document de synthèse, présentant le résultat de l’étude, est disponible ici.

Premier bilan du Service DUME

 

A l’occasion des six premiers mois d’existence du Service DUME, les acheteurs et éditeurs de profil d’acheteurs pilotes du projet se sont réunis pour effectuer un premier bilan  du fonctionnement de ce service permettant de produire des DUME dématérialisés.

Premier constat : le Service DUME est pleinement opérationnel. Depuis l’ouverture de la fonctionnalité le 2 avril 2018, plus de 10 000 DUME ont été produits par près de 1 500 acheteurs publics et plus de  3 000 entreprises.

Deuxième constat : une large proportion des DUME réalisés entre avril et septembre l’ont été sur l’utilitaire DUME de Chorus Pro.

Fin septembre 2018, les profils d’acheteurs suivants proposent déjà le DUME à leurs utilisateurs :

  • PLACE (profil d’acheteur des services de l’Etat),
  • Maximilien (profil d’acheteur des collectivités d’Ile de France),
  • Marchés-Publics.Info,
  • Marchés-Sécurisés.fr,
  • Achatpublic.com,
  • SPL-Xdemat.

 

Les pilotes ont identifié une série d’actions destinées à encourager et faciliter l’adoption du DUME par les entreprises.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le retour d’expérience du 26 septembre 2018, cliquez-ici pour télécharger le support.

Si vous publiez ou répondez à des offres sur ces plateformes, n’hésitez pas à y créer directement vos DUME.

Simplification de la création du compte dans Chorus Pro

La création du compte utilisateur dans Chorus Pro évolue : le nombre d’étapes a diminué et le processus s’en trouve considérablement allégé.

A partir de mi-novembre, l’utilisateur du portail pourra créer son compte en deux étapes et aura la possibilité d’émettre ses  premières factures dès l’activation de son compte.

 

 

Une fois dans la page d’accueil Chorus Pro, saisissez dans le bloc « Vous êtes nouveau sur Chorus Pro », votre adresse électronique de connexion et les éléments permettant d’identifier le type de structure à laquelle vous serez rattaché.

Vous arrivez alors sur les écrans vous permettant de compléter les éléments concernant vos informations personnelles et votre structure.

 

 

 

 

Les entités exclues de Chorus Pro

L’ordonnance précitée du 26 juin 2014 a été prise en application de la loi n° 2014-1 du 2 janvier 2014 habilitant le Gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises, qui l’autorise à prendre toute mesure permettant le développement de la facturation électronique dans les relations de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs avec leurs fournisseurs par l’institution d’une obligation de transmission dématérialisée des factures, entrant en vigueur de façon progressive pour tenir compte de la taille des entreprises concernées et de leur capacité à remplir cette obligation.

 

Sont en revanche exclus de cette obligation de réception (liste non exhaustive) :

 

  •  les collectivités d’outre-mer (à savoir Saint-Martin, la Polynésie-française, Wallis-et-Futuna, la Nouvelle-Calédonie et les Terres australes antarctiques françaises) à l’exception de Saint-Pierre-et-Miquelon et Saint-Barthélémy ;
  •  les groupements d’intérêt public (GIP) nationaux et locaux ;
  • les autorités publiques indépendantes (API) ;
  • les groupements de coopération sanitaire de droit public (GCS) ;
  • les autres formes de coopération dans le domaine sanitaire :
    • syndicat inter hospitalier,
    • communauté hospitalière de territoire,
    • groupement hospitalier de territoire ;
  • les groupements de coopération sociale et médico-sociale (GCSMS) ;
  • les associations syndicales autorisées ;
  • les associations foncières rurales ;
  • les sociétés d’économie mixte.

 

L’obligation de recevoir les factures sous forme dématérialisée est toutefois applicable à toutes entités publiques ou privées (par exemple, aux sociétés d’économie mixte, groupements de coopération sanitaire ou groupements d’intérêt public, ainsi qu’aux sociétés publiques locales et à toutes sociétés privées) lorsqu’elles agissent au nom et pour le compte de l’État, d’une collectivité territoriale ou d’un de leurs établissements publics respectifs, dans le cadre d’un mandat.

 

Source : DGFiP

Webinaires du mois de novembre

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois de novembre en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les webinaires du 8 novembre et du 22 novembre dédiés aux entités publiques aborderont les thèmes suivants :

  • Créer une fiche structure
  • Gérer son compte utilisateur
  • Paramétrer ses informations et accès

 

Les webinaires du 6 novembre et 20 novembre dédiés aux prestataires de justice a pour objectif de présenter :

  • Les principes de fonctionnement de Chorus Pro
  • Les spécificités de l’espace « Mémoires de frais de justice »

 

Le webinaire du 29 novembre dédié aux fournisseurs vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 15 novembre explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Retrouvez l’ensemble des webinaires sur la Communauté Chorus Pro.

Les rencontres de l’AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE)  se déplace pour y répondre.

 

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…), afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur, vous trouverez l’information, cliquez ici.

Si vous souhaitez organiser une présentation Chorus Pro par un expert de l’AIFE, veuillez remplir le formulaire de demande ici.

 

Voici nos prochains rendez-vous du mois de novembre :

 

  • Présentations sur les marchés de travaux
    • Plérin le 06/11, en partenariat avec la Fédération du BTP Côtes-d’Armor
    • Chartres le 13/11, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment Eure et Loir
    • Montpellier le 19/11, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment Hérault
    • Rennes le 20/11, en partenariat avec la Fédération Française du Bâtiment Bretagne
    • Pau  le 29/11 en partenariat avec la Fédération du BTP Pyrénées-Atlantiques

 

  • Réunions d’information/Ateliers
    • Courbevoie le 15/11 en partenariat avec le Syndicat National de l’Industrie des Technologies Médicales (SNITEM)
    • Paris le 16/11 en partenariat avec le MEDEF Paris
    • Paris le 20/11, en partenariat avec GS1 France
    • Dammarie-les-Lys le 22/11, en partenariat le département Seine et Marne, la FNTP et Maximilien
    • Paris le 26/11, en partenariat avec la Chambre de Commerce et d’Industrie de Paris

 

Actions d’accompagnement mises en œuvre depuis janvier 2018

La facturation électronique concerne tous les interlocuteurs de la sphère publique, aussi bien les fournisseurs que les entités publiques.

Au regard de ces échéances et de leur impact important, l’agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE) intervient au plus proche des utilisateurs pour les aider à prendre en main et utiliser le portail unique de la facturation électronique : Chorus Pro.

 

En 2018, plusieurs chantiers ont été investis :

La documentation

Le site Communauté Chorus Pro a été revu afin de :

  • Simplifier l’accès à la documentation :
    • Accès par fonctionnalité (facturation électronique, DUME, professions agricoles et frais de justice)
    • Accès par profil (émetteur, destinataire)
  • Retravailler les pages publiées avec pour objectif l’amélioration des contenus

 

Les formations en ligne (webinaires)

L’AIFE a étoffé l’offre de formation en ligne proposée aux utilisateurs.

Toujours plus de webinaires sont animés mensuellement pour vous permettre de vous former gratuitement à Chorus Pro. Ainsi le nombre de participants aux webinaires a augmenté de 16% entre 2017 et 2018 :

 

Ainsi, 8437 personnes ont pu être formées à Chorus Pro via les webinaires depuis le début ce début d’année.

 

Les actions « AIFE à la rencontre des utilisateurs »

En plus des formations en ligne, l’AIFE intervient également au plus près des utilisateurs en délivrant une information personnalisée.

A ce jour, 25 rencontres ont pu être réalisées :

 

 

 

Ces rencontres sont organisées en partenariat avec des organismes et des fédérations professionnelles sur tout le territoire.

Si vous souhaitez organiser une manifestation de ce type, nous vous invitons à formuler votre demande directement ici

 

Une API simple et gratuite pour vous aider dans la publication de vos données essentielles de marchés publics

A compter du 1er octobre 2018, dans une optique de transparence et de bonne gestion des deniers publics,  les données essentielles de chaque nouveau marché d’un marché supérieur à 25 000 € ou de chaque contrat de concession d’un montant supérieur à 25 000 € doivent être publiées en ligne par le profil d’acheteur sur lequel ledit contrat a été conclu.

Afin d’aider les entités publiques à remplir cette obligation, l’AIFE met à disposition de tout profil d’acheteur qui en fait la demande une solution simple et gratuite pour publier ses données essentielles et les transmettre à data.gouv.fr. Cette solution convient à tous les types d’acheteurs publics, et notamment ceux qui n’utilisent pas le PES marchés.

 

Comment procéder pour bénéficier de notre solution ?

Pour utiliser notre solution, il suffit au profil d’acheteur, à la gestion financière ou au SI achat utilisé par l’entité publique de se raccorder aux API du Service DUME de Chorus Pro et de valoriser nos quatre opérations « Données Essentielles » en tant que de besoin. Nos appels API permettent aussi bien de déclarer de nouveaux marchés que de mettre à jour en cours de contrat les données de marchés déjà déclarées.

 

Plusieurs éditeurs de profils d’acheteurs de premier plan sont déjà raccordés et travaillent actuellement à la mise en œuvre de cette API Données Essentielles. C’est notamment le cas d’Atline, d’Achat Public, d’AWS et d’ATEXO.

 

Si votre éditeur n’a pas encore mis en œuvre notre solution, n’hésitez pas à l’orienter vers nos pages de documentation dédiée sur la Communauté Chorus Pro pour qu’il puisse en bénéficier : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/donnees-essentielles/

Tous les éléments nécessaires à la mise en œuvre de notre solution y sont précisés et nos équipes se tiennent à la disposition des éditeurs pour les assister dans la mise en œuvre de la solution.

 

Les API Données Essentielles du Service DUME ont été développées en partenariat avec la Direction des affaires juridiques des ministères financiers.

 

Pour en savoir plus sur la publication des Données Essentielles consultez la Communauté Chorus Pro ainsi que la page dédiée sur le site de la DAJ :

 

Pour tout savoir sur l’actualité juridique de la commande publique consultez le site de la DAJ et les « Guides Très Pratiques de la Dématérialisation » : https://www.economie.gouv.fr/daj/commande-publique

 

Un bon réflexe pour éviter toute désinformation !

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