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Les formations en ligne

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous en cliquant sur l’un des liens suivants :

Les webinaires dédiés aux fournisseurs auront lieu :

Il vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Les webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 2 avril dédié aux mémoires de frais de justice vous permettra de savoir comment:

  • Saisir vos mémoires de frais de justice
  • Faire le suivi de ces mémoires

 

Le webinaire du 6 avril dédié aux entités publiques se concentrera principalement sur :

  • La création et la gestion d'un compte utilisateur
  • La gestion d'une fiche structure

 

La seconde partie de la formation en ligne dédiée aux entités publiques qui aura lieu le 20 avril vous permettra de savoir comment :

  • Rechercher les factures transmises par vos fournisseurs
  • Les traiter
  • Transmettre une facture
  • Suivre le traitement des factures transmises

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

Image article régies publicitaires

Les régies publicitaires et Chorus Pro : mode d'emploi

En tant que mandataires des annonceurs au sein d'un marché de l’espace publicitaire, les agences médias héritent de l’obligation de réception des factures dématérialisées à laquelle est soumis les annonceurs publics.

Elles doivent donc être en capacité de recevoir via Chorus Pro les factures émises par les différentes régies publicitaires.

Vous trouverez ci-après les informations à retenir ainsi que les modes opératoires  à mettre en place pour la réception de ces factures.

 

Les acteurs du processus

  • L’Annonceur (entité publique) qui est à l’origine de la campagne de communication et qui en est le donneur d’ordre
  • L’Agence Média (entité privée) qui a pour mission de conseiller l’annonceur sur sa stratégie publicitaire et qui est souvent mandatée auprès de la Régie Publicitaire pour opérer l’achat d’espace pour le compte de l’Annonceur.
  • La Régie Publicitaire (entité privée) qui commercialise les espaces publicitaires des supports qu’elle a en régie.

 

La solution mise en place dans Chorus Pro

A la demande de l’association  de l’interprofession publicitaire EdiPub, une expérimentation sur la transmission des factures des supports média vers l’annonceur public a été menée sur l’année 2018 via Chorus Pro.

La solution testée et validée pendant cette expérimentation consiste à permettre à un gestionnaire de l’Agence Média  d’accéder à Chorus Pro via un service dédié à la réception des factures. Ce service doit être  créé au sein d’un SIRET de l’annonceur, selon 2 modalités possibles :

  • Un seul SIRET de réception pour tout type de facture avec création de services pour les agences média (1 service par agence, cf. nomenclature GLN en annexe des modes opératoires)

 

Processus d'échange siret unique/service dédié aux factures de régie

 

  • Un SIRET dédié aux factures de la régie avec création de services pour les agences média (1 service par agence, cf. nomenclature GLN en annexe des modes opératoires)

NB : les ministères et services de l’Etat utiliseront uniquement cette deuxième modalité.

Processus d'échange siret unique/service dédié aux factures de régie

 

Dans Chorus Pro, l’utilisateur de l’agence média sera rattaché à une structure de l’annonceur public afin de pouvoir réceptionner les factures émises par la régie publicitaire.

Cette modélisation, permet de mettre en œuvre l’obligation légale et maintenir l’étanchéité de périmètre entre toutes les factures reçues.

Les factures reçues pour une entité publique et les factures reçues dans le cadre d’un marché publicitaire – qui doivent être gérées uniquement par les utilisateurs de la régie publicitaire.

Les bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la solution : Les acteurs du processus

  • Indiquer, dès l’attestation de mandat, les informations nécessaires à la facturation via Chorus Pro : SIRET, code service, numéro d’engagement (commande)
  • Modifier les libellés des SIRET dédiés à la réception exclusive des factures de régie afin d’éviter la transmission par d’autres fournisseur sur ce SIRET. Vous pouvez utiliser par exemple : « Réservé aux marchés de régie publicitaire ([Annonceur])»
  • Créer les services en respectant la nomenclature proposée: chaque agence à son propre code, il sera identique au sein de chaque structure annonceur. Cette nomenclature peut également être utilisée pour ajouter des règles d’exclusion dans le système de gestion des entités publiques, raccordée en EDI ou API. En effet, dans la mesure où ces factures seront gérées et payées par l’agence média, elles ne doivent pas arriver dans le SI de l’annonceur.

 

La documentation disponible 

Afin de faciliter la mise en œuvre de la réception des factures de régie publicitaire, vous trouverez sur la Communauté Chorus Pro :

  • Le mode opératoire pour le traitement des factures en régie lorsque l’annonceur est une entité publique relevant du périmètre État
  • Le mode opératoire pour le traitement des factures en régie lorsque l’annonceur est une entité publique relevant du périmètre hors État (collectivités, établissements publics…)
  • Les spécifications externes de Chorus Pro mises à jour
  • Un modèle d’attestation de mandat est inséré dans chaque mode opératoire.
Illustration article nouvelle feuille de style

Nouvelle feuille de style générique

Dans le cadre d’une transmission de factures sous forme de flux structurés factures (E1), Chorus Pro génère les factures, depuis les données XML transmises, au format PDF à partir d’une feuille de style générique.

Cette feuille de style a été améliorée afin d’être plus fidèle à la charte graphique de Chorus Pro. Ainsi, la feuille de style est à présent colorée avec plus de contraste, ce qui permet une meilleure lisibilité de la facture. Des adaptations fonctionnelles (site de livraison, date de livraison) ont également été apportées.

Feuille de style avant / après

Illustration article nouveautés utilisateur technique

Nouveautés liées au compte technique (Chorus Pro en mode API)

Afin de faciliter la gestion du compte technique et de clarifier les rôles de chaque utilisateur, plusieurs améliorations ont été mises en place :

 

1. Attribution d’une adresse de contact propre au compte technique

Par défaut à la création d’un compte technique, l’adresse de contact du compte technique est celle du gestionnaire principal. Il est à présent possible pour le gestionnaire principal d’attribuer une adresse de contact propre au compte technique ou de la modifier.

L’adresse de contact du compte technique est ainsi prise en compte dans le suivi des traitements lorsque les actions sont faites au travers d’API.

Capture d'écran compte technique adresse dédiée

 

2. Mise en place d’un bloc dédié au compte technique

Afin de distinguer le compte technique des autres utilisateurs, un bloc dédié au compte technique a été créé. Les données liées au compte technique ne sont donc plus dans le bloc « utilisateurs rattachés à la structure » mais dans ce nouveau bloc « compte technique » dans « activités du gestionnaire ».

Depuis ce bloc, le gestionnaire principal peut :

  • Créer un compte technique
  • Réinitialiser le mot de passe associé au compte technique
  • Activer / désactiver le compte technique
  • Modifier l’adresse de contact associée au compte technique

 

3. Possibilité de désactiver le compte technique

Depuis ce nouveau bloc, le gestionnaire principal a la possibilité de désactiver le compte technique si sa structure est inactive ou si elle n'utilise plus les API.

Le gestionnaire principal ne recevra donc plus les notifications pour signaler l’expiration de mot de passe du compte technique et les appels API seront bloqués pour les comptes techniques inactifs.

Illustration article expérimentation inter-entreprises

Facturation électronique inter-entreprises

L’échange de factures dématérialisées par Chorus Pro est obligatoire en France depuis le 1er janvier dernier pour toutes les entreprises travaillant avec des clients publics (Etats, collectivités, établissements publics).

La Loi de Finances 2020 prévoit une extension de cette obligation à l’ensemble des échanges de factures entre entreprises privées. Sa mise en œuvre aura lieu au plus tôt le 1er janvier 2023 et au plus tard le 1er Janvier 2025, selon un calendrier et des modalités restant encore à définir.

 

A ce titre, l'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) et la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) ont officiellement lancé le 17 janvier 2020 l'expérimentation de la facturation électronique inter-entreprises qui se déroulera jusqu'en juin prochain. Cette expérimentation a pour objectif de tester la réception des factures par les entreprises privées via la plateforme de dématérialisation Chorus Pro.

 

Sur le plan opérationnel, l’utilisation de Chorus Pro pour la réception des factures par des entités du secteur privé va permettre aux entreprises participantes d’effectuer les échanges de factures sur une plateforme déjà opérationnelle depuis 3 ans.

Plus de 50 entreprises participent déjà à l’expérimentation. Elles sont représentatives de l’ensemble des secteurs et des types d’entreprises (des microentreprises jusqu’aux grands groupes) constitutifs de l’écosystème économique français.

 

Au-delà de l’utilisation des fonctionnalités actuelles de Chorus PRO, l’expérimentation sera l’occasion pour les participants d’exprimer leurs besoins en termes de fonctionnalités nouvelles ou évolutions ainsi que les difficultés rencontrées, et ce bien en amont de la mise en œuvre de l’obligation.

A cet effet, trois ateliers de retour d’expérience  sont d’ores et déjà programmés afin de tirer les enseignements de l’expérimentation, et de réfléchir collectivement aux modalités et conditions de mise en œuvre de l’obligation.

 

L’ensemble des éléments qui ressortiront de cette expérimentation permettront de contribuer au rapport qui sera remis au Parlement en septembre 2020.

Ecran d'accueil Chorus Pro avec fenêtre ClaudIA ouverte

ClaudIA : nouvelles fonctionnalités !

L’offre proposée aux utilisateurs via l’assistante conversationnelle ClaudIA s’élargit !

Deux nouvelles fonctionnalités ont été mises en place afin d’offrir des informations plus complètes et plus rapides sur les factures. Pour en bénéficier, connectez-vous à Chorus Pro.

 

Capture d'écran 1 pour l'article nouvelles fonctionnalités ClaudI

 

  • La première, « le suivi d’une facture », permet d’obtenir une information sur le statut de la facture déposée dans Chorus Pro en lien, le cas échéant, avec l’application de gestion de mise en paiement de cette facture.
  • La seconde, « un virement reçu »,  permet d’identifier à partir d’un montant et d’une date, la facture concernée par le paiement et d’expliquer la cause de l’écart (quand le montant de celle-ci  est différent de celui de la facture).

 

Capture d'écran 2 pour l'article nouvelles fonctionnalités ClaudIA

 

Le suivi d’une facture permet d’obtenir une information sur le traitement de la facture déposée dans Chorus Pro quel que soit son statut.

Il s’applique à tous les types de factures : factures, factures de travaux, mémoires de frais de justice et demande de remboursement des taxes sur les carburants non routiers par les agriculteurs

Capture d'écran 4 pour l'article nouvelles fonctionnalités ClaudIA

 

A titre d'illustration :

Capture d'écran Claudia_facture payée et rejetée

La fonctionnalité « virement reçu » permet de restituer une facture à partir du montant d’un virement reçu et de sa date.

Elle permet, le cas échéant, d’expliquer la cause d’un écart de montant entre le virement et la facture identifiée, par exemple pour les récupérations d’avance, les retenus de garanties, ou les cessions.

De même, dans certains cas, ClaudIA pourra restituer une information sur un virement sans facture préalable comme par exemple pour les intérêts moratoires et les paiements d’avances.

Capture d'écran 6 pour l'article nouvelles fonctionnalités ClaudIA

 

Une fois la facture identifiée, ClaudIA restitue les informations nécessaires à la compréhension du montant du virement notamment dans le cas ou celui-ci est différent de celui de la facture.

 

A titre d'illustration :

Capture d'écran 7 pour l'article nouvelles fonctionnalités ClaudIA


D’où proviennent les informations ?

Le statut et les informations associées sont issus en premier lieu de Chorus Pro et complétés par les informations des applications de gestion si elles sont raccordées aux API.

A ce stade, seule l'application  Chorus Cœur, gérant les factures des services de l’État, est raccordée à ces API. Elles pourront être ouvertes, à terme, sur celles des collectivités locales et des établissements publics.

rencontres aife

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) se déplace pour y répondre.

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…).
Afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur.

Voici nos prochains rendez-vous :

  • Rouen, le 05/03/2020, en partenariat avec la FFB Rouen Métropole & Territoires
  • Chartres, le 20/02/2020, en partenariat avec l'Agglomération de Chartres
  • Créteil, le 27/02/2020, en partenariat avec la DGFiP et INFOCOM’94

Les formations en ligne

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Les webinaires dédiés aux fournisseurs auront lieu :

Il vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Les webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 03 février dédié aux entités publiques se concentrera principalement sur :

  • La création et la gestion d'un compte utilisateur
  • La gestion d'une fiche structure

 

La seconde partie de la formation en ligne dédiée aux entités publiques qui aura lieu le 17 février vous permettra de savoir comment :

  • Rechercher les factures transmises par vos fournisseurs
  • Les traiter
  • Transmettre une facture
  • Suivre le traitement des factures transmises

 

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Illustration article Saisie des mémoires de frais de justice - Création des Tribunaux Judiciaires

Saisie des mémoires de frais de justice : création des Tribunaux Judiciaires

Au 01/01/2020, les Tribunaux de Grande Instance (TGI) et les Tribunaux d’Instance (TI) disparaissent. Ils fusionnent en Tribunaux Judiciaires (TJ).

 

En conséquence, depuis le 01/01/2020, vous devez sélectionner le Tribunal Judiciaire territorialement compétent, même si votre réquisition provient initialement d’un TGI ou d’un TI.

 

Exemples :

  • Réquisition du 15/11/2019 provenant de la brigade de Gendarmerie de Cahors (46) en matière pénale : sélectionner la juridiction 46 – Tribunal Judiciaire de Cahors.
  • Réquisition du 15/11/2019 provenant du juge d’instruction du Tribunal de Grande Instance de Lille (59) : sélectionner la juridiction 59 – Tribunal Judiciaire de Lille.
  • Réquisition du 03/01/2020 provenant du juge des contentieux de la protection en matière de tutelles du Tribunal Judiciaire de Mulhouse (68) : sélectionner la juridiction 68 - Tribunal Judiciaire de Mulhouse.
Illustration article Club Chorus Pro

Mise en place d’un club Chorus Pro : appel à participants !

Depuis le 1er janvier dernier, tous les fournisseurs de la sphère publique, quelle que soit leur taille, sont désormais concernés par l’obligation de facturation électronique via Chorus Pro.

Dans un objectif d’amélioration continue de la solution et d’écoute au plus près des besoins de ses utilisateurs, l’AIFE a décidé de créer un club des utilisateurs Chorus Pro, tourné prioritairement vers les entreprises fournisseurs des entités publiques.

En effet, ce club n’adresse pour l’instant, que les utilisateurs « émetteurs » de factures ainsi que tous les tiers intermédiaires (aussi bien en émission qu’en réception de factures).

 

Un club structuré en 3 collèges

Afin de représenter au mieux les besoins et les intérêts des fournisseurs utilisateurs de Chorus Pro, dans leur diversité d’utilisation, le club sera structuré autour de 3 collèges distincts :

  • Les utilisateurs émetteurs de factures vers Chorus Pro, quel que soit le moyen d’émission de ces factures (directement via le portail ou indirectement via un logiciel de gestion, en API ou en EDI)
  • Les éditeurs de logiciels et les opérateurs de dématérialisation, concernés aussi bien par l’émission des factures que par leur réception par les entités publiques
  • Les tiers intermédiaires institutionnels (experts-comptables, fédérations professionnelles…)

Au-delà de ces collèges, des Commissions thématiques permanentes ou ponctuelles seront mises en place : marchés de travaux, version mobile, création de comptes, Factur-X…. au gré notamment du cycle des évolutions de Chorus Pro.

 

Un objectif ambitieux et très concret

Ce club doit venir s’insérer et compléter le dispositif actuel de gouvernance de Chorus Pro et devenir partie prenante de l’Instance de Pilotage Mutualisé (IPM) de Chorus PRO, afin de renforcer la représentativité des fournisseurs au sein de cette structure de gouvernance. Ainsi, une voix nouvelle sera accordée à l’IPM pour chacun des 3 collèges de ce club, en sus des voix actuelles, dans le cadre notamment des votes concernant le choix des améliorations à développer par l’AIFE pour Chorus Pro.

Ce club aura aussi les objectifs « classiques » de tout club utilisateurs :

  • Devenir un réseau convivial de partage d’expériences, d’idées et de savoir-faire
  • Être une source privilégiée pour obtenir des informations de toutes natures
  • Organiser des réflexions avec l’AIFE sur des problèmes communs
  • Permettre l’opportunité d’être pilote de certaines évolutions de Chorus Pro

 

L’animation du club se fera aussi bien sous forme numérique (via un espace collaboratif à créer) que par des réunions physiques.

 

Ce club sera évidemment gratuit et il sera mis en place progressivement au cours du premier semestre 2020.

Mais il ne pourra fonctionner que s’il rencontre l’adhésion de suffisamment de participants concernés par Chorus Pro.

 

Aussi, n’hésitez pas à  nous contacter.

Si vous souhaitez participer à ce club, il suffit de cliquer ici.

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