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Questions fréquentes sur les mémoires de frais de justice

Sur mon compte Chorus Pro, je ne vois pas l’espace « Mémoires de frais de justice ». Comment faire ?

Par défaut, l’espace « Mémoires de frais de justice » (à la différence de l’espace « Factures émises ») n’apparaît pas dans votre compte, il est nécessaire de l’ajouter.

Vous devez avoir préalablement créé un compte, puis avoir rattaché une structure (cliquez ici pour plus d'informations).

Ensuite, vous devez aller dans l’espace « Mon compte », descendre jusqu’au bloc « Mes rattachements aux structures ».

Une fois la structure concernée identifiée, cliquer sur le crayon qui se trouve à côté de son « identifiant structure ».

Puis, sur la nouvelle page « Modification de la structure », descendre jusqu’à « Liste des espaces de la structure » et cliquer sur « Ajouter des espaces ». Sur la ligne « Mémoires de frais de justice », cochez sur « Modification » puis cliquer sur « valider ».

Si l’espace « Mémoires de frais de justice » ne s’ajoute pas en haut, déconnectez-vous puis reconnectez-vous, il devrait apparaître.

Puis-je modifier mon mémoire après l'avoir validé et envoyé sur Chorus Pro ?

Un mémoire envoyé à l’Administration est au statut « mis à disposition ». Il va être traité par le service destinataire, il est impossible pour vous de le modifier.

Sous quel délai mon mémoire va-t-il être mis en paiement ?

Les délais de traitement puis de mise en paiement dépendent de nombreux facteurs, aucun délai indicatif ne peut être communiqué.

Il convient de se reporter aux délais habituellement constatés pour la juridiction concernée. Vous aurez alors la possibilité d’adresser une relance, uniquement si ce délai habituel est dépassé.

A quel numéro puis-je joindre un correspondant pour poser mes questions ?

Il n’existe pas de ligne téléphonique pour joindre un correspondant.

Différents outils sont mis à disposition pour vous assister dans l’utilisation de Chorus Pro :

  1.  La documentation mise en ligne sur ce site, en cliquant à tout moment sur l’icône icone information en haut à droite des pages de Chorus Pro
  2. La possibilité d’être mis en relation avec un agent par messagerie écrite instantanée ‘Livechat’, en cliquant sur « Nous contacter » en bas des pages de Chorus Pro puis sur le bouton bleu « Etre mis en contact avec un agent » (de 8h30 à 18h30 les jours ouvrés)
  3. L’assistante virtuelle ‘ClaudIA’, en cliquant à tout moment sur icone ClaudIA en haut à droite des pages de Chorus Pro. Exemple : en cas d’oubli du mot de passe
  4. La possibilité de saisir une sollicitation
    - Si vous êtes identifié : via l’espace « Sollicitations émises »
    - Si vous n’êtes pas connecté : en cliquant sur « Nous contacter » en bas des pages de Chorus Pro, puis sur le bouton bleu « Contacter l’assistante virtuelle ClaudIA »
  5. Les formations en ligne sur la création d’un compte utilisateur dont les dates et inscriptions sont accessibles ici (pour les prestataires de frais de justice, ne suivre que la 1ère partie de cette formation, ne pas suivre la partie qui concerne le dépôt de factures)
  6. Les formations en ligne sur la saisie et gestion d’un mémoire de frais de justice dont les dates et inscriptions sont accessibles ici

Que signifie le message : “Pour saisir (ou soumettre) un mémoire vous devez renseigner le régime social (RSI ou COSP) au niveau de la structure du prestataire” ?

Lorsque vous créez une structure de type particulier, vous devez indiquer votre Régime/Statut : soit indépendants, soit COSP.

Pour cela, vous devez aller dans « Mon compte », « Mes rattachements aux structures ».

A côté de l’identifiant de votre structure de type particulier, cliquez sur le bouton en forme de crayon.

Dans le premier bloc “Informations générales” de la page qui s’affiche, vous devez choisir votre Régime/Statut (soit indépendants, soit COSP) puis cliquer sur “Valider” en bas de la page.

Dès lors, vous pourrez déposer un mémoire, le message d’erreur ne s’affichera plus.

Mon mémoire a été rejeté pour « incompétence territoriale ». Qu’est-ce-que cela signifie ?

Cela signifie que vous avez choisi une juridiction qui n’était pas compétente pour traiter ce mémoire. La juridiction destinataire est le 1er champ à remplir lors de la saisie d’un mémoire.

Vous devez donc relire la réquisition ou l’ordonnance du juge afin de déterminer la bonne juridiction, et l’adresser au tribunal compétent. Exemple : le TJ de Bobigny (93) pour le Commissariat de Bagnolet (93). La Cour d’Appel doit être sélectionnée uniquement s’il s’agit d’une procédure portée en appel, devant la Cour d’Appel.

Que faire si mon mémoire est à l’état “refusé” ?

Un mémoire à l’état “refusé” signifie que le service centralisateur l’a rejeté, il ne sera donc pas mis en paiement, le motif de rejet peut être consulté lorsque vous accédez à ce mémoire.

Deux actions vous sont alors proposées : soit vous cliquez sur “abandonner” ce mémoire, soit vous cliquez sur “dupliquer” ce mémoire.

  • Vous choisissez “abandonner” ce mémoire si vous ne souhaitez pas y donner suite. Exemples : il s’agit d’un doublon créé par erreur, la prestation ne relève pas des frais de justice,... Le statut du mémoire qui avait été rejeté passera alors de “refusé” à “abandonné”.
  • Vous choisissez “dupliquer” pour créer un nouveau mémoire identique en tous points à celui qui a été refusé (champs et pièces jointes). Vous modifiez tout ce qui doit l’être, ajoutez les pièces jointes manquantes, etc (en fonction du motif du refus) et envoyez ce nouveau mémoire, qui portera un n° propre. Le statut du mémoire qui avait été rejeté passera alors de “refusé” à “dupliqué post-refus”.

 

Ci-dessous un schéma présentant ce processus :

 

 

Que signifie le message : “l’utilisateur xxx n’a pas les habilitations nécessaires pour agir sur la demande de paiement null” ?

Ce message indique que vous avez bien accès à l'espace "mémoires de frais de justice", mais avec l'habilitation "Consultation uniquement" au lieu de "Modification".

En vous rendant dans "Mon compte" et en descendant jusqu'au bloc "Mes abonnements aux espaces", vous avez la possibilité d'afficher l'ensemble des espaces sur lesquels vous êtes habilité(e) (attention : le tableau n'affiche par défaut que 5 entrées, il ne faut pas hésiter à utiliser le menu déroulant pour afficher l'ensemble des lignes).

Vous verrez ainsi qu'en face de "Mémoires de frais de justice", il est indiqué "Consultation uniquement" au lieu de "Modification" dans la colonne "Habilitation".

Pour régler cela, vous devez :

I) Retirer l’espace “Mémoires de frais de justice” de votre compte et de votre structure :

1/ Dans l’espace Mon Compte, descendre jusqu’au bloc « Mes abonnements aux espaces », et cliquer sur l'icône "Poubelle" sur la ligne correspondant aux mémoires de frais de justice. Cette action va retirer l'espace, la page va se recharger.

2/ Dans l’espace Mon Compte, descendre jusqu'au bloc "Mes rattachements aux structures", et cliquer sur le crayon en face de votre numéro de structure

3/ Descendre jusqu'au bloc "Liste des espaces de la structure"

4/ Identifier la ligne correspondant à "Mémoires de frais de justice" puis cliquer sur la corbeille pour retirer cet espace

5/ Déconnecter puis reconnecter vous de Chorus pro (grâce au bouton "Déconnexion" en haut à droite)

II) Rajouter l’espace “Mémoires de frais de justice”

1/ Aller sur l'espace "Mon compte", descendre jusqu'au bloc "Mes rattachements aux structures", et cliquer sur le crayon en face de votre numéro de structure

2/ Descendre jusqu'au bloc "Liste des espaces de la structure" et cliquer sur "Ajouter des espaces"

3/ Sélectionner l'espace "Mémoires de frais de justice" et cocher "Modification".

4/ Valider en cliquant sur le bouton adéquat

5/ Valider à nouveau sur l'écran suivant

6/ Se déconnecter et se reconnecter

Vous devriez ensuite pouvoir déposer votre mémoire.

L’une des parties bénéficie de l’aide juridictionnelle. Le tribunal m’a indiqué qu’il ne faut pas déposer ce type de mémoires de frais de justice dans Chorus Pro, mais par papier au tribunal. Est-ce exact ?

Oui, ce type de mémoire doit être envoyé par courrier, ou déposé sous format papier, au Tribunal compétent.

Que faut-il renseigner dans le champ « tarif de la prestation » ?

Le champ "Tarif de la prestation" doit contenir le montant HT de la prestation, hors frais de déplacement. Les frais de déplacement doivent être saisis dans le champ dédié accessible dans la zone "Frais divers". Pour plus de détail sur les frais divers, vous pouvez consulter la rubrique ci-dessous « J’ai une question concernant les indemnités de déplacement ».

Quel taux de TVA dois-je appliquer ?

Le taux de TVA ne dépend pas du type de prestation que vous avez réalisée pour le Ministère de la Justice mais de votre situation personnelle. Cette question relève donc exclusivement du domaine de compétence de la DGFiP. Aussi, il n’est pas possible de vous indiquer quel taux de TVA (0%, 7%, 20%, etc) vous devez appliquer à votre prestation.

Les services de l’administration fiscale dont vous dépendez (le centre des impôts des particuliers ou le Service des Impôts des Entreprises) pourront vous renseigner sur vos obligations déclaratives et comptables.

Pour information, la DGFiP met, depuis plusieurs années, à la disposition des entreprises, comme à celle des particuliers, une documentation très détaillée et régulièrement mise à jour sur le site www.impots.gouv.fr, dont notamment ces pages pour les professionnels :

Par ailleurs, la DGFiP a mis en ligne sur www.impots.gouv.fr des tutoriels destinés à guider les redevables dans leurs démarches les plus courantes et plus récemment un cours spécifiquement dédié aux créateurs d'entreprises intitulé COURS EN LIGNE « CREATEUR D'UNE MICRO-ENTREPRISE » : https://www.impots.gouv.fr/portail/www2/minisite/createur_entreprise. Vous trouverez sur cette page, dans les "autres thèmes" un livret du créateur d'entreprise destiné aux professions non commerciales.

Ma mère est décédée, il reste des mémoires à saisir pour des prestations qu’elle avait effectuées. Puis-je les saisir à sa place ?

Vous ne pouvez pas saisir un mémoire de frais de justice pour une personne décédée. Rappelons que la mise en paiement serait lancée sur le compte bancaire de la personne décédée, qui a été fermé en raison du décès et sera donc rejeté. Vous devez envoyer par courrier ou déposer (sous format papier) au Tribunal compétent l'ensemble des pièces liées aux mémoires qui étaient à déposer + le numéro SIRET du notaire chargé de la succession de votre mère + un RIB du notaire et l'acte de décès de votre mère. Les sommes seront versées auprès du notaire chargé du règlement de la succession.

Le mémoire que je viens d’envoyer est au statut « mis à disposition ». Que dois-je faire ?

Il s’agit du statut qui apparaît une fois que vous avez envoyé votre mémoire : il est brièvement à l’état “envoyé” (quelques minutes ou quelques heures) puis il bascule à l’état “mis à disposition” = mis à disposition de l’administration. Le service destinataire va donc pouvoir le traiter, vous n’avez plus rien à faire.

Que signifie « un mémoire ayant reçu un événement complémentaire » dans le fil des événements de mon espace Mémoires de frais de justice ?

Ce message, informatif, signifie que votre mémoire a été certifié par le service centralisateur, qu’il poursuit son traitement vers une seconde vérification puis son éventuelle mise en paiement.

Vous recevez également un mail d’information lié à ce changement, si vous avez coché la case “Recevoir les notifications périodiques d’activité” dans votre compte Chorus Pro.

J’ai créé mon compte Chorus Pro il y a deux ans. J'ai obtenu un numéro SIRET récemment. Dois-je (puis-je) le rentrer dans Chorus Pro ?

Vous devez demander le rattachement à cette structure.

Cette documentation explique comment procéder : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/creer-une-fiche-structure/

En cas de changement de numéro de SIRET, quelle démarche dois-je faire pour mettre à jour les données dans Chorus Pro ?

On parle de changement de SIRET lorsque les 5 derniers chiffres du n° changent (exemple : suite à un déménagement).

Vous ne devrez pas modifier la structure existante, mais en créer une nouvelle qui reprendra les données communes avec la précédente, qui sera désactivée.

La procédure à suivre est décrite dans cette page : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/comment-changer-votre-siret-dans-chorus-pro/.

Sur ma structure, dois-je cocher “Souscrire un mandat de facturation” ?

Vous êtes libre de cocher ou non cette option :

  • si vous ne cochez pas cette option, vous conserverez la possibilité de compléter le champ “n° de facture” lors de la saisie d’un mémoire.
  • si vous cochez l’option “mandat de facturation”, vous ne pourrez pas compléter le champ “n° de facture” dans vos mémoires de frais de justice. Le système rapatriera dans cette rubrique le n° du mémoire (MJ000...) une fois que vous l’aurez envoyé.

Où doit-on saisir les frais de déplacement ?

Sur Chorus Pro, lors de la saisie de votre mémoire, au moment de l'ajout d'une ligne de prestation, vous devez saisir vos frais de déplacement dans le bloc "Frais divers". Les frais de déplacement doivent être détaillés dans le bordereau « détail des frais divers » à télécharger, qui se trouve juste après la case vide du montant. Après l’avoir complété, vous devez l’ajouter en tant que pièce jointe à l’appui de votre mémoire et reporter le montant total dans la case "Frais divers".

Le montant des frais de déplacement à saisir dans le portail est-il hors taxe ou toutes taxes comprises ?

Les champs "Tarif de la prestation", "Frais de déplacement" et "Remise" doivent être saisis en Hors Taxes.

Quelles sont les conditions de prise en charge des frais de repas ?

Le prestataire qui se déplace hors de sa résidence familiale peut prétendre à une indemnité pour le repas de midi, lorsque la mission dure pendant la totalité de la période comprise entre 11h00 et 14h00 et/ou une indemnité pour le repas du soir si la mission dure pendant la totalité de la période comprise entre 18h00 et 21h00.

Quel est le montant des indemnités de repas pour des missions s'effectuant entre 11h et 14h et entre 18h et 21h ?

Le montant de l’indemnité repas est de 15,25 € pour les prestations réalisées avant le 1er janvier 2020 en Métropole, 15,75€ en Martinique, Guadeloupe, Guyane, Réunion, Mayotte, Saint-Barthélemy, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Martin et 21€ en Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna et Polynésie Française.

Le montant de l’indemnité repas est de 17,50 € pour les prestations réalisées à partir du 1er janvier 2020 en Métropole, Martinique, Guadeloupe, Guyane, Réunion, Mayotte, Saint-Barthélemy, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Martin et 21€ en en Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna et Polynésie Française.

Le tableau mis à disposition à l’étape concernée lors de la saisie du mémoire sur Chorus Pro (en cliquant sur ‘’Détail des frais divers’’), permet de renseigner le montant des repas en fonction de la date de la prestation.

Quel est le montant des indemnités de transport en commun (car, bus, métro, tramway) ?

Le prix réel du voyage, sur présentation des justificatifs.

Quel est le montant des indemnités dues dans le cadre de l'utilisation d’un véhicule personnel ?

Tarif au km suivant la puissance fiscale du véhicule : Prestation réalisée avant le 01/03/2019 Prestation réalisée depuis le 01/03/2019
5 CV et - 0,25 € 0,29€
6 et 7 CV 0,32 € 0,37 €
8 CV et + 0,35 € 0,41 €

Quelles pièces justificatives dois-je produire ?

Vous devez fournir à minima :

  • L’acte à l'origine de la prestation en original, lisible et sans surcharge ;
  • L’attestation de service fait (attestation de mission) qui doit comporter notamment, le nom du prestataire requis, le nom du service prescripteur, les références de l'affaire et la date de réalisation de la mission (cf exemples mis à disposition sur le portail).

En l'absence de l'ensemble des pièces justificatives, aucun paiement ne pourra être effectué.

Pour connaître l’ensemble des pièces justificatives à produire, consultez cette page https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/referentiels-tarifs-de-frais-de-justice/ et/ou le guide de saisie d’un mémoire de frais de justice.

Dans quel cas dois-je fournir un devis ?

Conformément à l’article R. 107 du code de procédure pénale, un devis est attendu de l’expert désigné dès lors que le montant prévu du mémoire est supérieur à 460 euros HT. Ainsi, sauf circonstances exceptionnelles, le commencement des travaux est subordonné à la présentation d’un devis de l’expert à la juridiction. Si cette disposition est théoriquement applicable aux seules expertises non tarifées, les prescripteurs sont encouragés à généraliser la pratique consistant à demander des devis détaillés, notamment pour les réquisitions portant sur des examens techniques.

Sauf urgence, cette estimation est communiquée au ministère public qui présente ses observations dans le délai de cinq jours, après avoir fait procéder si nécessaire à des vérifications de toute nature sur les éléments de l’estimation présentée par l’expert.

Il convient de préciser que le devis présenté par l’expert n’a qu’une finalité informative et ne lie pas le juge.

Faut-il ajouter le RIB en pièce jointe ?

Il n’est pas nécessaire d’ajouter le RIB en pièce jointe d’un mémoire.

En effet, lorsque vous saisissez votre mémoire, il vous sera demandé de sélectionner le RIB via le menu déroulant "Références bancaires". En sélectionnant votre RIB ici, celui-ci sera automatiquement rapatrié au moment d'envoyer le mémoire.

Quelles sont les pièces justificatives à produire pour les frais de déplacement ?

Certaines prestations tarifées incluent les frais de déplacement, vous ne devrez donc pas les ajouter.

Dans les autres cas, vous devrez fournir :

  • Le bordereau des frais de déplacement (tableau) dûment complété
  • La copie du ou des titre(s) de transport et, si le titre de transport ne mentionne pas son coût, un justificatif du tarif délivré par la société de transport
  • La copie de la carte grise du véhicule à votre nom en cas de demande d’indemnités kilométriques
  • L’itinéraire le plus court, que vous pouvez trouver sur le site www.viamichelin.fr

Comment obtenir l’attestation de service fait ?

L'attestation de service fait doit être fournie par le service prescripteur après réalisation de la mission. Un formulaire vierge d'attestation de mission est disponible sur la communauté Chorus Pro dans la rubrique « Documents : formulaires / exemples » de la page https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/pour-les-prestataires-de-justice/

Puis-je ajouter une pièce justificative à mon mémoire après l’avoir envoyé sur Chorus Pro ?

Un mémoire envoyé à l’Administration est au statut « mis à disposition ». Il est impossible d’ajouter une pièce jointe à un mémoire déjà envoyé, il est impossible de le modifier.

Néanmoins, il est possible de saisir une sollicitation dans Chorus Pro en indiquant le numéro de mémoire (n° commençant par MJ000…) et en joignant la pièce jointe manquante afin que le service centralisateur puisse éventuellement la prendre en compte.

Le service centralisateur pourra modifier le mémoire (exemple : ajout de la pièce jointe) ou rejeter la demande.

Dans le cas où le mémoire est rejeté, vous devrez dupliquer le mémoire et ajouter en pièces jointes l'ensemble des pièces justificatives obligatoires. Pour plus d’informations sur le rejet d’un mémoire, vous pouvez consulter la rubrique ci-dessus « J’ai une question sur le dépôt d'un mémoire de frais de justice ».

Pourquoi y a-t'il deux endroits où l'on peut ajouter des pièces jointes ?

La majorité des pièces jointes devrait être ajoutée au niveau des lignes de prestation du mémoire.

Certains documents peuvent être valables pour l’ensemble du mémoire. Cela peut notamment être le cas des cartes grises. Il est alors préconisé de joindre ces pièces à l'ensemble du mémoire.

Pour un mémoire qui comporterait plusieurs prestations, faut-il fournir plusieurs fois la carte grise ?

Si vous demandez des indemnités kilométriques, la carte grise doit être ajoutée une seule fois à chaque mémoire, quel que soit le nombre de prestations saisies.

Fonctionnalité : La carte grise peut être enregistrée en pièce disponible sur la structure et il suffit ensuite de cliquer sur le symbole ‘’+’’ pour la joindre au mémoire.

Y a-t’il une taille maximale de pièces jointes à ne pas dépasser ?

Vous pouvez ajouter des pièces jointes allant jusqu’à 10 Mo, avec un total de 120 Mo pour l’ensemble du mémoire.

Veillez à ce que les pièces jointes soient lisibles. A défaut, le mémoire pourra être rejeté.

Je reçois tous les jours un mail m’indiquant que j’ai une « sollicitation à l’état répondue » alors que j’ai déjà consulté la réponse et qu’elle me satisfait. Pourquoi ?

Vous aviez émis une sollicitation. Le système vous notifie qu’une réponse vous a été apportée, la sollicitation passe alors à l’état « Répondue ». Pour prendre connaissance de la réponse, cliquer sur le numéro de la sollicitation, l’information se trouve dans le champ « Commentaires/Réponse ».

Il faut ensuite clôturer la sollicitation pour la fermer définitivement ou la renvoyer au destinataire lorsque la réponse ne convient pas.

L’écran affiche « La réponse apportée vous a-t-elle permis de résoudre votre problème ? ». Deux types de traitement sont possibles :

1)      Si la réponse apportée par le destinataire a permis de résoudre le problème, cocher « Oui »

2)      Si la réponse apportée ne permet pas de résoudre le problème, cocher « Non ».

En cas de réponse positive, vous ne recevrez plus de mail quotidien concernant cette sollicitation.

Que dois-je comprendre de ce motif : Nouveau passage "à l'état Refusé" suite à la suppression du/des mémoire(s) "Brouillon" issu(s) de la duplication" ?

Sur votre compte Chorus Pro, vous aviez le mémoire MJ0000000001 à l’état “refusé” (par le service centralisateur).

Le schéma ci-dessous présente les possibilités :

 

 

Parmi ces possibilités, vous aviez choisi de dupliquer le mémoire pour :

  1. Créer un nouveau mémoire identique en tous points à celui qui a été refusé (champs et pièces jointes)
  2. Modifier tout ce qui doit l’être, ajoutez les pièces jointes manquantes, etc (en fonction du motif du refus) et
  3. Envoyez ce nouveau mémoire.

Vous n’avez pas procédé à l’étape n°3, car vous avez, à la place, supprimé ce nouveau mémoire.

Le fait finalement de décider de le supprimer lui donne l'état “Refusé suite à la suppression du mémoire issu de la duplication”.

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Dernière mise à jour : mars 11, 2021  

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