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Information

Ce guide vous indique comment traiter une facture dans Chorus Pro.

En tant que structure publique, votre principale action consistera à consulter une facture et la traiter afin que votre fournisseur puisse être payé.

Avant de débuter le traitement d’une facture, allez dans l’onglet « Mon compte » et vérifiez vos habilitations.

Dans le bloc « Mes abonnements aux espaces », l’espace « Factures reçues » doit être associé à votre compte.

L’habilitation doit être « Modification » et le statut « Validé ».

Si le statut est :

  • « En cours de validation » : demander à un gestionnaire de la structure de valider votre demande d’abonnement.
  • « En Consultation » ou pas de statut : effectuer une demande d’abonnement.

Pour rappel, voici la liste des statuts disponibles sur Chorus Pro. Une action vous est demandée lors de la mise à disposition de la facture à votre encontre.

Depuis l’écran d’accueil, accédez à l’espace « Factures reçues ».

A partir de cet espace, il existe plusieurs possibilités pour rechercher et visualiser les factures reçues :

  1. L’onglet « Synthèse » : indique les factures nécessitant un traitement par le récepteur.
  2. L’onglet « Rechercher » : recherche des factures d’après différents critères (numéro, date, …).
  3. L’onglet « Tableau de bord » : recherche des factures par statut.
  4. L’onglet «Informations du fournisseur » : permet de consulter la base Insee des entités privées.
  5. L’onglet « Liste fiscale » : permet de consulter et d’exporter la liste fiscale des factures.
  6. L’onglet «Archives» : permet de rechercher une facture non modifiée depuis plus de deux ans.

En utilisant le filtre,  l’utilisateur peut sélectionner les informations par structure.

Allez dans l’onglet « Synthèse » de l’espace « Factures reçues ».
Le bloc « Factures à traiter » recense l’ensemble des factures qui nécessitent une action.
La colonne « État Courant » indique l’évolution du traitement des factures (ex : mise à disposition, complétée).

Pour chaque facture de ce tableau il est possible de :
 Consulter la facture en cliquant sur le numéro de la facture ;
 Télécharger la facture (format pdf ou xml) ;
 Traiter la facture, c’est à dire lui attribuer un statut correspondant à son étape de traitement ;
 Visualiser la pièce jointe à valeur probante ;
 En sélectionnant les cases à cocher, il est possible de télécharger plusieurs factures à la fois.

Le traitement d’une facture peut s’effectuer à partir de l’onglet « Synthèse » de deux manières
différentes :
1. Cliquez sur « Traiter » (dans la colonne « Actions possibles » du tableau).
2. Vous pouvez également traiter une facture en cliquant sur le numéro correspondant.

  • La page de consultation de la facture s’ouvre
  • Cliquez sur le bouton « Traiter » en bas de la page :

Une fois la fenêtre « Traiter la facture » ouverte, choisissez un statut parmi ceux de la liste déroulante.

A recycler : La facture est renvoyée en raison d’une erreur de destinataire. Le fournisseur peut changer le Siret/code service et le n°d’engagement juridique sans changer le numéro de la facture et renvoyer la facture au nouveau destinataire.

Suspendue : Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Dans ce cas , une confirmation est attendue du fournisseur qui peu ensuite
compléter les pièces jointes et renvoyer la facture. La facture passe alors au statut complétée.

Rejetée : La facture est rejetée par le service destinataire (ex : données de facturation erronées…) . Dans ce cas, une confirmation est attendue du fournisseur. Le fournisseur doit émettre une nouvelle facture.

Service fait : Le service fait a été constaté et le destinataire peut désormais procéder à la liquidation et au mandatement. Ce statut est facultatif.

Mandatée : La facture a été traitée par le destinataire (sous la forme d’un mandat ou d’une demande de paiement) et peut désormais être transmis au comptable. Ce statut est facultatif.

Mise à disposition du comptable* : La facture a été reçue par le comptable public. Ce statut est facultatif.

Comptabilisée : La facture a été validée par le comptable. Ce statut est facultatif.

Mise en paiement* : L’ordre de virement a été envoyé à la Banque de France par le comptable public. Le virement interviendra quelques jours plus tard. Ce statut est renvoyé systématiquement par les structures publiques dont le comptabilité est gérée par Hélios et par les services de l’État.

* Les statuts « Mise à disposition du comptable » et « Mise en paiement » sont mis à jour par l’application Hélios pour les entités du secteur public local qui y sont raccordées. Les entités non raccordées à Hélios peuvent choisir de remonter ou non le statut « Mise en paiement » et sont libres d’intervenir sur la facture pour en modifier le statut.

Cliquez sur « Enregistrer ». Le statut de la facture est actualisé.

La date servant de point de départ au délai global de paiement (sous réserve de service fait réalisé préalablement) est la date de mise à disposition de la facture au destinataire.

Cette date est distincte selon le mode de réception de la facture par le destinataire :

  • Mode EDI : une facture est considérée mise à disposition du destinataire lors de l’envoi de l’acquittement suivant l’échange du flux pivot.
  • Mode API web service et mode portail : une facture est considérée mise à disposition du destinataire lorsqu’elle est disponible dans l’espace « mes factures reçues » du destinataire, prévenu
    par l’envoi d’un courriel de notification quotidien. Cette date d’envoi est disponible dans l’historique des statuts et correspondra à la date du statut « mise à disposition du destinataire ».

Ces différentes dates sont tracées et consultables dans Chorus Pro. Toutefois Chorus Pro n’a pas vocation à calculer le DGP.

L''onglet Rechercher

Après avoir cliqué sur l’onglet « Rechercher » , l’écran ci-dessous s’affiche.

Il est alors possible de renseigner un ou plusieurs critères de recherche :

  • Identification du fournisseur : ici structure fournisseurs – (n° de SIRET, n° TVA intracommunautaire, etc.) ;
  • Cadre de facturation ; il permet d’identifier l’acteur et le document déposé ;
  • Numéro de facture (attribué par Chorus Pro dans le cas d’une saisie de facture sur le Portail) ;

Dans le bloc « Critères avancées », cliquez sur pour saisir d’autres critères (Montant de la facture…).

Cliquez ensuite sur le bouton « Rechercher » . Le résultat de la recherche s’affiche à l’écran.

L'onglet Tableau de bord

Après avoir cliqué sur l’onglet Tableau de bord, l’écran ci-dessous s’affiche.

En cliquant sur le lien dans la première colonne du tableau de bord, il est possible de naviguer dans la hiérarchie Structures / Services / Cadres de facturation. Les factures non rattachées à un service sont présentes dans le tableau de bord à la ligne « Sans service »; elles ne peuvent être consultées directement à ce niveau de hiérarchie.

En cliquant sur un chiffre, la liste des factures concernées apparaît dans le tableau des résultats de la recherche. Ce tableau affiche les stocks de factures par statut et par structure (en 1ère colonne).

Il est alors possible de :

 Visualiser la pièce jointe à valeur probante ;

Dupliquer la facture

Télécharger la facture.

L'onglet Informations du fournisseur

La fonction « Informations du fournisseur » permet de consulter les informations de l’INSEE pour toutes les entités privées situées en France. Elle permet notamment d’obtenir la catégorie d’entreprise pour vérifier son respect de l’obligation réglementaire.

Après avoir cliqué sur l’onglet « Information du fournisseur », l’écran ci-contre s’affiche :

Saisissez le numéro de SIRET du fournisseur recherché. Cliquez sur Rechercher, les informations sur le fournisseur s’affichent :

L'onglet Liste fiscale

Après avoir cliqué sur l’onglet « Liste fiscale », l’écran ci-contre s’affiche. Renseignez vos critères de recherche et cliquez sur le bouton « Rechercher ». Vous avez la possibilité d’exporter les résultats de votre recherche.

L'onglet Archives

Les factures non modifiées depuis plus de deux ans ne sont plus accessibles via l’onglet « Rechercher » dans l’espace « Factures reçues ». Ces factures sont archivées et peuvent être consultées à partir de l’onglet « Archives ».

Après avoir cliqué sur l’onglet « Archives », l’écran ci-dessous s’affiche.

  • Le bloc Critères permet de renseigner un critère de recherche, sélectionnable dans la liste déroulante
    ci-dessous.
  • Le bloc Paramétrage critère permet d’affiner le critère de recherche grâce à une liste déroulante sélectionnable.
  • Le bloc Synthèse critère résume les critères sélectionnés.

Dans l’onglet « Synthèse », après avoir cliqué sur le numéro de la facture, l’écran « Consultation facture » ci-contre s’affiche.

Consultation :

 « Télécharger » la facture

 « Visualiser » la facture

 Consulter le « Suivi du traitement » (affiche l’historique des statuts)

 « Exporter le bordereau de suivi »

Action :

 « Traiter » la facture permet de changer le statut de la facture

Télécharger la facture

Après avoir cliqué sur le bouton Télécharger , la fenêtre ci-dessous s’affiche. Sélectionner le format de la facture à télécharger :

Format :
– Pivot (document au format xml) ;
– PDF.
Pièces jointes complémentaires :
– Oui ;
– Non.

Visualiser la facture

Après avoir cliqué sur le bouton Visualiser, la pièce jointe à valeur probante matérialisant la facture s’affiche au format PDF ou XML en fonction du mode de dépôt retenu par le fournisseur :

Consulter le suivi du traitement

Après avoir cliqué sur le bouton Suivi du traitement, l’écran ci-dessous s’affiche et permet de consulter l’historique :

  • La colonne Etat renseigne sur les statuts de la facture ;
  • La colonne Utilisateurs indique les actions utilisateurs (ex : date et heure téléchargement facture).

La fonction « Exporter » permet d’exporter l’ensemble de l’historique du suivi de la facture.

Exporter le bordereau de suivi

 

Après avoir cliqué sur le bouton Exporter le bordereau de suivi , le bordereau correspondant à la facture s’affiche :

 

Dernière mise à jour : juillet 11, 2018  

8132    Gérer Les Factures, Gérer Les Factures Reçues    
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