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MODE D'EMISSION ET FORMAT DE DÉPOT

Mode d'émission

Ce guide présente les étapes du dépôt de factures à partir du Portail Chorus Pro (veuillez vous reporter aux annexes pour prendre connaissance des prérequis vous permettant d’accéder à l’outil) : https://chorus-pro.gouv.fr

Si vous avez choisi de raccorder votre système d’information à Chorus Pro, vous pouvez également transmettre vos flux de factures en mode EDI ou en mode API (conseillé en cas d’envois en masse). De la documentation est mise  à votre disposition sur le site de la Communauté Chorus Pro pour vous aider dans cette démarche : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/emetteur-de-factures-electroniques/

Lors du dépôt de vos factures en mode portail, il vous est proposé deux types de formats :

  • PDF (avec ou sans signature électronique)
  • XML (mixte ou structuré, avec ou sans signature électronique)

 

 

Point d’attention : le PDF/A3 (Factur-X) est un format mixte qui relève, en dépit de son nom, du même processus de dépôt que le format XML.

Comment constituer vos fichiers avant le dépôt de vos factures

Le dépôt de factures via le portail impose la transmission de fichiers avec l’une des extensions suivantes :

Point d’attention : pour une bonne intégration de vos factures en mode portail, assurez-vous que vos fichiers comportent bien l’une des extensions indiquées ci-dessus. Ne la supprimez surtout pas sous peine de voir vos fichiers rejetés.
Pour créer une facture au format PDF simple

A partir d’un traitement de texte ou d’un tableur, il suffit de sélectionner le menu « enregistrer sous » et de choisir le type « PDF (*.pdf) ».

 

Pour créer une facture au format PDF signé

Vous devez utiliser un logiciel de signature en ligne qui permet de signer électroniquement un document comptable PDF à l’aide d’un certificat électronique. Plusieurs solutions existent sur le marché dont certaines gratuites.

Il faut savoir que dans Chorus Pro, le PDF signé n'est obligatoire que pour les entreprises qui n'ont pas mis en place de contrôle permettant d'établir un lien entre les factures émises et les livraisons ou prestations qui sont facturées.

 

Pour créer une facture au format PDF/A3

Fichier PDF dans lequel il est possible d’inclure un fichier au format XML qui contient les données électroniques de la facture. Vous pouvez utiliser un outil du marché ou développer votre propre programme en interne.

 

Pour créer une facture au format XML

Veuillez vous référer aux Spécifications Externes sur le site de la Communauté Chorus Pro (https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/specifications-externes/) afin de vous conformer aux règles de structuration et de nommage requises pour l’envoi de vos flux via le portail :

  • XML mixte : facture au format XML contenant une pièce jointe PDF (appelée pièce jointe principale) qui constitue la facture de référence. Ce format peut être utilisé par les structures qui ont déjà constitué des fichiers PDF et qui souhaitent les transmettre par dépôt de flux.
  • XML structuré : facture au format XML qui constitue la facture de référence et qui permet d’envoyer la facture sans recourir à un PDF en pièce jointe en renseignant simplement les balises nécessaires à son intégration dans Chorus Pro.

 

Pour créer une facture au format zip

Sélectionnez les fichiers concernés puis faites un clic droit pour afficher le menu contextuel. Cliquez alors sur le nom de votre outil de compression de fichiers (ex : WinZip, PeaZip, IZARC ou 7-Zip). Nous illustrerons la démarche pour 7-ZIP (logiciel gratuit) mais elle est à peu près similaire quel que soit l’outil utilisé.

Cliquez sur « Ajouter à l’archive… ».

 

Nommez l’archive puis sélectionnez dans la liste déroulante le format de l’archive « zip ».

Cliquez sur « OK ». Votre fichier.zip est créé.

 

Pour créer un fichier « .tar.gz »

1. Sélectionnez les fichiers concernés, cliquez sur « 7-Zip » puis sur « Ajouter à l’archive… ».

 

2. Cliquez sur "Ajouter à l'archive..." puis nommez l'archive dans le champ "Archive".
Sélectionnez le format de l'archive "tar" puis cliquez sur OK. Votre fichier ".tar" est créé.

 

3. Une fois votre fichier « .tar » créé, faites un click droit sur le fichier, cliquez sur « 7-Zip » puis sur « Ajouter à l’archive… ».

 

4. Sélectionnez le format de l'archive "gzip" puis cliquez sur OK.

DEPOSER UNE FACTURE UNITAIRE

1. Accéder à l’espace de dépôt après avoir cliqué sur l'espace "Factures émises"

Sélectionnez l'onglet "Dépôt Factures"

2. Déposer le fichier :

Cliquez sur le champ "Choix du fichier à importer" et sélectionnez le fichier PDF à partir de votre poste de travail.

 

Chorus Pro lance le traitement de reconnaissance des informations présentes et reconnaîtra automatiquement le format de dépôt de la facture.

Point d’attention : dans le cas d’un dépôt PDF, veuillez à ce que le document ne soit pas protégé par un mot de passe.

3. Sélectionner le cadre de facturation :

Afin de mettre en œuvre les processus liés à chaque cas, Chorus Pro vous demande, lors du dépôt de votre facture, de préciser un "cadre de facturation".

Celui-ci permet d’identifier le type de document transmis ainsi que le déposant.

 

Après avoir choisi le cadre de facturation, Chorus Pro vous invite à choisir la "Structure" (c'est à dire l'entité) au nom de laquelle vous allez émettre votre facture (autrement dit votre entreprise, si vous être un fournisseur).

Lorsque vous cliquez sur le bouton "Continuer" Chorus Pro lance le traitement de reconnaissance des informations présentes dans le fichier PDF afin de les récupérer automatiquement et vous épargner d'avoir à les ressaisir.

4. Vérifier la facture pré-remplie

Une fois le traitement terminé, Chorus Pro crée une facture pré-remplie à partir des données qui ont été reconnues (ex: les montants) et que vous avez saisi lors des étapes précédentes du dépôt (ex: votre "structure"). Les informations reconnues sont affichées en surbrillance bleue.

Avant validation de l’envoi de votre facture, et ce afin de permettre une meilleure reconnaissance des informations indiquées sur votre facture :

  • vérifiez les informations reconnues et corrigez-les le cas échéant. Si Chorus Pro n’arrive pas à reconnaître une information, le champ n’est pas rempli et vous devrez le saisir manuellement,
  • complétez la facture en renseignant les informations qui n’ont pas été pré-remplies. Dans tous les cas, c'est le PDF que vous avez déposé qui tiendra lieu de facture originale. Les données du formulaire qu'il vous est demandé de remplir servent à acheminer votre facture au bon destinataire et à en faciliter le traitement.

 

Veuillez vous reporter aux annexes pour le détail des règles de reconnaissance de caractères.

5. Vérifier le bloc « Cadre de facturation »

Le champ « cadre de facturation » reprend le choix que vous avez effectué à l’étape 3.

6. Vérifier/Compléter le bloc « Références »

Renseignez le numéro et la date de la facture.

Renseignez la devise, le type de TVA (champs obligatoires) et le n° d’engagement si besoin.

Complétez / modifiez :

  • Le n° de la facture d’origine (s’il s’agit d’un avoir),
  • Le motif d’exonération (si exonéré),
  • Le mode de règlement (pré-rempli avec « Virement » par défaut).

7. Vérifier/Compléter le bloc « Destinataire »

Le destinataire  correspond à la structure publique à laquelle est adressée la facture :

  • Si le destinataire est un service de l’Etat (*) : cochez la case « Oui » et indiquez le service destinataire via la recherche.
  • Si le destinataire n’est pas un service de l’état, cochez la case « Non » et indiquez son SIRET via la recherche. Un service peut être requis par certaines structures publiques, vous pouvez l’indiquer en cliquant sur le bouton « Rechercher ».

(*) Services centraux ou déconcentrés dépendant directement des ministères ou du gouvernement. Tous partagent un même SIRET dans Chorus Pro, et se différencient par le code service qu'ils utilisent. Ce code service est précisé sur tous les bons de commande officiels "Chorus".

Point d’attention : on ne peut envoyer de facture qu’à une structure publique “active”. Si jamais vous ne retrouvez pas le SIRET de votre choix dans votre recherche de destinataires, il est possible que ce soit parce qu’il est au statut “inactif” ou bien parce qu’il n’est pas destiné à traiter des factures simples (cas particulier de certaines maitrises d’ouvrage sur les marchés de travaux). Chaque entité publique disposant au moins d’un SIRET actif dédié aux factures simples, rapprochez vous de votre client pour qu’il vous indique quel SIRET utiliser.

8. Vérifier/Compléter le bloc « Fournisseur »

La structure émettrice de la facture apparaissant dans le champ "Désignation" est celle que vous avez déclarée au moment du téléchargement de votre dépôt. Vous pouvez toutefois toujours la modifier en utilisant la liste déroulante, si vous vous étiez trompé.

Sélectionnez, si besoin, le « Service » émetteur.

Le champ Références bancaires est facultatif. Il est rempli par défaut s’il y a une seule référence enregistrée sur la structure. Sinon, vous pouvez la sélectionner depuis la liste déroulante.

Veuillez noter que les paiements ne peuvent intervenir que sur un RIB déclaré au niveau du marché / contrat.

9. Vérifier/Compléter le bloc « Montants totaux »

Les montants du bloc sont pré-remplis par Chorus Pro.

10. Compléter le bloc « Récapitulatif TVA » (facultatif)

S’il y a plusieurs taux de TVA, vous pouvez détailler les taux et les montants dans le récapitulatif TVA .

Dans le bloc «Montants totaux», cliquez sur «Détail TVA»  et renseignez le taux de TVA et le montant de base par taux. Le montant TVA par taux de TVA est calculé automatiquement (dans le cas où le bloc « Récapitulatif TVA » est complété, le taux de TVA et le montant sont obligatoires).

Cliquez sur Ajouter/Modifier pour valider votre saisie.

La ligne ajoutée apparaît alors dans le bloc « Récapitulatif TVA » comme suit :

Il est ensuite possible de modifier ou de supprimer la ligne récapitulative TVA à l'aide des 2 boutons "Actions" ci-dessus.

11. Déposer, si besoin, une pièce jointe complémentaire :

La facture PDF est jointe par défaut.

Bloc pièces jointes, comprenant la facture au format PDF. Le bouton Ajouter une pièce jointe permet d'ajouter des documents supplémentaires.

 

Cliquez sur « Ajouter une pièce jointe » si vous devez ajouter une pièce à la facture.

12. Soumettre la facture

Une fois la saisie terminée, il est possible de :

     "Enregistrer en mode Brouillon" la facture : les données sont sauvegardées et la facture au statut « brouillon » peut être modifiée ultérieurement. Attention, une facture au statut « brouillon » reste dans votre liste de travail. Elle n’est pas envoyée à son destinataire.

Valider et envoyer    "Valider et envoyer" la facture : elle est transmise au destinataire et passe au statut « déposée ».

"Annuler" si vous souhaitez abandonner votre dépôt sans l'enregistrer

Supprimer    "Supprimer" la facture brouillon si vous l'aviez déjà enregistrée.

Après avoir cliqué sur « Valider et envoyer », la fenêtre ci-dessous s’affiche afin de confirmer l’envoi de la facture. En cas d’erreur, cliquez sur Annuler.

 

Cliquez sur « Confirmer et envoyer » ce qui génère automatiquement le récapitulatif d’envoi.

Point d’attention : Chaque facture déposée sur Chorus Pro, pour un identifiant émetteur donné, doit avoir un numéro unique par année de création. Si un doublon est identifié, le message de rejet suivant apparaîtra : « L’identifiant de la demande de paiement existe déjà pour la structure.

DEPOSER UN LOT DE FACTURES

1. Accéder à l'espace de dépôt après avoir cliqué sur l'espace "Factures émises" :

Sélectionnez l'onglet "Dépôt factures"

2. Importer un fichier parmi les formats suivants :
  • PDF/A-3 (Factur-X)
  • XML structuré (E1) ;
  • XML mixte (E2).

 

3. Sélectionner la syntaxe de dépôt :

Si Format PDF/A-3 (Factur-X) :

  • IN_DP_E2_CII_FACTURX

Si Format XML mixte :

  • UBL INVOICE Min ;
  • CII Min ;
  • PES FACTURE Min ;
  • CPP FACTURE Min ;
  • CII Min 16B.

Si Format XML structuré :

  • UBL INVOICE ;
  • CII ;
  • PES Facture;
  • XCBL;
  • CII 16B.

Dépôt d'une nouvelle facture : choix du fichier à importer, format de dépôt, syntaxe, structure

4. Sélectionner la structure émettrice dans le champ « Structure »

Cliquez sur le bouton « Continuer » pour soumettre le lot de factures.

Suite au dépôt du lot, la création des factures s’effectue en deux temps.

1. Après avoir cliqué sur le bouton « Continuer », Chorus Pro effectue un contrôle de format du lot pour vérifier que :
  • le fichier joint est sain (il ne contient pas de virus) ;
  • l’extension du fichier est cohérente avec le format de fichier déposé ;
  • la taille du fichier ne dépasse pas la taille maximale autorisée (30 Mo) ;

Si tous les contrôles sont positifs, le lot est enregistré dans Chorus Pro.

La fenêtre de confirmation ci-dessous s’affiche et indique à l’utilisateur le numéro attribué à son lot.

 

2. Dans un second temps, Chorus Pro traite les factures présentes dans le lot :
  • Les factures conformes seront créées dans Chorus Pro : elles seront alors visualisables dans l’espace « Factures émises» ;
  • Les factures non conformes ne seront pas créées dans Chorus Pro : un compte rendu d’intégration accessible dans l’espace « Suivi des flux » permet de consulter les anomalies rencontrées ;
  • Les factures en anomalie, après correction, pourront être redéposées.
Point d’attention : la documentation “Suivre les flux” vous explique comment paramétrer l’espace “Suivi des flux” et utiliser les différentes fonctionnalités à votre disposition https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/espace-suivi-flux/

ANNEXES

  • Le portail Chorus Pro est disponible à l'adresse : https://chorus.pro.gouv.fr
  • Le service est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, hors opérations ponctuelles de maintenance ou d'une impossibilité de fonctionnement résultant d'un cas de force majeure.
  • Il est accessible sur le réseau Internet, à partir de tout type de terminal équipé des différents systèmes d'exploitation Windows 8 et supérieur, Mac OS (X 10.3 et supérieur), Android ou Linux
  • Chorus Pro est compatible avec les navigateurs Internet Explorer, Chrome, Firefox et Safari. Ci-contre, la version minimum requise à l’utilisation de Chorus Pro.

 

1. Règles à respecter

La reconnaissance de caractères implique le respect de certaines règles afin que les informations indiquées sur vos factures puissent être lues correctement par Chorus Pro :

 

Principes généraux :

  • L’écriture manuelle n’est pas reconnue.
  • La facture doit être la plus claire possible : les informations sont océrisées par un robot et il n’y a aucune interprétation des informations fournies.
  • L’outil récupère toutes les données lisibles mais ne fait aucun calcul (ex : s’il y a plusieurs taux de TVA, un  TOTAL TVA est nécessaire).
  • Afin d’éviter de scanner la totalité des pages, quelque soit le nombre de pages du document déposées, 3 pages au maximum seront scannées dans l’ordre suivant : d’abord la première page, ensuite  la dernière page,  et si toutes les informations à reconnaitre ne l’ont pas déjà été l’avant dernière page.
  • Le document pdf doit contenir uniquement la facture : ne pas ajouter de bon de commande ou de bon de livraison à la suite de la facture dans le fichier pdf (ceux-ci pourront être rattachés en pièce jointe).
  • En fonction des champs à renseigner, l’outil effectue une recherche par mots clés indiqués sur la facture (ex : date, facture, TVA…). Le mot clé est donc indispensable.

 

Données :

  • Bien séparer les informations et associer à chaque donnée un mot clé.
  • La donnée doit être alignée par rapport au mot clé qui la définit.
  • Ne pas ajouter de lettres inutiles (ex : N°bon de commande = BC XXXX; le système intègrera les lettres dans le numéro de commande).
  • La première donnée qui semble répondre aux critères est celle retenue par l’outil. Par conséquent, évitez de :
    • -Répéter la même donnée plusieurs fois sur la facture,
    • -Renseigner des données différentes pour le même « mot clé ».
  • Les données sont à destination d’un système informatique : respectez les formats types attendus pour la date, les montants, les numéros de factures et d’engagement.

 

Caractères :

  • Pour que les données soient scannées, elles doivent être isolées et lisibles :
    • -Les mots ne doivent pas être collés aux cadres ou les lettres collées entre elles (ex : la devise ne doit pas être collée aux montants),
    • -Évitez les espaces dans les codes et les numéros que vous transmettez.
  • Utilisez couleurs et effets avec modération :
    • -Évitez la couleur (rouge, couleurs pâles…),
    • -Évitez le gras ou le surligné,
    • -Évitez la surimpression,
    • -Privilégiez l’écriture noire sur fond blanc.

 

2. Champs lus par Chorus Pro

Pour rappel, vous pouvez obtenir la liste des données obligatoires d’une facture sur le site suivant : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

3. Conseils et remarques :

Si vous souhaitez faire évoluer les critères de reconnaissance, il vous faudra adresser une sollicitation à laquelle vous devez joindre un exemple de la facture que vous souhaitez déposer.

 

Tutoriel

Dernière mise à jour : août 20, 2019  

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