Loading....
Print Friendly, PDF & Email

MODE D'EMISSION ET FORMAT DE DÉPOT

Principes

Pour le dépôt de vos factures, il vous faut utiliser le mode Portail de Chorus Pro (voir en annexe les prérequis pour accéder à l’outil) : https://chorus-pro.gouv.fr

Vous pouvez déposer vos factures selon deux types de format :

  • Au format PDF
  • Au format XML

 

DEPOSER UNE FACTURE UNITAIRE

Processus de dépôt d’une facture unitaire  

 

1. Accédez à l’espace de dépôt :

Cliquez sur l’espace « Factures émises » .

 

 

 

2. Sélectionnez le format de dépôt dans la liste déroulante :

 

 

Point d’attention : dans le cas d’un dépôt PDF, veuillez à ce que le document ne soit pas protégé par un mot   de passe.

 

3. Sélectionnez le cadre de facturation :

Afin de mettre en œuvre les processus liés à chaque cas, Chorus Pro vous demande, lors du dépôt de votre facture, de préciser un cadre de facturation.

Celui-ci permet d’identifier le type de document transmis ainsi que le déposant.

 

 

4. Déposez le fichier :

 

Chorus Pro lance le traitement de reconnaissance des informations présentes dans le fichier PDF.

 

5. Facture pré-remplie

Une fois le traitement terminé, Chorus Pro crée une facture pré-remplie à partir des données qui ont été reconnues.

Avant validation de l’envoi de votre facture, et ce afin de permettre une meilleure reconnaissance des informations indiquées sur votre facture :

  • vérifiez les informations reconnues et corrigez-les le cas échéant. Si Chorus Pro n’arrive pas à reconnaître une information, le champ n’est pas rempli et vous devrez le saisir manuellement,
  • complétez la facture en renseignant les informations qui n’ont pas été pré-remplies.

 

Veuillez vous reporter à l’annexe pour le détail des règles de reconnaissance de caractères.

 

6. Vérifiez le bloc « Cadre de facturation »

Le champ « cadre de facturation » reprend le choix que vous avez effectué à l’étape 4.

 

7. Vérifiez/Complétez le bloc « Identification »

Renseignez, si besoin, le numéro et la date de la facture.

 

8. Vérifiez/Complétez le bloc « Destinataire »

Le destinataire  correspond à la structure publique à laquelle est adressée la facture :

  • Si le destinataire est un service de l’état : cochez la case « oui » et indiquez le service destinataire via la recherche.
  • Si le destinataire n’est pas un service de l’état, cochez la case « non » et indiquez son SIRET via la recherche. Un service peut être requis par certaines structures publiques, vous pouvez l’indiquer en cliquant sur le bouton « Rechercher ».

 

9. Vérifiez/Complétez le bloc « Fournisseur »

Sélectionnez si besoin la structure émettrice de la facture. Le champ « Identifiant » se complète automatiquement.

Sélectionnez, si besoin, le « Service » émetteur.

Le champ Références bancaires est facultatif. Il est rempli par défaut s’il y a une seule référence enregistrée sur la structure. Sinon, vous pouvez la sélectionner dans le menu déroulant.

 

10. Vérifiez/Complétez le bloc « Références »

Renseignez la devise, le type de TVA (champs obligatoires) et le n° d’engagement si besoin.

Complétez / modifiez :

  • Le n° de la facture d’origine (s’il s’agit d’un avoir),
  • Le motif d’exonération (si exonéré),
  • Le mode de règlement (pré-rempli avec « Virement » par défaut).

 

11. Complétez le bloc « Récapitulatif TVA » (facultatif)

S’il y a plusieurs taux de TVA, vous devez détailler les taux et les montants dans le récapitulatif TVA .

Renseignez le taux de TVA et le montant de base par taux. Le montant TVA par taux de TVA est calculé automatiquement (dans le cas où le bloc « Récapitulatif TVA » est complété, le taux de TVA et le montant sont obligatoires).

 

Cliquez sur Valider pour valider votre saisie.

La ligne ajoutée apparaît alors dans le bloc « Récapitulatif TVA » comme suit :

 

Il est ensuite possible de modifier ou de supprimer la ligne récapitulative TVA à l’aide des 2 boutons « Actions » ci-dessus.

 

12. Vérifiez/Complétez le bloc « Montants totaux »

Les 4 montants du bloc sont pré-remplis par Chorus Pro.

 

Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour terminer la saisie. La facture est au statut « brouillon » et il est alors possible de la modifier ultérieurement.

 

13. Déposez, si besoin, une pièce jointe complémentaire :

 

Cliquez sur « Gestion des pièces jointes » si vous devez ajouter une pièce à la facture.

 

14. Soumettez la facture

Une fois la saisie terminée, il est possible de :

     « Enregistrer » : les données sont sauvegardées et la facture au statut « brouillon » peut être modifiée ultérieurement.

    « Valider et envoyer » : la facture est transmise au destinataire et passe au statut « déposée ».

    « Supprimer » : la facture est supprimée.

Après avoir cliqué sur le « Valider et envoyer », la fenêtre ci-dessous s’affiche afin de confirmer l’envoi de la facture. En cas d’erreur, cliquez sur Annuler.

 

Cliquez sur « Confirmer et envoyer » ce qui génère automatiquement le récapitulatif d’envoi.

 

Point d’attention : Chaque facture déposée sur Chorus Pro pour une structure donnée (SIRET) doit avoir un numéro unique (quelque soit l’année de son dépôt). Si un doublon est identifié, le message de rejet suivant apparaîtra : « L’identifiant de la demande de paiement existe déjà pour la structure ».

DEPOSER UN LOT DE FACTURES

Processus de dépôt d’un lot de factures

 

1. Dans l’espace « Factures émises » :

Sélectionnez l’onglet « Dépôt factures ».

 

2. Sélectionnez le format de dépôt :
  • PDF/A-3 (Factur-X)
  • XML signé (signature XadES) ;
  • XML structuré (E1) ;
  • XML mixte (E2).

 

 

3. Sélectionnez la syntaxe de dépôt :

Si Format PDF/A-3 (Factur-X) :

  • IN_DP_E2_CII_FACTURX

Si Format XML signé (signature XAdES) :

  • UBL Invoice Mug ;
  • CII Mug.

Si Format XML mixte :

  • UBL INVOICE Min ;
  • CII Min ;
  • PES FACTURE Min ;
  • CPP FACTURE Min ;
  • CII Min 16B.

Si Format XML structuré :

  • UBL INVOICE ;
  • CII ;
  • PES Facture;
  • XCBL;
  • CII 16B.

 

 

4. Sélectionnez la structure émettrice dans le champ « Structure »
5. Déposez le fichier :

Cliquez sur le bouton « Parcourir  » et sélectionnez le fichier à importer.

 

Cliquez sur le bouton « Continuer » pour soumettre le lot de factures.

Suite au dépôt du lot, la création des factures s’effectue en deux temps.

1. Après avoir cliqué sur le bouton « Continuer », Chorus Pro effectue un contrôle de format du lot pour vérifier que :
  • le fichier joint est sain (il ne contient pas de virus) ;
  • l’extension du fichier est cohérente avec le format de fichier déposé ;
  • la taille du fichier ne dépasse pas la taille maximale autorisée (4 Mo) ;

Si tous les contrôles sont positifs, le lot est enregistré dans Chorus Pro.

La fenêtre de confirmation ci-dessous s’affiche et indique à l’utilisateur le numéro attribué à son lot.

 

2. Dans un second temps, Chorus Pro traite les factures présentes dans le lot :
  • Les factures conformes seront créées dans Chorus Pro : elles seront alors visualisables dans l’espace « Factures émises» ;
  • Les factures non conformes ne seront pas créées dans Chorus Pro : un compte rendu d’intégration accessible dans l’espace « Suivi des flux » permet de consulter les anomalies rencontrées ;
  • Les factures en anomalie, après correction, pourront être redéposées.
Point d’attention : les émetteurs peuvent suivre le traitement de leurs factures grâce à la remontée des statuts. Pour en savoir plus, consultez la page « Suivre le traitement d’une facture« .

ANNEXES

  • Le portail Chorus Pro est disponible à l’adresse : https://chorus.pro.gouv.fr
  • Le service est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, hors opérations ponctuelles de maintenance ou d’une impossibilité de fonctionnement résultant d’un cas de force majeure.
  • Il est accessible sur le réseau Internet, à partir de tout type de terminal équipé des différents systèmes d’exploitation Windows 8 et supérieur, Mac OS (X 10.3 et supérieur), Android ou Linux
  • Chorus Pro est compatible avec les navigateurs Internet Explorer, Chrome, Firefox et Safari. Ci-contre, la version minimum requise à l’utilisation de Chorus Pro.

 

1. Règles à respecter

La reconnaissance de caractères implique le respect de certaines règles afin que les informations indiquées sur vos factures puissent être lues correctement par Chorus Pro :

 

Principes généraux :

  • L’écriture manuelle n’est pas reconnue.
  • La facture doit être la plus claire possible : les informations sont océrisées par un robot et il n’y a aucune interprétation des informations fournies.
  • L’outil récupère toutes les données lisibles mais ne fait aucun calcul (ex : s’il y a plusieurs taux de TVA, un  TOTAL TVA est nécessaire).
  • Afin d’éviter de scanner la totalité des pages, quelque soit le nombre de pages du document déposées, 3 pages au maximum seront scannées dans l’ordre suivant : d’abord la première page, ensuite  la dernière page,  et si toutes les informations à reconnaitre ne l’ont pas déjà été l’avant dernière page.
  • Le document pdf doit contenir uniquement la facture : ne pas ajouter de bon de commande ou de bon de livraison à la suite de la facture dans le fichier pdf (ceux-ci pourront être rattachés en pièce jointe).
  • En fonction des champs à renseigner, l’outil effectue une recherche par mots clés indiqués sur la facture (ex : date, facture, TVA…). Le mot clé est donc indispensable.

 

Données :

  • Bien séparer les informations et associer à chaque donnée un mot clé.
  • La donnée doit être alignée par rapport au mot clé qui la définit.
  • Ne pas ajouter de lettres inutiles (ex : N°bon de commande = BC XXXX; le système intègrera les lettres dans le numéro de commande).
  • La première donnée qui semble répondre aux critères est celle retenue par l’outil. Par conséquent, évitez de :
    • -Répéter la même donnée plusieurs fois sur la facture,
    • -Renseigner des données différentes pour le même « mot clé ».
  • Les données sont à destination d’un système informatique : respectez les formats types attendus pour la date, les montants, les numéros de factures et d’engagement.

 

Caractères :

  • Pour que les données soient scannées, elles doivent être isolées et lisibles :
    • -Les mots ne doivent pas être collés aux cadres ou les lettres collées entre elles (ex : la devise ne doit pas être collée aux montants),
    • -Évitez les espaces dans les codes et les numéros que vous transmettez.
  • Utilisez couleurs et effets avec modération :
    • -Évitez la couleur (rouge, couleurs pâles…),
    • -Évitez le gras ou le surligné,
    • -Évitez la surimpression,
    • -Privilégiez l’écriture noire sur fond blanc.

 

2. Champs lus par Chorus Pro

Pour rappel, vous pouvez obtenir la liste des données obligatoires d’une facture sur le site suivant : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

 

3. Conseils et remarques :

 

 

Dernière mise à jour : novembre 6, 2018  

24904    Gérer Mes Factures    
Total 77 Votes:
69

Dites-nous comment pourrions-nous améliorer cette publication ?

+ = Êtes-vous un robot ?

Back To Top