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Une communication adaptée à vos fournisseurs

Afin d'aider vos fournisseurs à mieux appréhender l'utilisation de Chorus Pro, nous vous avons mis à disposition une plaquette de communication.

 

Elle détaille notamment :

  • les avantages de l'outil
  • les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour passer facilement à la dématérialisation
  • Un accès rapide à la documentation Chorus Pro via les QR codes
  • Les formations gratuites
  • Les ateliers d'accompagnement individuels

 

Retrouvez la plaquette en cliquant ici.

 

 

illustration chorus pro version mobile

L'application mobile disponible pour les prestataires de frais de justice

L'application mobile Chorus Pro vous permet de rechercher et de consulter vos factures.

Désormais, elle permet aussi de consulter les mémoires de frais de justice.

Menu principal application mobile Chorus Pro

De manière intuitive et à l'aide d'un formulaire de recherche comprenant différents champs :

  • le numéro de mémoire
  • Le numéro de facture
  • la date de dépôt
  • le montant

 

Vous pouvez accéder au détail de vos mémoires dont l'historique des évènements complémentaires (taxation et certification), ainsi que des statistiques.

Ecrans application mobile Chorus Pro, recherche mémoire de frais de justice

 

Vous pouvez aussi paramétrer vos préférences (affichage de l'espace, choix de la langue, etc.) et accéder à l'espace Aide.

L'application est disponible aussi bien sous Android qu'Apple (iOS) respectivement sur les plateformes de téléchargement Play Store et App Store.

Les formations en ligne gratuites du mois de mars

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois de mars en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Le webinaire du 7 mars dédié aux entités publiques se concentrera principalement sur :

  • La création et la gestion d'un compte utilisateur
  • La gestion d'une fiche structure

 

La seconde partie de la formation en ligne dédiée aux entités publiques qui aura lieu le 21 mars vous permettra de savoir comment :

  • Rechercher les factures transmises par vos fournisseurs
  • Les traiter
  • Transmettre une facture
  • Suivre le traitement des factures transmises

 

Le webinaire du 11 mars dédié aux prestataires de justice a pour objectif de présenter :

  • Les principes de fonctionnement de Chorus Pro
  • Les spécificités de l'espace "Mémoires de frais de justice"

 

Les webinaires du 14 mars et du 28 mars dédiés aux fournisseurs vous montreront comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 14 mars dédié au DUME (Document Unique de Marché Européen), qui s'adresse en priorité aux entreprises, vous montrera comment :

  • Répondre à des consultations publiques avec le e-DUME
  • Gagner du temps dans les réponses des appels d'offres publics dématérialisés en utilisant le formulaire

 

Le webinaire du 18 mars expliquera comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

Facturation electronique mode d'emploi

Facturation électronique : mode d’emploi pour les PME

Dessin page d'accueil Chorus

 

L’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique dispose que les factures adressées par les fournisseurs aux structures du secteur public doivent être dématérialisées.

Pour les émetteurs de factures à destination du secteur public, le calendrier de mise en œuvre de cette obligation est progressif :

Calendrier des entreprisesz concernées par la dématérialisation des factures

 

Depuis le 1er janvier 2017, et quelle que soit la taille de votre entreprise, il est possible d’envoyer des factures électroniques à la sphère publique. Une solution informatique gratuite appelée « Chorus Pro » accueille les factures des fournisseurs et se charge de les acheminer vers le bon destinataire. Cet outil est le seul reconnu par la réglementation pour la transmission des factures dématérialisées

https://chorus-pro.gouv.fr

Le service est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, hors opérations ponctuelles de maintenance ou d'une impossibilité de fonctionnement résultant d'un cas de force majeure.

Il est accessible sur le réseau Internet, à partir de tout type de terminal équipé des différents systèmes d'exploitation Windows 8 et supérieur, Mac OS (X 10.3 et supérieur), Android ou Linux.

Liste des navigateurs pris en charge et leurs versions minimum

S’inscrire sur le portail ne vous prendra que quelques minutes. Avant de vous inscrire, veuillez vérifier que vous disposez bien des informations suivantes :

  • Votre adresse courriel (qui vous servira à vous connecter)
  • Le numéro SIRET de votre entreprise

 

La création de votre compte se fera en 2 étapes :

1ère étape : Renseignez  dans le champ « adresse électronique de connexion » votre adresse courriel  ainsi que le numéro SIRET de votre entreprise

Bloc de connexion Chorus Pro

 

2nde étape : Complétez vos informations personnelles (Nom, prénom …) ainsi que celle de votre société. En tant que créateur de votre structure dans Chorus Pro, vous devenez « gestionnaire principal » de cette structure. Vous pouvez donc la mettre à jour ou autoriser d’autres utilisateurs à émettre ou suivre vos factures.

Formulaire de création de compte Chorus Pro

 

Une fois cette étape finalisée, vous pourrez déposer vos factures sur Chorus Pro !

Afin d’avoir les détails de la procédure de création de compte, vous pouvez consulter la fiche pratique dédiée à ce sujet.

L’annuaire des structures publiques constitue l’outil incontournable vous permettant d’acheminer vos factures dans Chorus Pro vers votre client public. Vous y trouverez l’ensemble des données de facturation du destinataire :

  • Le numéro SIRET (donnée obligatoire)
  • Le code service, qui permet d’identifier les différents services présents au sein de la structure (donnée obligatoire ou non en fonction du choix de votre destinataire)
  • Le numéro d’engagement, qui peut soit être le numéro du bon de commande, soit le numéro du marché (donnée obligatoire ou non en fonction du choix de votre destinataire)

 

Nous vous recommandons d’opérer une correspondance entre votre base de clients publics et l’annuaire des structures publiques de Chorus Pro. Lorsque vous constatez que vous ne disposez pas de l’ensemble des éléments vous permettant d’envoyer votre facture, contactez l’entité publique en question afin de lui demander les éléments manquants.

 

Une fiche pratique et un guide d’utilisateur sont mis à votre disposition pour obtenir le détail de l’utilisation de l’annuaire.

Il existe trois principaux modes d’émission de factures :

Tableau descriptif des trois modes de dépôt possible (mode portail, mode API, mode EDI)

Le mode Portail :

Connectez-vous sur Chorus Pro; vous avez alors deux possibilités : dépôt ou saisie de la facture.

1. Dépôt de factures

- Accédez à l'espace de dépôt en cliquant sur "Factures émises" puis sur "Dépôts factures"

Espaces

- Choisissez votre format de dépôt

Lorsque vous déposez votre facture en PDF, vous avez le choix entre un PDF signé électroniquement et un PDF non signé. Pour rappel : vous pouvez déposer votre facture sans signature électronique si vous avez mis en place des contrôles documentés et permanents permettant d’établir une piste d’audit fiable.

Dépôt d'une nouvelle facture

 

- Sélectionnez le cadre de facturation

Cadres de facturation (A1, A2, A, A)

 

- Déposez votre fichier et complétez les informations manquantes :

Plus votre PDF sera lisible par Chorus Pro, moins vous aurez d’informations à remplir manuellement. Veuillez-vous référer au guide utilisateur pour retrouver les règles de nommage des champs de votre facture.

Choix du fichier à importer

 

Une fois votre facture dûment complétée, cliquez sur Valider et envoyer pour la transmettre à votre client public.

Panneau ATTENTION Attention : Le dépôt de vos factures en marché de travaux doit se faire à partir de l’espace « Factures de travaux »

 

Vous retrouverez une fiche pratique synthétique pour tout savoir sur le dépôt de facture.

Vous disposez d’un guide explicatif qui vous permettra d’approfondir les différentes étapes d’un dépôt de factures

 

2. Saisie de factures (Attention, la souscription à un mandat de facturation est un prérequis obligatoire)

Pour créer une facture à partir de zéro, cliquez sur le menu « Factures émises » puis « Saisir facture »

Espace

 

Renseignez les informations concernant le destinataire, le fournisseur, le cadre de facturation ainsi que les références de la facture puis enregistrez (tous les champs comportant un astérisque sont obligatoires).

Formulaire de saisie d'une facture

 

Pour terminer votre saisie, cliquez Valider et envoyer puis Confirmer et envoyer. Votre facture est bien transmise.

Bouton

 

Message de confirmation d'envoi

 

La fiche pratique vous donnera toutes les informations clés pour réussir à saisir votre facture sur Chorus Pro.

Le guide utilisateur Saisir une facture est disponible pour vous expliquer de façon détaillée le processus complet d’une saisie de factures sur Chorus Pro.

Chorus Pro vous permet de suivre l’état du traitement de vos factures en temps réel.

Grâce aux notifications, vous êtes informés par courriel à chaque changement de statut de votre facture. Pour les recevoir, vous devez paramétrer votre compte utilisateur (dans l’espace « Mon compte »).

 

En plus des notifications, vous pouvez suivre l’avancement de vos factures à partir votre espace personnel. Pour cela, vous disposez de 2 onglets (Tableau de bord, Rechercher) que vous trouverez sous l’espace « Factures émises » :

Copie d'écran du menu Chorus Pro - factures émises

 

  • Tableau de bord: Vous avez l’ensemble des statuts correspondant à l’état d’avancement de vos factures ; ce qui permet d’avoir une vision globale.
  • Rechercher: Vous permet d’affiner vos recherches de factures en saisissant les critères que vous aurez définis au préalable.

 

Cette traçabilité est possible grâce à l’affichage de statuts pour chaque facture émise. Ces statuts sont mis à jour par le destinataire au fil du traitement des factures reçues.

Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés à l’émission d’une facture, sa réception et son rejet :

Tableau des statuts liés à l’émission d’une facture, sa réception et son rejet

 

A noter : les destinataires ont le choix de renvoyer tous ces statuts ou seulement une partie. Le choix effectué par la structure de mettre à jour le statut « mise en paiement » est indiqué dans l’annuaire des structures publiques disponible sur le site de la Communauté Chorus Pro.

 

Cas particulier : si une facture est rejetée ou suspendue, une fenêtre apparaîtra dans l’écran d’accueil afin de vous en avertir dès votre connexion.

Enfin, pour suivre l’état d’avancement de votre facture, vous disposez également de l’application mobile Chorus Pro – Mobile, disponible sur IOS et Android :

Très simple d’utilisation, l’application propose aux émetteurs de visualiser l’ensemble de leurs factures dématérialisées déposées ou transmises, en les triant par statut d’avancement (brouillon, déposée, mise à disposition, service fait, rejetée, supprimée, mandatée, mise à disposition comptable, mise en paiement).

Application mobile Chorus Pro

 

A. ClaudIA

ClaudIA est une assistance virtuelle qui répond en ligne à vos questions et propose des réponses contextualisées en fonction de votre profil et de vos données de chacun.

 

Où trouver ClaudIA ?

Sur votre page d'accueil Chorus Pro, le robot ClaudIA se trouve en haut à droite de votre écran

2cran d'accueil Chorus Pro

 

Quelques bonnes pratiques :

  • Si vous disposez d’un compte, connectez-vous au préalable sur Chorus Pro
  • Privilégiez les options proposées par ClaudIA
  • Soyez précis dans la formulation des questions :
    • Utilisez des phrases complètes
    • Posez des questions courtes
    • Veillez à l’orthographe
  • N’hésitez pas à évaluer les réponses de ClaudIA grâce aux icônes :

Boutons pouce en l'air et pouce en bas

 

B. Saisir une sollicitation

Si ClaudIA n’est pas en mesure de répondre à vos interrogations, vous avez la possibilité de créer une sollicitation. Vous serez alors recontacté pour que l’on réponde à vos demandes.

Vous pouvez également visualiser, sur le site de la communauté Chorus Pro, le processus complet pour saisir une sollicitation, la consulter et suivre son traitement

Image d'une homme serein

 

A. La documentation sur le site de la Communauté Chorus Pro

- Les guides utilisateurs

Ils vous présentent dans le détail chaque thématique. Complets, ils seront votre source principale d’information sur tous les sujets.

- Les fiches pratiques

Synthétiques et concrètes, les fiches pratiques vous permettent d’avoir un aperçu immédiat concernant les étapes primordiales de votre processus de facturation.

 

B. Les formations gratuites en ligne (webinaires)

Pour vous accompagner dans votre utilisation de Chorus Pro, il est mis à votre disposition des séances de formation en ligne gratuites pendant lesquelles vous pouvez poser vos questions à un expert Chorus Pro.

Pour prendre connaissance des prochaines sessions, cliquez sur la thématique souhaitée dans la liste ci-après :

 

C. Tutoriels

Les tutoriels vous expliquent pas à pas les principales fonctionnalités de Chorus Pro. Vous pouvez dès à présent les visionner sur notre chaîne Youtube et Dailymotion et vous plonger dans l’univers Chorus Pro.

Ci-dessous l’ensemble des tutoriels mis à votre disposition :

 

D. Les accompagnements thématiques

Pour répondre à toutes vos interrogations, nous avons créé des groupes d’accompagnement permettant de répondre à vos questions de façon précise tout au long de vos démarches.

  1. Pour toutes les problématiques liées à votre interface EDI ou API, vous pouvez être accompagnés de façon individualisée grâce à des rendez-vous téléphoniques qui permettront de répondre à vos questions tout au long de votre processus de raccordement.
  2. Si vous souhaitez utiliser uniquement le dépôt en format PDF, nous avons créé un groupe d’accompagnement reprenant toutes les étapes de l’utilisation du portail en 4 ateliers pratiques.
  3. Si vous êtes émetteurs de factures dans le cadre des marchés de travaux et vous faites face à des difficultés spécifiques, nous pourrons répondre à vos questions grâce aux accompagnements pour les fournisseurs de travaux et les MOE. 5 ateliers permettront de revoir tout le processus de facturation et seront l’occasion de répondre précisément à vos questions.

 

Pour bénéficier d’un accompagnement, inscrivez-vous en remplissant le formulaire de demande d’accompagnement ici ou en vous rendant sur le site la Communauté Chorus Pro.

Formations en ligne gratuites du mois de février

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois de février en cliquant sur l’un des liens suivants :

 

Les formations en ligne du 14 février et du 28 février dédiées aux fournisseurs vous montreront comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des formations en ligne consacrées aux marchés de travaux auront lieu :

 

La formation en ligne du 18 février explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne sur la Communauté Chorus Pro.

Un accompagnement adapté à vos besoins

L'Agence pour l’Informatique Financière de l’État poursuit sa mission d'accompagnement des utilisateurs Chorus Pro.

Cette mission se matérialise par la mise en place d’un dispositif d’accompagnement basé sur un suivi personnalisé axé sur les difficultés que vous pouvez rencontrer, via des ateliers thématiques réalisés à distance (par conférences web et téléphoniques).

 

 

 

Pour bénéficier de ce dispositif, le seul prérequis est d'avoir participé au préalable à l'une des sessions de webinaires concernant une thématique parmi la liste suivante :

  • Dépôt des factures en format PDF directement sur le portail ;
  • Raccordement d’un système d’information à Chorus Pro en EDI ou en API ou pour déposer des factures en format flux sur le portail ;
  • Dépôt des factures dans le cadre de marchés de travaux (fournisseurs titulaires de marchés ou maîtrises d’œuvre).

 

Notre dispositif d’accompagnement vous intéresse ?

Cliquez sur ce lien afin d’accéder au formulaire d’inscription et remplissez les informations demandées. Nous reviendrons vers vous rapidement avec les informations pratiques concernant votre participation (démarrage des sessions, calendrier, modalité de participation…).

 

Webinaires du mois de Janvier

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous du mois de janvier en cliquant sur l’un des liens suivants : 

 

Le webinaire du 14 janvier dédié aux entités publiques abordera les thèmes suivants :

  • Créer une fiche structure
  • Gérer son compte utilisateur
  • Paramétrer ses informations et accès

 

Le webinaire du 16 janvier dédié au DUME, (Document Unique de Marché Européen), qui s'adresse en priorité aux entreprises, vous montrera comment :

  • Répondre à des consultations publiques avec le e-DUME
  • Gagner du temps dans les réponses des appels d'offres publics dématérialisés en utilisant le formulaire

 

Les webinaires du 10 janvier et du 29 janvier dédiés aux fournisseurs vous montreront comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Des webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 24 janvier explique comment gérer son projet de raccordement pour les fournisseurs et développera les points suivants:

  • Élaborer un calendrier prévisionnel de raccordement à Chorus Pro
  • Collecter les paramètres de facturation des clients publics
  • Le fonctionnement du raccordement EDI
  • Le protocole de raccordement EDI

 

Retrouvez l'ensemble des webinaires sur la Communauté Chorus Pro.

Une nouvelle évolution pour un partage accru de l'information

Nous travaillons régulièrement à améliorer les fonctionnalités de Chorus Pro et c'est le cas aujourd'hui pour les factures de travaux avec la mise en place d'une nouvelle évolution visant à mieux informer l'ensemble des acteurs du processus de facturation.

 

Jusqu'à présent, des notifications envoyées par mail visaient à informer l'acteur suivant de l'arrivée d'un nouveau document dans sa liste de tâches.

En plus de ces notifications,  désormais les acteurs précédents seront également avertis par mail du dépôt d'une nouvelle pièce dans le dossier de facturation. De cette manière, l'ensemble des acteurs du processus sont tenus au courant de l'avancée du traitement des factures de travaux.

Selon le CCAG Travaux, le MOE doit notifier par ordre de service au titulaire l'état d'acompte mensuel (Article 13.2.2)

Ainsi, dans Chorus Pro, la notification envoyée lorsque le MOE dépose l'état d'acompte peut se substituer à cet ordre de service.

 

Le schéma ci-dessous présente un exemple de notifications envoyées par Chorus Pro dans le cheminement de facturation classique.

 

Changement d’organisation, comment supprimer en une seule fois ses rattachements aux structures ?

Avec la version V1.3.5, il est possible pour un gestionnaire de supprimer en masse les rattachements aux structures d’un utilisateur.

 

Etape 1 : Recherche de l’utilisateur

Se positionner sur l’espace ‘Activité du gestionnaire’, cliquez sur le bouton ‘Rechercher un utilisateur’ qui est en bas de page.

 

Indiquez le nom de l’utilisateur concerné et cliquez sur ‘Rechercher’. Cette fonctionnalité permet d’afficher tous les utilisateurs rattachés aux structures du gestionnaire.

 

Etape 2 : Affichage de tous les rattachements liés à l’utilisateur

Pour l’utilisateur demandé sont affichées toutes les structures sur lesquelles il est habilité.

Il faut cocher sur l’icône à droite du tableau pour supprimer les rattachements, puis cliquer sur le bouton ‘supprimer rattachements’.

 

La fenêtre suivante apparaît, cliquez sur ‘OK’ pour confirmer.

Désormais l’utilisateur n’est plus rattaché à ces 3 structures.

 

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