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Illustration article lien d'activation

Vous ne trouvez plus votre lien d'activation ? Demandez de l'aide à ClaudIA !

Lors de la finalisation de votre inscription sur Chorus Pro, vous devez cliquer sur le lien d'activation reçu par mail sur votre adresse électronique de connexion.

Pour commencer à déposer vos factures sur Chorus Pro, il est indispensable d'avoir cliqué préalablement sur ce lien (pensez à vérifier vos courriers indésirables ou spams si vous ne le trouvez pas).

 

En cas de non réception, d'expiration ou en cas de perte du mail contenant le lien, vous pouvez le recevoir à nouveau en suivant le mode opératoire suivant :

 

Étape 1 - Accéder à Chorus Pro en cliquant ici

Cliquer sur l'icône ClaudIA en haut à droite "Aide" et saisir la phrase suivante dans le chat :

"Bonjour, je ne trouve pas le mail avec le lien pour activer mon compte"

 

Étape 2 - ClaudIA vous renvoie le mail dans lequel se trouve le lien d'activation :

Le mail est renvoyé sur l'adresse de connexion saisie lors de la création de votre compte.

Illustration article bonnes pratiques fiches pratiques et tutoriels

Vous débutez sur Chorus Pro ? Découvrez nos fiches pratiques et nos tutoriels

Afin de vous accompagner dans l’utilisation de Chorus Pro, nous avons élaboré une série de fiches pratiques et de tutoriels disponibles sur la Communauté Chorus Pro ainsi que sur YouTube et Dailymotion.

 

Clairs et pédagogiques, ces supports vous guideront dans votre prise en main de Chorus Pro.

 

Retrouvez ci-dessous les fiches pratiques et les tutoriels essentiels pour bien débuter sur Chorus Pro :

  • Comment suivre le traitement de vos factures ?

Une nouvelle manière de saisir les remises dans Chorus Pro

Afin de simplifier vos dépôts de factures au format PDF, Chorus Pro a mis en place une nouvelle manière de saisir les remises.

Il convient, à présent, de calculer (hors outil) le montant HT après remise, et de saisir ce montant calculé dans le champ « Montant HT ».  

Pour rappel, dans ce cas de figure, la pièce à valeur probante est la facture au format PDF, sur laquelle peuvent figurer les montants détaillés.

Entités publiques : Rejet ou recyclage, que choisir ?

Le statut rejeté ne doit être attribué que lors du constat d'une erreur dans les montants ou dans les données de facturation. Le rejet entraîne obligatoirement l'émission d'une nouvelle facture. S'il n'est pas nécessaire que le fournisseur en édite une nouvelle, privilégiez le recyclage de celle-ci.

 

Si une facture vous a été transmise et comporte des erreurs sur le code service et/ou le numéro d'engagement, surtout ne la rejetez pas. Il convient de la traiter en lui attribuant le statut "A recycler".  En effet, ce statut permet au fournisseur de modifier ces informations directement dans le Portail Chorus Pro.

 

Si vous êtes un service de l’État (ministères et leurs services déconcentrés), le motif recyclage n'existe pas. Pour cela, il convient de rejeter la/les facture(s) dans Chorus Cœur sous le motif "SE Incorrect" et/ou "EJ incorrect ou inexistant" afin de permettre aux fournisseurs de modifier ces informations.

Pour rappel, Chorus Cœur vous permet de transférer directement la facture sur le service destinataire en cas d'erreur sur le code service présent sur la facture du fournisseur.

 

Pour les services ne disposant pas d'une application de gestion transmettant ce motif à Chorus Pro, passez par le Portail Chorus Pro suivez les 4 étapes ci-dessous :

Etape 1 : Accédez à l'espace "Factures reçues"

 

Etape 2 : Dans l'onglet synthèse, cliquez sur le numéro de la facture à traiter

 

Etape 3 : Vérifiez les éléments de la facture puis, en bas de page, cliquez sur le bouton "Traiter"

Etape 4 : Une fenêtre pop-in s'affiche alors sur votre écran, sélectionnez le statut "A recycler" ou "Rejetée" en pensant à renseigner le complément d'information puis cliquez sur enregistrer.

 

Pour plus d'informations concernant le statut des factures sur Chorus Pro, cliquez ici

Pour plus d'informations concernant le traitement des factures sur Chorus Pro, cliquez ici

 

 

Fusion avec absorption d'entité : suivez le guide

Votre entité (entreprise ou entité publique) en absorbe une autre.
Vous gardez votre numéro SIRET et accueillez les salariés de l'entité absorbée.

Cette démarche s'effectue en 3 étapes :

Schéma décrivant les étapes pour absorber une structure

 

Vous trouverez ci-dessous la méthode à suivre pour mettre à jour votre entité sur Chorus Pro.

 

1-  Identification du gestionnaire principal des deux entités

En fonction du choix organisationnel, vous identifierez le gestionnaire principal de l'entité finale.

En cas de changement, il faut suivre les 4 étapes ci dessous :

Etape 1 - Se connecter à Chorus Pro et accédez à l'espace Mon compte.

Espace mon compte

 

Etape 2 - Dans le bloc Mes rattachements aux structures, cliquer sur l'icône .

bloc mes rattachements aux structures

 

Etape 3 - Une fenêtre de confirmation apparaît à l'écran. Le gestionnaire principal doit sélectionner l'entité concernée puis cliquer sur Valider.

Fenêtre de confirmation lors du transfert du rôle de GP

 

Etape 4 - L'ancien gestionnaire principal doit renseigner l'identifiant de connexion du nouveau gestionnaire puis cliquer sur Valider.

écran de selection d'un gestionnaire principal

 

NB : L'ex gestionnaire principal de l'entité devient Utilisateur simple de celle-ci.

Il est important que le futur gestionnaire principal identifié soit également habilité sur l'entité amenée à disparaître.

 

2 - Transfert des utilisateurs vers l'entité finale

Afin de pouvoir transférer les utilisateurs d'une entité à une autre, il est nécessaire d'être habilité sur les 2 entités.

Dans Chorus Pro, pour mettre en œuvre cette opération, vous utiliserez la fonctionnalité "Dupliquer les droits d'un utilisateur".

 

Accédez à l'espace Activités du gestionnaire, et cliquez sur le bouton Dupliquer les droits d'un utilisateur Dupliquer les droits d'un utilisateur.

Ecran de duplication des droits

 

Une nouvelle page apparaît :

1. Il faut saisir le nom de l'utilisateur source à dupliquer. Cet utilisateur est l'utilisateur modèle de l'entité absorbante (profil d'utilisateur ayant toutes les habilitations nécessaires sur l'entité finale).
La liste de ses rattachements valides s'affiche.

2. Il faut saisir le nom de l'utilisateur cible (un utilisateur de l'entité absorbée).

illustration de la recherche d'un utlisateur

 

3. Inactiver l'ancienne entité

Vous devez maintenant inactiver l'ancienne entité afin de ne plus recevoir ni envoyer de factures.

Pour cela, accédez à l'espace Activités du gestionnaire.

Au niveau du bloc Mes structures, identifiez l'entité à inactiver puis cliquez sur   Le stylo

 

Modifiez le statut en "Inactif"

Modification de la structure

 

Cliquez sur le bouton Valider en bas de page.

L'entité est maintenant inactive.

bloc mes structures

 

NB : Toutes les factures resteront consultables. Les gestionnaires devront traiter les factures en cours.

Quelle est la différence entre "Activités du gestionnaire" et "Mon compte" ?

Vous êtes gestionnaire ou utilisateur de votre structure et vous souhaitez modifier ses paramètres ou simplement ceux de votre compte.

Vous avez accès, du fait de votre statut, aux espaces "Activités du gestionnaire" et "Mon compte".

Voici donc les clefs qui vous permettront de mieux comprendre à quoi servent ces deux espaces.

 

1. L'espace "Activités du gestionnaire"

Cet espace est uniquement accessible aux gestionnaires principaux et secondaires des structures.
Il vous permet de gérer toutes les informations relatives à la structure dont vous êtes le gestionnaire.

A travers cet espace, vous pouvez valider ou refuser les demandes de rattachement à votre structure (lorsqu'un nouveau collaborateur rejoint votre société par exemple) ou encore les demandes d'abonnement aux espaces (lorsqu'un collaborateur doit pouvoir traiter exclusivement les factures de travaux par exemple).

Pour plus d'informations concernant les espaces, consultez la fiche pratique en cliquant ici.

 

Vous y retrouvez également toutes les structures dont vous êtes le gestionnaire principal ou secondaire.
En cliquant sur le Le stylo, accédez à la page "Modification de la structure" et

  • Ajoutez l'adresse postale du siège,
  • Ajoutez les coordonnées bancaires de la structure,
  • Ajoutez/supprimez des services au sein de votre structure,
  • Ouvrez ou fermez des espaces,
  • Consultez la liste des utilisateurs rattachés à la structure,
  • Générez un mandat de facturation et ajoutez des pièces jointes.

 

Enfin, vous trouverez dans cet espace l'historique des actions effectuées au niveau des blocs " Les demandes de rattachement à une structure" et "Les demandes d'abonnement aux espaces" (création ou suppression de rattachement, refus de l'abonnement, etc.)

 

2. L'espace "Mon compte"

Contrairement à l'espace précédent, celui-ci est accessible à tous. Il vous est propre et vous concerne directement en tant qu'utilisateur Chorus Pro.
Il vous permettra d'accéder à vos informations personnelles (nom, prénom, adresse électronique de contact).

 

Le bloc Mes paramètres vous permet de retrouver les informations relatives aux dates de création et l'état de votre compte.
Vous pouvez aussi, si vous le souhaitez, choisir de paramétrer Chorus Pro en anglais.

C'est également ici que vous indiquez si vous souhaitez ou non recevoir les notifications périodiques d'activité par mail à l'adresse électronique de contact que vous avez renseigné lors de la création de votre compte (à différencier de votre adresse électronique de connexion vous permettant d'accéder à votre compte Chorus Pro).

Ces notifications vous permettront d'être tenus au courant de l'avancée du traitement de vos factures.

 

Cet espace vous permet enfin de

  • Gérez votre mot de passe (modifiez le si besoin)
  • Ajoutez une question secrète (utile en cas d'oubli ou de perte de votre mot de passe)
  • Consultez la liste des structures auxquelles vous êtes rattachés
  • Consultez la liste des espaces sur lesquels vous êtes habilités

 

A noter que si vous avez un profil utilisateur simple, vous avez accès uniquement à l'espace "Mon compte".

Illustration d'une personne effectuant un calcul avant le dépôt de sa facture

Maîtrise d’Oeuvre : Comment bien déposer vos notes d’honoraires ?

Vous êtes une Maîtrise d’Œuvre intervenant dans un marché de travaux et souhaitez déposer vos notes d’honoraires ?

Le processus de dépôt de notes d’honoraires est différent du processus de dépôt d’Etat d’Acompte. En effet, les États d’Acompte se déposent via l’espace factures de travaux afin d’être intégrés dans le dossier de facturation ainsi l’ensemble des acteurs concernés par le marché y auront accès.

Les notes d’honoraires ne concernent que vous et votre client public donc elles passeront par l'espace factures émises.

Pour déposer vos notes d'honoraires, suivez les 4 étapes ci-dessous :

Schéma décrivant le processus simplifié du dépôt d'une facture

Pour plus de détails et comprendre le processus veuillez-vous référer à la fiche pratique ci-jointe en cliquant ici

illustration données obligatoires facture

Quelles informations doivent figurer sur votre facture ?

Un certain nombre d'informations légales doivent figurer dans vos factures. Certaines d'entre elles semblent évidentes, comme la désignation de l'émetteur de la facture, ou encore sa date d'émission mais d'autres le sont moins.
L'ensemble de ces informations sont obligatoires, conformément au décret n°2019-748 du 18 juillet 2019 relatif à la facturation électronique dans la commande publique.

Afin de vous permettre de réaliser correctement vos factures, vous trouverez ci-dessous l'ensemble des mentions obligatoires.

  1. La date d'émission de la facture
  2. La désignation de l'émetteur et du destinataire de la facture (Numéro SIRET)
  3. Le numéro unique de la facture
  4. En cas de contrat exécuté au moyen de bons de commande , le numéro du bon de commande ou dans les autres cas, les références du contrat ou le numéro de l'engagement attribué par le système d'information financière et comptable du destinataire de la facture
  5. La désignation du payeur, avec l'indication pour les structures publiques du code d'identification du service chargé du paiement
  6. La date de livraison des fournitures ou d'exécution des services ou des travaux
  7. La quantité et la dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés
  8. Le prix unitaire hors taxes des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ou, lorsqu'il y'a lieu, leur prix forfaitaire
  9. Le montant total de la facture, le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de taxe sur la valeur ajoutée, ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération
  10. L'identification, le cas échéant, du représentant fiscal de l'émetteur de la facture
  11. Le cas échéant, les modalités de règlement
  12. Le cas échéant, les renseignements relatifs aux déductions ou versements complémentaires

 

Si vous souhaitez avoir de plus amples informations sur la facturation électronique, retrouvez le décret complet en cliquant ici.

Comment transférer son rôle de gestionnaire principal ?

Vous vous envolez vers de nouvelles aventures et votre remplaçant(e) arrive pour prendre le relais.

Vous souhaitez que son arrivée se fasse dans les meilleurs conditions possibles et pour cela, vous allez transférer votre rôle de gestionnaire principal.

Rien de plus simple, la procédure ne comporte que 4 étapes !

 

Étape 1 : Tout d'abord, connectez-vous à Chorus Pro et accédez à l'espace Mon Compte

Espace mon compte

 

Étape 2 : Dans le bloc Mes rattachements aux structures , cliquez sur l'icône  en prenant garde de bien sélectionner la structure sur laquelle vous souhaitez opérer cette action

bloc mes rattachements aux structures

 

Étape 3 : Une fenêtre de confirmation apparaît à l'écran. Sélectionnez la structure concernée puis cliquez sur Valider

Fenêtre de confirmation apparaissant lors du transfert du rôle de gestionnaire principal

 

Etape 4 : Renseignez l'identifiant de connexion de votre successeur ou utilisez la fonction Rechercher un utilisateur puis cliquez sur Valider

Ecran de sélection d'un nouveau gestionnaire principal

 

Votre successeur est dès à présent le nouveau gestionnaire principal de la structure !

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