Loading....
Illustration article gagner du temps dépôt de factures

Comment gagner du temps lors du dépôt de ma facture PDF ?

Le dépôt de factures au format PDF sur le portail est aujourd’hui le mode privilégié par les PME/TPE et micro-entreprises sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures PDF pour gagner du temps lors de leur dépôt.

 

  • Rédigez des factures claires et lisibles par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à récupérer les données directement de votre facture PDF afin de pré-remplir  le formulaire de dépôt.

 

Pour profiter de ces capacités de reconnaissance automatique de données de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scan, ni d’image)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Pour le SIRET du destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère », etc.
    • Pour le numéro d'engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture
  4. Evitez couleurs et effets, et privilégiez le noir sur fond blanc

 

Pour connaître le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Votre fichier doit être un PDF natif (pas de scan, pas d'image). Pour ce faire, accédez à votre facture et cliquez « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format PDF à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture PDF

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures PDF sans signature électronique.

 

fenetre pop-up lors du dépôt d'une nouvelle facture

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

 

Ces bonnes pratiques vous permettront de déposer rapidement votre facture !

Gagnez du temps lors du dépôt de votre facture pdf

Le dépôt de factures au format pdf sur le portail est aujourd’hui le premier mode de dépôt utilisé par les fournisseurs sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures pdf pour faciliter leur dépôt.

 

  • Faites des factures « lisibles » par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à ce que le logiciel rapatrie automatiquement dans le formulaire de dépôt les données qu’il reconnait.
À noter que 3 pages sont concernées au maximum, la première, la dernière ainsi que l'avant-dernière.

Retenez simplement que pour profiter des capacités de reconnaissance automatique de caractères de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scans, ni d’images)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère »,
    • Engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture.
  4. Evitez couleurs et effets. Privilégier le noir sur fond blanc.

 

Pour connaitre le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Ne perdez pas de temps à imprimer vos factures pour les scanner : enregistrez-les directement au format pdf.

Pour ce faire, accédez à votre facture une fois préparée et faites « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format pdf à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture pdf

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures pdf sans signature électronique. Le format de votre dépôt est automatiquement reconnu par l'outil.

 

fenetre pop-up lors du dépôt d'une nouvelle facture

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

Illustration article PISTE

Chorus Pro & PISTE : Comment réussir son raccordement API Oauth2 ?

L’AIFE a mis en place une Plateforme d’Intermédiation des Services pour la Transformation de l’Etat en janvier 2020. Celle-ci mutualise les services API (Application Programming Interface) de l’Etat et de la sphère publique.

 

PISTE se substitue à la plateforme API de Chorus Pro.

 

Le raccordement à Chorus Pro doit obligatoirement se faire d'abord dans l'environnement de qualification, afin d'effectuer tous les tests nécessaires, puis il faudra réitérer les étapes dans l'environnement de production.

 

Cet article vous guide dans les 3 étapes nécessaires pour réussir votre raccordement :

  • Etape 1 : création d'un compte PISTE, génération automatique de l'application SANDBOX et création de votre application de production
  • Etape 2 : raccordement à l'environnement de qualification
  • Etape 3 : raccordement à l'envrionnement de production

 

NB : La seule différence entre le raccordement à l'environnement de qualification et celui à l'envrionnement de production réside dans le nom des applications que vous allez déclarer.

 

1/ Création d'un compte PISTE et d'une application de production

 

La création d’un compte PISTE est nécessaire pour se raccorder à Chorus Pro. Le portail PISTE est destiné aux développeurs de solution interfacée à Chorus Pro (éditeurs de solution, concentrateurs, DSI pour les applications internes).

 

La première étape consiste à créer un compte sur PISTE, pour cela vous devez remplir les champs obligatoires suivants et accepter les CGU :

  • Nom
  • Adresse e-mail
  • Mot de passe
  • Nom de l’organisation : choisir « Universelle »

 

1 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Une fois votre compte créé, PISTE génère automatiquement une application SANDBOX qui sera uniquement utilisée pour le raccordement à l'environnement de qualification de Chorus Pro.

Le nom de l’application Sandbox est toujours : APP_SANDBOX_EmailUtilisateur

Exemple pour le compte PISTE « api-choruspro.aife@finances.gouv.fr », l’application SANDBOX générée par PISTE a pour nom d’application « APP_SANDBOX_api-choruspro.aife@finances.gouv.fr »

 

Ensuite, vous devez ajouter les API Chorus Pro à votre application Sandbox. Pour cela vous devez sélectionner votre application, puis cliquer sur le bouton « Modifier l’application ».

 

8 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Cocher les CGU des API qui vous intéressent, puis sélectionner ces API. Cliquer sur le bouton « Valider mes choix CGU » puis cliquer sur « Sauvegarder l’application » pour finaliser.

 

9 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

 

Pour se raccorder en production, il faut créer une application dédiée en cliquant sur le bouton « créer une application ».

 

2 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Les champs ci-dessous doivent être complétés :

  • Nom de l’application : ce nom doit être unique et sera utilisé lors de la création du raccordement API sur le portail Chorus Pro
  • Email : email du responsable de l’application
  • Le responsable de l’application : une personne que l’équipe Chorus Pro ou PISTE peuvent contacter
  • Information sur la structure : renseigner le SIRET de la structure

 

Cocher les CGU des API qui vous intéressent, puis sélectionner ces API. Cliquer sur le bouton « Valider mes choix CGU » puis cliquer sur « Sauvegarder l’application » pour finaliser.

 

3 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

2/ Créer son raccordement API Chorus Pro en qualification

Pré requis :

  • Avoir une application SANDBOX sur PISTE
  • Avoir un matelas de données de qualification

 

Pour finaliser votre raccordement API à Chorus Pro en qualification, vous devez déclarer votre raccordement PISTE.

Pour cela, une fois connecté, vous devez accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Gérer raccordement API ». Pour créer le raccordement, veuillez cliquer sur le bouton « Déclarer un raccordement PISTE ».

 

4 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Compléter le formulaire de création de raccordement PISTE :

  • Structure : Choisir la structure
  • Nom de l’application : saisir le nom de l’application SANDBOX qui a été créée sur PISTE, exemple : APP_SANDBOX_api-choruspro.aife@finances.gouv.fr
  • Type d’utilisation : vous permet d’identifier votre type d’utilisation
  • Information du contact technique : saisir les informations du contact technique.

 

5 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Une fois le raccordement créé, vous devez créer un compte technique (cliquer ici pour consulter le guide de création d’un compte technique) pour faire vos appels API pour la structure.

 

3/ Créer son raccordement API Chorus Pro en production

Pré requis :

  • Avoir une application production sur PISTE
  • L’espace « raccordement EDI / API » ouvert pour la structure qui souhaite se raccorder
  • Avoir les habilitations sur l’espace « raccordement EDI / API »

 

Pour finaliser votre raccordement API à Chorus Pro en production, vous devez déclarer votre raccordement PISTE.

Pour cela, une fois connecté, vous devez accéder à l’espace « Raccordement EDI et API » et cliquer sur l’onglet « Gérer raccordement API ». Pour créer le raccordement, veuillez cliquer sur le bouton « Déclarer un raccordement PISTE ».

 

6 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Compléter le formulaire de création de raccordement PISTE :

  • Structure : Choisir la structure à raccorder
  • Nom de l’application : saisir le nom de l’application qui a été créée sur PISTE, exemple : MON_APPLICATION_CHORUS_PRO. Attention, il est impossible de saisir une application SANDBOX.
  • Type d’utilisation : vous permet d’identifier votre type d’utilisation
  • Information du contact technique : saisir les informations du contact technique.

 

7 Capture d'écran article réussir raccordement PISTE

 

Une fois le raccordement créé, vous devez créer un compte technique (cliquer ici pour consulter le guide de création d’un compte technique) pour faire vos appels API pour la structure.

 

Annexe

Pour aller plus loin, veuillez consulter :

 

Illustration article pièces jointes

Pièces Jointes dans Chorus Pro : quelques règles à respecter

Lors de vos émissions de factures sur Chorus Pro, il est possible d'ajouter des pièces jointes. Celles-ci doivent cependant respecter certaines règles, quel que soit le mode de dépôt (Portail, EDI ou API).

 

1/ Nommage

  • Le nom d’une pièce jointe est limité à 50 caractères maximum. L’extension associé au nom de la pièce jointe est obligatoire et est comprise dans le décompte des 50 caractères.

 

2/ Format

  • Les formats de pièces jointes complémentaires acceptés sont les suivants : .BMP, .GIF, .FAX, .ODT, .PPT, .TIFF, .XLS, .BZ2, .GZ, .JPEG, .P7S, .RTF, .TXT, .XML, .CSV, .GZIP, .JPG, .PDF, .SVG, .XHTML, .XLSX, .DOC, .HTM, .ODP, .PNG, .TGZ, .XLC, .ZIP, .DOCX, .HTML, .ODS, .PPS, .TIF, .XLM, .PPTX

 

3/ Taille

  • La taille des pièces jointes dépend du type de pièce et du mode de dépôt du dossier.
    • Pour un dépôt portail ou API :
      • chaque pièce jointe unitaire ne peut excéder 10 M0,
      • le dossier de facturation (facture et pièces jointes complémentaires) ne peut excéder :
        • 120 M0 en saisie ou dépôt PDF
        • 30 M0 en dépôt de lot XML.
    • Pour un dépôt EDI, la taille limite d’un flux est de 1 Go.
Illustration article lien d'activation

Vous ne trouvez plus votre lien d'activation ? Demandez de l'aide à ClaudIA !

Lors de la finalisation de votre inscription sur Chorus Pro, vous devez cliquer sur le lien d'activation reçu par mail sur votre adresse électronique de connexion.

Pour commencer à déposer vos factures sur Chorus Pro, il est indispensable d'avoir cliqué préalablement sur ce lien (pensez à vérifier vos courriers indésirables ou spams si vous ne le trouvez pas).

 

En cas de non réception, d'expiration ou en cas de perte du mail contenant le lien, vous pouvez le recevoir à nouveau en suivant le mode opératoire suivant :

 

Étape 1 - Accéder à Chorus Pro en cliquant ici

Cliquer sur l'icône ClaudIA en haut à droite "Aide" et saisir la phrase suivante dans le chat :

"Bonjour, je ne trouve pas le mail avec le lien pour activer mon compte"

 

Étape 2 - ClaudIA vous renvoie le mail dans lequel se trouve le lien d'activation :

Le mail est renvoyé sur l'adresse de connexion saisie lors de la création de votre compte.

Illustration article bonnes pratiques fiches pratiques et tutoriels

Vous débutez sur Chorus Pro ? Découvrez nos fiches pratiques et nos tutoriels

Afin de vous accompagner dans l’utilisation de Chorus Pro, nous avons élaboré une série de fiches pratiques et de tutoriels disponibles sur la Communauté Chorus Pro ainsi que sur YouTube et Dailymotion.

 

Clairs et pédagogiques, ces supports vous guideront dans votre prise en main de Chorus Pro.

 

Retrouvez ci-dessous les fiches pratiques et les tutoriels essentiels pour bien débuter sur Chorus Pro :

  • Comment suivre le traitement de vos factures ?

Une nouvelle manière de saisir les remises dans Chorus Pro

Afin de simplifier vos dépôts de factures au format PDF, Chorus Pro a mis en place une nouvelle manière de saisir les remises.

Il convient, à présent, de calculer (hors outil) le montant HT après remise, et de saisir ce montant calculé dans le champ « Montant HT ».  

Pour rappel, dans ce cas de figure, la pièce à valeur probante est la facture au format PDF, sur laquelle peuvent figurer les montants détaillés.

Entités publiques : Rejet ou recyclage, que choisir ?

Le statut rejeté ne doit être attribué que lors du constat d'une erreur dans les montants ou dans les données de facturation. Le rejet entraîne obligatoirement l'émission d'une nouvelle facture. S'il n'est pas nécessaire que le fournisseur en édite une nouvelle, privilégiez le recyclage de celle-ci.

 

Si une facture vous a été transmise et comporte des erreurs sur le code service et/ou le numéro d'engagement, surtout ne la rejetez pas. Il convient de la traiter en lui attribuant le statut "A recycler".  En effet, ce statut permet au fournisseur de modifier ces informations directement dans le Portail Chorus Pro.

 

Si vous êtes un service de l’État (ministères et leurs services déconcentrés), le motif recyclage n'existe pas. Pour cela, il convient de rejeter la/les facture(s) dans Chorus Cœur sous le motif "SE Incorrect" et/ou "EJ incorrect ou inexistant" afin de permettre aux fournisseurs de modifier ces informations.

Pour rappel, Chorus Cœur vous permet de transférer directement la facture sur le service destinataire en cas d'erreur sur le code service présent sur la facture du fournisseur.

 

Pour les services ne disposant pas d'une application de gestion transmettant ce motif à Chorus Pro, passez par le Portail Chorus Pro suivez les 4 étapes ci-dessous :

Etape 1 : Accédez à l'espace "Factures reçues"

 

Etape 2 : Dans l'onglet synthèse, cliquez sur le numéro de la facture à traiter

 

Etape 3 : Vérifiez les éléments de la facture puis, en bas de page, cliquez sur le bouton "Traiter"

Etape 4 : Une fenêtre pop-in s'affiche alors sur votre écran, sélectionnez le statut "A recycler" ou "Rejetée" en pensant à renseigner le complément d'information puis cliquez sur enregistrer.

 

Pour plus d'informations concernant le statut des factures sur Chorus Pro, cliquez ici

Pour plus d'informations concernant le traitement des factures sur Chorus Pro, cliquez ici

 

 

Fusion avec absorption d'entité : suivez le guide

Votre entité (entreprise ou entité publique) en absorbe une autre.
Vous gardez votre numéro SIRET et accueillez les salariés de l'entité absorbée.

Cette démarche s'effectue en 3 étapes :

Schéma décrivant les étapes pour absorber une structure

 

Vous trouverez ci-dessous la méthode à suivre pour mettre à jour votre entité sur Chorus Pro.

 

1-  Identification du gestionnaire principal des deux entités

En fonction du choix organisationnel, vous identifierez le gestionnaire principal de l'entité finale.

En cas de changement, il faut suivre les 4 étapes ci dessous :

Etape 1 - Se connecter à Chorus Pro et accédez à l'espace Mon compte.

Espace mon compte

 

Etape 2 - Dans le bloc Mes rattachements aux structures, cliquer sur l'icône .

bloc mes rattachements aux structures

 

Etape 3 - Une fenêtre de confirmation apparaît à l'écran. Le gestionnaire principal doit sélectionner l'entité concernée puis cliquer sur Valider.

Fenêtre de confirmation lors du transfert du rôle de GP

 

Etape 4 - L'ancien gestionnaire principal doit renseigner l'identifiant de connexion du nouveau gestionnaire puis cliquer sur Valider.

écran de selection d'un gestionnaire principal

 

NB : L'ex gestionnaire principal de l'entité devient Utilisateur simple de celle-ci.

Il est important que le futur gestionnaire principal identifié soit également habilité sur l'entité amenée à disparaître.

 

2 - Transfert des utilisateurs vers l'entité finale

Afin de pouvoir transférer les utilisateurs d'une entité à une autre, il est nécessaire d'être habilité sur les 2 entités.

Dans Chorus Pro, pour mettre en œuvre cette opération, vous utiliserez la fonctionnalité "Dupliquer les droits d'un utilisateur".

 

Accédez à l'espace Activités du gestionnaire, et cliquez sur le bouton Dupliquer les droits d'un utilisateur Dupliquer les droits d'un utilisateur.

Ecran de duplication des droits

 

Une nouvelle page apparaît :

1. Il faut saisir le nom de l'utilisateur source à dupliquer. Cet utilisateur est l'utilisateur modèle de l'entité absorbante (profil d'utilisateur ayant toutes les habilitations nécessaires sur l'entité finale).
La liste de ses rattachements valides s'affiche.

2. Il faut saisir le nom de l'utilisateur cible (un utilisateur de l'entité absorbée).

illustration de la recherche d'un utlisateur

 

3. Inactiver l'ancienne entité

Vous devez maintenant inactiver l'ancienne entité afin de ne plus recevoir ni envoyer de factures.

Pour cela, accédez à l'espace Activités du gestionnaire.

Au niveau du bloc Mes structures, identifiez l'entité à inactiver puis cliquez sur   Le stylo

 

Modifiez le statut en "Inactif"

Modification de la structure

 

Cliquez sur le bouton Valider en bas de page.

L'entité est maintenant inactive.

bloc mes structures

 

NB : Toutes les factures resteront consultables. Les gestionnaires devront traiter les factures en cours.

Quelle est la différence entre "Activités du gestionnaire" et "Mon compte" ?

Vous êtes gestionnaire ou utilisateur de votre structure et vous souhaitez modifier ses paramètres ou simplement ceux de votre compte.

Vous avez accès, du fait de votre statut, aux espaces "Activités du gestionnaire" et "Mon compte".

Voici donc les clefs qui vous permettront de mieux comprendre à quoi servent ces deux espaces.

 

1. L'espace "Activités du gestionnaire"

Cet espace est uniquement accessible aux gestionnaires principaux et secondaires des structures.
Il vous permet de gérer toutes les informations relatives à la structure dont vous êtes le gestionnaire.

A travers cet espace, vous pouvez valider ou refuser les demandes de rattachement à votre structure (lorsqu'un nouveau collaborateur rejoint votre société par exemple) ou encore les demandes d'abonnement aux espaces (lorsqu'un collaborateur doit pouvoir traiter exclusivement les factures de travaux par exemple).

Pour plus d'informations concernant les espaces, consultez la fiche pratique en cliquant ici.

 

Vous y retrouvez également toutes les structures dont vous êtes le gestionnaire principal ou secondaire.
En cliquant sur le Le stylo, accédez à la page "Modification de la structure" et

  • Ajoutez l'adresse postale du siège,
  • Ajoutez les coordonnées bancaires de la structure,
  • Ajoutez/supprimez des services au sein de votre structure,
  • Ouvrez ou fermez des espaces,
  • Consultez la liste des utilisateurs rattachés à la structure,
  • Générez un mandat de facturation et ajoutez des pièces jointes.

 

Enfin, vous trouverez dans cet espace l'historique des actions effectuées au niveau des blocs " Les demandes de rattachement à une structure" et "Les demandes d'abonnement aux espaces" (création ou suppression de rattachement, refus de l'abonnement, etc.)

 

2. L'espace "Mon compte"

Contrairement à l'espace précédent, celui-ci est accessible à tous. Il vous est propre et vous concerne directement en tant qu'utilisateur Chorus Pro.
Il vous permettra d'accéder à vos informations personnelles (nom, prénom, adresse électronique de contact).

 

Le bloc Mes paramètres vous permet de retrouver les informations relatives aux dates de création et l'état de votre compte.
Vous pouvez aussi, si vous le souhaitez, choisir de paramétrer Chorus Pro en anglais.

C'est également ici que vous indiquez si vous souhaitez ou non recevoir les notifications périodiques d'activité par mail à l'adresse électronique de contact que vous avez renseigné lors de la création de votre compte (à différencier de votre adresse électronique de connexion vous permettant d'accéder à votre compte Chorus Pro).

Ces notifications vous permettront d'être tenus au courant de l'avancée du traitement de vos factures.

 

Cet espace vous permet enfin de

  • Gérez votre mot de passe (modifiez le si besoin)
  • Ajoutez une question secrète (utile en cas d'oubli ou de perte de votre mot de passe)
  • Consultez la liste des structures auxquelles vous êtes rattachés
  • Consultez la liste des espaces sur lesquels vous êtes habilités

 

A noter que si vous avez un profil utilisateur simple, vous avez accès uniquement à l'espace "Mon compte".

Back To Top