Loading....
Illustration article "comment fonctionne l'affacturage sur Chorus Pro"

L’affacturage sur Chorus Pro, comment ça marche ?

L'affacturage est une opération par laquelle une personne ou une entreprise cède sa créance commerciale à un professionnel appelé « factor », « entreprise d’affacturage » ou « affactureur » afin de réduire les effets des délais de paiements.

Le transfert de créances à un factor peut se faire soit dans le cadre d'une cession, soit dans le cadre d'une subrogation.

La mention subrogative suivante doit être précisée sur les mémoires, factures, et situations de travaux :

« Règlement à l'ordre de (indication de la société de factoring) à lui adresser directement (adresse, numéro de téléphone, numéro du compte courant bancaire ou postal). Elle le reçoit par subrogation dans le cadre du contrat de factoring. Elle devra être avisée de toute demande de renseignements ou réclamations. »

 

En mode portail :

Les coordonnées bancaires du factor sont à renseigner sur la fiche structure du fournisseur en cochant la case « Affactureur ».

Illustration de l'article "Affacturage"

 

Lors de la saisie de la facture, si ce sont les références bancaires du factor qui sont sélectionnées, les coordonnées de ce dernier apparaissent dans le cadre « factor ». Le renseignement de la mention subrogative doit se faire directement au niveau du champ « Commentaire ».

 

En mode EDI :

Les modalités d’affacturage sont dépendantes du format de la facture à transmettre :

  • En format structuré, les références bancaires et la raison sociale de l’affactureur doivent être renseignées dans la facture XML. La mention subrogative peut apparaître dans le bloc « Note ».
  • En format mixte, seule la raison sociale peut être renseignée. La mention subrogative peut apparaître sur la facture au format PDF.

Les référentiels sémantiques du flux structuré (E1) et du flux mixte (E2) sont consultables dans les spécifications fonctionnelles (Specifications_Externes_Annexe_EDI_V4.00). Cette annexe vous permet d’identifier le bloc (paiement ou encaisseur) dans lequel vous devez renseigner chaque information de l’affactureur, selon le flux utilisé (E1, E2).

 

En mode service :

Un fournisseur peut utiliser 3 services exposés pour déposer une facture avec affactureur :

  • DeposerFluxFacture : La mention subrogative avec les coordonnées du factor est à porter dans la facture XML,
  • DeposerPDFacture : La mention subrogative avec les coordonnées du factor doit apparaître sur le PDF de la facture,
  • SoumettreFacture : Le fournisseur renseigne les coordonnées bancaires de l’affactureur en faisant appel à l’API « RecupererCoordonneesBancairesValides ». Il est nécessaire qu’elles aient été ajoutées précédemment sur la fiche structure du fournisseur. La mention subrogative doit être renseignée dans le champ « commentaire » de la requête API.

 

Point d’attention : Dans le cadre d’une cession de créance, la mention doit indiquer qu’il s’agit d’une facture relative à un contrat d’affacturage. Les autres pièces, et notamment l’exemplaire unique ou le certificat de cessibilité, sont transmises à la personne publique en dehors de Chorus Pro.

 

Illustration de l'article "choix des structures publiques"

Quels sont les impacts du paramétrage de la structure de l’entité publique sur le circuit de validation des factures de travaux ?

Dans le cadre des marchés de travaux, les entités publiques doivent paramétrer leur(s) structure(s) dans Chorus Pro.

Une structure publique peut être paramétrée :

  • Sans MOA ;
  • Avec MOA ;
  • Exclusivement MOA.

 

  1. Où choisir son paramétrage ?

 

Pour paramétrer votre structure publique, vous devez vous rendre dans l’espace « Activités du gestionnaire » puis dans le bloc « Mes structures ». En cliquant sur l’icône « stylo » vous affichez l’écran « Modification de la structure ». Dans le bloc « Paramètres » en bas de l’écran, vous avez la possibilité de choisir le paramètre « Présence MOA ».

Vous pouvez retrouver la documentation correspondante au lien suivant : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/administrer-les-structures-publiques-et-les-comptes-utilisateurs/#1528457743735-4b0555ef-dafc

 

  1. Les trois options et leurs impacts sur le circuit de validation des factures de travaux dans Chorus Pro

 

  • Paramétrage « Structure sans MOA » : la MOA n’est pas présente dans Chorus Pro

 

Dans ce cas, seul le service financier est présent dans Chorus Pro. Il n’y a pas d’utilisation de l’espace « Factures de travaux » par l’entité publique. Cette dernière reçoit directement les factures de travaux dans l’espace « Factures reçues ».

 

Circuit pour une facturation en cours de marché avec le paramétrage « Structure sans MOA » :

  • Le fournisseur dépose un projet de décompte (A4) qui est réceptionné par la MOE dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOE dépose un état d’acompte (A15) qui est réceptionné par le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Dans cette configuration avec le paramétrage « Structure sans MOA » :

  • Il n’y a que 2 étapes dans Chorus Pro ;
  • La structure publique n’a pas besoin d’ouvrir l’espace « Factures de travaux » ;
  • Tous les échanges avec la MOA se font hors Chorus Pro.

 

  • Paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA » : la MOA est présente dans Chorus Pro

 

Dans ce cas, la MOA et le service financier sont tous les deux présents dans Chorus Pro.

Si ces deux acteurs sont sur la même structure, alors la structure publique sera paramétrée « Structure avec MOA ». Si les deux acteurs sont sur des structures distinctes, alors la structure de la MOA sera paramétrée « Structure exclusivement MOA » et celle du service financier « Structure sans MOA ».

Dans tous les cas, la MOA travaille dans l’espace « Factures de travaux » et le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Circuit pour une facturation en cours de marché avec le paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA » :

  • Le fournisseur dépose un projet de décompte (A4) qui est réceptionné par la MOE dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOE dépose un état d’acompte (A15) qui est réceptionné par la MOA dans l’espace « Factures de travaux » ;
  • La MOA dépose un état d’acompte validé (A19) qui est réceptionné par le service financier dans l’espace « Factures reçues ».

 

Dans cette configuration avec le paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA », il y a dans Chorus Pro :

  • Un acteur de plus: la MOA
  • Une étape en plus: le dépôt de l’état d’acompte validé (A19) par la MOA
  • L’utilisation obligatoire par la MOA de l’espace « Factures de travaux » qui n’est pas ouvert par défaut sur une structure publique.

 

Par ailleurs dans le cas où l’entité publique a recours à un éditeur de logiciel financier interfacé à Chorus Pro par API, il convient de vérifier si cet éditeur a développé les services API du domaine « Facture de travaux » Si ce n’est pas le cas, les actions de la MOA, comme la réception d’un état d’acompte (A15) et le dépôt d’un état d’acompte validé (A19), doivent être effectuées dans le portail Chorus Pro via l’espace « Factures de travaux » de la structure représentant la MOA.

 

 

  1. Obligation de réception et information des fournisseurs

 

Depuis le 01 janvier 2020 l’ensemble des fournisseurs de la sphère publique est dans l’obligation de passer par Chorus Pro pour l’envoi des factures. Ainsi, les factures de travaux sont directement concernées et notamment les documents produits par les fournisseurs et la MOE. L’utilisation du module facture de travaux est largement déployée et les entreprises habituées à déposer leur documents via cette espace. C’est pourquoi, il est important que les entités publiques :

  • Vérifient que le paramétrage mis en place est bien adapté à leur organisation pour la réception de ce type de facture.
  • Mettent en place avec les différents acteurs, une fiche d’identité du marché permettant d’identifier précisément chaque acteur (SIRET, code service…) ainsi que le circuit à mettre en place avec les cadres de facturation dédiés. Vous avez le modèle de la fiche disponible ici : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/modele-de-fiche-identite-marches-de-travaux/

 

illustration de l'article duplication des droits sur chorus pro

Dupliquer les droits d’un utilisateur dans Chorus Pro

Saviez-vous qu’en tant que gestionnaire principal ou secondaire de votre structure, vous pouvez dupliquer les droits d’un utilisateur afin d’attribuer ceux-ci à un autre utilisateur au sein de votre structure ?

Cette fonctionnalité a été conçue pour vous faire gagner du temps lorsque vous habilitez des utilisateurs à travailler au sein de votre structure. Elle vous permet de copier les droits d’un utilisateur source et de les attribuer à un ou plusieurs utilisateurs cibles.

Vous pourrez ainsi attribuer les mêmes droits à plusieurs utilisateurs sans avoir à effectuer les paramétrages manuels pour chacun d’eux.

Illustration de l'article "Dupliquer les droits d'un utilisateur"

Pour découvrir comment dupliquer les droits d’un utilisateur dans Chorus Pro, suivez le guide ci-dessous :

  1. Connectez-vous à Chorus Pro
  2. Accédez à l’onglet « Activités du gestionnaire »
  3. Descendez jusqu’au bloc « Historique de mes actions sur le rattachement et les abonnements »
  4. Cliquez sur le bouton « Dupliquer les droits d’un utilisateur »
  5. La page « Dupliquer les droits d’un utilisateur » s’affiche à l’écran. Vous pouvez à présent rechercher l’utilisateur dont vous voulez dupliquer les droits dans la partie « Utilisateur source à dupliquer », et rechercher le ou les utilisateurs cibles dans la partie « Utilisateur cible ».Illustration de l'article "Dupliquer les droits d'un utilisateur"
  1. Cliquez sur « Dupliquer » pour attribuer les droits de l’utilisateur source aux utilisateurs cibles.

 

illustration de la bonne pratique cotraitance soustraitance

Gérer la sous-traitance et la cotraitance sur Chorus Pro

Conformément à la réglementation, les sous-traitants et cotraitants déposent leurs factures de fournitures, de services ou de travaux sur Chorus Pro.

 

A la suite de ces dépôts, les titulaires ou mandataires doivent traiter ces factures et les adjoindre au dossier de facturation afin de parvenir au paiement des prestations effectuées.

Pour vous orienter dans ces différentes démarches, nous vous proposons deux fiches pratiques que vous trouverez ci-dessous.

 

Chacune d’elle est dédiée soit à la gestion de la sous-traitance soit à la gestion de la cotraitance sur Chorus Pro. Vous y trouverez une partie sur le dépôt de facture par le cotraitant ou le sous-traitant et une partie sur le traitement (validation ou refus) des pièces de facturation par le mandataire ou le titulaire.

  • Pour consulter la fiche pratique "Gérer la sous-traitance sur Chorus pro", cliquez ici
  • Pour consulter la fiche pratique "Gérer la cotraitance sur Chorus pro", cliquez ici

 

 

illustration de la bonne pratique Comment optimiser votre dépôt de facture PDF sur Chorus Pro

Comment optimiser votre dépôt de facture PDF sur Chorus Pro ?

Le dépôt de facture au format PDF pour le mode "Portail" est sans doute le moyen le plus simple pour transmettre vos factures aux entités publiques destinataires. En effet, Chorus Pro utilise un outil de reconnaissance de caractères qui lit les informations portées sur la facture PDF  afin de pré-remplir le formulaire de dépôt.

 

Afin de tirer le meilleur parti de la  reconnaissance de caractères, il convient de suivre certaines règles et bonnes pratiques en amont comme en aval du dépôt de la facture.

 

Phase n°1 : La préparation de la facture

Rédigez votre facture de manière claire et lisible avec votre éditeur de texte :

  1. Enregistrez votre facture au format PDF texte (pas de scan, ni d’image) ;
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître. Par exemple :
    • Pour le SIRET du destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère », etc.
    • Pour le numéro d'engagement : « Engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture ;
  4. Évitez les couleurs et les effets, et privilégiez un texte de couleur noire sur fond blanc.

Phase n°2 : Le dépôt de la facture

Enregistrez votre facture au format PDF dans un dossier correctement identifié sur votre ordinateur afin de gagner du temps lorsque vous chercherez le fichier à importer.

Il est fondamental que votre facture soit un PDF natif. En effet la reconnaissance de caractères ne fonctionne pas sur un PDF constitué à partir d’un scan ou d’une image.

Vous pouvez déposer votre facture au format PDF signé ou non signé.

 

Phase n°3 : Complétion et vérification des champs du formulaire de dépôt après enregistrement de la facture PDF

Une fois le traitement terminé, les champs du formulaire reconnus automatiquement sont affichés en surbrillance bleue.

La vérification des informations portées par le formulaire est une étape essentielle pour sécuriser les données de votre facture.

Cette étape requiert une attention particulière de votre part car il s’agira de vous assurer que l'ensemble des champs du formulaire de dépôt, y compris ceux pré-remplis par Chorus Pro, correspondent bien aux informations présentes sur votre facture PDF.

Pensez donc à :

  • Vérifier les informations reconnues par Chorus Pro à partir de votre facture PDF  et particulièrement le numéro de la facture ainsi que son montant ;
  • Corriger et mettre en conformité avec la facture PDF les informations qui ne sont pas correctement reprises dans le formulaire de dépôt ;
  • Compléter la facture en renseignant les informations qui n’ont pas été pré-remplies.

 

Point d’attention relatif au champ « N° d’engagement »

Dans certains cas ce champ comporte, outre le n° d’engagement, des caractères additionnels tels que des espaces avant ou après le numéro, la mention « EJ », etc. Ces caractères ont été reconnus à tort comme faisant partie du numéro d’engagement.
Le message « L’engagement XXXXXX n’existe pas » empêche alors de soumettre la facture.

Il est donc recommandé de vider le contenu du champ (par exemple en utilisant les combinaisons de touches « CTRL » + « A » et « Suppr »), puis de saisir directement le numéro d’engagement.

 

 

N’hésitez pas à vérifier les champs de votre facture, ces contrôles vous permettront de gagner du temps et d’éviter des messages d’erreur au moment de l’envoi !

 

Pour connaître le détail des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot, et en particulier le volet "Règles de reconnaissance des caractères" en annexe de cette page.

Pour  obtenir la liste des données obligatoires d’une facture sur le site suivant, rendez-vous sur la page https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F31808

 

Ecran d'accueil Chorus Pro avec fenêtre ClaudIA ouverte

Suivez vos factures à travers votre assistante virtuelle ClaudIA

ClaudIA, l’assistance conversationnelle de Chorus Pro propose aux utilisateurs de Chorus Pro une offre de fonctionnalités riche et variée, parmi lesquelles le suivi des factures.

Ainsi, un utilisateur peut obtenir en quelques clics une information sur le traitement de sa facture déposée dans Chorus Pro, quel que soit le statut de celle-ci. Le suivi des factures via l’assistant virtuel ClaudIA est disponible pour tous les types de factures : factures, factures de travaux, mémoires de frais de justice et demande de remboursement des taxes sur les carburants non routiers par les agriculteurs.

 

Pour pouvoir en bénéficier :

  • Connectez-vous à votre compte Chorus Pro
  • Ouvrez la fenêtre de chat de ClaudIA en cliquant sur l'avatar
  • Cliquez sur " Je veux des informations sur une facture ou un virement reçu"
  • Cliquez ensuite sur la bulle "le suivi d'une facture, d'un mémoire ou d'une demande de remboursement TIC"

 

Capture d'écran 1 pour l'article nouvelles fonctionnalités ClaudI

 

Il ne vous reste plus qu'à saisir exclusivement le numéro de votre facture (sans ajout de caractère complémentaire).

Après quelques instants, elle vous affichera une succession d'information dont :

  • Le destinataire
  • Le statut de la facture
  • La date à laquelle elle a changé de statut

Plusieurs options vous seront ensuite proposées par ClaudIA, à savoir :

  • Contacter le service destinataire
  • Afficher le détail de la facture recherchée
  • Afficher le commentaire laissé par le service destinataire à votre attention le cas échéant, lors d’un rejet par exemple

xemples de recherches de factures par ClaudIa

 

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance Chorus Pro.

illustration de la bonne pratique sous traitance cotraitance

Cotraitants, Sous-traitants, déposez vos factures simples sur Chorus Pro

La sous-traitance ou la cotraitance sont des dispositifs qui permettent de répondre ou d'exécuter une commande publique à plusieurs.

 

Dans la sous-traitance, une entreprise confie à une autre l'exécution d'une partie de ses prestations. Il est a noter que seul le sous-traitant de 1er rang peut prétendre au paiement direct par le service financier, à condition d'avoir la validation du titulaire.

En revanche, dans la cotraitance, plusieurs entreprises mutualisent leurs moyens professionnels, techniques et financiers pour exécuter le marché cible. On parle de groupement « conjoint » lorsque chaque cotraitant dépose ses propres factures dans Chorus Pro, avec validation obligatoire de chacune d'elle par le mandataire.
On parle de groupement solidaire lorsque le mandataire dépose les factures pour le compte de l'ensemble des entreprises du groupement.

 

Prérequis au dépôt de facture

Pour pouvoir déposer une facture, toute entreprise doit avoir une « structure » dans Chorus Pro. Pour valider les factures des sous-traitants et cotraitants, les titulaires et mandataires doivent ajouter l’espace « Factures à valider » à leurs structures. En effet, c’est dans cet espace qu’ils recevront les factures des sous-traitants et cotraitants qu’ils devront viser.

 

Circuit d’une facture avec validation

Une fois la facture envoyée au fournisseur par le sous-traitant ou le cotraitant via l'espace facture émise, celle-ci doit être validée par le fournisseur titulaire ou mandataire selon qu'il s'agisse d'une sous-traitance ou une cotraitance. Le fournisseur la transmet ensuite à son tour au service financier afin que la facture soit mise en paiement.

Schéma descriptif du circuit de validation d'une facture émise par un sous-traitant ou un cotraitant

 

Pour déposer une facture de sous-traitance / cotraitance :

  1. Cliquer sur l’onglet « Facture émise » puis sur l’onglet « Dépôt de facture »Présentation de l'espace "Facture émise" et de l'onglet "Dépôt facture"
  2. Importer votre facture dans Chorus Pro à l’aide de l’icône « Télécharger»
  3. Choisir le cadre de facturation correspondant à votre demande de paiement :
    • A9 : Dépôt d’une facture par un sous-traitant
    • A12 : Dépôt de facture par un cotraitant

 

Ecran descriptif des cadres de facturation lors d'un dépôt de facture par un sous-traitant ou un cotraitant

 

Après l'analyse de votre fichier PDF, le système pré-alimente les champs pour lesquelles les informations sont reconnues. Vous pouvez ensuite compléter ou modifier ces données si nécessaire.

  • Pour une facture de sous-traitance ou cotraitance, vous devrez saisir, en plus du SIRET du destinataire de la facture (entité publique), le SIRET du mandataire ou titulaire selon le cas
  • Rajouter les pièces jointes nécessaires au paiement de votre facture
  • Une fois que toutes les vérifications sont faites, cliquer sur « Valider et envoyer »

 

Ecran descriptif des champs du destinataire de la facture

 

Pour envoyer une facture de sous-traitance / cotraitance :

Cliquer sur « confirmer et envoyer » sur la fenêtre de « Confirmation d’envoi ». Vous avez réussi votre dépôt !

Un page de récapitulatif confirme que votre facture a bien été envoyée au titulaire ou mandataire de votre choix.

Vous pouvez y exporter le certificat de dépôt, visualiser la facture, ou suivre l’avancement de son traitement dans Chorus Pro.

 

Si vous souhaitez de plus amples informations sur la gestion des factures simples dans le cadre des marchés de cotraitance ou sous-traitance, rendez-vous sur la page dédiée de la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

Illustration de la bonne pratique changement de SIRET

Comment modifier votre SIRET dans Chorus Pro ?

Dans Chorus Pro, le numéro de SIRET est un identifiant attribué à chaque entité, qu’elle soit publique ou privée.

Il est composé de 14 chiffres, correspondant à deux codes :

  • Le code SIREN (9 chiffres), qui permet d’identifier l’entreprise,
  • Le code NIC (5 chiffres), qui permet l’identification géographique de chacun des établissements d’une entreprise.

Le code SIREN d’une entreprise ne change jamais, mais le code NIC peut évoluer suite à un déménagement, un changement d’adresse, un transfert du siège social… Tous ces événements impliquant un changement de la situation géographique d’une entreprise entraînent une modification du code NIC, et par conséquent, du numéro de SIRET.

 

Ce changement doit être répercuté dans Chorus Pro. Voici comment procéder :

1. Accédez au bloc « Mes structures» de l’espace « Activités du gestionnaire», et cliquez sur l’icône Crayon sur la ligne de la structure que vous souhaitez modifier. Vous accédez alors à sa fiche structure.

 

2. Cliquez ensuite sur le bouton « Modifier l’identifiant».

Cliquer sur "Modifier l'identifiant"

 

Une fenêtre vous informe que la structure initiale sera désactivée. Une nouvelle structure sera créée, en reprenant l’ensemble des informations de l’ancienne structure (données de la structure, services, utilisateurs, espaces…).

3. Cliquez sur « Confirmer» dans le pop-up.

Cliquer sur "Confirmer"

 

4. Saisissez le nouveau numéro de SIRET dans le champ « Identifiant» puis cliquez sur « Continuer».

Saisir le nouveau SIRET de la structure

 

5. Cliquez sur le bouton « Valider» en bas de votre écran afin de confirmer le changement de SIRET. Une nouvelle information apparaît dans l’écran de consultation de la fiche structure : il s’agit de l’identifiant de la structure d’origine permettant ainsi de faire le lien avec la nouvelle structure portant le SIRET mis à jour.

Nouvelle mention indiquant que la nouvelle structure est issue d'une duplication de l'ancienne

 

Après la désactivation de votre ancienne structure, vous pourrez toujours traiter les factures que vous avez reçues avant la modification de votre numéro de SIRET.

Par exemple, si vous avez changé votre numéro de SIRET le 1er août 2020, au mois de septembre 2020 vous pourrez toujours valider une facture reçue le 17 juillet 2020, même si celle-ci était destinée à votre ancien numéro de SIRET.

 

Point d’attention : Si vous utilisez le mode « Saisie » pour l’envoi de vos factures, vous devrez souscrire un mandat de facturation pour votre nouvelle structure.

 

illustration de la bonne pratique sur les notifications Chorus Pro

Comment fonctionnent les notifications sur Chorus Pro ?

Comment suivre l'activité de sa structure ?

 

Une aide au suivi du cycle de vie des factures de son entité (publique ou privée)

Les notifications sur Chorus Pro vous aident à suivre l’état d’avancement de vos factures jusqu’au paiement de celles-ci par les services comptables.

Pour pouvoir bénéficier de cette fonctionnalité, vous devez paramétrer la réception de notifications dans le bloc « Mes paramètres » de l’espace « Mon compte », en cochant simplement le coche « Recevoir les notifications périodiques d’activités » (Voir écran ci-dessous).

capture d'écran de mes paramètres dans l'espace mon compte

 

Les mails de notifications informent l’utilisateur :

  • De la réception et de l’avancement du traitement de ses factures à travers la mise à jour de leurs statuts (mise à disposition, suspension, rejet, mise en paiement…)
  • De nouveaux événements le concernant (demandes de rattachement à sa structure pour les gestionnaires, demande d'abonnement à de nouveaux espaces, sollicitations, mandats…).

Pourquoi cette logique d’activation des notifications?

La logique d’activation des notifications permet de laisser le choix aux utilisateurs de recevoir ou non les notifications, et ainsi d’éviter de remplir la boîte mail des utilisateurs qui gèrent un nombre élevé de factures et qui ne souhaitent pas recevoir de notifications quotidiennes.

Ainsi, vous restez maître de ce que vous souhaitez et pouvez activer ou désactiver les notifications autant de fois que vous le souhaitez pour répondre à vos impératifs. Ceci en cochant ou décochant la case « recevoir les notifications périodiques d’activité » (Voir écran ci-dessus).

 

Point d'attention : Si vous ne recevez pas de notifications en dépit du fait que vous ayez paramétré la réception de ceux-ci, pensez à vérifier vos courriers indésirables.

Illustration article gagner du temps dépôt de factures

Comment gagner du temps lors du dépôt de ma facture PDF ?

Le dépôt de factures au format PDF sur le portail est aujourd’hui le mode privilégié par les PME/TPE et micro-entreprises sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures PDF pour gagner du temps lors de leur dépôt.

 

  • Rédigez des factures claires et lisibles par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à récupérer les données directement de votre facture PDF afin de pré-remplir  le formulaire de dépôt.

 

Pour profiter de ces capacités de reconnaissance automatique de données de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scan, ni d’image)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Pour le SIRET du destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère », etc.
    • Pour le numéro d'engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture
  4. Evitez couleurs et effets, et privilégiez le noir sur fond blanc

 

Pour connaître le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Votre fichier doit être un PDF natif (pas de scan, pas d'image). Pour ce faire, accédez à votre facture et cliquez « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format PDF à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture PDF

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures PDF sans signature électronique.

 

fenetre pop-up lors du dépôt d'une nouvelle facture

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

 

Ces bonnes pratiques vous permettront de déposer rapidement votre facture !

Back To Top