Bien renseigner son numéro de facture

Publié le 28/03/2023

Avec plus de 74 millions de factures reçues par le portail public en 2022, la saisie ou le dépôt d’une facture sur le Portail de services Chorus Pro est l'une des fonctions clés de la plateforme. Le processus de dépôt de facture nécessite la réalisation d’étapes simples mais importantes pour la bonne transmission du document.

Afin de bien déposer votre facture, un élément est indispensable pour la bonne prise en compte de votre fichier : le numéro de facture.

En effet chaque facture déposée sur le Portail de services Chorus Pro, pour un identifiant émetteur donné, doit avoir un numéro unique par année de création. Si un doublon est identifié, le message de rejet suivant apparaîtra : « Vous avez déjà déposé une demande de paiement avec ce numéro de facture pour cette structure ».

Il est également important de rappeler l’impossibilité d’utiliser la date du jour comme numéro de facture (exemple : 20230305). Vous devez impérativement utiliser un numéro différent de ce format-là. Pour cela, vous pouvez utiliser le numéro directement présent sur votre facture ou bien en créer un.

Enfin, dans la continuité des bons usages, nous vous rappelons que l’identifiant unique de la facture, saisie dans le formulaire de dépôt doit se retrouver sur le fichier PDF de la facture. Pour rappel, dans tous les cas, c'est le PDF que vous avez déposé qui tiendra lieu de facture originale. Les données du formulaire qu'il vous est demandé de remplir servent à acheminer votre facture au bon destinataire et à en faciliter le traitement.

En somme, chaque facture doit disposer d’un numéro d’identification unique, afin d’être correctement identifiée par les serveurs de Chorus Pro.

Vous pouvez retrouver l’ensemble des fiches pratiques sur le dépôt de factures sur le site de la communauté Chorus Pro en cliquant ici ou bien vous inscrire au prochain webinaire « Comment créer mon compte utilisateur et déposer mes factures sur le portail de services Chorus Pro (pour les entreprises) » en cliquant ici. Vous pourrez aussi découvrir notre offre complète d’accompagnement disponible sur le site de la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

Demandez à Claudia de vous expliquer les messages d'erreurs

Publié le 28/03/2023

Lors de votre utilisation de Chorus Pro, des messages d’erreur peuvent apparaitre. ClaudIA, l’assistante virtuelle de Chorus Pro vous explique la signification de ceux-ci !

ClaudIA vous aide dans la résolution de vos problèmes 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, notamment si vous avez oublié votre mot de passe, besoin de suivre une facture, besoin de vous inscrire à un accompagnement, etc. Elle est désormais capable de vous aider à décrypter les messages d’erreur que vous pouvez rencontrer.

Démarche à suivre

Étape 1 : Ouvrez l’assistant virtuel en cliquant sur son logo en bas à droite de l’écran, puis sélectionnez « j’ai un message d’erreur qui s’affiche ».

Étape 2 : Faites un copier/coller du message d’erreur qui s’affiche sur votre écran, par exemple « Vous avez déjà déposé une demande de paiement avec ce numéro de facture pour cette structure. ».

ClaudIA vous donne alors une explication détaillée à propos de votre message d’erreur.

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance du portail de services Chorus Pro. La fiche pratique Faire appel à l’assistance Chorus pro est aussi disponible.

Bien utiliser l'espace de communication

Le portail de services Chorus Pro comporte une barre de menu avec des raccourcis vers différentes fonctionnalités, dont le menu « Communication ».

Ce bouton « Communication » vous redirige vers Chorus Pro dans la fonctionnalité « Mes messages »

L’objectif est de vous permettre de diffuser une information générale à l’ensemble de vos partenaires. Ce canal de diffusion d’information est à sens unique. Vous pourrez consulter une information transmise par un partenaire et diffuser largement une information. Il ne s’agit pas d’un espace d’échange interactif.

Les messages peuvent être envoyés par une structure publique vers ses fournisseurs (privés ou publics) et inversement, par une structure privée vers ses clients (structures publiques exclusivement). Le seul prérequis à l'utilisation de cette fonctionnalité est que l’envoyeur et le (ou les) destinataire(s) aient déjà échangé au moins une facture.

Par exemple, en tant qu’entité publique, vous pouvez utiliser « Communication » pour informer vos fournisseurs qu’un numéro d’engagement doit impérativement être indiqué lorsqu’ils vous déposent des factures.

De même, en tant qu’entité privée, vous pouvez passer par cette fonctionnalité pour informer vos différents interlocuteurs d’un changement de votre numéro de SIRET.

Il est important de préciser qu’il ne s’agit pas d’un outil de support. En cas de questions, le menu « Support » reste l’accès à privilégier pour soumettre vos demandes liées aux factures ou à l’utilisation du portail de services Chorus Pro.

Nouvelles fonctionnalités pour la gestion des tickets

Publié le 31/01/2023

De nouvelles fonctionnalités ont été mises en œuvre pour faciliter la gestion des tickets.

Possibilité de créer un ticket en mode "Brouillon"

Lors de la création d’un ticket, il est désormais possible de l’enregistrer en mode "Brouillon", ce qui permet de le compléter ultérieurement avant de le soumettre.

Trois boutons sont ainsi proposés dans le formulaire de création d’un ticket :

« Soumettre » : le ticket est envoyé au destinataire correspondant à la catégorie et sous-catégorie choisie.
« Enregistrer et quitter » : le ticket est sauvegardé en mode "Brouillon" et peut être complété ultérieurement.
« Quitter sans enregistrer » : permet d’annuler l’action en cours (création d’un ticket ou modification d’un ticket "bouillon").

Un onglet intitulé "Brouillons" a été ajouté en dernière position dans la rubrique des tickets émis :

Il recense tous les tickets "brouillons", le plus récent étant affiché en tête de liste.

Ces brouillons peuvent être complétés puis envoyés à leur destinataire, ils peuvent également être supprimés.

Affichage et navigation

Dans tous les tableaux, il est désormais possible de choisir le nombre de lignes affichées (10, 20 ou 50) aussi bien pour les tickets reçus que pour les tickets émis.

La valeur sélectionnée s’applique à toutes les pages.

Il est également possible de sélectionner directement un numéro de page :

Ajout de pièces jointes

Dans le cadre des échanges effectués sur un ticket, l’ajout d’une ou plusieurs pièces jointes est maintenant réalisé via les fenêtres de type « pop-up d’action ».

Exemple ci-dessous dans le cas d’une proposition de solution effectuée par un service chargé du traitement des tickets reçus :

L’ajout de pièce jointe peut être réalisé via une sélection de fichier sur le poste de travail mais également par un « Glisser-Déposer ».

Les fiches pratiques de Chorus Pro à portée de main

Publié le 31/01/2023

La dématérialisation des factures destinées au secteur public est obligatoire pour l’ensemble des entreprises depuis le 1^er janvier 2020. Chorus Pro est le seul outil reconnu par la réglementation pour la transmission des factures dématérialisées. L’équipe accompagnement de l’AIFE se mobilise depuis le lancement pour vous proposer des solutions clés en main afin de faciliter l’appropriation de cet outil.

De nombreuses ressources sont à votre disposition : un site documentaire, des webinaires, des tutoriels, mais aussi des fiches pratiques.

Les fiches pratiques synthétisent sur quelques pages la meilleure méthode de prise en main d’une fonctionnalité en particulier. Elles intègrent aussi des éléments bons à savoir.

La plupart des problématiques rencontrées sur Chorus Pro sont traitées à l’intérieur de ces fiches. Cliquez sur le lien suivant pour avoir accès à toutes les fiches pratiques : Fiches pratiques – Communauté Chorus Pro (chorus-pro.gouv.fr)

La création des tickets

Publié le 30/11/2022

La création de ticket est l’une des trois solutions de demande d’aide sur Chorus Pro. Les deux autres sont d’échanger avec l’agent virtuel ou d’échanger en ligne avec un agent.

Lorsque vous rencontrez une difficulté lors de l’utilisation du portail de services Chorus Pro, vous pouvez contacter le support qui vous apportera une solution.

Les tickets seront envoyés au support Chorus Pro ou au « service métier », en fonction de la thématique sélectionnée (exemples de thématiques dirigeant le ticket vers le service métier : destinataire de ma facture, demande rejetée, révision du montant d’un mémoire, …).

Tous les utilisateurs peuvent créer un ticket en mode connecté ou déconnecté. Pour un meilleur suivi du traitement de votre ticket, il est toutefois recommandé de vous connecter pour le créer.

Comment créer un ticket ?

Accéder à la fonctionnalité de création d’un ticket

Cliquez sur le menu « SUPPORT » puis « Nous contacter » situé en haut de la page d’accueil de Chorus Pro puis sous l’intitulé « Envoyer une demande d’aide au support »

Si vous êtes connecté, cliquez sur le lien « Accueil portail support », vous serez redirigé vers le portail de support, site qui gère toutes vos demandes d’aide.
Si vous n’êtes pas connecté, cliquez sur le lien « Créer un ticket de support » ou connectez-vous si cela est possible avant de créer un ticket.

Compléter un ticket en mode connecté

Complétez les informations générales en sélectionnant la catégorie et la sous-catégorie adaptée à votre besoin.

Précision concernant la sélection de la catégorie et de la sous-catégorie : elles sont importantes pour que le formulaire soit envoyé au bon destinataire lorsque vous avez sélectionné une catégorie « Facture », « Remboursement TIC » ou « Mémoires de frais de justice ».

Pour transmettre le ticket à un service destinataire traitant la facture, le mémoire ou la demande de remboursement, il faut sélectionner une des sous-catégories commençant par « M ». Toutes les autres combinaisons permettent de transmettre le ticket au service support.

Complétez le bloc émetteur pour préciser la structure concernée.

Renseignez le titre ainsi que la description détaillée de votre problème dans le champ description longue. Il est conseillé de fournir un maximum d’informations pour faciliter l’expertise du support. Précisez le contexte, la date et l’heure à laquelle l’évènement a été rencontré, l’action attendue du support. L’ajout de pièces jointes (exemple : copies d’écran) permet de compléter votre demande d’aide.

Envoyez le ticket en cliquant sur « Soumettre ».

Compléter un ticket en mode déconnecté

Sélectionnez une catégorie correspondant à votre demande. Saisissez une adresse mail valide car cette dernière sera utilisée pour vous répondre.

Décrivez le plus clairement possible votre problème et précisez la structure concernée et votre mail de connexion le cas échéant. Envoyez le ticket en cliquant sur « Soumettre ». Un captcha sera à reproduire et à valider avant de soumettre le ticket.

En mode déconnecté, tous les tickets sont transmis au support.

Le mode opératoire détaillé de l’émission et du suivi d’un ticket est disponible sur la communauté dans la page « Saisir un ticket et suivre son traitement ».

Actualiser les informations de sa structure sur le portail de services Chorus Pro

Publié le 30/11/2022

Le portail de services Chorus Pro offre la possibilité de modifier ou d’actualiser l’ensemble des informations liées à une structure.

Cette possibilité est réservée aux utilisateurs habilités à le faire c’est à dire disposant du profil « Organisation modification ».

Lorsqu’il s’agit de mettre en cohérence les données de Chorus Pro au regard des données de la Base INSEE comme la raison sociale ou l’adresse, le portail de services Chorus Pro propose d’actualiser ces informations, pour les structures de type ‘SIRET’ en utilisant la fonctionnalité « Mettre à jour depuis la base de l’INSEE ».

Pour ce faire, il faut sélectionner l’application « Organisation », la fonctionnalité « Structure » et « Gérer une structure » puis choisir le type de demande « Mettre à jour depuis la base INSEE » et se positionner sur la structure concernée par cette modification.

Après avoir cliqué sur le bouton ‘Soumettre’, une fenêtre de confirmation s’affiche indiquant les données qui seront modifiées.

L’adresse et la raison sociale référencées dans la base INSEE et rapatriées dans Chorus PRO ne sont pas modifiables pour les structures de type SIRET.

Outre l’actualisation des informations depuis la base INSEE, il est possible de modifier l’ensemble de ces informations ainsi que le paramétrage de la structure en complétant manuellement les champs sur le portail de services Chorus Pro.
Pour ce faire, il faut choisir l’option « Modifier une structure » tel qu’illustré dans l’image suivante puis modifier toutes les informations souhaitées.

Les modifications effectuées sont effectives dans un délai pouvant aller jusqu’à 30 minutes après avoir soumis le ticket.

Pour aller plus loin dans l’administration des informations de votre structure et la gestion de vos utilisateurs, nous vous invitons à consulter la page relative à la gestion des structures . Vous avez aussi la possibilité de vous inscrire au webinaire gérer les structures et les utilisateurs.

La création des services pour les entités publiques et la transmission des codes services aux fournisseurs

Publié le 30/11/2022

Dans Chorus Pro, une entité publique est identifiée par une structure publique.

L’intérêt de définir des services dans Chorus Pro pour une structure publique est de faciliter la distribution des factures lorsque plusieurs services gèrent la facturation et de répartir le travail au sein de l’entité publique.

Chaque service dans Chorus Pro est identifié par un code et un libellé. Il ne peut exister deux services avec le même code au sein d'une même structure, toutefois un même code service peut être utilisé par plusieurs structures différentes. La définition du code et du libellé d’un service est en effet une prérogative de chaque structure publique.

Pour chaque entité publique, il est possible de rendre obligatoire la saisie du code service par le fournisseur sur la facture. Si le code service est obligatoire, il doit être communiqué aux fournisseurs afin que ces derniers puissent l’intégrer à leurs factures. Généralement, le code service est transmis via les bons de commandes ou engagements. Il faut savoir qu’un fournisseur ne peut saisir dans la zone « Code Service » qu’un code existant et actif de la structure destinataire de la facture, faute de quoi la facture est automatiquement rejetée par l’application Chorus Pro.

Engagement ou commande, quel terme utiliser ?

Publié le 30/11/2022

L’engagement juridique est l’acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge financière (ou une dépense). Cette obligation résulte notamment d’un contrat, d’un marché, d’une convention, d’une commande, d’un acte de vente, d’une délibération…

Dans le portail de services Chorus Pro, la terminologie utilisée pour les entités publiques est « engagement » tandis que pour les fournisseurs le terme retenu est « commande ».

L’application « engagements » du portail de services Chorus Pro permet à une entité publique de créer et transmettre des engagements aux fournisseurs qui les reçoivent en tant que commandes dans l’application « engagements » du portail de service Chorus Pro.

Le renseignement du numéro d’engagement peut être rendu obligatoire par les entités publiques qui le souhaitent. Dans ce cas, le fournisseur devra l’indiquer sur la facture. Le renseignement de cette donnée permet d’établir un lien entre la facturation et la commande.

Petit exercice de terminologie

Publié le 30/11/2022

Chorus, Chorus Pro, Communauté Chorus Pro, club Chorus Pro, Lab Chorus Pro, support Chorus Pro… beaucoup font la confusion et un petit rappel lexical nous a semblé utile…

CHORUS, c’est le coeur du Système d’information Financière de l’Etat (c’est-à-dire les ministères). Développé entre 2007 et 2012 (sur la base d’un progiciel de gestion intégré), il gère avec efficience depuis plus de 10 ans les processus budgétaires et comptable de l’Etat, dans le respect des principes de la LOLF, la Loi Organique relative aux lois de Finances votée en 2001.
(lien : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000394028).

CHORUS PRO (lien : https://portail.chorus-pro.gouv.fr/), parfois dénommé simplement « Chorus » par abus de langage, c’est le portail construit et déployé entre 2017 et 2020, qui répond à l’obligation législative de facturation électronique entre la sphère publique (Etat, collectivités, établissements publics, hôpitaux) et l’ensemble de leurs fournisseurs. Il intègre également les échanges dématérialisés des frais de mémoires de frais par les experts de justice et les demandes de remboursement des taxes sur les produits énergétiques et le gaz naturel pour les agriculteurs. A noter que le SUPPORT Chorus Pro est accessible exclusivement à partir de ce portail.

COMMUNAUTE CHORUS PRO (lien : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/, c’est la plateforme documentaire et d’accompagnement des utilisateurs de Chorus Pro. On y trouve toute la documentation à jour de Chorus Pro sous forme de page web, de tutoriels vidéo, de fiches pratiques, ainsi que l’offre d’accompagnement, et notamment de nombreux webinaires.

CLUB CHORUS PRO (aussi appelé le LAB CHORUS PRO à cause de son URL) (lien Lab Chorus Pro - Page d'accueil publique (chorus-pro.gouv.fr), c’est le club des utilisateurs Chorus Pro. Il est accessible aux fournisseurs de la sphère publique, éditeurs de logiciels, et opérateurs de dématérialisation, ainsi qu’aux tiers institutionnels (syndicats et associations professionnelles) et n’est donc pas ouvert aux entités publiques. L’inscription est soumise à validation. Elle est gratuite et facultative. Ce club est un réseau convivial de partage d'idées, de savoir-faire et de retour d'expériences de terrain. Ce club permet également de participer aux évolutions et aux améliorations de Chorus Pro car il est l’un des 5 membres de l’Instance de Pilotage Mutualisé (IPM) afin d’y faire entendre les voix des entreprises.

Activer la réception des notifications de facturation

Publié le 22/09/2022

Dans Chorus Pro, chaque utilisateur peut choisir de recevoir ou de ne pas recevoir les notifications émises lors de nouveaux évènements survenus sur la structure ou le service auquel est rattaché son compte utilisateur ainsi que sur l’avancement du traitement des factures, mémoire de frais de justice ou demande de remboursement de taxes.

Notez cependant que si vous avez un rôle de gestionnaire principal sur la structure ou le service considéré, vous ne pouvez pas désactiver la réception des notifications de facturation.

En dehors de ce cas vous pouvez paramétrer la réception des notifications de facturation vous même.
Pour cela vous devez modifier les informations concernant votre compte utilisateur en cliquant sur votre nom d’utilisateur qui se trouve en haut à droite de l’écran d’accueil.
Passez par le menu « Mon compte », et l’écran « A propos »qui affiche le champ « Notification Facturation ».

Si ce champ « Notification Facturation » affiche « FAUX », vous ne recevez pas les notifications, si le champ affiche « VRAI », vous recevez les notifications.
Pour modifier ce paramétrage, cliquez sur l’information affichée :

Si l’information affichée est « FAUX », cochez la case « Notification facturation » puis enregistrez. La valeur de la rubrique Notification Facturation passe alors à « VRAI ».
Si l’information affichée est « VRAI », décochez la case « Notification Facturation » puis enregistrez. La valeur de la rubrique Notification Facturation passe alors à « FAUX ».

Pour aller plus loin, vous pouvez vous inscrire à l’un de nos webinaires sur la gestion de compte utilisateur, en cliquant sur « webinaire Gérer les structures et les utilisateurs (pour les entreprises) sur le portail de services Chorus Pro » pour les entreprises privées et sur « webinaire Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les paramètres des entités publiques ? » pour les entités publiques.

Adresse de connexion Chorus Pro versus adresse de contact : ne plus confondre

Publié le 22/09/2022
L’un des prérequis pour utiliser le portail de services Chorus Pro est de créer son compte en tant qu’utilisateur et le rattacher à sa structure, celle pour laquelle on est salarié. Dès les premiers champs du processus de création de compte, vous pouvez vous interroger sur les termes « Adresse de connexion » et « Adresse de contact ».

Ces notions bien que très proches comportent les différences suivantes :

L’adresse de connexion est l'adresse électronique que vous avez renseignée lors de la création de votre compte. C'est votre identifiant, unique et personnel, qui vous identifie en tant qu'utilisateur et vous permet de vous connecter au portail de services Chorus Pro. Elle est également utilisée pour renvoyer les mails de réinitialisation du mot de passe.

A noter qu’une fois créée, l'adresse de connexion est définitive et ne peut être modifiée.

Il est donc conseillé d'utiliser votre adresse électronique professionnelle.

L’adresse de contact est l'adresse électronique par laquelle vous recevrez les notifications, vous permettant d'avoir une information régulière de l'avancement de vos factures et vos demandes d’aides. Par défaut, Chorus Pro renseigne automatiquement l’adresse de contact par l'adresse de connexion, vous pouvez la modifier à tout moment. A titre d'exemple, vous pouvez utiliser une adresse mail commune à plusieurs utilisateurs afin de partager les informations au sein d'une même structure et/ou d'un même service.

Enfin pour en savoir plus, nous vous invitons à vous inscrire au webinaire sur la création de compte et le dépôt de facture.

Comment valider les factures de vos sous-traitants ?

Vous êtes titulaire d'un marché et vous souhaitez valider les factures de vos sous-traitants ? Voici la démarche à effectuer en 3 étapes.

Étape 1 - Accéder à l'application Factures à valider > Synthèse puis cliquer sur le numéro de la facture pour y accéder.

Étape 2 - Vérifier l'ensemble des éléments de la facture, télécharger si besoin les pièces jointes disponibles dans le bloc pièces jointes puis cliquer sur le bouton valider en bas de votre écran.

Étape 3 - Cocher vous êtes titulaire, dans le champ Complément d'information, ajouter votre message de validation puis cliquer sur Enregistrer.

Vous avez à présent validé la facture de votre sous-traitant. Celle-ci est automatiquement envoyée à la structure publique destinatrice.

Pour plus d'informations sur la sous-traitance, cliquer ici.

Comment envoyer vos factures restées en mode Brouillon ?

Vous avez envoyé votre facture mais votre client public ne l'a pas reçu ? Elle est restée en mode brouillon.

Pour rappel, Chorus Pro prévoit l’enregistrement, la confirmation puis l’envoi de votre facture.

Si vous êtes concernés par cette problématique, voici la démarche à effectuer en 2 étapes :

Étape 1 - Accéder à l'espace Factures émises > Synthèse > cliquer sur le numéro pour accéder à l'écran de dépôt de votre facture

Étape 2 - En bas de votre écran, cliquer sur Valider et envoyer

Une fenêtre apparaît Confirmation d'envoi. Vérifier l'ensemble des informations et cliquer sur Confirmer et envoyer

Votre facture est à présent envoyée, le récapitulatif de dépôt s'affiche à votre écran et la phrase suivante indique que votre facture est en cours de transmission :

Exemple : "La facture n° 17052019 est validée, elle est en cours de transmission au service concerné"

Quelle est la différence entre Factures émises et Factures de travaux ?

L'application Factures émises de Chorus Pro doit être utilisé uniquement pour les factures de fournitures et services.

Pour les paiements relevant d'un marché de travaux publics cadré par le CCAG de travaux, les documents doivent être déposés via l'application Factures de travaux.

Les deux applications apportent un suivi différent. L'application Factures de travaux permet à chaque acteur du marché (sous-traitant, cotraitant, titulaire, MOE, MOA) de déposer les documents dont il est responsable tout le long du processus. Cette application assure la traçabilité du délai global de paiement et la transparence de l'action de chaque acteur.

En effet, le dossier de facturation, présent uniquement dans l'application Factures de travaux permet d'avoir une vision partagée des pièces qui ont pu être déposées par les différents acteurs du marché et de suivre l'évolution tout au long du processus de facturation.
Pour rappel, les pièces attendues sont :

visuel presentant l'ensemble des pièces de facturation en cours et fin de marché

Les factures seront catégorisées par type ou cadre de facturation et diffèrent entre les Factures émises et les Factures de travaux.

Visuel présentant les différents cadre de facturation

Good practices