Actualiser les informations de sa structure sur le portail de services Chorus Pro

Publié le 30/11/2022

Le portail de services Chorus Pro offre la possibilité de modifier ou d’actualiser l’ensemble des informations liées à une structure.

Cette possibilité est réservée aux utilisateurs habilités à le faire c’est à dire disposant du profil « Organisation modification ».

Lorsqu’il s’agit de mettre en cohérence les données de Chorus Pro au regard des données de la Base INSEE comme la raison sociale ou l’adresse, le portail de services Chorus Pro propose d’actualiser ces informations, pour les structures de type ‘SIRET’ en utilisant la fonctionnalité « Mettre à jour depuis la base de l’INSEE ».

Pour ce faire, il faut sélectionner l’application « Organisation », la fonctionnalité « Structure » et « Gérer une structure » puis choisir le type de demande « Mettre à jour depuis la base INSEE » et se positionner sur la structure concernée par cette modification.

Après avoir cliqué sur le bouton ‘Soumettre’, une fenêtre de confirmation s’affiche indiquant les données qui seront modifiées.

L’adresse et la raison sociale référencées dans la base INSEE et rapatriées dans Chorus PRO ne sont pas modifiables pour les structures de type SIRET.

Outre l’actualisation des informations depuis la base INSEE, il est possible de modifier l’ensemble de ces informations ainsi que le paramétrage de la structure en complétant manuellement les champs sur le portail de services Chorus Pro.
Pour ce faire, il faut choisir l’option « Modifier une structure » tel qu’illustré dans l’image suivante puis modifier toutes les informations souhaitées.

Les modifications effectuées sont effectives dans un délai pouvant aller jusqu’à 30 minutes après avoir soumis le ticket.

Pour aller plus loin dans l’administration des informations de votre structure et la gestion de vos utilisateurs, nous vous invitons à consulter la page relative à la gestion des structures . Vous avez aussi la possibilité de vous inscrire au webinaire gérer les structures et les utilisateurs.

La création des services pour les entités publiques et la transmission des codes services aux fournisseurs

Publié le 30/11/2022

Dans Chorus Pro, une entité publique est identifiée par une structure publique.

L’intérêt de définir des services dans Chorus Pro pour une structure publique est de faciliter la distribution des factures lorsque plusieurs services gèrent la facturation et de répartir le travail au sein de l’entité publique.

Chaque service dans Chorus Pro est identifié par un code et un libellé. Il ne peut exister deux services avec le même code au sein d'une même structure, toutefois un même code service peut être utilisé par plusieurs structures différentes. La définition du code et du libellé d’un service est en effet une prérogative de chaque structure publique.

Pour chaque entité publique, il est possible de rendre obligatoire la saisie du code service par le fournisseur sur la facture. Si le code service est obligatoire, il doit être communiqué aux fournisseurs afin que ces derniers puissent l’intégrer à leurs factures. Généralement, le code service est transmis via les bons de commandes ou engagements. Il faut savoir qu’un fournisseur ne peut saisir dans la zone « Code Service » qu’un code existant et actif de la structure destinataire de la facture, faute de quoi la facture est automatiquement rejetée par l’application Chorus Pro.

Engagement ou commande, quel terme utiliser ?

Publié le 30/11/2022

L’engagement juridique est l’acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge financière (ou une dépense). Cette obligation résulte notamment d’un contrat, d’un marché, d’une convention, d’une commande, d’un acte de vente, d’une délibération…

Dans le portail de services Chorus Pro, la terminologie utilisée pour les entités publiques est « engagement » tandis que pour les fournisseurs le terme retenu est « commande ».

L’application « engagements » du portail de services Chorus Pro permet à une entité publique de créer et transmettre des engagements aux fournisseurs qui les reçoivent en tant que commandes dans l’application « engagements » du portail de service Chorus Pro.

Le renseignement du numéro d’engagement peut être rendu obligatoire par les entités publiques qui le souhaitent. Dans ce cas, le fournisseur devra l’indiquer sur la facture. Le renseignement de cette donnée permet d’établir un lien entre la facturation et la commande.

Petit exercice de terminologie

Publié le 30/11/2022

Chorus, Chorus Pro, Communauté Chorus Pro, club Chorus Pro, Lab Chorus Pro, support Chorus Pro… beaucoup font la confusion et un petit rappel lexical nous a semblé utile…

CHORUS, c’est le coeur du Système d’information Financière de l’Etat (c’est-à-dire les ministères). Développé entre 2007 et 2012 (sur la base d’un progiciel de gestion intégré), il gère avec efficience depuis plus de 10 ans les processus budgétaires et comptable de l’Etat, dans le respect des principes de la LOLF, la Loi Organique relative aux lois de Finances votée en 2001.
(lien : https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000394028).

CHORUS PRO (lien : https://portail.chorus-pro.gouv.fr/), parfois dénommé simplement « Chorus » par abus de langage, c’est le portail construit et déployé entre 2017 et 2020, qui répond à l’obligation législative de facturation électronique entre la sphère publique (Etat, collectivités, établissements publics, hôpitaux) et l’ensemble de leurs fournisseurs. Il intègre également les échanges dématérialisés des frais de mémoires de frais par les experts de justice et les demandes de remboursement des taxes sur les produits énergétiques et le gaz naturel pour les agriculteurs. A noter que le SUPPORT Chorus Pro est accessible exclusivement à partir de ce portail.

COMMUNAUTE CHORUS PRO (lien : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/, c’est la plateforme documentaire et d’accompagnement des utilisateurs de Chorus Pro. On y trouve toute la documentation à jour de Chorus Pro sous forme de page web, de tutoriels vidéo, de fiches pratiques, ainsi que l’offre d’accompagnement, et notamment de nombreux webinaires.

CLUB CHORUS PRO (aussi appelé le LAB CHORUS PRO à cause de son URL) (lien Lab Chorus Pro - Page d'accueil publique (chorus-pro.gouv.fr), c’est le club des utilisateurs Chorus Pro. Il est accessible aux fournisseurs de la sphère publique, éditeurs de logiciels, et opérateurs de dématérialisation, ainsi qu’aux tiers institutionnels (syndicats et associations professionnelles) et n’est donc pas ouvert aux entités publiques. L’inscription est soumise à validation. Elle est gratuite et facultative. Ce club est un réseau convivial de partage d'idées, de savoir-faire et de retour d'expériences de terrain. Ce club permet également de participer aux évolutions et aux améliorations de Chorus Pro car il est l’un des 5 membres de l’Instance de Pilotage Mutualisé (IPM) afin d’y faire entendre les voix des entreprises.

Activer la réception des notifications de facturation

Publié le 22/09/2022

Dans Chorus Pro, chaque utilisateur peut choisir de recevoir ou de ne pas recevoir les notifications émises lors de nouveaux évènements survenus sur la structure ou le service auquel est rattaché son compte utilisateur ainsi que sur l’avancement du traitement des factures, mémoire de frais de justice ou demande de remboursement de taxes.

Notez cependant que si vous avez un rôle de gestionnaire principal sur la structure ou le service considéré, vous ne pouvez pas désactiver la réception des notifications de facturation.

En dehors de ce cas vous pouvez paramétrer la réception des notifications de facturation vous même.
Pour cela vous devez modifier les informations concernant votre compte utilisateur en cliquant sur votre nom d’utilisateur qui se trouve en haut à droite de l’écran d’accueil.
Passez par le menu « Mon compte », et l’écran « A propos »qui affiche le champ « Notification Facturation ».

Si ce champ « Notification Facturation » affiche « FAUX », vous ne recevez pas les notifications, si le champ affiche « VRAI », vous recevez les notifications.
Pour modifier ce paramétrage, cliquez sur l’information affichée :

Si l’information affichée est « FAUX », cochez la case « Notification facturation » puis enregistrez. La valeur de la rubrique Notification Facturation passe alors à « VRAI ».
Si l’information affichée est « VRAI », décochez la case « Notification Facturation » puis enregistrez. La valeur de la rubrique Notification Facturation passe alors à « FAUX ».

Pour aller plus loin, vous pouvez vous inscrire à l’un de nos webinaires sur la gestion de compte utilisateur, en cliquant sur « webinaire Gérer les structures et les utilisateurs (pour les entreprises) sur le portail de services Chorus Pro » pour les entreprises privées et sur « webinaire Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les paramètres des entités publiques ? » pour les entités publiques.

Adresse de connexion Chorus Pro versus adresse de contact : ne plus confondre

Publié le 22/09/2022
L’un des prérequis pour utiliser le portail de services Chorus Pro est de créer son compte en tant qu’utilisateur et le rattacher à sa structure, celle pour laquelle on est salarié. Dès les premiers champs du processus de création de compte, vous pouvez vous interroger sur les termes « Adresse de connexion » et « Adresse de contact ».

Ces notions bien que très proches comportent les différences suivantes :

L’adresse de connexion est l'adresse électronique que vous avez renseignée lors de la création de votre compte. C'est votre identifiant, unique et personnel, qui vous identifie en tant qu'utilisateur et vous permet de vous connecter au portail de services Chorus Pro. Elle est également utilisée pour renvoyer les mails de réinitialisation du mot de passe.

A noter qu’une fois créée, l'adresse de connexion est définitive et ne peut être modifiée.

Il est donc conseillé d'utiliser votre adresse électronique professionnelle.

L’adresse de contact est l'adresse électronique par laquelle vous recevrez les notifications, vous permettant d'avoir une information régulière de l'avancement de vos factures et vos demandes d’aides. Par défaut, Chorus Pro renseigne automatiquement l’adresse de contact par l'adresse de connexion, vous pouvez la modifier à tout moment. A titre d'exemple, vous pouvez utiliser une adresse mail commune à plusieurs utilisateurs afin de partager les informations au sein d'une même structure et/ou d'un même service.

Enfin pour en savoir plus, nous vous invitons à vous inscrire au webinaire sur la création de compte et le dépôt de facture.

Comment valider les factures de vos sous-traitants ?

Vous êtes titulaire d'un marché et vous souhaitez valider les factures de vos sous-traitants ? Voici la démarche à effectuer en 3 étapes.

Étape 1 - Accéder à l'application Factures à valider > Synthèse puis cliquer sur le numéro de la facture pour y accéder.

Étape 2 - Vérifier l'ensemble des éléments de la facture, télécharger si besoin les pièces jointes disponibles dans le bloc pièces jointes puis cliquer sur le bouton valider en bas de votre écran.

Étape 3 - Cocher vous êtes titulaire, dans le champ Complément d'information, ajouter votre message de validation puis cliquer sur Enregistrer.

Vous avez à présent validé la facture de votre sous-traitant. Celle-ci est automatiquement envoyée à la structure publique destinatrice.

Pour plus d'informations sur la sous-traitance, cliquer ici.

Comment envoyer vos factures restées en mode Brouillon ?

Vous avez envoyé votre facture mais votre client public ne l'a pas reçu ? Elle est restée en mode brouillon.

Pour rappel, Chorus Pro prévoit l’enregistrement, la confirmation puis l’envoi de votre facture.

Si vous êtes concernés par cette problématique, voici la démarche à effectuer en 2 étapes :

Étape 1 - Accéder à l'espace Factures émises > Synthèse > cliquer sur le numéro pour accéder à l'écran de dépôt de votre facture

Étape 2 - En bas de votre écran, cliquer sur Valider et envoyer

Une fenêtre apparaît Confirmation d'envoi. Vérifier l'ensemble des informations et cliquer sur Confirmer et envoyer

Votre facture est à présent envoyée, le récapitulatif de dépôt s'affiche à votre écran et la phrase suivante indique que votre facture est en cours de transmission :

Exemple : "La facture n° 17052019 est validée, elle est en cours de transmission au service concerné"

Quelle est la différence entre Factures émises et Factures de travaux ?

L'application Factures émises de Chorus Pro doit être utilisé uniquement pour les factures de fournitures et services.

Pour les paiements relevant d'un marché de travaux publics cadré par le CCAG de travaux, les documents doivent être déposés via l'application Factures de travaux.

Les deux applications apportent un suivi différent. L'application Factures de travaux permet à chaque acteur du marché (sous-traitant, cotraitant, titulaire, MOE, MOA) de déposer les documents dont il est responsable tout le long du processus. Cette application assure la traçabilité du délai global de paiement et la transparence de l'action de chaque acteur.

En effet, le dossier de facturation, présent uniquement dans l'application Factures de travaux permet d'avoir une vision partagée des pièces qui ont pu être déposées par les différents acteurs du marché et de suivre l'évolution tout au long du processus de facturation.
Pour rappel, les pièces attendues sont :

visuel presentant l'ensemble des pièces de facturation en cours et fin de marché

Les factures seront catégorisées par type ou cadre de facturation et diffèrent entre les Factures émises et les Factures de travaux.

Visuel présentant les différents cadre de facturation

Des services pour faciliter l'utilisation de Chorus Pro

Votre premier réflexe, La Communauté Chorus Pro.
Le site Communauté Chorus Pro est là pour vous apporter toute l'information dont vous avez besoin pour utiliser Chorus Pro en toute autonomie.

ClaudIA, votre assistante personnelle

L'assistante virtuelle ClaudIA répond à vos questions de façon immédiate.

Pour cela, il vous faut (de préférence lorsque vous êtes connecté pour des réponses plus adaptées à votre contexte) :

Cliquer sur l’icône située en bas à droite de la page d’accueil de Chorus Pro
Saisir votre question ou utiliser les options proposées par ClaudIA

Soyez précis dans la formulation de vos questions (Privilégiez des phrases concises)

Disponible 24h sur 24 sur le site https://chorus-pro.gouv.fr , n'hésitez pas à vous y référer !

ClaudIA n'a pas répondu de façon satisfaisante ?

Vous pouvez être mis directement en relation avec un conseiller support en LiveChat. Il faut ainsi :

Saisir une question et indiquer à ClaudIA via le pouce rouge que la réponse apportée n'est pas satisfaisante
Un message apparait alors, vous demandant de préciser le dysfonctionnement rencontré
ClaudIA vous propose alors d'être mis en relation avec un agent en LiveChat

Votre question requiert une analyse plus approfondie ? Le conseiller LiveChat vous proposera un rendez-vous téléphonique.

Vous avez un problème technique bloquant ?

Vous devrez accéder au portail de support.
Les opérateurs supports sont à votre disposition pour résoudre le problème rencontré.

Pour émettre un ticket à l’attention du support, cliquez depuis la page d’accueil sur « Support » puis « Nous contacter ».

Tout comme dans le cas de notre assistante virtuelle ClaudIA, 2 modes s'offrent alors à vous :

Le mode connecté (vous avez donc saisi votre adresse électronique de connexion ainsi que votre mot de passe). Pour ouvrir le formulaire, cliquez sur « Accueil portail de support » dans le bloc « Accéder au portail de support ».
Le mode non connecté, pour les utilisateurs ne parvenant pas à se connecter. Cliquez sur « Envoyer un ticket » dans le bloc « Envoyer une demande d’aide au support ». Pour ouvrir le formulaire, cliquez ensuite sur « Créer un ticket de support ».

Prestataires de frais de justice : Comment déclarer les frais de déplacement et d’affranchissement ?

Vous êtes intervenu suite à une prescription d’un magistrat ou sous son contrôle, dans le cadre d’une procédure judiciaire ?

Dans le cas où le remboursement des frais de déplacement est possible, il est nécessaire de déclarer le montant total de ces frais. Ces derniers regroupent les indemnités de mission (repas, hébergement, frais kilométriques) et les remboursements de frais de transport (titre de transport, péage…). Les frais d’affranchissement sont également à inclure dans les frais de déplacement. L'ensemble est appelé "frais divers" dans Chorus Pro et un bordereau vous permet de calculer le montant total à déclarer lors de la saisie de votre mémoire.

Ce bordereau se présente sous forme d'outil de type tableur et vous permet de renseigner le récapitulatif de vos frais divers.

Prérequis : Se doter d’un logiciel de tableur

Le fichier fourni est au format « xls », il s’ouvre avec la plupart des logiciels de bureautique offrant une fonctionnalité de tableur, notamment :

OpenOffice (gratuit - https://www.openoffice.org/fr/Telecharger),
LibreOffice (gratuit - https://fr.libreoffice.org/download/libreoffice-stable) ou
Microsoft Office (payant - https://products.office.com/fr-fr/excel).

Étape 1 : Connectez-vous au portail Chorus Pro

Cliquez sur le domaine « Facturation », puis cliquez sur l’application « Frais de justice ».

Vous êtes redirigé vers Chorus Pro. Cliquez sur l’onglet « Saisir mémoire »

Etape 2 : Accéder au bordereau récapitulatif des frais divers

Après avoir renseigné l’en-tête du mémoire, il est nécessaire de remplir la ligne de prestation. L’écran suivant s’affiche, cliquez alors sur « Détail des frais divers ».

Ouvrez le fichier sur votre ordinateur :

Fenetre window d'ouverture de fichier

Etape 3 : Remplissez le bordereau

Le fichier ci-après s'ouvre alors à l'écran. Saisissez les données relatives à vos frais :

bordereau-rempli

Relevez le montant figurant en case « MONTANT TOTAL (à reporter dans la case « Frais divers ») » et enregistrez le fichier sur votre ordinateur. Vous devrez par la suite le joindre à votre mémoire.

Etape 4 : Reporter le montant des frais divers sur Chorus Pro

Retournez sur l’écran de Chorus Pro et remplissez la case « Frais divers » avec le montant relevé dans le fichier.

Il vous reste ensuite à aller dans « Lier pièce jointe » pour joindre le fichier à la ligne de prestation.

Retrouvez la liste les pièces justificatives à ajouter dans la foire aux questions, au chapitre « J’ai une question concernant les pièces justificatives ».

La bonne pratique pour les factures de travaux pour les maitrises d’œuvre

Lors de la validation du projet de décompte mensuel du titulaire, la maitrise d’œuvre constate souvent une différence de montant entre son état d’acompte et le montant édité par le titulaire sur Chorus Pro. Dans une logique d’acompte, les différences de montant ne constituent pas des motifs de refus. La maitrise d’œuvre doit renseigner les bons montants. Ils seront ainsi pris en compte par la maitrise d’ouvrage. Attention, un refus de validation du projet de décompte mensuel par la maitrise d’œuvre arrête systématiquement le circuit de facturation.

La transmission des documents dans Chorus Pro est une obligation qui s’impose à l’ensemble des acteurs concourant à l’exécution des marchés publics de travaux conformément au Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) travaux.

Dans ce cadre, le maître d’œuvre (MOE), en charge du contrôle des factures liées aux marchés de travaux est tenu de récupérer les demandes de paiement des entreprises dans Chorus pro et de les déposer, avec son visa , dans ce circuit dématérialisé, sous peine de ne pas permettre le traitement des factures et d’être tenu pour responsable du non-respect des délais de paiement qui en résulterait .

Ainsi, le MOE « récupère » en cours de marché le projet de décompte mensuel, transmis par le fournisseur et envoie à la maitrise d’ouvrage (MOA) son état d’acompte mensuel pour paiement des sommes validées. Le délai de paiement court à compter de la réception de la demande de paiement par le MOE telle qu’elle est horodatée par Chorus pro. Ainsi, le MOE dispose de 7 jours pour traiter cette demande.

Lorsque le MOE constate un écart de montant avec le projet d’acompte du fournisseur, il rectifie le montant et dépose alors son décompte avec les sommes qu’il a admises pour paiement. De fait, les demandes de paiement mensuelles n’engageant pas les parties, une différence de montant ne constitue pas un motif de refus du projet de décompte mensuel du fournisseur.

Il est toutefois possible de rejeter un projet de décompte mensuel si les données d’adressage des destinataires (MOE et/ou MOA) ne sont pas correctes ou de suspendre son traitement lorsqu’il manque des pièces justificatives.

Pour aller plus loin, vous pouvez vous inscrire à l’un de nos webinaires sur la gestion des factures de travaux par la MOE, en cliquant sur « webinaire Gérer les factures de travaux pour les maitrises d’œuvre ».

Les canaux à privilégier

Au cours de votre utilisation du portail Chorus Pro, vous pouvez avoir besoin d’une aide technique ou métier. Pour cela, l’outil dispose de trois modalités de support que vous retrouverez en cliquant sur « Nous contacter » dans la rubrique « Support » de la barre supérieure sur le portail de services Chorus Pro.

Vous y retrouverez les trois modalités pour contacter le support :

- Discuter avec notre agent virtuel ClaudIA. Disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ClaudIA vous aide dans la résolution de vos difficultés notamment si vous avez oublié votre mot de passe, ou si vous souhaitez suivre une facture, ou vous inscrire à un accompagnement, etc. Vous pouvez la retrouver en cliquant sur « Accéder à ClaudIA » ou directement sur l’icône présente en bas à droite sur le portail de services Chorus Pro.
- Echanger en ligne avec un agent, qui vous permet d’échanger par message instantané avec un opérateur de notre support technique. Les opérateurs sont disponibles du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30 en dehors des jours fériés. Pour échanger avec eux, il vous suffit de cliquer sur « Discuter avec un agent ».
- Envoyer une demande d’aide au support en cliquant sur « Compléter le formulaire de demande ». Vous serez redirigé automatiquement vers l’application de demande d’aide. Vous pourrez remplir un formulaire pour détailler votre problématique. Enfin, un opérateur du support métier ou technique répondra à votre question dans les meilleurs délais.

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur l'assistance du portail de services Chorus Pro. La fiche pratique Faire appel à l’assistance Chorus pro est aussi disponible.

Tout savoir de la réinitialisation du mot de passe d’un compte technique

Cet article s’adresse exclusivement aux utilisateurs raccordés à Chorus Pro via les API.

Si le mot de passe de votre compte technique a expiré ou si vous avez oublié son mot de passe, pas d’inquiétude ! Vous pouvez très facilement réinitialiser le mot de passe de votre compte technique.

Pour ce faire, rendez-vous sur le portail de services Chorus Pro puis dans le domaine « Raccordements », cliquez sur l’application « Compte technique ».

Complétez le formulaire de la façon suivante :

Dans « type de demande », choisissez « Réinitialisation du mot de passe d’un compte technique » ;
Dans « Choisir la structure », choisissez la structure du compte technique ;
Dans « compte technique », choisissez le compte technique ;
Notez bien le nouveau mot de passe (encadré en rouge) ;
Cliquez sur le bouton « soumettre » pour valider la demande de réinitialisation du mot de passe.

Le mot de passe de votre compte technique a été réinitialisé, vous devez maintenant mettre à jour le paramétrage de vos appels API avec ce nouveau mot de passe.

Pour plus d’informations sur les comptes techniques, cliquez sur ce lien et accédez à la documentation complète « Création d’un compte technique pour un accès API en production ».

Paramétrer son compte : Restez informé des actions attendues de votre part

Si vous souhaitez être informé des actualités sur le portail de services Chorus Pro en général, et de façon spécifique être notifié en cas d’évolution sur vos factures, rien de plus facile !

Pour ce faire, paramétrez votre compte en cliquant sur votre nom en haut à droite de la page puis dans le menu « Mon compte ». Descendez jusqu’aux lignes « Notification Facturation » et « Notification Actualités » puis dans les champs dédiés choisissez « VRAI ».

Vous recevrez à partir de maintenant des notifications par mail pour vous tenir au courant des actualités sur votre compte.

Pour découvrir d’autres astuces sur la gestion de votre compte, accédez à la page « Gérer son compte utilisateur ».

Good practices

Prérequis : Se doter d’un logiciel de tableur

Étape 1 : Connectez-vous au portail Chorus Pro

Etape 2 : Accéder au bordereau récapitulatif des frais divers

Etape 3 : Remplissez le bordereau

Etape 4 : Reporter le montant des frais divers sur Chorus Pro