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MOE – Comment prendre en compte les factures des sous-traitants de vos fournisseurs

Dans les marchés de travaux, les sous-traitants de 1er rang (admis au paiement direct) déposent leurs factures sur Chorus Pro en vue de leur paiement. Ces demandes de paiement des sous-traitants sont adressées au titulaire du marché pour qu’il les incorpore dans son projet de décompte mensuel ou final.

Une fois les demandes de paiement validées par le fournisseur, Chorus Pro les achemine vers la MOE pour une « prise en compte ».

La MOE reçoit donc les factures des sous-traitants des titulaires du marché dans l’onglet synthèse de l’espace « Factures de travaux ».

Illustration MOE - Prendre e ncompte les factures des sous traitants de vos fournisseurs

 

Il devra alors cliquer sur le numéro de facture dans la synthèse. Il sera redirigé vers l’écran de consultation avec toutes les informations de la demande de paiement.

 

MOE cycle de vie de factures 2

 

Tout en bas de cet écran, la MOE trouvera des possibilités d’actions. Si la demande de paiement est conforme à la prestation du sous-traitant, la MOE n’aura qu’à cliquer sur le bouton « Prendre en compte ».

 

MOE Cycle de vie de facture 3

 

Pour rappel, c’est bien le titulaire de marché lors de son dépôt de projet de décompte mensuel qui initie le dossier de facturation qui aboutira au paiement des acteurs du marché de travaux. La transmission de la demande de paiement du sous-traitant est un préalable dans les marchés où il y a des sous-traitants, mais celle-ci n’entraîne pas automatiquement le paiement du sous-traitant.

Comment accéder à l'historique de facture sur CP

Comment accéder au dossier de facturation et avoir l’historique des pièces de facturation du marché

Vous souhaitez consulter les pièces de facturation associées à un marché de travaux dans lequel vous intervenez en tant que fournisseur, maîtrise d’œuvre ou maîtrise d’ouvrage ? Chorus Pro vous permet d’accéder au dossier de facturation, qui regroupe toutes les pièces déposées dans le cadre d’un marché spécifique.1 – Consulter le dossier de facturation d’une pièce de facturation à traiter

Pour consulter un dossier de facturation associé à une pièce de facturation que vous devez traiter, accédez à l’onglet « Synthèse » dans l’espace « Factures de travaux ». Dans la colonne « Action possible », cliquez sur l’icône « Dossier » sur la ligne correspondant à la pièce dont vous souhaitez consulter le dossier de facturation.

 

Image d'illustration comment accéder au dossier de facturation

 

Vous avez alors accès à l’ensemble des pièces associées au dossier, avec pour chacune d’elle la liste des statuts par lesquels elle est passée au cours de son traitement. Vous aurez aussi accès à l’ensemble des pièces jointes qui sont rattachées aux différentes pièces de facturation du dossier.

 

Comment accéder à l'historique de la facture sur CP

Si vous le souhaitez, vous pouvez télécharger les pièces jointes du dossier, en les sélectionnant à l’aide du coche sur la dernière colonne de droite dans le bloc « Pièce jointe », puis en cliquant sur le bouton « Télécharger les pièces du dossier de facturation » (Voir image ci-dessus).

 

2 – Consulter le dossier de facturation d’une pièce déjà traitée

Pour consulter le dossier de facturation associé à une pièce déjà traitée, allez dans l’onglet « Recherche » de l’espace « Factures de travaux ». Vous pouvez alors rechercher directement le dossier en indiquant son numéro si vous le connaissez, ou chercher par rapport au numéro d’une pièce associée au dossier. Pour effectuer une recherche plus précise avec les critères avancées, veuillez suivre la bonne pratique ici.

Une fois vos critères de recherche fixés, cliquez sur « Rechercher ». Dans le résultat de la recherche, cliquez sur l’icône « Dossier » dans la colonne « Actions » pour accéder au dossier de facturation.

 

Comment accéder à l'historique de facturation 3

Circuit de facturation en fin de marché

Cotraitance en marchés de travaux : quel circuit de facturation pour les différents groupements ?

La cotraitance ou « groupement » est le dispositif par lequel plusieurs entreprises mutualisent leurs moyens professionnels, techniques et financiers pour exécuter un même marché.

Dans les marchés publics de travaux, un mandataire est nommé pour représenter l’ensemble des membres du groupement vis-à-vis du maître d'ouvrage et du maître d'œuvre pour l'exécution du marché. Il convient de noter qu’il existe deux formes de groupements : groupement solidaire et groupement conjoint.

Cet article présente le circuit de facturation pour les deux types de groupement et les démarches à suivre dans Chorus Pro pour chacun d’eux.

Situation 1 : Groupement solidaire

On parle de groupement solidaire lorsque chacun des membres du groupement est engagé financièrement pour la totalité du marché. Dans cette situation, le mandataire seul se charge du dépôt des pièces de facturation dans Chorus Pro pour l’ensemble du groupement, ce qui implique que les cotraitants non-mandataires envoient préalablement leurs factures aux cotraitants mandataires hors Chorus Pro.

En ce qui concerne le paiement, les acteurs du marché peuvent s’accorder contractuellement pour mettre en place des paiements individualisés pour chaque cotraitant, ou un paiement global sur un compte unique ouvert au nom des membres du groupement.

Le dépôt du projet de décompte se fait à partir de l’onglet « Déposer » dans l’espace « Factures de Travaux ». Après avoir importé la pièce de facturation dans Chorus Pro, choisissez le cadre de facturation « A4 : Dépôt d’un projet de décompte mensuel par un fournisseur »

Cadre de facturation

Cliquez sur « Continuer ». Vous devrez alors renseigner les numéros de SIRET du maître d’œuvre et de la maîtrise d’ouvrage, ainsi que les informations essentielles de la facture. Cliquez sur « Valider et envoyer » pour finaliser le dépôt.

 

Situation 2 : Groupement conjoint

Le groupement conjoint est un type de groupement dans lequel l’ensemble des fournisseurs cotraitants gardent leur autonomie administrative malgré la mise en commun de leurs moyens techniques pour l’exécution de leur marché.

Dans ce type de groupement, chaque cotraitant dépose dans Chorus Pro le projet de décompte correspondant à sa part du marché. Les pièces déposées par les cotraitants non-mandataires doivent être impérativement validées par le mandataire du groupement avant d’arriver à la MOE.

Dans ce cadre, le mandataire agit deux fois dans le circuit de facturation : 1) pour valider les pièces déposées par les cotraitants non-mandataires, et 2) pour déposer sa propre pièce de facturation.

 

Actions réalisées par les cotraitants non-mandataires

Le dépôt des pièces de facturation se fait toujours à partir de l’onglet « Déposer » dans l’espace « Factures de Travaux ». En tant que cotraitant non-mandataire, vous devez importer votre projet de décompte à l’aide de l’icône « télécharger » et choisir le cadre de facturation « A13 – Projet de décompte mensuel déposé par un cotraitant » :

A13 cadre de facturation pour les cotraitants

Vous devez ensuite renseigner les numéros de SIRET du maître d’ouvrage, de la maîtrise d’œuvre, et du mandataire du marché. Cette dernière action permet de transmettre votre document au mandataire pour validation.

Formulaire de dépôt CP

 

Votre démarche est terminée une fois que vous avez validé et envoyé la pièce de facturation.

Actions réalisées par les cotraitants mandataires

Le mandataire se charge de valider les documents déposés par ses cotraitants ainsi que de déposer son propre projet de décompte pour sa part du marché.

Les documents envoyés par les cotraitants arrivent dans l’espace « Factures à Valider ». Pour traiter ces documents, ouvrez l’onglet « Synthèse » de cet espace et cliquez sur le numéro du document pour l’afficher.

Espace facture à valider

Les options de traitement se trouvent en bas de page. Cliquez sur « Valider » si les informations sont exactes. Si les informations ne sont pas exactes, vous pouvez choisir l’option « Refuser » en précisant le motif de refus :Options de traitement des factures

Lorsque vous êtes prêt à déposer votre propre projet de décompte, rendez-vous dans l’onglet « Déposer » de l’espace « Factures de Travaux ». Ensuite, suivez la démarche détaillée dans la Situation 1 de cet article, en choisissant le cadre de facturation « A4 : Dépôt d’un projet de décompte mensuel par un fournisseur ».

NB : Le mandataire du marché doit impérativement avoir accès à l’espace « Factures à Valider » afin de recevoir et valider les documents transmis par les cotraitants non-mandataires.

Pour plus d’information concernant la rémunération en cotraitance, vous pouvez consulter les différents cas prévus dans l’article 10.7 du CCAG Travaux sur le site du Code de la Commande Publique.

Illustration bilan newsletter 50ème édition

Comment traiter une facture rejetée sur le portail?

Des factures peuvent être rejetées par des destinataires pour des erreurs dans les données de facturation (mauvais destinataire, montant erroné…). Si votre facture est rejetée, vous recevrez une fenêtre de notification du rejet.

Vous devrez vous acquitter de la facture rejetée afin de notifier à l’ensemble des acteurs que vous avez bien pris en compte le rejet de la facture concernée. Pour vous acquitter de la facture rejetée, cliquer sur le bouton "Acquitter les factures sélectionnés" situé sur la fenêtre de notification, en dessous des lignes de factures.

Toutefois, même après l’acquittement, la facture apparaîtra dans l’onglet « Synthèse » de l’espace « Factures émises », à l’état courant « rejetée ».

Pour faire disparaître cette facture, cliquez sur le bouton « Traiter le rejet » en dessous des lignes de factures.

Si vous souhaitez traiter plusieurs factures à l’état « rejetée », vous pouvez toutes les sélectionner et effectuer le traitement en une fois.

 

Traiter les rejets

Après avoir cliqué sur « Traiter le rejet », les factures rejetées disparaissent de votre synthèse.

NB : La fonctionnalité « Traiter le rejet » ne s’applique qu’aux factures au statut « rejetée ».

Illustration article nouveautés utilisateur technique

Un compte unique pour accéder à l’ensemble de vos établissements

Votre entreprise ou votre administration peut détenir plusieurs SIRET actifs sur lesquels vous pouvez réaliser différentes actions dans Chorus Pro.

Dans ce cas, un seul compte utilisateur suffit pour utiliser vos différents Siret.

Pour cela, vous devez rattacher votre compte utilisateur à ces différents SIRET (structure).

« Se rattacher » à une structure est le terme consacré dans Chorus Pro pour avoir les droits d’utilisation des fonctionnalités attachées à un SIRET.

Pour rajouter un SIRET à votre compte, rendez-vous sur l’onglet « Mon compte » de Chorus pro :

Illustration "Mon compte"

 

Descendez ensuite jusqu’à l’onglet « Mes rattachements aux structures » et cliquez sur « Demande de rattachement » :

Rattachement aux structures

 

Vous serez alors redirigé sur l’écran « Demander un rattachement à une structure ».

  • Si vous effectuez votre recherche à partir du SIRET (1), vous devrez saisir tout ou partie (minimum 3 caractères) du numéro SIRET de l’entité dans le champ « Identifiant » de l’écran.
  • Si vous effectuez la recherche à partir de la raison sociale (2) vous devrez saisir entièrement et sans erreur la raison sociale de l’entité recherchée.

 

Une fois les résultats affichés, vous devez « sélectionner » la (ou les) structure(s) concernée(s), puis valider votre choix.

Si vous êtes utilisateur simple sur la structure, il sera nécessaire que le gestionnaire principal de cette dernière valide votre demande de rattachement.

Illustration adresse mail de connexion et de contact

Adresse mail de connexion, adresse mail de contact : Quelle différence et quels usages ?

Lors de la création de votre compte Chorus Pro, il vous est demandé de renseigner votre adresse de connexion. Cette adresse vous sera demandée lors de chacune de vos connexions à Chorus Pro.

Au cours de l’étape de saisie de vos informations personnelles, vous avez également la possibilité de renseigner une « adresse de contact » qui peut, le cas échéant, être différente de l’adresse de connexion et qui sera utilisée pour l’envoi de messages et de notifications.

 

L'adresse de connexion est l'adresse électronique que vous renseignez pour la création de votre compte. C’est sur cette adresse que vous sera envoyé l’e-mail d’activation de votre compte.

Elle constitue l’identifiant, unique et personnel, qui vous individualise dans Chorus Pro et vous sera demandée à chacune de vos connexions sur l’application.

L’adresse de connexion n’est pas modifiable.

 

Il vous est également proposé de renseigner une adresse mail « de contact » sur laquelle vous recevrez l’ensemble des notifications liées à l’activité de votre compte.

Lors de la création de votre compte, Chorus Pro renseigne automatiquement le champ « adresse électronique de contact » avec l'adresse électronique de connexion déjà saisie.

Vous pouvez modifier cette adresse si vous le souhaitez et ce à tout moment en vous rendant dans l’espace « Mon compte », bloc « Mes paramètres ».

Illustration adresse électronique de contact

 

Pour plus d’information sur le fonctionnement des notifications, consultez l’article dédié ici.

illustration de la bonne pratique cotraitance soustraitance

Fournisseurs : Comment signer le décompte général définitif envoyé par la MOA ?

Le processus de facturation des marchés de travaux est scindé en deux parcours distincts : le processus de facturation en cours de marché et le processus de facturation en fin de marché.

La facturation  en fin de marché  est initiée par le titulaire du marché lors du dépôt du projet de décompte final. Mais contrairement à la facturation en cours de marché, c’est aussi le titulaire qui dépose la dernière pièce de facturation à destination du service financier : le décompte général définitif signé.

 

Comment le titulaire signe et dépose le décompte général définitif ?

Pour déposer le décompte général définitif signé, il faut  cliquer sur l’espace « Factures de travaux » et ensuite, sur l’onglet « Synthèse ». Vous y retrouverez l’ensemble des factures pour lesquelles une action est attendue de votre part, et notamment les décomptes généraux définitifs mis à votre disposition par les MOA.

Vous pouvez aussi retrouver ces documents via l’onglet « Recherche » puis le bouton « Recherche avancée », ainsi que  via l’onglet « Tableau de bord » en cliquant sur les factures « Mise à disposition ».

Une fois la pièce de facturation identifiée, cliquer sur le numéro de facture et  vous serez alors redirigé vers l’écran « Consulter ».

Illustration signer décompte général signé

Tout en bas de cet écran, différents boutons vous permettront d’exercer vos actions. Pour déposer le décompte général définitif signé il vous faudra sélectionner le bouton : « Déposer la pièce de facturation suivante ». 

 

Après avoir cliqué sur ce bouton, vous serez redirigé vers l’écran de dépôt de facture pour déposer votre décompte général définitif signé.

Vous pouvez alors  importer votre document préalablement signé à l’aide de l’icône « Télécharger » dans le bloc « Choix du fichier à importer ».

Vous devrez préciser le cadre de facturation A8 : Décompte général signé déposé par un fournisseur, vérifier les données des autres acteurs, définir un numéro de facture et pour finir valider et envoyer le décompte général définitif signé au service financier.

Décompte général signé

 

 

Décompte général signé

 

Décompte général signé

illustration de l'article MOE

MOE : Comment gérer les révisions de montants dans les marchés de travaux ?

Dans le processus de facturation des marchés de travaux, la MOE peut être en désaccord avec le montant du projet de décompte mensuel ou final du titulaire du marché.

Dans cette hypothèse, nul besoin de rejeter la pièce de facturation du titulaire. La MOE a la possibilité d’établir son état d’acompte en révisant le montant figurant sur le projet de décompte mensuel et en y inscrivant le montant qu’elle a validé à la suite du contrôle des travaux effectués.

 

L’état d’acompte ainsi établi sera envoyé à la MOA et sera disponible dans le dossier de facturation, à la disposition de tous les acteurs du marché.

Conformément à l’article 8.2 du CCAG travaux, la MOE notifie au titulaire du marché toute modification effectuée sur le montant à payer. Le titulaire notifié a 30 jours pour signifier son désaccord à la MOE. Passés ces 30 jours, le titulaire est réputé avoir accepté la modification.

illustration de la bonne pratique Comment optimiser votre dépôt de facture PDF sur Chorus Pro

Comment utiliser efficacement la fonction recherche avancée sur CP?

Vous recherchez des documents sur Chorus Pro ? Notre fonctionnalité de recherche propose l’utilisation de critères avancés vous permettant de faire des recherches toujours plus efficaces. Voici nos préconisations pour utiliser au mieux ces critères.

Pour accéder aux critères avancés, il vous suffit de cliquer sur l’icône « + » en bas à droite, à côté de « Critères avancés », lorsque vous êtes dans l’onglet « Recherche » de l’espace dans lequel vous souhaitez faire la recherche.

Cette fonctionnalité est accessible quel que soit l’espace dans lequel vous vous trouvez, qu’il s’agisse de « Factures émises », « Factures à valider », ou encore « Mémoires de frais de justice ».

 

Ecran de recherche des critères avancées

Vous accédez alors à une liste variée de critères supplémentaires, qui vous permettent de faire des recherches sur les montants, les coordonnées bancaires utilisées lors de la transmission de la facture, le mode de règlement choisi, le mode de dépôt…

D’autres critères spécifiques s’ajoutent en fonction de l’espace dans lequel vous vous trouvez lorsque vous faites la recherche, comme les critères MOA ou  MOE si vous faites une recherche sur des factures de travaux.

De manière pratique, lorsque vous faites des recherches et que vous souhaitez filtrer un intervalle de temps, nous vous recommandons d’utiliser le critère avancé « Période date de dépôt » plutôt que le critère « Période de date fournisseur » directement accessible dans la recherche « simple ».

En effet, la date fournisseur correspond à la date figurant sur le document déposé sur Chorus Pro, saisie par le fournisseur dans le champ « Date » du bloc « Références » au moment du dépôt de la facture, tandis que la date de dépôt correspond au jour où la facture a été déposée dans Chorus Pro.

 

Par ailleurs, si vous faites une recherche sur une plage temporelle longue (par exemple une période de 12 mois), veillez à définir en complément un ensemble de critères limitants pour mieux cibler votre recherche et affiner les résultats. L’intérêt de ce critère limitant est de permettre des extractions complètes de vos résultats de recherche. En effet, des résultats trop larges peuvent impacter les extractions et vous restituer des résultats incomplets.

 

Une fois vos critères avancés définis, vous n’avez plus qu’à cliquer sur « Rechercher »afin d’obtenir vos résultats à analyser ou à extraire en fonction de vos besoins. Bonnes recherches sur Chorus Pro !

 

Illustration d'une personne effectuant un calcul avant le dépôt de sa facture

Comment traiter une facture rejetée 

Votre facture a été rejetée par votre client public ? Ce guide vous présente la démarche à suivre dans cette situation.

Pourquoi une facture est-elle rejetée ?

Un client public peut rejeter une facture lorsqu’il constate une erreur sur les données de facturation, comme le cadre de facturation par exemple.

Que faire ?

Lorsqu’une facture est rejetée la bonne pratique est de suivre les trois étapes ci-dessous :

  • Prendre connaissance du motif du rejet et s’acquitter de la facture rejetée

Lorsque vous vous connectez à Chorus Pro après le rejet d’une facture, une fenêtre apparaît à l’écran, vous indiquant les principaux éléments concernant la facture rejetée, entre autres : la date de dépôt, le numéro de la facture, le destinataire, le motif du rejet, et le commentaire du client public si celui-ci en a indiqué un.

Après avoir pris connaissance du motif du rejet, vous devez cliquer sur « Tout acquitter et fermer » ou sélectionner la facture et cliquer sur « Acquitter les factures sélectionnées ».

Comment traiter une facture rejetée

 

  • Traiter le rejet pour faire disparaître la facture de l’onglet « Synthèse »

L’acquittement ne fait pas disparaître la facture rejetée de l’onglet « Synthèse » dans l’espace « Factures émises ». Pour cela, vous devez accéder à cet onglet, sélectionner la facture concernée en cliquant sur la petite case à droite de l’écran, et cliquer sur « Traiter le rejet ».

Comment traiter les factures rejetées

Une fois la facture traitée, celle-ci disparaîtra de votre synthèse.

Les opérations d’acquittement et de traitement apparaissent dans le suivi du traitement de la facture, dans le bloc « Historique des actions utilisateurs ».

 

Comment traiter une facture rejetée

 

  • Emettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro

Une fois que vous vous êtes acquitté de la facture et que le rejet est traité, vous êtes prêt à renvoyer une facture à votre destinataire. Assurez-vous de corriger les éléments ayant conduit votre client public à rejeter votre facture, et à saisir un numéro différent de celui de la facture rejetée dans le champ « Numéro » du bloc « Références ».

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