Maîtrise d’Oeuvre : Comment bien déposer vos notes d’honoraires ?

Annuaire des entités publiques : ce qu’il faut savoir

Qu’est-ce que le compte technique sur Chorus Pro ?  

Le compte technique sur Chorus Pro est le compte qui permet aux systèmes d'information externes de se connecter à Chorus Pro en mode API. C’est-à-dire, de permettre à des outils de facturation spécifiques aux acteurs d’avoir accès aux fonctionnalités de Chorus Pro à partir de leurs propres interfaces.

C'est donc à travers ce compte que vous pourrez utiliser les services API, que ce soit pour envoyer vos factures, les consulter ou accéder aux nombreux autres services mis à disposition via les API.

Il est à noter que le compte technique sert exclusivement à passer des appels API, il n’est donc pas possible de se connecter au portail Chorus Pro avec les identifiants associés.

 

Seul le gestionnaire principal de la structure a la capacité de créer un compte technique pour les besoins d’un raccordement en API. Si vous n’êtes pas dans ce cas de figure, le compte technique ne vous servira pas.

 

Vigilance sur le mot de passe du compte technique

 

Le mot de passe du compte technique est généré automatiquement pas Chorus Pro lors de la création du compte. Veillez à bien le noter car il ne sera mis à votre disposition qu’à ce moment.

Il faut noter que le mot de passe de l'utilisateur technique doit être modifié tous les 424 jours, soit tous les 14 mois, afin de garantir la sécurité des échanges de données effectués en API.

Pour rappel, seul le gestionnaire principal de la structure est habilité à modifier ce mot de passe.

 

Comment procéder pour modifier le mot de passe du compte technique?

Une fois connecté sur Chorus Pro, rendez-vous dans l'espace Activité du gestionnaire :

• Choisissez la structure pour laquelle vous devez changer le mot de passe.
• Rendez-vous sur la rubrique Compte Technique (qui n'apparait évidemment que si vous avez déjà créé un utilisateur technique)
• Cliquez sur le bouton "Réinitialiser le mot de passe (utilisateur technique)"
• Confirmez la modification apportée.

 

Pour plus de détails sur le compte technique ou la réinitialisation du mot de passe, rendez-vous sur la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

 

 

Groupement conjoint ou solidaire en marché de travaux ? Quels cadres de facturation pour déposer vos factures ?

Un groupement, dans le cadre de la réalisation des marchés publics, est une mise en commun des capacités de travail de plusieurs entreprises afin de réaliser ensemble un même marché. Il existe deux types de groupement pour les marchés de travaux : les groupements conjoints et des groupement solidaires.

 

Selon l’article R 2142-20 du code de la commande publique, « le groupement est conjoint lorsque chacun des opérateurs économiques membres du groupement s'engage à exécuter la ou les prestations qui sont susceptibles de lui être attribuées dans le marché ». En revanche, le groupement est dit solidaire « lorsque chacun des opérateurs économiques membre du groupement est engagé financièrement pour la totalité du marché ».

En cas de groupement conjoint, l'acte d'engagement est un document unique qui indique le montant et la répartition détaillée des prestations que chacun des membres du groupement s'engage à exécuter.

En cas de groupement solidaire, l'acte d'engagement est un document unique qui indique le montant total du marché et l'ensemble des prestations que les membres du groupement s'engagent solidairement à réaliser.

 

Il revient que cette différence d’engagement a des répercussions dans Chorus Pro lors du dépôt de vos pièces de facturation.

 

1 - Le processus de facturation en cas de groupement conjoint

Si vous vous situez dans le cadre d’un groupement conjoint, chaque co-traitant a l’obligation de déposer lui-même ses pièces de facturation sur Chorus Pro. Les co-traitants non-mandataires déposeront leurs factures sous le cadre de facturation A13 « Dépôt d’un projet de décompte mensuel par le co-traitant ». La pièce de facturation sera alors acheminée vers le mandataire du groupement afin d’avoir sa validation avant de continuer le processus nominal de facturation (MOE – MOA – Service financiers – Comptable public). La validation par le mandataire est une étape sine qua non du processus. Sans la validation du mandataire, le processus ne pourra pas suivre son cours normal et donc le co-traitant ne sera pas payé.

En revanche, le co-traitant mandataire devra déposer sa facture avec le cadre de facturation « A4 – Dépôt de projet de décompte mensuel par un fournisseur ». Sa facture sera alors directement acheminée vers la MOE et suivra un parcours nominal de facturation. Il n’aura pas besoin de la validation des autres co-traitants. Qu’en est-il pour les groupements solidaires ?

 

2 - Processus de facturation en cas de groupement solidaire

Dans un groupement solidaire, l’ensemble des co-traitants non-mandataires envoient leurs factures au co-traitants mandataire hors Chorus Pro pour validation. Une fois la validation effectuée hors Chorus Pro, le co-traitant mandataire va déposer son projet de décompte mensuel ou final dans Chorus Pro avec la cadre de facturation A4 – Projet de décompte mensuel déposé par un fournisseur. Il devra mettre l’ensemble des demandes de paiement des autres co-traitants non-mandataires en pièces jointes de sa demande de paiement sur Chorus Pro.

En fonction de leurs choix, les co-traitants seront payés soit sur le compte unique du groupement, a charge pour le mandataire de repartir les fonds, soit directement sur les comptes de chacun des co-traitants.

 

 

Comment réagir à une réponse à votre "Sollicitations émises"?

Lorsque vous déposez une sollicitation via l’espace « Sollicitations émises », le destinataire de cette sollicitation peut au choix :

• apporter directement une réponse et la sollicitation passe au statut "Répondue";
• solliciter un complément d’information, la sollicitation passe alors au statut « Informations complémentaires requises »;

Dans les deux cas,  la réponse apparait dans le tableau des sollicitations à traiter (onglet « Synthèse » l’espace Sollicitations émises).

Une action est alors attendue de votre part.

• Lorsque la sollicitation est au statut « Répondue », vous avez deux possibilités :
• La clôturer si la réponse apportée vous parait satisfaisante ;
• La renvoyer lorsque vous avez besoin de précisions ou que la réponse ne vous convient pas.

 

Dans les 2 cas, il convient d’utiliser le bouton « Clôturer » situé en bas de la page de consultation de la sollicitation

Illustration pour clôturer une sollicitation lorsque la réponse est satisfaisante

Il suffit de « Valider » après avoir cliqué sur le bouton « Clôturer » :

 

Illustration pour renvoyer une sollicitation

Après avoir cliqué sur le bouton « Clôturer », il convient d’effectuer les choix présentés ci-dessous et de motiver la raison du renvoi dans le champ « Commentaire » avant de valider.

 

 

• Lorsque la sollicitation est au statut « Informations complémentaires requises », vous devez apporter les informations demandées en utilisant le bouton « Ajouter le complément d’information » (en bas de la page de consultation de la sollicitation).

 

 

Dans le champ « Mise à jour de la sollicitation », il convient de supprimer la question posée par le destinataire pour la remplacer par les informations demandées.

Si besoin, il est également possible d’ajouter des pièces justificatives.

Enfin, pour renvoyer la sollicitation au destinataire, il faut cliquer sur le bouton « Valider et envoyer »

• Point d’attention relatif aux notifications

Tant que les actions de clôture (pour une sollicitation au statut « Répondue ») ou de transmission des informations demandées (pour une sollicitation au statut «  Informations complémentaires requises  ») ne sont pas effectuées, ces dernières restent affichées dans le tableau des sollicitations à traiter.

En conséquence de quoi, vous recevrez quotidiennement un mail de notification faisant état des sollicitations à traiter.

Prestataire de frais de justice, Comment traiter vos mémoires de frais de justice ?

Votre mémoire a été refusé par le service centralisateur ? Ce guide vous présente la démarche à suivre dans cette situation.

Pourquoi un mémoire est-il refusé ?

Le service centralisateur peut rejeter un mémoire lorsqu’il constate une erreur sur les données du mémoire ou si une pièce jointe y est manquante. Un mémoire à l’état “refusé” ne sera donc pas mis en paiement.

Que faire ?

Il faut consulter le motif de rejet précisé sur le  mémoire.

Vous pouvez accéder au mémoire en cliquant sur l’espace Mémoire de frais de Justice, ensuite sur l’onglet « Synthèse », puis sur le numéro du mémoire refusé :

Deux actions vous sont alors proposées : soit vous choisissez d'abandonner ce mémoire, soit vous choisissez de dupliquer ce mémoire.

• Vous choisissez d'abandonner ce mémoire si vous ne souhaitez pas y donner suite. Exemples : il s’agit d’un doublon créé par erreur, la prestation ne relève pas des frais de justice,...
• Dans l'onglet "Synthèse", dans le bloc "mémoire à traiter", vous pouvez cliquer sur la croix présente dans la colonne "Actions"

Le statut du mémoire rejeté passera alors de “refusé” à “abandonné”.

• Vous choisissez de dupliquer pour créer un nouveau mémoire identique en tous points à celui qui a été refusé (champs et pièces jointes). Vous modifiez tout ce qui doit l’être, ajoutez les pièces jointes manquantes, etc (en fonction du motif du refus) et envoyez ce nouveau mémoire, qui portera un n° propre. Le statut du mémoire qui avait été rejeté passera alors de “refusé” à “dupliqué post-refus”.
• Dans l'onglet "Synthèse", dans le bloc "mémoire à traiter", vous pouvez cliquer sur le logo dupliquer présent dans la colonne "Actions".

Vous pourrez ensuite modifier tout ce qui doit l’être en fonction du motif du refus et y ajouter les pièces jointes manquantes, et renvoyer ce nouveau mémoire, qui portera un nouveau numéro (différent du refusé).

Le statut du mémoire rejeté passera alors de “refusé” à “dupliqué post-refus”.

 

Ci-dessous un schéma présentant ce processus :

le  nouveau mémoire ne doit pas être identique en tous points au précédent, il doit tenir compte des demandes faites lors du rejet.

Comment réagir en cas de non-transfert des droits de gestionnaire principal ?

Vous venez de prendre un nouveau poste dans lequel vous devez utiliser Chorus Pro, et vous vous rendez compte que votre prédécesseur ne vous a pas transféré les droits de gestionnaire principal ?

Voici  la démarche à suivre dans une telle situation.

Pour commencer, connectez-vous à votre compte Chorus Pro.

Si vous ne disposez pas de l’espace « Sollicitations émises »

1. Déconnectez-vous de votre compte Chorus Pro
2. A partir de la page d’accueil, descendez en bas de l’écran et cliquez sur « Nous contacter » dans le bloc « Nous connaître »
3. Cliquez sur « Saisir sollicitation »
4. Remplissez le formulaire et décrivez votre situation dans le champ « Description »

Une fois la sollicitation reçue, le support vous demandera de remplir ce certificat administratif (la version anglaise du présent document est disponible en bas de page) l’autorisant à procéder au transfert des droits de gestionnaire principal. Celui-ci devra être signé par le responsable de votre entreprise. Lorsque le certificat dûment complété aura été transmis au support, les droits de gestionnaire principal pourront vous être transférés.

Si vous disposez de l’espace « Sollicitations émises »

1. Cliquez sur l’espace « Sollicitations émises »
2. Cliquez sur « Saisir sollicitation »
3. Remplissez le formulaire et décrivez votre situation dans le champ « Description »
4. Cliquez sur « Enregistrer »
5. Remplissez un certificat administratif autorisant le support à procéder au transfert des droits de gestionnaire principal. Celui-ci doit être signé par le responsable de votre entreprise. Le modèle du certificat est disponible ici.
6. Cliquez sur « + Gestion des pièces-jointes »
7. Cliquez sur l’icône de téléchargement dans le champ « Sélection de la pièce-jointe » et sélectionnez le certificat administratif préalablement rempli
8. Sélectionnez le type de pièce-jointe
9. Cliquez sur « Ajouter » puis sur « Retour »
10. Cliquez sur « Valider et envoyer »

Une fois la sollicitation reçue, le support pourra traiter votre demande et vous transférer les droits de gestionnaire principal.

La version anglaise du certificat administratif de transfert de droit est accessible ici.

MOE – Comment prendre en compte les factures des sous-traitants de vos fournisseurs

Dans les marchés de travaux, les sous-traitants de 1^er rang (admis au paiement direct) déposent leurs factures sur Chorus Pro en vue de leur paiement. Ces demandes de paiement des sous-traitants sont adressées au titulaire du marché pour qu’il les incorpore dans son projet de décompte mensuel ou final.

Une fois les demandes de paiement validées par le fournisseur, Chorus Pro les achemine vers la MOE pour une « prise en compte ».

La MOE reçoit donc les factures des sous-traitants des titulaires du marché dans l’onglet synthèse de l’espace « Factures de travaux ».

 

Il devra alors cliquer sur le numéro de facture dans la synthèse. Il sera redirigé vers l’écran de consultation avec toutes les informations de la demande de paiement.

 

 

Tout en bas de cet écran, la MOE trouvera des possibilités d’actions. Si la demande de paiement est conforme à la prestation du sous-traitant, la MOE n’aura qu’à cliquer sur le bouton « Prendre en compte ».

 

 

Pour rappel, c’est bien le titulaire de marché lors de son dépôt de projet de décompte mensuel qui initie le dossier de facturation qui aboutira au paiement des acteurs du marché de travaux. La transmission de la demande de paiement du sous-traitant est un préalable dans les marchés où il y a des sous-traitants, mais celle-ci n’entraîne pas automatiquement le paiement du sous-traitant.

Cotraitance en marchés de travaux : quel circuit de facturation pour les différents groupements ?

La cotraitance ou « groupement » est le dispositif par lequel plusieurs entreprises mutualisent leurs moyens professionnels, techniques et financiers pour exécuter un même marché.

Dans les marchés publics de travaux, un mandataire est nommé pour représenter l’ensemble des membres du groupement vis-à-vis du maître d'ouvrage et du maître d'œuvre pour l'exécution du marché. Il convient de noter qu’il existe deux formes de groupements : groupement solidaire et groupement conjoint.

Cet article présente le circuit de facturation pour les deux types de groupement et les démarches à suivre dans Chorus Pro pour chacun d’eux.

Situation 1 : Groupement solidaire

On parle de groupement solidaire lorsque chacun des membres du groupement est engagé financièrement pour la totalité du marché. Dans cette situation, le mandataire seul se charge du dépôt des pièces de facturation dans Chorus Pro pour l’ensemble du groupement, ce qui implique que les cotraitants non-mandataires envoient préalablement leurs factures aux cotraitants mandataires hors Chorus Pro.

En ce qui concerne le paiement, les acteurs du marché peuvent s’accorder contractuellement pour mettre en place des paiements individualisés pour chaque cotraitant, ou un paiement global sur un compte unique ouvert au nom des membres du groupement.

Le dépôt du projet de décompte se fait à partir de l’onglet « Déposer » dans l’espace « Factures de Travaux ». Après avoir importé la pièce de facturation dans Chorus Pro, choisissez le cadre de facturation « A4 : Dépôt d’un projet de décompte mensuel par un fournisseur »

Cliquez sur « Continuer ». Vous devrez alors renseigner les numéros de SIRET du maître d’œuvre et de la maîtrise d’ouvrage, ainsi que les informations essentielles de la facture. Cliquez sur « Valider et envoyer » pour finaliser le dépôt.

 

Situation 2 : Groupement conjoint

Le groupement conjoint est un type de groupement dans lequel l’ensemble des fournisseurs cotraitants gardent leur autonomie administrative malgré la mise en commun de leurs moyens techniques pour l’exécution de leur marché.

Dans ce type de groupement, chaque cotraitant dépose dans Chorus Pro le projet de décompte correspondant à sa part du marché. Les pièces déposées par les cotraitants non-mandataires doivent être impérativement validées par le mandataire du groupement avant d’arriver à la MOE.

Dans ce cadre, le mandataire agit deux fois dans le circuit de facturation : 1) pour valider les pièces déposées par les cotraitants non-mandataires, et 2) pour déposer sa propre pièce de facturation.

 

Actions réalisées par les cotraitants non-mandataires

Le dépôt des pièces de facturation se fait toujours à partir de l’onglet « Déposer » dans l’espace « Factures de Travaux ». En tant que cotraitant non-mandataire, vous devez importer votre projet de décompte à l’aide de l’icône « télécharger » et choisir le cadre de facturation « A13 – Projet de décompte mensuel déposé par un cotraitant » :

Vous devez ensuite renseigner les numéros de SIRET du maître d’ouvrage, de la maîtrise d’œuvre, et du mandataire du marché. Cette dernière action permet de transmettre votre document au mandataire pour validation.

 

Votre démarche est terminée une fois que vous avez validé et envoyé la pièce de facturation.

Actions réalisées par les cotraitants mandataires

Le mandataire se charge de valider les documents déposés par ses cotraitants ainsi que de déposer son propre projet de décompte pour sa part du marché.

Les documents envoyés par les cotraitants arrivent dans l’espace « Factures à Valider ». Pour traiter ces documents, ouvrez l’onglet « Synthèse » de cet espace et cliquez sur le numéro du document pour l’afficher.

Les options de traitement se trouvent en bas de page. Cliquez sur « Valider » si les informations sont exactes. Si les informations ne sont pas exactes, vous pouvez choisir l’option « Refuser » en précisant le motif de refus :

Lorsque vous êtes prêt à déposer votre propre projet de décompte, rendez-vous dans l’onglet « Déposer » de l’espace « Factures de Travaux ». Ensuite, suivez la démarche détaillée dans la Situation 1 de cet article, en choisissant le cadre de facturation « A4 : Dépôt d’un projet de décompte mensuel par un fournisseur ».

NB : Le mandataire du marché doit impérativement avoir accès à l’espace « Factures à Valider » afin de recevoir et valider les documents transmis par les cotraitants non-mandataires.

Pour plus d’information concernant la rémunération en cotraitance, vous pouvez consulter les différents cas prévus dans l’article 10.7 du CCAG Travaux sur le site du Code de la Commande Publique.

Comment traiter une facture rejetée sur le portail?

Des factures peuvent être rejetées par des destinataires pour des erreurs dans les données de facturation (mauvais destinataire, montant erroné…). Si votre facture est rejetée, vous recevrez une fenêtre de notification du rejet.

Vous devrez vous acquitter de la facture rejetée afin de notifier à l’ensemble des acteurs que vous avez bien pris en compte le rejet de la facture concernée. Pour vous acquitter de la facture rejetée, cliquer sur le bouton "Acquitter les factures sélectionnés" situé sur la fenêtre de notification, en dessous des lignes de factures.

Toutefois, même après l’acquittement, la facture apparaîtra dans l’onglet « Synthèse » de l’espace « Factures émises », à l’état courant « rejetée ».

Pour faire disparaître cette facture, cliquez sur le bouton « Traiter le rejet » en dessous des lignes de factures.

Si vous souhaitez traiter plusieurs factures à l’état « rejetée », vous pouvez toutes les sélectionner et effectuer le traitement en une fois.

 

Après avoir cliqué sur « Traiter le rejet », les factures rejetées disparaissent de votre synthèse.

NB : La fonctionnalité « Traiter le rejet » ne s’applique qu’aux factures au statut « rejetée ».

Un compte unique pour accéder à l’ensemble de vos établissements

Votre entreprise ou votre administration peut détenir plusieurs SIRET actifs sur lesquels vous pouvez réaliser différentes actions dans Chorus Pro.

Dans ce cas, un seul compte utilisateur suffit pour utiliser vos différents Siret.

Pour cela, vous devez rattacher votre compte utilisateur à ces différents SIRET (structure).

« Se rattacher » à une structure est le terme consacré dans Chorus Pro pour avoir les droits d’utilisation des fonctionnalités attachées à un SIRET.

Pour rajouter un SIRET à votre compte, rendez-vous sur l’onglet « Mon compte » de Chorus pro :

 

Descendez ensuite jusqu’à l’onglet « Mes rattachements aux structures » et cliquez sur « Demande de rattachement » :

 

Vous serez alors redirigé sur l’écran « Demander un rattachement à une structure ».

• Si vous effectuez votre recherche à partir du SIRET (1), vous devrez saisir tout ou partie (minimum 3 caractères) du numéro SIRET de l’entité dans le champ « Identifiant » de l’écran.
• Si vous effectuez la recherche à partir de la raison sociale (2) vous devrez saisir entièrement et sans erreur la raison sociale de l’entité recherchée.

 

Une fois les résultats affichés, vous devez « sélectionner » la (ou les) structure(s) concernée(s), puis valider votre choix.

Si vous êtes utilisateur simple sur la structure, il sera nécessaire que le gestionnaire principal de cette dernière valide votre demande de rattachement.