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Gagnez du temps lors du dépôt de votre facture pdf

Le dépôt de factures au format pdf sur le portail est aujourd’hui le premier mode de dépôt utilisé par les fournisseurs sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures pdf pour faciliter leur dépôt.

 

  • Faites des factures « lisibles » par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à ce que le logiciel rapatrie automatiquement dans le formulaire de dépôt les données qu’il reconnait.
À noter que 3 pages sont concernées au maximum, la première, la dernière ainsi que l'avant-dernière.

Retenez simplement que pour profiter des capacités de reconnaissance automatique de caractères de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scans, ni d’images)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère »,
    • Engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture.
  4. Evitez couleurs et effets. Privilégier le noir sur fond blanc.

 

Pour connaitre le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Ne perdez pas de temps à imprimer vos factures pour les scanner : enregistrez-les directement au format pdf.

Pour ce faire, accédez à votre facture une fois préparée et faites « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format pdf à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture pdf

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures pdf sans signature électronique. Le format de votre dépôt est automatiquement reconnu par l'outil.

 

fenetre pop-up lors du dépôt d'une nouvelle facture

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

rencontres aife

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) se déplace pour y répondre.

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…).
Afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur.

Voici nos prochains rendez-vous :

  • Rouen, le 05/03/2020, en partenariat avec la FFB Rouen Métropole & Territoires
  • Chartres, le 20/02/2020, en partenariat avec l'Agglomération de Chartres
  • Créteil, le 27/02/2020, en partenariat avec la DGFiP et INFOCOM’94

Les formations en ligne

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous en cliquant sur l’un des liens suivants :

Les webinaires dédiés aux fournisseurs auront lieu :

Il vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Les webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

Le webinaire du 03 février dédié aux entités publiques se concentrera principalement sur :

  • La création et la gestion d'un compte utilisateur
  • La gestion d'une fiche structure

 

La seconde partie de la formation en ligne dédiée aux entités publiques qui aura lieu le 17 février vous permettra de savoir comment :

  • Rechercher les factures transmises par vos fournisseurs
  • Les traiter
  • Transmettre une facture
  • Suivre le traitement des factures transmises

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

formation en ligne du mois de juin

Les formations en ligne

COVID-19 : Toutes les formations en lignes (webinaires) sont maintenues aux dates et horaires habituels.

 

Inscrivez-vous gratuitement aux prochains rendez-vous en cliquant sur l’un des liens suivants :

Les webinaires dédiés aux fournisseurs auront lieu :

Il vous montrera comment :

  • Créer un compte sur Chorus Pro (prérequis, procédures et conseils)
  • Déposer une facture au format PDF et saisir des factures sur le portail
  • Traiter une facture

 

Les webinaires consacrés aux marchés de travaux auront lieu :

 

La formation en ligne dédiée aux prestataires de frais de justice qui aura lieu le 05 août vous permettra de savoir comment :

  • Saisir un mémoire de frais de justice
  • Suivre son avancement

Le déroulé comporte une partie théorique et des manipulations dans l’outil.

 

Vous n'êtes pas disponible ce mois-ci ? Retrouvez l'ensemble des formations en ligne gratuites sur la Communauté Chorus Pro.

Les rencontres de l'AIFE

Des questions à poser sur l’utilisation de Chorus Pro ? L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) se déplace pour y répondre.

 

L’AIFE intervient dans le cadre des manifestations organisées par ses partenaires externes (fédérations et syndicats professionnels, collectivités…).
Afin de participer à l’une de ces sessions, rapprochez-vous de l’organisateur.

 

Voici nos prochains rendez-vous :

  • Marseille, le 23/01/2020, en partenariat avec la Métropole de Marseille (à destination des entités publiques exclusivement)
  • Orange, le 28/01/2020, en partenariat avec le Lycée Viticole d'Orange
  • Dinan, le 04/02/2020, en partenariat avec l'agglomération de Dinan

Vers un accès simplifié aux marchés publics

Pouvoir prendre connaissance de tous les appels d’offres publics ouverts à partir d’un unique point d’entrée, ne plus avoir à jongler entre ses mots de passe pour accéder aux différentes plateformes de candidature aux marchés publics, cesser de se ruiner en achat de signatures électroniques à validité restreinte : autant de perspectives qui s’apprêtent à devenir réalité grâce au « Plan de Transformation Numérique de la Commande Publique » (PTNCP).

 

L’AIFE s’engage aux côtés de la DAJ (Direction des Affaires Juridiques des Ministères Financiers) et de la DAE (Direction des Achats de l’Etat) pour développer, dès 2020, de nouvelles solutions rendant l’accès aux marchés publics plus simple et plus efficace pour les entreprises, et facilitant la standardisation des processus de candidature à travers la mise en place d’outils partagés à tous les acteurs du processus.

 

D’ici le deuxième semestre 2020, les premiers bénéfices pour les entreprises devraient être sensibles avec l’ouverture d’un nouveau service de signature électronique gratuite.

 

A plus long terme, ce projet devrait permettre de rendre interopérables les profils d’acheteur avec les autres systèmes d’information (SI) de la chaîne de la commande publique (ex : gestion financière, contrôles, archivage) et de développer une nouvelle économie des marchés publics, devenue entièrement numérique, capitalisant sur la donnée, plus sûre et plus performante en matière d’achats.

 

Pour en savoir plus sur l’avancement du projet, continuez à suivre notre Newsletter Chorus Pro.

Illustration de l'article sur les données essentielles des bons de commande

Comment bien renseigner les données essentielles dans un bon de commande ?

Afin de fluidifier au maximum la transmission des factures et de favoriser l’autonomie des fournisseurs dans le dépôt des factures, il est vivement conseillé aux entités publiques d’ajouter sur les bons de commande toutes les informations nécessaires à la facturation.

Une fiche pratique précisant les données essentielles à faire figurer sur le bon de commande, ainsi qu’un modèle de bon de commande sont à votre disposition.

 

Nous vous préconisons de renseigner quatre données :

  1. Votre numéro de SIRET

Votre numéro de SIRET est une mention indispensable à faire figurer sur le bon de commande car il permet aux fournisseurs de vous identifier en tant que destinataire sur Chorus Pro.

  1. Le numéro de bon de commande (numéro d’engagement sur Chorus Pro)

Si vous l’avez rendu obligatoire dans vos paramétrages, le numéro de bon de commande (n° d’engagement) devient une donnée essentielle à fournir à vos fournisseurs et à faire, donc, figurer sur les bons de commande que vous leur envoyez.

  1. Le code service, si vous l’avez rendu obligatoire dans vos paramétrages

Le code service est une donnée facultative dans Chorus Pro. Néanmoins, vous avez la possibilité de le rendre obligatoire sur les factures émises par les fournisseurs. Le cas échéant, il est indispensable de le communiquer à vos fournisseurs.

  1. Le texte explicatif

Afin d’améliorer la compréhension de Chorus Pro par les fournisseurs, nous préconisons d’ajouter un texte explicatif en bas des bons de commande. Il rappelle l’obligation de dématérialisation ainsi que les principaux liens nécessaires aux fournisseurs à l’utilisation de Chorus Pro. A titre d’exemple, vous pouvez utiliser le texte ci-après :

illustration du texte de dématérialisation des factures

 

Pour mettre en place ces données vous pouvez télécharger le modèle de bon de commande et l’adapter à vos besoins. Un encart dédié à Chorus Pro précise clairement les données à transmettre aux fournisseurs.

Pour les entités publiques qui disposent d’un outil permettant l’édition de bons de commande, si vos bons de commande ne contiennent pas ces informations, rapprochez-vous de votre éditeur afin de mettre en place les données précisées précédemment.

Illustration article bilan 2019

Bilan 2019 de l'activité sur Chorus Pro

2019 a été une année marquée par une forte activité ainsi que de nombreuses nouveautés sur Chorus Pro !

Nous vous proposons de revenir sur les éléments clés de cette année 2019.

 

L'activité principale de Chorus Pro, la dématérialisation des factures :

Première donnée marquante, le nombre de factures sur Chorus Pro a connu une nette augmentation entre 2018 et 2019 : on constate un passage de 27 418 436 factures émises en 2018 à 45 616 095 factures émises en 2019.

 

nombre de factures entre 2018 et 2019

 

Ceci s'explique notamment par la bonne adhésion à Chorus Pro des Grandes Entreprises et des Entreprises de Taille Intermédiaire, ainsi que l’arrivée massive des PME sur Chorus Pro et une bonne anticipation des micro entreprises.

A titre d’exemple, pour les services de l’État, le taux de dématérialisation s'établit à 67 % :

  • 91 % pour les Grandes Entreprises
  • 84 % pour les Entreprises de Taille Intermédiaire
  • 54 % pour les Petites, Moyennes, et Très Petites Entreprises

 

Les factures marchés de travaux ont connu une augmentation très impressionnante, avec plus de 400 000 factures envoyées, soit 7 fois plus qu'en 2018.

 

Factures marchés de travaux

 

737 739 utilisateurs sur la plateforme en 2019, soit une augmentation de 47% par rapport à 2018.

 

 

Les nouveautés 2019 de Chorus Pro

L'AIFE a été très sensible aux retours des utilisateurs de Chorus Pro. Ainsi, tout au long de l'année, la plateforme a connu des évolutions, telles que la refonte de la charte graphique, la simplification du dépôt des factures et de nouvelles fonctionnalités destinées aux gestionnaires de structures (duplication des droits d'un utilisateur et rattachement d'un utilisateur à plusieurs structures).

En outre, afin d'améliorer l'assistance aux utilisateurs, ClaudIA l’assistance virtuelle, a été dotée de nouvelles fonctionnalités et d’une meilleure ergonomie. Elle a ainsi pu répondre à 80% des demandes des utilisateurs en 2019, ce qui représente 679 675 sollicitations. Les opérateurs du support technique, qui traitent quant à eux 20% des demandes restantes, ont pris en charge 177 572 sollicitations.

Capture d'écran illustrant une conversation avec ClaudIA

 

L'AIFE à la rencontre des utilisateurs

Les experts AIFE animent des ateliers de présentation de Chorus Pro dédiés au secteur public et au secteur privé en fonction de vos besoins.

2019 a été une année riche en déplacement :

  • Environ 40 ateliers en présentiel
  • Près de 2200 personnes rencontrées.

carte tour france

 

Une offre d’accompagnement gratuite et variée s’adaptant à tous les publics

L’AIFE accompagne gratuitement les entreprises et les entités publiques dans leur utilisation de Chorus Pro.
L’AIFE propose 3 types d’accompagnement :

1. Un accompagnement à travers nos formations gratuites en ligne (webinaires)

87 sessions de formations en ligne (webinaires) avec nos experts ont pu permettre à 6 944 participants d'utiliser Chorus Pro et l'ensemble de ses fonctionnalités.

participants sessions

 

 

2. Un accompagnement via des classes virtuelles

En 2019, l’AIFE a mis en place des classes virtuelles afin d’accompagner, en groupes restreints, des utilisateurs aux besoins spécifiques.

601 personnes se sont inscrites à l’une ou à plusieurs de nos 96 classes virtuelles réparties en deux parcours :

  • Dépôt des factures en format PDF directement sur le portail
  • Dépôt de factures dans le cadre des marchés de travaux (fournisseurs titulaires de marchés ou maîtrises d’œuvre)

 

Ce type d’accompagnement a particulièrement profité aux PME et aux micro entreprises.

Participants aux classes virtuelles par typologie d'entreprises

 

3. Un accompagnement individualisé pour bénéficier d’un suivi ciblé

Un total de 59 entreprises et entités publiques ont pu bénéficier d’un accompagnement individualisé et personnalisé s’adaptant à leurs problématiques et à leurs besoins particuliers.

 

 

 

illustration de l'article guide annuaire des structures publiques

Comment lire l'annuaire des structures publiques ?

Afin de pouvoir transmettre un facture à une entité publique, un certain nombre de données doivent être obligatoirement renseignées. L’annuaire des entités publiques a été pensé en ce sens et permet aux utilisateurs Chorus Pro d’identifier ces données.

 

Un guide de lecture est à votre disposition afin d'identifier précisément les paramètres nécessaires à l'émission des factures et ce qu'ils impliquent pour l'émetteur.

guide de lecture annuaire des structures publiques

Les paramètres sont listés dans la colonne de gauche et correspondent aux données obligatoires à renseigner.

Les colonnes Oui/Non indiquent quant à elles les actions à mener du coté de l'émetteur en fonction du paramétrage de l'entité publique.

L'annuaire est consultable à tout moment sur la Communauté Chorus Pro en cliquant directement ici.

illustration article TIC

Clôture de la campagne 2017 pour les remboursements TIC/TICGN

Vous êtes un professionnel agricole et déposez vos demandes de remboursement TIC/TICGN sur Chorus Pro ?

Pour rappel, dans le cadre de leurs activités, les professionnels agricoles peuvent percevoir un remboursement partiel de la taxe intérieure de consommation (TIC/TICGN) qui concerne les volumes de gazole non routier, de fioul lourd et de gaz naturel utilisés.

 

La demande de remboursement pour les achats réalisés au cours d’une année doit être effectuée dans les 3 ans qui suivent cet achat. Sur ce principe, la date limite de dépôt suivante des demandes sera le 31 décembre 2020 pour les achats relatifs au cours de l’année 2017.

 

Retrouvez toutes les étapes de dépôt d'une demande de remboursement TIC/TICGN en cliquant ici.

Retrouvez toute la documentation dédiée aux professions agricoles sur la Communauté Chorus Pro. Des informations complémentaires sur ce dispositif sont disponibles ici.

 

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