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illustration gestion des habilitations

Simplification de la gestion des habilitations

Avec la version 2.0 de Chorus Pro, la gestion des habilitations est améliorée.

Dans l'optique de faciliter la tâche du gestionnaire principal, garant des rattachements et des abonnements des utilisateurs, et dans le cas ou il a la charge de la gestion de plusieurs structures, cette évolution lui permet de gagner du temps et de le visibilité au quotidien.

 

Cette évolution porte sur 2 volets :

1. Simplifier la gestion du paramétrage des espaces dans Chorus Pro :

  • Depuis la dernière version, l'espace "Factures émises"  peut être ajouté ou supprimé par chaque utilisateur sans validation de la part du gestionnaire principal ou secondaire.

 

Pour la création des nouveaux comptes :

  • Les espaces "Sollicitations émises /reçues" sont ouverts automatiquement à tous les utilisateurs
  • Ouverture automatique de l'espace "Activités du gestionnaire" pour les gestionnaires principaux ou secondaires
  • Pour les structures publiques, les espaces "Factures émises" et "Factures reçues" sont également ouverts par défaut.

 

2. Faciliter la gestion des rattachements :

  • Les gestionnaires principaux ou secondaires disposent d'une fonction de "Duplication des droits" permettant d'attribuer les droits d'un utilisateur à un autre.
  • Le gestionnaire principal ou secondaire a la possibilité d'ajouter directement un utilisateur sur plusieurs structures
  • Gérer en masse les abonnements aux espaces sur les structures dont il a la gestion sans demande préalable de l'utilisateur

 

 

 

Comment changer votre SIRET dans Chorus Pro ?

Chaque entité, publique ou privée, se voit attribuer, lors de son immatriculation, un numéro de SIRET composé du :

  • code SIREN (9 chiffres) qui désigne l’entreprise
  • code NIC (5 chiffres) permettant l’identification géographique de chacun des établissements d’une entreprise

 

Le SIREN désignant l’entreprise n’a pas vocation à évoluer entre l’immatriculation et la cessation d’activité. En cas de déménagement, de changement d’adresse ou de transfert du siège social, c’est donc sur les cinq derniers chiffres correspondant au NIC que s’effectuera la modification du numéro de SIRET.

Dans Chorus Pro, que ce soit pour une structure privée ou publique (hors collectivités locales), il n’est pas nécessaire de passer par une sollicitation pour effectuer ce changement. En effet, si vous êtes le gestionnaire principal ou secondaire, vous avez la possibilité d’intervenir immédiatement sur la structure pour procéder à la modification.

 

A partir de l’espace « Activités du gestionnaire », dans le bloc « Mes structures » cliquez sur l’icône (crayon) vous permettant d’accéder à la fiche de la structure concernée.

1. Cliquez ensuite sur sur le bouton « Modifier l’identifiant »

2. Une fenêtre vous informe que la structure initiale sera désactivée. Une nouvelle structure sera alors créée par recopie.

Toutes les informations de la structure inactivée seront reprises sur la nouvelle structure (données de la structure, services, utilisateurs… ) à l’exception des éléments suivants : le mandat de facturation, le compte utilisateur technique, les informations de raccordement et le numéro PACAGE pour les agriculteurs.

 

Cliquez sur « Confirmer » :

cliquer sur modifier identifiant et fenetre de confirmation

 

Saisissez le nouveau numéro de SIRET dans le champ « Identifiant » puis cliquez sur « Continuer »

Saisie du nouvel identifiant SIRET

 

Une nouvelle information apparaît dans l’écran de consultation de la fiche structure : il s’agit de l’identifiant de la structure d’origine permettant ainsi de faire le lien avec la structure dupliquée.

Message expliquant la duplication de cette structure

 

Cliquez enfin sur le bouton « Valider » en bas de votre écran afin de confirmer le changement de SIRET.

 

Les rattachements des utilisateurs ainsi que leurs accès aux espaces restent inchangés. Si certains d’entre eux utilisent le mode « saisie » pour l’envoi de leurs factures à leurs destinataires, pensez à souscrire un mandat de facturation pour votre nouvelle structure. Cette action n’est à effectuer qu’une seule fois afin d’autoriser Chorus Pro à transmettre des pièces de facturation en votre nom.

L’ancienne structure est en revanche désactivée. Les factures émises ou reçues avant la désactivation peuvent toutefois être consultées et traitées.

Adresse de connexion ou adresse de contact?

Vous avez eu l'occasion de rencontrer lors de la création de votre compte Chorus Pro ces deux termes, sans parfois pouvoir les distinguer.

Comment distinguer l'adresse de connexion de l'adresse de contact ?

Zone "Je complète les informations personnelles" pointant vers l'adresse de connexion et l'adresse de contact

 

L'adresse de connexion (1) est l'adresse électronique qui vous avez renseigné lors de la création de votre compte. Elle vous permet de vous connecter à Chorus Pro. C'est votre identifiant, unique et personnel, qui vous identifie en tant qu'utilisateur. Il est conseillé d'utiliser votre adresse électronique professionnelle.

Une fois créée, l'adresse de connexion est définitive et ne peut être modifiée.

 

L'adresse de contact (2) est l'adresse électronique par laquelle vous recevrez les notifications, vous permettant d'avoir une information régulière de l'avancement de vos factures et sollicitations.

Par défaut, Chorus Pro renseigne automatiquement l'adresse de contact avec l'adresse de connexion que vous pouvez modifier. A titre d'exemple, vous pouvez utiliser une adresse mail commune afin de partager les informations au sein d'une même structure et/ou d'un même service.

 

 

Des services pour faciliter l'utilisation de Chorus Pro

Votre premier réflexe, La Communauté Chorus Pro.
Le site Communauté Chorus Pro est là pour vous apporter toute l'information dont vous avez besoin pour utiliser Chorus Pro en toute autonomie.

 

ClaudIA, votre assistante personnelle

L'assistante virtuelle Claudia répond à vos questions de façon immédiate.

Image pointant vers Claudia votre assistante virtuelle

 

Pour cela, il vous faut :

  • Cliquez sur le bouton Besoin d'aide ? Posez une question (de préférence lorsque vous êtes connecté pour des réponses plus adaptées à votre contexte)
  • Saisissez votre question ou utilisez les options proposées par ClaudIA

Soyez précis dans la formulation de vos questions (Privilégiez des phrases concises)

Disponible 24h sur 24 sur le site https://chorus-pro.gouv.fr , n'hésitez pas à vous y référer !

 

ClaudIA n'a pas répondu de façon satisfaisante ?

Vous pouvez être mis directement en relation avec un conseiller support en LiveChat. Il faut ainsi :

  • Saisir une question et indiquer à ClaudIA via le pousse rouge que la réponse apportée n'est pas satisfaisante
  • Un message apparait alors, vous demandant de précisez le dysfonctionnement rencontré
  • ClaudIA vous propose alors d'être mis en relation avec un agent en LiveChat

Votre question requiert une analyse plus approfondie ? Le conseiller LiveChat vous proposera une rendez-vous téléphonique.

 

Vous avez un problème technique bloquant ?

Vous devrez émettre une sollicitation au support.
Les opérateurs supports sont à votre disposition pour résoudre le problème rencontré.

Tout comme dans le cas de notre assistante virtuelle ClaudIA, 2 modes s'offrent alors à vous :

  • Le mode connecté, dans l'espace Sollicitations émises du portail Chorus Pro (vous avez donc saisi votre adresse électronique de connexion ainsi que votre mot de passe)
  • Le mode non connecté, à travers le lien Nous contacter en bas de la page d’accueil de Chorus Pro, en remplissant le formulaire proposé.

 

Gagnez du temps lors du dépôt de votre facture pdf

Le dépôt de factures au format pdf sur le portail est aujourd’hui le premier mode de dépôt utilisé par les fournisseurs sur Chorus Pro.

Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures pdf pour faciliter leur dépôt.

 

  • Faites des factures « lisibles » par Chorus Pro

 

Chorus Pro a été configuré de manière à ce que le logiciel rapatrie automatiquement dans le formulaire de dépôt les données qu’il reconnait.
À noter que 3 pages sont concernées au maximum, la première, la dernière ainsi que l'avant-dernière.

Retenez simplement que pour profiter des capacités de reconnaissance automatique de caractères de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :

  1. Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scans, ni d’images)
  2. Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
    • Destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère »,
    • Engagement : « engagement », « EJ », « commande »
  3. Laissez un espace entre chaque champ de la facture.
  4. Evitez couleurs et effets. Privilégier le noir sur fond blanc.

 

Pour connaitre le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.

 

  • Enregistrez vos factures au format pdf

 

Ne perdez pas de temps à imprimer vos factures pour les scanner : enregistrez-les directement au format pdf.

Pour ce faire, accédez à votre facture une fois préparée et faites « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.

 

 

Puis enregistrez votre facture au format pdf à l’emplacement souhaité.

 

  • Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture pdf

 

Chorus Pro permet de déposer vos factures pdf sans signature électronique. Le format de votre dépôt est automatiquement reconnu par l'outil.

 

fenetre pop-up lors du dépôt d'une nouvelle facture

 

La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.

Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.

visuel difference facture simple facture travaux

Quelle est la différence entre Factures émises et Factures de travaux ?

 

L'espace Factures émises de Chorus Pro doit être utilisé uniquement pour les factures de fournitures et services.

Pour les paiements relevant d'un marché de travaux publics cadré par le CCAG de travaux, les documents doivent être déposés via l'espace Factures de travaux.

Les deux espaces apportent un suivi différent. L'espace factures de travaux permet à chaque acteur du marché (sous-traitant, cotraitant, titulaire, MOE, MOA) de déposer les documents dont il est responsable tout le long du processus. Cet espace assure la traçabilité du délai global de paiement et la transparence de l'action de chaque acteur.

 

En effet, le dossier de facturation, présent uniquement dans l’espace Factures de travaux permet d'avoir une vision partagée des pièces qui ont pu être déposées par les différents acteurs du marché et de suivre l'évolution tout au long du processus de facturation.
Pour rappel, les pièces attendues sont :

visuel presentant l'ensemble des pièces de facturation en cours et fin de marché

 

Les factures seront catégorisées par type ou cadre de facturation et diffèrent entre les Factures émises et les Factures de travaux.

Visuel présentant les différents cadre de facturation

Claudia desktop

ClaudIA et ses nouvelles fonctionnalités

ClaudIA, votre assistante virtuelle, évolue !

De nouvelles fonctionnalités ont été mises en œuvre afin de faciliter son utilisation et votre navigation sur Chorus Pro.

Présentation de l'ensemble des boutons proposé dans la conversation Claudia

Afin de limiter la gêne lors de la lecture ou de la saisie sur Chorus Pro,

  • la fenêtre conversationnelle peut être réduite sans perte de la conversation en utilisant le bouton de réduction. La fenêtre apparait alors sous la forme d’une pastille ClaudIA. Il vous suffira de cliquer dessus de nouveau afin d'agrandir la fenêtre.
  • Elle peut être déplacée, qu’elle soit au format réduit ou non.
  • Elle peut également être agrandie via la double flèche dynamique apparaissant en bordure de la fenêtre.

Claudia réduite agrandie ou déplacée

 

Pour faciliter l'accessibilité de l'ensemble des utilisateurs, ClaudIA transpose de façon automatique le langage écrit en langage parlé et inversement

Bouton son  : Le texte en voix  via le haut-parleur situé dans le haut de la fenêtre conversationnelle

Bouton micro : La voix en texte via le micro situé en bas de la fenêtre conversationnelle . Cette fonctionnalité n’est disponible que sur le navigateur Chrome.

 

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance Chorus Pro.

déclarer ses frais de déplacement

Prestataires de frais de justice : Comment déclarer les frais de déplacement et d’affranchissement ?

Vous êtes intervenu suite à une prescription d’un magistrat ou sous son contrôle, dans le cadre d’une procédure judiciaire ?

Dans le cas où le remboursement des frais de déplacement est possible, il est nécessaire de déclarer le montant total de ces frais. Ces derniers regroupent les indemnités de mission (repas, hébergement, frais kilométriques) et les remboursements de frais de transport (titre de transport, péage…). Les frais d’affranchissement sont également à inclure dans les frais de déplacement. L'ensemble est appelé "frais divers" dans Chorus Pro et un bordereau vous permet de calculer le montant total à déclarer lors de la saisie de votre mémoire.

Ce bordereau se présente sous forme d'outil de type tableur et vous permet de renseigner le récapitulatif de vos frais divers.

 

Prérequis : Se doter d’un logiciel de tableur

Le fichier fourni est au format « xls », il s’ouvre avec la plupart des logiciels de bureautique offrant une fonctionnalité de tableur, notamment :

 

Étape 1 : Connectez-vous à Chorus Pro

Identifiez-vous sur Chorus Pro et allez dans "Mémoires de frais de justice" => "Saisir mémoire" :

Menu décrivant le bouton de saisie d'un mémoire de frais de justice

 

Etape 2 : Accéder au bordereau récapitulatif des frais divers

Après avoir renseigné l'en-tête du mémoire, il est nécessaire de remplir la ligne de prestation. L’écran suivant s’affiche, cliquez alors sur "Détail des frais divers" :

Cet écran montre l'accès au détail des frais divers lors de la saisie d'une ligne de prestation frais de justice

Ouvrez le fichier sur votre ordinateur :

Fenetre window d'ouverture de fichier

 

Etape 3 : Remplissez le bordereau

Le fichier ci-après s'ouvre alors à l'écran. Saisissez les données relatives à vos frais :

bordereau-rempli

Relevez le montant figurant en case « F30 : MONTANT TOTAL (à reporter dans la case « Frais divers ») » et enregistrez le fichier sur votre ordinateur. Vous devrez par la suite le joindre à votre mémoire.

 

Etape 4 : Reporter le montant des frais divers sur Chorus Pro

Retournez sur l’écran de Chorus Pro et remplissez la case « Frais divers » avec le montant relevé dans le fichier.

Il vous reste ensuite à aller dans « Lier pièce jointe » pour joindre le fichier à la ligne de prestation.

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