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Vous êtes gestionnaire principal d’une ou plusieurs structure(s) ? Transférez votre rôle si vous changez d’affectation

Un utilisateur créant une nouvelle structure dans Chorus Pro obtient automatiquement les droits « Organisation modification » pour chaque structure créée et en devient le gestionnaire principal. Ces droits lui permettent de modifier ces structures et de gérer les rattachements et droits des autres utilisateurs sur celles-ci.

La présence d’un gestionnaire principal en mesure d’assurer ces tâches est indispensable pour garantir une utilisation fluide de Chorus Pro à l’ensemble des utilisateurs de sa structure.

Si vous êtes gestionnaire principal sur Chorus Pro et que vous êtes prochainement amené(e) à ne plus effectuer de manipulations dans l’outil (changement de poste, d’emploi, départ à la retraite…), il conviendra de transférer votre rôle de gestionnaire principal à un autre utilisateur avant de quitter votre poste.

Pour ce faire, accédez au domaine « Organisation », puis à l’application « Structures ». Une fois dans l’application « Structures », accédez à l’application « Transférer le gestionnaire principal » (cf. ci-dessous).

 

Il vous sera ensuite proposé de choisir le type de transfert que vous souhaitez effectuer :

  • « Transfert d’une partie de vos structures » : si vous êtes gestionnaire de plusieurs structures, vous pouvez choisir de transférer une partie de vos structures à un autre utilisateur. Ce choix est plus indiqué si vous devez continuer à gérer une partie de vos structures.
  • « Transfert de toutes vos structures vers un seul gestionnaire » : si vous êtes gestionnaire d’une ou de plusieurs structures pour lesquelles vous transférez le rôle à un seul utilisateur.
  • « Transfert de toutes vos structures vers plusieurs gestionnaires » : si vous êtes gestionnaire d’une ou de plusieurs structures pour lesquelles vous transférez le rôle à des utilisateurs différents. Exemple : je gère 4 structures (A, B, C et D), je peux transférer le rôle pour A et B à un utilisateur 1 d’une part et C et D à un utilisateur 2 d’autre part.

Dans ces trois cas, vous devez ensuite sélectionner le ou les utilisateurs auxquels vous transférez le rôle (et éventuellement les structures concernées par le transfert). Ces utilisateurs doivent être déjà rattachés aux structures pour lesquelles vous donnez le rôle de gestionnaire principal.

 

Les utilisateurs désignés recevront instantanément le rôle de gestionnaire principal pour les structures choisies dès que vous aurez soumis votre demande.

 

Retrouvez au lien suivant le pas-à-pas dédié au transfert du rôle de gestionnaire principal (lien vers guide utilisateur « Gérer les structures » - https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/gerer-les-structures/#1531378422058-817eab2c-8f40)

 

Dans le cas où un gestionnaire principal a quitté votre organisation sans avoir transféré son rôle au préalable, vous pouvez demander le transfert de rôle au support. Pour prendre connaissance de la procédure, sollicitez l’assistante virtuelle ClaudIA, posez la question « Comment transférer le gestionnaire principal » puis sélectionnez la suggestion « Demander un transfert de Gestionnaire principal (GP parti) ».

Entités publiques : Attention aux rejets abusifs

Entités publiques, ne rejetez plus les factures de vos fournisseurs si vous pouvez l’éviter. Le rejet entraîne obligatoirement l’émission d’une nouvelle facture par le fournisseur, processus long et coûteux.

Comment faire pour éviter de rejeter une facture ?

  • Si vous constatez une erreur sur les données d’acheminement (SIRET, code service ou numéro d’engagement) mentionnées sur la facture : vous devez alors employer le statut dédié « à recycler ». Dès lors que ce statut est apposé à la facture, le fournisseur devra modifier l’une des trois informations. Il pourra ensuite renvoyer sa facture tout en conservant le même numéro.

 

  • Lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes: vous devez appliquer le statut « suspendue ». Dans ce cas, une confirmation est attendue du fournisseur qui peut ensuite compléter les pièces jointes et renvoyer la facture pour un nouveau traitement de votre part.

 

En dernier recours (données de facturation erronées, erreur dans les montants, etc), vous pouvez utiliser le statut «rejeté ».

Création de compte : un nouveau parcours utilisateur en deux étapes

Chorus Pro continue d’évoluer avec la mise en production le 24 janvier de la version 3.8.1. Cette nouvelle version impacte le parcours de création des comptes utilisateurs.

 

Jusqu’ici, la création du compte utilisateur et la création d’une nouvelle structure ou la demande de rattachement à une structure existante étaient effectuées en une seule étape. Désormais, un nouvel utilisateur de Chorus Pro créera son compte utilisateur dans un premier temps, puis se connectera au portail pour créer une nouvelle structure ou demander un rattachement à une structure existante.

 

Ce nouveau parcours utilisateur contribue à faciliter la distinction entre :

- le compte utilisateur qui vous identifie en tant que personne dans Chorus Pro,

- la structure qui est l’organisme au nom duquel vous agissez dans Chorus Pro.

 

Rappel : un compte utilisateur doit obligatoirement être rattaché à une structure pour avoir accès aux applications de dépôt de factures, mémoires de frais de justice et demandes de remboursement TICPE.

 

Vous trouverez ci-dessous l’enchaînement des étapes de création du compte avant et après la version 3.8.1 de Chorus Pro :

 

Avant - Création de compte et rattachement à une structure en une étape :

Après – Création de compte utilisateur et de rattachement à une structure en deux étapes :

Si vous souhaitez rattacher votre compte utilisateur à une structure existante, il est nécessaire qu’un gestionnaire de la structure valide votre demande de rattachement. Cette règle reste inchangée avec le nouveau parcours de création de compte.

 

Vous pouvez prendre connaissance du détail des manipulations pour créer un nouveau compte utilisateur dans notre guide utilisateur dédié (lien vers le guide utilisateur « Créer un compte utilisateur » - https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/creer-un-compte-utilisateur-et-sauthentifier/).

2023 : toujours plus de factures pour Chorus Pro !

Le nombre de factures envoyées et traitées par Chorus Pro continue de croître puisque c’est tout près de 78 millions de factures qui ont été reçues par Chorus Pro en 2023. La croissance annuelle reste importante même si elle ralentit quelque peur (5,4% contre 8,8% en 2022) ce qui est normal car la solution est obligatoire pour tous les fournisseurs de la sphère publique depuis déjà 4 années.

 

On constate toutefois une progression légèrement plus importante (+7%) des factures de marchés de travaux, avec 1,7 million de factures de travaux reçues par Chorus Pro en 2023 contre 1,59 million en 2022.

 

Dans le détail, ce sont plus de 910 000 entreprises (contre 850 000 en 2022), fournisseurs de la sphère publique, qui ont émis une facture en 2023 via Chorus Pro, soit un peu moins des deux tiers des presque 1,5 millions d’entreprises possédant un compte sur Chorus Pro.

 

Ces factures ont été reçues par 130 000 structures publiques actives en 2023 (chiffre stable).

 

15% des factures émises l’ont été en mode API (c’est-à-dire concrètement à travers un logiciel de gestion le plus souvent), chiffre en légère augmentation, 48% en EDI (Echange de Données Informatisé) et 37% directement par envoi sur le portail Chorus Pro.

Néanmoins, cette répartition des différents modes d’envoi de factures est à rapprocher de la répartition de ces mêmes modes en fonction du nombre d’entreprises. Car l’EDI (près d’une facture sur deux) ne concerne en fait que 1% des entreprises (majoritairement les plus grandes, notamment les grands fournisseurs de fluides ou de services, comme EDF ou ORANGE par exemple) alors que 97% des entreprises (toutes les TPE et micro-entreprises notamment) ont envoyé leurs factures via le portail Chorus Pro !

 

Le support a quant à lui été fortement sollicité en 2023, avec plus de 939 200 demandes d’aides, dont la majorité, 77%, honorées par l’intelligence artificielle ClaudIA. Le livechat et l’envoi d’un ticket représentant quant à eux respectivement 15% et 8% des demandes.

 

 

« Message important à destination uniquement des fournisseurs des ministères »

Nous vous informons que dans le cadre d’une montée de version majeure, le système d’information budgétaire et comptable de l'État (Chorus Cœur) sera fermé du vendredi 26 avril au soir jusqu’au lundi 13 mai matin.

A ce titre, vous trouverez ci-dessous les impacts sur les fonctions et services de Chorus Pro entre le 26/04 et le 13/05 :

Factures, mémoires ou demandes de remboursement à destination de l’Etat

  • Les factures transmises à Chorus Pro pendant la période de fermeture seront mises à disposition des services ministériels progressivement à compter du lundi 13 mai 13h00.
  • Pendant la durée de la fermeture, les informations sur le statut des factures ministérielles ne seront pas mises à jour sur le portail (paiement, rejet, recyclage, etc.)

ChatBot ClaudIA

  • La consultation des informations relatives aux factures via ClaudIA ne sera pas opérationnelle pendant la période de fermeture.

Espace engagement

  • L’application Chorus Cœur étant fermée, aucun bon de commande ne sera mis à disposition dans l’espace engagement pendant la période de fermeture.

 

Cette communication sera ajoutée sur la page d’accueil du portail CPRO courant avril, avec l’indication des horaires précis de fermeture et d’ouverture du SI budgétaire et comptable de l’Etat.

Séparation des flux factures simples, factures de travaux

Pour anticiper l’arrivée du Portail Public de Facturation, une évolution a été mise en place pour permettre aux fournisseurs de déposer des flux dédiés aux factures de travaux en EDI, API ou portail.

3 formats de flux seront proposés :

  • FSO1130A : UBL invoice structuré
  • FSO1131A : UBL invoice minimal
  • FSO1137A : Factur-X

 

Ecran des abonnements aux codes interfaces EDI

Le cadre de facturation devra être parmi les suivants : A4, A5, A6, A7, A8, A10, A13, A14 ou A22 sinon la facture sera être rejetée.

Cette évolution a été mise en œuvre dans la version V3.7.3 de décembre 2023.

 

Vous pouvez changer l’adresse de contact mais pas l’adresse de connexion sur Chorus pro

L’un des prérequis pour utiliser le portail de services Chorus Pro est de créer son compte en tant qu’utilisateur et le rattacher à sa structure. Dès les premiers champs du processus de création de compte, vous pouvez vous interroger sur les termes « Adresse de connexion » et « Adresse de contact ».

Ces notions bien que très proches comportent les différences suivantes :

L’adresse de connexion est l'adresse électronique que vous avez renseignée lors de la création de votre compte. C'est votre identifiant, unique et personnel, qui vous identifie en tant qu'utilisateur et vous permet de vous connecter au portail de services Chorus Pro. Elle est également utilisée pour renvoyer les mails de réinitialisation du mot de passe.

A noter qu’une fois créée, l'adresse de connexion est définitive et ne peut être modifiée.

Il est donc conseillé d'utiliser votre adresse électronique professionnelle.

L’adresse de contact est l'adresse électronique par laquelle vous recevrez les notifications, vous permettant d'avoir une information régulière de l'avancement de vos factures et vos demandes d’aides. Par défaut, Chorus Pro renseigne automatiquement l’adresse de contact par l'adresse de connexion, vous pouvez la modifier à tout moment.  A titre d'exemple, vous pouvez utiliser une adresse mail commune à plusieurs utilisateurs afin de partager les informations au sein d'une même structure et/ou d'un même service.

Cette adresse peut être modifier contrairement à l’adresse de connexion.

Enfin pour en savoir plus, nous vous invitons à vous inscrire au webinaire sur la création de compte et le dépôt de facture.

 

DémaTIC – Début de la campagne de remboursement des accises sur les produits énergétiques et les gaz naturels au titre de l’année 2023

Publié le 08/02/2024

Les demandes de remboursement partiel des accises sur les produits énergétiques (ancienne TICPE) et les gaz naturels(ancienne TICGN) pour les achats effectués en 2023 peuvent être déposées sur Chorus Pro depuis le 1er février 2024. Le public éligible à ces remboursements concerne les personnes réalisant des travaux agricoles et forestiers.

Dans le cadre de la demande déposée au titre de l’année 2023, une demande d’avance est par ailleurs proposée pour les achats effectués ou à effectuer en 2024. Le montant de cette avance sera égal à la moitié du montant versé au titre du remboursement partiel relatif aux quantités acquises en 2023. L’avance sera versée à la suite du remboursement octroyé pour les quantités acquises en 2023. Le montant de l’avance sera déduit du remboursement partiel octroyé pour les quantités acquises en 2024.

La demande d’avance pour les quantités acquises en 2024 est indiquée par défaut dans le formulaire de demande de remboursement au titre de l’année 2023 via une coche « Je demande le versement de l’avance au titre des livraisons 2024. Je m’engage à demander le remboursement des livraisons 2024 au plus tard le 31 décembre 2027. ». Si vous ne souhaitez pas demander d’avance pour 2024 lors du dépôt de votre demande au titre de l’année 2023, pensez à décocher cette option sur le formulaire de demande.

Recrudescence de courriels usurpant Chorus Pro

Publié le 08/02/2024

De nombreuses entreprises nous signalent être la cible de courriels les informant que des factures qui les concernent seraient disponibles sur le portail « Chorus Pro ». Ces courriels peuvent reprendre le nom de l'Agence pour l'Informatique Financière de l'Etat (AIFE) et le logo de Chorus Pro.

 

Afin d'identifier un courriel frauduleux, il convient donc de vérifier soigneusement :

  • l’adresse de l'expéditeur, qui doit être une adresse en « .gouv.fr » ;
  • le lien redirigeant vers les factures. Afin d'identifier un lien frauduleux, il faut passer la souris sur le lien, sans cliquer. La véritable adresse URL apparait alors et renvoie, par exemple, vers un site en « .hubside.fr » ou « .zeendoc.com » au lieu de celle de Chorus Pro « chorus-pro.gouv.fr ».
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