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La parole aux utilisateurs

Immersion dans le nouveau portail de services : entretien avec une cheffe de projet à l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) : Béatrice Chapuis

 

  • Pouvez-vous vous présenter ?

Je suis cheffe de projet au sein de la division Chorus Pro de l’Agence pour l’Information Financière de l’Etat.

 

  • Quel est votre rôle dans le projet du portail de services Chorus Pro ?

J’ai participé à la conception et aux expérimentations du portail de services. Comme le nouveau portail de services reprend des données du Chorus Pro actuel, j’ai travaillé aussi sur toute la partie migration des données. Ce chantier a nécessité des répétitions sur différents environnements pour valider la qualité des données reprises.

J’ai aussi travaillé avec les autres divisions de l’Agence (Infrastructures, système d’Echanges, UX et qualité WEB, Support, Accompagnement, Recette et Intégration).  Ce travail collaboratif avec tous ces acteurs est très intéressant et enrichissant car chacun apporte sa compétence et contribue à la réussite du projet.

 

  • Pouvez-vous nous décrire l’origine du projet et pourquoi il a été mis en place ?

En 2020, à la suite d’une étude, nous avons constaté que la plateforme Chorus PRO nécessitait une maintenance trop importante. La solution a été la refonte de l’architecture de la plateforme. Celle-ci devait être plus robuste, plus résiliente et plus élastique pour améliorer la stabilité et envisager plus facilement des extensions de périmètres fonctionnels. C’est là que le nouveau portail de services Chorus Pro est né.

 

  • Quels sont les principaux bénéfices pour les utilisateurs ?

Le nouveau portail de services est plus ergonomique, l’accessibilité est facilitée. La connexion sur le portail offre l’accès aux différentes applications disponibles aux utilisateurs sans qu’il ne soit nécessaire de se reconnecter.

L’avantage de ce portail est d’être plus évolutif pour intégrer de nouvelles fonctionnalités tout en garantissant la disponibilité de la plateforme.

 

  • Quels sont vos conseils pour s’approprier plus rapidement ce nouveau portail ?

La navigation étant intuitive, il ne faut pas hésiter à aller dans les différentes pages pour découvrir les fonctionnalités. D’autre part, sur chaque page, à gauche, il est proposé un lien ‘Accéder à la documentation’, en cliquant sur le lien, une documentation dédiée à la page est disponible.

 

illustration des webinaires du mois de nomvembre

Les thématiques ont été mises à jour – Rendez-vous sur la liste de nos webinaires

Pour vous accompagner dans la prise en main du portail de services, nous avons adapté le contenu de nos webinaires :

  • 9 thématiques abordées dont une nouvelle « Gérer les structures… » :
    • Comment créer mon compte utilisateur et déposer mes factures sur Chorus Pro (pour les entreprises) ?
    • Gérer les structures et les utilisateurs (pour les entreprises)
    • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les Fournisseurs
    • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOE
    • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOA
    • Comment se connecter à Chorus Pro et gérer les paramètres des entités publiques
    • Comment traiter les factures reçues et émettre des factures vers une autre entité publique sur Chorus Pro
    • Répondre à des consultations publiques avec le e-DUME
    • Comment saisir mon mémoire de frais de justice via Chorus Pro ?

 

  • un contenu mis à jour mais avec une structuration identique :
    • Contexte réglementaire de Chorus Pro et notions clés
    • Explication des procédures
    • Démonstration commentée
    • Questions / réponses pendant le webinaire via le 

Rendez-vous sur la page suivante afin de consulter et de vous inscrire aux webinaires : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/category/webinaire/

Image d'illustration - rappel sur les webinaires

ClaudIA est toujours là pour vous aider

L’assistante virtuelle ClaudIA reste disponible et s’adapte au nouveau portail.

Elle vous aide dans la résolution de vos problèmes 7 jours sur 7, 24 heures sur 24,  notamment si vous avez oublié votre mot de passe, ou suivre une facture, ou vous inscrire à un accompagnement, etc.

 

Elle est désormais positionnée  en bas à droite de l’écran du portail de services Chorus Pro.

Image claudIA

Un clic sur l’icône correspondante permet d’ouvrir une fenêtre conversationnelle dans laquelle vous pouvez poser des questions ou sélectionner une suggestion et obtenir de l’aide.

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance du portail de services Chorus Pro. La fiche pratique Faire appel à l’assistance Chorus pro est aussi disponible.

 

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance du portail de services Chorus Pro. La fiche pratique Faire appel à l’assistance Chorus pro est aussi disponible.

 

Edito newsletter 57

Depuis le 21 février, une nouvelle interface du portail Chorus Pro est mise à votre disposition.

Elle permet d’accéder aux différents  services de Chorus Pro et à terme à des nouvelles applications mise à disposition par l’Etat.

Bonne raison pour s’y intéresser !

 

Quels changements sur l’ergonomie ?

Une page d’accueil qui regroupe l’ensemble des applications par domaine. L’accès se fait uniquement par la création d’un compte mais, bonne nouvelle, si vous avez déjà un compte Chorus Pro, vous pouvez vous connecter directement.

Portail de services Chorus Pro
Portail de services Chorus Pro

 

Quels  changements de vocabulaire ?

Le lexique du nouveau portail de services est légèrement différent de celui du précédent.

Voici les changements clés pour s’y retrouver facilement :

  • Un « Espace » devient une « Application » - et reste un ensemble de fonctionnalités liées à une thématique spécifique, comme les factures reçues ou les factures émises
  • Plusieurs applications sont regroupées dans des ensembles appelés « Domaines ».

 

Envie de découvrir en détail le nouveau portail de services ?

Nous vous conseillons la lecture de notre note spéciale « Se familiariser avec la navigation sur le portail de services Chorus Pro », disponible ici.

Par ailleurs, l’ensemble de la documentation utilisateur a été mise à jour et notamment pour les fonctionnalités de gestions des comptes, structures et utilisateurs. Elle est disponible sur https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/

Vous avez également la possibilité de tester et naviguer dans les nouvelles fonctionnalités grâce au  portail de Qualification, accessible via ce lien (https://qualif.chorus-pro.gouv.fr/aife_qual)

 

Qu’en est-il des webinaires ?

Tous les webinaires prennent en compte les changements apportés : les démonstrations en direct, ainsi que les pas-à-pas disponibles dans les supports à télécharger ont été  adaptés au nouveau portail de services.

N’hésitez pas à vous inscrire via la communauté Chorus Pro, en cliquant sur le lien : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/category/webinaire/.

 

Gérer les structures et les utilisateurs

Ces formations sont gratuites.

 

Ce webinaire s’adresse uniquement à un public habilité à effectuer des modifications sur une structure privée et à gérer les utilisateurs des entreprises privées.

Il traite de la gestion des structures et des utilisateurs sur le portail de services Chorus Pro. Il sera l’occasion de présenter le fonctionnement des nouvelles fonctionnalités offertes par le portail de services Chorus Pro.

 

Vous pouvez télécharger le support de la session  « Gérer les structures et les utilisateurs sur le portail de services Chorus Pro » ici. Ce document vous permettra de revenir sur les notions et les démonstrations abordées au cours du webinaire.

Vous trouverez ci-dessous les dates des prochaines sessions de formation proposées ainsi que leurs liens d'inscription :

19 mai 2022 de 10h00 à 12h00

21 juin 2022 de 14h30 à 16h30

21 juillet 2022 de 10h00 à 12h00

Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les Fournisseurs (titulaires, sous-traitants et cotraitants)

Cette formation est gratuite.

Ce webinaire s’adresse aux entreprises, fournisseurs des entités publiques, réalisant des marchés de travaux soumis au CCAG travaux.

L’objectif est de présenter les principes de fonctionnement de Chorus Pro ainsi que les spécificités de la fonctionnalité « Factures de travaux ».

Le déroulé comporte une partie théorique et des  manipulations dans l’outil (ouverture de l’espace Factures de travaux, envoi de situations mensuelles/projets de décomptes, suivi des factures transmises…).

Vous pouvez télécharger ici le support de la session  « Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les fournisseurs (titulaires, sous-traitants et cotraitants) ». Ce document vous permettra de revenir sur les notions et les démonstrations abordées au cours du webinaire.

 

Vous trouverez ci-dessous les dates des prochaines sessions de formation proposées ainsi que leurs liens d'inscription :

 

17 mai 2022 de 14h30 à 16h00

10 juin 2022 de 10h00 à 11h30

07 juillet 2022 de 14h30 à 16h00

Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les Maîtrises d’œuvre (MOE)

Cette formation est gratuite.

Ce webinaire s’adresse en priorité aux entreprises et structures publiques intervenant en tant que maîtrise d’œuvre dans le cadre de la facturation des marchés soumis au CCAG travaux.

Il sera l’occasion de présenter les principes de fonctionnement de la nouvelle fonctionnalité ainsi que les manipulations à réaliser dans l’outil pour télécharger et traiter la ou les pièces adressées à la maîtrise d’œuvre dans Chorus Pro.

Vous pouvez télécharger ici le support de la session  «Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les Maîtrises d’œuvre (MOE)». Ce document vous permettra de revenir sur les notions et les démonstrations abordées au cours du webinaire.

 

Vous trouverez ci-dessous les dates des prochaines sessions de formation proposées ainsi que leurs liens d'inscription :

24 mai 2022 de 10h00 à 11h30

09 juin 2022 de 14h30 à 16h00

26 juillet 2022 de 14h30 à 16h00

Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les Maîtrise d'Ouvrage (MOA)

Cette formation est gratuite.

Ce webinaire s’adresse en priorité aux structures publiques intervenant en tant que maîtrise d’ouvrage dans le cadre de la facturation des marchés soumis au CCAG travaux.
Il sera l’occasion de présenter les principes de fonctionnement de la nouvelle fonctionnalité ainsi que les manipulations à réaliser dans l’outil pour télécharger et traiter la ou les pièces adressées à la maîtrise d’ouvrage dans Chorus Pro.

Vous pouvez télécharger ici le support de la session  « Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les Maîtrise d'Ouvrage (MOA) ». Ce document vous permettra de revenir sur les notions et les démonstrations abordées au cours du webinaire.

Vous trouverez ci-dessous les dates des prochaines sessions de formation proposées ainsi que leurs liens d'inscription :

31 mai 2022 de 10h00 à 12h00

26 juillet 2022 de 10h00 à 12h00

Illustration d'une personne effectuant un calcul avant le dépôt de sa facture

Maîtrise d’Oeuvre : Comment bien déposer vos notes d’honoraires ?

Vous êtes une Maîtrise d’Œuvre intervenant dans un marché de travaux et souhaitez déposer vos notes d’honoraires ?

Le processus de dépôt de notes d’honoraires est différent du processus de dépôt d’Etat d’Acompte. En effet, les États d’Acompte se déposent via l’espace factures de travaux afin d’être intégrés dans le dossier de facturation ainsi l’ensemble des acteurs concernés par le marché y auront accès.

Les notes d’honoraires ne concernent que vous et votre client public donc elles passeront par l'espace factures émises.

Pour déposer vos notes d'honoraires, suivez les 4 étapes ci-dessous :

Schéma décrivant le processus simplifié du dépôt d'une facture

Pour plus de détails et comprendre le processus veuillez-vous référer à la fiche pratique ci-jointe en cliquant ici

Annuaire des entités publiques : ce qu’il faut savoir

En tant qu’émetteurs de factures, il est important de consulter les informations obligatoires pour la facturation de vos clients publics : identifiant, destinataire, service et code service, statut, paramètres obligatoires (engagement et code service).

 

A quoi sert l’annuaire des structures publiques ?

 

  • Vérifier si la structure publique destinataire de votre facture est bien active sur Chorus Pro.
  • Vérifier la raison sociale ou les coordonnées du destinataire de votre facture.
  • Déterminer si vous devez renseigner le code service et/ou le numéro d’engagement juridique pour l’acheminement de votre facture.
  • Vérifier si le destinataire de votre facture effectue une remontée de statut Mise en paiement ou non.
  • Déterminer, dans le cadre des marchés de travaux, si une maitrise d’ouvrage est présente dans la structure destinataire de votre facture.

Où trouver l’annuaire ?

L’annuaire est accessible :

  • Via le portail de services Chorus Pro. En sélectionnant, sur la gauche de l’écran d’accueil, « Accéder à la documentation ».

Vous arrivez sur la communauté chorus pro. Dans le menu déroulant de « Factures et demandes de paiement », sélectionnez « Annuaire des structures Publiques ».

Dans la barre de recherche, entrez l’information concernée (SIRET, raison sociale…).

  • En EDI, par un système d’abonnement au flux FAR37 via l’application « Raccordements EDI et API » sur Chorus Pro
  • En API, grâce aux services permettant de télécharger ou consulter l’annuaire, détaillés dans les Annexes API des Spécifications externes

 

Pour accéder à l'annuaire, cliquez ici.

Pour accéder au guide d'utilisation de l’annuaire des structures publiques, cliquez ici.

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