Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises souhaitant envoyer des factures aux entités publiques, quelle que soit leur taille, sont dans l’obligation d’envoyer leurs factures via Chorus Pro.
Après 4 années de déploiement, le temps est venu pour l’équipe accompagnement de faire un bilan de son activité.
Depuis le lancement, on dénombre près de 145 millions de factures qui ont transité par Chorus Pro dont 54 millions pour l’année 2020. Pour faire face à cette montée en charge, et accompagner les entreprises dans leurs démarches d’envoi de facture, l’AIFE a mis en place différents outils de communication, de formation ou d’accompagnement qui ont montré leur efficacité.
- Newsletter
La newsletter est le moyen de communication privilégié des équipes de Chorus Pro à destination des utilisateurs de la solution.
Elle compte à ce jour 300 000 abonnés et un taux d’ouverture mensuel d’environ 20% (60 000 lecteurs mensuels).
Elle nous permet de vous communiquer les évolutions et actualités sur Chorus Pro au moins une fois par mois. Depuis 2018, 159 articles ont été publiés à travers 26 newsletters.
- Webinaires et classes virtuelles
Nous vous accompagnons depuis 2017 à travers des webinaires hebdomadaires, mensuels ou bimensuels. Depuis 2017, 28 755 personnes ont participé à ces formations, soit une moyenne de 7 000 participants par an.
Ces formations sont pour 66% à destination des entités du secteur privé et 34% à destination du secteur public.
Elles recueillent un taux de satisfaction globale de 75%.
Les 25% d’insatisfaits nous font remonter leur manque d’assurance quant à la reproduction des manipulations et leur insatisfaction quant à l’adéquation durée/contenu du webinaire. Ces deux sujets ont été pris en compte par nos équipes dans l’amélioration de nos contenus. Pour preuve de cette montée en qualité, le taux d’insatisfaction a été réduit, ce qui a permis d’atteindre un taux de satisfaction de 91% à la fin de l’année 2020. Dénotant ainsi une nette amélioration du ressenti des utilisateurs vis-à-vis des formations.
Nos formations adressent 6 thématiques à savoir :
- Création de compte et dépôt de facture ;
- Gérer les factures de travaux pour les fournisseurs ;
- Gérer les factures de travaux pour les MOE ;
- Gérer les factures de travaux pour les MOA ;
- Connexion et paramétrage de Chorus Pro pour les entités publiques ;
- Traiter et émettre des factures via Chorus Pro pour les entités publiques ;
- Saisir les mémoires de frais de justice ;
- Répondre à des consultations publiques avec e-DUME.
Les classes virtuelles, à la différence des webinaires, permettent aux participants d’échanger en direct avec un expert Chorus Pro. Ces sessions en groupe restreints nous permettent d’accompagner les utilisateurs qui souhaitent parachever leur formation après avoir assisté à un webinaire. Depuis le lancement de cette modalité de formation en 2019, nous avons accompagné 2 695 utilisateurs, soit 1 041 personnes en 2019 et 1 654 en 2020. Ce sont principalement des PME qui envoient leurs factures via le portail Chorus Pro. Le taux de satisfaction pour ces accompagnements atteint de 90 à 95% en fonction des thématiques abordées (création de compte, dépôt de factures de travaux, dépôt de factures simples).
- Les accompagnements individualisés
Depuis 2017, les équipes d’accompagnement de Chorus Pro proposent des accompagnements individualisés pour aider les structures qui rencontrent des problèmes spécifiques ne pouvant pas être traités au cours de webinaires ou classes virtuelles. Les entreprises nous contactent par exemple pour être accompagnés dans la mise en place d’un raccordement de leur système d’information à Chorus Pro. Nous avons accompagné 222 structures au cours des quatre années de déploiement. Ces accompagnements concernent pour 31% les entreprises de tailles intermédiaires, pour 28% les grandes entreprises, pour 26% les PME/TPE, pour 11% les entités publiques et pour 1% les microentreprises et associations.
- L’AIFE à la rencontre des utilisateurs
Par ailleurs, les équipes de l’AIFE se déplacent aussi à la demande, auprès des structures publiques ou privées pour des formations en présentiel ou pour participer à des manifestations (séminaires, salons.). Entre 2017 et 2020, 132 présences ont été assurées avec 6 198 participants. En 2020, du fait des restrictions de déplacement dues à la pandémie, seuls 6 déplacements ont pu être effectués, contre 40 en 2019 et 56 en 2018.
- La communauté Chorus Pro
La communauté Chorus Pro est le site documentaire de référence de Chorus Pro. Il a pour objectif d’autonomiser autant que possible les utilisateurs en mettant à leur disposition les ressources nécessaires à leurs autoformation (Fiches pratiques, guides utilisateurs, vidéos tutoriels, sources réglementaires…).
Ce site permet aussi aux utilisateurs de s’inscrire à nos formations, de consulter l’annuaire des structures publiques et de suivre l’actualité de Chorus Pro.
Entre 2017 et 2020, 2,7 millions de personnes se sont connectés à Chorus et ont vu 16,4 millions de pages.
Avec les autres dispositifs du projet Chorus Pro, l’accompagnement et ses différentes modalités ont permis de faire de l’adoption de Chorus Pro par ses utilisateurs une réussite, permettant ainsi à l’Administration de centraliser efficacement la réception de ses factures et aux fournisseurs de bénéficier d’un outil sûr de transmission de ces dernières.
