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ESPD Service utility

The ESPD is a declaration on honor enabling companies to attest to their competence, their financial situation as well as their capacities when they bid for a public procurement within a European Union state. It is used as preliminary evidence in the administrative offer for public procurements.

The purpose of the ESPD is to simplify the processes of providing documents and certificates attesting to a company’s eligibility for a public procurement (exclusion and selection criteria). In France, the purpose of this document is, among other things, to supersede the DC1 and DC2 forms as well as the “Marché Public Simplifié (“Simplified Public Procurement”) program.

In order to satisfy the April 1st 2018 requirement, the AIFE set up the ESPD Service gateway, also called the "utility".

The ESPD utility is a tool enabling to generate and consult ESPDs in a non-connected way (without an identification on a buyer profile), whether you are a buyer or an economic operator. It is mainly an online form.

The utility enables all public procurement process actors to access the ESPD, including when the buyer profiles that they use haven't activated the ESPD functionality yet. It is accessible on the website https://chorus-pro.gouv.fr/ at the section "Accéder au Service DUME" ("Access the ESPD Service"), or directly at the following address: https://dume.chorus-pro.gouv.fr/.

For more information about the ESPD and the ESPD Service, please consult the following page:  Introduction au Document Unique de Marché Européen.

From the home page, the buyer has the option of:
- Creating a buyer DUME: This functionality allows you to create a buyer DUME from a blank form. When created, the ESPD is registered in the Service ESPD database.
- View a ESPD: This functionality allows you to view a buyer ESPD from a known ESPD identifier in the database or from an interoperable ESPD in XML format.
- Analyze a response: This functionality allows you to compare a buyer ESPD with an economic operator ESPD. These ESPDs can either be ESPDs known to the database and retrieved via their identifier, or ESPDs interoperable in XML format.

- Reuse a ESPD: This functionality allows you to create a buyer ESPD from a known ESPD identifier from the database or from an interoperable ESPD in XML format, loaded by the user; in order to benefit from the pre-filling of fields.

a) Part I

Part I provides information about the publication, the purchaser's identification data and information relating to the procurement procedure.

When choosing the type of contract (service, works or supplies), the economic operator will only be presented with the selection criteria relating to this procedure.

Thus, on a supply market there will be no criteria relating to works contracts.

 

 

b) Part III

All the grounds for exclusion are, in French law, mandatory. In order not to overload the DUME, the reasons are checked by default and not displayed.

The buyer cannot proceed to the next step while one of the exclusion criteria is unchecked.

 

It is possible to view the content of the sections by clicking on the red triangle located to the left of each part (A, B, C or D).

c) Part IV

Part IV allows the buyer to include in the ESPD the selection criteria applicable to his consultation. There are thirty-two criteria in total.

These criteria cover the most common cases used by buyers in public procurement. It is recommended that buyers complete this section if the reasons offered cover their requirements.

Indeed, this completion of the selection criteria to be applied by the buyer will allow the economic operator to meet these criteria directly in the ESPD. The display of certain fields is conditioned by the information entered in the type of market field in Part I.

 

/ Part A, suitability

In the context of service contracts, we find the following specific fields:

  • For service contracts: need to hold a specific authorization
  • For service contracts: need to have the status of member of a specific organisation

 

/ Part B, technical and financial capacity

Part C, technical and financial capacity

Within the framework of works contracts, we find the following specific fields:

  • For works contracts: execution of works of the specified type
  • For works contracts: technicians or technical organizations responsible for carrying out the works

Within the framework of service contracts , we find the following specific fields:

  • For service contracts: execution of services of the specified type

In the context of supply contracts, we find the following specific fields:

  • For supply contracts: execution of supplies of the specified type
  • In the case supply contracts: samples, descriptions or photographs without certificates of authenticity
  • In the case of supply contracts: samples, descriptions or photographs with certificates of authenticity I
  • n the case of supply contracts: certificates drawn up by institutes responsible for checking the quality

 

/ Part D, quality assurance system and environmental management standards

There is another use case: when the buyer wishes the operator to refer to the selection criteria described in the consultation rules, he can tick a so-called alpha box, by answering NO to the question Do you want to select the selection criteria ?

However, this functionality has the disadvantage of not allowing the economic operator to formalize his commitments in a standardized and easily exploitable framework (the operator only providing in the ESPD in alpha mode a general commitment to respect the criteria described elsewhere , in the consultation rules).

 

d) Registration of buyer ESPD created

Once the data has been entered and the ESPD has been created, the ESPD will have an identification number made up of 8 characters and colored in yellow.

Once saved, it is possible to download the ESPD in XML or XML + PDF format. It is also possible to retrieve the ESPD by email, by filling in the corresponding field.

 

This feature allows you to view a buyer ESPD from a known ESPD identifier in the database or from an interoperable ESPD in XML format.

To read an ESPD, simply deposit the ESPD in XML format on the "deposit your ESPD" block or enter its identifier in the "enter your ESPD identifier" block.

 

The contents of the ESPD are then displayed in a reading window (in a more ergonomic reading format than the XML format). In any case, please note that the official format of the ESPD remains the XML format. An ESPD must therefore always be deposited on the buyer profile in XML format.

 

This functionality makes it possible to compare a buyer ESPD with an economic operator ESPD. These DUMEs can either be DUMEs known from the DUME Service database and retrieved via their identifier, or DUMEs interoperable in XML format. Thanks to this functionality, the buyer can verify that the economic operator meets the exclusion and selection criteria he has requested.

 

L’acheteur doit saisir le numéro d’identifiant ou déposer le fichier XML de son DUME. L’acheteur doit également renseigner le numéro d’identification ou déposer le fichier XML du DUME OE.

En appuyant sur le bouton « Suivant », l’acheteur accède à un DUME récapitulatif. Ce dernier permet de visionner la réponse de l’opérateur économique à chacun des critères fixé par l’acheteur.

This functionality makes it possible to create a buyer ESPD from a known ESPD identifier from the Service ESPD database or from an interoperable ESPD in XML format, loaded by the user; in order to benefit from the pre-filling of the fields.

 

By pressing the "Next" button, the buyer can retrieve the ESPD that he created by entering his ID number or by depositing his XML file.

The data in each field is retrieved. They can be modified.

This functionality allows you to compare a DUME A (ID or XML) with a maximum of 9 DUME OE (ID or XML). It thus allows a buyer to easily know if the respondents meet the exclusion, selection and restriction criteria requested by the buyer in his ESPD.

 

 

 

 

  • Exclusion criteria

If an operator has indicated that he is concerned by one or more exclusion criteria, then a red cross is valued for this economic operator.

  • Selection criteria

Each selection criterion requested by the buyer is detailed.

If the economic operator does not respect the selection criterion, then a red cross appears.

When the economic operator complies with a selection criterion which uses figures, then these are valued. Example: turnover, number of managers, ratios.

  • Restriction criteria

It is possible for an economic operator to indicate that it meets the restriction criteria, according to certain types of procedure. It should be noted that the buyer did not necessarily request this criterion since ESPD A does not allow him to indicate whether he requests them.

 

From the home page, the economic operator has the option of:

-Creating an economic operator DUME: This functionality allows you to create an economic operator DUME from a blank form or from a buyer DUME. When created, the ESPD is registered in the Service ESPD database.

To create a ESPD, the economic operator must use either:

  • A SIRET
  • An intra-community VAT number
  • A structure number outside the EU
  • A RIDET
  • A Tahiti number

- Respond to a buyer ESPD: This functionality allows you to formulate an economic ESPD starting from 'a buyer DUME. The ESPD created will not be directly transmitted to the buyer by the utility. The response to the consultation must be made via the buyer profile.

- View a ESPD: This functionality allows you to view an economic operator ESPD from a known ESPD identifier in the database or from an interoperable ESPD in XML format.

- Merge a DUME: This functionality allows you to merge a response from DUME (DUME OE) with a DUME Buyer. Only the selection criteria requested by the buyer will then be kept.

- Reuse an ESPD: This functionality allows you to create an economic operator ESPD from a known economic operator ESPD identifier from the database or from an economic operator interoperable ESPD in XML format, loaded by the user; in order to benefit from the pre-filling of the fields.

Pour créer un DUME, l'opérateur économique doit renseigner soit :

  • Un SIRET
  • Un numéro de TVA intracommunautaire
  • Un numéro de structure hors UE (ce numéro correspond au code pays et les 16 premiers caractères de la raison sociale)
  • Un RIDET
  • Un numéro Tahiti

a)                Partie I

L’opérateur économique peut renseigner la partie I en lieu et place de l’acheteur. Le formulaire est similaire à celui proposé à l’acheteur, si ce n’est que les champs n° de SIRET et raison sociale ne sont pas obligatoires.

b)                Partie II

La partie II permet de renseigner les données d’identification de l’opérateur économique et de ses représentants, ainsi que le recours éventuel aux capacités d’entités tierces ou à la sous-traitance.

Les données de la partie A sont préremplies automatiquement via API entreprises à partir du SIRET renseigné par l’opérateur économique lors de la création du DUME.

La partie B correspond aux données administratives du représentant de l’opérateur économique.

La partie II-C correspond à toutes les entités auxquelles l’opérateur économique aura recours pour justifier qu’il rentre dans les critères de capacité. Il s’agit donc plus concrètement du cotraitant, du sous-traitant ou de toutes autres entités avec lequel l’opérateur économique a une relation (ex : la maison mère, le partenaire commercial qui sans être sous-traitant ou cotraitant ni du même groupe s’engage à prêter une grue ou à faire la livraison…). Cette partie correspond à la partie H du DC2 de la DAJ.

La partie II-D correspond au DC4 de la DAJ. Les parties F et G du DC4 ne sont toutefois pas portées par le formulaire DUME. Ces parties manquantes permettent à l’acheteur de se prononcer sur l’admission au paiement direct et nécessite la signature de l’acheteur.

c)               Partie III

La partie III permet à l’opérateur économique d’indiquer qu’il n’est pas concerné par les interdictions de soumissionner prévues par le droit européen et le droit français.

Par défaut, l’ensemble des critères sont cochés sur oui et ne sont pas affichés à l’utilisateur. Il est possible de déplier le contenu des sections lorsque l’opérateur économique répond non à je certifie entrer dans les cas d’interdictions de soumissionner.

Dans le cas où l’opérateur économique répond qu’il est concerné par une interdiction de soumissionner, il doit cocher non. L’ensemble des champs de la partie A, B, C et D s’affichent afin qu’il indique le motif concerné par l’interdiction de soumissionner.

d)               Partie IV

La partie IV permet à l’opérateur économique de déclarer qu’il répond aux critères de sélection fixés par l’acheteur.

Dans le cas où l’opérateur économique repart d’un DUME acheteur, seuls les critères de sélection choisis par l’acheteur seront présentés à l’opérateur économique.

/ Partie A, Aptitude

/ Partie B, Capacité économique et financière

Il existe un autre cas d’utilisation dans lequel l'acheteur demande à l’opérateur économique de se référer au règlement de consultation. L’opérateur économique pourra alors déclarer via une coche dite alpha qu’il répond à tous les critères de sélection présents dans ce règlement de consultation.

e)                Partie V

La partie V s’affiche uniquement dans le cadre des procédures restreintes, des procédures concurrentielles avec négociation, des dialogues compétitifs et des partenariats d'innovation.

f)               Partie VI

La partie VI d’attester sur l’honneur que les éléments renseignés dans le DUME sont exacts. La signature électronique n’est exigée que dans le cas où l’acheteur demande à ce que le DUME soit signé.

g)               Enregistrement du DUME opérateur économique créé

Une fois les données renseignées et le DUME créé, ce dernier détiendra un numéro d’identification composé de 8 caractères et coloré en jaune.

Une fois enregistré, il est possible de télécharger le DUME au format XML ou XML + PDF. Il est également possible de récupérer le DUME par courriel, en remplissant le champ correspondant.

Cette fonctionnalité permet de formuler un DUME opérateur économique en partant d’un DUME acheteur.

Cette fonctionnalité permet à l’opérateur économique de ne répondre qu’aux critères de sélection fixés par l’acheteur, simplifiant ainsi la phase de réponse.

Après avoir déposé ou indiqué l’identifiant du DUME acheteur, il suffit de compléter le formulaire de la même manière que lors de la création d’un nouveau DUME. La seule différence étant que le formulaire à compléter sera prérempli par les données de l’acheteur et limité aux critères de sélection choisis par celui-ci.

Cette fonctionnalité permet de visualiser un DUME opérateur économique à partir d’un identifiant de DUME connu de la base de donnée ou à partir d’un DUME interopérable au format XML.

Pour lire un DUME, il suffit de déposer le DUME au format XML sur le bloc "déposez votre DUME" ou bien de saisir son identifiant dans le bloc "saisissez votre identifiant DUME".

Le contenu du DUME s'affiche alors dans une fenêtre de lecture (dans un format de lecture plus ergonomique que le format XML).

Dans tous les cas, veuillez noter que le format officiel du DUME reste le format XML. L’opérateur économique doit donc déposer son DUME au format XML sur le profil d’acheteur.

Cette fonctionnalité permet de fusionner une réponse de DUME (DUME OE) avec un DUME Acheteur. Seuls les critères de sélection sollicités par l’acheteur seront alors conservés. Ces DUME peuvent être soit des DUME connus de la base et récupérés via leur identifiant, soit des DUME interopérables au format XML.

Afin d’activer la fonctionnalité de fusion, l’opérateur économique doit renseigner le numéro d’identifiant ou déposer le fichier XML du DUME A qu’il souhaite fusionner avec son DUME OE. L’opérateur économique devra également renseigner le numéro d’identifiant ou déposer le fichier XML de son DUME OE.

Le DUME complet résultant de la fusion du DUME OE et du DUME A se verra confier un nouveau numéro d’identifiant une fois enregistré dans la base de données Service DUME.

Cette fonctionnalité permet de créer un DUME opérateur économique à partir d’un identifiant de DUME opérateur économique connu de la base de données ou à partir d’un DUME opérateur économique interopérable au format XML, chargé par l’utilisateur ; afin de bénéficier du préremplissage des champs.

En appuyant sur le bouton « Suivant », l’opérateur économique peut récupérer le DUME qu’il a créé en saisissant son numéro d’identifiant ou en déposant son fichier XML.

Les données de chaque champs sont récupérées. Elles peuvent être modifiées.

Last Update: January 21, 2020  

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