Gagnez du temps lors du dépôt de votre facture pdf
Le dépôt de factures au format pdf sur le portail est aujourd’hui le premier mode de dépôt utilisé par les fournisseurs sur Chorus Pro.
Adoptez les bonnes pratiques dans la conception de vos factures pdf pour faciliter leur dépôt.
- Faites des factures « lisibles » par Chorus Pro
Chorus Pro a été configuré de manière à ce que le logiciel rapatrie automatiquement dans le formulaire de dépôt les données qu’il reconnait.
À noter que 3 pages sont concernées au maximum, la première, la dernière ainsi que l'avant-dernière.
Retenez simplement que pour profiter des capacités de reconnaissance automatique de caractères de Chorus Pro, 4 règles d’or sont à respecter lorsque vous préparez vos factures à un dépôt Chorus Pro :
- Déposez vos factures au format PDF texte (pas de scans, ni d’images)
- Annoncez les données de votre facture par des mots clefs qui permettront à Chorus Pro de les reconnaître, comme par exemple :
- Destinataire : « SIRET client », « SIRET dest », « Ministère »,
- Engagement : « engagement », « EJ », « commande »
- Laissez un espace entre chaque champ de la facture.
- Evitez couleurs et effets. Privilégier le noir sur fond blanc.
Pour connaitre le détails des règles, vous pouvez consulter le guide Déposer une facture unitaire ou par lot.
- Enregistrez vos factures au format pdf
Ne perdez pas de temps à imprimer vos factures pour les scanner : enregistrez-les directement au format pdf.
Pour ce faire, accédez à votre facture une fois préparée et faites « Enregistrer sous… ». Dans la liste déroulante « Type », sélectionnez le format PDF.
Puis enregistrez votre facture au format pdf à l’emplacement souhaité.
- Vous n’êtes pas obligé(e) de signer électroniquement votre facture pdf
Chorus Pro permet de déposer vos factures pdf sans signature électronique. Le format de votre dépôt est automatiquement reconnu par l'outil.
La quasi-totalité des factures déposées dans Chorus Pro le sont aujourd’hui sans signature électronique.
Cette approche, simple et économique, est conforme aux dispositions du Code Général des Impôts (article 289-VII-1) : Il est possible de déposer des factures sans signature électronique à condition d’avoir mis en place des contrôles permanents et documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » entre la facture émise et la prestation qui en est le fondement.
