Cette page est destinée à la compréhension et à la gestion des utilisateurs dans le portail de service Chorus Pro.

 

Dans le portail, on identifie deux types d’utilisateurs :

 

• le gestionnaire principal : 1^ère personne ayant créé des comptes sur une structure, le GP a la responsabilité de gérer les organisations et les utilisateurs de cette structure. C’est-à-dire, effectuer les rattachements des utilisateurs, valider les demandes de rattachement, détacher les utilisateurs quand ceux-ci ne travaillent plus au sein d’une structure, entre autres.
• Les utilisateurs : Les utilisateurs sont toutes les personnes ayant créé un compte sur Chorus Pro et n’ayant pas le statut de gestionnaire principal. Elles sont rattachées à la structure pour laquelle elles travaillent.  L’utilisateur a les droits de modification et/ou de consultation sur l’ensemble des fonctionnalités, sauf le droit de modification sur la structure.

Il importe donc au gestionnaire principal d’ajuster les droits des nouveaux utilisateurs qu’il habilite aux besoins réels de la structure. Par exemple, il peut leur retirer le droit d’accepter eux-mêmes de nouveaux rattachements à sa structure afin de conserver un contrôle sur les demandes de rattachement.

 

Cas particulier : Si vous étiez gestionnaire secondaire, vous devenez un utilisateur simple. Cependant vous conservez vos droits de gestionnaire secondaire. Vous conservez donc l’accès à la modification de votre structure qui est au niveau du domaine « Organisation ».

Toute personne qui souhaite, saisir, déposer ou traiter une facture sur le portail de services Chorus Pro, doit se rattacher à la ou les structures qui l’emploient. Le Gestionnaire principal de chaque structure est alors garant des rattachements à sa structure et vérifie, en validant les demandes de rattachement, que les personnes qu’il valide travaillent bien au sein de sa structure.

Rattacher un utilisateur à une structure

Pour rattacher un utilisateur à une structure, cliquez sur le domaine « Organisation » à partir de l’accueil du portail de services.

Vous arriverez sur l’écran des applications et domaines du domaine « Organisation ». Cliquez ensuite sur le domaine « Utilisateurs ».

Une fois que vous aurez cliqué sur le domaine « Utilisateurs » vous arriverez sur l’écran de gestion des utilisateurs et, en tant que gestionnaire principal, vous pourrez rattacher un utilisateur qui appartient à votre structure à partir de l’application « Rattacher un utilisateur ».

Une fois que vous aurez cliqué sur la fonctionnalité « Rattacher un utilisateur », vous arriverez sur l’écran « Informations générales ». Vous pourrez alors renseigner l’adresse mail de l’utilisateur à rattacher et la structure à laquelle vous souhaitez le rattacher si vous avez plusieurs structures.

Enfin, il faudra choisir le niveau de rattachement que vous souhaitez pour cet utilisateur. Il existe 2 niveaux de rattachement : La maille structure et la maille service.

La maille structure vous permettra de rattacher l’utilisateur uniquement à votre structure. La maille service vous permettra d’aller à un niveau supplémentaire en choisissant un service en particulier au sein de la structure.

Validez ensuite le rattachement en cliquant sur le bouton « Soumettre » en bas à droite de l’écran.

Détacher un utilisateur d'une structure

Un utilisateur rattaché à votre structure peut en être détaché dès l’instant où il n’y travaille plus et n’a pas la possibilité de déposer ou traiter des factures. Pour effectuer ce détachement, vous procéderez par le même chemin que le rattachement (Accueil > Organisation > Utilisateurs). Une fois sur l’écran de gestion des utilisateurs, vous devrez cliquer sur la fonctionnalité « Détacher un utilisateur » pour réaliser l’opération de détachement. L’utilisateur ne sera alors plus rattaché à votre structure.

Une fois que vous serez sur l’écran « Détacher un utilisateur », vous pourrez choisir la structure à partir de laquelle vous souhaitez détacher l’utilisateur, le nom de l’utilisateur à détacher, un commentaire pour expliquer les raisons du détachement et enfin le niveau de détachement souhaité (maille service ou maille structure).

Validez ensuite le détachement en cliquant sur le bouton « Soumettre » en bas à droite de l’écran. Cet utilisateur n’aura plus accès à cette structure et/ou service.

Demander le rattachement à une structure / service

Tous les utilisateurs peuvent demander leur rattachement à une structure dans laquelle ils travaillent.

Pour demander un rattachement, veuillez-vous rendre sur le domaine « Organisation », puis le domaine « Utilisateurs » et l’application « Demande de rattachement à une structure ».

Vous pourrez ensuite choisir à quelle maille (structure ou service), le type d’identifiant de votre structure, le  type de structure, la raison sociale de votre structure et inscrire un commentaire pour expliquer votre demande.

Afficher un utilisateur

Vous pouvez consulter la liste des utilisateurs de votre structure à partir de l’application « Afficher un utilisateur » du domaine « Utilisateurs ».

Une fois que vous arriverez sur l’écran « Afficher un utilisateur », vous pourrez choisir la structure (1) que vous voulez consulter si vous en avez plusieurs. Vous pourrez ensuite choisir le service (2) et enfin vous pourrez rechercher les utilisateurs (3) à partir de la barre de recherche utilisateurs.

Après avoir trouvé l’utilisateur que vous recherchez et cliquez sur le nom correspondant, vous aurez accès à une liste d’informations sur cet utilisateur que vous pourrez exporter au format CVS, à l’aide du bouton « Exporter ».

Consulter les utilisateurs

A partir de l’application « Consulter les utilisateurs » vous pourrez obtenir la liste de tous les utilisateurs répertoriés au sein de votre structure.

Pour avoir accès à vos contacts, dans le domaine « Organisation », puis le domaine « utilisateurs », cliquez sur l’application « Consulter les utilisateurs ».

Vous arrivera alors sur l’écran « Mes contacts » avec la liste des utilisateurs de votre structure avec différentes colonnes que vous retrouverez ci-dessous. Cette liste peut être exportée au format XLS à partir du bouton « Exporter ».

Gérer les approbations

Une approbation est une validation de la part du gestionnaire principal pour des demandes utilisateurs.

Les approbations interviennent pour :

• Les modifications des habilitations
• Les demandes de rattachement à une structure / un service

 

Pour accéder, cliquez sur « Approbations »  (1) au niveau de la barre des menus de la page d’accueil. Le chiffre à côté indique le nombre d’approbations en attente.

La liste des approbations en attente s’affiche. Pour chaque approbation, les informations sur l’état, la description, le demandeur, la structure, le service et la date de demande s’affichent.

Pour accéder à une approbation, cliquez sur le nom de la description (2).

L’approbation sélectionnée s’ouvre. Les informations précédemment disponibles sont reprises et les informations sur l’approbateur (vous-même) ainsi que le commentaire de la demande s’affichent.

Cliquez sur les boutons en bas de page pour approuver ou refuser la demande. L’accord sera immédiat  et vous serez redirigé vers la liste des approbations.

En cas de refus, une fenêtre s’affiche pour motiver votre refus. Vous pourrez alors refuser.