Quelques éléments introductifs sur l'EDI et ses modalités d'utilisation.

Vous pouvez retrouver de plus amples informations dans l'annexe EDI des spécifications externes.

Définition et acteurs concernés

 

Chorus Pro est une solution mutualisée de dématérialisation des factures.

Elle permet la transmission de ces dernières selon trois modes :

Ce document de présentation s’adresse uniquement aux émetteurs de factures en EDI.

En EDI, Chorus Pro permet d’émettre des informations par flux issus des SI des émetteurs de type :

• Structures privées
• Structures publiques hors collectivités locales (Hélios) et services de l'Etat (Chorus)

 

Les flux sont ensuite acheminés vers Chorus Pro qui met à disposition les factures aux bons destinataires publics.

 

   La transmission en mode EDI permet l’automatisation de l’envoi des factures et l’implémentation des flux retours qui acheminent les statuts des flux et des factures.

Cette transmission en mode EDI peut avoir lieu :

• en émettant directement ses flux vers la solution Chorus Pro,
• en émettant ses flux via un opérateur de dématérialisation

Intérêts et contraintes

 

   Quels sont les avantages du mode EDI ?

• Emission entièrement automatisée des factures
• Programmation d’envois réguliers permettant d’industrialiser l’envoi d’une volumétrie importante.

 

   Quelles sont les contraintes inhérentes à l’utilisation du mode EDI ?

• Des développements informatiques et coûts afférents à prévoir,
• Des travaux de raccordement préalables, sauf en cas de recours à un opérateur de dématérialisation,
• Des délais de mise en œuvre à considérer (phase de test, raccordement technique, etc.),
• La nécessité de disposer d’un SI résilient,
• Un mode d’accès (Portail ou API) à prévoir pour les fonctionnalités de gestion des utilisateurs/structures et d’accès à l’assistance (voir chapitre suivant).

 

   Dans quel cas l’utilisation du mode EDI est-il recommandé ?

• Une volumétrie importante de factures vers les destinataires publics,
• Un SI performant permettant la constitution automatisée de flux XML.

 

   Rappel : Le choix du mode d'émission retenu par le fournisseur est libre, non exclusif (les modes peuvent être cumulés) et indépendant du mode d’accès du destinataire.

Modalités d’accès aux différentes fonctionnalités

 

L’EDI est un mode d’émission des factures qui permet également la réception du cycle de vie de celles-ci. Un mode d’accès au portail ou via les API est toutefois indispensable dans le cadre de Chorus Pro.

 

   En particulier, la création de compte(s) utilisateur(s) ainsi que le paramétrage de la structure émettrice sur le Portail Chorus Pro est nécessaire, même lorsque l’EDI est le seul mode d’émission envisagé.

 

Fonctionnalités disponibles en EDI

• Émission et archivage de factures simples, de sous-traitance et de cotraitance, de travaux
• Recyclage et complètement des factures
• Mise à disposition de l’annuaire
• Suivi du traitement des factures (flux retours)

 

Fonctionnalités non disponibles en EDI

• Gestion des comptes et des habilitations
• Création, gestion et paramétrage des fiches structures
• Gestion des sollicitations
• Consultation des factures émises
• Consultation des engagements de l’Etat
• Validation des factures de cotraitant/sous-traitant et association des documents de marchés de travaux

Modalités et intérêts

Les opérateurs de dématérialisation sont des prestataires privés assurant, conformément à un contrat établi avec un fournisseur, quatre missions principales :

• Le processus de raccordement à Chorus Pro
• La production et/ou la transmission des flux
• La garantie des aspects fiscaux (dont archivage)
• La récupération et/ou l’exploitation des flux retours

Les structures publiques peuvent également avoir recours à des opérateurs de dématérialisation pour assurer les charges citées précédemment.  Pour déléguer les droits de gestion aux opérateurs, tous les gestionnaires principaux des structures publiques disposent désormais du profil « Edi_recepteur_gestion_modification ». Cette fonctionnalité permet de valider/inactiver/refuser un tiers de dématérialisation. L'accès à ce profil permet de gérer les récepteurs de factures en EDI.

A noter également qu'au sein de la structure publique, certains utilisateurs peuvent être habilités avec le profil « Edi_recepteur_gestion_consultation ». Ce profil permet uniquement de visualiser la liste des tiers de dématérialisation ainsi que les codes interfaces associés.

   Le fournisseur est libre de choisir son opérateur de dématérialisation et de définir avec lui les conditions de leur collaboration. Il n’existe pas de dispositif de certification des opérateurs.

 

Les fournisseurs ne sont pas contraints de passer par un opérateur :

• la solution Chorus Pro prend elle-même en charge l’archivage des factures fournisseurs, à valeur probante pour une durée de 10 ans,
• les fournisseurs peuvent mettre en place une dématérialisation avec des outils internes et se raccorder en direct à Chorus Pro.

Quelques précisions sur les types de flux utilisés en EDI et leurs caractéristiques.
Vous pouvez retrouver de plus amples informations dans l'annexe EDI des spécifications externes.

Présentation synthétique

 

Dans Chorus Pro, trois types de flux peuvent être distingués :

• Les flux entrants dans Chorus Pro (E1, E2, E3, E4 et E5), qui véhiculent les factures qui sont émises par le fournisseur,
• les flux sortants de Chorus Pro, appelés flux pivot (S), qui véhiculent les données des factures transmises par le fournisseur et sont reçus par le destinataire,
• les flux retours, appelés flux cycle de vie (R), qui véhiculent les statuts des factures vers le fournisseur.

Présentation des différents types et formats

 

La tableau ci-dessous récapitule les formats acceptés par Chorus Pro pour chaque type de flux. Les flux E1 et E2 sont les flux factures mis en place au démarrage de Chorus Pro.

Le flux E3 est le flux dédié aux Mémoires de frais de Justice.

Quant aux flux E4 et E5, ils sont dédiés à la facturation de travaux. Il s'agit de flux créés en février 2024 pour séparer les flux relatifs au marchés de travaux des flux E1 et E2, qui peuvent porter tout type de facture. A la mise en place de la facturation électronique interentreprises ("B2B"), cette scission permettra de maintenir les flux de travaux en dehors du dispositif de raccordement des flux de facturation B2B.

Le tableau ci-dessous présente les éléments pour arbitrer entre l'émission d'un flux structuré (par exemple E1 ou E4) ou d'un flux mixte (E2 ou E5).

Tout flux constitué doit respecter les règles de format (XSD), les règles génériques et les règles spécifiques du format – les règles spécifiques s’imposant aux règles génériques.

 

Utilisation de la feuille de style

 

Pour visualiser des factures émises par flux de type E1, dans Chorus Pro et au sein des SI des destinataires, il est nécessaire d’utiliser une feuille de style. Ces feuilles de style doivent être contenues dans le flux EDI.

 

  Les feuilles de style permettent une visualisation PDF des flux structurés uniquement (E1) et sont spécifiques à chaque format utilisé pour transmettre les factures (UBL, CII 16B, PES).

 

Chorus Pro offre aux fournisseurs deux alternatives :

 

OU

 

 

Exemple de feuille de style

 

Ci-dessous est représentée l'édition d'une facture générée à partir de la feuille de style générique complète.

Les différents champs ont été remplis avec les données génériques du format E1 UBL Invoice, représentées en italique.

Pour rappel, le remplissage de toutes les balises n’est pas obligatoire. Le résultat d’affichage dépend des données contenues dans le flux.

 

 

Description synthétique

 

   Le pivot n’est pas un flux concernant directement le fournisseur. En effet, il s’agit du flux transmis par Chorus Pro au destinataire de la facture.

 

• Le flux pivot est le format de référence des données véhiculant les informations nécessaires et suffisantes à l’intégration des factures dans les SI de gestion de la Sphère Publique. L’existence de ce format unique permet de rendre indépendant le mode de dépôt des factures  et le mode de réception par le destinataire.

 

• Le flux pivot est alimenté différemment selon le flux utilisé par le fournisseur (E1 ou E2). Par exemple, même si les lignes de facturation sont renseignées dans les balises prévues à cet effet dans le flux E2, elles ne seront pas reprises dans le flux pivot, à la différence de celles renseignées dans le flux E1.

 

• Le flux pivot contient les données minimales qui permettent le pré-renseignement d’une majeure partie des champs nécessaires à la création d’un mandat ou d’une demande de paiement par le système d’information financier des destinataires.

 

   Toutes les factures émises peuvent être téléchargées au format Pivot sur le Portail.

Introduction

 

L’émission de factures via Chorus Pro en mode EDI permet de recevoir des flux retours informant du statut des flux et des factures émises.

 

• L’exploitation de ces flux retours par le SI du fournisseur est optionnelle. En effet, la visualisation des factures intégrées et le suivi de leur traitement par le destinataire sont également possibles via le Portail et l’espace « Factures émises » dédié.

 

• Toutefois, seuls les flux retours permettent d’informer le fournisseur du motif d’une éventuelle non-intégration de ses factures dans Chorus Pro.

 

• De plus, l’exploitation de ces flux retours permet une automatisation de l’évolution des statuts des factures dans le SI du fournisseur, facilitant ainsi le suivi et le pilotage du recouvrement.

 

   Lorsque le fournisseur transmet ses factures via un opérateur de dématérialisation, c’est ce dernier qui reçoit les flux retours émis par Chorus Pro. Il est chargé de les renvoyer vers le fournisseur selon les modalités définies avec lui.

 

 

Comptes rendus d'intégration

 

Les comptes rendus d’intégration sont émis par Chorus Pro à destination du fournisseur pour l’informer de la recevabilité du flux et de la bonne intégration de ses flux et factures.

 

 

Ces comptes rendus sont générés au format CPPStatut, décrit dans l'annexe EDI des spécifications externes. Leur exploitation permet l’identification, le cas échéant, de la ou des factures à l’origine de l’erreur ainsi que le motif de l’erreur.

 

 

Flux cycles de vie des factures

 

Le flux Cycle de Vie est utilisé pour transmettre les statuts des factures aux fournisseurs, afin qu’ils bénéficient de la restitution de l’avancement d’une facture.

 

   Il appartient au fournisseur de choisir le format dans lequel seront transmis les cycles de vie qu’il recevra, mais le format CPPStatut est à privilégier, compte tenu de la richesse des informations qu’il contient. Il est décrit dans l'annexe EDI des Spécifications externes.

 

Transmission, contenu et exploitation

 

Le flux annuaire, appelé FAR37, contient la liste de toutes les structures destinataires de factures dans Chorus Pro.

 

Il est exploité par les utilisateurs de Chorus Pro afin d’obtenir :

• les informations légales des destinataires (SIRET, raison sociale, téléphone, adresse postale...),
• le caractère actif ou non des structures publiques dans Chorus Pro,
• les paramétrages de ces structures ainsi que de leurs services.

 

   Ces données peuvent évoluer selon les choix des entités publiques.

 

Modalités de mise à disposition du flux annuaire :

 

   Les données du FAR37 sont également disponibles au format Excel (« Annuaire des entités publiques dans Chorus Pro » actualisé chaque semaine), ainsi qu’un guide d’utilisation de cet annuaire des destinataires, sur la Communauté Chorus Pro.

Quelques règles à respecter pour émettre des factures en EDI.

Vous pouvez retrouver de plus amples informations dans l'annexe EDI des spécifications externes.

Les règles de nommage applicables dans Chorus Pro sont décrites dans l'annexe EDI des spécifications externes et doivent être strictement respectées.

 

Les flux émis par le fournisseur doivent respecter la règle de nommage suivante :

 

« Identifiant interface » (8 caractères)_« code de l’application émettrice » (6 caractères)_« code application émettrice » (6 caractères) « code interface » (4 caractères) « numéro de séquence » (15 caractères)

 

Par exemple : FSO1100A_XXX999_ XXX9991101000000000000001

 

Liste des codes et identifiants d'interface acceptés dans Chorus Pro

Des règles relatives à l’extension et à la compression des flux doivent impérativement être respectées par les émetteurs de factures en EDI.

 

• Si un seul fichier XML est transmis, il peut être déposé ou transféré sans compression, en supprimant l’extension.

 

• En revanche, si plusieurs fichiers au format XML sont transmis, ils doivent systématiquement être compressés au format « tar.gz » avant d’être déposés ou transférés.
  • Les modalités de compression sont décrites dans l'annexe EDI des spécifications externes.
  • Plusieurs flux XML peuvent être contenus dans une même archive « tar.gz ».
  • Ils peuvent être signés via un protocole de signature XADES, avant d’être compressés. Le fichier au format « tar.gz » doit alors comporter à la fois les fichiers XML et le fichier de signature.
  • Les archives doivent respecter les règles de nommage et l’extension « tar.gz » doit être supprimée avant transmission ou dépôt vers Chorus Pro.

 

   Des erreurs relatives aux règles de nommage et/ou de compression sont des motifs d’irrecevabilité des flux transmis.

L'application « suivi des flux » permet de suivre les flux émis par le fournisseur vers Chorus Pro. Elle est accessible depuis le domaine "Raccordements".

 

Toutes les structures directement raccordées à Chorus Pro peuvent accéder et utiliser cette application.

En revanche, les fournisseurs raccordés via un opérateur de dématérialisation n’y ont pas accès : seul leur opérateur le pourra, en tant que dernier acteur de la chaine de raccordement avant Chorus Pro.

 

Pour accéder au portail de services  Chorus Pro et suivre un flux, il faut :

• Disposer d’un raccordement EDI validé et actif
• Disposer d’un compte utilisateur et d’une fiche structure
• Avoir émis au moins un flux facture
• Avoir le profil "Suivi des flux modification" (qui doit avoir été paramétré par le gestionnaire principal de la structure)

 

Fonctionnalités disponibles au sein de l'application

Cet espace dispose de plusieurs onglets :

• « Accueil », qui permet de visualiser les flux existants,
• « Recherche », qui permet de trouver des flux émis via plusieurs critères de recherche,
• « Tableau de bord », qui affiche le nombre de flux selon leur statut.

 

Un guide utilisateur dédié à l’utilisation de l'application « Suivi des flux » est disponible sur la Communauté Chorus Pro.

Quelques points incontournables pour se raccorder à Chorus Pro.

Vous pouvez retrouver de plus amples informations dans l'annexe EDI des spécifications externes.

Dans le cas d’un raccordement direct à Chorus Pro (sans l’intermédiaire d’un opérateur de dématérialisation), le fournisseur doit suivre un processus de raccordement constitué de plusieurs étapes clés. Ces étapes sont décrites dans les chapitres suivants.

 

Le planning ci-dessous donne une estimation des délais relatifs à chaque phase, à titre indicatif. Tout au long du processus, les fournisseurs sont autonomes dans les actions menées et peuvent solliciter l’assistance Chorus Pro.

 

La construction d’un flux facture peut suivre les étapes suivantes :

 

1. Choisir son type de flux et son format (voir plus haut)
2. Consulter le référentiel sémantique puis la structure générique des données pour le type de flux choisi et les règles de gestion associées (voir l'annexe EDI des spécifications externes), notamment pour identifier les données obligatoires du flux
3. Télécharger des exemples de flux, avec les schémas XSD (qui définissent la structure du flux) et les feuilles de style (XSL) correspondantes, sur la communauté Chorus Pro :
   • Une fois le dossier d’exemples téléchargé, un PDF décrit les cas métiers associés à chaque flux. Les flux correspondants sont situés dans le même dossier et peuvent être consultés (format XML) pour servir d’exemples.
4. S’appuyer sur un flux exemple correspondant au format choisi et à un cas métier et y remplacer les données par les éléments réels de la facture (en respectant l’ordre des blocs et des balises définis par la XSD).
5. Consulter, le cas échéant, la description détaillée des formats syntaxiques (voir l'annexe EDI des spécifications externes) sur des balises spécifiques et les règles de gestion associées
6. Générer des flux conformes via son SI de facturation.

 

Les flux générés peuvent désormais être testés pour vérifier la conformité au format attendu (contrôle de validité par rapport au schéma XML et aux principales règles de gestion associées au format Chorus Pro).

Les tests unitaires peuvent être réalisés directement sur le portail de qualification (https://chorus-pro.gouv.fr/qualif).

 

Il est possible de tester le format du fichier ainsi que sa validité fonctionnelle sur ce portail via l’espace ‘Suivi des flux’ > Onglet ‘Déposer Flux’ . La procédure est détaillée dans le guide « Portail de Qualification sur Chorus Pro », disponible sur la Communauté Chorus Pro dans le chapitre 4.2 "Dépôt de flux".

Lorsque les tests unitaires sont concluants, la demande de raccordement peut alors être réalisée.

 

Pour vous raccorder en direct à Chorus Pro, vous devez obligatoirement procéder en deux étapes :

1. Vous raccorder d’abord à l’espace de qualification, pour procéder à des tests de qualification complets.
2. Vous raccorder ensuite à Chorus Pro en production.

 

  Dans les deux cas, un certificat de niveau RGS 1 est exigé. Il doit être émis par un prestataire présent sur la « Liste Des Prestataires De Certification Electronique Qualifiés » ou par une autorité de certification figurant dans la TSL Europe.

 

Les protocoles retenus pour assurer les échanges en mode flux EDI, décrits dans l'annexe EDI des spécifications externes, sont les suivants :

• PeSIT HS E avec chiffrement TLS
• SFTP
• AS/2 avec chiffrement TLS

 

ATTENTION : un partenaire ne peut utiliser exclusivement qu'un seul de ces protocoles.

Sur l’espace de qualification, vous pourrez :

1. Générer le « matelas de données » sur le portail de qualification
2. Procéder à des tests de transmission de factures en respectant les jeux de données (une fois raccordés à l’espace de qualification) figurant dans le matelas de données. Ces données doivent être remplies dans les flux factures préconstruits par le fournisseur, qui doivent ensuite être déposés dans le répertoire « in ».
3. Analyser le flux pivot généré en sortie de Chorus Pro (voir plus haut), ainsi que le flux cycle de vie (voir plus haut). Ces deux flux sont récupérés dans le répertoire « out ». Leur contenu doit être contrôlé pour vérifier la bonne transmission des informations dans le pivot ainsi que le statut de la facture dans le cycle de vie.
4. Intégrer le flux cycle de vie dans le SI de facturation (optionnel) pour valider la capacité à traiter l’information sur le statut des factures émises.

 

Quand les tests seront concluants, vous pourrez faire la demande de raccordement en production, puis débuter la transmission de vos factures.