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Le chiffre du mois

Le nombre de factures envoyées et traitées par Chorus Pro continue de croître puisque la tendance 2024 est en croissance par rapport à l’année 2023, qui avait pourtant vu battre le record de factures traitées dans Chorus Pro avec au final, rappelons-le, 77,8 millions de factures reçues par Chorus Pro en 2023.

 

En effet à fin août 2024, Chorus Pro a déjà reçu et traité 52,1 millions de factures contre 49,2 en 2023, soit environ 6% de croissance.

Allemagne : Une situation contrastée en matière de facturation électronique B2G selon les Länder

 

Allemagne : Une situation contrastée en matière de facturation électronique B2G selon les Länder

Longtemps en retrait par rapport à de nombreux autres pays européens comme la France, la Pologne, la Belgique ou l’Italie, l’Allemagne a tardé à adopter la facturation électronique. Malgré une accélération notable ces dernières années, la facturation électronique n’y est toujours pas obligatoire, ce qui laisse le pays encore largement en retard par rapport à la majorité de ses voisins. Toutefois, la situation évolue, et l'Allemagne pourrait bien combler son retard dans les années à venir.

C’est seulement en avril 2017 que l’Allemagne a introduit sa première loi relative à la facture électronique. À l’instar de la France, elle a d’abord choisi de cibler les transactions entre le secteur public et ses fournisseurs (B2G). Cependant, en raison du caractère fédéral du pays, les modalités d’application varient en Allemagne d’un Land à l’autre. En effet, bien que la loi nationale impose la réception des factures électroniques B2G à toutes les entités publiques, sa mise en œuvre concrète, et en particulier l’obligation d’émettre ces factures sous format électronique, relève de la responsabilité de chaque Land. Ces derniers sont libres, par exemple, de développer leur propre plateforme de facturation électronique.

À ce jour, seulement six des seize Länder ont déjà rendu obligatoire l’envoi de factures électroniques B2G. En Rhénanie-Palatinat, cette obligation entrera en vigueur le 1er avril 2025. Dans les autres Länder, l’envoi de factures électroniques B2G demeure facultatif pour l’instant.

Bien que la facturation électronique soit partiellement obligatoire dans le cadre des transactions B2G, tant au niveau national que fédéral, cela n'est pas encore le cas pour les transactions interentreprises (B2B), dont l’adoption se fera progressivement au cours des prochaines années.

Une évolution rapide avec un objectif pour 2028

La situation va rapidement évoluer. Le 22 mars 2024, le Conseil fédéral allemand a approuvé une loi qui introduit l'obligation de la facturation électronique B2B. À partir du 1er janvier 2025, les entreprises devront être capables de recevoir des factures électroniques, tandis que l’obligation d’envoyer des factures électroniques interentreprises entrera en vigueur le 1er janvier 2027, mais concernera uniquement les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel excède 800 000 euros. Enfin, d’ici janvier 2028, la facturation électronique deviendra obligatoire pour toutes les entreprises allemandes, quelle que soit leur taille, tant en émission qu’en réception.

Concernant les formats de factures, l’Allemagne a aligné sa législation sur la norme européenne EN16931, en adoptant les syntaxes officielles UBL et CII XML. D’autres formats, tels que ZUGFeRD (l’équivalent allemand de Factur-X) et Peppol, seront également acceptés, sous réserve de certaines contraintes techniques.

 

Pour en savoir plus – sources d’information

https://sovos.com/fr/tva/regles-fiscales/facturation-electronique-allemagne/

https://nymus.be/fr/facturation-electronique-en-allemagne/

https://edicomgroup.com/electronic-invoicing/germany

Chorus Pro : Renforcement de la sécurité

 

Depuis le 18 septembre 2024, le portail Chorus Pro a introduit la double authentification pour renforcer la sécurité des comptes utilisateurs. Ce système repose sur l’ajout d’un deuxième facteur d'authentification en complément du mot de passe.

Lors de sa première connexion, après avoir renseigné le mot de passe, un code de sécurité temporaire est automatiquement généré et envoyé sur son adresse mail de connexion afin d’être saisi sur Chorus Pro. D’où l’importance de vérifier que cette adresse mail de connexion est bien valide et accessible.

Cependant, pour les connexions suivantes, l’utilisation d’une application d'authentification comme Google Authenticator, Microsoft Authenticator ou FreeOTP Authenticator est fortement recommandée, car les codes reçus par e-mail peuvent parfois arriver en retard et devenir invalides. L'application d'authentification permet de générer des codes immédiatement et d’éviter ces désagréments.

Les utilisateurs doivent installer l'une des applications proposées et la relier à leur compte Chorus Pro en scannant un QR code. Ce processus permet de configurer l’application pour générer des codes d'authentification temporaires. À chaque connexion future, ils devront consulter l’application mobile pour obtenir le code à usage unique nécessaire à l’accès à leur compte. Cela garantit une meilleure sécurité, car l'authentification reposera alors sur deux supports distincts.

Une fois configurée, l’application d'authentification deviendra un outil indispensable pour accéder à Chorus Pro, et chaque compte utilisateur ne pourra être associé qu'à une seule application.

Ce dispositif offre une protection supplémentaire contre les tentatives de piratage et assure une sécurité accrue pour l’ensemble des utilisateurs du portail.

Pour en savoir plus sur le mode opératoire lire ici :
https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/chorus-pro-mise-en-oeuvre-de-la-double-authentification/

 

Chorus Pro renforce sa sécurité

Dans un contexte où les fraudes et tentatives d’usurpation d’identité se multiplient sur Internet, Chorus Pro renforce la sécurité de ses utilisateurs en mettant en place la double authentification. Cette nouvelle mesure permet de sécuriser davantage les connexions en associant au mot de passe un second facteur, comme un code temporaire généré par une application mobile. Cette newsletter vous en détaille les modalités pratiques d’utilisation.

 

Par ailleurs, comme à chaque numéro, nous faisons le point sur les évolutions de la facturation électronique en Europe et à l'international. Après le Luxembourg, la Pologne et la Belgique, nous nous intéressons cette fois à l'Allemagne  . La situation y est contrastée selon les Länder en matière de facturation électronique entre la sphère publique et ses fournisseurs (B2G), tandis que le pays accuse un certain retard par rapport à ses voisins sur la facturation électronique interentreprises (B2B), avec un objectif de mise en œuvre fixé à 2028.

 

Cette newsletter est également l’occasion de faire le point à mi-année sur le volume de factures envoyées et traitées par Chorus Pro qui connaît une croissance régulière depuis son lancement.

 

Nous vous souhaitons une excellente lecture de cette lettre d’information et vous encourageons à partager vos remarques et suggestions.

https://www.galileo.finances.gouv.fr/index.php/482366?lang=fr

 

L’équipe éditoriale

 

 

 

 

Les évènements à venir

Les webinaires sur l’utilisation de Chorus Pro (dates et inscriptions

Retrouvez les enregistrements des webinaires au niveau des espaces d'inscription des thématiques.

 

  • Comment créer mon compte utilisateur et déposer mes factures sur le portail de services Chorus Pro

     03 octobre

  • Comment saisir  mon mémoire de frais de justice via Chorus Pro

      08 octobre

  • Gérer les structures et les utilisateurs

      10 octobre

  • Gérer les factures de travaux sur le portail de services Chorus Pro pour les MOE

     17 octobre

  • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les fournisseurs

     14 octobre

Webinaire Chorus Pro

Les webinaires sur l’utilisation de Chorus Pro (dates et inscriptions

Retrouvez les enregistrements des webinaires au niveau des espaces d'inscription des thématiques.

Les thématiques que nous traiterons en juin :

  •  Comment créer mon compte utilisateur et déposer mes factures sur Chorus Pro

                                                                        06 juin

  • Gérer les structures et les utilisateurs

                                                                      10 juin

  • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les Fournisseurs

                                                                     18 juin

  • Comment saisir mon mémoire de frais de justice via Chorus Pro ?

                                                                    13 juin

  • Gérer les factures de travaux sur Chorus Pro pour les MOE

                                                                    20 juin

 

Chorus Pro : renforcement de la sécurité pour lutter contre la fraude

Les modalités de connexion à votre compte Chorus Pro seront amenées à évoluer à l’automne 2024 avec la mise en place de la double authentification. L’authentification renforcée est d’ores et déjà obligatoirement appliquée pour les connexions aux espaces bancaires en ligne et aux achats sur Internet en vertu de la réglementation européenne DSP2 (2ème directive sur les services de paiement).

En quoi consiste la double authentification ?

Actuellement, le mot de passe de votre compte utilisateur Chorus Pro sert d’unique preuve d’identité pour pouvoir vous connecter. Dans le cadre de la double authentification, une deuxième preuve d’identité vous sera demandée pour accéder à votre compte (exemple : renseigner un code transmis par téléphone en plus de votre mot de passe).

Une application TOTP est utilisable comme moyen d’authentification en complément d’une autre solution d’authentification (login/mot de passe).

On parle alors d’authentification à 2 facteurs ou double authentification.

L’application TOTP doit être installée sur votre smartphone et appairée avec votre compte pour générer un code.

Il suffit ensuite de reporter le code généré par l’application sur l’écran de connexion pour vous connecter.

De nombreuses applications gratuites existent sous Android ou IOS :

Google Autheticator,

Free OTP,

AndOTP,

Microsoft Authenticator,

OTP Auth,

Aegis Authenticator,

2FA Authenticator (2FAS)

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Important : Veillez à en télécharger une depuis le site officiel de GOOGLE (Google PLAY) ou d’APPLE (APP STORE) et à la mettre à jour régulièrement

La mise en place de cette nouvelle méthode d’authentification vise à renforcer la sécurité de l’accès aux comptes utilisateurs et à réduire les risques d’usurpation d’identité ou de fraude.

Le passage à la double authentification nécessitera que votre adresse mail de connexion renvoie sur une boîte mail existante et à laquelle vous avez accès : un mail vous sera en effet transmis à cette adresse.

Dans le cas contraire, nous vous invitons à mettre à jour dès que possible votre adresse mail de connexion. Comment modifier son adresse de connexion ? Consultez notre article dédié pour en savoir plus.

 

DémaTIC : point de situation sur la campagne des remboursements au titre de l’année 2023

Nous vous avons annoncé dans notre précédente lettre d’information l’ouverture des dépôts des demandes de remboursement des accises sur les produits énergétiques et les gaz naturels pour les achats effectués en 2023. Le dépôt de ces demandes est possible depuis le 1er février 2024. Les personnes réalisant des travaux agricoles et forestiers sont éligibles.

Pour rappel, dans le cadre de la demande déposée au titre de l’année 2023, une demande d’avance est proposée pour les achats effectués en 2024.

Trois mois après l’ouverture de cette campagne de remboursement, environ 80 000 demandes ont été déposées. Près de 70 000 demandes ont fait l’objet d’un paiement.

A titre de comparaison, environ 44 000 demandes ont été déposées trois mois après l’ouverture de la précédente campagne de remboursement en 2023. Environ 39 000 avaient alors fait l’objet d’un paiement.

Introduction de la facturation électronique B2G en Belgique

Comme dans la plupart des pays européens, la Belgique a adopté la facturation électronique suite à la directive européenne 2014/45/UE, qui a établi une équivalence légale entre les factures électroniques et les factures papier.

Contexte réglementaire et initiatives gouvernementales

En Belgique, la mise en œuvre de la facturation électronique B2G (Business to Government) varie selon ses différents niveaux d'administration :

  • Au niveau fédéral, dès 2013, le Conseil des ministres belge a initié un projet pilote similaire au projet Chorus Factures en France, focalisé sur l’obligation de réception de factures électroniques par les entités publiques. Ce projet a mené à la création de la plateforme Mercurius, qui centralise la réception des factures électroniques adressées aux institutions publiques et les rend accessibles à leurs destinataires;
  • Pour la région de Bruxelles- Capitale, les factures électroniques sont devenues obligatoires pour tous les marchés publics passés par les administrations et les organisations publiques de la Région depuis le 1er novembre 2020 ;
  • En Flandre, les autorités ont anticipé la transposition de la directive européenne dès 2014 et ont mis en place des mesures pour généraliser la facturation électronique entrante à l’échelle de la région. Toutes les factures électroniques destinées aux autorités flamandes transitent ainsi par la plateforme Mercurius ;
  • Enfin, en Wallonie, l’obligation d’envoi des factures électroniques B2G à Mercurius ne concerne que les factures supérieures à 3 000 euros HT (depuis le 1er mars 2024, car le seuil de l’obligation était jusque-là de 30 000 euros HT).

D’un point de vue format, Mercurius assure la transmission des factures électroniques, en utilisant la norme Peppol, facilitant ainsi les échanges transfrontaliers de factures.

La généralisation de la facture électronique obligatoire interentreprises en 2026

Le 1er février 2024, le Parlement belge a franchi une étape décisive en adoptant une loi qui rend la facturation électronique obligatoire en Belgique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.

L’entrée en vigueur de cette réforme est fixée au 1er janvier 2026 pour toutes entreprises, quelle que soit leur taille. À cette date tous les assujettis à la TVA établis en Belgique devront donc être capables à la fois d’émettre et de recevoir des factures électroniques structurées.

Point particulier de la réforme belge, les entreprises disposant d'autres canaux de communication dans le cadre d’échanges EDI déjà existants pourront les maintenir si les deux parties y consentent. Les factures B2C sont quant à elles exclues du champ d'application de cette loi.

À noter que la Belgique est toujours dans l’attente d’une dérogation de l’Union européenne lui permettant d’introduire officiellement l’obligation de facturation électronique interentreprises, dérogation qu’on dû demander (et ont obtenu) d’autres pays européens comme l’Italie ou la France.

Peppol sera la méthode de transmission par défaut et jouera ainsi un rôle central dans le système de facturation électronique en Belgique. Toutefois, les entreprises auront la liberté de choisir si elles le souhaitent d’autres systèmes, à condition que les factures soient conformes à la norme européenne EN16931.Des précisions sont encore attendues sur ce point. Les factures papier et les factures non structurées comme celles en format PDF ne seront-elles plus valides. Un IRM (accusés de réception) permettra également de savoir si la facture a bien été reçue, mais il n’est pas prévu de remontée d’autres statuts que la réception de facture.

Une plateforme d’échanges de factures électroniques existe déjà et est utilisable par les entreprises sur la base du volontariat. Cette plateforme développée par le service fédéral belge « SPF BOSA » a été baptisée Hermes.

En complément de la facture électronique, la réforme belge introduit un système de déclaration électronique de fichiers de TVA (e-reporting) qui sera effectué presque en temps réel. La Belgique a annoncé vouloir sur ce sujet s’aligner sur les orientations de l’Union européenne issues du projet ViDA.  https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/temoignage-de-christiaan-van-der-valk-vp-strategy-and-regulatory-sovos/

 

Pour en savoir plus / sources :

Plateforme MERCURIUS
https://digital.belgium.be/e-invoicing/MercuriusLogin.html?language=FR&nextAction=&nextActionParameters=

E-facture
https://efacture.belgium.be/fr

EDICOM
https://edicomgroup.fr/blog/belgique-rendra-utilisation-facture-electronique-b2b-obligatoire

PAGERO :
https://www.pagero.com/fr/videos/belgique-derniers-developpements-et-comment-s-y-preparer

SOVOS
https://sovos.com/fr/blog/tva/la-belgique-se-rapproche-de-la-facturation-electronique-obligatoire/

 

Une adresse de connexion valide, une obligation renforcée par l’arrivée prochaine de la double authentification

L’adresse mail qui vous permet de vous connecter à Chorus Pro doit être valide car elle est utilisée pour l’envoi du mail de réinitialisation du mot de passe.

De plus, le dispositif d’authentification sur le portail Chorus Pro va être renforcé cet automne. Pour se connecter, il sera nécessaire de confirmer son identité en saisissant un code envoyé par mail sur l’adresse de connexion du compte.

Par conséquent, si vous ne pouvez plus recevoir de mail sur l’adresse de connexion de votre compte (changement de fournisseur internet, changement de nom de domaine par exemple) vous devez nécessairement modifier l’adresse de connexion de votre compte.

Comment modifier son adresse de connexion ?

Pour modifier l’adresse mail de connexion de son compte, il faut être connecté sur le portail "Chorus Pro", cliquer sur son nom affiché en haut à droite de l’écran, puis sur "Changer mon adresse de connexion".

Dans la fenêtre qui s’affiche ensuite, il convient de saisir la nouvelle adresse de connexion que l’on souhaite utiliser pour son compte, puis cliquer sur "Soumettre" :

  • Un mail contenant un lien permettant de confirmer la demande de changement est alors envoyé sur la nouvelle adresse de connexion
  • Une fois la demande de changement confirmée, un nouveau mail vous informera lorsque le changement est effectivement réalisé. Il est ensuite nécessaire de se déconnecter du portail puis de se reconnecter pour que le compte soit pleinement fonctionnel.

Que faire si vous avez oublié votre mot de passe et que votre adresse de connexion est invalide ?

Il convient alors d’effectuer une demande auprès du support Chorus Pro en utilisant le menu "SUPPORT" présent sur la page d’accueil du portail afin que ce dernier modifie votre adresse de connexion.

Il faut transmettre à l’appui de votre demande :

Lorsque la modification sera effectuée par le support, vous recevrez un mail sur votre nouvelle adresse de connexion. Il sera nécessaire de confirmer la demande de changement en cliquant sur le lien qu’il contient. Ce lien est valide pendant 24 heures.

Une fois le changement finalisé, vous recevrez un mail confirmant l’effectivité du changement.

Vous pourrez alors utiliser la procédure de « Mot de passe oublié » pour modifier ce dernier et ainsi accéder à votre compte.

 

 

Editorial

80 millions de factures pour Chorus Pro en 2023

Il est de tradition en début d’année d’effectuer un bilan de l’année écoulée.

Soulignons la croissance de Chorus Pro, qui a traité et envoyé 78 millions de factures provenant de plus de 910 000 entreprises, affichant ainsi une croissance annuelle de 5,4%. https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/?p=49518&preview=true

Par ailleurs, il est essentiel, en ce début d’année, de vous alerter de la recrudescence de courriels frauduleux liés à Chorus Pro et la facturation électronique. Soyez extrêmement vigilants. https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/?p=49826&preview=true

Alerte d’une toute autre nature et à destination uniquement des fournisseurs de l’administration d’Etat (les ministères) qui concerne la fermeture du système d’information budgétaire et comptable de l’Etat (Chorus Cœur) début mai, fermeture qui impactera les fonctions et services de Chorus Pro pour l’Etat et ses fournisseurs. https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/?p=49584&preview=true

Nous vous informons de l'ouverture de la campagne de remboursement des accises sur les produits énergétiques au titre des produits acquis en 2023  depuis le 1er février 2024.https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/?p=49815&preview=true

Cette newsletter est aussi l’occasion de partager ou de rappeler certaines bonnes pratiques ou évolutions. Au programme ce mois-ci :

Rubrique habituelle de notre newsletter, la fenêtre sur l’international, avec un focus sur l’obligation de facturation électronique en Roumanie, un pays confronté à des niveaux très élevés de fraude à la TVA. https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/?p=49680&preview=true

Enfin, notre traditionnel témoignage nous permet momentanément de nous éloigner de Chorus Pro et de la facturation électronique, afin d’évoquer certains enjeux de la Transformation de la Commande Publique (TNCP), avec le témoignage de la Métropole de Lyon. https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/?p=49523&preview=true

 

Bonne lecture à toutes et à tous de cette lettre d’information et n’hésitez pas à partager vos remarques et suggestions concernant cette lettre d’information. https://www.galileo.finances.gouv.fr/index.php/482366?lang=f

L’équipe éditoriale

Webinaires Chorus Pro

Notre équipe accompagnement continue de dispenser des formations en ligne à destination des utilisateurs du portail de services pour les entités publiques et privées.

Vous pouvez d’ores et déjà vous inscrire à ces formations sur notre rubrique dédiée sur la Communauté Chorus Pro (dates et inscriptions). Vous pourrez par ailleurs y consulter dès maintenant les enregistrements des webinaires et supports de formation mis à disposition.

Témoignage de Séverine DERLOT

                         Responsable du patrimoine applicatif de la Métropole de Lyon

 

AIFE : « Pouvez-vous présenter la métropole de Lyon et vos responsabilités en son sein ?

Séverine Derlot : « La Métropole de Lyon est née le 1er janvier 2015 : c'est une collectivité territoriale unique en France créée par la fusion de la Communauté urbaine de Lyon et du Conseil général du Rhône sur les 59 communes qui composent le territoire du Grand Lyon. Au sein de la Métropole de Lyon, je suis responsable de patrimoine applicatif. J’ai notamment sous ma responsabilité plusieurs applications de dématérialisation : Gestion Électronique de documents (GED), signature électronique, archivage électronique, orchestrateurs de flux, etc. »

 

AIFE : « Quelle est votre politique, votre stratégie en matière d’applications ? »

Séverine Derlot : « Notre politique applicative est d’éviter au maximum tout développement spécifique et d’utiliser des progiciels du marché, prioritairement en open source s’ils existent et nous satisfont. Ainsi nous utilisons plusieurs applications de la suite open source de Libriciel : le parapheur électronique, le système d’archivage électronique (asalae) et l’orchestrateur (pastell). Pour la GED, nous utilisons le logiciel d’Alfresco qui reste un open source, même si nous utilisons la version propriétaire.  Et pour ce qui est télétransmission, nous utilisons les outils propriétaires de Docapost. »

 

AIFE : « Il y a quelques mois la Métropole de Lyon a souhaité tester le service de vérification automatique de signature électronique proposé par l’AIFE sur sa plateforme API PISTE dans le cadre de la signature des contrats de sa commande publique : quels étaient votre besoin et vos objectifs à la genèse de ce test ? »

Séverine Derlot : « Il faut d’abord rappeler que dans une collectivité territoriale comme la métropole de Lyon, nous avons une obligation de dématérialiser tous nos marchés publics de plus de 40 000 euros. Nous avons fait, de plus, le choix d’aller jusqu’à la signature électronique dans le cadre de la commande publique, même si cette signature électronique n’est pas obligatoire. Ainsi, nous recevons des documents des entreprises qui candidatent à nos marchés publics signés électroniquement, avec un certain type de signature, essentiellement au format « PadES », avec soit une signature intégrée, c’est-à-dire imbriquée dans le fichier PDF signé, ou bien détachée, c’est-à-dire embarquée dans un fichier distinct du fichier PDF signé. Mais ce sujet est assez complexe techniquement, et beaucoup d’utilisateurs sont malheureusement un peu perdus.

 

L’objectif de notre projet était donc double : d’une part, fiabiliser ce système de signature électronique, et d’autre part accompagner les utilisateurs internes de la Métropole afin de ne pas les laisser seuls face à une technologie que la plupart d’entre eux ne maîtrisent pas forcement.

 

Ainsi, nous avons décidé d’intégrer plusieurs outils. Nous sommes partis de notre système de GED, sur lequel sont déposés les documents des marchés auquel nous avons connecté le parapheur électronique. Tous les documents qui doivent être signés (ex : l’acte d’engagement) sont ainsi déposés dans la GED. L’utilisateur déclenche manuellement l’envoi en signature. Le choix du circuit de signature électronique sur le parapheur est fait automatiquement via un script basé sur les données du marché (montant, délégation de rattachement …). Une fois que le document est signé, il revient automatiquement dans la GED. Ceci nous permet de s’assurer que tous les documents signés sont correctement récupérés depuis le parapheur électronique (rappelons que cet outil, comme un parapheur papier ne stocke pas les documents, une fois signés et récupérés, les documents signés sont supprimés) et pourrons être archivés dans un système d’archivage électronique dans le futur.

 

Il restait une étape à automatiser : la vérification des signatures électroniques (bon type de signature avec des certificats qualifiés - pas de signatures « simplifiées » par exemple) et la génération du bordereau de vérification (demandé par certains organismes publics et que nous souhaitons joindre aux documents signés dans notre système d’archivage électronique).

 

Dans un premier temps l’interface web de chorus vérification de signature a été utilisée par les utilisateurs de façon manuelle. Cependant cette action ne présente qu’une tâche supplémentaire « rébarbative » et sans valeur ajoutée pour les utilisateurs.

 

Et c’est là qu’interviennent les API proposées par l’AIFE sur la plateforme PISTE de vérification automatique de signature électronique que nous avons découvertes, un peu par hasard je dois bien l’avouer, et que nous avons décidé d’utiliser et d’intégrer à nos systèmes, car elles correspondaient parfaitement à notre besoin.

 

AIFE : « Concrètement, comment cela se déroule-t-il ?»

Séverine Derlot : « Concrètement, nous avons développé un automatisme, qui prend tous les documents signés électroniquement, qui sont donc tous centralisés dans notre GED, et les envoie sur les API PISTE. La vérification se déroule et le bordereau de vérification nous revient, généré automatiquement par l’API de l’AIFE. Ce qui fait que pour chacun des documents signés électroniquement, nous avons un bordereau de vérification associé, qui nous indique deux informations : que le document est bien signé, et que le niveau de signature est correct. Cela nous permet de s’assurer que 100% de nos documents sont signés électroniquement et de façon correcte. Et cela nous permet aussi de respecter la réglementation en matière d’archivage électronique puisque nous pouvons archiver de manière conjointe les documents signés et leurs bordereaux de vérification. »

 

AIFE : « Depuis quand avez-vous démarré votre phase de test de cet outil et quel est le pourcentage de signatures invalides détectées par l’API qu’il faut refaire ? »

Séverine Derlot : « Cela fait un an que nous avons proposé ce système « GED – parapheur – vérification automatique de la signature électronique », sur la base du volontariat, afin de le tester. Après cette phase qui nous a pleinement satisfaites, nous avons décidé tout récemment, depuis début novembre 2023, d’imposer ce système à tous nos agents concernés. C’est pourquoi nous n’avons pas encore beaucoup de recul. Néanmoins, après quelques semaines d’utilisation, nous avons constaté que sur 175 documents signés depuis début novembre, 3 présentent une anomalie (qui est en fait un mauvais niveau de signature).

 

AIFE : « Quelles ont été les principales difficultés que vous avez rencontrées lors de la mise en place de ce nouveau système »

Séverine Derlot : « La réponse est dans la question ! C’est un nouveau système, mais c’est surtout un nouveau process, donc la principale difficulté a été classiquement la conduite du changement des utilisateurs qui avaient pour certains l’habitude d’aller directement sur le parapheur électronique ou papier. Donc, par exemple, il a fallu interdire la signature papier et l’accès direct au parapheur électronique, non couplé avec notre système de GED. Le métier de nos utilisateurs, c’est de piloter les marchés publics. Avec l’utilisation du parapheur « en direct », on leur demandait de vérifier que les documents du marché étaient bien signés électroniquement, intégrés ou détachés, prioritairement au format PadES plutôt que XadES, et avec un certificat qualifié ! Il y a donc de quoi les perdre et cela génère pour eux beaucoup de stress, car le risque en cas d’erreur est un rejet du marché public. D’où la nécessité d’automatiser et de fiabiliser au maximum cette phase de vérification. Cette solution est donc in fine un soulagement pour les agents qui n’ont plus à se préoccuper de ces questions. Mais pour que cela fonctionne, il faut imposer l’utilisation d’une GED, ce qui les oblige désormais à catégoriser les documents en amont, et ce qui est une charge nouvelle pour eux. Pour les entreprises titulaires des marchés, la problématique est la même, car ils ne comprennent pas toujours les contraintes imposées en termes de signature électronique, même si elles sont parfaitement expliquées dans les documents des marchés, et signent parfois avec des formats non valides voire sans certificat…

 

AIFE : « En conclusion je crois que vous mettez votre service à disponibilité d’autres collectivités : lesquelles et comment cela s’organise-t-il ?

Séverine Derlot : « Avec l’aide de l’AIFE nous avons présenté à Libriciel notre façon d’exploiter les API PISTE afin de procéder à la vérification de signature. Libriciel s’est montré très intéressé et étudie la possibilité d’intégrer de façon centralisée les API PISTE à leur parapheur électronique. Ainsi d’autres collectivités devraient pouvoir, dans le futur, profiter de cette automatisation. Les modalités et le calendrier restent toutefois à confirmer par Libriciel. »

Vous êtes gestionnaire principal d’une ou plusieurs structure(s) ? Transférez votre rôle si vous changez d’affectation

Un utilisateur créant une nouvelle structure dans Chorus Pro obtient automatiquement les droits « Organisation modification » pour chaque structure créée et en devient le gestionnaire principal. Ces droits lui permettent de modifier ces structures et de gérer les rattachements et droits des autres utilisateurs sur celles-ci.

La présence d’un gestionnaire principal en mesure d’assurer ces tâches est indispensable pour garantir une utilisation fluide de Chorus Pro à l’ensemble des utilisateurs de sa structure.

Si vous êtes gestionnaire principal sur Chorus Pro et que vous êtes prochainement amené(e) à ne plus effectuer de manipulations dans l’outil (changement de poste, d’emploi, départ à la retraite…), il conviendra de transférer votre rôle de gestionnaire principal à un autre utilisateur avant de quitter votre poste.

Pour ce faire, accédez au domaine « Organisation », puis à l’application « Structures ». Une fois dans l’application « Structures », accédez à l’application « Transférer le gestionnaire principal » (cf. ci-dessous).

 

Il vous sera ensuite proposé de choisir le type de transfert que vous souhaitez effectuer :

  • « Transfert d’une partie de vos structures » : si vous êtes gestionnaire de plusieurs structures, vous pouvez choisir de transférer une partie de vos structures à un autre utilisateur. Ce choix est plus indiqué si vous devez continuer à gérer une partie de vos structures.
  • « Transfert de toutes vos structures vers un seul gestionnaire » : si vous êtes gestionnaire d’une ou de plusieurs structures pour lesquelles vous transférez le rôle à un seul utilisateur.
  • « Transfert de toutes vos structures vers plusieurs gestionnaires » : si vous êtes gestionnaire d’une ou de plusieurs structures pour lesquelles vous transférez le rôle à des utilisateurs différents. Exemple : je gère 4 structures (A, B, C et D), je peux transférer le rôle pour A et B à un utilisateur 1 d’une part et C et D à un utilisateur 2 d’autre part.

Dans ces trois cas, vous devez ensuite sélectionner le ou les utilisateurs auxquels vous transférez le rôle (et éventuellement les structures concernées par le transfert). Ces utilisateurs doivent être déjà rattachés aux structures pour lesquelles vous donnez le rôle de gestionnaire principal.

 

Les utilisateurs désignés recevront instantanément le rôle de gestionnaire principal pour les structures choisies dès que vous aurez soumis votre demande.

 

Retrouvez au lien suivant le pas-à-pas dédié au transfert du rôle de gestionnaire principal (lien vers guide utilisateur « Gérer les structures » - https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/gerer-les-structures/#1531378422058-817eab2c-8f40)

 

Dans le cas où un gestionnaire principal a quitté votre organisation sans avoir transféré son rôle au préalable, vous pouvez demander le transfert de rôle au support. Pour prendre connaissance de la procédure, sollicitez l’assistante virtuelle ClaudIA, posez la question « Comment transférer le gestionnaire principal » puis sélectionnez la suggestion « Demander un transfert de Gestionnaire principal (GP parti) ».

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