Introduction
Cette page explique comment suivre le traitement d’une facture sur le portail de services Chorus Pro et explicite le sens des différents statuts de traitement associés aux factures. Pour pouvoir suivre le traitement d’une facture il est nécessaire d’être connecté au portail de services avec ses identifiants de connexion, ce qui vous permet d’accéder au domaine « Facturation » où vous retrouvez vos factures et pouvez examiner leur statut.
ZOOM SUR LE STATUT DES FACTURES
Des statuts, correspondant au cycle de vie de la facture, permettent au fournisseur de suivre l’avancement du traitement de ses factures. Ces statuts sont consultables sur le portail de services Chorus Pro dans l’onglet « Synthèse », où on retrouve sous forme de tableau toutes les factures sur lesquelles une action est attendue de votre part, ou bien dans l’onglet « rechercher », où on peut retrouver l’intégralité des factures qu’on a émises. Le statut est affiché dans les tableaux, mais aussi sur le détail de chaque facture, lorsqu’on l’ouvre pour la consulter.
Les changements de statut sont également remontés périodiquement au fournisseur via des courriels de notification, envoyés sur l’adresse électronique de contact.
Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés à l’émission d’une facture :
| Statut | Fait générateur | |
| Emission des factures par le fournisseur | Brouillon | La facture a été saisie mais n’a pas été envoyée au destinataire. Elle est donc toujours modifiable. |
| Déposée | La facture a été envoyée par l’émetteur. Elle n’est pas encore reçue par le destinataire. |
Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés à la réception d’une facture par son destinataire :
| Statut | Fait générateur | |
| Réception des factures des fournisseurs par le destinataire | Mise à disposition | La facture a été transmise au destinataire. Ce dernier reçoit un message qui l’en informe. Important : Le passage d’une facture au statut Mise à Disposition sert de point de départ Délai Global de Paiement. |
| Complétée | Les pièces jointes demandées ont été ajoutées à une facture « suspendue ». |
Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés au renvoi d'une facture vers le fournisseur :
| Statut | Fait générateur | |
| Renvoi des factures par le destinataire aux fournisseurs | A recycler | La facture est renvoyée en raison d’une erreur de destinataire.
Le fournisseur peut changer le SIRET, le code service ou le numéro d’engagement sans changer le numéro de la facture, et renvoyer la facture au bon destinataire. |
| Suspendue | Le traitement d’une facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs justificatives sont manquantes.
Dans ce cas, une confirmation de réception est demandée via une fenêtre au fournisseur qui peut ensuite compléter les pièces jointes et renvoyer la facture. La facture passe alors au statut « Complétée ». |
|
| Rejetée | La facture est rejetée par le service destinataire (ex : données de facturation erronées…).
Dans ce cas, une confirmation de réception est demandée via une fenêtre au fournisseur. Le fournisseur doit émettre une nouvelle facture. |
Le tableau ci-dessous liste tous les statuts liés au traitement d’une facture :
A noter : les destinataires ont le choix de renvoyer tout ou partie de ces statuts. Le choix effectué par la structure destinataire de mettre à jour le statut mise en paiement est indiqué dans l’annuaire des destinataires.
| Statut | Fait générateur | |
| Avancement du traitement des factures par le destinataire | Service fait | Le service fait a été constaté et le destinataire peut désormais procéder à la liquidation et au mandatement. Ce statut est facultatif. |
| Mandatée | La facture a été traitée par le destinataire (sous la forme d’un mandat ou d’une demande de paiement) et peut désormais être transmise au comptable. Ce statut est facultatif. | |
| Mise à disposition du comptable | La facture a été reçue par le comptable public. Ce statut est facultatif. | |
| Comptabilisée | La facture a été validée par le comptable. Ce statut est facultatif. | |
| Mise en paiement | L’ordre de virement a été envoyé à la Banque de France par le comptable public. Le virement interviendra quelques jours plus tard. Le statut « Mise en paiement » est envoyé à l’émetteur de la facture si le paramétrage défini par la structure destinataire le permet. Ce statut est facultatif. |
Cas particulier : Si une facture est rejetée ou suspendue, un pop-up apparaîtra sur l’écran d’accueil afin d’en avertir le fournisseur dès sa connexion.
Vous pouvez acquitter l'ensemble des factures rejetées ou suspendues ou bien sélectionner celles que vous souhaitez acquitter.
Le délai d'acquittement est de 7 jours, passé ce délai l'acquittement de la facture est obligatoire.
- « Tout acquitter et fermer » : Ce bouton permet d'acquitter l'ensemble des factures suspendues ou rejetées d'un seul clic.
- « Acquitter les factures sélectionnées » : Ce bouton permet d'acquitter les factures sélectionnées.
- « Fermer » : Si le délai d'acquittement n'est pas encore passé, il est possible de fermer l'encadré afin d'y revenir plus tard.
TRAITER UNE FACTURE RENVOYEE
Les factures au statut « A recycler », « Suspendue » et « Rejetée » à la suite du traitement effectué par le destinataire sont renvoyées vers le fournisseur.
Pour accéder à ces factures, connectez-vous à votre compte sur le portail de services Chorus Pro et accédez au domaine « Facturation ».
Cliquez sur « Accéder » dans l’application « Factures émises ».
Une fois dans « Factures émises », cliquez sur l’onglet « Synthèse ».
Pour accéder à la facture afin de la traiter, cliquez sur son numéro.
A noter : Une structure publique, destinataire de factures, peut désigner une autre structure, publique ou privée, comme valideur délégué de factures reçues pour un ou plusieurs de ses services. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter La délégation de validation des factures reçues.
La facture est renvoyée au fournisseur au statut "A recycler" pour cause d’erreur dans les données du destinataire (par exemple, erreur sur le SIRET, le code service ou le numéro d’engagement).
- Le motif pour lequel la facture a été recyclée est indiqué dans le pavé correspondant.
Vous pouvez également consulter les commentaires associés au rejet s'ils sont présents en cliquant sur le bouton « Suivi de la facture » en bas de votre écran.
- Vous pouvez, sans avoir à changer le numéro de votre facture d’origine, modifier les données suivantes :
- Le SIRET du destinataire,
- Le code service du destinataire,
- Le numéro d’engagement
Cliquez ensuite sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre à nouveau la facture au bon destinataire.
La facture est renvoyée au fournisseur au statut « Suspendue » pour lui signaler que le destinataire attend de lui des pièces justificatives complémentaires et pour lui permettre de les ajouter.
Le motif pour lequel la facture a été suspendue est indiqué dans le pavé correspondant.
Vous pouvez également consulter les commentaires associés au rejet s'ils sont présents en cliquant sur le bouton « Suivi du traitement » en bas de votre écran.
Dans le bloc « Pièces jointes », cliquez sur le bouton « Ajouter une pièce jointe ».
Cliquez sur le bouton de téléchargement pour récupérer la pièce à ajouter stockée dans le répertoire de votre poste de travail.
Renseignez les champs « Désignation » et « Type de pièce jointe » puis cliquez sur le bouton « Ajouter ».
Ajoutez les éventuelles autres pièces jointes selon la même procédure. Une fois l’ensemble des documents ajoutés, cliquez sur le bouton « Retour ».
Cliquez ensuite sur le bouton « Valider et envoyer » pour transmettre votre facture avec les documents requis par le destinataire. Votre facture passe alors au statut « Complétée ».
La facture est rejetée par le destinataire lorsque certaines données de la facturation sont erronées (ex : montant de la facture). Une nouvelle facture doit alors être émise avec un nouveau numéro. Si vous souhaitez avoir le détail du motif de rejet, accédez à la facture en cliquant sur son numéro, puis cliquez sur « Suivi de traitement » en bas de votre écran. L’historique des statuts s’affiche alors avec les commentaires correspondants :
S'informer sur l'avancement du traitement de vos factures
Plusieurs possibilités s’offrent à vous afin de suivre le traitement de vos factures.
Vous pouvez demander à l’assistante conversationnelle ClaudIA où en sont vos factures ou à quoi correspond un virement reçu.
ClaudIA est dotée de ces deux fonctionnalités :
Le suivi d’une facture permet d’obtenir une information sur le statut de la facture déposée sur le portail de services Chorus Pro.
Il s’applique à tous les types de factures : factures émises, factures de travaux, mémoires de frais de justice et demande de remboursement des taxes sur les carburants non routiers par les agriculteurs.
Voici quelques exemples
La fonctionnalité « virement reçu » permet de restituer une facture à partir du montant d’un virement reçu et de sa date. Elle peut permettre d’expliquer la cause d’un écart de montant entre le virement et la facture identifiée, par exemple pour les récupérations d’avance, les retenus de garanties, ou les cessions.
De même, dans certains cas, ClaudIA pourra restituer une information sur un virement sans facture préalable comme pour les intérêts moratoires et les paiements d’avances.
Une autre option de suivi consiste à rechercher la facture qui vous intéresse, soit dans l’onglet Synthèse soit dans l’onglet Rechercher, puis de l’ouvrir pour en consulter le détail. En bas de page, un bouton suivi de traitement vous permet d’accéder à l’historique des changements de statuts.
Après avoir cliqué sur le bouton « Suivi du traitement », l’écran ci-dessous s’affiche et permet de consulter l’historique :
- Des statuts de la facture,
- Des évènements complémentaires ;
- Des actions utilisateurs (ex : date et heure téléchargement facture).
Le bouton « Exporter » permet d’exporter l’ensemble de l’historique du suivi de la facture.
Le suivi de traitement vous permet notamment de voir à quelle date votre facture est passée au statut « Mise à Disposition », ce qui vous donne le point de départ du calcul du délai global de paiement.
A noter, pour les pièces de « facturation de travaux » uniquement, un bouton « dossier de facturation » permet d’accéder aux statuts de toutes les factures d’un cycle de paiement (facture du fournisseur, de la MOE et de la MOA), pour avoir en un seul coup d’œil une vue sur l’avancement du processus de paiement.
CONSULTER UNE FACTURE
TUTORIEL
Dernière mise à jour : septembre 22, 2022