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PRINCIPES RELATIFS AUX FACTURES DE TRAVAUX

Chorus Pro permet la transmission des pièces concourant à l’exécution des marchés de travaux en cours et en fin de marché conformément au CCAG travaux.

Plusieurs type d’acteurs interviennent dans le processus de gestion :

  • Fournisseurs (titulaire, cotraitant, sous-traitant)
  • Maîtrise d’œuvre (MOE)
  • Ordonnateur destinataire : Maîtrise d’ouvrage (MOA) et/ou service financier

Le mode de transmission dépend du cadre de facturation.

Le dossier de facturation regroupe l’ensemble des pièces déposées par les acteurs pour chaque facturation mensuelle ou finale. A chaque demande de paiement, un dossier de facturation accessible au fournisseur, à la MOE et à la MOA est créé et est alimenté au fur et à mesure que les acteurs déposent leur pièces.

Les pièces déposées par chaque acteur sont différentes en fonction de l’avancement du marché :

 

La transmission des pièces dans Chorus Pro peut se faire de deux manières :

  • Sans référence à une pièce existante (dépôt initial). Dans ce cas, un nouveau dossier de facturation est initialisé.
  • En faisant référence à une pièce précédemment transmise (association). Celle-ci est alors automatiquement associée au même dossier de facturation.

 

Lorsqu’une action est attendue sur une pièce du dossier de facturation, Chorus Pro en informe par mail le fournisseur, la MOE et la MOA. Deux autres notifications sont également émises par Chorus Pro :

  • Lorsqu’un acteur (MOE, MOA) a enrichi le dossier de facturation en déposant une nouvelle pièce
  • Lorsque la demande de paiement passe à l’état « Mise en paiement »
Le calcul du délai global de paiement (DGP) s’effectue à partir de la mise à disposition du projet de décompte mensuel à la MOE (cf. CCAG des travaux)

Le cadre de facturation permet d’identifier le document déposé ainsi que l’acteur en charge du dépôt. Cette information est renseignée pour chaque pièce transmise.

Les factures de travaux peuvent être transmises selon les 3 modes possibles via Chorus Pro (EDI, dépôt PDF en mode Portail ou Service), cependant les 3 modes ne couvrent pas tous les cadres de facturation :

  • Le mode EDI peut être utilisé uniquement par le fournisseur (sous-traitant, cotraitant, titulaire ou mandataire) et lors de l’initialisation d’un dossier de facturation. Ce mode ne permet pas « l’association » des pièces et donc l’alimentation du dossier de facturation.
  • Les modes portail et service (API) couvrent l’ensemble du périmètre de la fonctionnalité « Factures de travaux ».

 

Référez-vous au détail des modes de transmission pris en charge par chaque cadre de facturation dans le tableau en annexe.

Ci-après, le processus nominal de transmission d’une facture dans Chorus Pro en cours de marché :

Ci-après, le processus nominal de transmission d’une facture dans Chorus Pro en fin de marché :

Compte tenu du calendrier de déploiement de Chorus Pro (jusqu’en 2020 en fonction de la taille de l’entreprise), tous les acteurs du processus de facturation peuvent ne pas être dans Chorus Pro.

Le processus allégé de dépôt permet donc d’utiliser Chorus Pro même si les MOE ou MOA ne sont pas dans l’outil. L’utilisation d’un cas de gestion transitoire doit toutefois faire l’objet d’un accord préalable entre l’ensemble des parties prenantes (titulaire, sous-traitants, maître d’œuvre, maître d’ouvrage).

 

Deux cas sont possibles dans Chorus Pro :

 

1. Un acteur peut déposer directement une pièce validée par un autre acteur sur la base d’échanges préalables en dehors de Chorus Pro.

En cours de marché :

  • Le fournisseur peut déposer l’état d’acompte à la place de la maîtrise d’œuvre (A15)
  • La MOE peut déposer l’état d’acompte validé à la place de la maîtrise d’ouvrage (A19)

En fin de marché :

  • Le fournisseur peut déposer directement le décompte général et définitif (A8)

 

2. Les entités publiques, en fonction de leur organisation, peuvent décider de ne pas identifier la MOA dans Chorus Pro.

Dans ce cas, le fournisseur déposera son projet de décompte avec un cadre de facturation A6 (Pièce de facturation de travaux transmise au service financier). Le document arrivera :

  • Soit directement au service financier de l’entité publique dans l’espace « Factures reçues » de Chorus Pro (réception en mode portail)
  • Soit dans l’application de gestion des factures (réception en mode EDI/API).

L’entité publique est alors en charge de recueillir la validation de la MOE et MOA hors outil.

 

Avant de déposer votre facture sur Chorus Pro, formalisez le circuit de facturation du marché avec la MOA. Vous pouvez utiliser la fiche d’identité du marché afin d’identifier les acteurs et les cadres de facturation à utiliser. Ce document est disponible à l’adresse suivante : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/modele-de-fiche-identite-marches-de-travaux/

Afin de réguler les délais contractuels de production des pièces de travaux, le CCAG Travaux prévoit, au titre des articles 13.4.4 et 13.4.5 que :

Si la MOA n’a pas traité le projet de décompte général établi par la maîtrise d’œuvre dans les délais impartis, le fournisseur transmet à la MOA un projet de décompte général dans le cadre d’une procédure tacite (A22*). Sans retour de la part de la MOA en temps voulu, le fournisseur peut déposer un décompte général définitif tacite (A23*).

Si le fournisseur n’a pas renvoyé le décompte général établi par la maîtrise d’ouvrage signé (avec ou sans réserve) dans les délais impartis, la MOA peut déposer le décompte général, devenu définitif (A25*) afin qu’il soit transmis au service financier de la structure publique. En l’absence de l’inscription de la MOA sur Chorus Pro, la MOE peut déposer le décompte général et définitif tacite en utilisant le cadre de facturation A24.

*cadre de facturation à utiliser pour la transmission de ces documents

Lorsque le sous-traitant d’un titulaire de marché est admis au paiement direct, il peut être payé directement par la personne publique pour la partie du marché dont il assure l’exécution. La validation par le titulaire du marché est néanmoins nécessaire.

Principes applicables :

  • Le sous-traitant transmet une demande de paiement via Chorus Pro pour les prestations relevant de son périmètre (cadre de facturation A10) . Le titulaire du marché dispose d’un délai de 15 jours pour la traiter.
  • Dans le cadre des marchés de travaux, conformément à l’article 13.5.1 du CCAG Marchés de travaux, la maîtrise d’œuvre reçoit la demande de paiement du sous-traitant.
  • Chorus Pro notifie par courriel le titulaire de l’émission d’une demande de paiement d’un sous-traitant.
  • Dans tous les cas (acceptation, refus ou non intervention du titulaire dans Chorus Pro dans le délai de 15 jours), la demande de paiement est acheminée à la MOE.

 

Pour traiter une demande de paiement, le titulaire peut se référer à la documentation "Traitement des factures de sous-traitance, traitance" disponible sur la Communauté Chorus Pro.

 

Cette demande ne donne pas lieu à paiement automatique. En effet, afin que le sous-traitant soit payé, le titulaire du marché doit, lors du dépôt du projet de décompte mensuel, ajouter la facture et l’attestation de paiement direct du sous-traitant en pièce jointe.

 

Dépôt avec facture d’un sous-traitant dans Chorus Pro :

Dans le cadre des marchés de travaux, le cotraitant dépose une demande de paiement pour validation par le mandataire (cadres de facturation A13, A14).

Une fois la validation effectuée, la MOE accepte ou rectifie le projet de décompte mensuel qu’elle transmet ensuite en pièce jointe à son état d’acompte. Autrement dit, le processus de facturation suit son cours tel que décrit au CCAG des travaux.

En cas de refus par le mandataire, le processus s’arrête.

Chaque cotraitant dépose ses propres factures dans Chorus pro, la notion de groupements d’entreprises n’existe pas dans l’application.

 

Dépôt avec facture d’un cotraitant dans Chorus Pro :

Dans la limite du programme et de l'enveloppe financière prévisionnelle qu'il a arrêté, le maître de l'ouvrage peut confier à un mandataire, dans les conditions définies par un contrat/convention de mandat, l'exercice, en son nom et pour son compte, de tout ou partie des attributions de la maîtrise d'ouvrage.

Le maître d'ouvrage, en tant que mandant, a le choix entre deux modes de versement des crédits de financement de l'opération de travaux :

  • soit le mandataire effectue l'avance intégrale de trésorerie et le mandant règle les travaux ;
  • soit le mandant avance les crédits et demande ensuite le remboursement au mandataire.

 

Quel que soit le mode de gestion prévu dans la convention de mandat, le mandataire est soumis aux mêmes obligations que le mandant.

* Loi MOP : articles 3 et 5, de la loi n° 85-704 du 12 juillet 1985 relative à la maîtrise d'ouvrage publique et à ses rapports avec la maîtrise d'oeuvre privée, qui définit la maitrise d’ouvrage déléguée.

 

En conséquence, le mandataire est lui-même soumis aux modalités de règlement prévues par le décret n°2016-360 du 25/03/2016 relatif aux marchés publics et doit utiliser Chorus Pro pour la gestion des factures de travaux publics.

Il revient au mandant (maître d'ouvrage public) de gérer l’identification de la MOAD, selon les cas suivants :

  • La MOAD est un structure publique existante dans Chorus PRO : dans ce cas elle est identifiée à partir de son propre SIRET;
  • La MOAD est une structure privée existante dans Chorus Pro : le mandant devra solliciter le Support pour qu’elle soit transformée structure publique en créant une sollicitation dans Chorus Pro. Une fois la structure modifiée, le gestionnaire devra ensuite paramétrer la structure en choisissant l’option « avec MOA » ;
  • La MOAD n’existe pas dans Chorus Pro : il vous faudra demander la création de la structure publique via la saisie d’une sollicitation.

 

La MOAD peut, selon son choix, décliner son organisation en services :

  • Un service pour les factures simples : pour pouvoir, en tant qu’entité privée, continuer d’envoyer par exemple les appels de fond dans le cadre de la délégation ;
  • Un autre pour les factures de travaux : pour gérer les factures de travaux.

 

Les utilisateurs de la MOAD créent eux-mêmes leurs comptes directement sur le portail et demandent un rattachement à leur entité.

 

L’utilisation de Chorus Pro pour les marchés de travaux nécessite :

1. La validation des informations de son compte utilisateur. Si votre compte n’existe pas dans Chorus Pro, veuillez vous adresser à votre comptable publique afin qu’il transmette votre demande au correspondant dématérialisation de la direction départementale ou régionale (DDFiP ou DRFiP)

2. Le rattachement des utilisateurs à la structure et son paramétrage. Si celle-ci n’existe pas dans Chorus Pro, vous devez en faire la demande en créant une sollicitation (vous référez au guide « Demande de création ou de désactivation d’une structure publique »).

3. L’accès à l’espace « Factures de travaux »

4. L’adhésion à un des 3 modes de transmission :

  • Le mode Portail offre un accès gratuit aux fournisseurs dédié à la saisie et au dépôt des factures
  • Le mode Service (API) permet d’intégrer les services du Portail au système d’information du fournisseur
  • Le mode EDI permet des échanges d’informations par flux issus des systèmes d’information en s’appuyant sur des formats standardisés

 

Pour en savoir plus sur ces notions, vous pouvez consulter les guides utilisateurs disponibles à l’adresse : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr

 

Paramétrer une structure

Seules les structures publiques peuvent être maîtrise d’ouvrage.

Les activités de réception de documents, validation et exécution de la dépense sont gérées selon 3 choix de paramétrage :

 

Le cas d’une maîtrise d’œuvre (MOE) publique :

  • La MOA et la MOE sont représentées par un SIRET unique : La structure MOE doit être paramétrée « structure avec MOA » et la création de 2 services (MOE et MOA) est nécessaire pour guider les factures
  • L’entité a un SIRET dédié à la MOE : La structure MOE doit être paramétrée « structure exclusivement MOA »

TRAITER ET DEPOSER UNE PIECE DE FACTURATION

Depuis l’onglet « Synthèse », traitez les factures nécessitant une action de votre part.

Pour cela, cliquez sur le numéro de l’état d’acompte déposé par la maîtrise d’œuvre  pour la consulter et ajouter votre état d’acompte validé.

Plusieurs actions sont possibles :

Télécharger la facture au format PDF

Visualiser la facture

Suivre le traitement pour obtenir l’historique des actions effectuées sur les différentes pièces du dossier de facturation

Consulter le dossier de facturation

   Déposer la pièce suivante du dossier de facturation

   Refuser la facture1

     Suspendre la facture²

 

1 : Si la facture contient des erreurs dans les données d’acheminement (mauvais maître d’œuvre, d’ouvrage, valideur), le maître d’ouvrage peut « refuser » la facture. Rappel : en matière de facture de travaux, une différence de montant ne justifie pas un refus

2 : Si des pièces jointes sont manquantes à la facture, le maître d’ouvrage peut « suspendre » la facture.

Dans ces 2 cas, la facture de travaux est retournée à l’émetteur par Chorus Pro qui est alors invité à la compléter.

Pour déposer votre état d’acompte validé, suivez les étapes suivantes :

 

Les pages suivantes décrivent chacune des étapes pas à pas.

Cliquez sur  Déposer la pièce suivante du dossier de facturation pour déposer une facture à partir d’une pièce existante.

Sélectionnez un format de dépôt parmi l’une des deux propositions suivantes :

1. Sélectionnez le cadre de facturation adéquat, proposé dans la liste déroulante.

Pour les maîtres d’ouvrage :

A19 État d’acompte validé*

A20 Décompte général

A25 Décompte général définitif et tacite

 

2. Précisez votre structure

 

3. Si vous avez mis en place des services sur votre structure, sélectionnez en un.

*Dans la plupart des cas, la maîtrise d’ouvrage établi un état d’acompte validé sur la base de l’état d’acompte de la maîtrise d’œuvre.

Cliquez sur Parcourir… et sélectionnez le fichier sur votre ordinateur :

Les informations relatives au fournisseur et à la maîtrise d’ouvrage (MOA) sont déjà renseignées.

Identifiez l’ordonnateur (service financier) dans le champ « Destinataire ». Pour cela, cliquez sur le bouton « Rechercher » :

Pour trouver votre destinataire, renseignez un ou plusieurs critères de recherche tels que la raison sociale, le numéro de SIRET, la ville

Validez votre choix et sélectionnez la structure dans les résultats de la recherche.

Certains champs seront pré-remplis avec les données de la pièce précédente.

1. Renseignez le numéro d’identification de votre document et la date de la facture.

2. Renseignez la devise et le type de TVA. En cas d’auto-liquidation de la TVA, choisissez l’option « sans TVA ».

3. Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir différentes lignes par taux de TVA dans le bloc « récapitulatif TVA ». Ces données ne sont pas obligatoires; le détail de votre facture sera précisé sur le PDF téléchargé et ses pièces jointes.

 

4. Renseignez les montants totaux globaux

 

5. Enregistrez la facture

Attention : A cette étape, le document n’est pas encore envoyée; il passe au statut « Brouillon » et peut être modifiée ultérieurement.

Lorsque vous enregistrez le document, des contrôles sont opérés par Chorus Pro. Vous êtes alors alerté dans les cas où un champs obligatoire est manquant sur la facture :

Il est parfois nécessaire d’ajouter des documents à votre état d’acompte.

Vous pouvez :

Supprimer une ou des pièces jointes

Télécharger une ou des pièces jointes

Ajouter le mandat de facturation et/ou les coordonnées bancaires de la structure

Consulter, télécharger, supprimer la pièce jointe

 

 Les extensions de fichier autorisées sont : BMP;HTM; FAX; PNG; XHTML; BZ2; JPEG; PPS; XLC; CSV; JPG; PPT; XLM; DOC; ODP; RTF; XLS; GIF; ODS; SVG; XML; GZ; ODT; TGZ; GZIP; P7S; TIF; HTML; PDF; TXT; ZIP; TIFF; XLSX; DOCX

Cliquez sur « Valider et envoyer »

Une fenêtre s’affiche. Confirmez l’envoi de votre facture de travaux en cliquant sur « Confirmer et envoyer »

 

 Vous serez notifié par courriel du changement de statut opéré sur votre facture (ex : mise à disposition, suspendue…) et du dépôt d’une nouvelle pièce dans le dossier de facturation.

"FACTURES DE TRAVAUX" : AUTRES FONCTIONNALITES

Depuis l’écran d’accueil, accédez à l’espace « Factures de travaux » :

Chorus Pro met à votre disposition d’autres fonctionnalités permettant le traitement, le suivi, la recherche de vos factures :

L’onglet « Synthèse » : indique les factures nécessitant un traitement

L’onglet « Rechercher » : recherche des factures d’après différents critères (numéro, date, …)

L’onglet « Archives » : recherche une facture non modifiée depuis plus de deux ans.

L’onglet « Tableau de bord » : recherche des factures par statut

L’onglet « Liste fiscale » : consulte et exporte la liste fiscale des factures.

En tant que maîtrise d'ouvrage, dans l’espace « Factures de travaux », vous avez la possibilité depuis l’onglet « Synthèse » :

- de traiter un état d’acompte déposé par une maîtrise d’œuvre (chapitre précédent)

- de traiter les documents qui ont été refusées ou suspendues par le service financier.

Cliquez sur le numéro de la facture pour la consulter.

Plusieurs actions sont possibles :

Suivre le traitement pour obtenir l’historique des actions effectuées sur les différentes pièces du dossier de facturation

Consulter le dossier de facturation

  Valider et renvoyer, après avoir effectué les modifications nécessaires demandées par le destinataire

 

Gérer la suspension : pièces justificatives manquantes

Dans le cas de la « suspension » de votre état d’acompte validé par le service financier, le maître d’ouvrage est invitée à compléter et réémettre le document originale en ajoutant des pièces jointes complémentaire.

Gérer le recyclage : erreur dans les données d’acheminement

Dans le cas du « recyclage » de votre état d’acompte validé par le service financier, le maître d’ouvrage est invitée à modifier l’une des trois informations sur la facture originale.

-Cliquez sur le numéro de la facture depuis l’onglet « Synthèse ».

-Ajoutez les pièces jointes manquantes (1) ou modifiez les données en erreur (2)

-Validez et renvoyez l’état d’acompte validé

Gérer le rejet : erreur dans les données d’acheminement

En dernier recours seulement (données de facturation erronées, erreur dans les montants, etc.), le service financier a la possibilité de rejeter votre état d’acompte validé tout en vous communiquant le motif du rejet. Vous serez donc contraint à émettre un nouveau dépôt.

Depuis l’espace « Factures de travaux », cliquez sur l’onglet « Rechercher »  pour rechercher un document déjà traitée.

Sélectionnez le rôle « Maîtrise d’ouvrage» et précisez si besoin la structure et/ou le service émetteur :

Complétez un ou plusieurs des critères de recherche suivants :

  • type de pièce, destinataire, cadre de facturation, période d’émission, état courant
  • Accédez aux critères de recherche avancés (montant de la facture,…) en cliquant sur

Cliquez sur « Rechercher ». Les résultats de la recherche s’affichent. Vous pouvez exporter la liste des résultats sous format XML en cliquant sur

 

Cliquez sur le numéro de la facture pour la consulter. L’écran de consultation s’affiche vous rappelant les éléments de la facture.

Plusieurs actions sont possibles :

Télécharger la facture au format PDF

Visualiser la facture

Suivre le traitement pour obtenir l’historique des actions effectuées sur les différentes pièce du dossier de facturation

Consulter le dossier de facturation

 

Cliquer sur Consulter le dossier de facturation vous permet d’obtenir toutes les pièces du dossier de facturation relatives à la facture.

Vous pouvez :

Consulter une facture au format PDF

Télécharger une facture

 Télécharger toutes les pièces du dossier de facturation

Les factures traitées il y a plus de 2 ans sont conservées dans l’onglet « Archives ».

L’onglet « Archives » permet de sélectionner un ou plusieurs critères de recherche afin de trouver vos factures. Le bloc Synthèse des critères résume les critères sélectionnés.

Cliquez ensuite sur le bouton « Rechercher » ou « Réinitialiser » pour recommencer.

L’onglet « Tableau de bord » permet de retrouver et de suivre l’évolution du traitement des factures selon leurs statuts (voir détail en annexes).

Cochez «  Maîtrise d’ouvrage» et cliquez sur « Afficher le tableau de bord » :

Les résultats de la recherche s’affichent. Vous avez la possibilité d’exporter ce résultat sous format XML en cliquant sur

Le premier niveau s’affiche : Par structure

En cliquant sur le nom de la structure, vous retrouverez les factures réparties par service puis par cadre de facturation

Second niveau : Par service

Les factures non rattachées à un service sont présentées sur la ligne nommée « sans service ».

Troisième niveau : Par cadre de facturation

Sélectionnez le nombre affiché pour accéder au détail (tableau exportable sur Excel) :

Le Code général des impôts impose que les factures transmises par voie électronique soient conservées dans une liste récapitulative par les entreprises émettrices et réceptrices de factures. Les fournisseurs recourant à Chorus Pro disposent de cette fonctionnalité, pour y accéder :

Cliquez sur l’onglet « Liste fiscale ».

L’écran ci-contre s’affiche :

Renseignez vos critères de recherche et cliquez sur le bouton « Rechercher ». Vous avez la possibilité d’exporter les résultats de votre recherche.

ANNEXES

Webinaire

Inscrivez-vous aux prochains webinaires !

Découvrez notre webinaire gratuit « Les factures de travaux pour les maîtres d'ouvrage » au cours duquel nous vous expliquons le fonctionnement des marchés de travaux sur Chorus Pro. Lors de cette présentation, un conseiller de l’Agence Informatique Financière de l’État répondra en ligne à vos questions.

Tutoriels

Dernière mise à jour : février 15, 2019  

7597    Gérer Mes Factures De Travaux.  
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