Transition vers la facturation électronique en Pologne
En Pologne, à partir du 1er juillet 2024, toutes les transactions interentreprises (B2B) dans le pays devront passer par la facturation électronique. Toutes les entreprises assujetties à la TVA sont concernées. Cette décision s'inscrit dans une tendance mondiale et un cadre réglementaire européen visant à moderniser les processus de facturation, à l’instar de pays tels que l’Italie, le Luxembourg (lien sur article précédent), le Mexique (lien sur article précédent) ou bien sûr la France.
Un calendrier plusieurs fois bousculé
En 2005, le ministère des Finances a émis une ordonnance établissant les règles et les procédures pour la création et la réception de documents officiels. Cette ordonnance a subi plusieurs modifications au fil du temps, notamment en 2013, afin d'introduire la notion de signature électronique qualifiée, et en 2016, pour harmoniser les réglementations polonaises avec la directive européenne.
Lors du premier projet de loi, une mise en œuvre de l’obligation de la facturation électronique B2B était envisagée et devait entrer en vigueur au mois de janvier 2023.
Un premier retard a été communiqué, pour indiquer une échéance finalement au mois d’avril 2023.
Puis, second retard annoncé en février 2022 par le ministre des finances polonais, l’échéance est passée alors à janvier 2024, puis finalement à Juillet 2024, soit 18 mois plus tard que prévu initialement.
Ces retards étaient dus à la fois à l’attente de l’approbation de l’Union européenne (dans le cadre de la dérogation à différents articles de la directive européenne afin de pouvoir rendre obligatoire la facturation électronique), et à des décisions strictement internes à la Pologne. Suite à diverses consultations des principaux acteurs concernés, des ajustements ont ainsi été apportés au calendrier et à la mise en œuvre du projet.
A noter qu’une phase de facturation électronique volontaire, avec le consentement requis du destinataire est en œuvre en Pologne depuis janvier 2022 (après 3 mois de phase de test entre octobre et décembre 2021), afin de permettre aux entreprises volontaires de se préparer à l’arrivée de l’obligation et notamment à l’abandon du format PDF.
La plateforme publique nationale de facturation électronique obligatoire, la KSeF (Krajowy Système Faktur)
La plateforme publique KSeF, opérationnelle depuis le 1er janvier 2022 (mais non obligatoire à ce jour) joue un rôle central dans cette transition. Elle a été lancée par le ministère des Finances en 2019 pour créer un système central national de facturation électronique. Le KSEF permet aux entreprises d'émettre, de recevoir et de gérer leurs factures de manière électronique, tout en assurant leur archivage pendant 10 ans.
Cette nouvelle réglementation nécessite l'utilisation d'un format de données structuré spécifique, basée sur le format XML, afin d’émettre et de soumettre les factures électroniques au système national KSeF (Krajowy System e-Faktur) pour approbation. Les entreprises qui ne se conformeront pas à ces exigences en matière de facturation électronique s'exposeront à des amendes.
La mise en œuvre de ce nouveau système nécessite des mises à jour des logiciels de comptabilité et de facturation et des ERPs utilisés en Pologne, ainsi qu'une transition du format PDF, voire dans bien des cas encore papier, au format électronique de données structuré retenu par le système polonais.
Le système KSeF sera par ailleurs connecté au mécanisme de contrôle fiscal CTC (Centrale Teczki Cyfrowe), qui transmettra les données des transactions en temps réel à l'administration fiscale. Toutes les transactions soumises à la TVA devront être soumises au CTC.
Les objectifs affichés de la réforme de la facturation électronique en Pologne
La mise en place de la facturation électronique en Pologne vise à atteindre plusieurs objectifs importants :
- Outre les avantages liés à la conformité aux réglementations, cette transition devrait contribuer à renforcer le contrôle fiscal en réduisant le niveau de fraudes à la TVA ;
- Elle devrait également améliorer l'efficacité globale du processus de facturation en permettant un accès plus rapide aux documents ;
- L’objectif est aussi de permettre de renforcer la sécurité des transactions commerciales grâce à la standardisation des factures ;
- Enfin, elle devrait aider à augmenter les revenus de l'État en améliorant la collecte de la TVA.
En conclusion, la mise en place de la facturation électronique en Pologne témoigne de l'engagement du pays à suivre les évolutions technologiques et juridiques dans le domaine financier et fiscal. Ce processus s'inscrit pleinement dans une tendance globale observée à l'échelle européenne et mondiale.
Les entreprises polonaises ont été encouragées à se préparer depuis plusieurs mois en se familiarisant avec les exigences techniques de la facturation électronique et en mettant à jour leurs systèmes informatiques de gestion.
Quelques sources d’information sur la facturation électronique en Pologne pour en savoir plus (sources d’éditeurs) :
https://blog.symtrax.com/fr/lavenir-prometteur-de-la-facture-electronique-en-europe/
https://www.pagero.com/fr/service-conformite/facturation-electronique-ksef-en-pologne
