Dans le cadre des marchés de travaux, les entités publiques doivent paramétrer leur(s) structure(s) dans Chorus Pro.
Une structure publique peut être paramétrée :
- Sans MOA ;
- Avec MOA ;
- Exclusivement MOA.
- Où choisir son paramétrage ?
Pour paramétrer votre structure publique, vous devez vous rendre dans l’espace « Activités du gestionnaire » puis dans le bloc « Mes structures ». En cliquant sur l’icône « stylo » vous affichez l’écran « Modification de la structure ». Dans le bloc « Paramètres » en bas de l’écran, vous avez la possibilité de choisir le paramètre « Présence MOA ».
- Les trois options et leurs impacts sur le circuit de validation des factures de travaux dans Chorus Pro
- Paramétrage « Structure sans MOA » : la MOA n’est pas présente dans Chorus Pro
Dans ce cas, seul le service financier est présent dans Chorus Pro. Il n’y a pas d’utilisation de l’espace « Factures de travaux » par l’entité publique. Cette dernière reçoit directement les factures de travaux dans l’espace « Factures reçues ».
Circuit pour une facturation en cours de marché avec le paramétrage « Structure sans MOA » :
- Le fournisseur dépose un projet de décompte (A4) qui est réceptionné par la MOE dans l’espace « Factures de travaux » ;
- La MOE dépose un état d’acompte (A15) qui est réceptionné par le service financier dans l’espace « Factures reçues ».
Dans cette configuration avec le paramétrage « Structure sans MOA » :
- Il n’y a que 2 étapes dans Chorus Pro ;
- La structure publique n’a pas besoin d’ouvrir l’espace « Factures de travaux » ;
- Tous les échanges avec la MOA se font hors Chorus Pro.
- Paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA » : la MOA est présente dans Chorus Pro
Dans ce cas, la MOA et le service financier sont tous les deux présents dans Chorus Pro.
Si ces deux acteurs sont sur la même structure, alors la structure publique sera paramétrée « Structure avec MOA ». Si les deux acteurs sont sur des structures distinctes, alors la structure de la MOA sera paramétrée « Structure exclusivement MOA » et celle du service financier « Structure sans MOA ».
Dans tous les cas, la MOA travaille dans l’espace « Factures de travaux » et le service financier dans l’espace « Factures reçues ».
Circuit pour une facturation en cours de marché avec le paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA » :
- Le fournisseur dépose un projet de décompte (A4) qui est réceptionné par la MOE dans l’espace « Factures de travaux » ;
- La MOE dépose un état d’acompte (A15) qui est réceptionné par la MOA dans l’espace « Factures de travaux » ;
- La MOA dépose un état d’acompte validé (A19) qui est réceptionné par le service financier dans l’espace « Factures reçues ».
Dans cette configuration avec le paramétrage « Structure avec MOA » ou « Structure exclusivement MOA », il y a dans Chorus Pro :
- Un acteur de plus: la MOA
- Une étape en plus: le dépôt de l’état d’acompte validé (A19) par la MOA
- L’utilisation obligatoire par la MOA de l’espace « Factures de travaux » qui n’est pas ouvert par défaut sur une structure publique.
Par ailleurs dans le cas où l’entité publique a recours à un éditeur de logiciel financier interfacé à Chorus Pro par API, il convient de vérifier si cet éditeur a développé les services API du domaine « Facture de travaux » Si ce n’est pas le cas, les actions de la MOA, comme la réception d’un état d’acompte (A15) et le dépôt d’un état d’acompte validé (A19), doivent être effectuées dans le portail Chorus Pro via l’espace « Factures de travaux » de la structure représentant la MOA.
- Obligation de réception et information des fournisseurs
Depuis le 01 janvier 2020 l’ensemble des fournisseurs de la sphère publique est dans l’obligation de passer par Chorus Pro pour l’envoi des factures. Ainsi, les factures de travaux sont directement concernées et notamment les documents produits par les fournisseurs et la MOE. L’utilisation du module facture de travaux est largement déployée et les entreprises habituées à déposer leur documents via cette espace. C’est pourquoi, il est important que les entités publiques :
- Vérifient que le paramétrage mis en place est bien adapté à leur organisation pour la réception de ce type de facture.
- Mettent en place avec les différents acteurs, une fiche d’identité du marché permettant d’identifier précisément chaque acteur (SIRET, code service…) ainsi que le circuit à mettre en place avec les cadres de facturation dédiés. Vous avez le modèle de la fiche disponible ici : https://communaute.chorus-pro.gouv.fr/documentation/modele-de-fiche-identite-marches-de-travaux/
