Bien renseigner son numéro de facture

Publié le 28/03/2023

Avec plus de 74 millions de factures reçues par le portail public en 2022, la saisie ou le dépôt d’une facture sur le Portail de services Chorus Pro est l'une des fonctions clés de la plateforme. Le processus de dépôt de facture nécessite la réalisation d’étapes simples mais importantes pour la bonne transmission du document.

Afin de bien déposer votre facture, un élément est indispensable pour la bonne prise en compte de votre fichier : le numéro de facture.

En effet chaque facture déposée sur le Portail de services Chorus Pro, pour un identifiant émetteur donné, doit avoir un numéro unique par année de création. Si un doublon est identifié, le message de rejet suivant apparaîtra : « Vous avez déjà déposé une demande de paiement avec ce numéro de facture pour cette structure ».

Il est également important de rappeler l’impossibilité d’utiliser la date du jour comme numéro de facture (exemple : 20230305). Vous devez impérativement utiliser un numéro différent de ce format-là. Pour cela, vous pouvez utiliser le numéro directement présent sur votre facture ou bien en créer un.

Enfin, dans la continuité des bons usages, nous vous rappelons que l’identifiant unique de la facture, saisie dans le formulaire de dépôt doit se retrouver sur le fichier PDF de la facture. Pour rappel, dans tous les cas, c'est le PDF que vous avez déposé qui tiendra lieu de facture originale. Les données du formulaire qu'il vous est demandé de remplir servent à acheminer votre facture au bon destinataire et à en faciliter le traitement.

En somme, chaque facture doit disposer d’un numéro d’identification unique, afin d’être correctement identifiée par les serveurs de Chorus Pro.

Vous pouvez retrouver l’ensemble des fiches pratiques sur le dépôt de factures sur le site de la communauté Chorus Pro en cliquant ici ou bien vous inscrire au prochain webinaire « Comment créer mon compte utilisateur et déposer mes factures sur le portail de services Chorus Pro (pour les entreprises) » en cliquant ici. Vous pourrez aussi découvrir notre offre complète d’accompagnement disponible sur le site de la Communauté Chorus Pro en cliquant ici.

La Journée de facturation électronique du FNFE

Publié le 28/03/2023

Le Forum National de la Facture Électronique et des marchés Publics Électroniques(FNFE-MPE), organisait mardi 14 mars au Palais Brongniart à Paris la journée de la facturation électronique. Preuve de l’intérêt majeur du sujet, le FNFE faisait quasiment «guichet fermé» avec 900 participants en présentiel et 1 500 à distance, dont environ 2/3 d’entreprises fournisseurs.

Cette journée fut l’occasion unique d’effectuer un tour d’horizon 360 degrés sur la facture électronique, très concret et dédié aux utilisateurs, avec la participation successive des responsables projets de la DGFiP et de l’AIFE, ainsi que de nombreux autres intervenants : entreprises de toutes tailles, opérateurs de dématérialisation, experts-comptables, représentants de syndicats ou d’associations professionnelles, experts nationaux et internationaux. Cette journée était présidée et animée par Cyrille Sautereau FNFE (Interview ) , président du FNFE.

Petite sélection de quelques-uns des très nombreux propos échangés lors de cette journée très riche…

« Les missions des experts-comptables vont considérablement changer, avec beaucoup moins de saisie et plus de conseils et de missions à valeur ajoutée, de pilotage et d’anticipation, avec l’accès aisé à plus de données »

« Ne croyez surtout pas que vous n’aurez rien à faire si vous prenez une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Par exemple, le travail préalable de nettoyage des données au sein des entreprises est essentiel, notamment au niveau des SIREN et SIRET de tous les clients à facturer. C’est l’une des raisons pour lesquelles il faut démarrer le projet dès aujourd’hui, sans attendre juillet 2024 ».

« Il est bon de rappeler qu’il ne sera pas obligatoire de passer par une PDP. Il existe d’autres solutions : opérateurs de dématérialisation (OD) ou directement le Portail Public de Facturation (PPF). Par ailleurs à ce jour aucune société ne peut se prévaloir d’être PDP.Le processus d'immatriculation des PDP par la DGFIP n’a pas encore commencé. Il n’y a que des 'candidats PDP’. Attention aux messages ambigus véhiculés par certains. »

« La France est le premier pays en Europe à ne pas avoir choisi de modèle totalement centralisé avec une plateforme publique centrale obligatoire pour toutes les factures (contrairement à l’Italie ou la Pologne par exemple). C’est pourquoi elle est très observée, notamment par l’Allemagne qui devrait proposer une approche voisine. »

Pour revoir les conférences de la journée :
https://fnfe-mpe.org/journee-de-la-facture-electronique-2023/

Le chiffre du mois: 20 millions d'appels API par jour pour Chorus Pro

Publié le 28/03/2023

Depuis 2019, l’AIFE gère la plateforme sécurisée d’API Management baptisée « PISTE » (pour « Plateforme d’Intermédiation des Services pour la Transformation de l’État »), au profit des acteurs publics désirant publier des services API.

Rappelons qu’une API (« Application Programming Interface ») est une interface normalisée qui permet à une application informatique d’offrir des services et des fonctionnalités à d’autres applications, en échangeant automatiquement des données en temps réel, de façon totalement transparente pour l’utilisateur.

PISTE constitue aujourd’hui l’outil commun pour la publication des API des ministères économiques et financiers et est également proposée à la communauté interministérielle.

11 000 applications sont ainsi déclarées aujourd’hui dans la plateforme, dont 5 000 applications qui utilisent les API Chorus Pro.

PISTE publie actuellement 95 API, dont 21 concernent Chorus Pro, qui génèrent, à elles seules en moyenne, 20 millions d’appels par jour !

Facturation électronique au Luxembourg avec la sphère publique: un Chorus Pro à la luxembourgeoise

Publié le 28/03/2023

Au Luxembourg, une loi votée le 13 décembre 2021 instaure l’obligation progressive de facturation électronique dans le cadre des marchés publics pour les fournisseurs de la sphère publique luxembourgeoise, quelle que soit leur taille.

Le format obligatoire imposé par la loi est le format XML. Le simple envoi d’une facture PDF ne satisfait donc pas à l’obligation de facturation électronique, telle qu’elle est rédigée par le législateur luxembourgeois.

La dernière étape de cette obligation de facturation électronique entre les entités publiques luxembourgeoises et leurs fournisseurs vient tout juste d’entrer en vigueur, le 18 mars 2023. Elle est similaire, dans sa démarche, et dans sa mise en œuvre progressive, à la mise en œuvre de Chorus Pro en France entre 2017 et 2020. En effet l’obligation de facturation électronique B2G (Business to Government – fournisseurs des entités publiques) suivait le calendrier suivant :

- Obligation pour les entreprises de grande taille depuis le 18 mai 2022 ;

- Obligation pour les entreprises de taille moyenne depuis le 18 octobre 2022 ;

- Et donc, obligation pour les entreprises petite taille et celles nouvellement créées depuis le 18 mars 2023.

A un mois de l’échéance, le 21 février 2023, un "Symposium e-invoicing" dédié à la facturation électronique a été organisé par la Chambre de commerce du Luxembourg en collaboration avec le ministère de la Digitalisation et la Chambre des métiers. Au cours de cette journée, introduite par Marc Hansen, ministre délégué à la Digitalisation du Luxembourg, plus de 500 participants sont venus s'informer sur le sujet de la facturation électronique au Luxembourg.

Dans son mot d'introduction (voir Communiqué du ministère de la Digitalisation/ Chambre de commerce/ Chambre des métiers
https://gouvernement.lu/fr/actualites/toutes_actualites/communiques/2023/02-fevrier/21-hansen-symposium.html), Marc Hansen, ministre délégué à la Digitalisation, a tenu à rappeler les avantages que la facturation électronique représentaient pour tous : automatisation accrue des processus d'émission, transmission et de traitement des factures, plus grande rapidité et efficience, réduction des coûts…

Depuis l'introduction effective en 2022 au Luxembourg de l'obligation pour les grandes et les moyennes entreprises, plus de 120.000 factures électroniques ont déjà été transmises :

- soit via le réseau Peppol (« Pan-European Public Procurement OnLine », réseau européen lancé en 2007 initialement pour favoriser le développement des échanges commerciaux avec la sphère publique), au format XML UBL ou XML UN/CEFACT CII. Cet accès à Peppol peut se faire soit à travers l’utilisation d’un logiciel comptable adapté, soit à travers un accès direct à Peppol ;

- soit à partir de formulaires proposés par une solution publique baptisée MyGuichet.lu qui s’adresse aux entreprises émettant de faibles volumes de factures à l'attention des entités publiques.

Sources:
Le portail d’information officiel luxembourgeois : https://efacturation.public.lu/fr.html

Le guide pratique de la facturation électronique au Luxembourg (par la chambre de commerce) : https://www.cc.lu/toute-linformation/publications/download/635/38432

Facturation électronique: les échéances approchent

Publié le 28/03/2023

Le 14 mars dernier s’est déroulée à Paris la Journée de la Facture électronique (Journée FNFE) qui a réuni plus d’un millier d’acteurs concernés par le sujet : entreprises, experts-comptables, opérateurs et bien évidemment les responsables du projet facturation électronique interentreprises de la DGFiP et de l’AIFE. Ce fut l’occasion de faire un tour d’horizon à 360 degrés,, mais aussi de parler pour la première fois par exemple de la phase pilote qui va démarrer au 1^er janvier 2024.

Cette journée était organisée par le FNFE et animée par son président, Cyrille Sautereau (témoignage), qui nous a accordé ce mois un long entretien.

Hasard du calendrier, quelques jours plus tard, le 18 mars, entrait en vigueur la dernière phase d’obligation de facturation électronique entre les fournisseurs et la sphère publique pour l’un de nos plus proches voisins, le Luxembourg (facturation électronique au Luxembourg).

Pendant ce temps Chorus Pro continue bien évidemment de recevoir des centaines de milliers de factures chaque jour et cette lettre d’information est aussi l’occasion de rappeler quelques bonnes pratiques comme celle de (Bien renseigner son numéro de facture), ou celle de (Bien utiliser l'espace de communication).

Bonne lecture à toutes et à tous de cette lettre d’information et surtout n’hésitez pas à vous faire vos remarques et vos suggestions sur cette lettre d’information.

Demandez à Claudia de vous expliquer les messages d'erreurs

Publié le 28/03/2023

Lors de votre utilisation de Chorus Pro, des messages d’erreur peuvent apparaitre. ClaudIA, l’assistante virtuelle de Chorus Pro vous explique la signification de ceux-ci !

ClaudIA vous aide dans la résolution de vos problèmes 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, notamment si vous avez oublié votre mot de passe, besoin de suivre une facture, besoin de vous inscrire à un accompagnement, etc. Elle est désormais capable de vous aider à décrypter les messages d’erreur que vous pouvez rencontrer.

Démarche à suivre

Étape 1 : Ouvrez l’assistant virtuel en cliquant sur son logo en bas à droite de l’écran, puis sélectionnez « j’ai un message d’erreur qui s’affiche ».

Étape 2 : Faites un copier/coller du message d’erreur qui s’affiche sur votre écran, par exemple « Vous avez déjà déposé une demande de paiement avec ce numéro de facture pour cette structure. ».

ClaudIA vous donne alors une explication détaillée à propos de votre message d’erreur.

Consultez le site Communauté Chorus Pro pour plus d'informations sur ClaudIA et l'assistance du portail de services Chorus Pro. La fiche pratique Faire appel à l’assistance Chorus pro est aussi disponible.

Vu sur le web

https://www.impots.gouv.fr/fiches-pedagogiques-pour-mieux-comprendre-la-facturation-electronique

5 fiches d’information sont disponibles. Elles ont été co-construites par le groupe de travail PME piloté par la mission facturation électronique de la DGFiP, en collaboration avec la CPME et les représentants des TPE-PME. L’objectif : répondre aux principales questions que les chefs d’entreprise se posent.

Voir aussi : CPME : « Obligation progressive de facturation électronique pour les TPE-PME : décryptage »
https://www.cpme.fr/actualites/economie/obligation-progressive-de-facturation-electronique-pour-les-tpe-pme-decryptage

Bien utiliser l'espace de communication

Le portail de services Chorus Pro comporte une barre de menu avec des raccourcis vers différentes fonctionnalités, dont le menu « Communication ».

Ce bouton « Communication » vous redirige vers Chorus Pro dans la fonctionnalité « Mes messages »

L’objectif est de vous permettre de diffuser une information générale à l’ensemble de vos partenaires. Ce canal de diffusion d’information est à sens unique. Vous pourrez consulter une information transmise par un partenaire et diffuser largement une information. Il ne s’agit pas d’un espace d’échange interactif.

Les messages peuvent être envoyés par une structure publique vers ses fournisseurs (privés ou publics) et inversement, par une structure privée vers ses clients (structures publiques exclusivement). Le seul prérequis à l'utilisation de cette fonctionnalité est que l’envoyeur et le (ou les) destinataire(s) aient déjà échangé au moins une facture.

Par exemple, en tant qu’entité publique, vous pouvez utiliser « Communication » pour informer vos fournisseurs qu’un numéro d’engagement doit impérativement être indiqué lorsqu’ils vous déposent des factures.

De même, en tant qu’entité privée, vous pouvez passer par cette fonctionnalité pour informer vos différents interlocuteurs d’un changement de votre numéro de SIRET.

Il est important de préciser qu’il ne s’agit pas d’un outil de support. En cas de questions, le menu « Support » reste l’accès à privilégier pour soumettre vos demandes liées aux factures ou à l’utilisation du portail de services Chorus Pro.

Bonne et heureuse année électronique 2023 !

Publié le 31/01/2023

L’AIFE vous souhaite une bonne et heureuse année 2023 !

Cette année va être marquée par le développement de la facturation électronique interentreprises, dont l’obligation, pour les grandes entreprises, démarrera en juillet 2024 (s’informer sur la facturation électronique B2B), ainsi que par la poursuite des travaux concernant la Transformation Numérique de la Commande Publique (TNCP).

Le début d’une nouvelle année marque aussi l’heure, traditionnellement, des bilans de l’année qui vient de se terminer. Nous ne dérogeons pas à la règle avec un nouveau record d’envoi de factures à Chorus Pro en 2022 avec près de 74 millions de factures reçues par le portail public (le chiffre du mois) et une analyse plus complète des chiffres clés 2022 de Chorus Pro dans un article dédié (2022 une année record pour Chorus Pro). Nous revenons aussi en détails sur les évolutions de Chorus Pro mises en œuvre en 2022 dans le cadre des IPM 3 et 4 (Instance de Pilotage Mutualisé) (bilan des évolutions IPM des cycles 3 et 4).

A noter une forte croissance des factures de marchés de travaux avec 1,6 millions de factures marchés travaux en 2022 reçues par Chorus Pro. Ce sujet est au cœur de l’interview du mois (témoignage), de Mme Emmanuelle Charrier, responsable du service administratif d’Opsia.

En ce début d’année, notre newsletter évolue aussi avec une nouvelle rubrique « international » qui nous permettra de voir que le sujet de la facturation électronique est aussi très présent partout dans le monde, avec parfois des pays très en avance sur la France qu’on n’attendait pas forcément : exemple ici avec le Mexique (facturation électronique interentreprises au Mexique).

Nous vous souhaitons encore une fois à toutes et à tous, une excellente année 2023.

L’équipe éditoriale

Témoignage d’Emmanuelle Charrier, responsable service administratif, OPSIA

Publié le 31/01/2023

AIFE : pouvez-vous nous présenter OPSIA et votre rôle au sein de votre société ?

E. Charrier : OPSIA associe 3 entreprises spécialisées dans les domaines de la mesure, de la topographie, des études liées à l’aménagement du territoire et à leurs applications foncières et architecturales : une société de Géomètres Experts basée à Toulon et Marseille, un bureau d’études techniques et d’imagerie pour tout projet d’aménagement, une entreprise d’acquisition de données aériennes haute définition, photos et LiDAR, et enfin un GIE transverse en charge de l’administratif commun aux 3 sociétés, GIE dont je fais partie. Je suis pour ma part responsable du service administratif.

Notre chiffre est réalisé à plus de 95% par des clients professionnels, entreprises et entités publiques répartis à 60% d’administrations et 35% d’entreprises environ de notre activité des clients particuliers (par exemple pour du bornage de terrains)

AIFE : depuis quand utilisez-vous Chorus Pro chez OPSIA ?

E. Charrier : OPSIA est une PME de moins de 100 salariés donc nous étions soumis à l’obligation d’envoi de factures électroniques via Chorus Pro à nos clients publics à partir du 1^er janvier 2019. Mais nous avons préféré ne pas attendre cette échéance et anticiper l’obligation. C’est pourquoi nous avons démarré avec Chorus Pro depuis septembre 2017 avec une montée en charge progressive comme nous n’étions pas encore soumis à l’obligation. Ce choix a été très utile pour avoir plus de temps pour s’approprier l’outil progressivement, compte tenu du nombre important de marchés publics qui est le nôtre (plus de 60% de nos clients professionnels). Au début nous avons démarré avec quelques petits clients publics, puis nous avons facturé un de nos grands clients, la Métropole Aix Marseille Provence, avant enfin de généraliser l’usage de Chorus Pro pour tous nos clients publics.

AIFE : comment est utilisé Chorus Pro chez OPSIA, par quels moyens émettez-vous vos factures à vos clients publics ?

E. Charrier : nous sommes aujourd’hui en mode portail complet sur toutes nos factures, ce qui représente près de 1500 factures déposées en 2022 sur Chorus Pro pour les 3 sociétés confondues.

AIFE : vous faites beaucoup de marchés de travaux. Cela a été et reste le sujet le plus complexe au sein de Chorus Pro. Quel est votre regard sur ce sujet particulier ?

E. Charrier : cela reste en effet assez complexe, notamment en termes de validation. Nous nous sommes d’ailleurs organisés pour qu’à notre niveau les validations soient réalisées au niveau du service administratif que je dirige, pour être certains qu’elles soient bien faites dans les temps.

Mais c’est d’abord la grande complexité du processus de marché de travaux publics lui-même, autant que celle de l’outil Chorus Pro, qui est en question ici. Il y a toujours des maîtres d’œuvre qui ne font pas bien leur travail ou des structures publiques comme des entreprises qui ont du mal à changer leurs habitudes et ne connaissent pas, par exemple, la gestion des cotraitants et des sous-traitants, pourtant parfaitement prévue et intégrée par le portail Chorus Pro. Il y a aussi quelques structures publiques qui ont encore des logiciels, probablement pas à jour, qui n’intègrent pas la remontée des statuts de Chorus Pro. Néanmoins ce type de problème, avec le temps, est de moins en moins fréquent et il est aussi généralement plus aisé aujourd’hui de contacter les clients publics en cas de problèmes.

Quant à l’outil Chorus Pro, nous avons vu une nette évolution positive de l’outil depuis 2018. Toutefois, il garde encore une marge d’amélioration, notamment en termes d’ergonomie, par exemple concernant la lisibilité de toutes les données dans les écrans pour les marchés de travaux et la gestion des documents déposés. Néanmoins, nos utilisateurs de Chorus Pro, qui ont aujourd’hui du recul et de l’expérience, maîtrisent bien l’outil, connaissent certaines astuces et sont globalement plutôt satisfaits de l’outil. Ils ne s’en plaignent pas en tout cas !

AIFE : vous avez accepté de co-animer le collège fournisseurs du club Chorus Pro lancé par l’AIFE fin 2020. (lien : https://lab.chorus-pro.gouv.fr) puis de représenter ce même club au sein de l’Instance de Pilotage Mutualisé (IPM), l’instance de gouvernance des évolutions de Chorus Pro. Pour quelles raisons et avec quels objectifs ?

E. Charrier : le club m’apporte des informations utiles sur Chorus Pro, une visibilité sur les évolutions. Il me permet aussi de prendre un peu de recul sur l’usage de Chorus Pro et la facturation électronique et c’est toujours très utile et enrichissant dans mes fonctions.

AIFE : au final, quel est votre regard sur Chorus Pro

E. Charrier : Chorus Pro a clairement permis de simplifier et de fluidifier les échanges avec nos clients publics. Notre retour est donc tout à fait positif. Nous voyons aussi un aspect positif sur nos clients publics avec des process aujourd’hui identiques et globalement mieux respectés. Je pense et j’espère qu’il en sera de même demain avec nos clients privés avec l’obligation de facturation électronique interentreprises qui va progressivement arriver à partir de 2024 et s’appliquera donc d’ici 2026 à tout le monde.

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